Schulungshandout Terminmodul GeoCon Dienstplan 8.30

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1 Terminmodul bietet Ihnen die Möglichkeit Mitarbeitertermine zu verwalten auf Basis eines Regelwerkes mit einer bestimmten Periodizität (regelmäßige Wiederholung), wie z.b. Unterweisungen, Betriebsarztuntersuchungen und ohne Periodizität für einmalige Ereignisse, wie z.b. Jubiläen und Probezeiten. Die Erinnerungen können im Dienstplan farblich markiert werden, so dass an dem Tag der Hintergrund farbig erscheint. Je nach Einstellung werden beim Programmstart die offenen Erinnerungen in einer Übersicht angezeigt. Alle Einstellungen beziehen sich auf den oben ausgewählten Mandanten! Regelwerk Erinnerungen aufrufen Starten Sie über das Menü Auswertungen Termine Regelwerk Erinnerungen die Regelwerk- Erinnerungen. Im Regelwerk Erinnerungen werden Erinnerungen angelegt mit max. drei Wiedervorlagerhythmen. Diese Erinnerungen werden dann den Aufgaben/Terminen zugeordnet. Für Ereignisse mit den gleichen Wiedervorlagerhythmen zum Beispiel: Hygiene- & Brandschutzunterweisung sollten Sie nur eine Regelwerk-Erinnerung anlegen, somit bleibt die Übersichtlichkeit erhalten. Register Liste: Übersicht der Erinnerungen Register Stammblatt: Anlegen oder Bearbeiten von Regewerk Erinnerungen. copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~ 1

2 Regelwerk Erinnerungen anlegen Register Stammblatt 1. Klicken Sie auf die Neu, wenn Sie eine neue Erinnerung anlegen wollen. 2. Geben Sie der Erinnerung im Feld Name eine Bezeichnung. 3. Feld Tage: Erste Erinnerung XX Tage vor dem Termin, erscheint in der Übersicht mit schwarzer Schrift und weißem Hintergrund 4. Feld Erinnerung nach: Zweite Erinnerung XX Tage vor dem Termin, wenn der Wert mit einem Minuszeichen versehen wird. Erscheint in der Übersicht mit schwarzer Schrift und gelbem Hintergrund. 5. Feld Deadline nach: XX Tage nach dem Termin, erscheint in der Übersicht mit schwarzer Schrift und rotem Hintergrund. 6. Aktivierungsfeld Erinnerung erfordert keine Bestätigung: Es ist keine manuelle Bestätigung der Aufgabe erforderlich, sie wird automatisch aus der Übersicht bzw. nach XX Tage Dauer der Erinnerung ausgeblendet. Feld Dauer der Anzeige: Die Aufgabe wird solange angezeigt bis sie dann automatisch aus der Übersicht ausgeblendet wird. 7. Mit der Speichern speichern Sie die Eingaben. Die Standard Erinnerung zeigt erst am Tag des Ereignisses den Hinweis. Aufgaben anlegen Register Stammblatt Starten Sie über das Menü Auswertungen Termine Aufgaben die Aufgaben. Im Register Stammblatt legen Sie Ihre Aufgaben an, die Sie mit den Mitarbeitern und den Regelwerk- Erinnerungen verknüpfen. 2 copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~

