Media Asset Management MAM

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1 Media Asset Management MAM Inhaltsverzeichnis 1. MÖGLICHE ANFORDERUNGEN ÜBERSICHT DIE SYSTEME IM DETAIL SIX_MEDIENDATENBANK MEDIABOX FOTOWARE MIRAR MEDIA MANAGER (EHEMALS OPAS-G) PIXELBOXX CELUMIMAGINE EYEBASE CUMULUS BRANDMAKER PICTUREPARK DG_MEDIA Elisabeth Penzenauer Seite 1 von 1

2 1. Mögliche Anforderungen Verwaltung aller vorhandenen digitalen und analogen Assets 1 aus dem Bereich Marketing / PR (Bilder, Broschüren, Einladungen, Briefpapier, Visitenkarten usw.) sowie historischer Unterlagen (Fotos, Urkunden, Firmenzeitung usw.) Kategorisierung und Beschlagwortung (freie und vorbelegte Felder). Ausgereifte Suchfunktion inkl. Volltextsuche. Umwandlung der Assets aus dem System heraus ( auf Knopfdruck ). Userverwaltung und Vergabe Userrechte bis auf Ebene einzelner Assets. Zugriff über Browser, am Besten nur Thin Clients. Für die Zukunft könnten Module aus dem Bereich der Workflow-Unterstützung (z.b. Online-Korrektur, vorgefertigte Layouts usw.) angedacht werden. Folgende Probleme ließen sich so vermeiden: Assets werden nicht gefunden und müssen neu gescannt oder gar erstellt bzw. bestellt werden. Doppelarbeiten, vor allem bei den unterschiedlichen Sparten. Zusendung / Austausch von Assets per Mail, auf CD ROM oder USB-Stick. Ablage eines Assets in unterschiedlichsten Formaten bzw. Mehrfachabspeicherung unter verschiedenen Ordner / Namen. Verlust von Medienbausteinen wie Bilder, die zwar in Medienprodukten (z.b. Broschüre) noch vorkommen aber nicht mehr korrekt verlinkt sind. Näher betrachtet wurden 16 Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum (Deutschland, Österreich, Schweiz), die derzeit Media Asset Management Lösungen in unterschiedlichen Größenordnungen (funktional, preislich) anbieten. Drei Produkte, econtentpark (Incite Media AG, Schweiz), p-dot (dubidot, Deutschland) und NeoMediaCenter (NeoGeo, Deutschland) wurden auf Grund mangelnder Rückmeldung der Unternehmen nicht näher betrachtet und bereits aus der Auswahl ausgeschieden. Fast alle Systeme werden sowohl als ASP 2 Lösung als auch für eine InHouse Installation angeboten. Preise wurden jeweils nur für eine InHouse Lösung eingeholt und differenzieren teilweise auch durch die Art der angefragten Leistungen. Die Preise sind daher nur als Richtwerte zu verstehen. Um die Preise im Verhältnis zum Funktionsumfang betrachten zu können wurden die Kürzel S (kleine Lösung), M (mittlere Lösung) und L (große Lösung) in der nachfolgenden Übersicht verwendet. 1 Jede Art von digitalem oder analogen Objekt, sei es nun ein einzelnes Bild oder die InDesign Datei einer Broschüre. 2 Active Service Providing: Infrastruktur und Assets liegen nicht bei Greiner sondern bei dem jeweiligen Anbieter. Elisabeth Penzenauer Seite 2 von 2

3 2. Übersicht Orange = eigene Firma in Österreich Kunden Mitarbeiter Umsatz Produkt Firma Technologie Schnittstellen Verwaltung Suche Umwandlung Userverwaltung Zugriff Größe System Preis 3M Agfa Schenker Daimler Hilti Hagemeyer AEG Audi BMW Happy Foto Pfizer, Nestle Zeiss Silhouette ÖBB VOEST Rosenbauer ,6 Mio 0,3 Mio. 2 Mio. Six Media Box FotoWare mirar OPAS-G Pixelboxx SixOffene Systeme GmbH, Stuttgart/Berlin (D), 1998 XORTEX ebusiness GmbH, Neufelden (A), 1999 DigiSys Handels-GmbH, Wien (A), 1994 BE.BEYOND GmbH, Willich (D) Heiler Software AG, Stuttgart (D), 1987 eigener Vertrieb für Österreich Pixelboxx GmbH, Dortmund (D), 2000, eigener Vertrieb für Österreich PHP, MySQL, basierend auf selbstentwickelten CMS Linux, Apache, MySQL, PHP und AJAX, basierend auf CMS RedX, MS Server 2003, MS IIS PHP, MYSQL Oracle, diverse Server möglich, Verschiedene Server möglich Celum IMAGINE Celumsolutions, Linz (A) Verschiedene Datenbanken und Server möglich, J2EE FTP, XML FTP Web2Print Print Lounge SAP Net- Weaver, XML, Red Dot XML XML, Schnittstellen zu ver. Desktopprogrammen Abspeicherung Original, alle Daten möglich Abspeicherung Original, alle Daten möglich Abspeicherung Original, alle Daten möglich, Metadaten in Header Abspeicherung Original, in High und Low Resolution Medienneutrale Speicherung von Bild, Text, Video, Audio Abspeicherung Original, alle Daten möglich Abspeicherung Original, alle Daten möglich Volltext Schlagwort Rowohlt Siemens Öffentl. Verwaltung Keine genannt Schlagwort Keine genannt Schlagwort Volltext M ,- Schlagwort Volltext Schlagwort phonetisch L ,- Schlagwort Kategorie Volltext (PDF) Schlagwort Volltext Ja Ja Browser S 9.000,- Ja Ja Browser (keine Adminfunktionen) Ja Ja, Active Directory FotoStation PRO-Clients für Admin, Browser Ja Ja Browser oder mirar Client Ja Ja Browser oder Fat Client Ja Ja Browser (kein eigenes Backend) Ja Ja, LDAP Browser, celum Client S 7.040,- S 9.800,- M ,- L 9.666,75 Elisabeth Penzenauer Seite 3 von 3

