Handbuch BRANCHENLÖSUNG FÜR RECHTSSICHERHEIT IN DER LOGISTIK

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1 BRANCHENLÖSUNG FÜR RECHTSSICHERHEIT IN DER LOGISTIK Stand 07/2015

2 Inhaltsverzeichnis Der Umstieg auf FUMO Allgemein... 2 Speichern... 2 Kriterien Verwaltung... 3 Was ist FUMO... 4 Wie funktioniert FUMO... 5 Funktionsumfang... 6 FUMO Monitor... 6 FUMO Profil... 8 FUMO Cockpit... 9 Pflege der Prüfobjekte Die Ampel Neu erstellen Kopieren und Löschen Stammdaten Verknüpfte Prüfkriterien Prüfkriterien verwalten Fristen verwalten Schnellübersicht Prüfliste Technische Voraussetzungen Starten von FUMO Rechtliche Hinweise Urheberrecht Handelsmarken Stand 07/2015 Seite 1

3 Der Umstieg auf FUMO 2015 Allgemein In allen bisherigen Versionen waren die Prüfkriterien mit Prioritäten von 1 bis 4 versehen und verschiedene Ansichten wurden nach Prioritäten gruppiert. FUMO 2015 kennt nur noch Pflicht- und Wahlkriterien. Pflichtkriterien werden über ein blaues Farbsymbol gekennzeichnet, Wahlkriterien über ein grünes Farbsymbol. Die Prüfliste, die Schnellansicht und die Erinnerungen per werden daher nur noch nach Pflicht- und Wahlkriterien gruppiert. Speichern Bei der Bearbeitung einer Akte (Fahrer, Fahrzeug etc.) müssen Sie nun nur noch auf Speichern klicken, wenn das Prüfkriterium einen Anhang oder eine zusätzliche Nummer hat. Prüfkriterien, bei denen ausschließlich ein Datum einzugeben ist, werden bei der Neueingabe des Datums automatisch gespeichert. Grundsätzlich gilt, wird auf der rechten Seite des Fensters neben einem Prüfkriterium einen Butten angezeigt, muss dieses Kriterium manuell gespeichert werden, Sie müssen also auf den Button klicken. Stand 07/2015 Seite 2

4 Kriterien Verwaltung Im Menü unter Pflege > Prüfkriterien stellen Sie unternehmensweit für Ihr Unternehmen die Liste der Prüfkriterien für Ihre Prüfobjekte und Prüfpersonen zusammen. Durch das Setzen des Häkchens vor jedem Prüfkriterium entscheiden Sie also, ob dieses Prüfkriterium in Ihrem Unternehmen Anwendung finden soll. Hier erstellen Sie also, zusammen mit Ihren privaten Prüfkriterien, die Liste, die Ihnen in FUMO auf der linken Seite immer angezeigt wird. Diese globale Liste wird nun individuell für jede Kategorie (Fahrer, Fahrzeuge etc.) und Akte angewendet. Für jedes Prüfobjekt oder jede Prüfperson können Sie nun wieder über das Setzen des Häkchens einzelne Prüfkriterien aus Ihrer global zusammengestellten Liste abwählen. Stand 07/2015 Seite 3

5 Was ist FUMO FUMO ist die Branchenlösung für Rechtssicherheit in der Logistik. Ein leicht verständliches Ampelsystem mit rechtskonformen Prüfkriterien für Fahrer, Fahrzeuge, Anhänger, Verträge, Sonstige und Partnerunternehmen mit einem auf die Branche zugeschnittenen Formularwesen. Die Bedienung von FUMO ist intuitiv und einfach. Auf der linken Seite des Fensters finden Sie die für die ausgewählte Kategorie (z.b. Fahrer) verfügbaren Prüfkriterien. Im Hauptbereich des Fensters wird Ihnen ihre Liste mit Prüfobjekten oder Prüfpersonen angezeigt. Ein Klick auf eine Zeile in der Liste führt Sie zur Pflegeansicht des jeweiligen Prüfobjektes bzw. Prüfperson. Ein Klick auf ein Prüfkriterium auf der linken Seite führt Sie zur Sammelbearbeitung. Hier können Sie z.b. die Durchführung eines Sehtests für mehrere Fahrer gleichzeitig erledigen und dokumentieren. Daneben gelangen Sie über das Menü zur Pflege der Benutzer, Prüfkriterien und Fristen und zur Schellansicht und Prüfliste (Siehe unten). FUMO Monitor ist das Standardwerkzeug für den Spediteur und Frachtführer FUMO Profile ist die Profilseite des Spediteurs mit zertifizierten Dokumenten zum Download FUMO Cockpit ist die Software für den Verlader und Auftraggeber Stand 07/2015 Seite 4

