ProjectManagement. Checkliste zur Vorbereitung einer Präsentation. basierend auf SAP Business One. für Anlagenbauer.

Transkript

1 ProjectManagement basierend auf SAP Business One für Anlagenbauer Checkliste zur Vorbereitung einer Präsentation V1/August09/AN/DE

2 Checkliste zur Vorbereitung einer Präsentation Die folgende Checkliste unterstützt bei der Vorbereitung einer Demodatenbank für eine Präsentation bei einem Interessenten für ProjectManagement für Anlagenbauer. Allgemeine Vorbereitungen 1. Analyse des Interessenten Vorgespräch führen (siehe Leadbogen) Homepage insbesondere hinsichtlich Leistungen, Geschäftsbereiche, Referenzkunden und Referenzprojekten auswerten 2. Kalkulationsarten Unbedingt Excel Kalkulation eines typischen Projektes mit Artikeln / Baugruppen und Preiskalkulation einholen. Kalkulationsart für Artikel und Dienstleistung klären, insbesondere EK-Preis (Preisanfrage oder Standardpreis minus EK-Rabatt) 3. Logo herauskopieren und als JPEG abspeichern Vorbereitungen in SAP Business One 4. Firmennamen und -adresse des Interessenten in Administration ändern 5. Profitcenter (nicht mehr als 2-3) umbenennen Wählen Sie aus dem Hauptmenü Finanzwesen > Kostenrechnung > Profit Center. Benennen Sie die Profit Center (z.b. Development, Consulting, Administration) um. 6. Referenzkunden des Interessenten anlegen Wählen Sie aus dem Hauptmenü Geschäftspartner > Geschäftspartnerstammdaten und fügen Sie folgende Daten hinzu: Rechnungsempfänger Ansprechpartner Seite 2 von 8

3 Vorbereitungen in SAP Business One 7. Projektlager definieren Zusätzlich zum Allgemeinen Lager muss ein Projektlager in SAP Business One definiert werden. Dieses Lager wird für alle Materialien genutzt, die für das Projekt benötigt werden. Wählen Sie aus dem Hauptmenü Administration > Definition > Lagerverwaltung > Lager. Kopieren Sie die Einstellungen des Allgemeinen Lagers und fügen Sie ein Projektlager hinzu. 8. Einbehaltskonto hinzufügen Normalerweise wird mit Erbringung der Bauleistung und deren Abnahme die Vergütung des ausführenden Unternehmers fällig. Es kann jedoch vereinbart werden, dass der Auftraggeber einen Teil der Vergütung noch für einen gewissen Zeitraum als Sicherheit für etwaige Mängelansprüche gegenüber dem ausführenden Unternehmer zurückbehalten kann. Öffnen Sie den Kontenplan unter Finanzwesen > Kontenplan. Wählen Sie ein Bilanzonto, geben Sie eine Bezeichnung für das Konto (z.b. Einbehalt) ein und wählen Sie den Kontentyp Erträge unter Eigenschaften Sachkonto. 9. Artikel Einbehalt und Einbehalt (Rechnung) definieren Damit der Sicherheitseinbehalt vom Programm berücksichtigt wird, müssen zwei neue Artikel (z.b. Einbehalt und Einbehalt (Rechnung)) im Artikelstamm von SAP Business One angelegt werden. Der erste Artikel wird zur Berechnung der zurückbehaltenen Summe benötigt. Der zweite dient zur Ermittlung des Betrages, der nach Ablauf der Gewährleistungsfrist berechnet wird. Wählen Sie Lagerverwaltung > Artikelstammdaten und fügen Sie die folgenden zwei Artikel hinzu: Einbehalt Einbehalt (Rechnung) 10. Einbehaltskonto den Einbehaltsartikeln zuordnen Orden Sie das zuvor angelegte Einbehaltskonto den soeben angelegten Einbehaltsartikeln zu. Seite 3 von 8

