ADMINISTRATIONSHANDBUCH

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1 T-SYSTEMS MULTIMEDIA SOLUTIONS ADMINISTRATIONSHANDBUCH DOCULIFE DESKTOP 5.6 DATUM:

2 Document Future AG 03/2015 Für diese Dokumentation beansprucht die Firma Document Future AG Urheberrechtsschutz. Diese Dokumentation darf ohne vorherige schriftliche Zustimmung der Document Future AG weder in Teilen noch im Ganzen in irgendeiner Form, beispielsweise Druck, Fotokopie oder Mikroverfilmung, reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden.

3 Administrationshandbuch doculife Desktop Inhaltsverzeichnis iii Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung 5 2 Verwendete Darstellungen 6 3 Allgemeine Sicherheitshinweise Virenschutz Passwort speichern Nutzung von mobilen Geräten 7 4 Aufgaben des Administrators 8 5 Definitionen und Begriffe Mandant Solution Akten Register Dokument 10 6 Systemkonfiguration öffnen Überblick Vorlagen und Benutzerverwaltung Allgemeine Aktualisierungseinstellungen Add-Ins anzeigen und verwalten 13 7 Berechtigungskonzept Überblick Berechtigungskonzept Arten von Zugriffsberechtigungen Benutzer Gruppen 17 8 Administration von Benutzern Voraussetzung Benutzer hinzufügen Benutzerarten Richtlinien für sichere Passwörter Verwaltungsinformation zuordnen Benutzer verwalten Passwort zurücksetzen Gruppenzugehörigkeit anpassen Scanaktivierung teilen Weiteres Benutzerkonto für einen Benutzer bereitstellen Benutzerangaben ändern Benutzer-Account schließen Zeitpunkt der Schließung Benutzer-Account deaktivieren Benutzer-Account reaktivieren Benutzer-Account löschen Überblick Technische Benutzer Technische Benutzer anzeigen 36 9 Administration von Gruppen Überblick Benutzergruppe hinzufügen Mitglieder einer Gruppe anzeigen Gruppenmitgliedschaft anzeigen Gruppen zur Bereitstellung von Zugriffsberechtigungen 41

4 iv Inhaltsverzeichnis Administrationshandbuch doculife Desktop 9.6 Technische Gruppen Gruppe löschen Schlüsseladministration SECplus / SECmezzanine Überblick Mandant abschließen Berechtigung zum Abschließen erteilen Schlüssel ändern Postkörbe Überblick Persönliche Postkörbe Gruppenpostkörbe Postkörbe administrieren Postkörbe anzeigen Postkorb eines Benutzers einsehen und bearbeiten Gruppenpostkorb Dokumente lokalisieren Solution-Administration Überblick Vorlagen im Dateisystem speichern Suchen bereitstellen Suchen erstellen Für alle Benutzer bereitstellen Auswahllisten Überblick Auswahlliste aufrufen Bezeichnung Indexwert ändern Indexwert hinzufügen Knoten bearbeiten und hinzufügen Indexwerte und Knoten löschen Vorlagen aktualisieren Solution-Update Änderungen speichern und publizieren Vorlagenpublikation zurücknehmen Funktionskonfiguration Überblick Funktionskonfiguration Funktionskonfiguration hinzufügen Funktionskonfiguration Audit Überblick Nach Ereignissen suchen Aufrufe für Ereignisse Administrationsberechtigungen Administrator Administrationsfunktionen übertragen Index 79

5 Administrationshandbuch doculife Desktop 1 Einleitung 5 1 Einleitung Die vorliegende Dokumentation beschreibt die Administration eines doculife-mandanten mit Desktop Version 5.6. Sie richtet sich an Administratoren von Endkunden. Für das Verständnis der Dokumentation wird die grundlegende Kenntnis der Verwendung von doculife sowie des Benutzerhandbuchs doculife Desktop vorausgesetzt. Die verfügbaren/möglichen Administrationsfunktionen sind abhängig von der verwendeten Lösung und dem Umfang Ihrer Administrationsrechte. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den doculife-support. Alle Beispiele und Screenshots, die in diesem Handbuch verwendet werden, beziehen sich exemplarisch auf eine doculife-standardkonfiguration und können deshalb von Ihrer Installation abweichen. Weitergehende Informationen zu Strukturen, Metadaten, Berechtigungskonzept und individuell beauftragten Parametrisierungen entnehmen Sie bitte den Lösungsbeschreibungen der von Ihnen verwendeten Solutions.

6 6 2 Verwendete Darstellungen Administrationshandbuch doculife Desktop 2 Verwendete Darstellungen In diesem Kapitel werden die wichtigsten Darstellungen erklärt, damit Sie sich schnell in der Dokumentation zurecht finden. Schaltflächen, Symbole, Menübefehle, Tasten, Fenstertitel und Meldungen Diese werden Fett dargestellt. Tasten werden zusätzlich in Großbuchstaben geschrieben (z. B. ENTER). Hinweise Hinweise enthalten zusätzliche Informationen und sind wie folgt gekennzeichnet: Dies ist ein Hinweis. Definitionen Definitionen von Begriffen oder Strukturvorgaben sind wie folgt gekennzeichnet: Hier folgt die Definition des Begriffs "Printserver". Tipp Nützliche Abkürzungen, weitere Möglichkeiten oder besondere Einstellungen sind wie folgt gekennzeichnet: Tipp: Das ist ein Tipp. Beachten Sie Mit "Beachten Sie:" sind Informationen gekennzeichnet, die für den Ablauf bzw. für die Ausführung einer Handlungsanleitung wichtig sind. Beispiele Beispiele zu einzelnen Funktionen sind wie folgt gekennzeichnet: Beispiel: Dies ist ein Beispiel. Handlungsanleitungen/Schritt-für-Schritt-Anleitungen Handlungsanleitungen/Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind fortlaufend nummeriert. Handlungsanleitungen, die nur aus einer Handlung bestehen, sind mit dem Pfeilsymbol gekennzeichnet.

7 Administrationshandbuch doculife Desktop 3 Allgemeine Sicherheitshinweise 7 3 Allgemeine Sicherheitshinweise Dieses Kapitel enthält allgemeine Sicherheitshinweise für die Nutzung von doculife. Lesen Sie diese sorgfältig durch. 3.1 Virenschutz doculife beinhaltet keine zusätzliche Virenschutzlösung. Dokumente und s, die in doculife eingeliefert werden, werden daher in doculife nicht auf Schadsoftware geprüft. Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente und s auf dem Computer auf Schadcode geprüft werden, bevor diese in doculife abgelegt werden. Achtung: Gefahr von Datenverlust Nutzen Sie eine Virenschutzlösung, die Ihre Daten-, - und Internetkommunikation überwacht und Ihren Computer vor Systemangriffen schützt. 3.2 Passwort speichern Aus Sicherheitsgründen muss ein Nutzer sein Passwort für die Anmeldung an seinem doculife-konto bei jeder Verbindung neu eingeben. Für einen Mandanten kann konfiguriert werden, dass ein Benutzer sein Passwort speichert. Achtung: Gefahr von Datenmissbrauch Das Speichern von Zugangsdaten kann es unbefugten Benutzern ermöglichen, auf Ihre Daten zuzugreifen. Bitte prüfen Sie sorgfältig, ob das Speichern von Zugangsdaten den Sicherheitsanforderungen Ihres Unternehmens entspricht. 3.3 Nutzung von mobilen Geräten Mobile Geräte sind in erhöhten Maßen Angriffen von Schad- und Spionagesoftware ausgesetzt. Nutzer sind für die Sicherheit der Endgeräte selbst verantwortlich. Achtung: Gefahr durch unberechtigte Kenntnisnahme von Daten Laden Sie nur Apps aus vertrauenswürdigen Quellen auf Ihr Endgerät. Verwenden Sie eine geeignete Software zur Abwehr von Spionageangriffen.

