7 GRÜNDE FÜR ECHTES DIGITAL ASSET MANAGEMENT

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1 7 GRÜNDE FÜR ECHTES DIGITAL ASSET MANAGEMENT Warum Sie Medien besser in einem dedizierten Digital Asset Management System statt in einem (Web) Content Management System verwalten Marketing beruht auf Inhalten. Und Inhalte liegen heute in Form digitaler und multimedialer Medien wie Bilder, Grafiken, Anzeigen, Broschüren, Banner, Newsletter, Folien, Audio-Dateien oder Videos vor. Eine wichtige Grundfunktion einer jeden Marketing-Plattform ist daher: relevante Medien komfortabel verwalten, zentral bereitstellen und für alle Beteiligten schnell auffindbar und in der benötigten Form verfügbar machen.

2 Das macht das ohnehin vorhandene Content Management System? Heute, im Zeitalter des Omnichannel-Marketing und der damit verbundenen stark gestiegenen Anzahl von Medienformaten und digitalen Ausgabekanälen, sind die Anforderungen an die Verwaltung der Media Assets ungleich höher als noch vor wenigen Jahren. Ein strukturiertes Digital Asset Management (DAM) ist also für jede professionelle Marketingorganisation ein Muss. Viele Organisationen sind der Ansicht, ihr Digital Asset Management über ein ohnehin vorhandenes (Web) Content Management System (CMS) abwickeln zu können. Dabei lassen sie außer Acht, dass die Grundidee einer im CMS integrierten Mediendatenbank eine ganz andere ist: den mit dem CMS arbeitenden Redakteuren die innerhalb des CMS verwendeten Medien für die aus dem CMS generierten (Web)Inhalte bereitstellen. Der Use Case für echtes Digital Asset Management ist ein ganz anderer! Die Stärke eines fully fledged DAM liegt gerade darin, relevante Medien eben nicht nur für einen, sondern für ALLE in Frage kommenden Verwendungszwecke und für ALLE in Frage kommenden Benutzer zentral zur Verfügung zu stellen. Und genau das können weder die in ein CMS integrierten Mediendatenbanken noch individuell programmierte Agentursysteme leisten. Heute ist professionelles DAM eine Unternehmensanwendung, für die moderne und leistungsfähige Standardlösungen verfügbar sind. Zu den weltweit führenden Produkten zählt das DAM Modul der Marketing Efficiency Cloud von BrandMaker: der BrandMaker Media Pool. Es gibt viele gute Gründe, sich für ein dediziertes DAM wie den BrandMaker Media Pool zu entscheiden. Verfügbarkeit für alle Media Assets sind heute zu wertvoll, um sie nur für einzelne Benutzergruppen wie die Online-Redaktion oder die Werbeagentur bereitzustellen. Deshalb müssen Media Assets: zentral für alle Unternehmensbereiche verfügbar sein über Unternehmensgrenzen hinweg für Dienstleister, Händler oder Vertriebspartner bereitstehen als zentrale Komponente für Local Area Marketing (LAM) bzw. Handelsmarketing nutzbar sein bei Bedarf öffentlich (bspw. als Presseportal) zugänglich sein. Akzeptanz durch Usability Der Joy of Use einer Anwendung bestimmt, ob sie akzeptiert und benutzt wird. Die besten Systeme sind wertlos, wenn sie nicht eingesetzt werden. Für maximale Akzeptanz muss ein DAM: die Benutzer mit einer intuitiven Nutzerführung und Oberfläche überzeugen die nahtlose Integration in korrespondierende Lösungen ermöglichen sich einfach in die gewohnte Arbeitsumgebung einbinden lassen und Authentifizierungsmethoden wie SSO, Acticve Directory oder LDAP unterstützen ein Rechte- und Rollensystem bieten, um verschiedene Anforderungsund Benutzerprofile abbilden zu können. Finden statt suchen Die Benutzer sind es heute gewohnt, an einer zentralen Stelle einfach alles zu finden. Selbst dann, wenn sie nicht genau wissen, wonach sie suchen. Wenn Media Assets auf verschiedene Systeme verteilt sind und nicht gefunden werden, bleiben sie letztlich ungenutzt. Damit die verfügbaren Medien tatsächlich gefunden und verwendet werden, muss ein DAM: den Benutzer mit einer semantischen und intelligenten Autovervollständigung bei der Suche unterstützen die hierarchisch strukturierte Organisation der Media Assets ermöglichen die Suche nach verfügbaren Medien mithilfe eines thematischen Klickpfads erleichtern komfortable und umfangreiche Suchmöglichkeiten wie z.b. Verschlagwortung, Kategorien etc. bereitstellen Mehrsprachigkeit auch bei der Suchfunktionalität unterstützen.