6 Wie funktioniert FUMO In FUMO werden Prüfobjekte bzw. Prüfpersonen (z.b. Fahrzeuge) und Prüfkriterien (z.b. HU/TÜV oder ADR-Ausrüstung Check) verwaltet und miteinander verknüpft. Alle Prüfobjekte oder Prüfpersonen und Prüfkriterien sind dabei kategorisiert. In FUMO gibt es 6 Kategorien: Unternehmen Fahrer Fahrzeuge Anhänger Verträge Sonstige Partnerunternehmen (in FUMO Cockpit) FUMO stellt Ihnen dabei die gesetzlich vorgeschriebenen und fallbezogen notwendigen Prüfkriterien zur Verfügung. Daneben können Sie FUMO mit Ihren eigenen Prüfkriterien erweitern und können so hausinterne Spezifikationen und Abläufe abbilden. Es gibt unterschiedliche Typen von Prüfkriterien, die sich unterschiedlich verhalten. Allen gemein ist, dass ein Prüfkriterium Ihnen mit einer der Ampelfarben den aktuellen Status anzeigt. Bei Rot darf der Fahrer oder das Fahrzeug nicht mehr fahren. Dringlichst müssen die Daten auf den neuesten Stand gebracht werden. Leuchtet Gelb auf, dann müssen die Daten überprüft werden, da sie innerhalb einer bestimmten Frist ablaufen. Steht hinter den Daten das grüne Ampelzeichen, sind die Daten vollständig und müssen nicht überprüft werden. Stand 07/2015 Seite 5

7 Funktionsumfang FUMO ist weitestgehend selbsterklärend und besteht wie oben beschrieben aus 3 Software-Modulen, die alle einheitlich bedienbar sind und als Paket angeboten werden. Ihr FUMO hat immer den kompletten Funktionsumfang, die Software wird niemals eingeschränkt, Sie erhalten grundsätzlich die Enterprise Version. FUMO ist eine WEB-Applikation, d.h. zum Arbeiten mit FUMO ist lediglich ein Internet-Browser erforderlich. Je nach verwendetem Browser stehen Ihnen hierbei eine Vielzahl unterschiedlicher Menüpunkte, Eingabeu. Auswahlfelder, Buttons, Listen und Symbole für die Bearbeitung zur Verfügung. FUMO erlaubt es Ihnen beliebig viele Benutzer für die Pflege ihrer Prüfkriterien und Prüfobjekte bzw. Prüfpersonen anzulegen. Je nach Berechtigung der angelegten Benutzer können diese andere Benutzer administrieren (löschen, anlegen oder deren Berechtigung ändern). FUMO Monitor Das Standardwerkzeug für den Spediteur und Frachtführer FUMO Monitor ist ein Softwaretool, das Sie in der Überwachung und Pflege aller Fristen und Termine (=Prüfungskriterien) folgender Prüfungsbereiche (=Kategorie) effizient unterstützt: Kategorie Fahrer Kategorie Fahrzeug Kategorie Anhänger Kategorie Verträge Kategorie Sonstige Neben den bereits vorbelegten und gesetzeskonformen Prüfungskriterien haben Sie die Möglichkeit weitere Kriterien anzulegen, die Sie individuell verwalten können. Einzelheiten zur Anlage von Prüfkriterien finden Sie unter Punkt Prüfkriterien verwalten. Startseite FUMO Monitor Stand 07/2015 Seite 6

8 Bearbeitung eines Prüfobjektes bzw. einer Prüfperson Stand 07/2015 Seite 7

9 FUMO Profil Zertifizierte Dokumente auf einer Seite FUMO Profile ist eine Profilseite Ihres Unternehmens mit von FUMO zertifizierten Dokumenten wie z.b. Ihrer EU-Lizenz / Beförderungserlaubnis z, zum Download. Die Funktionsweise und Pflege dieser Prüfkriterien für die Kategorie Unternehmen ist zu allen anderen Kriterien identisch. Die Pflege wird jedoch durch FUMO getätigt und dabei zertifiziert. Die Daten können Sie in ihrem FUMO Monitor jederzeit einsehen, diese werden Ihnen dort im ersten Reiter dargestellt. Stand 07/2015 Seite 8