8 8 4 Aufgaben des Administrators Administrationshandbuch doculife Desktop 4 Aufgaben des Administrators Die Administration eines doculife-mandanten erfolgt durch den Benutzer Administrator. Durch den Administrator werden der doculife-mandanten aktiviert und die gewünschte Lösung geladen. Nach der Inbetriebnahme umfasst die Administration eines doculife-mandanten: die Anlage und Verwaltung von Benutzern und Benutzergruppen, die Anlage und Verwaltung von Gruppenpostkörben, die Pflege der Auswahllisten und Vorlagen, das Laden neuer und das Update bestehender Lösungen. Bei Verwendung der Administrationsfunktionen muss Ihr Konto mit dem Mandaten verbunden sein.

9 Administrationshandbuch doculife Desktop 5 Definitionen und Begriffe 9 5 Definitionen und Begriffe 5.1 Mandant Mandanten sind innerhalb doculife organisatorisch und technisch unabhängige Einheiten. Der Begriff Mandant wird ausschließlich im technischen Sinne verwendet. Er beschreibt, wie eine organisatorische Einheit in doculife abgebildet wird. Die Verarbeitung von Akten, Registern und Dokumenten der einzelnen Mandanten und deren Datenhaltung ist in doculife streng getrennt. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über spezifische, mandantenbezogene Zugriffsberechtigungen. 5.2 Solution Für einen Mandanten gilt: Bedienoberfläche, Strukturen, Suchmasken, Suchergebnislisten, Auswahllisten und Indexwerte von Akten, Registern und Dokumenten eines Mandanten sind unabhängig von anderen Mandanten, die User- und Rechteverwaltung eines Mandanten ist unabhängig von anderen Mandanten, Sprachen sind mandanten- und nutzerbezogen wählbar, auf einem Mandanten können ein oder mehrere Lösungen (Solutions) betrieben werden, für einen Mandanten können optional spezifische Erkennungslösungen integriert werden. Eine Solution (Lösung) ist eine auf einem Mandanten konkret installierte DMS-Anwendung. Für Solutions gilt: auf einem Mandanten können ein oder mehrere Solutions unabhängig voneinander betrieben werden, jede Solution verfügt über ein eigenes Rechteschema, Indexfelder von Akten, Registern und Dokumenten, Suchmasken, Suchergebnislisten und Auswahllisten können pro Solution in einem Mandanten individuell angepasst und erweitert werden, in jeder Solution eines Mandanten kann unabhängig von den anderen Solutions eines Mandanten eine eigenständige Strukturierung der Ablage über Akten, Register und Dokumente vorgenommen werden. Solutions werden bei der Erstaktivierung eines Mandanten durch den Administrator ausgewählt und geladen. Hinweise zum Laden von Solutions finden Sie in der Dokumentation "doculife Erste Schritte", Kapitel "Erstaktivierung". Anpassungen von geladenen Solutions können auf folgenden Wegen durchgeführt werden:

10 10 5 Definitionen und Begriffe Administrationshandbuch doculife Desktop 5.3 Akten Bereitstellung neuer Suchen, Vorlagen und Inhalten von Auswahllisten durch den Administrator, Aktualisierung mit spezifisch bereitgestellten Anpassungen des Lösungsanbieters. In einer auf einem doculife-mandanten installierten Solution (Lösung) werden die Dokumente in Akten (Ordnern) abgelegt. Akten können mit Registern unterteilt werden. In einer Akte und ihren Registern können Dokumente verschiedener Formate (bspw. PDF, Office, ) zusammengefasst aufbewahrt werden. Dokumente können in Akten unstrukturiert oder einer Ablagestruktur folgend abgelegt werden. Mit Hilfe von Registern können in einer Akte beliebig gestufte Ablagestrukturen erzeugt werden. Akten verfügen über Indexfelder. In den Indexfeldern können die Akte beschreibende Indexwerte (Metadaten) erfasst werden. Akten können unterschiedlichen Aktentypen zugeordnet sein. Aktentypen unterscheiden sich durch eine auf den Verwendungszweck der Akte im Geschäftsbetrieb angepasste Bereitstellung von Indexfeldern. 5.4 Register In einer Solution kann eine beliebige Anzahl von Aktentypen verwendet werden. Register (Unterordner) werden für die Untergliederung von Akten bei der Ablage logisch (formal bzw. inhaltlich) zusammengehöriger Dokumente verwendet. Sie können weitere Register enthalten. Register verfügen über Indexfelder. In den Indexfeldern können das Register beschreibende Indexwerte (Metadaten) erfasst werden. Register können unterschiedlichen Registertypen zugeordnet sein. Registertypen unterscheiden sich durch eine auf den Verwendungszweck des Registers angepasste Bereitstellung von Indexfeldern. In einer Solution kann eine beliebige Anzahl von Registertypen verwendet werden. 5.5 Dokument Ein Dokument ist ein Einzelnes, auf dem doculife-mandanten abgelegtes Informationsobjekt. Es werden digitalisierte und originär elektronisch erzeugte Objekte unterstützt. Dokumente verfügen über Indexfelder. In den Indexfeldern können das Dokument beschreibende Indexwerte (Metadaten) erfasst werden. Um die Art eines Dokuments weiter zu spezifizieren, kann es einem Dokumententyp zugeordnet werden. Durch die Zuordnung können spezifische, die Art des Dokumentes charakterisierende Indexfelder genutzt werden. In einer Solution kann eine beliebige Anzahl von Dokumententypen verwendet werden.

11 Administrationshandbuch doculife Desktop 6 Systemkonfiguration öffnen 11 6 Systemkonfiguration öffnen 6.1 Überblick Für die Administration von Benutzern, Gruppen und Lösungen zur Verfügung stehende Funktionen werden über Einstellungen, Systemkonfiguration aufgerufen. 6.2 Vorlagen und Benutzerverwaltung Aktuelles Profil Name des Mandanten / Benutzerkontos, mit dem Sie angemeldet sind Publizierte Vorlagen vom: Datum und Uhrzeit der letzten Vorlagenpublikation Letzte vollständige Aktualisierung: Datum und Uhrzeit der letzten vollständigen Aktualisierung Mit Server synchronisieren Funktion zur manuellen Aktualisierung aller Vorlagen (Templates) und Auswahllisten.

