WIWPOS Version 1.00 Build #001 Stand vom

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1 WIWPOS Version 1.00 Build #001 Stand vom AddOn Point of Sale für JTL-Warenwirtschaft ab Version Dokumentation

2 Allgemeines zum Programm Für das Freeware-Programm JTL-Warenwirtschaft wurde mit dieser Erweiterung die Möglichkeit geschaffen, einen Point of Sale zu schaffen, der ohne direkte Anbindung an das WWS arbeitet. Das WIWPOS ist gedacht für mobile Verkaufsstände, Handwerker und Kundendienstleister, die mit einer überschaubaren Anzahl Kassiervorgängen auskommen und deren Produkt bzw. Dienstleistung gegen Bar-Scheck bzw. Kreditkartenzahlung erfolgt. Das Programm eignet sich (noch) nicht für Varianten- und Seriennummern-Artikel. Erstelldatum :17 Seite 2 von 32

3 Installation Das Programm wird als ZIP-File ausgeliefert. In dieser gepackten Datei befinden sich ein Setup- Programm und diese Dokumentation (als PDF-File). Lesen Sie zunächst die Dokumentation aufmerksam durch. Starten Sie das Setup-Programm und installieren Sie das Programm im vorgeschlagenen Verzeichnis (C:\WIWPOS) oder in einem Verzeichnis Ihre Wahl. (Hinweis für Windows 7 und Windows 8 Nutzer: Sie sollten WIWPOS nicht im Programme-Ordner installieren, da die Rechtevergabe in dem Ordner kein Schreibrecht zulässt, welches WIWPOS aber benötigt. Nutzen Sie dafür besser einen Ordner außerhalb von C:\Programme) Achtung: Installieren Sie dieses AddOn nicht im Verzeichnis der JTL-WAWI. Bei Updates des JTL-Programmes kann das komplette Verzeichnis gelöscht und wieder mit Daten gefüllt werden. Fremde Daten (wie dieses AddOn) sind dann verloren. Erstelldatum :17 Seite 3 von 32

4 Programm-Einstellungen Nach der Installation kann das WIWPOS durch Klick auf das abgelegte Icon gestartet werden. Der Programmablauf ist (fast) selbsterklärend. Das WIWPOS holt sich die Artikeldaten vom JTL-Warenwirtschaftssystem. Dazu muss WIWPOS zusätzlich auch auf einem System mit Zugang zur JTL-Datenbank installiert werden. Das Programm kann aber auch völlig ohne JTL-Warenwirtschaft arbeiten. Zunächst sind verschiedene Einstellungen vorzunehmen. Unter dem Menüpunkt Systeminformation gelangt man zu den Allgemeinen Informationen und zu den Systeminformationen Die Allgemeinen Informationen enthalten Angaben über Ihre Firma. Erstelldatum :17 Seite 4 von 32

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6 In den Systeminformationen werden Daten eingetragen, die für den ordnungsgemäßen Betrieb der Kassen-Software notwendig sind. Das Programm muss 2 x installiert werden. Einmal auf dem Rechner, der KEINE Verbindung zur JTL- Warenwirtschaft hat, das sogenannte Kassensystem. Und einmal auf einem Rechner, der Verbindung zur JTL-Warenwirtschaft hat. Dieser Rechner dient als Server für den Artikelstamm. Erstelldatum :17 Seite 6 von 32

7 Sie könnend die Kassenbelege mit einem normalen Windowsdrucker erstellen oder mit einem ESC/POS-kompatiblen Bon-Drucker. Unter dem Tabulator Drucker nehmen Sie die Einstellungen für den Bon-Drucker vor. Getestet wurde das Programm mit einem Epson TM-T88II-Drucker. Die für diesen Drucker benötigten ESC-Einstellungen sind hier einzutragen. Bei gesetztem Schalter Druck-Modus wird der Standard-Windowsdrucker verwendet. Erstelldatum :17 Seite 7 von 32

8 Lade Artikelstamm Alle Artikeldaten und Verkaufspreise werden ausschließlich in der JTL-Warenwirtschaft angelegt und gepflegt. Bevor mit der Kasse gearbeitet werden kann, muss von der der JTL-Datenbank der Artikelstamm geholt werden. Dafür wird die 2. Installation auf dem Rechner, der Verbindung mit der JTL- Datenbank hat, benötigt. Der Kassenrechner kann diese Aufgabe auch durchführen, benötigt dazu aber temporär Zugriff zur JTL- Datenbank. Folgender Ablauf ist auch möglich: Rechner (Laptop) hat Netzwerkverbindung zur JTL-Datenbank im Büro Artikeldaten werden geladen und Rechner wird vom Netzwerk getrennt Verkaufsvorgänge werden dezentral durchgeführt (Verkaufsstand, Ladengeschäft, Kundendienstwagen etc.) Rückkehr ins Büro, Verbindung zur JTL-Datenbank wieder herstellen und Datenabgleich vornehmen (XLM-Datei, ggf. Artikelstamm) Der Artikelstamm wird per USB-Stick zum Kassenrechner transportiert und in beliebiges Verzeichnis kopiert. Nun kann mit der Kasse gearbeitet werden. Erstelldatum :17 Seite 8 von 32