10 FUMO Cockpit Die Software für den Verlader und Auftraggeber Das FUMO Cockpit ist in der Funktionsweise an den FUMO Monitor angelehnt. Sie Verwalten hier jedoch keine Fahrer oder Fahrzeuge, sondern Partner. Ein Partner ist ein Spediteur oder Frachtführer aus FUMO der dort etwa Fahrer oder Fahrzeuge verwaltet. Jeder FUMO Kunde kann jederzeit von seinem Monitor in sein Cockpit wechseln, da jeder Frachtführer auch jederzeit Auftraggeber werden kann, wenn er z.b. eine Fracht fremdvergibt. Die Haftungskette in der Logistik betrifft auch den Verlader bzw. Auftraggeber. Hier sind Sie je nach Einsatz für folgende Prüfkriterien verantwortlich: Check Ladungssicherung Check Einhaltung Kabotagevorschriften Check EU-Fahrerbescheinigung Check Einhaltung Sozialvorschriften Check Erlaubnis / EU-Lizenz Stand 07/2015 Seite 9

11 Wie Im FUMO Monitor können Sie hier spezifische Prüfkriterien verwalten und zusätzlich Prüfkriterien zur Fremdvergabe erstellen. Diese speziellen Prüfkriterien zur Fremdvergabe können Sie nun ihren angeschlossenen Spediteuren zuweisen. Stand 07/2015 Seite 10

12 Stand 07/2015 Seite 11

13 Pflege der Prüfobjekte Die Ampel Die Pflege der Prüfobjekte ist Systemübergreifend identisch. Sie bearbeiten einen Datensatz mit bestimmten Stammdaten und pflegen die mit dem Datensatz verknüpften Prüfkriterien. Zur Bearbeitung gelangen Sie, indem Sie auf eine der Kategorien (Fahrer, Fahrzeuge etc.) klicken und dort entweder einfach auf einen Datensatz in der angezeigten Liste klicken. Neu erstellen Klicken Sie oben rechts auf Neu um einen neuen Datensatz zu erstellen. Sie müssen zuerst die Stammdaten eingeben und anschließend auf Speichern klicken, danach können Sie mit der Bearbeitung der Prüfkriterien beginnen. Kopieren und Löschen In der Bearbeitungsmaske der Prüfobjekte bzw. Prüfpersonen finden Sie 2 Buttons mit den entsprechenden Beschriftungen. Die Funktion ist selbsterklärend. Stand 07/2015 Seite 12

14 Stammdaten Jede Kategorie, wie Fahrer oder Fahrzeuge, hat einen spezifischen Satz an Stammdatenfeldern. Diese werden vor allem zur Erzeugung unterschiedlichster vorausgefüllter Formulare benötigt. Stand 07/2015 Seite 13

15 Verknüpfte Prüfkriterien Über die Pflege der Prüfkriterien steuern Sie die Lister der Ihnen zur Verfügung stehenden Prüfkriterien je Kategorie insgesamt. Bei einer Neuanlage, z.b. eines Fahrers, ist diese von Ihnen gepflegte Liste an Prüfkriterien nun automatisch mit dem neuen Fahrer verknüpft. Wollen Sie z.b. für einen einzelnen Fahrer einzelne Prüfkriterien abwählen, können Sie dies einfach über das Häkchen an dem jeweiligen Prüfkriterium steuern. Je nach Definition bzw. Typ des Prüfkriteriums variiert die Pflege für ein spezifisches Kriterium und Sie können mehr oder weniger Angaben machen. Ist für die Pflege lediglich die Eingabe eines Datums erforderlich, wird die Eingabe direkt und ohne weiteres Zutun gespeichert. Können Sie aber z.b. auch einen Anhang hinzufügen, ist rechts am Fensterrand ein Button mit einem Disketten-Symbol vorhanden. Wenn ein solcher Button für ein Prüfkriterium angezeigt wird, müssen Sie Ihre Eingabe immer mit diesem Button speichern! Das Hochladen von Dokumenten ist auf Dateien des Typs JPG bzw. PDF mit maximal 1 MB je Dokument beschränkt. Wir empfehlen, die Dokumente alternativ zu archivieren, da Sie zur Erfüllung Ihrer Dokumentationspflichten ohnehin als Ausdruck abgelegt werden müssen. Stand 07/2015 Seite 14