12 12 6 Systemkonfiguration öffnen Administrationshandbuch doculife Desktop Es wird empfohlen, die Aktualisierung automatisch durchzuführen und eine manuelle Synchronisation nur bei Bedarf auszuführen. Benutzerverwaltung Öffnet das Menü zur Verwaltung von Benutzern und Gruppen. Scanaktivierung freigeben Erzeugt einen für die Aktivierung der direkten Scan-Integration erforderlichen Scanschlüssel. Auswahllisten bearbeiten Öffnet einen Dialog zur Bearbeitung der Auswahllisten. Thesaurus Verwaltung Öffnet einen Dialog zur Bearbeitung und Verwaltung des Thesaurus (optional verfügbar). Konfiguration anpassen Öffnet einen Konfigurator (optional verfügbar) zur Bearbeitung von Vorlagen (Templates). "Konfiguration anpassen" in Symbolleiste anzeigen Fügt ein Icon zum Start des Konfigurators (optional verfügbar) in die Symbolleiste ein. Vorlagen im Dateisystem speichern Öffnet einen Dialog zur lokalen Speicherung der Vorlagen. Änderung der Vorlagen aus dem Dateisystem synchronisieren Öffnet einen Dialog um lokal erstellte Änderungen und Erweiterungen von Vorlagen mit den aktiv genutzten Vorlagen abzugleichen. Vorlagen speichern/publizieren Öffnet einen Dialog zur Speicherung bzw. Publikation bearbeiteter Vorlagen. Vorlagenpublikation zurücknehmen Macht die letzte Vorlagenpublikation rückgängig. Lösung laden Öffnet einen Dialog zum Laden einer Lösung (Solution) aus dem Dateisystem. Funktionskonfiguration für Konto hinzufügen Funktion zum Laden einer mandantenspezifischen Konfiguration. Durch sie werden von den verwendeten Lösungen unabhängige Parametrisierungen des Mandanten bereitgestellt. Funktionskonfiguration für Konto entfernen Funktion zum Entfernen einer mandantenspezifischen Konfiguration.

13 Administrationshandbuch doculife Desktop 6 Systemkonfiguration öffnen Allgemeine Aktualisierungseinstellungen Aktualisierungsart Bei jedem Start des Desktop wird geprüft, ob auf dem Server neue oder geänderte Vorlagen (Templates) vorhanden sind, die übertragen und verwendet werden sollen. Es sind folgende Einstellungen möglich: Automatisch: Prüft beim Start des Desktop automatisch, ob neue Vorlagen auf dem Server vorhanden sind und lädt diese. Dies ist die empfohlene Einstellung. Immer: Es werden zyklisch immer alle Einstellungen auf dem Server geprüft. Dies kann einige Minuten dauern. Manuell: Es wird nicht geprüft, ob auf dem Server neue oder geänderte Vorlagen vorhanden sind. Die Aktualisierung muss manuell durchgeführt werden. Nur für erfahrene Benutzer empfohlen. 6.4 Add-Ins anzeigen und verwalten Die Liste zeigt die installierten Add-Ins an. Um ein Add-In zu istallieren, klicken Sie auf Add-In installieren und wählen das Add-In (*AddIn.zip) im Windows-Dateiexplorer aus. Um ein Add-In zu deinstallieren klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen Deinstallieren. Ein Add-In, das für die Funktion des Desktop zwingend erforderlich ist, kann nicht deinstalliert werden.

14 14 7 Berechtigungskonzept Administrationshandbuch doculife Desktop 7 Berechtigungskonzept 7.1 Überblick Berechtigungskonzept doculife verfügt über ein leicht verständliches, praxisorientiertes, feingranulares und rollenbasiertes Berechtigungskonzept für Akten, Register und Dokumente. Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechte werden detailliert mittels Rechteschema definiert und auf Gruppenebene verwaltet. Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechte Zugriffsberechtigungen zur Bearbeitung von Akten, Registern und Dokumenten (Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechte) werden für Benutzergruppen (Rollen) zusammengefasst bereitgestellt. Benutzer werden entsprechend ihrer Verantwortlichkeit und Befugnis diesen Gruppen zugeordnet und mit Berechtigungen (Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechten) für ihre Arbeit im DMS ausgestattet. Vertraulichkeitsstufen Die Ableitung der erforderlichen Vertraulichkeitsstufen und des Umfangs der Datenzugriffsund Bearbeitungsrechte einer Benutzergruppe erfolgt anhand der konkret bestehenden Sicherheitsanforderungen für die in doculife abzulegenden Dokumente. Dabei wird bestimmt: wer welche Akten und Dokumente einsehen und wer diese Akten und Dokumente in welchem Umfang bearbeiten darf. In einer doculife-standardlösung sind folgende Vertraulichkeitsstufen vordefiniert: Vertraulich: Für vertrauliche Akten und Dokumente Standard: Für Akten und Dokumente des täglichen Geschäftsbetriebs Öffentlich: Für allgemein zugängliche Akten und Dokumente Nur ich: Für Akten und Dokumente auf die zunächst nur ich, als Ersteller, selbst Zugriff habe, die ich jedoch gezielt für andere Benutzer freigeben kann.

15 Administrationshandbuch doculife Desktop 7 Berechtigungskonzept 15 Rechteschema Die systemseitige Verknüpfung der definierten Vertraulichkeitsstufen von Akten, Registern, Dokumenten und Benutzergruppen wird als Rechteschema bezeichnet. Es stellt in zusammengefasster Form das Berechtigungskonzept dar und ist Grundlage der Verwaltung von Gruppen und Benutzern. 7.2 Arten von Zugriffsberechtigungen In doculife stehen folgende Arten von Zugriffsberechtigungen zur Verfügung: Berechtigung Create (C) Read (R) Author Document (A) Write (W) Delete (D) Security (S) Beschreibung Anlegen von Akten Suchen, Browsen (Inhalte ansehen), Eigenschaften einsehen, Anlagen ansehen, Berechtigungen anzeigen, Dokumenteninhalte einsehen, Dokumentenversionen anzeigen Anlegen von Dokumenten Eigenschaften ändern, Register anlegen, Dokumente und Verknüpfungen hinzufügen, Dokumente aus-/einchecken, Dokumenteninhalte ändern Akte löschen, Verknüpfungen entfernen, Dokumente entfernen / löschen Berechtigungen ändern, Besitz übernehmen Einer Gruppe zugeordnete Berechtigungen werden in den Eigenschaften eines Objektes (Eigenschaften, Zugriffsberechtigungen, Spalte Zugriffsberechtigungen) zusammengefasst wie folgt dargestellt: Zugriffsberechtigung Lesezugriff Lese-/Schreibzugriff Lesen / Schreiben / Löschen Vollzugriff Beschreibung Berechtigungen Suchen, Browsen (Inhalte ansehen), Eigenschaften einsehen, Anlagen ansehen, Berechtigungen anzeigen, Dokumenteninhalte einsehen, Dokumentenversionen anzeigen Zusätzlich zum Lesezugriff: Objekt bearbeiten (ändern), Objekteigenschaften ändern, aus- und einchecken, Verknüpfung erstellen und entfernen, neues Objekt erstellen Zusätzlich zum Lese-/Schreibzugriff: Objekte löschen Zusätzlich zur Berechtigung Lesen / Schreiben / Löschen: Zugriffsrechte setzen/ändern, ggf. Eigentumsrechte an einem Objekt übernehmen