4 Kunden Mitarbeiter Umsatz Produkt Firma Technologie Schnittstellen Verwaltung Suche Umwandlung Userverwaltung Zugriff BMW (?) TU Graz TU Wien 4 0,4 Mio. eyebase Amedia AG, Oberwil (CH), 1995 Vertrieb Österreich CMB GmbH, Wien Windows oder Sun Server, MySQL / Oracle Datenbank / Linux My SQL, PHP, Java Abspeicherung Original, alle Daten möglich Offene Schnittstellen vorhanden Schlagwort Volltext Ja Ja, Active Directory eyebaseadmin, Browser M ,- ÖAMTC Uni Zahnklinik AMT NÖ LR Freytag- Berndt 12 3,5 Mio. Cumulus Canto GmbH, Berlin (D), Vertrieb Österreich Uptime Systemlösungen GmbH, Wien (Cumulus gibt es seit 1992) Windows Server, Linux, Solaris, Java, C++, EJaP XML, Red Dot Referenzierung der Dateien, mit Zusatzmodul auch kopieren möglich Schlagwort Volltext Check- In/Out Ja, LDAP Canto Client, Browser (Plug-Ins notwendig) L ,- Kommerzbank Opel Ernst & Young MAN Eon DeBeers Schweizer Post BrandMaker Picturepark pi-consult gmbh, Karlsruhen (D), 1999 Vision information Transaction Ag, Aarau (CH), 2000 (kein eigener Vertrieb Österreich) Plattform und Datenbank beliebig, J2EE Referenzierung der Dateien, auch kopieren möglich Abspeicherung Original, alle Daten möglich XML, keine Standard- Schnittstellen Schlagwort Volltext Windows Server, Linux mit Apache, jede SQLkompatible Datenbank Schlagwort Volltext Ja Inkl. erweitertes Bearbeitungsmodul Ja Browser L ,- Ja, LDAP/A DS Browser M 4.790,- Baumax SMART Wienerberger Keine genannt 5 2 1,5 Mio 0,5 Mio. DG_MEDIA Mediamid digital services GmbH, Wien diamond graphics, Augsburg, 1981, seit 2003 auch MAM, Vertrieb Österreich früher durch Elisabeth Penzenauer jetzt R&B Consulting,4523 J2EE, Oracle, Windows 2000 Professional oder neuer oder IBM Websphere Java, XML, Soap, Opix (SQL Datenbank), Server Sun, Linux oder Apple XServe XML, Schnittstellen zu diversen CMS & DTP XML, diverse Schnittstellen schon vorhanden Abspeicherung Original, alle Daten möglich Abspeicherung Original, alle Daten möglich Schlagworte Volltext Phonetisch Schlagworte Volltext Ja Ja, ACL, LDAP Ja Ja Browser mit Thin- oder Thick-Client Browser L ,- L Elisabeth Penzenauer Seite 4 von 4

5 Alternative Anbieter: MAM Kunden Mitarbeiter Umsatz Lutz Intersport WKO Liwest Sport Eyl Keine Kunden genannt ,5 Mio 19 Mio. Premedia digitales Datenmanagement GmbH & Co KG 4600 Wels Maria Theresion Str. 41 www. Premedia.at Überreuter Print u. Digimedia GesmbH Mediendatenbanken TOMM SB-Portal (Hauptanwendung: Easy Driver, Expert-Gruppe) Homepage derzeit nicht aktiv WIFI Verbund MFL KTM Canon Document Management Inteligence Daimler Ford Honeywell XEROX Xerox Document Advisor Service unternehmensweite Dokumentenverwaltung Untersuchung DAM Forum 2008 München Elisabeth Penzenauer Seite 5 von 5

