IHK-Reutlingen SERIENDRUCK MIT WORD Y. u. J. THOMALLA, Horb

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1 IHK-Reutlingen SERIENDRUCK MIT WORD 2003 Y. u. J. THOMALLA, Horb

2 INHALT 1 GRUNDLAGEN GRUNDAUFBAU VON SERIENBRIEFEN SERIENDRUCK IM ÜBERBLICK EINSTELLUNGEN ZUM SERIENDRUCK DATENQUELLEN FÜR SERIENDRUCK VORBEMERKUNG SERIENDRUCK MIT EXCEL - DATENQUELLE SERIENDRUCK MIT ACCESS - DATENQUELLE SERIENDRUCK MIT OUTLOOK - DATENQUELLE EINFÜGEN VON BEDINGUNGSFELDERN IN EINEM SERIENBRIEF BEISPIEL: BRIEFANREDE VERSCHACHTELTE BEDINGUNGSFELDER ETIKETTENDRUCK MIT EXCEL - DATENQUELLE SERIENDRUCK ERZEUGEN VON LISTEN SERIENBRIEF AN AUSGEWÄHLTE ADRESSATEN...22

3 1 Grundlagen 1.1 Grundaufbau von Serienbriefen Grundstruktur Hauptdokument (z.b. Brief) Datenquelle (z.b. Adressen) V E R B I N D E N Fertige Serienbriefe 1.2 SERIENDRUCK im Überblick 1. Datenquelle ist erzeugt und liegt als Tabelle vor. 2. Brief ist geschrieben und geöffnet. Die Seriendrucksymbolleiste ist eingerichtet. 3. EXTRAS - Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung. Damit erscheint am rechten Rand der Bildschirmanzeige der Seriendruckassistent. 4. rechts unten auf den link klicken: Dokument wird gestartet. 5. rechts unten auf den link klicken: Empfänger wählen. 6. bei Schritt 3 von 6 auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN klicken und aus dem Dateisystem die Datenquelle suchen und nach Anweisung am Bildschirm öffnen. 7. rechts unten auf den link klicken: Schreiben Sie Ihren Brief. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 1

4 8. bei Schritt 4 von 6 an den gewünschten Stellen die Seriendruckfelder einfügen über die Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN aus der Seriendruck- Symbolleiste. Falls gewünscht für die Briefanrede ein BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN Wenn Dann Sonst. 9. rechts unten auf den link klicken: Vorschau auf Ihre Briefe. 10. bei Schritt 5 von 6 auf Empfängerliste bearbeiten klicken, um gegebenenfalls eine Auswahl zu treffen, wenn nicht alle Adressen in den Seriendruck einbezogen werden sollen. 11. rechts unten auf den link klicken: Seriendruck beenden. 12. auf den Befehl INDIVIDUELLE BRIEFE BEARBEITEN klicken, um durch Bestätigung der Option ALLE eine Mischung aus Hauptdokument und Datenquelle in eine neue Datei zu erzeugen. Diese kann dann gedruckt und/oder gespeichert werden. Sind Änderungen notwendig, so kann das gemischte Dokument geschlossen werden, um die Änderungen im Hauptdokument vorzunehmen. 1.3 Einstellungen zum Seriendruck Einmalig sollte über EXTRAS Briefe und Sendungen eingestellt werden, dass die Symbolleiste für den Seriendruck erscheint. Anschließend sollte die Seriendrucksymbolleiste über das Symbol für Optionen für Symbolleisten (ganz rechts auf der Symbolleiste) so angepasst werden, dass die Schaltfläche SERIENDRUCKFELD Einfügen zur Verfügung steht. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 2

5 2 Datenquellen für Seriendruck 2.1 Vorbemerkung Grundsätzlich kann jede Tabelle als Datenquelle für einen Seriendruck mit WORD fungieren, wenn die Voraussetzung erfüllt ist, dass sie keine Überschrift enthält, sondern in der ersten Zeile der Tabelle als Spaltenüberschriften die Feldnamen stehen: ANREDE VORNAME NAME STRASSE PLZ ORT Die Spaltenüberschriften, d.h. Feldnamen, gliedern die Datenquelle in die benötigten Angaben. Dabei können auch Spaltenüberschriften gewählt werden, die ausschließlich der Selektion von Datensätzen dienen, z.b. eine Spalte namens BEDEUTUNG, in die prominent oder normal eingetragen wird. Ab Zeile 2 der Tabelle erfolgt die Angabe der Datensätze, d.h. die Adressen und weiteren Informationen werden eingegeben, z.b.: Herrn Willi Goldberg Maurerstr München Frau Elfriede Zusen Staigerstr Stuttgart Frau Maria Meister Fichtenweg Horb Notizen: Yasmine Dordt-Thomalla Seite 3

