Jahreswechsel. AMONDIS Finanzwesen

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1 Jahreswechsel AMONDIS Finanzwesen

2 Jahreswechsel AMONDIS Finanzwesen Inhalt FINANCIAL SOLUTIONS... 2 Neues Wirtschaftsjahr anlegen... 4 Aktualisierung der Belegnummernkreise... 5 Nummernkreise (Einzelbearbeitung im Stammdatenprogramm)... 7 Belegnummernprüfung mandantenübergreifend... 7 Kontoauszug Auszugsnummer im Kontoauszug...11 Umstellung Auszugsnummer...11 Neues Wirtschaftsjahr öffnen Auswertung: Statusprüfung Öffnen der Buchungsperioden SONSTIGE STAMMDATEN Überprüfung des Leistungszeitraums AMONDIS ANLAGENBUCHHALTUNG data net solutions GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Weitergabe und Vervielfältigung dieses Dokumentes oder Teilen daraus sind ohne Genehmigung nicht gestattet. Der Inhalt dieses Dokumentes kann jederzeit ohne Ankündigung geändert oder ergänzt werden. Dieses Dokument ist nur zum internen Gebrauch vorgesehen. data net solutions GmbH Chiemseering 1 D St. Wolfgang Seite 2 von 17

3 Financial Solutions Die Dokumentation beschreibt die Änderungen von Einstellungen zum Jahreswechsel in den AMONDIS Modulen (z.b.: E-Bank Manager, Kassenbuch, Leistungserfassung/Faktura und Rechnungseingangsbuch) Bevor Sie das neue Wirtschaftsjahr öffnen empfehlen wir, dass Sie sich für Ihre Dokumentation eine Summen- und Saldenliste aus der Finanzbuchhaltung und ein Anlagengitter aus der Anlagenbuchhaltung erstellen. Bitte drucken Sie vor dem Jahreswechsel eine Prüfliste für das aktuelle Jahr. Diese finden Sie unter: Auswertungen Auswertungsexplorer Rechnungswesen Prüflisten Die Auswertung kontrolliert verschiedene Bereiche in der Finanzbuchhaltung Auszug aus der Auswertung: Positionen in blauer Farbe stellen geprüfte Sammel- oder Hauptkonten ohne Fehler dar. Seite 3 von 17

4 Neues Wirtschaftsjahr anlegen Bitte legen Sie das neue Wirtschaftsjahr im entsprechenden Stammdatenfenster an. Dieses finden Sie unter Stammdaten Nummernkreise Wirtschaftsjahre Mit der rechten Maustaste lässt sich ein neuer Datensatz einfügen. Der Gültigkeitszeitraum muss an das neue Wirtschaftsjahr angepasst werden ( ). Die Felder aktuelle/minimale/maximale Buchungsnummer können dabei unberührt bleiben. Im Register Buchungsperioden lassen sich alle Buchungsperioden aktivieren bzw. deaktivieren. Diese werden jedoch erst zu einem späteren Zeitpunkt aktiviert. (siehe Punkt Öffnen der Buchungsperioden) ACHTUNG: Das Wirtschaftsjahr ist mandantenabhängig! Sind mehrere Mandanten im Einsatz, müssen die Wirtschaftsjahre in jedem separat angelegt werden. Sie können den Mandanten über Datei Mandantenwechsel jederzeit wechseln. Seite 4 von 17