6 10 gute Gründe für ein Media Asset Management System Quelle 1) Multichannel-Marketing Bedienung von Absatzpartnern, Agenten und Beeinflussern im In- und Ausland mit den richtigen Medienobjekten, zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Format. 2) Cross Media create once, publish everywhere, einmal erzeugte Medienobjekte stehen zentral und crossmedial für den Einsatz in Print- und elektronischen Medien zur Verfügung. 3) Publishing effiziente Produktionsprozesse für Print oder Web durch Verknüpfung von Funktionalitäten des MAM-Systems mit verschiedensten Desktop-Anwendungs-programmen (QuarkXpress, InDesign, ). Wiederverwendung statt Neukreation. 4) Knowledge Management die Tatsache, dass in einem Unternehmen Informationen vorhanden sind sagt noch nichts darüber aus, ob sie auch verfügbar sind und genutzt werden. Das MAM-System optimiert Verfügbarkeit und Nutzung, indem es dezentralen Zugriff über einen Webbrowser auf zentral gespeicherte Informationen ermöglicht und dabei Suchzeiten und Redundanzen minimiert. 5) One-to-One Marketing gestaltet die Kommunikation entsprechend dem Anspruch der Bedarfsgruppen. Das MAM-System erlaubt selektiv die Modifizierung und Anpassung von Inhalten (z.b. Text, Sprachen, Preise, Bilder), sei es durch den Ersteller oder durch den Nutzer. 6) Globaler Zugang selektiver Zugang zu Medienobjekten für sämtliche Bedarfsträger, 24 Stunden am Tag, 7 Tage die Woche, 365 Tage im Jahr. 7) Markenführung das MAM-System unterstützt das konsistente look and feel einer Marke über unterschiedliche Kanäle und Märkte (weltweit) massgeblich. Es verhindert zudem die unautorisierte Verwendung von Medienobjekten durch die Protokollierung der Verwendung und die Bereitstellung der Objekte in Abhängigkeit zu Urheberrechten. 8) Time to market Verkürzung der Vorbereitungszeit bei Produktlancierungen und raschere Bedienung verschiedenster Medienkanäle weltweit. 9) Offenheit ein MAM-System führt in fortgeschrittenem Zustand kein Inselleben. Vorbereitete Schnittstellen und die XML-Fähigkeit des Systems garantieren mit geringem Aufwand den bidirektionalen Datenaustausch mit ERP-Systemen, Content Management Systemen, CRM Systemen etc.. 10) Autonomie die eigenen Medienobjekte im Griff und nicht permanent auf einen spezialisierten Wissensträger angewiesen, das bringt ein Mehr an Flexibilität und Handlungsspielraum. Sehr oft sind die Medien- Assets eines Unternehmens ausgelagert - dieser Autonomieverlust kann mit einem MAM zurückgeholt werden. Elisabeth Penzenauer Seite 6 von 6

7 3. Die Systeme im Detail 3.1. Six_MedienDatenbank Kleine, rein webbasierte Lösung mit wenigen Ausbaustufen. Die Kompetenz des Ansprechpartners bei der Online-Präsentation war eher schlecht. Frontend Das Frontend besteht aus einer Ordneransicht links und einem Leuchttisch rechts. Die Ansicht des Leuchttisches kann per Klick verändert werden. Neben Bildern können alle Arten von Dokumenten und Videos hinterlegt werden. Standard-Bildformate werden automatisch mit einem Vorschaubild versehen, für alle anderen Dokumente kann manuell ein entsprechendes Bild hinterlegt werden. Videos können bei Vorhandensein des entsprechenden Programms auf dem Rechner (z.b. Quick Time) aus dem System heraus angesehen werden. Eine Suche erfolgt nach Dateinamen und hinterlegten Schlagwörtern bzw. ist eine Volltextsuche möglich. Jedes Asset kann beschlagwortet und einem oder mehreren Ordnern zugewiesen werden. Der Upload kann einzeln oder als Massenupload erfolgen (über Windows Explorer). IPTC Daten werden bei einem Upload automatisch ausgelesen. Über eine Online- bzw. Offline-Datumsangabe ist es möglich Assets zu archivieren. Über eine Warenkorbfunktion können mehrere Assets ausgewählt und in einem definierten Format als ZIP downgeloadet werden. Die verschiedenen Formate müssen bei der Installation festgelegt werden, sie können nicht selbst über das Backend bearbeitet werden. Elisabeth Penzenauer Seite 7 von 7

