Datenquellen. Was beinhaltet eine Datenquelle (DQ)? 1. Neue Liste erfassen. Word 2010

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1 Was beinhaltet eine Datenquelle (DQ)? sind steht's in tabellarischer Form erstellte Auflistungen von Datensätzen. In der ersten Zeile stehen als Spaltenkopf die Feldnamen, die später im Hauptdokument als Seriendruckfelder mit einer Platzhalterfunktion eingefügt werden. Sehr häufig existieren als Adresslisten von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder Artikelverzeichnisse für Etiketten- oder Listendruck. Um eine Datenquelle zu verwenden und mit dem Hauptdokument zu verknüpfen, gibt es drei verschiedene Wege, auf die wir im Folgenden eingehen werden:. Neue Liste erfassen Möchten Sie keine bereits bestehende, externe DQ verwenden, so können Sie auch direkt im Hauptdokument nach dem Klick auf Empfänger auswählen eine Neue Liste eingeben (). Diese wird später als Access-Datenbank- Tabelle gespeichert und kann extern auch nur in Access geöffnet werden, aber nicht in Word unter Datei öffnen! gefunden bei: Guenter Erwen S. /7

2 Es öffnet sich der frühere Feldmanager hier könnten Sie jetzt schon loslegen, aber Word bietet Ihnen eine ganze Reihe von Feldern an, die Sie wahrscheinlich nicht genau so benötigen. Um überflüssiges Überspringen leerer Felder oder unpassende Feldbezeichnungen zu vermeiden, sollten Sie die Felder der DQ Ihren Bedürfnissen anpassen. Klicken Sie auf Spalten anpassen () In dem sich öffnenden Menü Adressliste anpassen sehen Sie die Vorschlagsfelder (3). Passen Sie die Spaltenbezeichnungen mit den Schaltflächen Hinzufügen, Löschen oder Umbenennen Ihren Wünschen an (4). Anschließend sollten Sie die Reihenfolge der Spalten mit den beiden Schaltflächen Nach oben und Nach unten Ihrer vorliegenden Tabelle anpassen (5), um Fehleingaben durch Verwechslung zu vermeiden. Nach dem Bestätigen mit OK können sie mit der Erfassung der Daten beginnen und springen immer mit der Tab-Taste ein Feld weiter bzw. beginnen einen neuen Datensatz. Achtung: Während der Erfassung sind die Daten nur im Arbeitsspeicher gesichert! Durch ein versehentliches Schließen ohne zu speichern gehen alle Eingaben verloren! Dies hängt mit den Eigenschaften einer Access-Datenbank zusammen. Sie sollten also nach - Datensätzen die DQ zuerst speichern und dann mit der Erfassung der Datensätze weiter machen (die Speicherung erfolgt jetzt permanent). Word wird Ihnen dazu einen Speicherort Eigene als Unterordner von Eigene Dateien auf Ihrer Festplatte anbieten. Sie können auch einen separaten Speicherort für wählen. Achten Sie bei der Wahl des Dateinamens auf eine leichte Erkennbarkeit als Datenquelle, zum Beispiel»DQ_Mitarbeiter«. Mit Klick auf Empfänger bearbeiten öffnet sich die DQ wieder. Hier können Sie aber noch nicht erfassen, sondern erst mit Klick auf die DQ (6) und Bearbeiten (7). Einträge können hier auch wieder gelöscht werden. 7 6 gefunden bei: Guenter Erwen S. /7

3 . Vorhandene Liste verwenden Sinn des Seriendrucks ist es ja nicht, jedes Mal eine neue Liste zu erfassen, sondern auf bestehende Adress-Sammlungen zurück zu greifen. Dazu gibt es verschiedene Wege, auf die wir hier kurz eingehen wollen. Generell sei gesagt, dass die Datenpflege am besten schon vorher in der externen Datei bzw. in einem externen Programm erfolgt. Nachträgliche Korrekturen können dann über die Seriendruck-Funktion vorgenommen werden oder die Verbindung der DQ zum Hauptdokument wird (durch Schließen) gelöst und die Adressen werden separat in der DQ korrigiert. Vor allem größere Änderungen, wie das Hinzufügen von weiteren Spalten (Feldern) sollte besser außerhalb des Hauptdokuments vorgenommen werden. Word-Tabelle Zur Erstellung einer Datenquelle reicht eine neue, leere Worddatei. Fügen Sie eine neue Tabelle mit genügend Zeilen und so vielen Spalten ein, wie Sie Felder (zum Beispiel Vorname, Nachname, usw.) benötigen. Beachten Sie bei der Anlage der Datenquelle:. Achten Sie darauf, dass die Datei keine weiteren Daten oder leere Absätze außer der Datentabelle erhält.. Beim Erfassen der Daten keine Zeilen- oder Absatzschaltungen vornehmen diese werden sonst im Text übernommen. 3. Drücken Sie nicht die Leertaste nach einer Eingabe, wie Sie es vielleicht vom Text schreiben gewohnt sind. Alle Leerzeichen erscheinen auch im Serienbrief und können beim Filtern / Sortieren oder bei einer Wenn-Bedingung stören. 4. Es ist keine Formatierung der Datenquelle notwendig, da sie sowieso nicht sichtbar ist. 3 4 Nach der Erfassung der Daten speichern und schließen Sie die Datenquelle. Verwenden Sie eindeutige Dateinamen, zum Beispiel "DQ_Adressen" und eigene Ordner für die. gefunden bei: Guenter Erwen S. 3/7

