FileMaker Pro 11. Lehrgang

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1 FileMaker Pro 11 Lehrgang

2 FileMaker, Inc. Alle Rechte vorbehalten. FileMaker, Inc Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054, USA FileMaker ist eine Marke von FileMaker, Inc., eingetragen in den USA und anderen Ländern. Das Dateiordner-Logo ist eine Marke von FileMaker, Inc. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. Die FileMaker-Dokumentation ist urheberrechtlich geschützt. Sie dürfen diese Dokumentation ohne schriftliche Genehmigung von FileMaker weder vervielfältigen noch verteilen. Diese Dokumentation darf ausschließlich mit einer gültigen, lizenzierten Kopie der FileMaker-Software verwendet werden. Alle in den Beispielen erwähnten Personen, Firmen, -Adressen und URLs sind rein fiktiv und jegliche Ähnlichkeit mit bestehenden Personen, Firmen, -Adressen und URLs ist rein zufällig. Die Danksagungen und Urheberrechtshinweise finden Sie im entsprechenden Dokument, das mit der Software geliefert wurde. Die Erwähnung von Produkten und URLs Dritter dient nur zur Information und stellt keine Empfehlung dar. FileMaker, Inc. übernimmt keine Verantwortung für die Leistung dieser Produkte. Weitere Informationen finden Sie auf unserer Website unter Edition: 01

3 Inhalt Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen Einleitung 9 Speicherort der Beispieldatei 10 Datenbankkonzepte 10 Was ist eine Datenbank? 10 Wozu werden Datenbanken verwendet? 10 Wie ist eine Datenbank aufgebaut? 10 Wie werden Felddaten angezeigt? 11 FileMaker Pro-Grundlagen 11 Erläuterung der FileMaker Pro-Modi 11 Weitere Informationen 12 Lektion 2 Blättern in Daten Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen 13 Unterschiedliche Darstellung von Daten 14 Anzeigen eines anderen Layouts 15 Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen 17 Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste 18 Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste 18 Anpassung der Statussymbolleiste 18 Sichern einer Kopie der Beispieldatei 19 Weitere Informationen 19 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank 21 Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld 22 Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern 23 Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen 24 Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen 24 Gezieltes Suchen 25 Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung 26 Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche 27 Sortieren der Ergebnismenge 27 Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht 28 Weitere Informationen 29

4 4 FileMaker Pro Lehrgang Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen Erstellen einer einfachen Datenbank 31 Erläuterung von Feldern 31 Erstellen einer Datenbank 31 Eingeben von Daten in die Datenbank 33 Erstellen des ersten Datensatzes 33 Erstellen eines weiteren Datensatzes 33 Kopieren von Daten durch Drag & Drop 33 Ändern von Daten in einem Datensatz 34 Eingeben von Daten in der Formularansicht 34 Datensatz löschen 34 Datei in ein Medienfeld einfügen 35 Weitere Informationen 35 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Erläuterung von Layouts und Tabellen 37 Allgemeine Hinweise 37 Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds 38 Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 38 Verschieben eines Felds 39 Hinzufügen eines Feldes 40 Hinzufügen eines Registerfelds 42 Anzeigen einer Zahl als Währung 43 Hinzufügen von Farbe zu einem Registerfeld 44 Ändern von Textgröße und -farbe 44 Hinzufügen einer Grafik in das Layout 45 Weitere Informationen 45 Lektion 6 Erstellen von Listen, Adressetiketten und Serienbriefen Erstellen einer Liste mit Spalten 47 Erstellen von Adressetiketten 48 Erläuterung von Etikettenlayouts 48 Erstellen eines Etikettenlayouts 48 Erstellen eines Serienbriefs 50 Serienbrieflayouts 50 Erstellen eines einseitigen, leeren Layouts 50 Einfügen des Firmennamens in den Brief 52 Einfügen des Briefschlusses 52 Weitere Informationen 53

5 Inhalt 5 Lektion 7 Vereinfachen der Dateneingabe Eingeben von Daten mit Wertelisten 55 Definieren einer Werteliste 55 Zuweisen einer Werteliste zu einem Feld und Anzeigen der Liste als Optionsfeld 56 Erzeugen von Werten mit einem Formelfeld 57 Erstellen eines Formelfelds 57 Überprüfen der Formel 59 Automatisches Eingeben einer fortlaufenden Nummer 59 Erstellen eines Felds für fortlaufende Nummern 59 Weitere Informationen 60 Lektion 8 Automatisieren von Aufgaben mit Tasten und Scripts Ausführen einer Aufgabe mit einer Taste 61 Erstellen der Taste 61 Durchführen einer Reihe von Aufgaben mit einem Script 62 Erläuterung von Scripts 62 Erstellen eines Scripts zur Anzeige des Etikettenlayouts in der Seitenansicht 62 Zuweisen einer Taste zu einem Script 63 Umbenennen der Taste 63 Überprüfen der Taste 64 Weitere Informationen 64 Lektion 9 Erstellen und Ausführen von Berichten Statistikberichte 65 Erstellen dynamischer Berichte in der Tabellenansicht 65 Anzeigen von Daten in der Tabellenansicht 65 Im Bericht nicht benötigte Daten ausblenden 66 Gruppieren und Sortieren von Daten und Definieren eines Statistikfelds 66 Beschriften und Formatieren gruppierter Daten 67 Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit gruppierten Daten 68 Layouts für Zwischenergebnisberichte 69 Erstellen eines Zwischenergebnisberichts 69 Verwenden eines Assistenten für die Erstellung eines Berichts mit gruppierten Daten und Summen 72 Erstellen eines Zwischenergebnisberichts mit Summen 73 Speichern und Senden eines Berichts als PDF-Datei 76 Weitere Informationen 77

6 6 FileMaker Pro Lehrgang Lektion 10 Daten in Diagrammen Erstellen eines Liniendiagramms 79 Erstellen einer einfachen Datenbank 79 Der Tabelle Monatliche Börsenkurse Textfelder hinzufügen 79 Der Datenbank Datensätze hinzufügen 79 Erstellen eines Liniendiagramms 80 Das Diagrammformat zu "Linienzug" ändern 81 Das Diagramm im Blätternmodus anzeigen 81 Weitere Informationen 81 Lektion 11 Erstellen relationaler Datenbanken Anzeigen eines Bezugsdatensatzes in einer Datei 83 Definieren einer Beziehung zu einer anderen Datei 83 Anzeigen von Daten aus einem Bezugsdatensatz 84 Anzeigen einer Liste von Bezugsdatensätzen 85 Erstellen eines Ausschnitts zum Anzeigen übereinstimmender Datensätze 85 Hinzufügen der Felder und Formatieren des Ausschnitts 86 Weitere Informationen 87 Lektion 12 Gemeinsame Benutzung und Austausch von Daten Gemeinsame Nutzung von Daten 89 Aktivieren von FileMaker-Netzwerk-Sharing 89 Öffnen einer Remote-Datei 91 Erläuterungen zum Datenaustausch 92 Speichern und Senden von Daten 92 Unterstützte Dateiformate für Import und Export 93 Über das Importieren von Daten 93 Importieren von Daten in die Beispieldatei 93 Weitere Informationen 94 Lektion 13 Datenschutz in FileMaker Pro Erstellen eines Kontos und Passworts 95 Über Konten 95 Erstellen einer Berechtigung 97 Über Berechtigungen 97 Erstellen einer eigenen Berechtigung 97 Weitere Informationen 98