8 Backend Im Backend können die Grundeinstellungen wie Ordner und Beschlagwortungsfelder verändert werden. Assets können für die Frontend-User oder aber aus der Datenbank selbst gelöscht werden. Kosten Die Kosten für das System belaufen sich einmalig auf 9.000,-. Zusatzprogrammierungen sind möglich, falls gewünscht. Fazit Das System ist eine einfache Bildverwaltung in der kleinstmöglichen Ausführung. Soll das MAM-System später auch unternehmensübergreifend genutzt werden, um beispielsweise Marketing-Aktivitäten zu koordinieren, so ist dieses System (außer gegen Zusatzaufwand Programmierung) nicht geeignet MediaBox Rein browserbasierte, kleine Lösung. Frontend Das Frontend besteht aus einer Ordneransicht links und einem Leuchttisch rechts. Die Ansicht des Leuchttisches kann mit Vorschaubild oder in Listenansicht erfolgen. Standard-Bildformate werden automatisch mit einem Vorschaubild versehen, alle anderen Dokumente werden als Symbol mit Dateiendung angezeigt. Bis auf Bilder in den gängigen Formaten können Assets nur mit den entsprechenden Programmen angesehen werden. Pro Asset ist es möglich, die Rechte festzulegen (pro Gruppe, vererbbar), es zu verschieben, die Metatags zu bearbeiten, es zu löschen, zu sammeln (Warenkorbfunktion, Download als ZIP / Versand per Mail) oder im Originalformat downzuloaden. Ein Upload kann als einzelne Datei oder in 5-er Gruppen vorgenommen werden. Dabei wird das Asset zunächst im Check-In hinterlegt und von dort dann beschlagwortet und einem Ordner zugewiesen. Die Suche erfolgt als Suche in den Schlagworten, in der erweiterten Suche kann nach Dateiendung und Erstellungsdatum eingeschränkt werden. Bilder können direkt im Programm verändert werden (Größe, Qualität, Dateiformat, Auflösung, Farbraum, Ausschnitt, Wasserzeichen, Drehen/Spiegeln, abgerundete Ecken). Bearbeitete Bilder können in den Warenkorb gelegt oder downgeloadet werden. Elisabeth Penzenauer Seite 8 von 8

9 Backend Ein eigenes Backend ist nicht vorhanden, Metatag-Felder, Schlagwortkataloge und ähnliches müssten im Vorhinein definiert werden und sind danach nicht selbst anpassbar. Kosten Media Box (Module: Usermanagement, erweiterte Bildformate, Bildbearbeitung ohne Wasserzeichen, Objektsammlung, MultiUpload): 5.280,- Installation auf einem Server der Greiner Gruppe: 1.280,- Schulung: 480,- Fazit Das System ist eine einfache Bildverwaltung in der kleinstmöglichen Ausführung. Soll das MAM-System später auch unternehmensübergreifend genutzt werden, um beispielsweise Marketing-Aktivitäten zu koordinieren, so ist dieses System (außer gegen Zusatzaufwand Programmierung) nicht geeignet FotoWare Auf Bilder optimierte mittlere Lösung mit einem anderen Speicherkonzept, da Metadaten direkt im Asset (IPTC Header) gespeichert werden. Damit bleiben Informationen auch bei einer Verwendung außerhalb des Systems erhalten. Elisabeth Penzenauer Seite 9 von 9

10 Frontend Das System besteht aus einem Leuchttisch rechts sowie einer Ordnerübersicht links. Die Ordner sind dabei nicht als Ordner im eigentlichen Sinne sondern viel mehr als Indices zu verstehen. Der Leuchttisch kann nach verschiedenen Kriterien sortiert werden. Es ist möglich, die Assets für verschiedene Ausgabemedien (in verschiedenen Größen) anzusehen sowie sich die Metatags in einer Übersicht oder im Detail anzeigen zu lassen. Weiteres kann das Bild gedreht oder ein Ausschnitt ausgewählt werden oder ein Download per FTP, direkt aus dem Browser oder per Mail erfolgen. IPTC Daten usw. werden automatisch ausgelesen, weitere Metadaten können händisch hinzugefügt werden. Zusätzlich können zu jedem Asset Notizen hinterlegt werden (eigenes Textfeld, keine Metatags). Ständig verwendete Listen oder ganze Textmuster können fest hinterlegt werden. Eine Massenverschlagwortung ist über Makros möglich. Eine einfache sowie erweiterte Suche sind möglich. Über das Kontextmenü kann auch eine Suche nach Assets mit ähnlichen Themen oder Metatags durchgeführt werden. Es gibt vordefinierte Workflows, wie beispielsweise die Versendung eines Bildes per Mail oder die Weitergabe an einen externen Kunden. In Alben können User ausgewählte Assets hinterlegen. Diese Alben können dann für verschiedene User/Gruppen freigegeben werden oder es kann eine Einladung per E- Mail versendet werden, sich dieses Album anzusehen. Eine Warenkorbfunktion ist ebenfalls verfügbar. Für den Import von Digitalkameras, Scannern, DVD/CD oder jeder anderen möglichen Quelle gibt es eine Drag and Drop Funktion. Per Drag and Drop können auch Bilder und Grafiken schnell in Word oder PowerPoint oder ein -Programm gezogen werden, bei gleichzeitiger Angabe von Größe, Ausschnitt und Auflösung. Das System verfügt über ein komplettes Farbmanagement, inklusive der Verwendung von ICC-Profilen. Elisabeth Penzenauer Seite 10 von 10

