402 Modul 1.1: Baustellen verwalten Kapitel 1: Übersicht

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1 Kapitel 1: Übersicht Baustellen verwalten Damit Mitarbeiter auf Baustellen buchen können, müssen die Baustellen zunächst angelegt werden. Dieses Modul bietet umfangreiche Möglichkeiten der Verwaltung von Baustellen. Möglicherweise arbeiten Ihre Mitarbeiter nicht auf Baustellen, sondern in Projekten, Aufträgen oder für Kostenträger. In den virtic-modulen ist einheitlich von Baustellen die Rede. Inhaltsübersicht Inhaltsübersicht Übersicht Schnellbedienung Expertenbedienung Baustellenliste Stammdaten Stundenbudget Kategorien / Mitarbeiter Kostenträgersplitting Kostenstellenregeln Mitarbeiter / Bst Entfernungszonen Arbeitsaufträge Verwaltung von Kostenträgern und Kostenstellen Verwaltung von Kunden Übersicht Die Baustellenverwaltung ist ein umfangreiches Werkzeug, mit dem viele Details der Baustellen erfasst und gepflegt werden können. Im oberen Bereich der Verwaltung befindet sich eine Liste aller eingetragenen Baustellen. Im unteren Bereich finden sich sieben Blätter, in denen immer Details der oben markierten Baustelle angezeigt werden: 1

2 Kapitel 2: Schnellbedienung Baustellenliste Blätter mit Details zur oben markierten Baustelle 2 Schnellbedienung In vielen Fällen genügen wenige Klicks, um die Baustellen zu verwalten. Nutzen Sie dann diese Schnellbedienung. Um eine neue Baustelle anzulegen, klicken Sie zunächst auf. Geben Sie dann folgende Daten ein: Baustellenbezeichnung Diese Bezeichnung erscheint standardmäßig auf dem Handy. Kostenträger Entf.zone Drücken Sie nun auf. Diese Eingabe ist aus technischen Gründen erforderlich. Falls Sie keine Kostenträger verwalten, wird automatisch der Standardwert gesetzt. Diese Eingabe ist aus technischen Gründen erforderlich. Falls Sie keine Entfernungszonen verwalten, wird automatisch der Standardwert gesetzt. Häufig werden auch folgende Daten benötigt: Adressdaten, um die Plausibilitätsprüfung mit Hilfe der automatischen Ortung zu nutzen. Land/Bundesland, um die Feiertagsregelungen der Baustellen automatisch berücksichtigen zu können. 2

3 Ihr virtic-anwendungsberater wird Sie darauf hinweisen, wenn Sie weitere Daten verwalten müssen. Dann nutzen Sie bitte auch die folgende Expertenbedienung (Abschnitt 3). Dispo-Tool Sie können die wichtigsten Stammdaten der Baustellen auch aus dem Dispo-Tool heraus anlegen. Klicken Sie oberhalb der Baustellenliste auf : Variante der Schnellbedienung im Dispo-Tool 3 Expertenbedienung Die Expertenbedienung ist erforderlich, wenn kundenspezifische Anpassungen der Baustellenverwaltung vorgenommen worden sind. Bei der Einführung der virtic-services klären Sie mit Ihrem Anwendungsberater, welche Daten erforderlich sind. Markieren Sie in der folgenden Anleitung alle Felder, die Sie für Ihre virtic-installation benötigen. Legende: Bezeichnung Fremd-ID Breite, Länge Dieses Feld benötigen Sie immer Markieren Sie dieses Feld, falls Sie es benötigen Daten werden automatisch berechnet. 3

