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1 VDZ Tech Summit» Digital Asset Management Systeme in Verlagen Nutzen, Herausforderungen, Praxisbeispiele «Hamburg, Kirchner + Robrecht GmbH management consultants Büro Berlin: Martin-Buber-Str Berlin Tel Büro Rhein/Main: Burgstraße Alzenau Tel Büro München: Oettingenstr München Tel

2 Digital Asset Management: Kern einer Publishingsystemwelt Asset Management im Verlag: Status Quo und Business Case Das richtige System finden: ein Weg zur erfolgreichen Anbieterauswahl und -einführung Kontakt 2

3 1. Digital Asset Management Systeme: Kern einer Publishingsystemwelt 3

4 Ein Digital Asset Management System ist eine System zum zentralen und medienneutralen Management von digitalen Assets Definition, Einordnung und Abgrenzung Content Management System (CMS) Sammelbegriff für alle Systeme, die der Erfassung, Bearbeitung, Verwaltung und Ausgabe von Inhalten (Content) dienen. Digital Asset Management System (DAM) Content Management System, mit dem digitale, strategisch relevante Assets, z.b. Dokumente, Bilder, Videos zentral und medienneutral gespeichert, verwaltet und zur Verfügung gestellt werden. Media Asset Management System (MAM) Bei einem Media Asset Management System (MAM) liegt der Schwerpunkt eher auf der Visualisierung und Bearbeitung medialer Assets, insbesondere von Bildern. Der Begriff MAM wird häufig, v.a. im Verlagsbereich, synonym zum Begriff DAM verwendet. Video Asset Management System (VAM) Ein Video Asset Management Systems (VAM) hat den funktionalen Schwerpunkt in der Verfügbarmachung und Bearbeitung von Videos. Vgl. auch digital-asset-management.net 4

5 Ein Digital Asset Management System (DAM) ist als System oder Systemmodul Kern des Multichannel-Publishings Digital Asset Management im Multi-Channel-Publishing Digitale Assets Ausgabekanäle 5

6 2. Asset Management im Verlag: Status Quo und Business Case 6

7 Asset Management in Verlagen: Systemunterstützung(en) sind oft vorhanden, doch die Herausforderungen bleiben Asset Management in Verlagen Redaktion / Lektorat 1 Redaktionssystem Medium 1 Festplatte F: Datenbank Redaktion / Lektorat 2 Redaktion / Lektorat n DAM Medium 2 Medium n Zielgruppe 2 Zielgruppe n 7

8 Praxisbeispiel: Washington Post erreicht mit umfassenden Redaktionssystem /DAM-Modul Effizienzsteigerung im Multi-Channel-Publishing Praxisbeispiel Washington Post Ausgangssituation Die Washington Post gab Ende 2009 die Einführung einer Gesamtlösung für Print- und Web-Publishing bekannt Auswahl des Systemanbieter Eidos Media, relevant war hierbei v.a. die gute Integration von Printund Online und die hohe Flexibilität der Lösung Umsetzung Einführung Eidos Methode Portal Server und weiterer EidosMedia Module Es wurden ca. 15 einzelne Systeme zum Start abgelöst On-premise-Betrieb Integration u.a. von SAP im Bereich Ad-Management Ca. 600 Nutzer aus Redaktion und IT 1 nutzen System Alle Bilder und Texte der Publikation werden im DAM- Modul von Eidos abgespeichert Ergebnis und Erkenntnisse Nutzen: o Höhere Prozesstransparenz o Wegfall von Doppelarbeiten o Sonstige Vorteile Erkenntnisse/Empfehlungen: o Stetiges Feintuning sinnvoll o Herausforderungen im Metadatenmanagement und Asset-Archivierung o Eigenentwicklungen/ eigene DAMs für strategische Produkte Vgl. Newsandtech.com, I 1 Stand

9 Durch DAM-Systeme können alle relevanten Assets effizient und effektiv verlagsweit genutzt werden Wirtschaftlicher Nutzung durch effizientere und effektivere Asset-Nutzung 1. Effizientere Workflows: Assets können im Publishing-Prozess teilautomatisiert, schneller aufgefunden, bearbeitet, abgelegt und nachhaltiger archiviert werden 2. Mehrfachverwertung von Assets: Assets liegen an einem zentralen Speicherplatz vor, so dass Kosten für die Wiedererstellung/-verwertung von Assets reduziert werden kann - und das über alle Kanäle 3. Mehr Möglichkeiten bei der Asset-(Re-)Kombination: Assets können in verschiedensten Nutzungskontexten aufgefunden werden, dargestellt und bearbeitet werden und ermöglichen so ein leichte Rekombinierbarkeit zu neuen Assets 4. Optimierung der Innovationsfähigkeit und -geschwindigkeit contentgetriebener Produkte: Assets liegen zentral und medienneutral vor, so dass sie in neue Produkte integriert werden können 5. Erlöse durch Auffindbarkeit ( Discoverability ): Assets sind nicht nur intern, sondern auch von externen Nutzern und Käufern besser auffindbar und damit digital besser vermarktbar 9

