Summer School Studienmanagement 9. & 10. September 2015

Transkript

1 Summer School Studienmanagement 9. & 10. September 2015 Programm

2 Summer School Studienmanagement TAG 1 Uhrzeit Mittwoch, VMP 9 9:00-9:30 Foyer 9:30-10:00 Hörsaal H 10:00-10:20 Beratung von Studierenden in auslaufenden Studiengängen Hörsaal H 10:30-12:15 Verwaltungshandeln - Bearbeitung von Widersprüchen in Prüfungsangelegenheiten - Beratungsangebote Englischsprachige Masterstudiengänge 12:15-13:15 13:15-15:00 15:00-15:30 Verwaltungshandeln und Service-Orientierung Arbeitserleichterung mit STiNE Reports Der Request Tracker im Studienbüro Tipps und Tricks Gesprächsführung in der Beratungssituation 15:30-16:00 Hörsaal H

3 Summer School Studienmanagement TAG 2 Uhrzeit Donnerstag, VMP 9 9:00-9:10 Hörsaal H 9:10-9:30 Einführung von Studienbüros an der Universität Hamburg Hörsaal H 9:30-10:00 Studienbüro-Evaluation in der WiSo-Fakultät Hörsaal H 10:00-10:30 Studienbüro-Evaluation in der MIN-Fakultät Hörsaal H 10:30-11:00 11:00-11:30 Qualitätssicherung im Studienmanagement der Jura-Fakultät Überprüfung eines Dienstleistungsbereiches sieben Jahre nach dessen Einführung Hörsaal H 11:30-12:00 Übergreifende Vorschläge für die Weiterentwicklung von Studienbüros Hörsaal H 12:00-13:00 13:00-13:30 Business Intelligence für das Studienmanagement CampusNet & Co - Auf dem Weg zu einer durchgängigen IT-Prozessunterstützung im Bereich Studium und Lehre Beispiele für Software-unterstütztes Wissensmanagement 13:30-13:45 13:45-14:30 Interkulturelle Kompetenz Nachteilsausgleich und Prüfungsmanagement Individuelle Anmeldefristen bei Prüfungen Raum- und Hörsaalplanung STiNE-Modellierung Regelmäßiger Austausch mit Lehrenden Englischsprachige Masterstudiengänge #UHH hilft Qualitätssicherung in Studium und Lehre 14:30-14:45 14:45-15:30 Hörsaal H 15:30-16:00 Hörsaal H 16:00-16:15 Hörsaal H

4 Fortbildungen Uhr Fortbildung für Prüfungsmanagement, Schwerpunkt Verwaltungshandeln: Bearbeitung von Widersprüchen in Prüfungsangelegenheiten (Vanja-Christin Meyer, Referentin für Rechtsangelegenheiten und Vorsitzende des zentralen Widerspruchsausschusses in Prüfungsangelegenheiten, Referat 31 - Qualität und Recht und Kathrin Krohn, Sachbearbeiterin Widerspruchsverfahren in Prüfungsangelegenheiten, Referat 31 - Qualität und Recht) In dieser Fortbildung wird es nicht darum gehen, Antworten auf prüfungsrechtliche Einzelfragen zu erhalten, sondern am Ende der Veranstaltung einen Überblick über den Ablauf der Bearbeitung von Widersprüchen in Prüfungsangelegenheiten an der Universität Hamburg zu haben und dabei zu berücksichtigende Aspekte zu kennen. Wer macht was, wer ist wofür zuständig, wie ist der Arbeitsablauf? Aufgaben und Zuständigkeiten des Prüfungsausschusses, des Studienbüros und des zentralen Widerspruchsausschusses Was gehört in einer Prüfungsakte, was wird zur Bearbeitung eines Widerspruchs benötigt? Eine Studierende oder ein Rechtsanwalt fordert Akteneinsicht. Was ist dabei zu berücksichtigen? Ein Studierender lässt sich anwaltlich vertreten. Was ist im Umgang mit Rechtsanwälten nötig zu wissen? :15-15:00 Uhr Fortbildung für Studienkoordination und Prüfungs-/Lehrveranstaltungsmanagement: Gesprächsführung in der Beratungssituation (Ronald Hoffmann, Leiter Referat 32 - Zentrale Studienberatung und Psychologische Beratung) Gesprächsführung ist mehr eine Frage der Haltung als der Technik. Für diese Haltung braucht es Klarheit über: Verschiedene Formen der Beratung und ihre Abgrenzung voneinander Die daraus resultierende eigene Rolle in der Beratungssituation Das Interesse meines Gegenübers in der aktuellen Situation Ein evtl. vorhandenes eigenes Interesse Den Umgang mit daraus womöglich resultierenden Konflikten Mit diesen Themen beschäftigt sich die Kurzfortbildung im ersten Teil. Im zweiten Teil soll mit der Transaktionsanalyse ein Modell vorgestellt werden, das hilfreich ist, mögliche Gesprächs-Fallen zu erkennen.