3 Task Typen anlegen Register Stammblatt Damit Sie später auch die einzelnen Aufgaben filtern können, ist es erforderlich fehlende Task Typen hinzu zufügen wie z.b. Jubiläum, Probezeit, Unterweisungen, usw. : Hier wird die Liste der angelegten Task-Typen angezeigt. Hier können weitere angelegt oder bestehende verändert oder gelöscht werden. : Weitere Task-Typen können hinzugefügt und dann in der Gesamtübersicht gefiltert dargestellt werden. können Sie auch ein Bild einlesen. : Nach Vergabe der Bezeichnung, Aufgaben anlegen Register Stammblatt 1. Klicken Sie auf die Neu, wenn Sie eine neue Aufgabe anlegen wollen. 2. Geben Sie der Erinnerung im Feld Kurzname eine Bezeichnung. 3. Weisen Sie im Dropdown-Menü Task-Typ den entsprechenden Task-Typ der Aufgabe/dem Termin zu. 4. Im Feld Bezeichnung können Sie zusätzliche Informationen eintragen 5. Feld Erster Termin: Legen Sie hier fest, ab wann der Zeitraum gezählt werden soll bzw. einen fixen Termin bei Erinnerungen mit Periodizität. Fixes Datum: Es wird ein Feld Erstes Datum angezeigt, tragen Sie hier mit dem Format Monat/Tag (MM:TT) das Datum ein an dem z.b. die Hygieneunterweisung wiederholt durchgeführt wird. Eintritt: Das Datum aus den Stammdaten der Mitarbeiter/ Register Stammblatt wird hier herangezogen, wenn z. B. an ein Dienstjubiläum erinnert werden soll. Eintritt Dienstjahre: Ist in den System/ Optionen/ Zusätzliche Mitarbeiterdaten/ Separates Datum zur Berechnung der Dienstjahre nutzen aktiviert, dann wird das in den Stammdaten der Mitarbeiter/Register Stammblatt hinterlegte Datum herangezogen. Z.B. für Mitarbeiter, die vorher in einer anderen Einrichtung desselben Trägers gearbeitet haben. Geburtsdatum: Das Datum aus den Stammdaten der Mitarbeiter/ Register Adressdaten wird hier herangezogen, wenn z.b. an ein Jubiläum erinnert werden soll. Sonderfunktion: Wenn Sie in den Stammdaten der Mitarbeiter ein zusätzliches Datumsfeld anlegen, dann erscheint hier die Bezeichnung des Feldes und Sie können eine Aufgabe mit diesem Datum verknüpfen. copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~ 3

4 Aufgaben anlegen Register Stammblatt 6. Feld Verschiebung: Hier gibt es zwei Kombinationsmöglichkeiten. Sie können in Kombination Verschiebung und Periodizität erreichen, dass ein Ereignis erst nach einem bestimmten Zeitraum und dann in einem Intervall angezeigt wird. Beispiel: Die Betriebsarztuntersuchung soll erst 1 Monat nach dem Eintritt erfolgen und dann jährlich wiederholt werden. Verschiebung = Monat & Anzahl = 1 / Periodizität = Jahr & Anzahl Perioden = 1 Wenn Sie Termine ohne Periodizität anlegen, also einmalige Ereignisse, dann wählen Sie hier den Zeitraum Monat oder Jahr aus. 7. Feld Anzahl: Hier legen Sie fest wie lange der Intervall bis zum Ereignis ist Beispiel: Mitarbeiter befindet sich in der Probezeit, die nach 6 Monate endet. Verschiebung = Monat & Anzahl = 6 / Terminverschiebung = fixiert 8. Feld Periodizität: Legen Sie hier fest, ob und in welchen Intervallen sich das Ereignis wiederholt, z.b. halbjährliche Hygieneuntersuchung. Keine Periodizität / Monat / Jahr 9. Feld Anzahl der Perioden: Legen Sie fest wie oft sich die Periodizität wiederholt siehe Beispiele. Hygieneuntersuchung halbjährlich: Periodizität = Monat / Anzahl Perioden = 6 Betriebsarztbesuche jährlich: Periodizität = Jahr / Anzahl Perioden = Feld Terminverschiebung: Tag fällt auf einen Feiertag, Termin wird auf den nächsten Arbeitstag verschoben. 11. Unteraufgabe : Hier können Sie durch Markieren einer Aufgabe/eines Termins, mehrere Unteraufgaben/ Untertermine hinzufügen. Z.B. Sollen die Jubiläen 10 Jahre und 20 Jahre unter dem Termin Jubiläum als Untertermine zusammengefasst werden. Das Aktivierungsfeld Mit Unteraufgaben, wird dann automatisch aktiviert. 12. Aktivierungsfeld Unteraufgabe einbinden: Zusammenfassung von Unteraufgaben; zum Beispiel MA Gespräche haben unterschiedliche Inhalte, die als Untertermine angelegt wurden und diese Untertermine fallen auf ein Jahr oder einen Monat, sollen aber an einem Termin besprochen werden. (für Frankreich programmiert) 13. : Hier erzeugen Sie für alle relevanten Mitarbeiter, sofern kein Filter gesetzt ist, die Termine/Aufgaben. Aufgaben anlegen Register Details 4 copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~