10 Durch ein DAM können Kosten für Asset-Einkauf und Rechteverletzungen minimiert und Syndizierungserlöse maximiert werden Wirtschaftlicher Nutzen im Bereich Rechte & Lizenzen 1. Rahmenverträge: Ein DAM-System ermöglicht eine Automatisierung der Einkaufsprozesse auf Basis gemeinsamer Rahmenverträge für Redaktionen dies führt zu besseren Konditionen und Reduktion von Prozesskosten bei Einkauf und Abrechnung 2. Kontrolle über Lizenzrechte: Nutzungs- und Verwendungsrechte der Assets sind dauerhaft mit dem Asset verknüpft, dadurch können Urheberrechtsverletzungen vermieden werden 3. Erlöse durch Syndizierung der Assets: Assets können besser vermarktet werden, weil sie zentral mit der genauen Rechtedefinition vorliegen 10

11 Eine Systemkonsolidierung im Bereich DAM birgt Einsparpotenzial bei den IT-Kosten für Betrieb, Pflege, Wartung und Weiterentwicklung Wirtschaftlicher Nutzen im Bereich IT 1. Reduktion von Betriebs- und Systemkosten: Kostensenkung durch Ablösung von Archivsystemen, Reduktion von Speichermedien und effiziente Nutzung von Speicherplatz, Ablösung redundanter DAM- Systeme 2. Reduktion Pflege- und Wartungskosten: Vermeidung von Schnittstellenkomplexität, Vereinfachung der Systemadministration, zentrale Userverwaltung 3. Reduktion von Kosten für die Weiterentwicklung, gebündeltes Innovationsmanagement: Weiterentwicklung konzentriert sich auf ein System 11

12 3. Das richtige System finden: ein Weg zur erfolgreichen Anbieterauswahl und -einführung 12

13 Zur Anbieter-Einordnung können reine DAM-Lösungen von solchen, die mehrere Publishing-Module abdecken, unterschieden werden Marktsegmentierung (1/2) 1 Reine DAM-Anbieter Spezialisierung auf Digital- Asset-Management- Lösung, Integration mit Drittanbietern, z.b. Canto, pixelboxx, Fotoware, extensis, celum, uvm Gesamtsystem Publishing im Verlag Vollständige oder weitgehend vollständige Abdeckung verschiedener Module aus einem System, z.b. censhare, InterRed, Contentserv, Noxum, Adobe, uvm. 1 3 Teillösungen und Spezialanbieter Abdeckung von einem oder mehreren Modulen einer Publishing-Systemwelt, auch Speziallösungen mit Branchen- oder Funktionsfokus, Integration mit Drittanbietern, z.b. vjoon, BrandMaker, Heiler, uvm. 1 1 Anmerkung: Alle Anbieternamen dienen nur der Illustration, keine Anbieterempfehlung von K+R 13

14 Weitere Kriterien zur Segmentierung der DAM-Lösungen sind u.a. Funktionsspektrum, Technologie, Lizensierung und IT-Auslieferung Marktsegmentierung (2/2) Funktionsspektrum -und Schwerpunkt Umfassend, spezialisiert, Technologie Proprietär, Open Source, Lizensierung Kommerziell, Freemium, kostenlos IT-Auslieferung SaaS, Hosted, installiert, 14

15 Bei einer DAM-Einführung sollten sowohl spezifische als auch allgemeine Erfolgsfaktoren berücksichtigt werden Erfolgsfaktoren Spezifische Erfolgsfaktoren bei einer DAM-Einführung Bereichsübergreifende Standards (Metadaten, Tagging, Taxonomien) definieren und durchsetzen Pflege- und Umsetzungsaufwand (z.b. Metadatenpflege) realistisch einschätzen Nutzerfreundlichkeit für jedes DAM essentiell Kernidee des DAMs Integration in die Produktionsprozesse und systeme berücksichtigen APIs und Schnittstellenanforderungen Digital Asset Management auch nach der Einführung des Systems Allgemeine Erfolgsfaktoren IT-Einführung Klare strategische Vorgaben bezüglich Produkte, Business und Technik Einbindung des richtigen Personals, ausreichende Kapazitäten Strukturierter, objektiver und moderierter Auswahlprozess Change Management, um Organisation mit Wandel vertraut zu machen Projektreview und Erfolgsmessung Güte der Lösung, Anbieterpassung 15

16 Und zum Abschluss 5 Gründe, warum sie kein DAM brauchen 5 gute Gründe gegen ein DAM Digital Asset Management Software ist zu teuer Es kann sich niemand um das DAM kümmern Die Zeit für Asset-Management fehlt Nutzen im Business Case rechnen strategisch ist Digital Asset Management gerade für Verlage essentiell Verantwortlichen benennen notwendige Ressourcen zur Verfügung stellen - nicht nur IT- Kompetenzen notwendig Die Zeit die eingangs vermeintlich gespart wird, fällt im Nachgang in den täglichen Prozessen an 4 Ein DAM-System macht Prozesse nur langsamer Aktives Management von DAM-Prozessen notwendig 5 Dropbox, Google Drive & Co. sind viel einfacher Frage nach dem Leistungsumfang, aber. Berücksichtigung des Nutzeranspruchs In Anlehnung an David Diamond: 5 good Reasons to Avoid DAM Software, cmswire.com 16

17 Kontaktdaten Kirchner + Robrecht GmbH Büro Berlin Martin-Buber-Str. 18 D Berlin Tel Fax Büro Rhein/Main Burgstraße 3 D Alzenau Tel Fax Büro München Oettingenstr. 25 D München Tel Fax

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