16 16 7 Berechtigungskonzept Administrationshandbuch doculife Desktop 7.3 Benutzer In doculife wird unterschieden zwischen: Business-Benutzern Technischen Benutzern Business-Benutzer Business-Benutzer sind Personen, die entsprechend ihrer Verantwortlichkeit und Befugnis (Rolle) einer oder mehreren Benutzergruppen zugeordnet sind. Wird ein Benutzer über die Benutzerverwaltung einer Benutzergruppe hinzugefügt, werden alle gemäß Rechteschema definierten Berechtigungen automatisch zugewiesen. Neben den direkt mit der Benutzergruppe verbundenen Rechten, werden dabei dem Benutzer auch alle Berechtigungen (indirekte Rechte) der Gruppen zugewiesen, in denen die Benutzergruppe selbst Mitglied ist. Beachten Sie: Benutzer sind unter Beachtung des Berechtigungskonzeptes einer ihrer Rolle im Geschäftsbetrieb entsprechenden Benutzergruppe zuzuordnen. Die Auswahl der Benutzergruppe obliegt dem jeweiligen Prozessverantwortlichen des einsetzenden Unternehmens. Ein Benutzer kann in mehreren Benutzergruppen Mitglied sein. Dies können sowohl Benutzergruppen einer, als auch verschiedener Solutions sein. Bei der Bereitstellung eines doculife-mandanten sind außer dem Benutzer Administrator keine weiteren Business-Benutzer (Benutzer) eingerichtet. Die im Auslieferungszustand bestehende Zuordnung des Administrators zu technischen Gruppen darf nicht verändert werden, da ansonsten erforderliche Berechtigungen für die Administration unter Umständen nicht zur Verfügung stehen. Die Verwaltung eines Benutzers kann einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Wird die Verwaltung eines Benutzers einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet, können nur der Benutzer Administrator, der zugeordnete Benutzer bzw. Mitglieder der zugeordneten Benutzergruppe diesen Benutzer zu Gruppen hinzufügen. Beachten Sie: Für die Verwaltung von Benutzern sind besondere Administrationsrechte erforderlich. Siehe auch Kapitel Administrationsberechtigungen. Technischer Benutzer Technische Benutzer stellen für alle Solutions eines Mandanten übergreifende Systemfunktionen bereit. Bei der Bereitstellung eines doculife-mandanten sind alle Technischen Benutzer systemseitig eingerichtet.

17 Administrationshandbuch doculife Desktop 7 Berechtigungskonzept Gruppen In doculife wird unterschieden zwischen: Benutzergruppen (Rollen) Gruppen zur Bereitstellung von Zugriffsberechtigungen Technischen Gruppen Benutzergruppen Benutzer werden entsprechend ihrer Verantwortlichkeit und Befugnis (Rolle) einer Benutzergruppe zugeordnet. Durch ihre Mitgliedschaft in einer Benutzergruppe erhalten sie die Berechtigungen (Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechten) für ihre Arbeit im DMS. Alle Benutzer, die über gleiche Datenzugriffs und Bearbeitungsrechte auf Akten, einen Aktentyp, Register und Dokumente einer Vertraulichkeitsstufe verfügen sollen, werden der gleichen Benutzergruppe zugeordnet. Die Benennung der Benutzergruppen besteht aus: Angabe zur Lösungszuordnung oder lösungsspezifischen Kennung Angabe zu Umfang der Zugriffsberechtigung oder einer Rollenbezeichnung Kennzeichnung Role, R oder Benutzer für Benutzergruppe Welche Benutzergruppen zur Verfügung stehen, entnehmen Sie bitte ihrer Lösungsbeschreibung. Die Verwaltung einer Benutzergruppe kann einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Wird die Verwaltung einer Benutzergruppe einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet, können nur der Benutzer Administrator, der zugeordnete Benutzer bzw. Mitglieder der zugeordneten Benutzergruppe Benutzer zu dieser Gruppe hinzufügen. Gruppen zur Bereitstellung von Zugriffsberechtigungen Gruppen zur Bereitstellung von Zugriffsberechtigungen werden auch als Rechtegruppen bezeichnet. Die Benennung der Rechtegruppen besteht aus: Angabe zur Lösungszuordnung oder einer lösungsspezifischen Kennung Angabe zu Umfang der Zugriffsberechtigung und / oder einer lösungsspezifischen Erweiterung Kennzeichen G für Gruppe Welche Rechtegruppen zur Verfügung stehen, entnehmen Sie bitte Ihrer Lösungsbeschreibung. Die Verwaltung einer Rechtegruppe kann einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Wird die Verwaltung einer Rechtegruppe einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet, können nur der Benutzer Administrator, der zugeordnete Benutzer

18 18 7 Berechtigungskonzept Administrationshandbuch doculife Desktop bzw. Mitglieder der zugeordneten Benutzergruppe Benutzer oder Gruppen zu dieser Gruppe hinzufügen. Technische Gruppen Technische Gruppen stellen Berechtigungen für systeminterne Abläufe und mit ihnen verknüpften Gruppen zusammenfassend zur Verfügung.

19 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern 19 8 Administration von Benutzern 8.1 Voraussetzung Für die Administration von Benutzern muss Ihr Konto mit dem Mandaten verbunden sein. Die Benutzerverwaltung kann nur von Administratoren vorgenommen werden. Die Nachweisführung der Benutzeranlage und -verwaltung obliegt dem ausführenden Administrator. 8.2 Benutzer hinzufügen Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie im Desktop die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. 2. Setzen Sie die Auswahl auf Benutzer und wählen anschließend Hinzufügen. 3. In der nachfolgenden Maske fügen Sie die Benutzerdaten ein. 4. Wählen Sie die Art des Benutzers aus.