9 Kasse Die Kasse erreichen Sie über den Menüpunkt Kasse. Dort öffnet sich zunächst das Fenster in der Sie einen Verkäufer auswählen. Erstelldatum :17 Seite 9 von 32

10 Danach gelangen Sie zur Kasse. Bedient wird die Kasse mit der normalen Tastatur und Maus. Eine Touch-Screenbedienung ist (noch) nicht möglich. Ein normaler Kassiervorgang sieht so aus: Menge eintragen (1 ist vorbelegt) Artikelnummer eintragen und Return- bzw. Tab-Taste (Artikel wird mit Preis in Liste übernommen. Fortsetzen durch Eingabe von Menge und Artikelnummer Beenden des Kassiervorganges durch Auswahl der Zahlart (bei leerem Warenkorb erfolgt ein Hinweis) Erstelldatum :17 Seite 10 von 32

11 Eingabe des gegebenen Betrages und Return-Button anklicken. Kassenlade öffnet sich, der Bon wird gedruckt und die Artikelliste geleert. Neuer Kassiervorgang kann beginnen Nach Ladenschluss können Sie mit F3 Kasse schliessen den Umsatz aller Verkäufer Abschluss ausdrucken. Weitere Schritte müssen dann noch unter dem Menüpunkt Tagesabschluss durchgeführt werden. Dieser Punkt wird weiter unten erklärt. Der Bereich Auswahl 1 und Auswahl2 sind vorbelegbare Buttons. Hier können Sie oft gekaufte Artikel hinterlegen. Dieses Modul ist noch nicht programmiert. Ist die Artikelnummer unbekannt oder falsch, öffnet sich die Artikelauswahl und Sie können einen Artikel aus der Liste auswählen. Erstelldatum :17 Seite 11 von 32

12 Wurde ein falscher Artikel in die Liste übernommen kann dieser mit der Menge -1 wieder storniert werden. Wollen Sie bei einem Artikel dem Kunden einen Sonderpreis gewähren, dann wählen Sie mit der Taste F5-Sonderartikel und nach der Artikelauswahl können Sie hier Menge und Preis verändern. Erstelldatum :17 Seite 12 von 32

13 Tagesabschluss Nach Verkaufsschluss besteht die Möglichkeit, verschiedene Berichte zu erstellen. Dafür benötigt der Kassenrechner einen normalen Windowsdrucker. Es lässt sich auch ein PDF-Drucker verwenden die Ausdrucke können wiederum per USB-Stick zu einem Rechner mit Drucker transportiert werden. Es sind Tages- und Monatsabschlüsse möglich. Der Menüpunkt Drucke Transaktionsliste mit XML-Datei druckt alle Tagesumsätze und erstellt eine XLM- Datei, die als Importdatei für die JTL-Warenwirtschaft dient. Diese Datei muss per USB-Stick zum Rechner, der Zugriff auf die JTL-Datenbank hat transportiert und per JTL-Wawi eingelesen werden (sie hierzu auch Doku JTL). Der WIWPOS-Ablauf sieht idealerweise so aus: Erstellen der Artikeldaten auf JTL-Clientrechner Transport der Daten und Kopieren in Kassenrechner Tagesgeschäft mit Kassiervorgängen Tagesabschluss ggf. Monatsabschluss mit Ausdruck der verschiedene Berichte (direkt auf Drucker oder als PDF) und erstellen der XLM-Date Transport der XLM-Datei zum JTL-Clientrechner und Import der Daten in JTL-Warenwirtschaft (Bestandskorrektur) Erstellen der Artikeldaten. Erstelldatum :17 Seite 13 von 32

14 Tagesabschluss Erstelldatum :17 Seite 14 von 32

15 Erstelldatum :17 Seite 15 von 32

16 Darüber hinaus könenn Sie auch noch einen Kassensturz durchführen Erstelldatum :17 Seite 16 von 32

17 Und die Transportdatei der Kassenbelege zum Import in die JTL-Warenwirtschaft. Erstelldatum :17 Seite 17 von 32

18 Die erstellte Datei können Sie kopieren und für den Import auf ein Transportmedium (USB-Stick) bereitstellen. Erstelldatum :17 Seite 18 von 32