7 Inhalt 7 Lektion 14 Sichern Ihrer Datenbanken Sichern Ihrer Datenbank 99 Zeitpunkt der Sicherung 99 Weitere Informationen 100

8 8 FileMaker Pro Lehrgang

9 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen Willkommen zum FileMaker Pro Lehrgang. Hier erfahren Sie, wie Sie mit FileMaker Pro Informationen verwalten können. Dieser Lehrgang erläutert, wie Sie mit FileMaker Pro folgende Vorgänge durchführen können: 1 Suchen und Sortieren von Informationen 1 Erstellen und Eingeben von Datensätzen in eine einfache Datenbank 1 Erstellen von Adressetiketten 1 Erstellen von Formeln, Tasten und Scripts 1 Erstellen und Ausführen von Berichten 1 Grafische Anzeige von Daten in einem Diagramm 1 Anlegen von Beziehungen zwischen FileMaker Pro-Datenbanktabellen 1 Gemeinsame Nutzung von Dateien mit anderen Benutzern in Ihrem Netzwerk oder über das Internet 1 Schützen von Informationen in Ihrer Datenbank durch die Vergabe von Benutzerkonten und Berechtigungen sowie das Sichern Ihrer Datenbanken Dieser Lehrgang dauert ca. fünf Stunden und kann in einer oder mehreren kürzeren Sitzungen durchgeführt werden. Einleitung In diesem Lehrgang werden die Funktionen von FileMaker Pro anhand der Mitgliederdatenbank der fiktiven Reisegesellschaft Organisationsreisen-Club erläutert. Geschäftsreisende, die Mitglied dieser Gesellschaft sind, sparen Reisekosten. Die Ausgaben der Organisationsreisen-Club werden durch einen jährlichen Mitgliedsbeitrag verrechnet. Mithilfe von FileMaker Pro werden Name, Adresse und Mitgliedsstatus der einzelnen Mitglieder erfasst sowie Etiketten und Serienbriefe erstellt, um die Mitglieder zu kontaktieren. Sie müssen die Lektionen nacheinander durcharbeiten, da die nachfolgenden Lektionen auf dem Wissen aus vorangehenden Lektionen aufbauen. Die Beispieldatei, an der Sie arbeiten, wird in den Lektionen weiter aufgebaut. In diesem Lehrgang wird vorausgesetzt, dass Sie mit dem Betriebssystem Ihres Computers vertraut sind. Das Öffnen von Dateien und die Suche nach Ordnern sowie weitere Aktivitäten, die gewisse Kenntnisse des verwendeten Betriebssystems erfordern, sind wesentlicher Bestandteil für die erfolgreiche Durchführung dieses Lehrgangs. Das Arbeiten mit FileMaker Pro ist die effektivste Möglichkeit, den Umgang mit der Anwendung zu erlernen. Daher enthält jede Lektion praxisnahe Aktivitäten, die Sie Schritt für Schritt durch Menüs, Bildschirme und Vorgänge führen.

10 10 FileMaker Pro Lehrgang Die in diesem Lehrgang enthaltene Datei soll die Funktionen von FileMaker Pro veranschaulichen und eignet sich möglicherweise nicht als Vorlage für zukünftige Entwicklungen. Hinweis Bei einigen Prozeduren wird ein Kontextmenü verwendet. Um ein Kontextmenü anzuzeigen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Objekt oder in einen Bereich, um eine Liste mit Befehlen zu sehen. Wenn die Maus Ihres Mac-Computers nicht über mehrere Tasten verfügt, halten Sie die Control- Taste gedrückt, während Sie klicken, um das Kontextmenü anzuzeigen. (Auf dem Mac können Sie Ihre Mauskonfiguration in den Systemeinstellungen ändern.) Um uns Ihr Feedback zu diesem Handbuch zu geben, siehe documentation_feedback.html. Speicherort der Beispieldatei Die Beispieldatei enthält Daten des Organisationsreisen-Clubs. In ihr können Sie die Anlage von Datenbankelementen üben, die in den einzelnen Lektionen beschrieben werden. Wenn Sie wieder von vorne beginnen müssen, ersetzen Sie die vorhandene Beispieldatei durch eine neue Kopie. Wenn die Beispieldatei installiert wurde, befindet sie sich in: FileMaker Pro 11/Deutsch Extras/Lehrgang oder FileMaker Pro 11 Advanced/Deutsch Extras/Lehrgang Sie können die Beispieldatei auch von der FileMaker-Website herunterladen: Datenbankkonzepte Was ist eine Datenbank? In einer Datenbank werden Informationen organisiert und analysiert. Wahrscheinlich haben Sie in letzter Zeit sogar mit Datenbanken gearbeitet, ohne es bemerkt zu haben. Hinter einem Terminkalender, einer Teileliste und sogar Ihrem persönlichen Adressbuch verbergen sich Datenbanken. Wozu werden Datenbanken verwendet? Das Speichern von Informationen in einer Datenbankdatei bietet viele Vorteile. In einer Datenbank werden Informationen nicht nur abgelegt, sondern können auch auf verschiedenste Weise organisiert und analysiert werden. Mit einer Datenbank können Sie beispielsweise Informationen für Berichte gruppieren, Informationen für Adressetiketten sortieren, Ihr Inventar erfassen oder eine bestimmte Rechnung schnell suchen. Computergestützte Datenbanken bieten außerdem zusätzliche Vorteile gegenüber der traditionellen Datenverwaltung: Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit, Präzision und die Möglichkeit, sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Wie ist eine Datenbank aufgebaut? Eine Datenbankdatei enthält eine oder mehrere Tabellen. Tabellen speichern Datensätze. Ein Datensatz besteht aus einer Reihe von Feldern.