4 3.1 Baustellenliste In der Liste werden die wichtigsten Stammdaten der Baustellen angezeigt. Um die Daten zu bearbeiten, nutzen Sie die Blätter im unteren Bereich der Baustellenverwaltung. Die Liste enthält folgende Spalten: Bezeichnung Bezeichnung der Baustelle. Diese Bezeichnung erscheint standardmäßig auf dem Handy. unbedingt erforderlich Fremd-ID Eindeutige Kennzeichnung der Baustelle, z.b. Baustellennummmr. Wenn die Baustellen aus einer fremden Quelle nach virtic importiert wurden, ist dies der Schlüssel der Baustelle in der fremden Quelle. Plz, Ort, Straße Adresse der Baustelle erforderlich, wenn Ortung zur Qualitätssicherung genutzt wird inaktiv Wenn dieses Optionsfeld markiert ist, ist die Baustelle inaktiv gesetzt. Sie erscheint dann in vielen Berichten und bei der Zeiterfassung nicht mehr. Breite, Länge Standortdaten der Baustelle. Diese Daten werden auf Basis der Adresse automatisch berechnet. Kostenträger Diese Eingabe ist aus technischen Gründen erforderlich. Falls Sie keine Kostenträger verwalten, wird automatisch der Standardwert gesetzt. Abteilung Sie können eine Baustelle einer Abteilung zuweisen. Kunde Sie können eine Baustelle einem Kunden zuweisen. Entf.zone Diese Eingabe ist aus technischen Gründen erforderlich. Falls Sie keine Entfernungszonen verwalten, wird automatisch der Standardwert gesetzt. Land/Bundesland Standort der Baustelle. erforderlich für die Berücksichtigung von Feiertagen Farbe Farbe der Baustelle im Dispo-Tool. Wird nur in Sonderfällen eingesetzt. Sie können nach jeder Spalte dieser Liste sortieren, indem Sie auf den Spaltenkopf klicken. Sortieren In einigen Spalten können Sie suchen, indem Sie den Suchbegriff in das Eingabefeld oberhalb der Spalte eingeben. Um die Suche zu starten, klicken Sie auf das Filter-Symbol rechts oben oder drücken Sie die Enter-Taste. Suchen 4

5 Klicken zum Sortieren Eintragen zum Suchen Suche starten Sortieren und Suchen in der Baustellenliste 3.2 Stammdaten Id Kunde Fremd ID virtic-nummer der Baustelle, wird automatisch vergeben Kunde, zu dem die Baustelle gehört. Wie Sie Kunden anlegen, lesen Sie in Abschnitt 3.9. Nummer der Baustelle im Fremdsystem, also z.b. in ihrer Projektverwaltungssoftware Baustellenbezeichnung Bezeichnung der Baustelle, wie sie auf dem Handy oder im Dispo-Tool erscheint Strasse, Plz, Ort Adressdaten der Baustelle erforderlich für Routenplanung, Plausibilitätsprüfung Ortsteil Ortsteil Land/Bundesland Standort der Baustelle. Länge, Breite RadiusKM Kostenträger Entf.zone Mandant Farbcode NL erforderlich für die Berücksichtigung von Feiertagen Geodaten der Baustelle, werden automatisch angelegt Radius um die Baustelle, innerhalb dessen eine Ortung als zu der Baustelle gehörig gewertet wird. Kommt zur Anwendung, wenn die Mitarbeiter die Baustelle nicht aktiv auswählen, sondern sie ihnen durch Ortung zugewiesen wird. Kostenträger, zu dem die Baustelle gehört. Wenn Sie keine Kostenträger verwalten, wird automatisch 0 eingefügt. Wie Sie Kostenträger anlegen, lesen Sie in Abschnitt 3.9. Entfernungszone der Baustelle. Entfernungszonen werden vom virtic-kundendienst angelegt. Mandant der Baustelle Farbe der Baustelle im Dispo-Tool. Wird nur in Sonderfällen eingesetzt. Niederlassung, der die Baustelle zugeordnet ist. Niederlassungen werden vom virtic-kundendienst angelegt. 5

