ERP-Evaluation Eine Investitionsentscheidung und wie man sie sicher gestaltet

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1 ERP-Evaluation Eine Investitionsentscheidung und wie man sie sicher gestaltet Autor: Peter Treutlein, Dr. Karsten Sontow, Trovarit AG Wer sich auf die Suche nach einer neuen ERP-Software für sein Unternehmen begibt, hat ein hartes Stück Arbeit vor sich. Die Auswahl und Einführung einer neuen ERP- Softwarelösung birgt verschiedene Risiken und bedarf entsprechender Sorgfalt. Schließlich geht es um vergleichsweise große Summen und die Effizienz der Geschäftsprozesse der kommenden Dekade. Wer sich für die Anschaffung einer neuen ERP-Software entscheidet, muss sich darüber im Klaren sein, dass diese Investition die Unternehmensabläufe umfassend beeinflussen wird, da sie einen Eingriff in die Arbeit von vielen Mitarbeitern der unterschiedlichsten Unternehmensbereiche bedeutet. Der Evaluation und Auswahl einer geeigneten ERP- Software und eines geeigneten Anbieters kommt dabei eine besondere Bedeutung zu, da mit ihr neben den Investitionskosten auch die wesentlichen Rahmenbedingungen für die anschließende Implementierung sowie den erfolgreichen Einsatz der Software festgelegt werden. Unternehmen riskieren bei ERP-Projekten hohe Investitionsbeträge: je ERP-Arbeitsplatz muss mit durchschnittlich ca ,00 EURO gerechnet werden. Und dabei sind etwaige Hardware-Investitionen noch nicht berücksichtigt! (Quelle: Studie ERP-Praxis, Trovarit 2012). Gleichzeitig belasten ERP-Auswahl und -Einführung die Personalkapazität in einem Maße, das zumeist völlig unterschätzt wird. Bei einem klassischen Mittelständler fällt z.b. alleine im Kernprojektteam ein interner Personalaufwand von durchschnittlich ca. vier bis neun Mannjahren an. Fast die Hälfte davon entfällt auf Vorarbeiten wie die ERP-Evaluation und Auswahl. Risiken von ERP-Projekten Das Risiko eines ERP-Projektes lässt sich an drei Aspekten festmachen: Erreichen der inhaltlichen Zielsetzung Einhalten der Terminplanung und Kapazitätsbudgets Einhalten des Investitionsbudgets Anhand von Studien lässt sich nachweisen, dass ERP-Projekte zu den riskanteren Aufgaben eines Unternehmens zählen: Während bei der aktuellen Trovarit Studie ERP-Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven 2012/2013 nur 1 von 20 Unternehmen meldete, die Termin- oder Kostenvorgaben messbar unterschritten zu haben, gab jedes vierte zu, diese deutlich überschritten zu haben. In 3,5% der Fälle wurden die Vorgaben sogar um mehr als 50% verfehlt. Angesichts einer solchen Bilanz wundert es nicht, dass viele Unternehmen einem ERP- Projekt eher mit gemischten Gefühlen als mit Zuversicht entgegensehen und es so lange wie 2013, Trovarit AG Seite 1 (5)