11 Backend Das Backend besteht aus einem FotoWare Client, der zahlreiche Bearbeitungsfunktion zulässt. Das System ist somit jederzeit an aktuelle Bedürfnisse anpassbar. Grundsätzlich wird in FotoWare nicht mit klassischen Ordnern gearbeitet, sondern mit Indices und Archiven. Archive ersetzen die Ordner, wobei ein Index mehreren Archiven zugeordnet werden kann. Die Indices werden durch einlesen aus vorhandenen Ordnerstrukturen automatisch erstellt und beinhalten bei Dokumenten auch die darin enthaltenen Texte. Damit werden die Dokumente komplett erfasst. Die Daten für die Zuordnung (Archiv) und die Metatags sind direkt beim Asset hinterlegt und damit auch bei einem Versand per Mail oder Download mit gespeichert. Kosten FotoStation Pro (Power User) 1 Lizenz 489,- ColorMan (Schnittstelle InDesign) 1 Lizenz 389,- Index Manager (Indizierung) 1 Lizenz 1.826,- Color Factory Pro Repro 1 Lizenz 5.479,- FotoWeb Standard Edition 1 Lizenz (5 User), 2.970,- in Summe ,- Elisabeth Penzenauer Seite 11 von 11

12 Fazit Durch die Bindung der Metadaten an die IPTC Header ist die Freiheit bei den Metadaten eingeschränkt, da nicht beliebig Metadatenfelder vergeben werden können. Insgesamt scheint das System eher auf Bildelemente als Dokumente spezialisiert zu sein mirar Kleine, rein webbasierte Lösung. Frontend Das System besteht aus einer Navigationsleiste links und einem Leuchttisch rechts. Die Ansicht des Leuchttisches kann verändert werden. Vorschaubilder der gängigsten Formate werden automatisch generiert, ansonsten wird ein Icon des Dateityps generiert. Eine Umwandlung der hinterlegten Bilder ist in verschiedene Dateiformate möglich, ebenso wie einer Veränderung der Bildgröße oder die Auswahl eines anderen Ausschnittes. Die Suche besteht aus einer einfachen Schlagwortsuche sowie einer erweiterten Suche mit Einschränkung nach den wichtigsten Kriterien. Assets können in einem Warenkorb gesammelt und als ZIP-Datei downgeloadet oder per versendet werden. Ebenso ist eine Bestellung der Assets auf CD-ROM möglich. Ein Upload ist als einzelne Datei oder ZIP-Datei möglich. Assets die freigegeben werden sollen, können mit einem so genannten Hotmark versehen werden. Metadaten wie Bildgröße, Auflösung usw. werden direkt eingelesen. Protokolle (Verschiebungen, Löschungen ) und Statistik (Download, Versand) werden erstellt. Dateien und Ordner können manuell archiviert werden wenn sie nicht mehr gültig sind. Das setzen eines Ablaufdatums ist nicht möglich, eine entsprechende Anpassung der Datenbank (Programmieraufwand) wäre jedoch grundsätzlich möglich. Elisabeth Penzenauer Seite 12 von 12

13 Backend Grundsätzlich werden die User des Systems in 3 Gruppen eingeteilt. Die Administratoren haben volle Rechte, Kunden können von Administratoren definierte Aktionen vornehmen und Benutzer können die Assets je nach Definition ansehen / bearbeiten. Benutzer können von Administratoren und Kunden definiert werden. Downloadprofile, also wie Dateien umgewandelt werden, können definiert werden. Die Systemdarstellung kann über Templates selbst verändert werden (Smarty Template Engine). Die Definition der Metatags oder verschiedener Ansichten ist möglich. Kosten mirar 3.0, mandantenfähig Web2Print Lounge 9.800,- Euro Fixkosten pro durchgeführte Bestellung Fazit Mittlere Lösung, die mit Hilfe der Web2Print Lounge die Produktion von festen Druckunterlagen wie Visitenkarten erleichtert. Weitere Module sind nicht vorhanden. Elisabeth Penzenauer Seite 13 von 13

