Modul 8: Verwalten von Kunden, Artikeln und mehr - Datenlisten

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1 Excel Grundkurs 85 Modul 8: Verwalten von Kunden, Artikeln und mehr - Datenlisten Wofür kann ich Datenlisten einsetzen? Worin liegt der Unterschied zu einer Datenbank? Wie gebe ich rationell Daten ein? Wie füge ich einer Datenliste neue Felder hinzu? Wie kann ich meine Adressen z.b. nach der Postleitzahl sortieren? Wie viele Sortierschlüssel sind insgesamt möglich? Wie kann ich aus meiner Datenliste Informationen selektieren und auflisten lassen? Wie kann ich wieder alle Datensätze sehen? In diesem Modul werden folgende Themen behandelt: Der elektronische Karteikasten: Datenlisten Bearbeiten einer Datenliste: Die Datenmaske Die richtige Reihenfolge: Sortieren Teilmengen genügen: Datensätze filtern Lernziel: Sie lernen Datenlisten zu erstellen, bearbeiten, sortieren und zu filtern. Voraussetzungen: Kenntnisse im Umgang mit MS Windows und MS Excel.

2 86 Modul 8: Verwalten von Kunden, Artikeln und mehr - Datenlisten Der elektronische Karteikasten: Datenlisten Wofür kann ich Datenlisten einsetzen? Worin liegt der Unterschied zu einer Datenbank? Eine Adressenliste als Beispiel für eine typische Excel-Datenliste In Datenlisten kann Information organisiert, verwaltet und ausgewertet werden. Im Gegensatz dazu steht der Begriff der Datenbank: Darunter wird in Excel eine mit MS-Query bearbeitete Sammlung von Daten verstanden, die z.b. aus MS Access, MS FoxPro, dbase u.a. relationalen Datenbanken stammen kann. MS Excel ermöglicht die Eingabe, Bearbeitung, Suche, Sortierung und Analyse von Daten. Eine Datenmaske wird angeboten, die besonders für das Ansehen, Verändern, Hinzufügen, Suchen oder Löschen von Datensätzen geeignet ist. Umfangreich gewordene Excel-Datenlisten können an MS-Access übergeben werden. Wichtige Datenbankbegriffe: Feld Spalte einer Datenbank/Liste. Feldnamenzeile Oberste Zeile in der Datenliste; enthält Feldnamen (= Feldbezeichnungen). Datensatz Eine Zeile in einer Datenbank bzw. Datenliste, die aus einem oder mehreren Datenelementen besteht. Eine Datenliste wird am besten angelegt, indem die Feldnamen in die Zeile 1 einer Tabelle geschrieben werden. Anschließend können die Datensätze darunter eingegeben werden, wobei Excel Unterstützung bietet mit der AutoEingabe (vervollständigt Eingaben auf Grund vorher eingegebener Eintragungen) und Auswahlliste... (Kontextmenü; bietet die vorher eingegebenen Eintragungen zur Auswahl). Formeln und Formate werden automatisch in neuen Datensätzen angewendet. Die Befehle für die Arbeit mit Datenlisten befinden sich im Menü Daten. Datenliste - Datenbank Möglichkeiten Begriffe Anlegen einer Datenliste Wo sind die Befehle? Das Festlegen der Datenbank gibt es nicht mehr: Werden Datenbank-Befehle aufgerufen, wendet Excel diese auf den Umgebungsbereich der markierten Zelle an wenn Zweifel bestehen, erscheint eine Rückfrage. Daher ist es besonders wichtig, keine Leerzeilen zwischen den Datensätzen zu lassen.