19 Monatsabschluss Erstelldatum :17 Seite 19 von 32

20 Nach dem Ausdruck der Reporte für den Monatsabschluß müssen Sie die Monatsdaten löschen, damit der neue Monat keine Altdaten enthält. Erstelldatum :17 Seite 20 von 32

21 Wartung Unter diesem Menüpunkt finden Sie alle Programmteile, mit der Sie Stammdaten bearbeiten können. Die Systemeinstellungen wurden schon zu beginn dieser Dokumentation erläutert. Unter Journal-Wartung können jederzeit einen Einblick in die Kassenvorgänge machen. Erstelldatum :17 Seite 21 von 32

22 Sie können jeden Datensatz einzeln aufrufen. Vor Änderungen an dieser Stelle ist dringen abzuraten und nur in Ausnahmefällen zulässig. Erstelldatum :17 Seite 22 von 32

23 Erstelldatum :17 Seite 23 von 32

24 Eine Liste der Buchhaltungskonten können Sie über den Menüpunkt Kontenplan aufrufen. Diese Liste dient als Auswahl-Liste bei den Systeminformationen. Erstelldatum :17 Seite 24 von 32

25 Erstelldatum :17 Seite 25 von 32

26 Der Artikelstamm kann über POS-Materialstamm eingesehen werden. Wenn das Programm die Artikeldaten von der JTL-Warenwirtschaft holt, sind Änderungen hier nur in Ausnahmefällen erlaubt. Generell gilt, dass diese Daten zwingend in der JTL-Datenbank gewartet werden sollten (müssen). Nur dadurch wird ein einheitlicher Materialstamm erreicht. Erstelldatum :17 Seite 26 von 32

27 Die Verkäufer können unter dem Menüpunkt Verkäufer angelegt oder geändert werden Der Name des Verkäufers wird zu jedem Verkaufsvorgang abgespeichert. Zu jedem Verkäufer kann ein Provisionssatz (in %) hinterlegt werden. Mit diesem Prozentsatz kann beim Monatsabschluss eine Verkäuferprovision ermittelt werden. Erstelldatum :17 Seite 27 von 32

28 Eine weitere Liste mit den Örtlichkeiten der Kasse kann ebenfalls angelegt werden. Dadurch lässt sich mehr als eine Kasse verwalten. Die Nummer wird in den Systemeinstellungen bei Filiale mit verwendet. Erstelldatum :17 Seite 28 von 32

29 Änderungen Unter dem Menüpunkt Dienste Versions-Info öffnet sich ein Fenster und zeigt Ihnen die aktuellen Änderungsdaten des Programmes. Erstelldatum :17 Seite 29 von 32

30 Benutzeroberfläche noch nicht aktiv Das Programm bietet die einfache Möglichkeit, die Texte der Masken und Ausdrucke selbst anzupassen. Im Installationsverzeichnis gibt es die Dateien ORIGINAL.TRN und GERMAN.TRN. Wollen Sie eigene Texte für die Literale hinterlegen, dann können Sie dies in der Datei GERMAN.TRN machen. Sie dürfen aber keine Texte hinzufügen. Erlaubt ist nur das Verändern der vorhandenen Texte. Vorher von der Datei GERMAN.TRN eine Sicherheitskopie machen. Bearbeiten können Sie diese Datei mit jedem beliebigem Text-Editor (Bspw. Notepad.exe) In einer späteren Version wird die Editiermöglichkeit ins Programm integriert. Erstelldatum :17 Seite 30 von 32

31 Lizensierung noch nicht aktiv Nach der Erstinstallation arbeitet das Programm als Demoversion 30 Tage lang und alle fertiggestellten Module stehen Ihnen ohne Einschränkungen zur Verfügung. Nach diesem Zeitraum arbeitet das Programm nicht mehr, die Daten sind aber alle noch vorhandne. Sie können dann mit einem Lizenzschlüssel die Funktionalität der Fertigungsmoduls wieder herstellen. Über die Kosten der weiteren Lizenzen können Sie sich gerne ein detailiertes Angebot erstellen lassen. Die Freischaltung erfolgt über die Produkt-Registrierung. Die notwendigen Daten erhalten Sie über die Wirtschafts-Informatik-Wietzorek. Falls das Rechnerdatum zurückgesetzt wird, um den 30-Tagezeitraum zu verlängern oder das Programm erneut installiert wird, endet der Demomodus sofort. Das Programm wird ständig verbessert und erweitert. Vermissen Sie eine Funktion, die in JTL nicht intergiert wird, weil zu wenig User diese Erweiterung benötigen? Sprechen Sie mich an, Vieles ist möglich. Erstelldatum :17 Seite 31 von 32

32 Bugfix, Erweiterungen Version 1.00 Erstelldatum :17 Seite 32 von 32