SAP Applikations- Benchmarking. axeba. axeba ag. Professional IT Consulting. Räffelstrasse Zürich

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1 SAP Applikations- ag Räffelstrasse Zürich Benchmarking by, 2014, Slide 1

2 ag Markus Elsener Konrad Risch Reto Jaeggi Bruno Felix Kernkompetenzen IT-Services (SLA) Thomas Frei 40 Projekte Gründung Inhaber Januar 2002 Markus Elsener und Konrad Risch IT-Prozesse IT-Kostenverrechnung Benchmarking EWP Benchmarking SAP 15 Projekte 17 Projekte 65 Firmen, PC 13 Firmen, User Anzahl Mitarbeiter 5 Outsourcing 14 Projekte Kunden by, 2014, Slide 2 mittlere und grössere Firmen aus allen Branchen Benutzerzufriedenheit IT-Strategie 25 Firmen, User 14 Projekte

3 Kerngeschäft von IT-Strategie: Erarbeitung der IT-Strategie bei 14 Unternehmen. Herausarbeitung und Klärung der in der Firma vorhandenen kontroversen Fragestellungen bezüglich der IT-Strategie. Outsourcing: Unterstützung und Beratung beim Outsourcing von IT-Leistungen in insgesamt 14 Projekten. IT-Prozesse: Einführung, Review und Optimierung der Servicemanagement-Prozesse gemäss ITIL bei 17 Unternehmen. Servicemanagement: Erarbeitung, Definition, Gestaltung und Implementation von Informatik- Services inkl. Preiskalkulation und Beschreibung in Service Level Agreements. Transparente Darstellung der Leistungen und Kosten zur verursachergerechten Verrechnung und Kostensenkung bei 40 Kunden mit insgesamt über Benutzern. Servicemanagement Circle: Im Service Management Circle der treffen sich regelmässig die IT-Leiter, IT-Infrastrukturverantwortliche, Verantwortliche für IT-Servicemanagement und IT-Controller von 24 Firmen. Benchmarking: Benchmarking des Gebietes Electronic Workplace und SAP inkl. Aufzeigen von Optimierungspotenzial bei 65 Firmen mit insgesamt über Arbeitsplätzen. Anwenderzufriedenheit: Erhebung der Anwenderzufriedenheit mit der standardisierten Kundenumfrage Nase im Wind inkl. Aufzeigen von Verbesserungspotential aus Kundensicht bei 26 Firmen mit insgesamt über Benutzern. by, 2014, Slide 3

4 Inhalt Agenda 1 Kurzvorstellung 2 Herausforderungen beim Benchmarking 3 SAP-Benchmarking 4 Benchmarking-Aussagen: Auswertungen by, 2014, Slide 4

5 Äpfel und Birnen Abschreibungen auf 5 Jahre Ohne SAP-Lizenzen Personalkosten bestehen nur aus Salären Support durch Poweruser der Fachabteilungen Abschreibungen auf 3 Jahre Mit SAP-Lizenzen Personalkosten inkl. Sozialleistungen & Ausbildung Support durch SAP CCC oder IT Service Desk by, 2014, Slide 5

6 Benchmarking Modell Benchmarking Modell SD FI MM CO xx PA Server Database Operating System Kosten-Definitionen Mit/ohne Raumkosten Mit/ohne Mgmt Overhead Mit/ohne HR&Finanz-Aufwendungen Leistungs-Definitionen Servicezeiten (7x24h) International (Sprachen) Verfügbarkeit Unternehmensdaten Finanzsystem Personalsystem Betriebsdaten IT-Systeme (Inventar, SLA, (Stundenerfassung) Auswertungen usw.) by, 2014, Slide 6

7 Kritische Erfolgsfaktoren beim Benchmarking 1. Benchmarking-Modell 2. Referenzgruppe 3. Umsetzung der Massnahmen We do have a strategic plan, it's called doing things. Herb Kelleher, CEO Southwest Airlines by, 2014, Slide 7

8 Inhalt Agenda 1 Kurzvorstellung 2 Herausforderungen beim Benchmarking 3 SAP-Benchmarking 4 Benchmarking-Aussagen: Auswertungen by, 2014, Slide 8

9 Referenzen im Bereich SAP-Benchmarking by, 2014, Slide 9

10 Benchmarking Ablauf Entry Package Bericht Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4 Rohbericht Bericht Kick Off Daten Erhebung Erhebung der Parameter mittels Fragebogen. Aufwand 1 Tag pro Modulgruppe Plausibilisierung Plausibilisierung und Aufnahme der Daten in die Benchmarking Datenbank Verifikation gemeinsame Verifikation der Resultate 2-4 Wochen Circle Benchmarking Circle 2 Stunden 2-4 Wochen 2-4 Wochen 3 Stunden 3-4 Treffen by, 2014, Slide 10