2 möglich aufschieben. Doch welcher Art sind die Probleme mit denen sie konfrontiert werden und worin sind sie begründet? Mit dem Thema ERP-Software-Auswahl beschäftigen sich Unternehmen in der Regel alle Jahre. Es ist also leicht nachvollziehbar, dass die erforderlichen Kenntnisse oftmals nicht umfassend vorhanden sind. So fehlt es z.b. an einem Überblick über den Anbieterbzw. Systemmarkt und am Gespür für deren Leistungsumfang. Gleichzeitig sind ERP-Projekte per se komplex: Die ERP-Software zieht sich wie ein zentrales Nervensystem durch nahezu alle Unternehmensbereiche und die Materie ERP- Software ist für den Anwender schwer zu fassen. Die Folge: Eine Vielzahl an Beteiligten, mit diversen Interessenslagen, Kenntnisständen, und Vorstellungen erörtern Anforderungen und diskutieren Lösungsalternativen. Auch fehlt vielen ERP-Projekten ein stabiler Rahmen im Sinne eines konsequenten Projektmanagements. Meist wird keine klare Zielsetzung formuliert, der Betrachtungsbereich des Projektes nicht definiert und kein Projektteam eingerichtet, das die unterschiedlichen Perspektiven auf eine ERP-Infrastruktur bündelt. Schließlich fehlt vielfach das erforderliche Sponsoring durch die Unternehmensführung im Sinne klarer Rahmenvorgaben, Motivation für das Projektteam, der für die Projektarbeit erforderlichen Kapazität und nicht zuletzt einer angemessenen Priorisierung des ERP-Projektes im Vergleich zum Tagesgeschäft. Letztlich hat man es bei den meisten ERP-Projekten immer wieder mit ähnlich gelagerten Problemen zu tun, die viel Zeit, Energie und Geld kosten. Im schlimmsten FalI kann die eingeführte Software grundlegende Geschäftsprozesse nur unzureichend abbilden und entwickelt sich so eher zum sprichwörtlichen Mühlstein um den Hals als zur gewinnbringenden Investition für das Unternehmen. 2013, Trovarit AG Seite 2 (5)

3 Abbildung 1: Hauptprobleme bei ERP-Projekten - Trend von älteren Installationen (Produktivstart 2000) zu jüngeren Installationen (Produktivstart 2010) ERP-Projekte Investitionsvorhaben mit einigen Besonderheiten Um die o.g. Risiken zu reduzieren sollte man sich eines vergegenwärtigen: Die Evaluation und Auswahl der ERP-Lösung also die eigentliche Investitionsentscheidung schafft die Basis für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Dabei sind folgende Aufgaben zu bewältigen: Klare und verbindliche Formulierung der Anforderungen an die Software und den Service des Software-Anbieters Fundierte Prüfung des Marktangebotes Klare und verbindliche Fixierung des Leistungsumfangs (Software und Dienstleistungen), der Liefertermine und der finanziellen Konditionen Angesichts der Komplexität von ERP-Projekten ist zudem ein robustes Projektmanagement unerlässlich in der Beschaffungsphase ohne und spätestens mit der Auftragserteilung unter Einbindung des zukünftigen Software-Partners. Ein Rahmen für die ERP-Evaluation Die eigentliche Investitionsentscheidung im Rahmen eines ERP-Projektes kann man sich wie einen Trichter vorstellen: Ausgehend von einem Lastenheft, das die unternehmensspezifischen Anforderungen an die ERP-Software und die Dienstleistungen des ERP-Anbieters zumindest grob spezifiziert, wird zunächst der ERP-Markt breit sondiert und dann sukzessive eingegrenzt. Dabei verändern sich inhaltliche Schwerpunkte und Charakter der Auswahlentscheidung in den einzelnen Projektphasen (Abb. 2). Abb. 2: Systematik der ERP-Evaluation Das Lastenheft stellt dabei das inhaltliche Rückgrat der Investitionsentscheidung dar: Im Vordergrund stehen neben der Systemtechnologie vor allem die Software-Funktionen, die zur Abbildung der jeweiligen Unternehmensprozesse erforderlich sind. Entsprechend stellen die Unternehmensprozesse den Ausgangspunkt für die Erstellung eines Lastenheftes dar. 2013, Trovarit AG Seite 3 (5)