3 Modul 8: Verwalten von Kunden, Artikeln und mehr - Datenlisten 87 Bearbeiten einer Datenliste: Die Datenmaske Wie gebe ich rationell Daten ein? Wie füge ich einer Datenliste neue Felder hinzu? Die Datenmaske zeigt alle Felder auf einen Blick Menü Daten, Maske... ist für die Bearbeitung einer Datenliste vorgesehen. Hier befinden sich Funktionen, um Datensätze hinzuzufügen, zu bearbeiten, zu suchen oder zu löschen. Bevor die Datenmaske aufgerufen werden kann, ist eine Zelle innerhalb der bestehenden Datenliste anzuklicken. Neu ermöglicht die Eingabe neuer Datensätze Löschen Wiederherstellen Vorherigen suchen Weitersuchen löscht Datensätze vollständig (keine Rücknahme möglich) nimmt das Löschen der Kriterien wieder zurück sucht innerhalb der Datenliste den vorherigen Datensatz, auf den das unter Kriterien Eingegebene zutrifft sucht innerhalb der Datenliste den nächsten Datensatz, auf den die eingegebenen Suchkriterien zutreffen Kriterien ermöglicht das Suchen bzw. Filtern nach einzugebenden Eintragungen (Verwendung der Platzhalter *? ist möglich) Daten können auch ohne Maske der Datenliste hinzugefügt werden. Es darf aber keine Leerzeile zwischen den Datensätzen stehen. Für neue Datenbankeintragungen mit Hilfe der Maske muss außerdem genug Platz unterhalb der Datenliste zur Verfügung stehen. Ist dies nicht der Fall, kann Excel die Datenliste nicht erweitern. Die Datenmaske erlaubt es nicht, der Datenliste neue Felder hinzuzufügen. Dazu muss die Datenmaske geschlossen und das neue Feld (ohne Abstand zu den bestehenden Feldnamen) in der Tabelle eingegeben werden. Beim nächsten Aufruf der Datenmaske wird das neue Feld angeboten. Zweck Die Schaltflächen Neue Datensätze Neue Felder Das Suchen in einer Datenliste erfolgt manchmal einfacher durch Menü Bearbeiten, Suchen... Hierbei werden jedoch eventuell Zellen durchsucht, die nicht Bestandteil der Datenliste sind, wodurch die Suche länger dauern könnte.

4 88 Modul 8: Verwalten von Kunden, Artikeln und mehr - Datenlisten Die richtige Reihenfolge: Sortieren Wie kann ich meine Adressen z.b. nach der Postleitzahl sortieren? Wie viele Sortierschlüssel sind insgesamt möglich? Das Dialogfenster Sortieren ermöglicht die Verwendung von bis zu 3 Schlüssel Um Datensätze zu sortieren, ist eine Zelle innerhalb des zu sortierenden Bereiches anzuklicken. Falls nur ein Teil einer Datenliste sortiert werden soll, ist dieser Teil der Datenliste zu markieren. Nach dem Aufruf von Menü Daten, Sortieren... erscheint ein Dialogfenster, in dem die Wahl von bis zu drei Sortierschlüsseln möglich ist (Listenfenster): So können alle Datensätze z.b. nach Postleitzahlen sortiert werden. Datensätze mit gleicher Postleitzahl könnten darüber hinaus nach dem Nachnamen und bei gleichem Nachnamen noch als drittes Kriterium nach dem Vornamen sortiert werden. Für jeden Sortierschlüssel kann zusätzlich festgelegt werden, ob Aufsteigend oder Absteigend sortiert werden soll. Es ist wichtig darauf zu achten, ob Überschriften/Feldnamen die erste Reihe bilden. Diese dürfte auf keinen Fall mitsortiert werden. Der Bereich Liste enthält am Fuße des Dialogfensters ermöglicht eine diesbezügliche Einstellung. Die Markierung der Datenliste reagiert auf diese Einstellung und nimmt die erste Zeile von der Sortierung aus. Eine rasche Sortierung ermöglichen die entsprechenden Symbole in der Standard-Symbolleiste: Dabei wird in die zu sortierende Spalte an beliebiger Stelle geklickt und das Symbol für Aufsteigend oder Absteigend sortieren gewählt. Achtung: Das Programm kann sich irren und sortiert möglicherweise die erste Zeile mit Feldnamen mit. Um dies zu verhindern, sollte nur der Sortierbereich markiert werden; die zu sortierende Spalte wird durch Versetzen der aktiven Zelle in die gewünschte Spalte mit Hilfe der TAB-Taste gekennzeichnet! Im Zweifelsfall sollte mit Hilfe des Dialogfensters sortiert werden (Menü Daten, Sortieren...). Markieren Das Dialogfenster Die Symbole Vorsicht! Beim Sortieren ist Sorgfalt geboten: Ein falsches Markieren der Datensätze und anschließendes Sortieren kann die Datensätze zerreißen, so dass die Datenliste unbrauchbar wird. Sollte dies einmal passieren: Rufen Sie sofort Menü Bearbeiten, Rückgängig auf wenn dies nicht möglich ist: Menü Datei, Schließen, ohne die Änderungen zu speichern.