4 Vorbereitungen in SAP Business One 11. Lieferanten definieren Bei welchem Lieferanten Material bestellt wird, hängt unter anderem vom Preis ab. Aus diesem Grund, müssen mehrere Lieferanten für das gleiche Material im System vorhanden sein. Nur so ist es später möglich, Bestellanfragen für unterschiedliche Lieferanten zu erstellen und an diese zu versenden. Mindestens zwei Lieferanten für das gleiche Material müssen im Geschäftspartnerstamm von SAP Business One hinterlegt sein. Um die entsprechenden Daten anzulegen, wählen Sie Geschäftspartner > Geschäftspartner-Stammdaten. 12. Von Lieferanten gewählte Materialien definieren Wählen Sie Lagerverwaltung > Artikelstammdaten, um die Artikel zu definieren, die von den zuvor in SAP Business One angelegten Lieferanten geliefert werden. Da die Lieferung von Materialien mit einer Dienstleistung bzw. Arbeit verbunden sein kann (z.b. Lieferung und Einbringung des Betons), müssen zwei unterschiedliche Artikel hinterlegt werden, z.b.: Beton einschließlich Arbeit Beton Arbeit 13. Opportunity für den Referenzkunden des Interessenten anlegen Wählen Sie Opportunities > Opportunity und legen Sie Stufen in der Opportunity bis zur Stufe Angebot an Vorbereitungen im Projektmanagement AddOn 14. Geschäftsbereiche analog zu den Profitcentern umbenennen Wählen Sie Projektmanagement > Grundlagen > Stammdaten > Geschäftsbereiche, um die Geschäftsbereiche analog zu den Profitcentern umzubenennen. 15. Logo am Geschäftsbereich hinterlegen Wählen Sie Projektmanagement > Grundlagen > Stammdaten > Geschäftsbereiche. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in das Feld Webgrafik und wählen Sie die Option Ändern aus dem Kontextmenü, um ein Logo einzufügen. Seite 4 von 8

5 Vorbereitungen im Projektmanagement AddOn 16. Ressourcenpools umbenennen (Arbeit) Hauptpool (Arbeit) zwingend umbenennen in Hauptressource des Kunden Projektmanagement nicht umbenennen, da es immer benötigt wird Wählen Sie Projektmanagement > Stammdaten > Mitarbeiter > Ressourcenpools, um einen bestehenden Pool auszuwählen und diesen umzubenennen. 17. Anpassung der Auswertebäume gemäß Struktur des Interessenten Wählen Sie Projektmanagement > Stammdaten > Projekte > Projektstamm. Öffnen Sie das Register Gruppen und definieren Sie Gruppen oder passen die Gruppen an die Struktur des Projektes an: Beispielsweise Produkthierarchien Vertriebsgebiete 18. Anpassung der Projektsammelmappe Umbenennen bzw. Hinzufügen spezifischer Ordner des Interessenten, z.b. Technische Dokumentation, Baupläne, Pflichtenhefte Wählen Sie Projektmanagement > Stammdaten > Projekte > Projektstamm. Wählen Sie das Register Sammelmappe und öffnen Sie das Kontextmenü über die rechte Maustaste, um ein Dokument oder eine Notiz hinzuzufügen. 19. Skills umbenennen gemäß Mitarbeiterqualifikation des Interessenten Wählen Sie Projektmanagement > Stammdaten > Mitarbeiter > Mitarbeiterskills. Klicken Sie in eine Zeile und benennen Sie einen bereits bestehenden Skill um, z.b. Sprachkenntnisse Deutsch Englisch Französisch Seite 5 von 8