4 Das Lastenheft kann zu Beginn eines ERP-Projektes noch relativ grob gehalten sein im Zuge der Gespräche mit einzelnen Software-Anbietern muss es jedoch soweit konkretisiert werden, dass diese in der Lage sind die Machbarkeit und den Umfang des Projektes belastbar abzuschätzen. Spätestens im Vorfeld der Vertragsverhandlungen sollten schließlich die Leistungsumfänge detailliert spezifiziert werden, bei denen eine individuelle Anpassung der jeweiligen Standard-Software notwendig ist (z.b. Schnittstellen, Zusatzfunktionen). Ein derartig aufbereitetes Lastenheft stellt letztlich den inhaltlichen Kern eines ERP-Vertragswerks, auf den sich die Vertragsbestandteile (i.d.r. Software- Überlassungsvertrag, Dienstleistungsvertrag und Wartungsvertrag) beziehen. Der Aufwand für die Formulierung eines aussagefähigen Lastenheftes summiert sich erfahrungsgemäß schnell auf Größenordnungen von über einem Mann-Jahr. Abhilfe schaffen hier geeignete Vorlagen, die mögliche Anforderungen an eine ERP-Lösung in übersichtlicher und konkreter Form strukturieren (vgl. u.a. Mit ihrer Hilfe lässt sich der Aufwand um bis zu 80% reduzieren. Parallel zur sukzessiven Konkretisierung des Lastenheftes entwickeln sich die Kriterien, anhand derer ein ERP-System sowie ein entsprechender Anbieter ausgewählt wird. Im Rahmen der eher breit angelegten Vorauswahl steht zunächst der Best Fit der Standard- Software im Vordergrund, d.h. die Software muss technologisch (z.b. Server- Betriebssysteme und Datenbanken) und funktional (z.b. Branchenspezifika) zur jeweiligen Aufgabenstellung passen. Bei der Funktionalität kommt es darauf an, dass diese weitestgehend im Standardumfang der Software vorhanden ist und sich gemäß der jeweiligen Branchenlogik aktivieren lässt. Angesichts der Vielzahl unterschiedlichster ERP- Angebote können Unternehmen umfassende und belastbare Informationen zum Leistungsspektrum der Lösungen und Anbieter kaum in Eigenregie beschaffen. Zur Reduzierung des Aufwandes, aber auch im Interesse der Informationsqualität, empfiehlt es sich, auf spezialisierte Marktdatenbanken und übersichten zurückzugreifen (z.b. Sind im Laufe der Vorauswahl drei bis fünf geeignete Kandidaten ermittelt, steht bei der Auswahl die Best Practice im Vordergrund. Im Zuge von System- bzw. Anbieterpräsentationen und Referenzkundenbefragungen verlagert sich die Betrachtung auf die Branchen- und Lösungskompetenz der verbliebenen Anbieter, auf ihre Einführungsmethodik und den Service in der Betriebsphase. Nicht zu vernachlässigen sind in dieser Phase auch der persönliche Eindruck, den der Anbieter und die Software ( Look & Feel ) hinterlassen. In der letzten Phase stehen dann wieder harte wirtschaftliche und technische Fakten im Vordergrund ( Total Cost of Ownership/TCO bzw. Return on Investment/RoI ). Die Feinspezifikation etwaiger Offener Punkte bietet z.b. dem Anbieter die Gelegenheit, Realisierungsaufwand und -risiko verbindlich abzuschätzen. Dies ist zwingende Voraussetzung für eine fundierte Projektierung und schafft gleichzeitig die Grundlage für ein belastbar kalkuliertes Angebot bzw. Vertragswerk insbesondere im Hinblick auf die Anpassungs- und Implementierungsdienstleistungen. Fazit ERP-Projekte sind in der Tat vorrangig als Investitionsprojekte zu verstehen, deren Besonderheit vor allem in ihrer Einmaligkeit, ihrem Umfang bzw. Komplexität sowie dem tiefgreifenden Einfluss auf die Unternehmensstrukturen begründet liegt. 2013, Trovarit AG Seite 4 (5)

5 Dabei muss Unternehmern klar sein, dass eine funktionierende ERP-Infrastruktur einen wichtigen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit liefert. Angesichts der großen Vielfalt und des harten Wettbewerbs am ERP-Markt haben Unternehmen heute hier die Qual der Wahl in mehrfacher Hinsicht. Um der Gefahr einer möglichen Fehlinvestition vorzubeugen, ist sehr zu empfehlen, dass Unternehmer mittels eines Lastenheftes ihre Anforderungen, Erwartungen und Wünsche an das neue Software-Produkt formulieren. Das Lastenheft dient u.a. als Verhandlungsgrundlage und bietet eine Basis für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Um des Erfolgs willen sollten sich Unternehmen das Heft bei der ERP-Auswahl nicht aus der Hand nehmen lassen und sich ihrer Eigenverantwortung stellen, auch wenn das bedeutet, dass sie sich einen etwaigen Misserfolg selbst zuzuschreiben haben. 2013, Trovarit AG Seite 5 (5)

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