Zeiterfassung leicht gemacht

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1 1 Zeiterfassung leicht gemacht

2 Der finanzielle Nutzen, den die Einführung von ECHTZEIT ZEITMANAGEMENT gebracht hat, übersteigt die Anschaffungskosten bereits jetzt um ein Mehrfaches. Für Jürgen Maier ist daher klar: Die gesamte Abwicklung und die Zusammenarbeit mit der Firma ECHTZEIT ist hervorragend - ich könnte mir schlichtweg keinen besseren Partner in diesem Bereich vorstellen. Jürgen Maier, Maler Maier GmbH, Stuttgart, 2

3 Inhaltsverzeichnis: Warum Zeiterfassung?... 4 Von der Steinzeit in die Echtzeit... 5 Zeitmanagement nach Maß... 6 Unsere Leistungen... 7 Modularer Aufbau... 8 Zeiterfassung ganz leicht... 9 Unsere Produkte Mobile Zeiterfassung via Mobiltelefon, Android-Smartphone, Windows-Smartphone, iphone /ipad Mobile Zeiterfassung per Scanner Flottenmanagement per GPS Stationäre Zeiterfassung per Terminal Stationäre Zeiterfassung per PC

4 Warum Zeiterfassung? Um im immer härter werdenden Markt bestehen zu können, müssen alle Möglichkeiten der Kostenersparnis und Effizienzsteigerung genutzt werden. In der Erfassung und Verarbeitung der Arbeits- und Produktionszeiten Ihres Unternehmens steckt ein enormes Einsparungs- und Optimierungspotential, das von Ihnen richtig genutzt beste Ergebnisse für den nachhaltigen Erfolg Ihres Unternehmens garantiert. Sie wissen dieses bereits, aber sind immer noch auf der Suche nach einer individuellen Lösung, Abläufe und Prozesse in Ihrem Unternehmen zu verbessern? Durch die Integration von Zeiterfassungsund Zeitplanungssystemen optimieren Sie die zeitlichen Abläufe und damit auch die Kostenstruktur entscheidend. Somit werden Sie entlastet und schaffen mehr Planungssicherheit für Ihre Projekte. Zudem können die personellen Ressourcen Ihrer Mitarbeiter effizienter eingesetzt werden. 4

5 Von der Steinzeit in die Echtzeit Von lästigen Stundenzetteln zur komfortablen Zeiterfassung Nie sind sie zur Hand, wenn man sie braucht. Das Eintragen der Arbeitsstunden erfolgt aus der Erinnerung oder wird ganz vergessen. Langes Warten auf die Berichte der Mitarbeiter, gefolgt vom mühsamen Nachpflegen von Daten... wenn der Tag doch 48 Stunden hätte... Es gibt eine Lösung, die jedem Unternehmen helfen kann, auf eine einfache Weise die Zeit so effizient wie nur möglich zu nutzen. Die elektronische Zeiterfassung Systematisches und diszipliniertes Planen der verfügbaren Zeit ist ein wichtiger Bestandteil des betrieblichen Alltags, denn Zeit ist ein begrenztes und kostbares Gut. Um dieses wirksam und sinnvoll nutzen zu können, bieten wir Ihnen ein kostengünstiges und intuitiv zu handhabendes Zeiterfassungssystem. Setzen Sie Ihre Arbeitsstunden sinnvoll ein, erzielen Sie mehr Profit und steigern Sie Ihre Produktivität! 5

6 Zeitmanagement nach Maß Wir bieten unseren Kunden eine Rundum-Betreuung. Von der detaillierten Analyse über die individuelle Anpassung und Installation bis zum umfassenden Support. Sollten Ihre Anforderungen mit der Zeit steigen, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, einfach nachzurüsten. ECHTZEIT ZEITMANAGEMENT ist Ihre Maßschneiderei in Sachen Zeitmanagement und Zeiterfassung. 6

7 Unsere Leistungen Komplettbetreuung in Sachen Zeitmanagement 1. Analyse der betrieblichen Ist - Situation Gemeinsam mit Ihnen verschaffen wir uns einen Überblick über Ihre betrieblichen Abläufe und Ihre spezifische Arbeitsweise. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung! 2. Konzeption durch maßgeschneiderte Systeme Unser kompetentes Team, bestehend aus IT-Spezialisten und sachkundigen Planern, entwirft eine Lösung, die maßgeschneidert für Ihre Bedürfnisse ist. Auf diese Weise bekommen Sie ein Produkt, das optimal zu Ihrer Firmenstruktur passt. 3. Implementierung in den unternehmerischen Ablauf Wir schulen Ihre Mitarbeiter und betreuen Sie umfassend bei Ihren Anliegen. Unser Support ist Ihnen auch nach der Installation jederzeit gerne behilflich. 7