11 Lektion 1 FileMaker Pro-Grundlagen 11 Angenommen, Ihr Adressbuch ist eine FileMaker Pro-Datenbankdatei. Jeder Eintrag im Adressbuch entspricht einem Datensatz in einer Adressbuch-Tabelle. Jeder Datensatz enthält Informationen wie Name, Adresse, Ort usw. Jeder Teil dieser Informationen Name, Adresse und Ort wird in einem eigenen Feld gespeichert. Wie werden Felddaten angezeigt? FileMaker Pro zeigt Felder in Layouts an. Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Stellen Sie sich vor, dass Ihre Datenbank zusätzlich zur Tabelle Adressbuch eine Tabelle Aufgaben enthält. Ein Layout basierend auf der Tabelle Adressbuch zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle Adressbuch an. Ein Layout basierend auf der Tabelle Aufgaben zeigt Felder und Datensätze aus der Tabelle Aufgaben an. FileMaker Pro-Grundlagen FileMaker Pro ist eine plattformübergreifende Anwendung. Dateien, die auf einem Mac erstellt werden, können in FileMaker Pro auf einem Computer unter Windows und umgekehrt geöffnet werden. Im Gegensatz zu Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen speichert FileMaker Pro Ihre Arbeit automatisch. Sie sollten daher jeden Schritt sorgfältig abwägen, wenn Sie umfassende Änderungen an Dateien vornehmen, insbesondere beim Löschen von Datensätzen. Einmal gelöscht Datensätze werden unwiderruflich aus der Datenbank entfernt. Wie später in Lektion 14 gezeigt wird, sollten Sie regelmäßig Sicherungskopien Ihrer Dateien erstellen. Sollten Dateien verloren gehen oder beschädigt werden oder Datensätze versehentlich gelöscht werden, können Ihnen Sicherungskopien viele Stunden unnötiger Arbeit ersparen. Erläuterung der FileMaker Pro-Modi In FileMaker Pro können Sie in einem von vier Modi arbeiten: 1 Im Blätternmodus geben Sie Daten ein und zeigen Datensätze an. 1 Im Suchenmodus suchen Sie nach Datensätzen oder Gruppen von Datensätzen. 1 Im Layoutmodus geben Sie an, wie Daten auf dem Bildschirm oder beim Drucken angezeigt werden. 1 Im Seitenansichtsmodus werden Ihre Seiten so angezeigt, wie sie gedruckt werden. Wenn eine Datenbank geöffnet ist, können Sie von einem Modus in den anderen wechseln, indem Sie entweder das Menü Ansicht, die Schaltflächen in der Statussymbolleiste und der Layoutleiste oder das Modus- Einblendmenü unten im Programmfenster verwenden.

12 12 FileMaker Pro Lehrgang Verwenden Sie die Schaltflächen in der Statussymbolleiste und der Layoutleiste, um die Modi zu wechseln. Verwenden Sie das Modus-Einblendmenü, um Modi umzuschalten. Weitere Informationen Weitere Informationen über die Grundlagen von FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 1 und 2 des FileMaker Pro Benutzerhandbuchs. Umfassende Informationen zu Vorgehensweisen und Konzepten finden Sie auch in der FileMaker Pro Hilfe. Wählen Sie für den Zugriff auf die FileMaker Pro Hilfe Hilfe > FileMaker Pro Hilfe. Um auf das FileMaker Ressourcencenter im Web zuzugreifen, wählen Sie Hilfe > Ressourcencenter.

13 Lektion 2 Blättern in Daten Im Blätternmodus können Sie Daten anzeigen, eingeben oder ändern. Dies ist die einfachste Art, in Ihrer Datenbank zu arbeiten. Diese Lektion beinhaltet: 1 Öffnen einer Datenbank, die bereits Daten enthält 1 Wechseln zwischen Datensätzen 1 Anzeigen von Daten mit verschiedenen Layouts 1 Unterschiede zwischen Formularansicht, Listenansicht und Tabellenansicht 1 Übersicht der Statussymbolleiste 1 Speichern einer Kopie der Datenbank Öffnen einer Datenbank und Wechseln zwischen Datensätzen So öffnen Sie die Beispieldatenbank: 1. Öffnen Sie den Ordner Lehrgang auf Ihrer Festplatte. Den Speicherort des Lehrgangsordners finden Sie unter Kapitel 1, Speicherort der Beispieldatei. 2. Öffnen Sie die Datei Beispiel.fp7. 3. Hinweis: 1 Die Datenbank befindet sich im Blätternmodus. FileMaker Pro öffnet eine Datenbank standardmäßig im Blätternmodus. 1 Die Statussymbolleiste zeigt an, dass es 29 Datensätze in der Beispieldatenbank gibt. Der erste Datensatz wird angezeigt.

14 14 FileMaker Pro Lehrgang Aktuell angezeigter Datensatz Anzahl der Datensätze insgesamt Buchsymbol, Schieber Das Modus-Einblendmenü zeigt den aktuellen Modus an. 4. Klicken Sie auf die rechte Seite des Buchsymbols, um vorwärts zu blättern, und auf die linke Seite, um rückwärts zu blättern (jeweils um einen Datensatz). 5. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach vorne, indem Sie den Schieberegler nach rechts ziehen. Wechseln Sie mehrere Datensätze nach hinten, indem Sie den Schieberegler nach links ziehen. Sie können auch auf die Nummer des aktuellen Datensatzes klicken, die gewünschte Datensatznummer eingeben und dann die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS) drücken, um zu einem bestimmten Datensatz in der Datenbank zu wechseln. Tipp Das Menü Datensätze enthält auch Befehle für das Bewegen zwischen Datensätzen. Wählen Sie Datensätze > Gehe zu Datensatz und wählen Sie Nächste(r/s), Vorherige(r/s) oder Gehe zu. Unterschiedliche Darstellung von Daten Obwohl Sie Daten nur einmal in FileMaker Pro eingeben, können Sie sie auf vielfältige Weise verwenden. Mit Layouts können Sie einige oder alle Ihrer Felder anzeigen lassen. Da es nicht notwendig ist, in jedem Layout alle Felder anzeigen zu lassen, stellen Layouts ein leistungsstarkes Werkzeug dar. Mit ihrer Hilfe haben Sie die Möglichkeit, nur mit den für eine bestimmte Aufgabe benötigten Daten zu arbeiten bzw. diese auszudrucken.

15 Lektion 2 Blättern in Daten 15 Steffen Williams Trautweinstr München Liebe Sophie, Telefonliste Anita Anders Michael Braun Andre Common Marie Durand Jean Durand Wilhelm John Johann Leer Patrick Murr Le Nguyen Kentaro Ogawa Maria Schmid Johann Schmid Sophie Tang Jakob Henning Bettina Wilhelm wir freuen uns, dass Sie die Reise bei uns gebucht haben. Wir wissen dies zu schätzen und werden Ihnen gern zu Diensten sein. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns einfach an wir stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen John Lee Die gleichen Daten lassen sich mithilfe mehrerer Layouts unterschiedlich anordnen. Anzeigen eines anderen Layouts Um einige Layoutversionen anzuzeigen, verwenden Sie die gerade geöffnete Datei. 1. Klicken Sie auf das Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste. Es erscheint eine Liste mit den für diese Datei verfügbaren Layouts. Layout Einblendmenü 2. Beachten Sie das Häkchen neben dem Dateneingabe-Layout, Ihrem aktuellen Layout. Das Dateneingabe-Layout zeigt alle Felder der Tabelle Mitglieder.

16 16 FileMaker Pro Lehrgang Felder 3. Wählen Sie im Layout-Einblendmenü das Layout Vereinsliste. Dieses Layout zeigt jeden Datensatz als eine Zeile in einer Liste mit Spalten an. Beachten Sie, dass das Layout Vereinsliste nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout enthält, obwohl keine Daten aus der Datenbank entfernt wurden. Da sich in diesem Layout jedoch weniger Felder befinden, werden einige Daten lediglich nicht angezeigt. Es wurden jedoch keine Daten aus der Datenbank entfernt. Das Layout Vereinsliste zeigt nur vier der Felder aus dem Dateneingabe-Layout an. 4. Kehren Sie nun über das Layout-Einblendmenü zum Dateneingabe-Layout zurück Sämtliche Daten sind noch vorhanden.