5 Aktualisierung der Belegnummernkreise Vor dem müssen für den Jahreswechsel in allen Mandanten die Belegnummernkreise auf ihre Gültigkeit überprüft und anschließend ggf. aktualisiert werden. Stellen Sie sicher, dass die Belegnummernkreise ihrem Ablagesystem entsprechen. Sie können den Belegnummernbereich aus dem Vorjahr übernehmen. Bitte achten Sie darauf, dass eventuell eine Jahreszahl in der Belegnummer oder als Präfix verschlüsselt ist. Diese muss entsprechend angepasst werden. Legen Sie in jedem Fall für jeden Belegnummernkreis einen neuen zeitabhängigen Datensatz an und begrenzen Sie den alten Satz auf den des auslaufenden Wirtschaftsjahres. Zum Anlegen der Belegnummernkreise stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. 1. Einzelbearbeitung im Stammdatenprogramm (siehe Punkt Nummernkreise Einzelbearbeitung im Stammdatenprogramm) 2. Belegnummernprüfung mandantenübergreifend (siehe Punkt Belegnummernprüfung mandantenübergreifend) ACHTUNG: Einige Belegnummernkreise werden vom System für die Übergabe an das KIS-System benötigt. Diese müssen jahresübergreifend eindeutig sein und dürfen keinesfalls zurückgesetzt werden: Dazu gehört der Belegnummernkreis Dieser darf nur in folgendem Ausnahmefall geändert werden. Wenn das Feld gültig bis auf dem untersten Datensatz in den zeitabhängigen Einstellungen ein Datum kleiner aufweist, so ist ein neuer Jahressatz ( ) anzulegen. Belegnummern- und Vorgangs-/Quittungsnummernkreise die im Kassenbuch verwendet werden, sollten ebenfalls eindeutig definiert werden. Sie finden die Nummernkreise im Kassenbuch-Zusatz: Stammdaten Sachkonten/Kostenstellen Kassenbuch-Zusatz Dort können sie in den Bereichen Vorgangs-/Quittungsnummer Kassenbuch und Eindeutige Belegnummer Export nach Fibu gepflegt werden. Seite 5 von 17

6 Beispiel für ein Kassenkonto, das direkt in die Finanzbuchhaltung integriert wird: Beispiel für ein Kassenkonto, das über den AMONDIS Kontoauszug in die Finanzbuchhaltung integriert wird. Seite 6 von 17

7 Nummernkreise (Einzelbearbeitung im Stammdatenprogramm) Wird dieses Verfahren gewählt, müssen die benötigten Nummernkreise in AMONDIS manuell angelegt werden. Das Fenster der Nummernkreise können Sie über folgenden Weg öffnen: Stammdaten Nummernkreise Belegnummernkreise Wählen Sie im Register zeitabhängige Einstellungen mit der rechten Maustaste Datensatz einfügen um einen neuen Datensatz einzufügen: In diesem Fall muss das Feld gültig von auf den und das Feld gültig bis auf den gesetzt werden. Es muss darauf geachtet werden, dass ein verschlüsselter Zeitbezug in der Belegnummer oder dem Präfix angepasst wird. Bitte achten Sie auch darauf, dass es keine Überschneidungen mit anderen Belegnummernkreisen (inkl. Subsysteme) gibt. Belegnummernprüfung mandantenübergreifend Mit Hilfe dieses Verfahrens können die Belegnummern der einzelnen Mandanten für das neue Wirtschaftsjahr automatisch angelegt werden. Das Fenster kann über folgenden Pfad geöffnet werden: Extras Wirtschaftsjahr öffnen... Wählen Sie in dem Fenster zuerst das gewünschte Wirtschaftsjahr aus. Das Wirtschaftsjahr kann nur ausgewählt werden, wenn der Arbeitsschritt Neues Wirtschaftsjahr anlegen korrekt durchgeführt wurde. Seite 7 von 17

8 Wechseln Sie auf das Register Belegnummernkreise und starten Sie die Prüfung mit dem Button links unten. Das System prüft nun die Belegnummernkreise in allen Mandanten: Seite 8 von 17

9 AMONDIS schlägt neue Belegnummernkreise für das neue Wirtschaftsjahr vor. Die Vorschläge sind mit der Aktion Neuanlage gekennzeichnet. Bitte prüfen Sie diese genau und passen diese ggf. im unteren Bereich an. Es muss darauf geachtet werden, dass ein verschlüsselter Zeitbezug in der Belegnummer oder dem Präfix angepasst wird. Mit der rechten Maustaste Datensatz löschen können die vorgeschlagenen Nummernkreise auch komplett gelöscht werden. Sollen die Belegnummernkreise nun wie in der Übersicht dargestellt angelegt werden, klicken Sie rechts unten auf den Button Speichern... und das System legt daraufhin die Belegnummernkreise automatisch an. Nach dem gleichen Prinzip müssen auch alle sonstigen Nummernkreise geprüft werden: Zu den sonstigen Nummernkreisen zählen: Bestellnummernkreise Angebotsnummernkreise Bestellscheinnummernkreise Lieferscheinnummernkreise Zahllaufnummernkreise Zahlungsmandatsnummernkreise Investitionsplanummernkreise Anlagennummernkreise Artikelnummernkreise Rechnungslaufnummernkreise Tourennummernkreise Prozessnummernkreise Vertragsnummernkreise Seite 9 von 17