8 Modularer Aufbau Der modulare Aufbau der stationären und mobilen Zeiterfassung ermöglicht die schnelle und individuelle Anpassung an jede Unternehmensform und deren spezifische Bedürfnisse. Das Nachrüsten einzelner Module kann problemlos erfolgen. 8

9 Zeiterfassung ganz leicht In nur drei Schritten zum Ziel. Präzise und unkompliziert werden Zeitund Projektdaten in drei einfachen Schritten über ein Mobiltelefon gebucht. Zuerst wird der Mitarbeiter, dann das Projekt und zuletzt die Tätigkeit ausgewählt: Wer Wo Was. Wer Wo Was 9

10 IHRE VORTEILE MIT ECHTZEIT ZEITMANAGMENT: Sie optimieren Ihre Geschäftsprozesse und sparen dadurch wertvolle Zeit. Sie werden entlastet, so dass Sie sich wichtigeren Aufgaben in Ihrem Unternehmen widmen können. Sie verfügen über die richtigen Werkzeuge für Ihren Erfolg von morgen. Sie halten Ihr Unternehmen auch in der Zukunft wettbewerbsfähig. Sie steigern die Produktivität und Betriebsergebnisse ihres Unternehmens. Sie senken Ihre Betriebskosten. Unsere Produkte ECHTZEIT bietet die komplette Bandbreite an Produkten für den Bereich Zeiterfassung und Zeitmanagement. Der modulare Aufbau ermöglicht die schnelle und individuelle Anpassung auf jede Unternehmensform und deren spezifische Bedürfnisse. Der Schwerpunkt liegt auf der mobilen Zeiterfassung, die eine enorme Flexibilität mit einer einfachen Bedienbarkeit verbindet und durch Zeit- und Verwaltungseinsparungen einen hohen Nutzen zu einem geringen Preis bietet. Der Einsatz all dieser Technologien gewährleistet eine lückenlose Erfassung der benötigten Zeitdaten. Durch die Schnittstellenkompatibilität zu nahezu allen vorhandenen Kalkulations- und Lohnprogrammen stehen die erfassten Zeitdaten in kürzester Zeit zur Weiterverarbeitung, Nachkalkulation und Abrechnung Ihrer Projekte und Leistungen bereit. INNOVATIONS 2008 P R O D U K T 10

11 Mobile Lösungen Stationäre Lösungen Handys / BlackBerrys ios Android Terminals Windows Scanner GPS PC Client 11

12 Mobile Zeiterfassung via Mobiltelefon, Android-Smartphone, Windows-Smartphone, iphone /ipad Intuitive Handhabung Offline Buchungen Gruppenbuchungen Personalzeiterfassung Auftrags- und Projektzeiterfassung GPS /Standortermittlung Erfassung über Mobiltelefon, Android- / Windows Smartphone, iphone /ipad Bei der mobilen Zeiterfassung von ECHT- ZEIT ZEITMANAGEMENT nutzen Sie und Ihre Mitarbeiter das meist bereits vorhandene Mobiltelefon, aber auch Android oder Windows Smartphone oder iphone/ipad zur Aktionserfassung - ohne zusätzliches Erfassungsgerät! Präzise und unkompliziert werden Zeitund Projektdaten in drei einfachen Schritten erfasst: Zuerst wird der Mitarbeiter (bei Gruppenbuchungen auch mehrere Mitarbeiter), dann das Projekt bzw. der Auftrag und zuletzt die Tätigkeit ausgewählt: Wer, wo, was. Vom Programm wird dann automatisch ein Zeitstempel für die gewählte Tätigkeit, z.b. die Fahrzeit festgehalten; unter der ausgewählten Projektnummer wird nun die Zeitspanne von der Auswahl der Tätigkeit Fahrzeit bis zur Auswahl der neuen Tätigkeit gespeichert. Zum Feierabend erfolgt mit Ende die letzte Eingabe in das Mobiltelefon/ Smartphone. Die Daten werden via Internet-Verbindung auf den Firmen-PC bzw. Web-Server oder direkt in die Auswertungssoftware übertragen. Sollte von Netzbetreiber-Seite einmal kein Empfang bestehen, werden die Daten im Gerät zwischengespeichert und dann automatisch mit der nächsten Übertragung gesendet. Die erfassten Bewegungsdaten stehen dann sofort bereit: Das Auswerten der Mitarbeiter-, Projekt- und Tätigkeitsdaten ist einfach, übersichtlich und schnell durch zu führen, die Nachkalkulation der Projekte und Aufträge sowie Übergabe der relevanten Daten an das jeweils in Ihrem Unternehmen genutzte Kalkulations-/ ERP- und Lohnsystem erfolgt über die entsprechenden Schnittstellen. Optional kann zur Sicherung der Datenqualität über den Einsatz der ECHTZEIT GPS-Standortermittlung ein Abgleich der erfassten Zeit- und Positionsdaten mit den jeweiligen Einsatzorten erfolgen. Hierüber wird sichtbar, ob die Mitarbeiter sich zum Zeitpunkt der getätigten Buchung am vorgegebenen Arbeitsort befunden haben. 12