6 2.2 Seriendruck mit EXCEL - Datenquelle Ausgangspunkt: Brief steht am Bildschirm HIER: Erstellung eines Serienbriefes <EXTRAS> <BRIEFE UND SENDUNGEN> <SERIENBRIEFERSTELLUNG > Der eigentliche Seriendruck lässt sich am einfachsten bedienen, wenn im Arbeitsbereich rechts unten den links der insgesamt 6 Schritte gefolgt wird: Yasmine Dordt-Thomalla Seite 4

7 Bei Schritt 3 kann die EXCEL - Datenquelle ausgewählt werden, indem im Arbeitsbereich rechts die Schaltfläche DURCHSUCHEN angeklickt wird. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 5

8 Das dann folgende Bild ergibt bei einer EXCEL Tabelle die Auswahl zwischen den Tabellenblättern. In der Regel ist hier die Tabelle 1 zu wählen, wenn auf der ersten Seite der Arbeitsmappe die Adressen erfasst sind. Soll der Seriendruck nicht an alle Empfänger erfolgen, so kann hier bei Schritt 3 eine weitere Auswahl getroffen werden, entweder indem der Pfeil bei den Seriendruckfelder der Datenquelle angeklickt wird und ein bestimmtes Merkmal, z.b. Ort Reutlingen, ausgewählt wird oder indem nach Anklicken des Pfeils der Befehl (Weitere Optionen) gewählt wird, über den in der von der alten Version her gewohnten Weise Abfrageoptionen für die Auswahl bestimmter Empfänger eingestellt werden können. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 6

9 Bei Auswahl der WEITEREN OPTIONEN erscheint folgendes Bild: Bei Schritt 4 spielt dann die Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN die wichtigste Rolle, denn darüber kann an den gewünschten Stellen Information aus der Datenquelle platziert werden, ebenso wie Bedingungen über die Schaltfläche BEDIN- GUNGSFELD EINFÜGEN (wie im alten System). Schritt 5 bietet schließlich ein weiteres Mal Auswahlmöglichkeiten der Empfänger und erlaubt eine Seriendruckvorschau. Auf dieser Ebene ist die Mischung jedoch noch nicht abgeschlossen, deshalb würde hier auch nur der jeweils aktuelle Datensatz gedruckt werden. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 7

10 Bei Schritt 6 kann, falls individuelle Änderungen an den fertig gemischten Briefen notwendig sein sollten oder die Seriendruckmischung in einer eigenen Datei zum Speichern vorliegen muss, über eine Auswahl vom Befehl INDIVIDUELLE Briefe BEARBEITEN der Seriendruck über die Auswahl aller Datensätze in ein eigenes Dokument erfolgen. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 8

11 Wird hier OK gewählt, dann existieren 2 Dokumente: das Hauptdokument und die Mischung, in der manuell geändert werden kann. 2.3 Seriendruck mit ACCESS - Datenquelle Ausgang: Serienbrieferstellung: Bei Schritt 3 Empfänger wählen <DURCHSUCHEN> Die entsprechende ACCESS - Datenbank auswählen. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 9

12 <ÖFFNEN> Entsprechende Tabelle (z.b. KUNDEN) auswählen <OK> Yasmine Dordt-Thomalla Seite 10

13 ggf. Selektieren <OK> Serienbrief fertig stellen (Seriendruckfelder einfügen usw. siehe Beschreibung unter Punkt 2.2. EXCEL Datenquelle oder Punkt 1.2. Seriendruck im Überblick). Notizen: Yasmine Dordt-Thomalla Seite 11

14 2.4 Seriendruck mit Outlook - Datenquelle Ausgangspunkt: Sollen Kontakte aus Outlook für den Seriendruck verwendet werden, so ist das Verfahren am einfachsten, wenn das Programm Outlook geöffnet ist und im Element Kontakte die gewünschten Kontakte selektiert sind (z.b. durch Anklicken, ggf. mit STRG - Taste für mehrere Kontakte oder über Ansicht nach Kategorien). In Outlook muss dann der Befehl EXTRAS SERIENDRUCK aufgerufen werden: Soll die gewählte Kontaktselektion übernommen werden, so ist die Option nur ausgewählte Kontakte anzuklicken. Bei erstmaliger Verwendung der Outlook-Kontakte für einen Seriendruck sollte die Option Alle Kontaktfelder ausgewählt sein. Ist noch kein Brief vorhanden, so ist die Option Neues Dokument zu wählen; sonst das bereits gespeicherte Dokument über die Schaltfläche DURCHSUCHEN aus dem Dateisystem auszuwählen. Sobald die gewählten Einstellungen in diesem Outlook Dialogfenster mit OK bestätigt werden, öffnet Outlook WORD und dort können alle Kontaktfelder über die Seriendruckschritte von WORD weiterverwendet werden. (vgl. Beschreibung unter Punkt 2.2. EXCEL - Datenquelle oder Punkt 1.2. Seriendruck im Überblick) Hinweis: Unter Umständen muss die Option Dokument der Zusammenführung bearbeiten gewählt werden, damit die Seriendruckfelder an den gewünschten Stellen eingefügt werden können. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 12