10 Beispiel Sonstige Nummernkreise: Seite 10 von 17

11 Kontoauszug Auszugsnummer im Kontoauszug Die Vergabe der Belegnummer im Kontoauszug kann sich pro Bankkonto unterscheiden: Einige Banken liefern in der elektronischen Datei eine Auszugsnummer mit dem Kontoauszug. In diesem Falle muss in AMONDIS kein Belegnummernkreis angepasst werden. Beim Jahreswechsel werden somit die Auszugsnummern durch die Bank angepasst. Wird die Auszugsnummer durch die Bank nicht mitgeliefert, ist in AMONDIS ein Belegnummernkreis für die Vergabe dieser Nummern zuständig. Dieser Belegnummernkreis muss laut dem Punkt Aktualisierung der Belegnummernkreise für das neue Jahr eingepflegt werden. Am Feld Belegtyp können Sie erkennen, ob die Auszugsnummer von der Bank geliefert bzw. über einen Belegnummernkreis generiert wird: Umstellung Auszugsnummer Da in den nächsten Jahren die digitale Betriebsprüfung mit Datenträgerüberlassung eine immer wichtigere Rolle spielen wird und für diese eine eindeutige Auszugsnummer verpflichtend ist, sollte die Auszugsnummer auf Positionsebene eindeutig dargestellt werden. Diese Umstellung kann unabhängig davon erfolgen, ob die Auszugsnummer von der Bank mitgeliefert oder über einen Belegnummernkreis erstellt wird. Seite 11 von 17

12 Auszugsnummer wird von der Bank geliefert Steht das Feld Belegtyp des Bankkontozusatzes auf Auszugsnummer, wird die Auszugsnummer von der Bank mitgeliefert. Ändern Sie dazu vor dem Import der Kontoauszüge den Belegtyp auf Auszugsnummer + Positionsnummer Durch diese Umstellung wird zusätzlich zu der Auszugsnummer die dreistellige Positionsnummer hinzugefügt. Die Belegnummer setzt sich somit folgendermaßen zusammen: Präfix + Auszugsnummer + Positionsnummer ACHTUNG: Bitte achten Sie auch darauf, dass es keine Überschneidungen mit anderen Belegnummernkreisen (inkl. Subsysteme) gibt. Beispiel: Präfix: 1 1 (z.b. 2-stellig für die Nummerierung von Banken) Auszugsnummer: 001 Länge Beleg.-Nr.: 5 (ohne Präfix) Die Länge der Belegnummer setzt sich aus der Länge des Präfix + der Länge der Auszugsnummer zusammen Belegnummer Pos. 1: Belegnummer Pos. 2: Sollte in Ihrem Präfix das Wirtschaftsjahr enthalten sein, muss dieses auf das neue Wirtschaftsjahr abgeändert werden. (Präfix 15 16) Seite 12 von 17

13 Auszugsnummer durch Belegnummernkreis Steht das Feld Belegtyp des Bankkontozusatzes auf Belegnummer, wird die Auszugsnummer durch einen Belegnummernkreis von AMONDIS vergeben. Ändern Sie dazu vor dem Import der ersten Kontoauszüge im neuen Wirtschaftsjahr (01.01.) den Belegtyp auf Belegnummer pro Auszug + Positionsnummer. Durch diese Einstellung wird eine Auszugsnummer durch AMONDIS erzeugt. Die Belegnummer setzt sich wie folgt zusammen Belegnummernkreis + Positionsnummer. ACHTUNG: Bitte achten Sie auch darauf, dass es keine Überschneidungen mit anderen Belegnummernkreisen (inkl. Subsysteme) gibt und dass der Belegnummernkreis nicht mehr als 5 Stellen beinhaltet. Beispiel: Belegnummernkreis: von bis Belegnummer Pos. 1: Belegnummer Pos. 2: Kontrollieren Sie unbedingt nach dem ersten Import die erstellten Belegnummern im Kontoauszug! Seite 13 von 17