13 Handy/Blackberry Scanner Lösungen Lösungen Mobile Zeiterfassung per Scanner Schnelle und einfache Barcodeerfassung Direktanschluss über USB Über Laserscans im 4s-Takt mit einer Akkuladung Echtzeit-Uhr Hohe Lesetoleranz Einfache Handhabung Große Widerstandsfähigkeit Kompakte High-Tech Barcode-Scanner für den mobilen Einsatz Es gibt Bereiche, in denen der Einsatz von Mobiltelefonen und Smartphones nicht gestattet ist, z.b. in Hochsicherheitsbereichen oder Bereichen mit sensiblen Daten oder Werkstoffen. Oder Ihre Mitarbeiter sind nicht bereits mit Mobiltelefonen ausgestattet, die zur Zeitund Aktionserfassung verwendet werden könnten. In diesen Konstellationen empfiehlt sich der Einsatz der industrietauglichen, ultraleichten Scanner, mit denen die Daten einfach und handlich in Lager, Produktion oder auf Baustellen erfasst werden also immer direkt dort, wo sie entstehen. Ob Aufzeichnung der Mitarbeiter- und Projektzeiten, bzw. Materialerfassung: die Aktionserfassung erfolgt schnell per Knopfdruck mit Zeitstempel. Die erfassten Zeit- und Materialdaten werden dann mittels USB am PC ausgelesen und stehen danach im Zeiterfassungssystem direkt für eine Übersicht und zur Weiterverarbeitung zur Verfügung. So lassen sich Ihre Betriebsabläufe effektiver und effizienter gestalten. Daten sofort und ohne umfangreiche Erklärungen Die Handhabung der Scanner ist simpel und schnell, denn die Erfassung über mobile Scanner lässt sich in kürzester Zeit in Ihre Betriebsroutine integrieren Schulungen sind aufgrund der verständlichen, intuitiven Bedienung nicht notwendig. 13

14 GPS Lösungen Flottenmanagement per GPS 14 Auftragsübermittlung Flottenmanagement Routenplanung Standorterfassung GPS und Live-Ortung Zündungsstatus-Darstellung Datenspeicherung Spurverfolgung Touren Report Aktivitäten Auswertung Von der einfachen Überwachung des Fuhrparks bis hin zur Planung der Fahrzeugflotte bieten wir bedarfsgerechte Lösungen: Ein Erfassungsgerät im Fahrzeug registriert und speichert die entsprechenden Fahrzeugdaten, vom Fahrzeugzustand bis zur Anzahl der zurückgelegten Kilometer. Die Speicherung von GPS-Koordinaten ermöglicht eine genaue Ortung der Fahrzeuge, während parallel Mitarbeiter- und Projektzeiten erfasst und entsprechend ausgewertet werden können. Waren Ihnen GPS-Boxen bislang zu teuer? Unser Partnerkonzept von NavKonzept ermöglicht für monatlich nur 7,95 Euro pro Fahrzeug die Live-Ortung und Spurverfolgung, die Ansicht aller Fahrzeuge auf einer Karte sowie das Speichern der Daten im hochverfügbaren Rechenzentrum. Das Übermitteln der Fahrzeugpositionen erfolgt automatisch nach einer gefahrenen Strecke von 500 Metern und bei jedem Zündungswechsel. Die Nutzung von NavBasic erfordert lediglich einen Webbrowser sowie eine Ortungseinheit im Fahrzeug, wobei auch ein verdeckter Einbau möglich ist. Das Anzeigen der Positionen und das Auswerten der Daten erfolgt mit Hilfe des Webportals an einem internetfähigen Endgerät. Jeder Anwender erhält dafür seine persönlichen Zugangsdaten das Installieren spezieller Software ist nicht notwendig. Im Webportal können die Touren und Aktivitäten im Nachhinein analysiert und ausgewertet werden. Auf dieser Basis lassen sich Verbesserungspotenziale erkennen und der gesamte Fuhrpark optimieren. Alternativ kann die NavBasic Ortungseinheit zu günstigen Konditionen auch gekauft werden. 6