6 Abteilung Gruppe Kontakt Telefon Info inaktiv ist Firma unproduktiv Abteilung, der die Baustelle zugeordnet ist. Abteilungen werden vom virtic-kundendienst angelegt. Gruppe, der die Baustelle zugeordnet ist. Dieses Feld kann nur nach Rücksprache mit Ihrem virtic- Anwendungsberater verwendet werden. Ansprechpartner auf der Baustelle Rufnummer des Ansprechpartners Kurz-Info zu der Baustelle Status der Baustelle Inaktive Baustellen werden auf dem Handy und in der Baustellenliste des Dispo-Tools nicht angezeigt. Wenn es für inaktive Baustellen Termine im Dispo-Tool gibt, werden die Baustellen auf dem Handy angezeigt. Markieren, wenn die Baustelle der Firma entspricht, z.b. wenn die Baustelle eine Gemeinkosten-Baustelle ist Markieren, wenn die Arbeitsstunden nicht in die Auswertungen einfließen sollen. Diese Option muss vom Kundendienst eingeschaltet werden Mitarbeiterverpflegung Markieren, wenn auf die Baustelle Mitarbeiterverpflegung geliefert werden soll. 3.3 Stundenbudget Um ein Budget anzulegen, wählen Sie im oberen Fenster die Baustelle aus und klicken dann im rechten Fenster auf. Sie können beliebig viele Budgets anlegen. Bezeichnung Bezeichnung des Budgets gültig ab Beginn des Budget-Zeitraums Planstunden Arbeitsstunden, die in diesem Budget geplant sind Fertig Markieren Sie abgeschlossene Baustellen. Fertig am Ende des Budget-Zeitraums 3.4 Kategorien / Mitarbeiter In diesem Blatt können Sie Baustellen Kategorien und Mitarbeiter zuweisen. Kategorien können nach Absprache mit Ihrem virtic- Anwendungsberater für eine Vielzahl von Zwecken genutzt werden. Kategorien müssen zunächst vom virtic-kundendienst angelegt werden. 6

7 Mitarbeiter, die hier einer Baustelle zugewiesen werden, erhalten dadurch die Berechtigung, in der Ereignisbearbeitung die Zeiten dieser Baustelle einzusehen und ggf. zu kommentieren oder zu korrigieren, abhängig von den individuell zugewiesenen Rechten des Mitarbeiters. Mitarbeiter und ihre Rechte müssen zunächst vom virtic- Kundendienst eingerichtet werden. Um einer Baustelle eine Kategorie oder einen Mitarbeiter zuzuweisen, ziehen Sie die Kategorie bzw. den Mitarbeiter mit der Maus in das jeweils rechte Feld. Damit ist die Zuweisung erfolgt. Mitarbeiter erhalten das Recht, Baustellenzeiten zu sehen Um eine Zuweisung aufzuheben, klicken Sie auf. 3.5 Kostenträgersplitting Verwenden Sie dieses Modul nur nach Rücksprache mit Ihrem virtic- Anwendungsberater Sie können die auf einer Baustelle erfassten Arbeitszeiten auf verschiedene Kostenträger splitten. Das kann erforderlich werden, wenn eine identische Baustelle bei einem Jahreswechsel eine neue Kostenträgernummer erhält. Dann werden die Arbeitszeiten in Abhängigkeit vom Datum einem bestimmten Kostenträger zugebucht. die Arbeiten auf einer Baustelle aus internen Gründen der Kostenrechnung verschiedenen Kostenträgern zugebucht werden sollen. Dann werden die erfassten Arbeitszeiten prozentual verteilt. Um ein Splitting einzustellen, wählen Sie oben die zu splittende Baustelle aus. Klicken Sie dann auf Neu und füllen Sie diese Felder aus: BKS Id Firma Id Bst. Id gültig ab gültig bis virtic-nummer dieses Datensatzes virtic-nummer Ihrer Firma virtic-nummer dieser Baustelle Erster Tag, an dem die erfassten Arbeitszeiten auf den hier festgelegten Kostenträger gebucht werden. Erster Tag, an dem die erfassten Arbeitszeiten auf den hier festgelegten Kostenträger gebucht werden. Buchung splitten Es ist möglich, die Buchungen auf verschiedene Kostenträger bzw. Kostenstellen zu verteilen. Diese Funktion muss vom Kundendienst freigeschaltet werden. 7