11 Benchmarking-Modell: Abgrenzung der Kosten Applikationssupport Operation Incident Management Support Rollende Schulung/ERFA s Wartungsprojekte Problem Management Request/Anforderungs-Management Change Management Hot Packages Release Management/-Wechsel Redesign bestehende Funktionen, Prozesse und Module/Komponenten Innovationsprojekte Rollout neue Standorte Einführung neuer Funktionen, Prozesse und Module/Komponenten Out of Scope Management Overhead Facility Mgmt (Raumkosten) Modul Betreuung Programmierung Modul Betreuung Programmierung PowerUser (KeyUser Superuser) Interne Personalkosten Externe Personalkosten (Body Leasing) Outsourcing SAP Infrastruktur Hardwarekauf/-leasing (Server und Storage) Infrastruktur Management Softwarekosten (Lizenzwartung) (Betriebssystem, Datenbank, SAP) Interne Personalkosten Externe Personalkosten (Body Leasing) Outsourcing Hardware Wartung (Server und Storage) Outsourcing SAP Basis Interne Personalkosten Externe Personalkosten (Body Leasing & Projektvertrag) Outsourcing Allgemein Interne Personalkosten (Betrieb & Support) Externe Personalkosten (Body Leasing) Plattform Lizenzkauf (Einmalig/Abschreibung) Initialprojekt (Einführung SAP) None-SAP Applikationen EWP (Electronic Workplace) Kommunikation (LAN/WAN) RZ Infrastruktur (Raum, Klima, Strom) by, 2014, Slide 11

12 Inhalt Agenda 1 Kurzvorstellung 2 Herausforderungen beim Benchmarking 3 SAP-Benchmarking 4 Benchmarking-Aussagen: Auswertungen by, 2014, Slide 12

13 Zuordnung nach Verwendung Module, Komponenten und Modulgruppen Modulgruppen Rechnungswesen Personalwesen FI CO IM TR PA PY PT PE Kerngeschäft (Logistik) SD LE MM PP PM CS PS QM EHS weitere Module/Komponenten CRM PLM SRM SCM BI PI EP... Module/Komponenten ohne Zuordnung bleiben als 'restliche Modulgruppe' stehen by, 2014, Slide 13

14 Kosten pro Benutzer und Jahr 8'000 7'000 7'000 6'000 5'474 5'000 4'000 3'000 3'000 2'000 1'000 - Firma A Firma B DB Woher kommen diese Unterschiede? by, 2014, Slide 14

15 Verteilung der Gesamtkosten nach Kostenart Ein erster Unterschied lässt sich bereits hier erkennen, bei der Aufteilung der Gesamtkosten auf Applikation und Infrastruktur. by, 2014, Slide 15

16 Anzahl Benutzer pro SAP Spezialist Applikationsspezialisten ohne den Anteil für die Infrastruktur Hier wird es konkreter Firma B hat eine komfortablere Situation mit weniger Benutzern pro Applikationsbetreuer. by, 2014, Slide 16

17 Anzahl Benutzer pro Infrastrukturbetreuer Hier wird es wiederum deutlich Firma B hat auch hier eine komfortablere Situation mit weniger Benutzern pro Betreuer. by, 2014, Slide 17

18 Infrastruktur-Kosten pro Benutzer und Jahr Und hier wird es ganz deutlich, der Infrastrukturaufwand der Firma B ist sehr hoch jener der Firma A sehr tief. by, 2014, Slide 18

19 Kosten Infrastruktur in Prozent Dominanter Kostenblock im Bereich Infrastruktur ist die Software. Outsourcing und Hardware machen bei Firma B 61% aus. by, 2014, Slide 19

20 Applikation-Personalkosten nach Modulgruppen Ohne Infrastrukturkosten, inkl. Shared Systems Diese Verteilung zeigt: bei beiden Firmen ist der Aufwand im Core Business gleich dominant. Die anderen Werte sind sehr verschieden. by, 2014, Slide 20

21 Applikation - Verteilung Personalkosten Ohne Infrastrukturkosten, inkl. Shared Systems Der Anteil Innovation ist gleichmässig verteilt. Grosse Unterschiede beim Applikationssupport und bei der Wartung. by, 2014, Slide 21

22 Applikationssupport - Kosten pro Benutzer Die prozentuale Verteilung der Applikationskosten spiegelt sich hier: Firma A hat 35% und Firma B 18% Supportaufwand. by, 2014, Slide 22

23 Applikationssupport Aufteilung nach Modulgruppen Unsere beiden Beispielfirmen stecken gegenüber dem DB Schnitt mehr Aufwand in den Applikationssupport der Kernprozesse. by, 2014, Slide 23

24 Kostentreiber pro Modul und Komponenten Einzelwerte als Beispiel 21 Kostentreiberparameter Einzeln gewichtet und bewertet by, 2014, Slide 24 Wert beide Jahre identisch Wert aktuelles Jahr Wert Vorjahr

25 Kostentreiber pro Modul und Komponenten Pro Modul bzw. Komponente werden die Werte summiert. Die Summe fliesst über den Kostenanteil gewichtet in die Gesamtbetrachtung ein. by, 2014, Slide 25

26 Kostentreiber vs. Kosten pro Benutzer Gesamtübersicht Kostentreiber Verhältnis Kosten zu Kostentreiber Die höhere Komplexität führt zu einem höheren Kostentreiberindex. Das Verhältnis Kostenindex zu Kostentreiberindex ist bei den zwei Beispiel-Firmen sehr ähnlich. Beide liegen zudem unter dem DB-Schnitt. by, 2014, Slide 26

27 by, 2014, Slide 27

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