5 Vorträge :00-10:20 Uhr Vortrag Beratung von Studierenden in auslaufenden Studiengängen (Hans-Joachim Rieckmann und Ihno Goldenstein, Studienbüro Sozialwissenschaften) Die beiden Referenten berichten von ihren Erfahrungen, die im Studienbüro Sozialwissenschaften bei der Beratung von Studierenden in auslaufenden Studiengängen in den vergangenen Jahren gemacht worden sind. Sie geben einen Überblick über die Maßnahmen, die getroffen worden sind, um allen an einem Studienabschluss interessierten Studierenden dies prüfungsorganisatorisch zu ermöglichen. Sie informieren über den besonderen Beratungsbedarf dieser Studierendengruppe und berücksichtigen auch den Umstand, dass in den Diplomstudiengängen der Sozialwissenschaften die Prüfungsordnungen bereits aufgehoben sind :15-15:00 Uhr Vorträge & Diskussion Arbeitserleichterung mit STiNE Reports (Sebastian Schüller, Ref. 12) Mit STiNE verfügt die Universität Hamburg über ein zentrales Campus Management System, welches die Datenerfassung und -Verarbeitung einfach und effizient machen soll. Aber nicht in allen Bereichen ist dieses Verspechen eingelöst worden: Viele Prozesse erfordern ein hohes Maß an Einzeldatenauswertungen und aufwändigen Klickstrecken im STiNE Client. Das Projekt STiNE Reports schließt diese Lücken und liefert standardisierte Berichte für die operative Arbeit im Prüfungsmanagement und in der Lehrveranstaltungsplanung. Das Projektteam STiNE Reports präsentiert die bereits fertigen Berichte und gibt einen Ausblick auf das zweite Release. Abschlussdokumente - Standards und Vorgaben (Claudine Hartau, ehemalige Referentin VP2) Für den Druck von Urkunden und Zeugnissen fehlte bislang ein verbindliches Regelwerk, das das Verfahren von der Gestaltung bis zur Produktion erfasst. Durch die inzwischen erfolgten Beschlüsse sind nun allgemeine Standards festgelegt worden. Claudine Hartau wird in ihrem Beitrag über das beschlossene Verfahren berichten, mit dem ein einheitlicher Ablauf und vor allem ein einheitliches Erscheinungsbild aller an der Universität Hamburg vergebenen Abschlussdokumente erreicht werden soll.