20 20 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop Beachten Sie: Weisen Sie die Art des Benutzers unter Beachtung der Ihnen zur Verfügung stehenden Lizenzen zu. 5. Erfassen Sie für den Benutzer die folgenden Daten: Login: Anmeldename des Benutzers Beachten Sie: Im Login sind Leer- und Sonderzeichen (ä ö ü *? : < > \ /) nicht zulässig. Namen technischer Benutzer dürfen nicht als Anmeldename verwendet werden. Bei Autorisierung mittels Signaturen ist die bei der Ausstellung der Signatur für den Inhaber verwendete Bezeichnung als Anmeldename zu verwenden. Name: Anzeigename des Benutzers in doculife Beschreibung: optional Verwaltung durch: optional (ordnen Sie dem Benutzer gegebenenfalls eine Verwaltungsinformation zu. Siehe Kapitel Verwaltungsinformation zuordnen) Kennwort: Passwort des Benutzers (entfällt bei Verwendung einer Signatur zur Autorisierung) Wiederholung: Passwortwiederholung (entfällt bei Verwendung einer Signatur zur Autorisierung) Beachten Sie: Passwörter sind unter Beachtung der Richtlinien für sichere Passwörter zu erstellen. 6. Beenden Sie die Eingabe mit OK. Ist der Haken bei Kennwort im Klartext anzeigen gesetzt, wird zur Eingabeunterstützung das Passwort im Klartext angezeigt. Ist der Haken bei Dem Benutzer die Zugangsdaten zusenden gesetzt, werden die Zugangsdaten versandfähig erzeugt. 7. Nehmen Sie den Versand der Zugangsdaten vor oder sichern Sie diese für eine spätere Übergabe. Die Zugangsdaten können gedruckt, als PDF gespeichert oder per versandt werden. Schließen Sie anschließend das Fenster mit den Zugangsdaten. Wird der Versand per gewählt, wird gleichzeitig eine Aktivierungsdatei für das Benutzerkonto erzeugt und zum Versand bereitgestellt. Aktivierungsdatei, Zugangsdaten und Passwort können getrennt versandt werden. 8. Um dem Benutzer Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechte zuzuweisen, ordnen Sie den Benutzer einer oder mehrerer Benutzergruppen zu.

21 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern 21 Bestätigen Sie diesen Hinweis mit OK. 9. Markieren Sie den Benutzer und tragen Sie in das untere Suchfeld den Namen der Gruppe ein in die der Benutzer aufgenommen werden soll. Der Gruppenname braucht nicht vollständig eingegeben werden. Die Eingabe eines Namensbestandteils ist ausreichend. Alle Gruppen in denen der Namensbestandteil enthalten ist werden angezeigt. Wählen Sie unten rechts aus der Auswahlliste Gruppen die relevante Benutzergruppe (n) aus. Fügen Sie diese Gruppe(n) über das Pfeilsymbol nach links dem Bereich Mitglied in Gruppen hinzu. Beachten Sie: Bitte beachten Sie bei der Zuordnung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe unbedingt das Rechteschema. Welche Benutzergruppen implementiert sind, entnehmen Sie bitte Ihrer Lösungsbeschreibung. 10. Bestätigen Sie die Änderungen mit Übernehmen und schließen die Benutzerverwaltung und die Maske Einstellungen mit OK.

22 22 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop 8.3 Benutzerarten Wenn Sie einen Benutzer anlegen, muss dieser einer Benutzerart zugeordnet werden. Die Tabelle beinhaltet die verfügbaren Benutzerarten. Benutzerart Vollbenutzer Voll-Benutzer & Mobile Web-Benutzer Web-Benutzer & Mobile Web-Benutzer (nur lesend) Web-Benutzer (nur lesend) & Mobile Seltener Benutzer Seltener Benutzer & Mobile Seltener Benutzer (nur lesend) Seltener Benutzer (nur lesend) & Mobile Self- Sevice User Self- Sevice User Beschreibung Benutzer, der über den Desktop zugreift Benutzer, der über den Desktop und den Mobile Client zugreift Benutzer, der nur über den WebClient zugreift Benutzer, der über den WebClient und den Mobile Client zugreift Benutzer, der nur lesend über den WebClient zugreift Benutzer, der nur lesend über den WebClient und den Mobile Client zugreift Benutzer, der nur gelegentlich auf doculife zugreift Benutzer, der nur gelegentlich über den Mobile Client auf doculife zugreift Benutzer, der nur lesend gelegentlich auf doculifezugreift Benutzer, der nur lesend gelegentlich über den Mobile Client auf doculifezugreift Benutzer, der nur den Modus Self-Service verwenden darf Benutzer, der den Modus Self-Service auch über den Mobile Client verwenden darf

23 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern 23 Beachten Sie: Die Zuordnung ist unter Beachtung der Ihnen zur Verfügung stehenden Lizenzen vorzunehmen. 8.4 Richtlinien für sichere Passwörter Passwörter müssen folgende Kriterien erfüllen: Ein Passwort darf nicht leer sein. Es muss mindestens aus 8 Zeichen bestehen. Es muss aus mindestens 3 verschiedenen Zeichengruppen (Kleinbuchstaben, Großbuchstaben, Ziffern, Symbolzeichen) bestehen. Besonders sichere Passwörter enthalten Zeichen aus allen 4 Zeichengruppen. Die letzten sieben vergebenen Passwörter können nicht wieder benutzt werden. 8.5 Verwaltungsinformation zuordnen Die Verwaltung eines Benutzers kann einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet werden. Wird die Verwaltung eines Benutzers einem Benutzer oder einer Benutzergruppe zugeordnet, können nur der Benutzer Administrator, der zugeordnete Benutzer bzw. Mitglieder der zugeordneten Benutzergruppe diesen Benutzer zu Gruppen hinzufügen. Um einem Benutzer eine Verwaltungsinformation zuzuordnen gehen sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie bei der Anlage Benutzers Benutzer oder Gruppe wählen oder markieren Sie einen bereits angelegten Benutzer und wählen Verwaltung.

24 24 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop 2. Tragen Sie im nachfolgenden Fenster den Namen des Benutzers oder der Benutzergruppe ein, der / dem die Verwaltung des Benutzers zugeordnet werden soll. 3. Klicken Sie auf Suchen. Der Benutzer bzw. die Benutzergruppe werden angezeigt. 4. Markieren den Benutzer bzw. die Benutzergruppe und schließen Sie die Zuordnung mit OK ab. 5. Setzen Sie die Benutzeranlage fort oder bestätigen Sie die Änderungen mit Übernehmen und schließen die Benutzerverwaltung mit OK. 8.6 Benutzer verwalten Passwort zurücksetzen Für den Fall, dass ein Benutzer sein Passwort vergessen hat, können Sie dem Benutzer über diese Funktion ein neues Initialpasswort zuweisen. Dazu gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. 2. Setzen Sie die Auswahl auf Benutzer. Tragen Sie den Namen des Benutzers in das Suchfeld ein und klicken Sie auf Anzeigen.

25 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern 25 Der gesuchte Benutzer wird angezeigt. 3. Markieren Sie ihn per Mausklick. Wählen Sie Kennwort oder Zugangsdaten. 4. Im nachfolgenden Passwortdialog tragen Sie das neue Kennwort ein und beenden den Dialog mit OK. Haben Sie den Dialog über Zugangsdaten gestartet, werden die Zugangsdaten versandfähig erzeugt. 5. Bestätigen Sie die nachfolgende Meldung mit OK. Die letzten sieben vergebenen Passwörter können bei einer Neuvergabe von Passwörtern nicht wiederverwendet werden. Übermitteln Sie das geänderte Passwort unter Beachtung der Passwortregeln ihres Unternehmens an den Benutzer.