5 Auflistung Regelwerk-Erinnerungen: Übersicht der verknüpften Erinnerungen. Hier verknüpfen Sie das Regelwerk des Erinnerungsrhythmus, das Sie nach den angelegten Vorgaben an den entsprechenden Tagen an das Ereignis erinnert. Nur wer als Anwender im Programm angemeldet ist und in dieser Liste aufgeführt wird, hat die Rechte Termine zu verwalten und diese Termine werden auch nur bei diesem Mitarbeiter angezeigt. Auflistung Anwenderliste: Übersicht der Anwender, die diese Termine verwalten dürfen Beispiele Arbeitssicherheitsunterweisung wird vom QMB durchgeführt, somit obliegt ihr/ihm die Verwaltung der Termine. Datenschutzunterweisung wird vom Betriebsrat durchgeführt, somit obliegt ihm die Verwaltung der Termine. Mitarbeiter werden von der Personalverwaltung angelegt, somit verwaltet die Personalabteilung die Termine der Probezeiten Über die n und können Sie jeweils die Listen bearbeiten. und Bereiche/Stationen filtern. : Hier können Sie nach Qualifikationen, Beschäftigungsverhältnissen Filter nach frei definierbaren Listen : Um diese Funktion nutzen zu können müssen Sie vorher unter Stammdaten/ Frei definierbare Listen, Listen anlegen und diese Listen mit den Stammdaten der Mitarbeiter verknüpfen. Dann können Sie hier die Liste auswählen, die Sie filtern wollen. Gültig ab / Gültig bis fest. : Hier legen Sie den Zeitraum für die gewählte Aufgabe Bei langfristigen Ereignissen wie Jubiläen ist i.d.r. keine Eingabe erforderlich. Bei Ereignissen mit kürzeren Intervallen reicht i.d.r. ein Anfangsdatum. Bedenken Sie, je älter das Datum je mehr Ereignisse aus der Vergangenheit werden angezeigt. Ist das Ereignis zeitlich begrenzt können Sie ein Enddatum eintragen. Erinnerungsübersicht aufrufen Es gibt drei Möglichkeiten sich die Erinnerungsübersicht anzeigen zu lassen. 1. Starten Sie über das Menü Auswertungen Termine Erinnerungen die Erinnerungsübersicht. copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~ 5

6 2. Klicken Sie auf die -Erinnerungen in der Bildleiste des Hauptmenüs. 3. Lassen Sie sich beim Programmstart die Erinnerungen anzeigen, indem Sie folgende Einstellung vornehmen. System/ Optionen/ Lokale Einstellungen/ Feld-Startoptionen/ aus der Dropdown-Liste Offene Erinnerungen auswählen. In der Erinnerungsübersicht werden alle offenen Aufgaben/Termine aufgelistet. Je nach zugeordneter Regelwerk-Erinnerung in der angelegten Aufgabe - dem angelegten Termin, werden sowohl alle zukünftigen als auch alle vergangenen Ereignisse angezeigt. Sie können Aufgaben/Termine in der Ansicht nach Task-Typen filtern, bearbeiten oder abgelaufene aus der Liste entfernen. Erinnerungsübersicht Hier können Sie die Aufgaben/Termine nach Dringlichkeit anzeigen lassen. Durch Deaktivierung der Häkchen, werden die Erinnerungen ausgeblendet. : Hier können Sie die Aufgabe/den Termin bearbeiten, wenn Sie z.b. eine Aufgabe/einen Termin verschieben müssen und Sie haben die Möglichkeit einen Kommentar zu hinterlegen, der in folgenden Ansichten angezeigt wird. Auswertung Termin (Auswertung Termine) & Ansicht Mitarbeiter Termine (Stammdaten Mitarbeiter) : Mit dieser Schaltfläche markieren Sie die Aufgabe/den Termin als erledigt, die dann ausgeblendet werden. : Hier werden alle angezeigten Aufgaben/Termine bestätigt und somit ausgeblendet. 6 copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~

7 Erinnerungsübersicht : Mit dieser Schaltfläche wird Ihnen ein sehr flexibler Filter zu Verfügung gestellt. Mit Aktivierung der Funktion Beweglicher Zeitraum werden Ihnen z.b. immer nur 3 Monate vor und 6 Monate nach Termin die Aufgaben/Termine angezeigt. Im Dropdown-Menü können Sie die Optionen Tag, Woche, Monat, Quartal, Halbjahr & Jahr auswählen. Im Dropdown-Menü Task-Typ, können Sie die Ereignisse nach den hinterlegten Typen filtern, z.b. nur Jubiläen anzeigen. Mit der Auswahl, haben Sie die Möglichkeit nach Stationen/Bereiche oder nach bestimmten Mitarbeitern zu filtern. Auswertung Termine aufrufen In der Übersicht Auswertung Termine werden alle Aufgaben/Termine von allen Mitarbeitern für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Sie können Aufgaben/Termine in der Ansicht filtern nach Task-Typen, ändern oder auch löschen. Übersicht Auswertung Termine copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~ 7

