Content Management. Web-Apps für SP Praxisbericht aus einem SP-Großprojekt 19. Offshoring. Dokumentenmanagement. Rolle des WCM aus Unternehmersicht

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1 Business Solutions l Management l Administration l Development Deutschland 9,80 / Österreich 10,80 / Luxemburg 11,25 SHAREPoint Magazin Alle reden von der Zukunft. Sie entwickeln sie mit. Ausgabe Spannende Softwarejobs bei der BMW Group. Unsere Software kann immer mehr. Sie überrascht, versetzt in Staunen und schafft einzigartige Fahrerlebniswelten. Der Schlüssel dazu sind Spezialisten wie Sie, die kreativ denken und große Freiräume nutzen, um den Rahmen des bislang Möglichen zu sprengen. Werden auch Sie Teil des Erfolgs. Wir freuen uns auf Sie als: Softwareentwickler (m/w) für die Forschung und Entwicklung am Standort München im Bereich Elektrik/Elektronik Elektromobilität Fahrerassistenzsysteme Interessante News rund um die Karriere bei der BMW Group gibt es auch auf bmwkarriere Details zu den aktuellen Positionen finden Sie auf unserem Online-Stellenmarkt für Festanstellungen unter wenn Sie den Unternehmensbereich Forschung und Entwicklung und das Tätigkeitsfeld Softwareentwicklung auswählen. Content Management Dokumentenmanagement Social Features Lizenzierung Offshoring Web-Apps Dimitri Meulaping Feyou beweist Kreativität im Personal Entertainment. Und ist Teil unseres Erfolgs. Business Solutions SharePoint-Umgebungen richtig lizenzieren 24 Management Schnittstellen für ergebnisorientierte Workflows 58 Management Tags, Notes, Rating: Der Mehrwert von Social Features 64 Administration Remote BLOB Storage mit RBS Filestream Provider einrichten Content Management Dokumentenmanagement Rolle des WCM aus Unternehmersicht Enterprise Metadata Management 50 DOMEA Collaboration trifft E-Akte BMW Group Offshoring Web-Apps für SP Praxisbericht aus einem SP-Großprojekt 19 Mobilität mit jquery Mobile und JavaScript 87

2 Die Aufgaben des WCM im Trend der Verschmelzung von Systemtypen CMS, ECM, DMS Web Content Management (WCM) hat sich in den letzten Jahren stark verändert. Es ist einerseits ein integraler Bestandteil jeder betrieblichen IT-Landschaft und gehört zu Systemen für die Verwaltung unstrukturierter Informationen. Andererseits sind die Anforderungen durch die Integration neuer Technologien erheblich gestiegen. Dieser Artikel bietet eine Positionierung des WCM und seiner Aufgaben aus der Unternehmenssicht. von Daniel Liebhart Content Management bedeutet im weitesten Sinn die Verwaltung von Inhalten von der Erstellung über die Bearbeitung bis hin zur Publikation. Jedes Unternehmen hat heute mindestens ein Content Management System (CMS) im Einsatz. Die Einsatzgebiete sind vielfältig und reichen von Plattformen für die Bereitstellung der Inhalte einer Unternehmenswebsite über Systeme zur Verwaltung von Risikoeinschätzungen und den entsprechenden Vertragskonstrukten für Versicherungen bis hin zum Fallmanagement in der öffentlichen Verwaltung. Aus diesem Grund existiert eine Vielzahl von Produkten, die als CMS auf dem Markt erhältlich sind. So sind unter knapp 100 Produkte zu finden, während die Site sogar rund 1000 Produkte aufführt. Außerdem wird die Abgrenzung zwischen Content Management System (CMS), Enterprise Content Management (ECM) oder Document Management System (DMS) immer schwieriger, da sie ähnliche Funktionalitäten aufweisen. Diese Unübersichtlichkeit macht eine gute Positionierung dieser Systeme in der betrieblichen Anwendungslandschaft notwendig. Das ursprüngliche Modell: Web Information System Das ursprüngliche Modell für ein CMS ist bereits über zehn Jahre alt und wurde als Web Information System sharepoint Magazin 45