8 Zeiten splitten Es ist möglich, die Zeiten auf verschiedene Kostenträger bzw. Kostenstellen zu verteilen. Diese Funktion muss vom Kundendienst freigeschaltet werden. Kostenträger Kostenträger, auf den die Arbeitszeiten gebucht werden sollen. Anteil in Prozent Anteil, der auf den hier festgelegten Kostenträger gebucht werden soll. 3.6 Kostenstellenregeln Die auf eine Baustelle erfassten Zeiten können auf bestimmte Kostenstellen oder Kostenträger gebucht werden. BKS Id Firma Id Bst. Id gültig ab aktiv virtic-nummer dieses Datensatzes virtic-nummer Ihrer Firma virtic-nummer dieser Baustelle Beginn des Zeitraums, auf dessen Arbeitszeitbuchungen diese Regel angewendet wird. Aktivieren und deaktivieren Sie diese Regel. nur leere Kst im Busa ersetzen Buchungssätze ohne Kostenstelle können mit einer bestimmten Kostenstelle befüllt werden. Diese Funktion muss vom Kundendienst freigeschaltet werden. Kst im Busa immer ersetzen Die in Buchungssätzen enthaltenen Kostenstellen können durch eine bestimmte Kostenstelle ersetzt werden. Diese Funktion muss vom Kundendienst freigeschaltet werden. Kostenträger Wählen Sie den Kostenträger (bzw. die Kostenstelle), der eingesetzt werden soll. 3.7 Mitarbeiter / Bst Entfernungszonen Wenn Ihr Unternehmen mit Entfernungszonen arbeitet, um Auslösen oder andere Vergütungen/Entschädigungen für Reisetätigkeiten zu berechnen, kann dieses Modul von Bedeutung sein. Hier können Sie einstellen, wenn für einen Mitarbeiter eine andere Entfernungszone gelten soll als diejenige, die für die Baustelle hinterlegt ist. Das könnte erforderlich werden, wenn ein Mitarbeiter einen vom Unternehmenssitz abweichenden Wohnort hat und sich abweichende Reiseentfernungen zur Baustelle ergeben. Wählen Sie oben eine Baustelle aus. Klicken Sie auf Neu. Wählen Sie den Mitarbeiter und die zutreffende Entfernungszone aus. Klicken Sie auf Anlegen. 8

9 3.8 Arbeitsaufträge Arbeitsaufträge werden auf Baustellenaufträgen aufgelistet. Dieses Modul benötigen Sie also nur, wenn Sie auch Baustellenaufträge nutzen. Zu jedem Arbeitsauftrag können Sie folgende Informationen eintragen: gültig ab bis Kurztext Auftrag Erster Tag, an dem der Arbeitsauftrag auf einem Baustellenauftrag ausgegeben wird. Letzter Tag, an dem der Arbeitsauftrag auf einem Baustellenauftrag ausgegeben wird. Kurztext des Arbeitsauftrags Langtext des Arbeitsauftrags 3.9 Verwaltung von Kostenträgern und Kostenstellen Um Kostenträger und Kostenstellen anzulegen, klicken Sie am Kopf der Seite auf Datei und dann auf Kostenstellen verwalten. Kostenstellen und Kostenträger werden in einer gemeinsamen Liste verwaltet. Durch Markierung der Optionsfelder Ist Kst und Ist Ktr legen Sie fest, ob ein Eintrag eine Kostenstelle oder ein Kostenträger ist. Um einen neuen Kostenträger oder eine neue Kostenstelle anzulegen, klicken Sie auf Neu. Dann wird eine neue Zeile in die Liste eingefügt, in der Sie die Felder ausfüllen können: Firma Id kst. Id Kst-Nr virtic-nummer Ihrer Firma virtic-nummer dieses Listeneintrags Ihre Nummer des Kostenträger oder der Kostenstelle 9

10 Kst Bez Vortrag Ist Kst Ist Ktr Ihre Bezeichnung des Kostenträgers oder der Kostenstelle. Markieren Sie diese Option, wenn am Jahreswechsel die Vorjahreswerte vorgetragen werden sollen. Markieren Sie diese Option, wenn der Zeileneintrag eine Kostenstelle angibt Markieren Sie diese Option, wenn der Zeileneintrag einen Kostenträger angibt 3.10 Verwaltung von Kunden Um Kunden anzulegen, klicken Sie am Kopf der Seite auf Datei und dann auf Kunden verwalten. Es wird die Kundenliste eingeblendet: Wenn Sie auf Neu klicken, wird eine neue Zeile in die Liste der Kunden eingefügt, die Sie mit den Kundendaten füllen können: Firma Id Kunde Id Bezeichnung Ort Plz Straße Fremd-Id Kostenstelle LandBL Breite, Länge virtic-nummer Ihrer Firma virtic-nummer dieses Listeneintrags Ihre Bezeichnung Ihres Kunden Sitz Ihres Kunden Postleitzahl des Sitzes Ihres Kunden Adresse Ihres Kunden Ihre Kundennummer für diesen Kunden Ihre Kostenstellen- oder Kostenträgernummer für diesen Kunden Wählen Sie das Land und ggf. das Bundesland aus, in dem Ihr Kunde seinen Sitz hat Geodaten des Sitzes Ihres Kunden 10

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