8 : Hier gelangen Sie zur Filterfunktion wie unter Erinnerungsübersicht schon detailliert beschrieben (siehe Seite 7 oben). Der Filter wurde um eine Funktion erweitert. Sie können sich die Termine der gelöschten Aufgaben anzeigen lassen. Mit den n & können Sie das markierte Ereignis ändern oder löschen. Mit den n & können Sie sich den Ausdruck in einer Vorschau anzeigen lassen oder ausdrucken. Übersicht Mitarbeiter Termine aufrufen Starten Sie über das Menü Stammdaten Mitarbeiter Mitarbeiter Termine die Mitarbeiter Termine. Jeder Mitarbeiter sieht nur seine Termine. Übersicht Mitarbeiter Termine aufrufen 8 copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~

9 Übersicht Mitarbeiter Termine aufrufen : Hier können Sie eine spezielle Mitarbeiteraufgabe/einen speziellen Mitarbeitertermin manuell anlegen, z.b. wenn Sie an eine Befristung erinnert werden möchten. Mit den n & können Sie das markierte Ereignis ändern oder löschen. Ereignis. : Mit dieser Schaltfläche erzeugen & speichern Sie das neu angelegte Achtung: Wenn Sie einen Mitarbeiter neu anlegen, müssen Sie einmal auf die Schaltfläche Erzeugen klicken, damit das System prüft, welche der angelegten Aufgaben/Termine auf den Mitarbeiter zutreffen. Erst dann wird der Mitarbeiter in den anderen Übersichten aufgeführt. : Hier gelangen Sie zur Filterfunktion wie unter Erinnerungsübersicht schon detailliert beschrieben (siehe Seite 7 oben). Auch hier steht Ihnen die Funktion Termine der gelöschten Aufgaben anzeigen zur Verfügung. Im Dropdown-Menü Task-Typ, können Sie die Ereignisse nach den hinterlegten Typen filtern, z.b. nur Jubiläen anzeigen. Mit der können Sie einstellen, ob die Aufgaben/Termine fortlaufend oder pro Seite für jeden Mitarbeiter ausgedruckt werden. Mit den n & können Sie sich den Ausdruck in einer Vorschau anzeigen lassen oder ausdrucken. Mitarbeiter Termine im Dienstplan markieren Die Erinnerungen können im Dienstplan farblich markiert werden, so dass an dem Tag der Hintergrund farbig erscheint. Unter Syst./ Optionen/ Markierungen im Dienstplan/ Markierung für Termin, können Sie diese Funktion einstellen. Die Markierungen werden nur bei neu erzeugten Plänen angezeigt. copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~ 9

10 Mitarbeiter Zugriffsrechte zuordnen In der Anwenderverwaltung können Sie den Mitarbeiten Zugriffsrechte für die Terminfunktion zuweisen. Starten Sie über das Menü System Anwender die Anwenderverwaltung. Im Register Anwender/Profile ist die Liste aller Anwender und Profile sichtbar. Über ein Listenfeld (oben links) können Sie zwischen den Ansichten wechseln. Alle (Anwender und Profile), Anwenderliste (nur Anwender) und Profile (nur Profile) Hat der Anwender kein Profil, dann markieren Sie den Namen des Anwenders Hat der Anwender ein Profil, dann markieren Sie das Profil des Anwenders und wechseln in das Register - Zugriffsrechte. In dem Hauptbereich GeoCon Dienstplan können Sie unter Mitarbeiter Termine die Zugriffsrechte in folgenden Unterbereichen zuordnen. Zugriff Aufgaben Zugriff Termine Zugriff Erinnerungen Zugriff auf Aufgaben anderer Anwender Folgende Einstellungen sind je nach Auswahl möglich: Kein Zugriff der Anwender hat keinen Zugriff auf die Daten oder Programmfunktion Lesezugriff der Anwender kann die Daten aufrufen, jedoch keine Änderungen durchführen. Lesen, Schreiben der Anwender kann die Daten aufrufen, ändern und neue Datensätze (z.b. neue Mitarbeiter) hinzufügen, aber keine vorhandenen Datensätze löschen. Lesen, Schreiben, Löschen der Anwender hat alle Zugriffsrechte. Nachdem Sie Ihre Einstellungen vorgenommen haben, speichern Sie diese mit der Speichern und schließen die Ansicht mit der OK Stand: 20. Oktober copyright 2011 ~ GeoCon Software GmbH ~ Rudower Chaussee 29 ~ Berlin ~

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