17 Lektion 2 Blättern in Daten 17 Anzeigen von Layouts als Formulare, Listen und Tabellen Sie können Ihre Layouts auf drei verschiedene Arten anzeigen: als Formular, Liste oder Tabelle. 1 In der Formularansicht zeigt Ihr aktuelles Layout jeweils einen Datensatz an. 1 In der Listenansicht wird Ihr aktuelles Layout als Liste dargestellt, in der die Datensätze aufeinander folgend angezeigt werden. 1 In der Tabellenansicht werden mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt. Im Allgemeinen kann bei Layouts zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht gewechselt werden, während sich die Datenbank im Blätternmodus befindet. Formularansicht Listenansicht Tabellenansicht Das Layout Vereinsliste als Formular, als Liste und schließlich als Tabelle Wechseln Sie in einem Layout zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht, um die Unterschiede zu verdeutlichen. 1. Wechseln Sie in der Beispieldatei zum Layout Vereinsliste. Daraufhin werden mehrere Datensätze in Form einer Liste angezeigt. 2. Klicken Sie auf Formularansicht. in der Layoutleiste. Es wird ein einzelner Datensatz im gleichen Layout angezeigt. Lediglich die Ansichtsoption wurde geändert.

18 18 FileMaker Pro Lehrgang 3. Klicken Sie auf Tabellenansicht in der Layoutleiste. Mit der Funktion Als Tabelle anzeigen können mehrere Datensätze gleichzeitig in einem Raster angezeigt werden. 4. Klicken Sie auf Listenansicht in der Layoutleiste, um in die Listenansicht zurückzukehren. Übersicht der Statussymbolleiste und der Layoutleiste Über die Statussymbolleiste oben im FileMaker Pro-Fenster haben Sie schnellen Zugriff auf FileMaker Pro- Menübefehle, die Sie häufig verwenden. Die Standardschaltflächen in der Symbolleiste variieren je nach aktuellem Modus. Sie können Schaltflächen in jedem Modus hinzufügen und entfernen, um die Statussymbolleiste anzupassen. Die Layoutleiste unter der Statussymbolleiste hilft Ihnen, schnell zwischen Layouts und Ansichten umzuschalten. Andere Steuerelemente der Layoutleiste variieren je nach aktuellem Modus. Statussymbolleiste Layoutleiste Statussymbolleiste und Layoutleiste im Blätternmodus Funktion der Schaltflächen der Statussymbolleiste 1 Bewegen Sie den Mauszeiger über die Schaltflächen der Statussymbolleiste. Für jede Schaltfläche wird eine QuickInfo angezeigt, die ihre Verwendung beschreibt. Anpassung der Statussymbolleiste Sie können die Statussymbolleiste unverändert einsetzen oder Schaltflächen hinzufügen und entfernen. So fügen Sie der Statussymbolleiste eine Schaltfläche hinzu: 1. Wählen Sie Ansicht > Statussymbolleiste anpassen. 2. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Wählen Sie im Dialogfeld das Register Befehle. 1 Mac OS: Fahren Sie mit Schritt 3 fort. 3. Ziehen Sie Drucken aus der Befehleliste (Windows) bzw. dem Dialogfeld (Mac OS) in die Statussymbolleiste. So entfernen Sie eine Schaltfläche aus der Statussymbolleiste: 1 Ziehen Sie die Schaltfläche Sortieren aus der Statussymbolleiste in das Dialogfeld.

19 Lektion 2 Blättern in Daten 19 Um die Symbolleiste auf ihre Standardschaltflächen zurückzusetzen: 1. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Wählen Sie im Register die Option Symbolleisten die Option Statussymbolleiste, klicken Sie auf Zurücksetzen und dann auf OK. 1 Mac OS: Ziehen Sie das Standard-Schaltflächenset aus dem Dialogfeld in die Statussymbolleiste. Die Schaltfläche Drucken wird entfernt und die Schaltfläche Sortieren wiederhergestellt. 2. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Schließen (Windows) oder Fertig stellen (Mac OS) im Dialogfeld. Sichern einer Kopie der Beispieldatei In den nächsten Lektionen werden Sie eine Kopie der Beispieldatei verwenden. So sichern Sie eine Kopie der Beispieldatei: 1. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Kopie speichern unter. 2. Wählen Sie den Lehrgangsordner als den Speicherort für die Kopie. Beispiel Kopie.fp7 wird automatisch als Dateiname angegeben. 3. Klicken Sie auf Speichern. 4. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Originalbeispieldatei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine Datenbank geöffnet, Datensätze durchblättert, zwischen Layouts gewechselt, den Unterschied zwischen Formular-, Listen- und Tabellenansicht kennen gelernt und sich eine Übersicht über Statussymbolleiste und Layoutleiste verschafft. Zudem haben Sie eine Kopie einer Datenbank erstellt, die Daten enthält. Weitere Informationen zum Blättern in FileMaker Pro-Daten finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

20 20 FileMaker Pro Lehrgang

21 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Ihre Datenbank ist eine Ansammlung von Datensätzen. Manchmal arbeiten Sie mit allen Datensätzen der Datenbank, beispielsweise um einen Jahreskatalog an jeden Kunden mit einem Datensatz in der Datenbank zu versenden. Häufig arbeiten Sie jedoch mit einer Untermenge Ihrer Datenbank, z. B. Personen in einem bestimmten Ort oder Datensätze in einem bestimmten Datenbereich. Dieser Vorgang, bei dem nach Datensätzen gesucht wird, die bestimmte Kriterien erfüllen, heißt bei FileMaker Pro Datensätze suchen. Wenn Sie die Datensätze gefunden haben, mit denen Sie arbeiten möchten, können Sie ihre Reihenfolge ändern, indem Sie sie sortieren. Datensätze können in auf- oder absteigender Reihenfolge sortiert werden. Diese Lektion beinhaltet: 1 Verwenden des Blätternmodus für die Suchen von Datensätzen mit: 1 übereinstimmenden Daten in einem beliebigen Feld mithilfe der Schnellsuche 1 übereinstimmenden Daten in einem einzelnen Feld 1 Verwenden des Suchenmodus für folgende Aktivitäten: 1 Suchen von Datensätzen mit übereinstimmenden Daten in mehreren bestimmten Feldern 1 Suchen von Datensätzen, die mit einem Datenbereich übereinstimmen 1 Gezieltes Suchen durch Ausschluss von Datensätzen 1 Speichern und Ändern einer Suchabfrage und Verwendung der neuen Abfrage, um verschiedene Datensätze zu finden 1 Sortieren von Datensätzen in aufsteigender Reihenfolge (A bis Z) und Hinzufügen eines neuen Datensatzes in sortierter Reihenfolge Hinweis Stellen Sie sicher, dass Sie vor Beginn dieser Lektion über die Datei Beispiel Kopie.fp7 verfügen. In Lektion 2 finden Sie Informationen für den Zugriff auf den Lehrgangsordner und das Erstellen einer Kopie von Beispiel.fp7. Verwenden der Schnellsuche zum Durchsuchen einer Datenbank Die Schnellsuche ist eine einfache Möglichkeit, um alle Felder im aktuellen Layout zu durchsuchen. Suchen Sie in der Mitgliederdatenbank nach allen Datensätzen für Mitglieder mit dem Namen John, die in Großbritannien leben. 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7 im Lehrgangsordner. 2. Beachten Sie, dass sich die Datenbank im Blätternmodus befindet und dass Dateneingabe das aktive Layout ist. Mit der Schnellsuche können Sie nach gleichem Text suchen, der sich in unterschiedlichen Feldern in einer Datenbank befindet. 3. Geben Sie John Großbritannien in das Suchtextfeld der Schnellsuche in der oberen rechten Ecke der Statussymbolleiste ein.