26 26 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop Gruppenzugehörigkeit anpassen Um die Gruppenzugehörigkeit eines Benutzers anzupassen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. 2. Setzen Sie die Auswahl auf Benutzer. Tragen Sie den Namen des Benutzers in das Suchfeld ein und wählen Sie Anzeigen. Der gesuchte Benutzer wird angezeigt. 3. Markieren Sie ihn per Mausklick. Die aktuelle Gruppenzugehörigkeit des Benutzers wird angezeigt. 4. Tragen Sie in das untere Suchfeld den Namen der Gruppe ein in die der Benutzer aufgenommen werden soll. Der Gruppenname braucht nicht vollständig eingegeben werden. Die Eingabe eines Namensbestandteils ist ausreichend. Alle Gruppen, in denen der Namensbestandteil enthalten, ist werden angezeigt. Wählen Sie unten rechts aus der Auswahlliste Gruppen die relevante Benutzergruppe (n) aus. Fügen Sie diese Gruppe(n) über das Pfeilsymbol nach links dem Bereich Mitglied in Gruppen hinzu oder entfernen Sie nicht benötigte Gruppen über das Pfeilsymbol nach rechts aus dem Bereich Mitglied in Gruppen.

27 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern Bestätigen Sie die Änderungen mit Übernehmen und schließen die Benutzerverwaltung mit OK Scanaktivierung teilen Um die Scan-Integration im Desktop zu nutzen, muss die Scan-Integration aktiviert sein. Falls die Scan-Integration nicht bei der Aktivierung des Benutzerkontos automatisch erfolgte, muss sie nachträglich vorgenommen werden. Dazu muss der Benutzer über Einstellungen, Konten, Scanning Zugangsdaten laden einen Scanschlüssel einlesen. ScansSchlüssel können über Einstellungen, Systemkonfiguration, Scan-Aktivierung teilen erzeugt werden. 1. Wählen Sie Einstellungen, Systemkonfiguration, Scan-Aktivierung freigeben. 2. Speichern Sie die erzeugte Aktivierungsdatei *.iasc ab. 3. Schließen Sie Einstellungen mit OK. 4. Senden Sie die Datei dem Benutzer auf geeignete Weise zum Einlesen zu.

28 28 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop Sollte z. B. nach Austausch Ihres Arbeitsplatzrechners die Funktion Scan-Aktivierung teilen deaktiviert sein, kann die Funktion durch Laden des für die Aktivierung des Mandanten verwendeten Aktivierungsschlüssels wieder aktiviert werden Weiteres Benutzerkonto für einen Benutzer bereitstellen Wenn Sie z. B. nicht nur als Administrator mit doculife arbeiten, sondern es auch im normalen Geschäftsbetrieb verwenden, wird die Verwendung eines weiteren Benutzerkontos für nichtadministrative Tätigkeiten empfohlen. Für die Ausübung der Rollen Administrator und normaler Benutzer ist lediglich ein weiteres Benutzerkonto in der bestehenden Installation einzurichten. 1. Nur Administratoren Benennen Sie das bestehende Konto eindeutig als Administratorkonto. Öffnen Sie dazu Einstellungen, Konten und markieren das bestehende Konto. 2. Klicken Sie auf Ändern und ergänzen Sie z.b. den Namen des Kontos um den Zusatz Administrator und speichern die Änderung mit OK. 3. Legen Sie über die Benutzerverwaltung einen neuen Benutzer an und ordnen diesen entsprechend der Funktionsrolle im Geschäftsbetrieb der / den relevanten Benutzergruppe(n) zu. 4. Wählen Sie (oder der Benutzer nach Erhalt der Zugangsdaten) im Desktop Einstellungen, Konten und klicken Sie auf Hinzufügen.

29 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern Tragen Sie im nachfolgenden Fenster Ihre Zugangsdaten ein und bestätigen diese mit Anmelden oder wählen Sie Ein neues Konto einrichten und aktivieren Sie das Benutzerkonto mit der zugehörigen Aktivierungsdatei.

30 30 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop 6. Schließen Sie das Fenster Einstellungen mit OK. 7. Im linken, unteren Bereich des Desktop kann nun das zusätzliche Benutzerkonto ausgewählt werden Benutzerangaben ändern Bei der Anlage eines Benutzers eingegebene Benutzerangaben können jederzeit geändert werden. Geändert werden können: Art des Benutzers Name Beschreibung Um die Benutzerangaben zu ändern gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über die Benutzerverwaltung unter Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. Tragen Sie den Namen des Benutzers in das Suchfeld ein und wählen Sie Anzeigen. Der gesuchte Benutzer wird angezeigt. 2. Markieren Sie ihn per Mausklick und wählen Sie Ändern. 3. Im nachfolgenden Fenster können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen.

31 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern Bestätigen Sie die Änderungen mit OK. 8.7 Benutzer-Account schließen Zeitpunkt der Schließung Die Schließung eines Benutzer-Accounts sollte vorgenommen werden: bei geordnetem Austritt des Benutzers nach Abschluss der Übergabe der Arbeitsaufgaben und Unterlagen an seinen Nachfolger, sofort bei Bekanntwerden des Austritts eines Benutzers durch unvorhersehbare Umstände, sofort bei einer den Benutzer betreffenden Gefahr in Verzug" Situation Benutzer-Account deaktivieren Kontrollieren Sie, bevor ein Benutzer-Account deaktiviert wird, ob alle erforderlichen Schritte zur Vorbereitung der Deaktivierung durchlaufen wurden. Übernehmen Sie vor der Deaktivierung des Benutzer-Accounts das Benutzerkonto und kontrollieren Sie die Ausführung. Entfernen Sie den Benutzer aus allen Benutzergruppen. Zur Deaktivierung eines Benutzer-Accounts gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie im Desktop die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. 2. Rufen Sie den gewünschten Benutzer auf und übernehmen Sie den Benutzer-Account durch Rücksetzen des Passwortes. 3. Melden Sie sich mit den geänderten Zugangsdaten an. 4. Prüfen Sie den Inhalt des persönlichen Postkorbs des Benutzers. Leiten Sie den Inhalt an den zuständigen Nachfolger weiter oder verschieben Sie diesen an einen endgültigen Ablageort. Leeren Sie den Postkorb abschließend vollständig.