4 Excel-Tabelle Eine Excel-Tabelle kann problemlos als Datenquelle verwendet werden, wenn die Tabelle nur aus Datensätzen besteht und die erste Zeile die Feldnamen enthält. () Achtung: In älteren Versionen dürfen die Feldnamen keine Leer- oder Sonderzeichen enthalten. Nach dem Auswählen der Excel-Datei öffnet sich ein kleines Fenster und fragt den Tabellenblattnamen ab. In unserem Beispiel wurde die Tabelle umbenannt und muss unbedingt hier ausgewählt werden. () Die Excel-Datenquelle kann in Word nicht über Datei / Öffnen bearbeitet werden, da es keine Word-Datei ist, sondern nur im Hauptdokument über die Seriendruckfunktion Empfänger bearbeiten oder separat in Excel (Hauptdokument muss neu geöffnet werden). Access-Datenbank-Tabelle Eine Tabelle in einer Access- Datenbank kann ebenso als Datenquelle verwendet werden. Hier werden über den Entwurfs-Assistenten die Felder mit den entsprechenden Feldeigenschaften (Text, Zahl, Feldgröße, u. a.) festgelegt und die Adressen in der Datenblattansicht erfasst. Anschließend wird die Access-Datei geschlossen und im Hauptdokument in Word über Vorhandene Liste verwenden zugewiesen. gefunden bei: Guenter Erwen S. 4/7

5 Datenexport aus einem anderen Programm, zum Beispiel einem Warenwirtschaftssystem oder Buchhaltungsprogramm, über eine Word-/Seriendruck-Schnittstelle. Als Muster zeigen wir hier den Datenexport aus Lexware. Über einen Export- Assistenten werden die benötigten Informationen zusammengestellt: Auswahl der Daten (z. B. Kunden oder Artikel). Dateiname und Speicherort zur Zwischenspeicherung. Nummernkreise oder sonstige Filter zur Eingrenzung der Datenmenge. Feldauswahl (kann nachher in Word nicht mehr geändert werden). Codierung (Windows) einstellen. Feldtrennzeichen (Semikolon) beachten (fragt Word beim Import wieder ab). In Word über Sendungen / Empfänger auswählen / Vorhandene Liste aus dem Zwischenspeicher holen und wie gewohnt bearbeiten. gefunden bei: Guenter Erwen S. 5/7

6 3. Outlook-Kontakte verwenden Sofern Sie mit Outlook arbeiten und dort Ihre Kontakte pflegen, können Sie selbstverständlich auch diese als Datenquelle für den Serienbrief verwenden. Klicken Sie im Menü Empfänger auswählen auf die dritte Möglichkeit Aus Outlook- Kontakten auswählen. Speziell wenn Sie ein berufliches Outlook benutzen kann es sein, dass Sie über ein Menü nach einem Profil und/oder einem Kontaktordner (persönlich oder Firma) gefragt werden. Es erscheint die Datenquelle mit allen angelegten Kontakten. Hier kann wie immer eine Auswahl / Filterung der Datensätze (zum Beispiel nach Firmen, Kunden, usw.) erfolgen, sofern diese Datenfelder angelegt sind. Schreiben Sie wie gewohnt Ihren Serienbrief und abschließend klicken Sie im Menüband Sendungen auf Fertig stellen und zusammenführen und dort auf Nachrichten senden. Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie das entsprechende -Feld aus Ihrer Kontaktdatenbank auswählen (es können ja mehrere Adressen pro Kontakt gespeichert werden), einen Betreff sowie das gewünschte -Format (HTML oder Nur-Text) angeben. Sind Sie über Outlook dauerhaft online (Exchange-Server) werden die s sofort gesendet, während sie bei einem POP3-Server zuerst im Postausgang zwischengespeichert und erst nach einer Online-Verbindung gesendet werden. gefunden bei: Guenter Erwen S. 6/7

7 Felder anpassen bei einer neuen Liste Wurde eine neue Liste über den Feldmanager erstellt, so speichert Word diese DQ als Access-Datenbank-Tabelle. Diese kann, wie oben beschrieben, nicht direkt in Word geöffnet werden, sondern nur über die Seriendruckfunktion»Empfängerliste bearbeiten«[] oder direkt im Programm Access. Um nun nachträglich die Feldnamen zu ändern, zu löschen oder zu tauschen, folgen Sie dem unten angezeigten Weg über das Markieren der DQ [], Bearbeiten [3], Spalten anpassen [4] und gelangen so wieder in den Feldmanager, [5] mit dem Sie ursprünglich die DQ und ihre Spalten erstellt hatten Nachfolgende Kapitel Bedingungsfelder (Regeln) Umschläge und Etiketten Filtern und Sortieren Listen gefunden bei: Guenter Erwen S. 7/7

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