6 Uhr Vortrag Einführung von Studienbüros an der Uni Hamburg (Frank Eisoldt, Kanzler Universität Kiel - angefragt) Uhr Vortrag Studienbüro-Evaluation in der WiSo-Fakultät (Dr. Werner Lehne, Projektbeauftragter Studium und Lehre des Dekanats der Fakultät Wirtschafts- und Sozialwissenschaften) Bereits im Beschluss des Dekanats zur Einrichtung von drei Studienbüros an der Fakultät WISO im Juli 2009 wurde festgelegt, dass nach 1 ½ Jahren eine externe Evaluation stattfinden soll. Dieses Vorhaben wurde mit etwas Verzögerung umgesetzt und 2012 ein Evaluationsauftrag an die HIS-GmbH vergeben. Der Evaluationsauftrag legte neben der Frage nach der Zielerreichung und der Konzeptumsetzung einen starken Akzent auf die Identifizierung von Entwicklungs- und Optimierungspotenzialen. Im Oktober 2012 wurde der Abschlussbericht vorgelegt. Im Frühjahr 2013 wurde anknüpfend an die Empfehlungen aus der Evaluation ein fakultätsinternes Folgeprojekt zur Weiterentwicklung der Studienbüros ins Leben gerufen, das bis Ende 2014 andauerte. Im Vortag wird von den Erfahrungen in den beiden verknüpften Projekten berichtet Uhr Vortrag Studienbüro-Evaluation in der MIN-Fakultät (Kai Siemonsen, Studiendekanat der Fakultät für Mathematik, Informatik und Naturwissenschaften) Plangemäß wurden die sechs Studienbüros der MIN-Fakultät Ende 2013 durch einen externen Dienstleister (Rambøll) evaluiert. Evaluiert wurden dabei die Zielerreichung, die Eignung der Strukturelemente, die Prozesse und die Personalausstattung der Studienbüros. Neben qualitativen Interviews mit verschiedenen Beteiligten wurde eine umfassende Online-Befragung der Studierenden, Lehrenden und Mitarbeiter/innen durchgeführt. Im Vortrag wird von den Erfahrungen berichtet sowie von den bislang umgesetzten Maßnahmen.

7 Uhr Vortrag Qualitätssicherung im Studienmanagement der Jura-Fakultät Überprüfung eines Dienstleistungsbereiches sieben Jahre nach dessen Einführung (Charlotte Themar, Studienmanagement Fakultät für Rechtswissenschaft) Das Studienmanagement wurde als neu gedachter Dienstleistungsbereich für Studium und Lehre im Jahr 2007 während der Einführung der Campusmanagementsoftware STiNE an der Fakultät für Rechtswissenschaft der Universität Hamburg aufgebaut. Das Studienmanagement an unserer Fakultät war letztlich der Vorreiter von den Studienbüros an den andren Fakultäten nach dem Eisoldt-Konzept (deshalb auch die abweichende Bezeichnung). Nach sieben Jahren wurde beschlossen, dieses Konstrukt durch einen externen Dienstleister (Fa. Rambøll) evaluieren zu lassen. Hierfür wurden in einem ersten Schritt Befragungen der Studierenden und der Lehrenden vorgenommen. Es gab qualitative Interviews mit Stakeholdern aus dem Dekanat und der Präsidialverwaltung. Im Anschluss wurden die Mitarbeitenden des Teams selbst zu ihrer Arbeitszufriedenheit befragt. Am Ende stand eine Personalbedarfsanalyse. Aus all diesen Bausteinen wurde ein Bericht erstellt, der ein vielfältiges Bild auf das Studienmanagement als Dienstleistungseinheit für Studium und Lehre wirft. Hieraus lassen sich Fragen und neue Herausforderungen für die Zukunft des Studienmanagements ableiten Uhr Vortrag Übergreifende Vorschläge für die Weiterentwicklung von Studienbüros (Henning Werner, Rambøll Management Consulting GmbH) Uhr Business Intelligence für das Studienmanagement (Sebastian Schüller, Ref. 12) Der Bereich Studium und Lehre sieht sich zunehmend Anforderungen an Kennzahlen und Datenanalysen ausgesetzt. Seien es Studienabbrüche, Modulerfolgsquoten oder Absolventenprognosen, in den Dekanaten und Studienbüros steigt der Bedarf nach analytischen Auswertungen für die kennzahlengestützte Entscheidungsfindung. Das Projektteam STiNE Reports erläutert, wie moderne Business Intelligence (BI) Werkzeuge eingesetzt werden können um analytische Fragestellungen Ad-hoc zu beantworten und präsentiert die prototypische Umsetzung.