32 32 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop 5. Prüfen Sie, ob der Benutzer noch Dokumente ausgecheckt hat. Wenn möglich, checken Sie diese vom Arbeitsplatz des Benutzers wieder ein oder brechen Sie das Auschecken ab. 6. Prüfen Sie, ob unter Aufgaben nicht erledigte oder aktuell anstehende Aufgaben hinterlegt sind. Klären Sie deren Weiterbearbeitung. 7. Prüfen Sie, ob im Ordner Eigene Dokumente Daten abgelegt sind. Klären Sie den Verbleib darin enthaltener Dokumente ab. Leeren Sie den Bereich abschließend vollständig. 8. Kontrollieren Sie den Papierkorb des Benutzers. Klären Sie ab, ob enthaltene Dokumente noch benötigt werden oder endgültig gelöscht werden können. Stellen Sie noch benötigte Dokumente wieder her. Löschen Sie nicht benötigte Dokumente. Leeren Sie den Papierkorb abschließend vollständig. 9. Entfernen Sie alle Verknüpfungen aus Mein Arbeitsbereich und der Bibliothek des Benutzers. 10. Deaktivieren Sie unter Einstellungen, Postkorb, Einstellungen die Freischaltung des Postkorbs für den Empfang. Heben Sie die Freigabe des Postkorbs für den externen Weiterleitungsempfang auf. Leeren Sie die Liste der erlaubten Weiterleitungs- und Absenderadressen. 11. Entfernen Sie unter Einstellungen, Postkorb, Einstellungen alle Gruppenpostkörbe auf die der Benutzer Zugriff hatte. 12. Schließen Sie das Benutzerkonto, melden sich als Administrator an und öffnen die Benutzerverwaltung. 13. Rufen Sie den Benutzer auf und entfernen ihn aus allen Gruppen. 14. Wählen Sie Deaktivieren. 15. Bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage mit OK.

33 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern Bestätigen Sie die Änderungen mit Übernehmen und schließen Benutzerverwaltung, sowie die Maske Einstellungen mit OK. Der Benutzer wird nach erneuten Aufruf der Benutzerverwaltung als deaktiviert angezeigt. Auf den persönlichen Arbeitsbereich eines Benutzers kann nach der Deaktivierung des Benutzer-Accounts nicht mehr zugegriffen werden Benutzer-Account reaktivieren Deaktivierte Benutzer-Accounts können reaktiviert werden. Zur Reaktivierung eines Benutzer-Accounts gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie im Desktop die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. 2. Rufen Sie den deaktivierten Benutzer auf und wählen Sie Reaktivieren. 3. Bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage mit OK.

34 34 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop 4. Markieren Sie den Benutzer und tragen Sie in das untere Suchfeld den Namen der Gruppe ein, in die der Benutzer aufgenommen werden soll. Der Gruppenname braucht nicht vollständig eingegeben werden. Die Eingabe eines Namensbestandteils ist ausreichend. Alle Gruppen in denen der Namensbestandteil enthalten ist, werden angezeigt. Wählen Sie unten rechts aus der Auswahlliste Gruppen die relevante Benutzergruppe (n) aus, der der Benutzer hinzugefügt werden soll. Fügen Sie diese Gruppe(n) über das Pfeilsymbol nach links dem Bereich Mitglied in Gruppen hinzu. 5. Bestätigen Sie die Änderungen mit Übernehmen. 6. Passen Sie gegebenenfalls die Benutzerdaten an. Öffnen Sie den entsprechenden Dialog über Ändern. Bestätigen Sie vorgenommene Änderungen mit OK. 7. Ordnen Sie dem Benutzer bei Bedarf neue Verwaltungsinformationen zu. Öffnen Sie dazu Verwaltung. Tragen Sie im Suchfeld den Namen des Benutzers oder der Benutzergruppe ein, der / dem die Verwaltung des Benutzers zugeordnet werden soll. Klicken Sie auf Suchen. Der Benutzer bzw. die Benutzergruppe werden angezeigt. 8. Markieren den Benutzer bzw. die Benutzergruppe und schließen Sie die Zuordnung mit OK ab. 9. Vergeben Sie für den Benutzer ein neues Passwort. Wählen Sie Kennwort oder Zugangsdaten. Im nachfolgenden Passwortdialog tragen Sie das neue Kennwort ein und beenden den Dialog mit OK. Übermitteln Sie dem Benutzer die geänderten Zugangsdaten. 10. Schließen Sie die Benutzerverwaltung mit OK.

35 Administrationshandbuch doculife Desktop 8 Administration von Benutzern Benutzer-Account löschen Bei doculife-installationen ohne Implementierung BusinessOwnerG wird das Löschen von Benutzer-Accounts nicht empfohlen.es wird empfohlen das Löschen von Benutzer- Accounts generell nur vorzunehmen, wenn diese noch nicht verwendet wurden. Um einen Benutzer zu löschen gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie im Desktop die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. 2. Rufen Sie den gewünschten Benutzer auf. Beachten Sie: Überzeugen Sie sich, dass der Benutzer-Account noch nicht verwendet wurde. Wurde der Benutzer-Account bereits verwendet, führen Sie die für die Deaktivierung eines Benutzers erforderlichen Schritte (Siehe "Benutzer-Account deaktivieren" 3. Markieren Sie den Benutzer und wählen Sie Löschen. 4. Bestätigen Sie die nachfolgende Abfrage mit OK. 5. Beenden Sie die Benutzerverwaltung mit OK. 8.8 Überblick Technische Benutzer Technische Benutzer stellen übergreifende Systemfunktionen für alle Solutions eines Mandanten bereit.

36 36 8 Administration von Benutzern Administrationshandbuch doculife Desktop Folgende Technische Benutzer werden in doculife verwendet: Name Beschreibung Audit Audit/Event Service - Protokolliert von Anwendern und Technischen Benutzern ausgelöste Applikationsereignisse im Audit Service Service realisiert die im DMS zur Verfügung stehenden basierenden Funktionen Export Export Service - Bereitstellung von Inhalten für die Volltextsuche Import Service Einstellung der von den IMA-Systemkomponenten und Import über Webservices von Drittsystemen gelieferten Dateien und Metadaten in das DMS MDI MDI Service Verarbeitung von über Webservices angelieferten Informationen (Master Data Integration Schnittstelle) OSAdmin Technischer Administrationsbenutzer SystemService Systemservice für Archivierungsprozesse TempAccess Automatische Freigabe erteilter temporärer Zugriffe, in doculife derzeit nicht verwendet Template Technischer Benutzer zur Verwaltung von Vorlagen (Templates) u1 - un Upload user 1 bis n Bei der Bereitstellung eines doculife-mandanten sind alle Technischen Benutzer systemseitig eingerichtet. Technische Benutzer können über die Benutzerverwaltung nicht administriert werden. 8.9 Technische Benutzer anzeigen Zur Anzeige der Technischen Benutzer aktivieren Sie in der Benutzerverwaltung die Auswahl Auch technische Benutzer und Gruppen anzeigen. Beachten Sie: Bei Aktivierung dieser Funktion werden Business-Benutzer und Technische Benutzer gemeinsam angezeigt.