3 Ein zentrales Repository Das Bereitstellen von Media Assets für das Web ist nur einer von unzähligen Anwendungsfällen. Für unterschiedliche Verwendungszwecke werden unterschiedlichste Dateiformate, Auflösungen oder Abmessungen benötigt. Das erfordert spezifisches Expertenwissen und ist zeitaufwändig, wenn es in Handarbeit stattfindet. Deshalb muss ein modernes DAM von der richtigen Ausgangsdatei die benötigten Ausgabeformate automatisch bereitstellen, insbesondere: als zentrales Repository die redundante und dann oft auch inkonsistente Ablage von Medienobjekte vermeiden helfen ( Single file of truth ) auf Knopfdruck, ausgehend von einer Ausgangsdatei, die jeweils benötigten Ausgabeformate on demand generieren durch die einfache und automatische Transkodierung in die gebräuchlichsten Formate sowohl die Agenturabhängigkeit als auch die Kosten reduzieren die für die Versionierung von Media Assets benötigten Funktionalitäten bereitstellen. Medien als Gegenstand von Workflows Mit Media Assets effizient und produktiv arbeiten: das bedeutet, Medien zum Gegenstand von Workflows machen. Denn vorgegebene Arbeitsabläufe und Reihenfolgen strukturieren Prozesse und vereinfachen die Zusammenarbeit für alle Beteiligten. Das Ergebnis sind maximale Transparenz, Konsistenz und Qualität. Deshalb muss ein leistungsfähiges DAM: das Definieren von flexiblen Workflows ermöglichen Freigabe- und Reviewprozesse out of the box beherrschen die Abläufe für die Werbemittellogistik und das Event Management durchgängig abbilden und dadurch typische Local Area Marketing Szenarien optimal unterstützen mithilfe von Auswertungen und Reporting-Funktionen Transparenz über die tatsächliche Nutzung der Medien und Werbemittel schaffen. Nahtlose Anbindung korrespondierender Lösungen Echte Mehrwerte und Synergien entfaltet ein DAM, wenn es nicht als Insellösung eingesetzt wird, sondern als Backbone für eine umfassende Marketing-Plattform sämtliche Prozesse entlang der kreativen Lieferkette begleitet. Deshalb ist der BrandMaker Media Pool mit anderen Modulen der Marketing Efficiency Cloud nathlos integrierbar: Das BrandMaker Brand Management Portal fasst alle markenrelevanten Ressourcen in einem digitalen Style Guide zusammen und macht die Corporate Identity transparent für alle Beteiligten. Mit BrandMaker Web-to-Publish lassen sich alle Marketingmaterialien basierend auf CI-konformen Vorlagen schnell und einfach individuell anpassen. Der BrandMaker Marketing Shop bietet alle Funktionen für die Abwicklung von Bestell- und Lieferprozessen in der Werbemittellogistik und stellt Marketingmaterialien jeglicher Art für Mitarbeiter in der Zentrale sowie den dezentralen Einheiten, z.b. Filialen, bereit. Mit dem BrandMaker Marketing PIM werden alle marketingrelevanten Produktdaten ausgabeneutral erfasst und zentral für die nahtlose Verwendung, z.b. für das automatisierte Erstellen von Inhalten, bereitgestellt. Das BrandMaker Reporting Center führt marketingbezogene Kennziffern aus unterschiedlichen Quellen zusammen und bereitet alle Informationen in einem übersichtlichen Dashboard auf. Systemintegration dank offener Schnittstellen Insellösungen und geschlossene Systeme verhindern unternehmens-, bereichs-, und prozessübergreifende Worfklows. Sie münden in Sackgassen und sind nicht zukunftssicher. Der BrandMaker Media Pool setzt deshalb auf: eine offene Architektur und dokumentierte Schnittstellen die flexible Anbindung beliebiger Content Management Systeme die flexible Anbindung beliebiger Database Publishing Systeme die flexible Anbindung beliebiger Product Information Management Systeme die flexible Anbindung von Procurement-Lösungen, um z.b. die doppelte Lizenzierung gleicher Inhalte auszuschließen.

4 DIGITAL ASSET MANAGEMENT als zentrales Element integrierter Marketing-Plattformen Marketing- Planung und Workflow- Steuerung Procurement Markenportal Database Publishing Business Intelligence DAM Marketing PIM Logistik Translation Management Werbemittel- Produktionsautomatisierung

5 DER BRANDMAKER MEDIA POOL Kundenspezifische Konfiguration Jeder Media Pool kann kundenspezifisch konfiguriert werden: von der Struktur des Themenbaums über die Ansichten und Listenformate bis hin zu den erforderlichen Metadaten, den zulässigen Dateiformaten und der Auswahl an vorgegebenen Schlagworten. Anwenderspezifische Suche Je nach Rolle und Aufgabenstellung suchen unterschiedliche Anwender nach ganz unterschiedlichen Kriterien. Hierfür stehen verschiedene Methoden zur Verfügung, von der thematisch geführten Suche bis hin zur Speicherung individuell definierter Suchkriterien. Alles unter Kontrolle Sie entscheiden, ob ein Medium freigegeben ist und von wem es wie verwendet werden darf. Dabei erlaubt das Rechte- und Rollenkonzept auch das komfortable Handling von sehr vielen Anwendern. Alles auf einen Klick Abhängig von seinen individuellen Rechten sieht der Anwender alle verfügbaren Optionen auf einen Blick. Von der Vorschau und Bewertung eines Mediums bis hin zum Download oder dem Direktversand per .

6 Medienspezifische Vorschau Vom mehrseitigen Werbemittel über den Foliensatz bis zum animierten Banner: Spezifische Vorschaufunktionen ermöglichen eine sichere Auswahl des gewünschten Mediums. Maximale Transparenz Die umfangreichen Metadaten schaffen von der Herkunft über die technischen Daten bis hin zur Anwenderbewertung maximale Transparenz zu allen Medien. Rechte- und Lizenzmanagement Zentral hinterlegt ist auch, wer ein Medium sehen und was der jeweilige Anwender mit dem Medium machen darf ebenso Einschränkung auf definierte Verwendungszwecke oder der Verfall einer Lizenz an einem definierten Datum. Aussagekräftige Trefferlisten Eine frei konfigurierbare Listenansicht fasst die Ergebnisse Ihrer Suche inklusive der relevanten Metadaten übersichtlich zusammen. Automatische Konvertierung Je nach Verwendungszweck erhalten Sie das gewünschte Medium automatisch im passenden Dateiformat. Geführte Suche Dank der kundenspezifisch konfigurierten, thematisch orientierten Nutzerführung finden auch Nicht-Marketer und Gelegenheits-Anwender schnell und zielsicher die gesuchten Assets.