22 22 FileMaker Pro Lehrgang Geben Sie hier den Text ein, nach dem gesucht werden soll. 4. Drücken Sie die Eingabetaste (Windows) bzw. den Zeilenschalter (Mac OS). Das Ergebnis unserer Schnellsuche ist die Ergebnismenge. Das Kreisdiagramm in der Statussymbolleiste zeigt die Ergebnismenge als Teil aller Datensätze in der Datenbank an. Kreisdiagramm Anzahl der Datensätze in der Ergebnismenge Anzahl der Datensätze in der Datenbank 5. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um die zwei Datensätze in der Ergebnismenge anzuzeigen. Bei Ihrer Schnellsuche wurden Datensätze für John Lee (Feld Vorname ) aus Johns Circle (Feld Privatadresse 1 ) in Großbritannien (Feld Land ) und William Johnson (Feld Nachname ) aus Großbritannien (Feld Land ) gefunden, nicht jedoch John Smith, dessen Datensatz den Text Großbritannien in keinem Feld enthält. Diese Art der Suche wird häufig als UND-Suche bezeichnet, da Datensätze die Wörter John und Großbritannien enthalten müssen. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in einem Feld Sie können ein Kontextmenü verwenden, um nach übereinstimmenden Daten in einem bestimmten Feld zu suchen. Suchen Sie nun nach allen Mitgliedern, die in New York City leben. 1. Klicken Sie auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste, um alle Datensätze in der Ergebnismenge wiederherzustellen. Das Kreisdiagramm zeigt erneut, dass die Ergebnismenge 29 Datensätze enthält. Hinweis Es ist nicht notwendig, vor Beginn einer weiteren Suche die Option Alle zeigen auszuwählen, da FileMaker Pro Datensätze immer in der gesamten Datenbank sucht. 2. Ziehen Sie den Schieberegler nach links, um den ersten Datensatz in der Datenbank anzuzeigen (Mary Smith aus den USA). 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Windows) auf das Feld Ort bzw. Ctrl-klicken Sie (Mac OS) darauf. 4. Wählen Sie Übereinstimmende Datensätze suchen aus dem Kontextmenü.

23 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen 23 Wählen Sie diesen Eintrag aus dem Kontextmenü. Ihre Suchabfrage gibt Datensätze der vier Mitglieder zurück, die in New York wohnen. Das Kreisdiagramm zeigt, dass die Ergebnismenge nun vier Datensätze enthält. Anzahl der Datensätze in dieser Ergebnismenge 5. Klicken Sie auf das Buchsymbol oder den Schieberegler, um jeden der vier gefundenen Datensätze anzuzeigen. Suchen von Datensätzen nach Kriterien in mehreren bestimmten Feldern Sie können auch nach Datensätzen suchen, die mit mehreren Kriterien übereinstimmen, z. B. Mitglieder, die in den USA leben und gleichzeitig neue Mitglieder sind. Hier erstellen Sie erneut eine UND-Suche. Um im Suchenmodus eine UND-Suche durchzuführen, geben Sie jedes Suchkriterium direkt in das entsprechende Feld ein. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die sowohl in den USA wohnen als auch neue Mitglieder sind: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen. FileMaker Pro wechselt in den Suchenmodus. Im Suchenmodus erstellen Sie eine Suchabfrage unter Verwendung der Felder, die so markiert sind:. Geben Sie die Suchkriterien direkt in die Felder der Abfrage ein. 2. Geben Sie USA in das Feld Land ein. 3. Geben Sie im Feld Art der Mitgliedschaft Neu ein. 4. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suchabfrage gibt zwei gefundene Datensätze für die zwei neuen Mitglieder mit Wohnsitz in den USA zurück.

24 24 FileMaker Pro Lehrgang Suchen von Datensätzen, die mehrere Kriterien in einem Feld erfüllen Manchmal müssen Datensätze gesucht werden, die innerhalb eines Felds mehr als einem Kriterium entsprechen. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise alle Mitglieder gesucht werden sollen, die entweder in New York oder in London leben. Diese Art der Suche wird gewöhnlich als ODER-Suche bezeichnet, da die gefundenen Datensätze einem beliebigen der angegebenen Suchkriterien entsprechen Um in FileMaker Pro eine ODER-Suche durchzuführen, müssen Sie mehrere Suchabfragen verwenden. 1 Geben Sie das erste Suchkriterium in das entsprechende Feld der ersten Suchabfrage ein. 1 Erstellen Sie eine zweite Suchabfrage und geben Sie das zweite Suchkriterium in das gleiche Feld ein. Wenn Sie auf die Schaltfläche Suchen klicken, wird FileMaker Pro alle Datensätze suchen, die einem beliebigen der eingegebenen Suchkriterien entsprechen. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die in New York oder London wohnen: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Suchen. 2. Geben Sie New York in das Feld Ort ein. 3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neue Abfrage. Beachten Sie, dass in der Statussymbolleiste aktuell zwei Abfragen angezeigt werden. Anzahl der Suchabfragen 4. Geben Sie in das Feld Ort der zweiten Abfrage London ein 5. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Ergebnismenge suchen. Ihre Suchabfrage gibt sechs gefundene Datensätze für die sechs Mitglieder zurück, die entweder in New York oder London wohnen. Suchen von Datensätzen, die einem Kriterienbereich in einem Feld entsprechen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die innerhalb eines Felds einem Kriterienbereich entsprechen. Beispielsweise soll nach allen Datensätzen gesucht werden, die in den Zeitraum eines Monats fallen, oder nach allen Rechnungen mit Rechnungsnummern zwischen 500 und Um diese Art von Suche in FileMaker Pro durchzuführen, verwenden Sie in Ihrer Suchabfrage ein spezielles Bereichssymbol, um die unteren und oberen Grenzen Ihres Suchkriteriums festzulegen. So suchen Sie nach allen Mitgliedern, die Ihren Mitgliedsbeitrag zwischen dem und dem gezahlt haben. 1. Klicken Sie auf Suchen.