37 Administrationshandbuch doculife Desktop 9 Administration von Gruppen 37 9 Administration von Gruppen 9.1 Überblick Um die Administration zu vereinfachen, müssen Benutzer entsprechend ihrer Rolle nur einer oder mehrerer Benutzergruppen hinzugefügt werden. Rechte erhält eine Benutzergruppe durch ihre Mitgliedschaft in einer oder mehreren Gruppen zur Bereitstellung von Zugriffsberechtigungen (Rechtegruppen). Rechtegruppen beziehen die Zugriffsberechtigungen von technischen Gruppen in den sie Mitglied sind. Bei der Zuordnung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe oder einer Gruppe zu einer Gruppe werden alle gemäß Rechteschema definierten Zuordnungen automatisch vorgenommen. Der Benutzer oder die Gruppe wird mit der Zuordnung zu einer Gruppe nicht nur Mitglied dieser Gruppe (direkte Mitgliedschaft). Zugehörigkeiten von Gruppen, in denen die zugewiesene Gruppe selbst Mitglied ist, werden vererbt. Der Benutzer oder die Gruppe ist somit auch Mitglied dieser Gruppen (indirekte Mitgliedschaft). 9.2 Benutzergruppe hinzufügen Solutions können weitere Benutzergruppen hinzugefügt werden. Fügen Sie weitere Benutzergruppen nur unter Beachtung des Berechtigungskonzepts der verwendeten Lösung hinzu. Bei Unklarheiten konsultieren Sie bitte Ihren Lösungsanbieter oder den doculife-support. Um einer Solution eine Benutzergruppen hinzuzufügen, gehen sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. 2. Setzen Sie die Auswahl auf Gruppen und wählen Sie Hinzufügen. 3. Tragen Sie im nachfolgenden Dialog die erforderlichen Informationen für die Anlage der Gruppe ein.

38 38 9 Administration von Gruppen Administrationshandbuch doculife Desktop Name: Name der Gruppe Beachten Sie: Im Gruppennamen sind Leer- und Sonderzeichen (ä ö ü *? : < > \ /) nicht zulässig. Setzen Sie am Ende des Namens das Kennzeichen R für Benutzergruppe. Vollständiger Name: Anzeigename der Gruppe in doculife Beschreibung: optional Verwaltung durch: Verwaltungsinformation - optional 4. Beenden Sie den Dialog mit OK. 5. Um der Gruppe Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechte zuzuordnen, markieren Sie die Gruppe und tragen Sie in das untere Suchfeld den Namen der Gruppe ein, in die die Gruppe aufgenommen werden soll. Der Gruppenname braucht nicht vollständig eingegeben werden. Die Eingabe eines Namensbestandteils ist ausreichend. Alle Gruppen in denen der Namensbestandteil enthalten ist, werden angezeigt. Um auch technische Gruppen anzuzeigen, markieren Sie Auch Technische Benutzer und Gruppen anzeigen. Beachten Sie: Bei Aktivierung dieser Funktion werden Business-Gruppen und Technische Gruppen gemeinsam angezeigt. Wählen Sie unten rechts aus der Auswahlliste Gruppen die relevante Gruppe(n) aus, der die Gruppe hinzugefügt werden soll. Fügen Sie diese Gruppe(n) über das Pfeilsymbol nach links dem Bereich Mitglied in Gruppen hinzu. Bestätigen Sie die Auswahl mit Übernehmen.

39 Administrationshandbuch doculife Desktop 9 Administration von Gruppen Schließen Sie Benutzerverwaltung mit OK. Ohne Zuordnung zu einer Gruppe verfügt die neu hinzugefügte Gruppe über keine Datenzugriffs- und Bearbeitungsrechte. Ordnen Sie nachfolgend Benutzer entsprechend ihrer Funktionsrolle im Geschäftsbetrieb der angelegten Gruppe über die Benutzerverwaltung zu. Rufen Sie dazu die Benutzer einzeln auf und ergänzen seine Gruppenzugehörigkeit (Mitglied in Gruppen).

40 40 9 Administration von Gruppen Administrationshandbuch doculife Desktop 9.3 Mitglieder einer Gruppe anzeigen Um festzustellen, welche Benutzer aktuell Mitglied einer Gruppe sind, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung. 2. Setzen Sie die Auswahl auf Gruppen, tragen den Namen der gewünschten Gruppe im Suchfenster ein und wählen Anzeigen. 3. Markieren Sie nachfolgend die Gruppe und klicken Sie auf Mitglieder. Gruppenmitglieder werden mit Namen, Login und einem Hinweis zur Art der Mitgliedschaft angezeigt. 4. Beenden Sie die Anzeige der Auflistung mit Schließen. 9.4 Gruppenmitgliedschaft anzeigen Bei der Zuordnung eines Benutzers zu einer Benutzergruppe oder einer Gruppe zu einer Gruppe werden alle gemäß Rechteschema definierten Zuordnungen automatisch vorgenommen. Der Benutzer oder die Gruppe wird mit der Zuordnung zu einer Gruppe nicht nur Mitglied dieser Gruppe (direkte Mitgliedschaft). Zugehörigkeiten zu Gruppen, in denen die zugewiesene Gruppe selbst Mitglied ist, werden vererbt. Der Benutzer oder die Gruppe ist somit auch Mitglied dieser Gruppen (indirekte Mitgliedschaft). Die im Auslieferungszustand (Auswahl bei der Aktivierung oder Laden einer Individuallösung) bestehende Zuordnung der Gruppen zu Gruppen darf nicht verändert werden, da ansonsten die ordnungsgemäße Funktionsfähigkeit der auf einem Mandanten installierten Solution / Solutions unter Umständen nicht gegeben ist. Um Gruppenzuordnung eines Benutzers oder einer Gruppe anzuzeigen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über Einstellungen, Systemkonfiguration, Benutzerverwaltung.

41 Administrationshandbuch doculife Desktop 9 Administration von Gruppen Zur Anzeige der Gruppenmitgliedschaft eines Benutzers wählen Sie Benutzer.Tragen Sie den Namen des Benutzers in das Suchfeld ein und wählen Sie Anzeigen. Zur Anzeige der Mitgliedschaften in technischen Gruppen aktivieren Sie zusätzlich Auch technische Benutzer und Gruppen anzeigen. 3. Markieren Sie den Benutzer zur Anzeige der Gruppenzugehörigkeit. Die Mitgliedschaft wird angezeigt. Direkte Mitgliedschaften werden "Schwarz" und indirekte Mitgliedschaften "Grau" angezeigt. 4. Zur Anzeige der Gruppenmitgliedschaft einer Gruppe wählen Sie Gruppen.Tragen Sie den Namen der Gruppe in das Suchfeld ein und wählen Sie Anzeigen. Zur Anzeige der Mitgliedschaften in technischen Gruppen aktivieren Sie zusätzlich Auch technische Benutzer und Gruppen anzeigen. 5. Markieren Sie die Gruppe zur Anzeige der Gruppenzugehörigkeit. Die Mitgliedschaft wird angezeigt. Direkte Mitgliedschaften werden "Schwarz" und indirekte Mitgliedschaften "Grau" angezeigt. Individuelle Anpassungen des implementierten Berechtigungskonzepts und des Rechteschemas sind jederzeit möglich. Für nähere Informationen kontaktieren Sie bitte ihren Lösungsanbieter oder den doculife-support. 9.5 Gruppen zur Bereitstellung von Zugriffsberechtigungen Gruppen zur Bereitstellung von Zugriffsberechtigungen werden auch als Rechtegruppen bezeichnet.