14 3.5. media manager (ehemals OPAS-G) Große Lösung mit Thin und Fat Clients. Frontend Das Frontend wird über einen Thin Client per Browser aufgerufen. Die Software ist dabei standardmäßig in Deutsch und Englisch vorhanden. Das System besteht aus einer Ordnerstruktur links und einem Leuchttisch rechts. Die Ordnerstruktur kann, ebenso wie die Metatags, pro User bzw. Usergruppe verändert werden. Die Ansicht des Leuchttisches kann per Klick verändert werden. Ein Asset kann mehreren Ordnern zugeordnet werden. Die Assets werden im Original hinterlegt, bei Standardformaten ist eine automatische Voransicht vorhanden. Von mehrseitigen Dokumenten kann jede Seite angezeigt werden, wenn die entsprechenden Programme (z.b. InDesign) auf dem Server installiert sind. Bei Audio und Video-Dateien ist es möglich, eine kurze Sequenz anzusehen bzw. anzuhören. Diese Sequenz wird automatisch im Hintergrund erzeugt. ICC-Profile können hinterlegt werden, IPTC oder XMP Daten werden automatisch ausgelesen und können in die anderen Metatags integriert bzw. eingelesen werden. Der Upload funktioniert per Drag and Drop, über den Fat Client sind Massenuploads und -beschlagwortungen möglich. Zu jedem Asset ist zusätzlich ein Diskussionsforum hinterlegt, in dem User über Fotoauswahl, Farben, Texte usw. diskutieren können. Teilnehmer können dabei auch per Mail über neue Einträge informiert werden. Die Suche ist nach Schlagworten oder Volltext möglich, darüber hinaus kann in der Expertensuche auch nach ähnlichen Begriffen gesucht werden (Grainer liefert dann auch Greiner als Suchergebnis). Über eine Warenkorbfunktion können Assets downgeloadet oder per CD/DVD bestellt werden. Bei einem Download kann auch die Art der Konvertierung der Assets festgelegt werden. Zusätzlich können beispielsweise Photoshop-Aktionen hinterlegt werden, wenn ein Bild z.b. vor dem Download immer gedreht werden soll. Die Größe des Downloads kann limitiert werden, beispielsweise um zu vermeiden dass Auslandsniederlassungen mit schlechter Anbindung ihre Leitungen lahmlegen. Deep Links sind ebenfalls möglich. Assets können archiviert werden und sind dann nur mehr dem Administrator zugänglich. Dabei ist es auch möglich, diese physisch, beispielsweise auf ein Bandlaufwerk, auszulagern und nur bei Bedarf abzurufen. Im Bereich der Medienproduktion können Vorlagen hinterlegt werden, die dann je nach Definition bearbeitet werden können. Dabei kann angefangen bei der Schriftart und -farbe bis hin zu erlaubten Ordnern für den Bildupload alles festgelegt werden. Assets können als Kopie oder Link definiert werden. Bei Ersterem ist eine nachträgliche Bearbeitung erlaubt, bei Letzterem nicht (z.b. sinnvoll wenn Logo immer gleich groß sein soll). Um eine gleichzeitige Bearbeitung der Dokumente zu verhindern, z.b. durch eine Agentur und Greiner, werden Assets, die gerade bearbeitet werden ausund wieder eingecheckt. So ist es auch jederzeit möglich, den Status eines Assets zu ersehen. Elisabeth Penzenauer Seite 14 von 14

15 Zusätzlich kann das System auch als Produkt-Informations-System dienen, beispielsweise auch um Kataloge zu fertigen. Backend Die Verwaltung der Metadaten und Massenuploads sind über den Fat Client möglich, alles andere kann auch über den Thin Client erfolgen. Kosten Premium Medien Manager (inkl. 5 User) ,- Euro Workflow Engine ,- Euro Web2Print Publisher ,- Euro Fazit Durch die im Hintergrund ablaufenden Workflows eines der Systeme mit großem Funktionsumfang- Große Vorteile sind die vorhandenen Schnittstellen zu Red Dot und SAP sowie die ausgefeilten Funktionalitäten im Bereich der Medienproduktion, die vor allem die Einhaltung des CI sicherstellen und Kosteneinsparungen im Bereich der Agenturarbeit und Doppelarbeiten bedeuten. Elisabeth Penzenauer Seite 15 von 15