8 Uhr CampusNet & Co - Auf dem Weg zu einer durchgängigen IT-Prozessunterstützung im Bereich Studium und Lehre (Andre Görtz, SEA-IT) Ein offener Vortrag zum integrierten Campus-Management an der UHH zu den Fragen: Durch welche Services wird das Studienmanagement aktuell unterstützt? Wo besteht Verbesserungspotential? Wie kann ich Feedback geben? Welche Funktionen werden derzeit nicht genutzt? Eine STiNE-Feature-Review. Wo geht es hin? Roadmap Campus Management - Laufende Entwicklungen und Perspektive. Was wird aus SEA-IT? Das STiNE-Team im Restrukturierungsprozess des Regionalen Rechenzentrums Uhr Beispiele für Software unterstütztes Wissensmanagement (Krystyna Jacko, Alice Ott, Abt. 3, Dr. Birte Schelling, Ref. 32, Jan von Soosten, Fakultät MIN) In der Abteilung Studium und Lehre werden verschiedene digitale Tools in den Bereichen der Information, Kommunikation und Beratung verwendet. Eines dieser Instrumente wird explizit für Belange des Wissensmanagements eingesetzt, zwei weitere dienen primär der Online-Beratung. Die Resultate der Beratungsprozesse, die über diese Instrumente stattfinden, lassen sich auch im Bereich des Wissensmanagements nutzen. Im Vortrag werden diese drei verschiedenen Tools (OLAT, Blog, Forum) und ihre Funktionen in Bezug auf das Wissensmanagement vorgestellt. Des Weiteren stellt Jan von Soosten ein Beispiel für die Nutzung von Sharepoint aus der Fakultät MIN vor.

9 Workshops Uhr Workshop für Studienkoordination und Prüfungsmanagement: Englischsprachige Masterstudiengänge (N.N., MIN-Fakultät, Katja Anacker, Ref. 31, Katharina Berger, Ref. 33) Im Workshop sollen Erfahrungen und Herausforderungen bei der Einführung und Durchführung von englisch-sprachigen Studiengängen vorgestellt und Lösungsansätze diskutiert werden :30-12:15 Uhr Workshop für Studienbüroleitungen und Studienkoordination: Beratungsangebote (Ronald Hoffmann, Ref. 32, Heino Windt, Fakultät für Erziehungswissenschaft) An der UHH werden verschiedene Zielgruppen zu verschiedenen Themengebieten an verschiedenen Stellen informiert und beraten. Das ist manchmal unübersichtlich. Hilfreich wäre ein Verzeichnis, das bestehende Angebote auflistet und inhaltlich voneinander abgrenzt, sodass das bestehende Netzwerk erkennbar wird und etwaige Lücken im Gesamtberatungskonzept der UHH benennbar sind. In dem Workshop soll hierzu ein Anfang gemacht werden durch das Sammeln der jeweiligen Arbeitsweisen und -inhalte. Darüber hinaus braucht es ein einfaches, sinnvolles Verfahren, wie auch über den Workshop hinaus dieses Wissen erhalten, gepflegt, ergänzt und zugänglich gemacht werden kann Uhr Workshop für Prüfungs- und Lehrveranstaltungsmanagement: Verwaltungshandeln und Service-Orientierung (Dr. Lejla.Starcevic-Srkalovic, ZPLA, Vanja-Christin Meyer, Ref. 31) Eine der Anforderungen an die gute Prüfungsverwaltung ist die Serviceorientierung. Die Bearbeitung von studentischen Anträgen und Anliegen müssen reibungslos ablaufen, die Ergebnisse verlangen eine hohe Servicequalität und überdies muss das Handeln in den Prüfungsbüros rechtssicher sein. Stehen der Serviceorientierung die rechtlich abgesicherten Regelungen sowohl für Studierende als auch für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Studienmanagements im Wege? Serviceorientierung mit Rechtsvorschriften, existiert für die Prüfungsverwaltung ein Spannungsfeld? Wie sieht die optimale Lösung aus?

10 Thementische Thementisch Zielgruppe Zielfragen/Zielsetzung Verantwortliche Interkulturelle Kompetenz SK/SFB Zielfragen: Katharina Föste, Ref. 32 Was sind die häufigsten Themen von internationalen Ratsuchenden, die sich an die Studienbüros wenden (Standardfälle)? Welche ggf. auch herausfordernden Einzelfallsituationen gibt es? Welche Weiterbildungsthemen/-wünsche gibt es (basierend auf diesen Erfahrungen)? Zielsetzung: Themenbereiche sammeln und weitere Fortbildungs-Bedarfe ermitteln Nachteilsausgleich und SK/PM Prüfungsmanagement Individuelle Anmeldefristen bei Prüfungen Erfahrungen und Möglichkeiten Wissensmanagement und effektive Dokumentation Mod/PM Sbltr/SK Zielfragen: Was sind die Standardsituationen? Zielsetzung: Konkrete Antworten geben und Austausch zwischen den Studienbüros sicherstellen! Zielsetzung: Erfahrungen und praktische Relevanz aus den Studienbüros sammeln Zielfragen: Wie beschreiben und dokumentieren Sie Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse? Wie läuft der Informationsfluss in Ihrem Arbeitsbereich ab? Welche Tools nutzen Sie dazu? Was funktioniert und wo gibt es noch Probleme? Der Thementisch soll auch die Initiative für einen gemeinsamen Austausch zum Thema Wissensmanagement und Dokumentation auf den Weg bringen Dr. Maike Gattermann-Kasper, Koordinatorin für die Belange von Studierenden mit Behinderungen oder chronischen Krankheiten, und Marianne Kiekel; Studienbüro Sozialökonomie Melanie Weßlau, Studienbüro Psychologie Krystyna Jacko, Abt. 3, und Charlotte Themar, Studienmanagement Fakultät für Rechtswissenschaft

11 Thementisch Zielgruppe Zielfragen/Zielsetzung Verantwortliche Raum- und Hörsaalplanung Sbltr/LVM (dezentral) Modellierer-Austausch STiNE-Modellierung: Formate des Wissensmanagements und Wissenstransfers in Fachbereichen und Fakultäten Mod. Zielfragen: Welche verschiedenen Methoden zur Raumplanung werden genutzt und haben sich bewährt? Wie stimmt man sich sinnvoll mit anderen ab (z.b. bei interdisziplinären Studiengängen oder wenn man Räume nicht alleine nutzt)? Gibt es geeignete (IT-)Tools zur Unterstützung der Raumplanung? Zielsetzung: Erfahrungsaustausch Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten an den Schnittstellen zwischen verschiedenen Studienbüros Zielfragen: STiNE-Modellierung: Formate des Wissensmanagements und Wissenstransfers in Fachbereichen und Fakultäten (und darüber hinaus?) Neuere Möglichkeiten der (NF-PO-) Modellierung Zielsetzung: Identifizieren von Fortbildungsbedarfen, ggf. Initiieren eines Austauschformats für Modellierer Jean Praefcke, Studienmanagement Fakultät für Rechtswissenschaft Björn Stoffregen, ZPLA, und Jörg Ebrecht, Studienbüro Sozialwissenschaften

12 Thementisch Zielgruppe Zielfragen/Zielsetzung Verantwortliche Regelmäßiger Austausch mit Sbltr Lehrenden Englischsprachige Masterstudiengänge SK/Mod/Sbltr Zielfragen: Welche Ansprüche und Erwartungen haben Studien-/Prüfungsverwaltung und Lehrende aneinander? Was hat STiNE damit zu tun? Wie kann man dies am besten kommunizieren? Zielsetzung: Sammlung von Punkten, die in der Zusammenarbeit zwischen Studien- und Prüfungsverwaltung und den Lehrenden wichtig sind und in denen ein regelmäßiger Austausch stattfinden sollte. Schaffung einer Diskussionsgrundlage für den Workshop Was ist STiNE für Lehrende, Studierende und die Studien- und Prüfungsverwaltung und was sollte STiNE für diese Gruppen sein? (Studienentwicklungstag: Prüfungen; Fakultät EW) Zielfragen: Welche Erfahrungen haben Sie mit der Einführung und Durchführung von englischsprachigen Studiengängen gemacht? Was lief gut? Welche unerwarteten Probleme gab es? Haben Sie Ideen, was man besser machen könnte? Zielsetzung: Erfahrungsaustausch und voneinander lernen Thorsten Grützmacher, Studienbüro Erziehungswissenschaft, und Sabina Märkert, Studienbüro Psychologie Susanne Zemene, Ref. 31

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