16 Prüfkriterien verwalten In FUMO stehen Ihnen alle gesetzlich notwendigen Prüfkriterien beim ersten Login bereits zur Verfügung. Neben den von FUMO bereitgestellten Prüfkriterien können Sie FUMO mit Ihren eigenen Kriterien ergänzen. Prüfkriterien können als Pflichtkriterien oder Wahlkriterien deklariert sein und sind einem der folgenden 5 Typen zugeordnet: 1. Einmalig (Ab Eingabedatum unbegrenzt grün) 2. Manuell (Immer bis zum Erreichen des Eingabedatums grün) 3. Periodisch (Grün vom Eingabedatum bis zum Ende der Periode) 4. Zeitfenster (Grün, wenn alle von-bis Werte bestätigt sind) 5. Nummernblock (Grün, wenn alle von-bis Werte lückenlos sind) Je nach Typ ist das Prüfkriterium mit bestimmten Fristen definiert, diese bewirken das Umschalten einer grünen Ampel nach Gelb oder Rot. In der Pflege der Prüfkriterien wird auch bestimmt, ob Sie für dieses Kriterium z.b. einen Anhang anfügen können. Folgender Screenshot zeigt die Maske zur Pflege der Prüfkriterien: Durch den Haken in der Liste der Prüfkriterien können Sie die Verwendung eines Prüfkriteriums für alle Ihre Prüfobjekte und Prüfpersonen steuern, Sie schalten so also unterschiedliche Prüfkriterien für Ihr Unternehmen gänzlich ein oder aus. Stand 07/2015 Seite 15

17 Fristen verwalten Bei einigen Prüfkriterien können Sie die Fristen und z.b. die Laufzeit auf Ihre Bedürfnisse anpassen Stand 07/2015 Seite 16

18 Schnellübersicht In FUMO sind sämtliche Prüfkriterien in Wahl- und Pflichtkriterien unterteilt. Die Schellübersicht gibt Ihnen eine Liste aller Prüfobjekte bzw. Prüfpersonen aus und berechnet dafür eine Ampel. Für die Berechnung gilt: 1. Sind alle z.b. Plicht-Prüfkriterien eines Prüfobjektes bzw. einer Prüfperson grün, ist die Ampel grün 2. Ist mindesten ein Prüfkriterium gelb, ist die Ampel gelb 3. Ist mindesten ein Prüfkriterium rot, ist die Ampel rot Stand 07/2015 Seite 17

19 Prüfliste Die Prüfliste ist eine Liste, die alle Prüfobjekte bzw. Prüfpersonen mit allen Ampeln für alle Prüfkriterien auflistet. Diese Liste erhalten Sie als proaktive Liste per gefiltert, falls: 1. Mindestens eine Ampel bzw. Prüfkriterium eines Prüfobjektes bzw. einer Prüfperson gelb ist, oder 2. Mindestens eine Ampel bzw. Prüfkriterium eines Prüfobjektes bzw. einer Prüfperson rot ist Stand 07/2015 Seite 18

20 Technische Voraussetzungen FUMO läuft in Ihrem Browser und wird von folgenden Plattformen, Herstellern und Versionen unterstützt: Windows: Ab Windows Vista OS X: Ab Yosemite Linux: Aktuelle Linux Distributionen von Ubuntu, Debian, Red Hat Linux, SUSE Linux Enterprise Browser Internet Explorer ab Version 10, Google Chrome ab Version 40 Firefox ab Version 31 Safari ab Version 8 Starten von FUMO Rufen Sie in Ihrem Browser auf. Stand 07/2015 Seite 19

21 Rechtliche Hinweise FUMO ist ein Produkt der IDLP Internet Services UG (haftungsbeschränkt) Gedeckter Weg 22, Neu-Ulm USt-IdNr. DE Urheberrecht Copyright 2015 IDLP. Alle Rechte vorbehalten. Alle Texte, Bilder, Graphiken, Ton-, Video- und Animationsdateien sowie ihre Arrangements unterliegen dem Urheberrecht und anderen Gesetzen zum Schutz geistigen Eigentums. Sie dürfen weder für Handelszwecke oder zur Weitergabe kopiert, noch verändert und auf anderen Web-Sites verwendet werden. Handelsmarken Wo nicht anders angegeben, sind alle genannten Marken gesetzlich geschützte Warenzeichen der IDLP, dies gilt insbesondere für Logos und Produktnamen. Stand 07/2015 Seite 20