6 Vorbereitungen im Projektmanagement AddOn 20. Kalkulationsmethode Verkaufspreis definieren Wählen Sie Projektmanagement > Grundlagen > Einstellungen > Verträge > Vertragsstamm > Methode Kalkulation Verkaufspreis. Legen Sie fest, wie der Verkaufspreis für jeden einzelnen Geschäftsbereich berechnet werden soll. Drei Optionen stehen zur Auswahl. Wählen Sie die Option Verkaufspreis = Einkaufspreis *(Kalkulatorischer Kostenaufschlag + Verkaufszuschlag) 21. Standardpreistyp definieren Um einen Standardpreis für die verschiedenen Materialien und Leistungen festzulegen, wählen Sie Projektmanagement > Grundlagen > Einstellungen > Verträge > Vertragspositionen. Wählen Sie die entsprechende Vertragsposition aus (z.b. Artikel nach Aufwand, Leistung nach Aufwand, Artikel zum Festpreis oder Leistung zum Festpreis) und wählen Sie die Option Standardpreistyp > Verkaufspreis basierend auf Einkaufspreis, Kosten + VK Zuschlag. 22. Lager änderbar definieren Weil ein anderes Lager für das Projekt in SAP Business One definiert wurde, muss das Lager in ProjectManagement änderbar sein. Wählen Sie Projektmanagement > Grundlagen > Einstellungen > Verträge > Vertragspositionen. Wählen Sie Artikel nach Aufwand > Lager änderbar (lagerhaltige Artikel) und markieren Sie das entsprechende Kontrollkästchen. 23. Artikel Einbehalt und Einbehalt (Rechnung), die zuvor in SAP Business One definiert wurden, zuordnen Um die Artikel in ProjectManagement zuzuordnen, wählen Sie Projektmanagement > Grundlagen > Stammdaten > Mandanten. Öffnen Sie das Register Artikel und wählen Sie den Artikeltyp Einbehaltsartikel. Definieren Sie anschließend den Artikel in den Feldern Einbehaltsdefinition und Einbehaltsrechnung. 24. Leistungen für Arbeit definieren, die mit der Lieferung von Material verbunden ist Um die Arbeitsstunden später berechnen zu können, muss ein Preis pro Stunde angegeben werden. Wählen Sie Projektmanagement > Stammdaten > Projekte > Leistungsstamm. Definieren Sie die für Ihre Branche typischen Kosten und Aufschläge in den Feldern Kalk. Kostenaufschlag und Kalk. Verkaufsaufschlag. Seite 6 von 8

7 Vorbereitungen im Projektmanagement AddOn 25. Projekt-Vorlage mit Vertrag anlegen Legen Sie ein Projekt (z.b. Vorlage Bauprojekt ) im Projektstamm an. Wählen Sie Projektmanagement > Stammdaten > Projekte > Projektstamm. Öffnen Sie das Register Projektphasen und fügen Sie verschiedene branchentypische Phasen hinzu (z.b. Bodenvorbereitung, Einkauf, Einbringung Beton etc.) Öffnen Sie das Register Verträge und klicken Sie auf die Schaltfläche Vertrag, um einen Vertrag mit der folgenden Struktur anzulegen: Definieren Sie eine Festpreisposition, z.b. Beton einschließlich Arbeit. Da die Lieferung von Materialien häufig mit der Erbringung einer Arbeitsleistung einhergeht (z.b. Lieferung und Einbringung von Beton), muss ein Festpreis (z.b. 1 m 3 Beton einschließlich Arbeit) mit den folgenden vom Festpreis abhängigen Subpositionen definiert werden: Artikel zum Festpreis: Material (z.b. 1,6 t Beton) Leistung zum Festpreis: Arbeit (z.b. 30 Minuten zur Einbringung des Betons) Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Menge von FP. Nur wenn dieses Kontrollkästchen aktiviert wurde, werden die Werte der Subpositionen später automatisch angepasst, wenn sich der Wert der Festpreisposition ändert. Da der Materialpreis unterschiedlich sein kann und vom Lieferanten abhängt, der im Einkaufsvorgang gewählt wird, müssen Sie nun festlegen, wie die Preise der Artikel zum Festpreis in der Einkaufskalkulation ermittelt werden sollen. Markieren Sie den Artikel zum Festpreis, öffnen Sie das Register Einkaufspreis und wählen Sie die Option Preis aus Einkaufsvorgang im Feld Einkaufsberechnung. Legen Sie anschließend den Kostenaufschlag und Verkaufsaufschlag für den Artikel zum Festpreis fest. Wählen Sie das Register Artikel und geben Sie den entsprechenden Prozentsatz in den Feldern Kalk. Kostenaufschlag und Kalk. VKAufschlag ein. Seite 7 von 8

8 Wichtig! Vor der Präsentation immer folgenden Präsentationstest durchführen, um die Funktion aller Komponenten zu prüfen! Neues Kundenprojekt auf Basis des vorbereiteten Templates anlegen Planung für das Projekt durchführen Stunden, Artikel und Reisekosten im Web Client erfassen Reisekostenabrechnung im Web Client durchführen Projektfreigabe Leistungen, Artikel und Reisekosten durchführen Vertrag über den Vertragssammler abrechnen Reisekostenübergabe Bildschirmauswertung Projektumsatz aufrufen Seite 8 von 8