3 Das Web-Information-System Komponenten der Architektur Der Webbrowser ist das User Interface für alle Komponenten des WIS Die Client-Workstation ist der Arbeitsplatzrechner des Nutzers Voraussetzung ist ein internetfähiges Betriebssystem mit Standardwebbrowser Der Webserver ist eine Standardsoftware, die über verschiedene Schnittstellen den Zugriff auf die Informationen, die auf dem Production Host oder auf dem Web Host gespeichert sind, ermöglicht Das WIS-Management ist derjenige Teil des Systems, der für die Verwaltung und Organisation aller Informationen und Zugriffsrechte zuständig ist. Er sollte Komponenten zur Datenkonversion, Versionskontrolle, Template Interpreter, Zugriffsmöglichkeiten auf Datenbanken, Workflowsupport und andere enthalten. Production Web enthält alle Daten, die zur Erstellung einer kompletten Website notwendig sind. Es ist der Arbeitsbereich aller am Publishing-Vorgang beteiligten Personen. Die Link-Checker/Indexer-Komponente überprüft alle Links und führt die Indexierung der Inhalte für die Suchmaschinen durch. Das Onlineweb ist die fertig erstellte Website mit allen Informationen und Seiten. Statische HTML-Seiten sind als solche auf dem Onlineweb gespeichert, dynamische werden auf dem Onlineweb mit den entsprechenden Mechanismen von außen zugänglich gemacht. Rollen und Workflow Der Autor erstellt den Inhalt einer oder mehrerer Seiten. Der Editor oder Web Publisher fügt den Inhalt in eine vorgegebene Struktur ein. Das vorgegebene Design wird vom CI/CD-Team oder dem Screen- Design-Team festgelegt. Das technische Team stellt die Infrastruktur zum Betrieb des Websystems und für den Publishing-Vorgang bereit. Das Checking erfolgt durch einen Handlungsbevollmächtigten/eine Handlungsbevollmächtigte eines Unternehmens. Der laufende Betrieb des Websystems wird durch den Web Master ermöglicht. Eine grafische Übersicht zu Architektur, den Rollen und dem Workflow ist in Abbildung 1 zu sehen. Abb. 1: Architektur, Rollen und Workflows eines Web-Information-Systems, nach [1] 46 sharepoint Magazin

4 (WIS) einer Kombination von Document Management und Webtechnologien definiert. Dieses Modell ist die Grundlage für die meisten Web Content Management Systems (WCMS), die noch immer im Einsatz sind. Ein solches System deckt Anforderungen wie das automatisierte Authoring und Publishing, die Trennung von Form und Inhalt, die Versionskontrolle, die Indizierung, die Unterstützung von Suchmaschinen und die Integrationsmöglichkeiten in bestehende betriebliche Informationssysteme ab. WCMS sind auf die Bereitstellung von Inhalten für das Web ausgerichtet. Das automatisierte Authoring und Publishing unterstützt den Fachbereich bei der Erstellung der Inhalte, die im Web publiziert werden sollen. Ein System, das den Prozess vom Abschicken der neuen Inhalte bis hin zum Einfügen in die Sitestruktur erlaubt, und gleichzeitig das Freischalten von Einzelseiten auf das Web automatisiert, ist Voraussetzung für eine verwaltbare Website. Durch eindeutige Trennung von Form und Inhalt wird die Umsetzung des Corporate Design sowie die Bereitstellung von Inhalten in verschiedensten Formaten sichergestellt, die Versionskontrolle erlaubt das gezielte Frei- oder Abschalten hinterlegter Informationen. Die automatische Indizierung zur Bereitstellung einer Suchfunktion ist vor allem für große Websites eine zentrale Anforderung. Denn Besucher müssen direkt und ohne Umwege zur gewünschten Information, respektive zum gewünschten Produkt gelangen. Die Erweiterung der Benutzergemeinde via Internet erfordert die Realisierung ergonomischer Navigationsmechanismen. Die automatische Überprüfung aller Links zwischen den Dokumenten der Website sowie die automatische Nachführung aller Navigationsmechanismen beim Hinzufügen neuer Seiten sind Voraussetzungen dafür. Die Sichtbarkeit einer Website, speziell der neuen Inhalte, und damit die Sichtbarkeit eines Unternehmens hängt stark von der Sichtbarkeit im Internet ab. Wichtigstes Mittel, um eine Webseite bekannt zu machen, sind Suchmaschinen. Eine zeitgemäße CMS-Software sollte deshalb unbedingt einen automatischen Search Engine Support bieten. Jedes Unternehmen verfügt über bestehende betriebliche Informationssysteme. Darauf kann in den meisten Fällen mittels Webtechnologie einfacher, transparenter und kostengünstiger zugegriffen werden. Diese Tatsache bedingt ein WIS, das die Möglichkeit bietet, verschiedenste Datenquellen und Applikationen zu integrieren. Der Einsatz von CMS als reine WIS hat sich im Laufe der Jahre stark verändert und erweitert. Zunächst für den Einsatz in größeren öffentlichen Websites konzipiert, haben sich diese Systeme mehr und mehr zu Gesamtlösungen für die Verwaltung unstrukturierter Daten entwickelt. Die Abgrenzung zu DMS und ECMS ist zunehmend schwieriger geworden. Aus diesem Grund ist Ein WCMS ist auf die Erstellung und Publikation von Inhalten im Web ausgelegt. heute eine Positionierung von CMS als eine Ausprägung von Digital-Asset-Management-Systemen sinnvoll. CMS als Teil des Digital-Asset-Management Der Begriff Digital Asset Management (DAM) umfasst Systeme zur Verwaltung und Erzeugung von Inhalten im Sinne von Dokumenten, die Informationen über oder für ein Unternehmen umfassen. Die in einem Unternehmen verwendeten Informationen werden zusehends als eigener Wert angesehen und durch entsprechende Informationssysteme gepflegt. Diese Informationen liegen entweder in strukturierter oder in unstrukturierter Form vor. Während die strukturierten Informationen in relationalen Datenbanken gehalten werden, verwalten DAM-Systeme die unstrukturierten Informationen einer Verwaltung oder eines Unternehmens wie Texte, Bilder und Filme, die unter dem Begriff Digital Content zusammengefasst werden. Es existieren zwei Typen von DAM-Systemen: einerseits die CMS, oder auch die auf die Erstellung von Inhalten ausgerichteten WCMS, und andererseits die auf die Verwaltung des Inhalts ausgerichteten DMS oder ECM. Die Grenzen zwischen beiden Systemarten sind fließend. Ein WCMS ist auf die Erstellung und Publikation von Inhalten ausgelegt. Die meisten dieser Systeme folgen heute einem Workflow, der von der Erzeugung von Inhalten über Prüfung, Bereitstellung, Integration und schließlich Publikation bis hin zum abschließenden Onlinestellen geht. Kernstück dieser Anwendungen sind das WCMS und die Webserverinfrastruktur. Das WCMS ist für Verwaltung und Organisation aller Informationen und Zugriffsrechte zuständig und verfügt über Mechanismen zur Datenkonversion, Versionskontrolle und zum Workflowsupport. Der Aufbau dieses Kernsystems ist von der Komplexität und der Art der Informationen abhängig, die veröffentlicht werden sollen. Die Webserverinfrastruktur hängt hingegen von der Anzahl und der Art der Zugriffe auf die Information selbst ab. Von einfachen Webservern bis hin zu hochredundanten verteilten Serverfarmen mit speziellen Sicherheitsmechanismen ist eine Vielzahl von Realisierungen im Einsatz. DMS sind im Gegensatz zu CMS auf die Verwaltung und Verteilung von Dokumenten konzentriert. Systeme für die Verwaltung unstrukturierter Dokumente werden auch als Enterprise-Content-Management bezeichnet. Ein ECM-System geht davon aus, dass alle Informationen auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern und extern bereitzustellen sind. Ziel dieser Plattform ist es, die Redundanz der Dokumente zu vermeiden, geschäftskritische Dokumente sicher aufzubewahren und den Zugriff auf die Dokumente sicher zu gestalten. Außerdem sollen durch eine Versionierung die Aktualität und die Relevanz der Dokumente für das Unternehmen sichergestellt werden. Zur Umsetzung dieser Anfor sharepoint Magazin 47