15 Terminals Lösungen Stationäre Zeiterfassung per Terminal 15 Flexibel einsetzbar Leistungsfähig Einfache Bedienung Frei konfigurierbar On- und offline Buchungen Datensicherheit bei Stromausfall Personalzeiterfassung Auftrags- und Projektzeiterfassung Betriebsdatenerfassung In Bereichen wie Lager und Produktion gelten spezielle Anforderungen an eine stationäre Personal-, Auftrags- und Projektzeiterfassung sowie auch eine klassische Zutrittskontrolle. Alle relevanten Zeit-, Projekt und Auftragsdaten werden mit neuester Terminal-Technik exakt und detailliert erfasst und sofort an die Auswertungssoftware übertragen. Die erhobenen Daten können dann sowohl für interne Abrechnungen als auch zur externen Verrechnung von Arbeitszeiten und Dienstleistungen genutzt und weiterverarbeitet werden. Dabei decken verschiedene leistungsstarke Terminalvarianten für berührungslose Lese- oder Schreib-/ Lesetechniken mit ON- und OFF-Line Funktionen hierbei die unterschiedlichsten Einsatzgebiete ab. Von der einfachen Kommen-Gehen-Erfassung via Transponder über die kombinierten Mitarbeiter-, Auftrags- und Projektzeiterfassung bis hin zum zusätzlichen Einsatz von angeschlossenen Barcodescannern auch die Datenübertragungswege per TCP-IP/LAN, wlan, Internet/Web oder einfacher USB-Übertragung können entsprechend den örtlichen Gegebenheiten angepasst werden und garantieren so eine große Anwendungsvielfalt. Durch die erfassten Daten können Abrechnungen, Kalkulationen oder andere Auswertungen zeitnah mit ausgesprochen geringem Personalaufwand erfolgen und Prozesse gezielt verfolgt und gesteuert werden. Dies spart Zeit, sorgt für die notwendige Datenqualität und Datenaktualität und dient in Folge als Datengrundlage für eine Prozessoptimierung. Die unterschiedlichen Geräte sind für eine einfache Wandmontage konzipiert, die Bedienung durch die Mitarbeiter erfolgt quasi im Vorbeigehen. 6

16 PC Lösungen Stationäre Zeiterfassung per PC- / Web-Client 16 Personalzeiterfassung Auftrags- und Projektzeiterfassung Tätigkeitserfassung Passwortschutz parametrisierbar Die schnelle und präzise Erfassung von Aktionen am Arbeitsplatz bietet ECHTZEIT ZEITMANAGEMENT mit dem PC- und Web- Client. Hierbei können die Mitarbeiter am eigenen Arbeitsplatz selbständig ihre Zeiten für die Angebotserstellung über Projektplanungszeiten bis hin zur Projektabrechnungszeiten erfassen und verwalten. Über einen passwortgeschützten Zugang gelangt der Mitarbeiter zu seinen Daten und Buchungen. Eine einfache, intuitive Bedienbarkeit ist gewährleistet. In der Userverwaltung kann die Benutzeroberfläche für jeden Mitarbeiter individuell parametrisiert werden, so dass ein exakter Zuschnitt auf den Arbeitsbereich jedes Mitarbeiters aber auch eine größtmögliche Datensicherheit geschaffen werden kann, indem jeder Nutzer nur die für ihn freigegebenen Daten einsehen und bearbeiten kann. Die Daten stehen nach der Eingabe sofort für Auswertungen und zur Nachkalkulation zur Verfügung und sichern somit einen umfassenden und präzisen Überblick über das Projektgeschehen. Auf einen Blick erhalten Sie die Übersicht über Mitarbeiterzeiten, Projektzeiten und Material. So haben Sie auch während der laufenden Projekte jederzeit die Möglichkeit zur Anpassung an aktuelle Veränderungen und erhalten mit dem PC-/ Web-Client ein optimales Werkzeug zur Steigerung Ihrer Effizienz. BDE Kombinierbar ist die stationäre PC-/ Web- Client-Lösung mit einer angebundenen BDE-/ Barcodeerfassung. Diese eignet sich insbesondere für Produktionen und Verwaltungen aber auch für Werkstätten oder den Empfangsbereich. Über drei einfache Buchungen können hier Projektlaufzeiten, Projektabschnitte, Maschinen, und Maschinenverwendungszeiten gebucht werden. In der Produktion können optional neben den Projekten auch die verschiedenen Tätigkeiten wie z. B. Maschinenrüstzeiten oder Leerlaufzeiten erfasst werden. 6

17 ECHTZEIT ZEITMANAGEMENT GmbH Kleinschmitthauser Weg Düsseldorf Tel: Fax: