3. BW-Forum Personalverantwortliche im Öffentlichen Dienst

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1 3. BW-Forum Personalverantwortliche im Öffentlichen Dienst Zukunftsthemen familienbewusster und demografieorientierter Arbeitgeber Forum 3: Internes Wissensmanagement und lebenslanges Lernen Donnerstag, 23. Oktober 2014 im Hospitalhof Stuttgart Friedemann John M.A. / Dipl.-Betriebswirt (BA) Leiter Personalentwicklung & Ausbildung, Flughafen Stuttgart GmbH 1

2 Agenda: (1) Einige Zahlen, Daten, und Fakten über die Flughafen Stuttgart GmbH (FSG) (2) Vorüberlegungen / kurze Einordnung des Themas Was motiviert ein Unternehmen wie die Flughafen Stuttgart GmbH, sich mit Wissensmanagement zu beschäftigen (3) Kurzer Überblick über die Konzeption des Wissensmanagements bei der Flughafen Stuttgart GmbH (4) Ein abschließendes Fazit / Ausblick 2

3 Einige Zahlen, Daten und Fakten über die Flughafen Stuttgart GmbH (FSG) 3

4 Ergebnisse der Flughafen Stuttgart GmbH - Stand Eigentümer / Gesellschafter Stadt Stuttgart 35% Land Ba-Wü 65% Fluggäste Starts- und Landungen Luftfracht Tonnen Umsatzerlöse 225,3 Mio. Operatives Geschäftsergebnis 23,8 Mio. Anzahl der Betriebe am Flughafen Stuttgart Anzahl Arbeitsplätze am Flughafen gesamt Anzahl Mitarbeiter FSG (inkl. Azubis / Praktikanten) ca. 250 ca ca Anzahl Tochtergesellschaften 6 Anzahl Mitarbeiter Töchter 736 4

5 Aufgaben der Flughafen Stuttgart GmbH Immobilien Planen, [Aus-]Bauen, (z.b. S 21 / Ernst & Young) Mietmanagement, Werbeflächen Facility-Management & IT IT, Heizungs-, Klima-, Lüftungs- und Fördertechnik,, Stromversorgung, MSR-Technik, Kfz-Technik, Gärtnerei, Schreinerei, Fluglärm Zentrale Services & Sicherheit Feuerwehr, Sicherheit / Wache, Winterdienst Einkauf, Recht, Personal Verkehr Terminal-, Verkehrs- und Luftaufsicht, Bustransporte, Be- und Entladung, Flugplanbearbeitung, Verkehrslenkung, Controlling & Finanzen Presse-und Öffentlichkeitsarbeit, Umwelt, Arbeitsschutz 5

6 Vorüberlegungen / kurze Einordnung des Themas... Was motiviert ein Unternehmen wie die Flughafen Stuttgart GmbH, sich mit Wissensmanagement zu beschäftigen? 6

7 Einige Fakten zur Entwicklung des deutschen Arbeitsmarktes bis Mitte der 20er Jahre 42 Mio. aktuell Beschäftigte - 12 Mio. Verrentungsfälle + 4,5 Mio. Neueintritte = 34,5 Mio. Beschäftigte 7,5 Mio. Beschäftigungslücke 7

8 Strukturelle Veränderungen des Arbeitsmarktes - Überproportionale Zunahme der Anzahl der Arbeitskräfte im quartären Sektor (Dienstleistung, IT, Beratung ), und innerhalb dieses Sektors die Zahl von hochqualifizierten sogenannten Job-Nomanden. - Diese ziehen nach erfolgreichem Abschluss von Projekten oder anderer zeitlich eingrenzbarer Arbeitseinheiten weiter zum nächsten Unternehmen. Standzeit in den Unternehmen: 1 3 Jahre. - Diese Gruppe wird mittel- bis langfristig auf rund 40% der Beschäftigten in diesem Sektor anwachsen. 8

9 Erste Reaktionsmöglichkeiten zur Abmilderung der Folgen des Wissensabflusses (als möglicher Einstieg in ein Wissensmanagement- System ein kleiner Ausschnitt): - Kontinuierliche Weiterbildung für die Mitarbeiter auf allen Ebenen (bei der FSG seit vielen Jahren ca. 3,5 Tage pro Mitarbeiter und Jahr) - Aktives Transfermanagement zur Absicherung, dass das [in Seminaren ] Gelernte sowohl umgesetzt, als auch [nachweisbar] beigehalten wird. - Nutzen der Elternzeit für wissenserhaltende Fortbildungen, um den Wiedereinstieg zu erleichtern (Angebot auf freiwilliger Basis) - Aufbau von Alumni-Netzwerken für ehemalige Azubis und studentische Praktikanten auch für Mitarbeiter vorstellbar (über XING) für sogenanntes Boomerang Hiring Hier empfiehlt es sich, systematisch und umfassend vorzugehen! 9

10 Was hat dies mit der Flughafen Stuttgart GmbH zu tun? 10

11 Die Mitarbeiter der FSG nach Altersgruppen Anzahl der Mitarbeiter Altersdurchschnitt: 44 Jahre In Jahren gehen innerhalb von einer Dekaden fast 40% der Belegschaft! < > 60 Lebensalter der Mitarbeiter 11

12 Wann verlassen uns Mitarbeiter 1) und wann tut es richtig weh? Berufs- und Studienabsolventen Eigenkündigung (nicht planbar) Altersrente (meist planbar) Lebensalter Meist weniger erfolgskritisches Wissen Zunehmend unternehmenserfolgskritisches Wissen (Erfahrungswissen, wertvolle interne und externe Netzwerke, erfolgreiche (Arbeits-)Strategien ) 1) Die Fluktuationsquote liegt bei 4,92%, ohne Verrentungsfälle bei 3,2% 12

13 Ein kurzer Überblick über die Konzeption des Wissensmanagements bei der Flughafen Stuttgart GmbH Wikipedia: Wissensmanagement (englisch knowledgemanagement) ist ein zusammenfassender Begriff für alle strategischen bzw. operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen. Hierzu gibt es verschiedene mögliche Vorgehensweisen, welche u. a. auch abhängig sind von - der Dringlichkeit der Wissensweitergabe, - aber auch von der Mitarbeitergeneration und der - Persönlichkeit der ausscheidenden Mitarbeiter 13

14 Variante 1: Identifizieren der Stellen / der Mitarbeiter, die das für den Erfolg des Unternehmens / der Organisation entscheidendewissen haben. Bewertung: - Aktualität und Pflege sehr aufwendig, - Benutzerfreundlichkeit und Attraktivität häufig nicht gegeben, - damit eher geringe Akzeptanz, - kein oder nur wenig Erfahrungswissen transportierbar, - kaum Abbilden fachlicher oder persönlicher Beziehungsnetzwerke. 14

15 Variante 2: Der Ausstieg ist planbar, es besteht ausreichend Zeit, der Mitarbeiter ist motiviert und in der Lage sein langjähriges Wissen weiterzugeben. Wissensstafette (entwickelt von der VW-Coaching - ehem. Tochter des VW- Konzerns): Bewertung: - strukturierter Fragebogen (MindMap) erfasst systematisch die zentralen Aspekte des aktuellen Arbeitsplatzes - Für die ersten 100 Tage - Wissenslandkarten oder Wissensbäume erfüllen hier einen ähnlichen Zweck - Nerzwerke können angedeutet werden - viel Wertschätzung für ausscheidenden Mitarbeiter - Zusammenfassung der Tätigkeit - Weitergabe des Erfahrungswissens (impliziten Wissens) nur ansatzweise 15

16 Die Themenfelder der Wissensstafette: 16

17 Variante 2a: Ergänzendes Interview Inhalt: - Informationen zu Netzwerken, - erfolgreiche Vorgehensweisen, - Lessons Learned, - Best Practice Sharing, - laufende und in der nächsten Zeit noch geplante Projekte, Tonaufnahmen in Form von mp3-dateien reichen hierfür völlig aus. Vorteil: Durch das Gespräch und das entsprechende Nachfragen werden ganz unterschiedliche Situationen, Aspekte und Details spontan erinnert und gehen so nicht verloren. 17

18 Für die Variante 3brauchen wir eine Änderung in der Einstellung zum Umgang mit Wissen (Unternehmenskultur): Früher (in großen Teilen heute noch aktuell [Baby Boomer/ Generation X]) - Wissen ist Macht - Führen durch Wissensvorsprung = Machterhalt - Wissen teilen heißt, die eigene Wertigkeit herabzusetzen - Wissen zu dokumentieren heißt, dadurch möglicherweise ersetzbar zu werden in Zukunft (zeigt viel vom Selbstverständnis der Generationen Y und Z) - Wissen ist Allgemeingut und fast überall und jederzeit immer schneller verfügbar (über das Internet, v. a. auch mobil über Smartphones / Tablet-PCs) - Wer Wissen nicht teilt, verliert! Denn: Wissen vermehrt sich, wenn es in den entsprechenden Communities, auf bestimmten Foren geteilt wird. - Wissen teilen macht auch Spaß die Währung der Gen Y im Internet : - Wie stelle ich mich im Netz dar? 18

19 Hier eröffnet ein auf Interaktion und Kommunikation ausgelegtes Intranet vielfältige Möglichkeiten: - persönliche Mitarbeiterprofile (vergleichbar mit XING) - ESS (Employer Self Service) - weitreichendes Berechtigungskonzept - bis hin zu Privatem (schwarzes Brett, Fahrgemeinschaften...). Verzeichnis von Wissensträgern (Yellow pages) - Vorträge / Präsentationen / Veröffentlichungen - (frisch) absolvierte Seminare [Projektmanagement], - Fortbildungsabschlüsse, erworbene Zertifizierungen (Cisco o. ä.) - berufsbegleitenden Studiengängen (Bachelor / Master) - neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit. - Chancen für Nachwuchskräfte, Quereinsteiger 19

20 - virtuelle Projekträume - Micro-Blogging - Zugriffe auch mobil möglich - Projekt-Debriefing - Gemeinsame Dokumentenbearbeitung - Für Präsentationen / Protokolle [v. a. von Projekten] - Maximal aktuell und vollständig - individuell wichtige Aspekte aus Besprechungen gehen so nicht mehr verloren. - Beteiligung / Kommentierung ist hier ausdrücklich erwünscht. 20

21 - Expert Debriefing - Verbindlich in Arbeitsverträge aufnehmen - Verbindliches Ziel für Mitarbeiterjahresgespräch / Zielvereinbarung - Internes Wiki - internes Glossar / Nachschlagewerk / Unternehmensenzyklopädie - auf FAQ s reagieren - Nachwuchskräfte oder Quereinsteiger mit guten Beiträgen können hier weitere Beachtung finden. Diese Form des Wissensaufbaus benötigt eine redaktionelle Unterstützung (möglichst eine eigene Stelle z. B. über die Unternehmenskommunikation ) 21

22 Ein abschließendes Fazit / Ausblick 22

23 Für diese Form des Wissensmanagements benötigt die Organisation - eine entsprechende (neue, andere) Kultur - Mitarbeiter, die die Chancen dieser neuen Form der Zusammenarbeit erkennen, unterstützen und umsetzen wollen. - Dies alles braucht Zeit und einen - Veränderungsprozess, der die Mitarbeiter und Führungskräfte frühzeitig und intensiv einbezieht, - sowie eine Unternehmensleitung, die diesen Prozess [möglichst aktiv] unterstützt. 23

24 Vielen Dank für Ihr interessiertes Zuhören. Haben Sie noch Fragen? 24