25 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. Hinweis FileMaker Pro verwendet das in Ihren Systemeinstellungen angegebene Datumsformat, so dass das angezeigte und eingegebene Datum sich von dem in diesem Lehrgang gezeigten Format unterscheiden kann. 3. Klicken Sie in der Layoutleiste auf Operatoren und wählen Sie Bereich aus der Liste. Bereich wählen Tipp Alternativ können Sie jeden Operator aus dem Menü direkt in das Suchfeld eingeben. Ihre Suchabfrage sollte nun im Feld Zahlungsdatum enthalten. 4. Geben Sie unmittelbar nach dem Auslassungszeichen (...) ein. 5. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen oder drücken Sie die Eingabetaste bzw. den Zeilenschalter. Ihre Suchabfrage gibt sechs Datensätze zurück, d. h., sechs Mitglieder haben ihren Beitrag innerhalb der ersten sechs Monate des Jahres 2009 bezahlt. Gezieltes Suchen Vielleicht müssen Sie manchmal nach Datensätzen suchen, die einem bestimmten Kriterium entsprechen und gleichzeitig ein anderes Kriterium ausschließen. (Das ist der Fall, wenn beispielsweise nach allen Datensätzen gesucht wird, die in einem bestimmten Jahr außer in einem bestimmten Monat hinzugefügt wurden, oder bei der Suche nach allen Mitgliedern, die zwar in den USA, aber nicht in der Stadt New York leben.) Diese Art von Suche kann durchgeführt werden, indem man mehrere Suchabfragen kombiniert und bestimmte Datensätze ausschließt. Da FileMaker Pro mehrere Suchabfragen in der Reihenfolge verarbeitet, in der sie erstellt wurden, können auf diese Weise sehr spezifische und abgestufte Suchvorgänge erstellt werden. Beim Ausschluss von Datensätzen in einem Suchvorgang werden die Datensätze nicht aus der Datenbank gelöscht. So finden Sie Datensätze von allen Mitgliedern, die ihre Gebühren 2009 bezahlt haben, wobei diejenigen, die im März gezahlt haben, ausgelassen werden: 1. Klicken Sie auf Suchen.

26 26 FileMaker Pro Lehrgang 2. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum 2009 ein. 3. Klicken Sie auf Neuer Auftrag. Beachten Sie, dass die Symbolstatusleiste anzeigt, dass dies die zweite Suchabfrage in dieser Datenbanksuche ist. 4. Klicken Sie auf Ausschließen in der Layoutleiste, damit FileMaker Pro keine Datensätze in die Ergebnismenge aufnimmt, die den Kriterien dieser zweiten Suchabfrage entsprechen. 5. Geben Sie in das Feld Zahlungsdatum das Datum ein. 6. Klicken Sie auf Operatoren und wählen Sie dann Bereich aus der Liste. 7. Geben Sie nach dem Auslassungszeichen in das Feld Zahlungsdatum ein, um Mitglieder auszuschließen, die im Monat März gezahlt haben. 8. Klicken Sie auf Ergebnismenge suchen. Klicken Sie auf Ausschließen. Ihre Suche ergibt 11 Datensätze für 11 Mitglieder, die ihre Gebühren 2009 bezahlt haben. Die Mitglieder, die im März bezahlt haben, werden nicht berücksichtigt. Speichern einer Suchabfrage zur späteren Verwendung Wenn Sie eine komplexe Suchabfrage erstellen, die Sie wiederholt verwenden möchten, können Sie sie als gespeicherte Suche speichern. Sie können die Suchabfrage dann wieder schnell und einfach aus dem Blättern- oder Suchenmodus heraus aufrufen. So speichern Sie Ihre letzte Suchabfrage: 1. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und wählen Sie Aktuelle Suche speichern. 1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie dann Aktuelle Suche speichern. Ihre letzte Suchabfrage wird im Dialogfeld Optionen für die gespeicherte Suche angeben angezeigt. Die Suchabfrage wird als Standardname der gespeicherten Suche angezeigt. 2. Geben Sie als Name Gebühren 2009 bezahlt ohne März ein und klicken Sie auf Speichern.

27 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen 27 Suchen von Datensätzen mithilfe einer gespeicherten Suche So führen Sie eine gespeicherte Suchabfrage aus: 1. Klicken Sie im Blätternmodus auf Alle zeigen in der Statussymbolleiste. Das Kreisdiagramm in der Statussymbolleiste zeigt wieder die Gesamtzahl an Datensätzen in der Beispieldatei an. 2. Sie haben folgende Möglichkeiten: 1 Windows: Klicken Sie auf den Pfeil nach unten rechts von der Schaltfläche Suchen und wählen Sie unter Gespeicherte Suchen Gebühren 2009 bezahlt ohne März. 1 Mac OS: Klicken und halten Sie die Schaltfläche Suchen und wählen Sie unter Gespeicherte Suchen Gebühren 2009 bezahlt ohne März. Erneut werden nur die 11 Datensätze angezeigt, die den Kriterien der gespeicherten Suche entsprechen. Sortieren der Ergebnismenge Nachdem Sie eine Ergebnismenge mit Datensätzen gefunden haben, möchten Sie diese möglicherweise noch sortieren. Vielleicht möchten Sie die Datensätze in alphabetischer Reihenfolge anzeigen oder sie nach Aktualität sortieren lassen. So sortieren Sie die Datensätze nach Nachnamen der Mitglieder in alphabetischer Reihenfolge: 1. Klicken Sie in der Layoutleiste auf das Layout-Einblendmenü und wählen Sie Vereinsliste aus. Wählen Sie Vereinsliste. Das Layout Vereinsliste wird angezeigt. In diesem Layout lässt sich das Ergebnis der Sortierung besser erkennen. Der schwarze Balken links vom Datensatz für Mary Smith zeigt an, dass es sich um den aktuellen Datensatz in der Ergebnismenge handelt. Aktueller Datensatz 2. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Sortieren. Das Dialogfeld Datensätze sortieren wird angezeigt.

28 28 FileMaker Pro Lehrgang 3. Sollten in der Spalte Sortierfolge rechts im Dialogfeld bereits Felder angezeigt werden, klicken Sie auf Alles löschen. 4. Wählen Sie in der Liste der verfügbaren Felder links Nachname aus und klicken Sie auf Kopieren. Sobald ein Feld ausgewählt wurde, werden Optionen für die Sortierrichtung aktiviert. Das Symbol der Sortierrichtung rechts vom Feld Nachname steigt von links nach rechts an. Das bedeutet, dass die Daten in aufsteigender Reihenfolge (von A bis Z) angeordnet werden, wenn die Datenbank nach diesem Feld sortiert wird. 5. Klicken Sie auf Sortieren. Die Namen in der Vereinsliste sind nun alphabetisch nach Nachnamen angeordnet. Beachten Sie, dass der aktuelle Datensatz immer noch der für Mary Smith ist. Dieser Datensatz hat sich an seine sortierte Stelle in der Liste bewegt. Hinzufügen eines neuen Datensatzes in der Listenansicht Nachdem Sie eine Ergebnismenge sortiert haben, zeigt FileMaker Pro neue Datensätze, die Sie hinzufügen, in der richtigen Stelle in der Sortierfolge an, wenn Sie jeden Datensatz in der Datenbank bestätigen (speichern). So fügen Sie einen Datensatz hinzu und sehen, wie er automatisch sortiert wird: 1. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Neuer Datensatz. Sie sehen einen leeren Datensatz im Layout Vereinsliste. Hinweis Je nach Größe Ihres FileMaker Pro-Fensters müssen Sie eventuell nach unten scrollen, um den leeren Datensatz zu sehen. 2. Geben Sie für Vorname Connel, für Nachname Jordan, für Firma DEF Ltd. und für Art der Mitgliedschaft Neu ein. 3. Klicken Sie außerhalb des Felds Art der Mitgliedschaft, um den neuen Datensatz in die Datenbank zu übernehmen. Der neue, aktuelle Datensatz wird alphabetisch nach Nachname in die Liste einsortiert.