16 3.6. Pixelboxx Das System ist eine kleine webbasierte Mediendatenbank, die im Gegensatz zu den meisten anderen nicht nach Anzahl der User sondern nach Anzahl der hinterlegten Objekte abgerechnet wird. Damit ergibt sich bei der Nutzung durch mehrere Sparten die Möglichkeit, die Kosten pro Sparte weiterzuverrechnen. Frontend Das System besteht aus einer Ordnerstruktur links und einem Leuchttisch rechts. Die Ansicht kann nicht direkt verändert werden sondern ist nur über persönliche Einstellungen zu verändern. Grundsätzlich besteht die Möglichkeit, Assets zu importieren, als ZIP downzuloaden, zu löschen, Massendaten zu verändern, Objekt- oder Mappenrechte zu verändern, den Leuchttisch zu drucken oder Assets zu verschieben. Bei Klick auf die Lupe erscheinen die Details zum Bild, wobei die thematische Zuordnung über Checkboxen erfolgt. Es kann ein Wasserzeichen hinzugefügt werden oder das Bild im Original bzw. für Power Point downgeloadet werden. Dabei wird das Bild jedoch nicht sofort gespeichert, sondern in einer Ansicht angezeigt, aus der man es dann über das Kontextmenü selbst sichern muss (Bild speichern unter). Ebenso ist eine Bearbeitung des Bildes möglich. Zu den Online verfügbaren Bearbeitungsmöglichkeiten zählen die Veränderung von Helligkeit und Kontrast, Drehen, Spiegel, Größenänderung, Änderung der Auflösung und Auswahl eines Ausschnitts. Die veränderten Objekte können als Sekundärobjekt hinter dem Element gespeichert werden. Bei Videos kann mit Hilfe eines Moduls eine Voransicht bestehend aus verschiedenen Frames erzeigt werden. Bei Vorhandensein des entsprechenden Programms auf dem Rechner wird das Video abgespielt. Videos können nicht bearbeitet aber mit einem Wasserzeichen versehen werden. Office Dokumente werden mit einem entsprechenden Icon versehen und können lediglich downgeloadet werden. Für InDesign und ähnliche Produkte wird eine Voransicht angezeigt. Die Suche erfolgt nach Stichworten und Volltext und kann auf bestimmte Ordner eingeschränkt werden. Bei einem Upload können einzelne Objekte ebenso wie ganze Verzeichnisse oder Ordner upgeloadet werden (über Explorer). IPTC Daten werden automatisch ausgelesen, eine Massenverschlagwortung ist möglich. Beim Upload ist auch eine Überprüfung auf Dubletten möglich. Bei der größten Ausführung des Systems können Importregeln hinterlegt werden, es gibt ein Archiv sowie Benachrichtigungen bei Änderungen in Mappen, Personalisierung User Interface, Wasserzeichen. Elisabeth Penzenauer Seite 16 von 16

17 Backend Ein eigenes Backend ist nicht vorhanden, die Funktionen werden über die Frontend- Oberfläche abgedeckt. Kosten Pixelboxx Paket Standard ,00 Pixelboxx Paket Comfort ,00 Fazit Mittlere Lösung, die jedoch im Bereich der Medienprodukte kaum Funktionen bietet. Nachteil ist die Verrechnung nach Anzahl der hinterlegten Objekte, darüber hinaus erscheint der Preis im Gegensatz zu anderen Lösungen sehr hoch. Elisabeth Penzenauer Seite 17 von 17

18 3.7. celumimagine Das System ist eine große webbasierte Mediendatenbank, die sich bezüglich der Kosten an der Anzahl der concurrent 3 User orientiert. Frontend Das System besteht aus zwei Bereichen, links einer Ordneransicht und rechts einem Leuchttisch. Die Ansicht des Leuchttisches kann jederzeit über einen Button angepasst werden. Die Voransichten des Leuchttisches werden bei den meisten Formaten automatisch erzeugt, ansonsten ist eine manuelle Hinterlegung möglich. Die Navigation durch das System kann wie in Windows üblich über Klick auf die rechte Maustaste erfolgen. Es öffnen sich die jeweiligen Kontextmenüs zu dem angeklickten Objekt. Die Kontextmenüs sind je nach Berechtigung des Users angepasst. Die Berechtigungen der User können bis auf einzelne Assets heruntergebrochen werden. User können so genannten Abonnements setzen, um eine Benachrichtigung zu erhalten, sobald sich in einem Ordner oder bei einem Asset etwas ändert. Assets können als ZIP-Datei up- und downgeloadet werden (Objektsammlung = Warenkorbfunktion). Der Upload ganzer Ordner ist möglich. Die Suche kann als Schlagwort- oder Volltextsuche erfolgen, es kann definiert werden, welche Ordner durchsucht werden sollen. Neben der Volltextsuche werden auch die so genannten Notizzettel durchsucht, die eine Art Anmerkung zu einem Objekt sind. Der externe Zugriff auf Assets ist durch Versendung eines PINS oder als Deep-Link möglich. Sowohl die Metadaten als auch die Oberfläche kann in mehreren Sprachen angezeigt werden (Oberfläche = kostenpflichtig). Grundsätzlich sind alle Sprachen möglich, die sich in Unicode darstellen lassen. Für gleiche Stichworte ist eine Massenverschlagwortung möglich. IPTC oder EFIX Daten können automatisch eingelesen werden. Assets können den verschiedenen Ordner zugeordnet werden, daneben ist aber auch eine Zuweisung zu verschiedenen Kategorien möglich. So kann ein Asset beispielsweise dem Ordner Management zugeordnet werden, ist gleichzeitig aber der Kategorie Messe zugeordnet sein. So ist es beispielsweise möglich, alle Assets der Kategorie Messe zu sammeln, ohne dass dafür ein eigener Ordner angelegt werden müsste. Für die Archivierung der Objekte kann ein Ablaufdatum eingegeben werden. In der Detailansicht eines Bildes werden auch Informationen wie der Farbraum angezeigt. Zusätzlich können die 8 dominierenden Farben eines Bildes angezeigt werden. Es ist möglich jede Seite eines mehrseitigen Dokuments online in einer Voransicht zu betrachten. Assets (z.b. Bilder einer Broschüre) sind untereinander verlinkt, sofern die Dateien entsprechend upgeloadet wurden. Dazu muss der Client beispielsweise bei einer PowerPoint über eine zusätzlich in PPT verfügbare celum-werkzeugleiste 3 Concurrent meint die Zahl der User, die das System gleichzeitig verwenden. Je nach Intensität der Nutzung kann beispielsweise ein concurrent User für 5 Personen vollkommen ausreichend sein. Elisabeth Penzenauer Seite 18 von 18