5 Modul 8: Verwalten von Kunden, Artikeln und mehr - Datenlisten 89 Teilmengen genügen: Datensätze filtern Wie kann ich aus meiner Datenliste Informationen selektieren und auflisten lassen? Wie kann ich wieder alle Datensätze sehen? Die AutoFilter-Funktion stattet die Feldnamen mit Listenfenstern aus Filtern heißt, Daten nach Kriterien zu durchsuchen. Etwa: Finde alle Kunden, die in Süddeutschland wohnen und für mehr als 1.000,00 eingekauft haben. Nach dem Markieren einer Zelle innerhalb der Datenliste wird Menü Daten, Filter, AutoFilter aufgerufen. Nun erscheinen die Feldbezeichnungen (= erste Zeile) mit nach unten gerichteten Pfeilchen (= Listenfenster). Die Listenfenster ermöglichen: nach einer im Listenfenster aufgelisteten Eintragung zu filtern nach den besten oder schlechtesten Datensätzen (Top 10...) zu suchen nach einer Auswahl wieder alle Datensätze anzuzeigen (Alle) nach selbst festgelegten Kriterien zu filtern (Benutzerdefiniert...) Wird letzteres gewählt, erscheint ein Dialogfenster, in dem bis zu zwei Suchkriterien eingegeben werden können, für die gewählte Spaltenbezeichnung kann aus einem Katalog von Vergleichsoperatoren gewählt werden (z.b. PLZ ist größer als 80000). Solche benutzerdefinierten Filterkriterien können auf zwei Arten verknüpft werden: Logisch-Und (ein Datensatz kommt nur dann in die Auswahl, wenn beide Kriterien erfüllt sind) oder Logisch-Oder (ein Datensatz kommt schon dann in die Auswahl, wenn nur eines der Kriterien erfüllt ist aber auch dann, wenn beide Kriterien erfüllt sind). Sie können, während AutoFilter aktiviert ist, Spalten einfügen und löschen und diese Aktion rückgängig machen, ohne dabei angewendete Filter zu verlieren. Ausschalten der AutoFilter-Funktion: Menü Daten, Filter, AutoFilter. Zweck Aufruf / Möglichkeiten Benutzerdefinierte Filter Logisch Und Logisch Oder Filter ausschalten Das erneute Anzeigen aller Datensätze nach einem Filtervorgang ist auch mit Menü Daten, Filter, Alle anzeigen möglich.

6 90 Modul 8: Verwalten von Kunden, Artikeln und mehr - Datenlisten Zusammenfassen und Vertiefen Modul 8: Verwalten von Kunden, Artikeln und mehr - Datenlisten Datenlisten helfen, große Datenbestände zu organisieren. Sie können Datenlisten durchsuchen, sortieren und filtern. Die Befehle dazu befinden sich im Menü Daten. Für die Anwendung nahezu aller Arten von Datenlistenbefehlen genügt es, die aktive Zelle an beliebiger Stelle in der Datenliste zu platzieren. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihre Liste nicht von Leerzeilen bzw. Leerspalten unterbrochen wird! Die Datenmaske ist ein Formular, mit dem Sie sehr übersichtlich einzelne Datensätze verwalten (hinzufügen, suchen, löschen). Zum ersten Sortieren einer Datenliste sollten Sie das Dialogfenster verwenden (Menü Datei, Sortieren...). Ist Excel in der Lage, Ihre Datenliste richtig zu markieren und zu sortieren, können Sie in der Folge ohne weiteres die Symbole Aufsteigend bzw. Absteigend (Standard-Symbolleiste) verwenden. Verwenden Sie die AutoFilter-Funktion, um nicht benötigte Datensätze auf einfache Art auszublenden (Menü Daten, Filter, AutoFilter). Um wieder alle Datensätze anzuzeigen, öffnen Sie jene Listenfenster, die in blauer Farbe angezeigt werden, und klicken Sie auf den Eintrag Alle. Haben Sie mehrere Filterkriterien kombiniert und wollen Sie wieder Ihre vollständige Datenliste sehen, ist es einfacher, Menü Daten, Filter, Alle anzeigen zu verwenden. Zweck von Datenlisten siehe Seite 86 Datenmaske siehe Seite 87 Sortieren siehe Seite 88 AutoFilter siehe Seite 89