15 3 Einfügen von Bedingungsfeldern in einem Serienbrief 3.1 Beispiel: Briefanrede Ausgang: Das Hauptdokument ist bis auf die Briefanrede fertig und die Adressen (Struktur: ANREDE, VORNAME, NAME, STRAßE; PLZ und ORT) liegen vor. Arbeitsschritte: 1. Cursor für die Eingabe der Briefanrede positionieren 2. Schaltfläche <BEDINGUNGSFELD EINFÜGEN> anklicken Es erscheint dann folgendes Bild: 3. <WENN...DANN...SONST> anklicken Es erscheint dann folgendes Bild: 4. Feldname: ANREDE belassen (bzw. für andere Beispiele gewünschtes Feld auswählen) 5. Vergleich: GLEICH (oder für andere Beispiele entsprechende Auswahl treffen) 6. Vergleichen mit: Frau (Suchkriterium eingeben) 7. Dann diesen Text einfügen: Sehr geehrte Frau Yasmine Dordt-Thomalla Seite 13

16 8. Sonst diesen Text einfügen: Sehr geehrter Herr Es ist dann folgendes Bild zu sehen: 9. <OK> Erläuterung: Beim VERBINDEN des Hauptdokumentes mit den Adressen wird dann in den Serienbriefen an dieser Stelle (des Bedingungsfeldes) der Text "Sehr geehrte Frau" eingefügt, wenn bei dem entsprechenden Datensatz in dem Feld ANREDE "Frau" steht. Befindet sich in dem Feld ANREDE ein anderer Eintrag als "Frau", so wird der Text "Sehr geehrter Herr" eingesetzt. 3.2 Verschachtelte Bedingungsfelder Soll das Bedingungsfeld für die Anrede im Brief nicht nur nach Sehr geehrte Frau und Sehr geehrter Herr, sondern für Firmen ohne Eintrag im Feld Name Sehr geehrte Damen und Herren lauten, so kann dies folgendermaßen erreicht werden: Im Seriendruckhauptdokument die gewünschten Seriendruckfelder einfügen, «Anrede» «Vorname» «Straße» «PLZ» «Ort» für die Briefanrede das Bedingungsfeld für Sehr geehrte Frau: Yasmine Dordt-Thomalla Seite 14

17 EXTRAS Optionen Ansicht Feldfunktionen aktivieren (oder rechte Maustaste auf das Bedingungsfeld klicken und Feldfunktionen ein/aus wählen) Cursor ans Ende der folgenden Befehle stellen (zwischen die leeren Anführungszeichen): und erneut auf Bedingungsfeld einfügen gehen für folgende Eingaben: Das Ergebnis sieht dann folgendermaßen aus: Sehr geehrte Damen und Herren «Name» Zum Abschluss über EXTRAS Optionen Ansicht Feldfunktionen wieder abschalten (oder über rechte Maustaste s. o.). Notizen: Yasmine Dordt-Thomalla Seite 15

18 4 Etikettendruck mit EXCEL - Datenquelle <EXTRAS> <BRIEFE UND SENDUNGEN> <SERIENBRIEFERSTELLUNG > Der eigentliche Seriendruck lässt sich auch hier am einfachsten bedienen, wenn im Arbeitsbereich rechts unten den links der insgesamt 6 Schritte gefolgt wird. Über den link WEITER: Dokument wird gestartet aus dem Arbeitsbereich kann ein Fenster aufgerufen werden, in dem durch Ändern des Dokumentlayouts die Etikettenfunktion aufgerufen werden kann: Yasmine Dordt-Thomalla Seite 16