29 Lektion 3 Suchen und Sortieren von Datensätzen Wählen Sie Datensätze > Unsortiert. Beachten Sie, dass die Datensätze in die Reihenfolge zurückkehren, in der sie sich vor der Sortierung der Ergebnismenge befunden haben, und der neue Datensatz wird unten in der Liste angezeigt. Das ist die Reihenfolge, in der die Datensätze in der Datenbank gespeichert sind. 5. Wählen Sie den Datensatz für Connel Jordan, wenn er nicht bereits ausgewählt ist. 6. Klicken Sie auf Datensatz löschen in der Statussymbolleiste und dann auf Löschen, um diesen Datensatz aus der Beispieldatei zu entfernen. 7. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen Sie haben Datensätze aufgrund einer Reihe von Kriterien gefunden, Ihre Suchen eingeschränkt, indem Sie spezifische Datensätze ausschließen, und Sie haben gelernt, Suchabfragen zu speichern. Zusätzlich haben Sie das Ergebnis Ihrer letzten Suche sortiert und einen neuen Datensatz in der sortierten Reihenfolge hinzugefügt. Weitere Informationen zum Suchen und Sortieren von Datensätzen in FileMaker Pro finden Sie in Kapitel 2 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

30 30 FileMaker Pro Lehrgang

31 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen In den vorhergehenden Lektionen wurde die Verwendung einer einfachen Datenbank mit bestehenden Daten erläutert. In dieser Lektion werden Sie eine eigene Datei erstellen und Datensätze hinzufügen. Diese Lektion beinhaltet: 1 Erstellen einer einfachen Datenbank 1 Definieren von Feldern für verschiedene Arten von Daten 1 Erstellen von Datensätzen 1 Eingeben von Daten 1 Ändern von Daten 1 Löschen von Datensätzen 1 Einfügen von Daten in ein Medienfeld Erstellen einer einfachen Datenbank Erläuterung von Feldern Für jede gewünschte Datenkategorie wird ein eigenes Feld erstellt, z. B. Vorname oder Ort. Um Daten korrekt suchen, sortieren, berechnen und anzeigen zu können, sollte der Feldtyp mit der Art Daten übereinstimmen, die das Feld enthält (Text, Zahl, Datum usw.). In späteren Lektionen erhalten Sie Informationen zu anderen Feldtypen. Erstellen einer Datenbank 1. Führen Sie in FileMaker Pro einen der folgenden Schritte aus: 1 Wenn Sie das Fenster FileMaker-Direktstart sehen, klicken Sie auf Neue Datenbank erstellen. 1 Wenn Sie das Fenster FileMaker-Direktstart nicht sehen, wählen Sie im Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) Neue Datenbank erstellen. 2. Wechseln Sie in den Lehrgangsordner und legen Sie ihn als Speicherort für diese Datei fest. 3. Geben Sie als Dateiname den Namen MeineDatei.fp7 ein und klicken Sie auf Speichern. Die Datei wird im Blätternmodus in der Tabellenansicht geöffnet. Sie erstellen jetzt Felder. 4. Klicken Sie auf Feld erstellen. Hier klicken, um ein Feld zu erstellen 5. Geben Sie Vorname ein.

32 32 FileMaker Pro Lehrgang 6. Klicken Sie auf + rechts neben dem Feld Vorname. 7. Geben Sie Nachname ein. Klicken, um ein weiteres Feld zu erstellen 8. Klicken Sie auf + und geben Sie Gebührbezahlt ein. 9. Klicken Sie auf + und geben Sie Zahlungsdatum ein. 10. Klicken Sie auf + und geben Sie Medien ein. Sie haben fünf Felder in Ihrer Datenbank erstellt. Feldbeschriftungen werden in der Tabellenansicht als Spaltenüberschrift angezeigt. Felder, die in der Tabellenansicht erstellt werden, sind standardmäßig Textfelder. Jetzt ändern Sie den Feldtyp von einigen der Felder, die Sie erstellt haben. 11. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Gebühr bezahlt, wählen Sie Feldtyp und dann Zahl. Wählen Sie den Feldtyp Zahl aus. 12. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Zahlungsdatum, wählen Sie Feldtyp, dann Datum und dann OK, um das Standarddatumsformat in FileMaker Pro anzunehmen. 13. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Feld Medienfeld, wählen Sie Feldtyp und dann Medien.

33 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 33 Eingeben von Daten in die Datenbank Jetzt können Sie Daten in MeineDatei.fp7 eingeben. Erstellen des ersten Datensatzes 1. Klicken Sie unterhalb der Spaltenüberschrift Vorname. In der Tabelle wird eine neue Zeile angezeigt. Dies ist ein neuer, leerer Datensatz in der Datenbank. Dieser Pfeil zeigt den aktuellen Datensatz in der Tabellenansicht an. 2. Geben Sie Jane ein. Geben Sie die Daten hier ein. 3. Drücken Sie die Tabulatortaste, um in das Feld Nachname zu gelangen. Hinweis Während Sie arbeiten, speichert FileMaker Pro Ihre Änderungen automatisch. 4. Geben Sie in das Feld Nachname den Namen Doe ein. 5. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Gebühr bezahlt den Wert 25 ein. In der nächsten Lektion erfahren Sie, wie Zahlenfelder so formatiert werden, dass sie Währungen anzeigen. 6. Drücken Sie die Tabulatortaste und geben Sie unter Zahlungsdatum den Wert ein. Lassen Sie das Medienfeld fürs Erste leer. Erstellen eines weiteren Datensatzes 1. Klicken Sie in der Zeile unterhalb von Jane in das Feld Vorname, um einen neuen Datensatz zu erstellen. Tipp Sie können auch auf Neuer Datensatz in der Statussymbolleiste klicken, um einen neuen Datensatz zu erstellen. 2. Genau wie bei dem Datensatz für Jane Doe geben Sie nun auch Daten für John Smith ein, der am den Betrag 75 Euro eingezahlt hat. Ihre Datenbank enthält nun zwei Datensätze. Kopieren von Daten durch Drag & Drop 1. Klicken Sie in die nächste Zeile und geben Sie einen Vornamen und Nachnamen Ihrer Wahl ein. 2. Wählen Sie die 75 im Feld Gebühr bezahlt in Datensatz 2.