14 Neues Wirtschaftsjahr öffnen Nun muss das angelegte Wirtschaftsjahr unter Extras Neues Wirtschaftsjahr öffnen... geöffnet werden: Im Stammdatenfenster muss das neue Wirtschaftsjahr oben ausgewählt werden. Auf dem Register Saldenvorträge erzeugen öffnen Sie über den grünen Haken das neue Wirtschaftsjahr. Bitte beachten Sie dabei die Meldungen im Protokoll. Auswertung: Statusprüfung Wie bereits beim Punkt Prüflisten durchgeführt, sollte nun für die Finanzbuchhaltung und die Anlagenbuchhaltung eine Prüfliste für das aktuelle Jahr erstellt werden. Die Vorgehensweise kann aus dem Punkt Prüflisten übernommen werden. Seite 14 von 17

15 Öffnen der Buchungsperioden Nun können die jeweiligen Buchungsperioden des neuen Wirtschaftsjahres aktiviert werden. Das entsprechende Fenster finden Sie unter folgendem Menüpunkt: Stammdaten Nummernkreise Wirtschaftsjahre Über die verschiedenen Checkboxen können die einzelnen Buchungsperioden aktiviert bzw. deaktiviert werden. Standardmäßig werden diese Checkboxen für alle Benutzer geändert. Es besteht hier jedoch mithilfe der rechten Maustaste Datensatz einfügen die Möglichkeit, die Buchungsperioden benutzerspezifisch zu aktivieren bzw. deaktivieren. Sollte im Register Buchungsperioden kein Datensatz vorhanden sein, muss dieser ggf. erst angelegt werden: rechte Maustaste Datensatz einfügen Seite 15 von 17

16 Sonstige Stammdaten Folgende Module müssen bei dem Jahreswechsel berücksichtigt werden: Faktura Anlagenbuchhaltung Konsiliar-Rechnungserfassung Überprüfung des Leistungszeitraums Unter Stammdaten Basisdaten Erweiterter Mandantenstamm muss der Leistungszeitraum überprüft werden. Ist dieser nicht korrekt, können keine Leistungen im neuen Wirtschaftsjahr erfasst werden! Seite 16 von 17

17 AMONDIS Anlagenbuchhaltung Der Jahreswechsel der AMONDIS Anlagenbuchhaltung kann unabhängig vom Jahreswechsel der Finanzbuchhaltung erfolgen. Es wird empfohlen, den Jahreswechsel der Anlagenbuchhaltung erst zeitnah zur ersten Zugangsbuchung durchzuführen. Wurde das neue Wirtschaftsjahr für das AMONDIS Finanzwesen geöffnet, können Zugänge im vorherigen und im aktuellen Wirtschaftsjahr gebucht werden. Abgänge, Umbuchungen und der AfA-Lauf können jedoch nur im vorherigen Wirtschaftsjahr durchgeführt werden. Das neue Wirtschaftsjahr kann in folgendem Fenster geöffnet werden: Extras Neues Wirtschaftsjahr öffnen Durch die zwei verschiedenen Bereiche im Register Anlagenbuchhaltung besteht die Möglichkeit, das Wirtschaftsjahr der Anlagenbuchhaltung zu öffnen OHNE oder MIT der Jahresfortschreibung der Anlagengüter. Wird das Wirtschaftsjahr MIT der Jahresfortschreibung geöffnet, können somit Anlagegüter in dem neuen Wirtschaftsjahr schon aktiviert werden. Wird in dem Register AfA Jahresfortschreibung einer der oben markierten Haken gedrückt, erfolgt der Wechsel auf das neue Wirtschaftsjahr. Dieser Vorgang kann einige Minuten dauern. Seite 17 von 17

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