19 Aus der Liste des Dialogfensters ETIKETTEN EINRICHTEN kann nach Hersteller und Bestellnummer eine Auswahl der gewünschten Etiketten getroffen werden. Sollten diese nicht in der Liste erscheinen, können über Details oder Neues Etikett die gewünschten Maße eingegeben werden. Sobald die Optionen bestätigt wurden, erscheint das Etikettenblatt als Tabelle am Bildschirm. Im nächsten Schritt sollte über Weiter der Empfänger gewählt werden: Normalerweise wird über die Schaltfläche DURCHSUCHEN eine bereits vorhandene Empfängerliste aus dem Dateisystem zugeordnet. Das dann folgende Bild ergibt bei einer EXCEL Tabelle die Auswahl zwischen den Tabellenblättern. In der Regel ist hier die Tabelle 1 zu wählen, wenn auf der ersten Seite der Arbeitsmappe die Adressen erfasst sind. Notizen: Yasmine Dordt-Thomalla Seite 17

20 Wenn die Tabelle bestätigt ist, können Adressen ausgewählt werden. Anschließend kann über den link Weiter: Ordnen Sie Ihre Etiketten an auf dem ersten Etikett des Blattes ein Einfügen der für den Etikettendruck gewünschten Seriendruckfelder erfolgen. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 18

21 Über die Schaltfläche ALLE ETIKETTEN AKTUALISIEREN kann dann das Layout des ersten Etiketts auf dem Blatt auf die anderen Etiketten übertragen werden. Über den link WEITER: Vorschau auf Ihre Etiketten kann für einige Beispiele der Druck auf dem Bildschirm angeschaut werden: Yasmine Dordt-Thomalla Seite 19

22 Mit dem letzten link kann der Seriendruck beendet werden: Wird der Befehl Individuelle Etiketten bearbeiten ausgewählt, so kann nach einer Bestätigung des Datensatzauswahlfensters der Etikettendruck von einem neuen Dokument aus gestartet werden. 5 Seriendruck Erzeugen von Listen Sollen z.b. Adressenlisten erzeugt werden, die eine Rückmeldung der Ansprechpartner des Seriendrucks bilden können, dann ist die Funktion VERZEICHNIS notwendig, da diese den abschnittsweisen Seitenvorschub der Seriendruckfunktion nicht macht. Dies bedeutet, dass die Datensätze zeilenweise ausgegeben werden können. Ausgang: Leeres Blatt in WORD. 1. EXTRAS - Briefe und Sendungen Serienbrieferstellung. Damit erscheint am rechten Rand der Bildschirmanzeige der Seriendruckassistent. Hier muss die Option VERZEICHNIS ausgewählt werden. 2. rechts unten auf den link klicken: Dokument wird gestartet. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 20

23 3. rechts unten auf den link klicken: Empfänger wählen. 4. bei Schritt 3 von 6 auf die Schaltfläche DURCHSUCHEN klicken und aus dem Dateisystem die Datenquelle suchen und nach Anweisung am Bildschirm öffnen. 5. rechts unten auf den link klicken: Richten Sie Ihr Verzeichnis ein. 6. bei Schritt 4 von 6 an den gewünschten Stellen die Seriendruckfelder einfügen über die Schaltfläche SERIENDRUCKFELD EINFÜGEN aus der Seriendruck- Symbolleiste. Da das Verzeichnis zeilenorientiert die Datensätze einfügt, ist es sinnvoll, eine Tabelle mit 1 Zeile und so vielen Spalten, wie Seriendruckfelder gewünscht werden, vorzugeben: 7. rechts unten auf den link klicken: Vorschau auf Ihr Verzeichnis. 8. bei Schritt 5 von 6 auf Empfängerliste bearbeiten klicken, um gegebenenfalls eine Auswahl zu treffen, wenn nicht alle Adressen in den Seriendruck einbezogen werden sollen. 9. rechts unten auf den link klicken: Seriendruck beenden und ggf. als neues Dokument speichern auswählen. Die Tabelle kann dann nach Wunsch formatiert und z.b. mit Überschriften versehen werden. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 21

24 6 Serienbrief an ausgewählte Adressaten Soll der Seriendruck nicht an alle Empfänger erfolgen, so kann z.b. bei Schritt 3 eine weitere Auswahl getroffen werden, entweder indem der Pfeil bei den Seriendruckfelder der Datenquelle angeklickt wird und ein bestimmtes Merkmal, z.b. Ort Reutlingen, ausgewählt wird oder indem nach Anklicken des Pfeils der Befehl (Weitere Optionen) gewählt wird, über den Abfrageoptionen für die Auswahl bestimmter Empfänger eingestellt werden können. Bei Auswahl der WEITEREN OPTIONEN erscheint folgendes Bild: Hier können bis zu 6 Filterbedingungen miteinander verbunden werden. Bei der abschließenden Ausführung des Seriendrucks in ein neues Dokument werden dann nur diejenigen Datensätze herangezogen, die die Bedingungen erfüllen. Yasmine Dordt-Thomalla Seite 22

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