34 34 FileMaker Pro Lehrgang 3. Ziehen Sie den markierten Text in das Feld Gebühr bezahlt in Datensatz 3 und lassen Sie die Maustaste los. Hinweis Wenn Sie den Text nicht ziehen können, könnte Drag & Drop in FileMaker Pro deaktiviert sein. Um Drag & Drop einzuschalten, wählen Sie Bearbeiten > Einstellungen (Windows) bzw. FileMaker Pro > Einstellungen (Mac OS). Wählen Sie unter Allgemein die Option Textauswahl mit Drag & Drop, klicken Sie auf OK und wiederholen Sie dann die Schritte 2 und Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für das Feld Zahlungsdatum. Ändern von Daten in einem Datensatz Nehmen wir an, dass Jane Doe 75 Euro anstatt 25 Euro bezahlt hat. Sie können den Eintrag ganz einfach korrigieren. 1. Wählen Sie im Datensatz für Jane Doe den Betrag im Feld Gebühr bezahlt. D T i F ld G b h b hl i hl 2. Geben Sie den neuen Betrag ein: Klicken Sie außerhalb des Felds, um diese Änderung in der Datenbank zu bestätigen (speichern). Eingeben von Daten in der Formularansicht Sie können Daten auch in der Formular- und Listenansicht eingeben. 1. Klicken Sie auf Formularansicht.. 2. Wählen Sie im zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz die Daten im Feld Nachname und geben Sie einen anderen Namen ein. 3. Klicken Sie außerhalb des Felds, um die Änderung zu bestätigen. Datensatz löschen 1. Klicken Sie auf Tabellenansicht. 2. Wählen Sie den zuletzt von Ihnen erstellten Datensatz aus. 3. Klicken Sie in der Statussymbolleiste auf Datensatz löschen. 4. Klicken Sie im Bestätigungsdialogfeld auf Löschen. Beachten Sie im Statusbereich, dass nur zwei Datensätze in der Datenbank verbleiben.

35 Lektion 4 Erstellen einer Datenbank und Eingeben von Datensätzen 35 Datei in ein Medienfeld einfügen Ein Medienfeld kann Bilder, QuickTime-Dateien, von Ihnen aufgezeichneten Ton oder jeden anderen Dateityp speichern, den Sie in einer Datenbank führen möchten. 1. Wählen Sie das Medienfeld im ersten Datensatz aus. 2. Wählen Sie Einfügen > Datei. 3. Wählen Sie die Datei logo.gif im Lehrgangsordner. 4. Klicken Sie auf Öffnen. Der GIF-Dateiname und das Symbol werden im Medienfeld angezeigt. Wenn Sie eine Datei einfügen, zeigt FileMaker Pro das Symbol und den Namen der Datei im Medienfeld an, aber nicht den eigentlichen Inhalt der Datei. 5. Nach Beendigung dieser Lektion schließen Sie die Datei, indem Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Schließen wählen. Weitere Informationen In dieser Lektion haben Sie eine einfache Datenbank erstellt und Felder definiert und dann Datensätze hinzugefügt, geändert und gelöscht und Daten zwischen Datensätzen kopiert. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 3 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch. Die Eingabe von Daten in unterschiedliche Feldtypen und mithilfe unterschiedlicher Methoden lernen Sie in Lektion 7. Weitere Informationen finden Sie in den Kapiteln 2 und 5 im FileMaker Pro Benutzerhandbuch.

36 36 FileMaker Pro Lehrgang

37 Lektion 5 Anpassen der Bildschirmanzeige Sie können das Erscheinungsbild Ihrer Daten durch Hinzufügen von Grafiken und anderen Effekten verbessern. Diese Lektion beinhaltet: 1 Festlegen der Bildschirmansicht durch Layouts 1 Verändern der Größe, Hinzufügen und Verschieben von Feldern 1 Hinzufügen eines Registerfelds und Ändern seiner Farbe 1 Anzeigen von Werten in Zahlenfeldern als Währung 1 Ändern von Textgröße, -stil und -farbe 1 Hinzufügen von Grafiken 1 Weitere Möglichkeiten zur Anpassung eines Layouts Erläuterung von Layouts und Tabellen Jedes Layout basiert auf einer einzelnen Tabelle und zeigt Datensätze aus der Tabelle an. Wenn Ihre Datei nur eine Tabelle enthält, basieren alle Layouts in Ihrer Datei auf dieser Tabelle. Wenn Ihre Datei mehr als eine Tabelle enthält, müssen Sie bei Erstellung des Layouts angeben, welche Tabelle Ihr Layout verwendet. Diese Einstellung können Sie später bei Bedarf anpassen. Die Tabelle, die Sie als Basis für Ihr Layout auswählen, ist wichtig, denn sie legt fest, welche Felder und Datensätze für die Verwendung in diesem Layout verfügbar sind. Felder und Datensätze, die nicht in der aktuellen Tabelle ausgewählt sind, können dennoch verwendet werden, allerdings muss über Beziehungen auf sie zugegriffen werden. Mehr über Beziehungen erfahren Sie in Lektion 11, Erstellen relationaler Datenbanken. Allgemeine Hinweise Layouts werden im Layoutmodus erstellt. Ein Layout kann beliebige Kombinationen von Feldern, Text und Grafiken enthalten. Sie können die Schrift und die Farbe von Feldern sowie die Art, wie Daten in Zahlenund Datumsfeldern angezeigt werden, ändern. Zum Beispiel können Sie für ein Zahlenfeld festlegen, dass ein Währungssymbol angezeigt wird, oder für ein Datumsfeld angeben, dass der Tag der Woche zusammen mit Tag, Monat und Jahr angezeigt wird. Für die meisten Formatierungsaufgaben im Layoutmodus verwenden Sie den Inspektor. Alle Änderungen, die Sie im Layoutmodus vornehmen, beeinflussen lediglich die Darstellung der Daten. Die Daten selbst bleiben so bestehen, wie sie eingegeben wurden.

38 38 FileMaker Pro Lehrgang Ändern der Größe, Verschieben und Hinzufügen eines Felds Auswählen und Ändern der Größe eines Felds 1. Öffnen Sie Beispiel Kopie.fp7 im Lehrgangsordner. Tipp Da Sie die Datei Beispiel Kopie.fp7 in Lektion 3 geöffnet haben, können Sie im Menü Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Letzte öffnen wählen und dann die Datei aus der Liste der zuletzt geöffneten Dateien wählen, um sie in den folgenden Lektionen zu öffnen. 2. Wählen Sie Dateneingabe aus dem Layout-Einblendmenü in der Layoutleiste. 3. Klicken Sie auf Layout bearbeiten in der Layoutleiste. Die Statussymbolleiste zeigt Werkzeuge für die Gestaltung von Layouts an. Wenn Sie die Layoutwerkzeuge nicht sehen, verbreitern Sie das FileMaker Pro-Fenster. Anzahl von Layouts in dieser Datei Layoutwerkzeuge Inpektor und Formatierungsleiste ein- oder ausblenden 4. Bewegen Sie den Mauszeiger über die Statussymbolleiste und die Layoutleiste, um sich mit den Layoutwerkzeugen vertraut zu machen. Beachten Sie, dass jedes Feld ein Symbol enthält, das anzeigt, ob das Feld für die Schnellsuche aktiviert wurde. Die Farbe des Symbols zeigt die Leistung an. Sie können das Schnellsuche-Symbol ausblenden, indem Sie Ansicht > Einblenden > Schnellsuche wählen. 5. Klicken Sie auf das Feld Vorname, um es auszuwählen. Klicken Sie, um das Feld auszuwählen. Den Aktivpunkt wählen und ihn ziehen, um die Größe zu ändern. 6. Ziehen Sie den Aktivpunkt der rechten unteren Ecke des Feldes nach links, um das Feld zu verkleinern. Es sollte jedoch noch genug Platz für den längsten Vornamen bieten, den Sie in die Datei eingeben möchten. 7. Klicken Sie auf Layout speichern und klicken Sie dann auf Layout verlassen, um die Ergebnisse im Blätternmodus zu sehen.