19 die Bilder aus dem System einfügen. Wird die Power Point dann upgeloadet, sind die Bilder und PPT miteinander verlinkt. Für Photoshop, Illustrator und InDesign sind für diese Vorgehensweise entsprechende Fat-Clients notwendig. So ist es dann aber möglich, alle Elemente einer Broschüre anzuzeigen und downzuloaden. Beim downloaden einzelner Elemente ist einstellbar, in welchem Format das Bild downgeloadet werden soll. Ebenso können per Flash-Tool (muss am Client installiert sein), Bearbeitungen des Objekts durchgeführt werden. Verschiedene Download- Formate können mit verschiedenen Berechtigungen hinterlegt werden. Sollen Objekte aus dem System heraus abgespeichert und bearbeitet werden, kann ein Check-Out / Check-In erfolgen. So ist sichergestellt, dass in der Zeit der Bearbeitung niemand anderer das Asset verwendet. Die Suche erfolgt in den Feldern und als Volltextsuche, Relevanzbalken zeigen dabei die Trefferquote an. In einer erweiterten Suche können die Suchkriterien eingeschränkt und genauer definiert werden (z.b. nach Ordner, Datum oder dominanter Farbe). Für weitere Funktionalitäten stehen verschiedene Module zur Verfügung: pinaccess: Deep Links mediamanager: Verwaltung von Videos contentagent: Dublettensuche swift ACCESS: per PHP-Programmierung können beispielsweise celum und der Pressebereich der Internetseite verbunden werden Elisabeth Penzenauer Seite 19 von 19

20 Backend Definierbar sind: Angezeigte Bildeigenschaften Papierformate (erlaubte Skalierung) Metadatenfelder / Schlüsselwörter (Pflichtfelder, Texteingabefeldern, Listenfelder, Checkboxen) Userverwaltung Rechtevergabe (bis auf Eben der einzelnen Assets) Downloadvorgaben (inkl. Berechtigung) Hinterlegung von Wasserzeichen Für die einfachere Verwaltung der Userrechte gibt es das Modul permissionagent, mit dem zusätzlich Templates für Benutzerberechtigungen angelegt werden können, Ordner andere Farben bekommen können oder ein Login mit anderen User-Daten möglich wird. Um zu überwachen, welche User welche Objekte wie verwenden, kann das Modul UserTracker verwendet werden. Es kann beispielsweise eingestellt werden, dass pro Asset ein Verwendungsnachweis angegeben werden muss. Kosten Für die vorne definierten Anforderungen und mit 5 concurrent Usern: 9.666,75. Die Kosten steigen pro User. Fazit Große Lösung mit sehr interessanten Zusatzmodulen, die vor allem eine spätere Ausdehnung auf alle Sparten und eine bessere Kommunikation der Marketingabteilungen ermöglicht. Bei einer eventuellen späteren Erweiterung des Systems für eine unternehmensweite Verwendung, könnte sich das Lizenzmodell mit den Usern als Nachteil auswirken eyebase Große webbasierte Mediendatenbank, die sich bezüglich Kosten an der Anzahl der concurrent User und der Art der hinterlegten Media Assets orientiert. Frontend Das System besteht aus einer Navigation mit den Punkten Ordner, Sammlungen und Upload links sowie dem Leuchttisch rechts. Die Ansicht des Leuchttisches kann per Klick jederzeit verändert werden, die Voransichten der Assets werden in den meisten Fällen automatisch erzeugt. Ordner dienen der Verwaltung der Media Assets, sie können per Drag and Drop befüllt werden. Die Sammlungen dienen dem Versenden bestimmter Assets an Dritte (per PIN) und der Upload dem hinzufügen neuer Assets. Elisabeth Penzenauer Seite 20 von 20

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