5 derungen führt jedes ECM-System eine große Anzahl Metadaten, die Produktion von Dokumenten spielt hingegen eine eher untergeordnete Rolle. Digital-Asset-Management in der betrieblichen Informatik DAM-Systeme sind Systeme zur Verwaltung unstrukturierter Informationen. Und genau das macht sie in Zukunft so bedeutend. Die betriebliche Informatik durchläuft zurzeit einen Prozess der Trennung von Daten und Anwendungen. Diese Trennung hat zwei Gründe: Einerseits werden Informationen zunehmend als Unternehmenswert wahrgenommen, der entsprechend seinem Wertbeitrag zu verwalten ist. Andererseits haben Daten im Durchschnitt die doppelte Lebensdauer von Software. Während die Verwaltung von strukturierten Informationen in relationalen Datenbanken bereits gut etabliert ist, steckt die ganzheitliche Verwaltung der unstrukturierten Informationen eines Unternehmens, immerhin 80 % aller Informationen, noch in den Kinderschuhen. Der Funktionsumfang künftiger DAM-Systeme und damit auch der Funktionsumfang von WCMS lässt sich jedoch aus dem Funktionsumfang aller Systemarten zur Verwaltung unstrukturierter Daten ableiten, die mit den operativen und dispositiven Systemen zusammen eine unternehmensweite Systemlandschaft ausmachen. Die operativen Systeme unterstützen die Leistungsprozesse von Unternehmen, also die Kernprozesse der Wertschöpfungskette wie Einkauf, Produktion und den Vertrieb sowie die Unterstützungsprozesse wie Personalwesen, Finanzen oder Controlling. Sie können in industrieunabhängige, industriespezifische und firmenübergreifende Systeme eingeteilt werden. Während die industrieunabhängigen Systeme typischerweise durch Standardprodukte abgedeckt werden, bestehen industriespezifische Systeme oftmals aus einer Kombination von Standardsoftware und Individualentwicklung beziehungsweise -anpassung. Die dispositiven Systeme unterstützen die Führungsund Entscheidungsprozesse. Sie umfassen sowohl die kurzfristigen Entscheidungen wie die Mengenplanung für Material oder die Einsatzplanung und unterstützen so auch die langfristigen Planungen auf Unternehmensebene. Es kann zwischen Managementinformationssystemen und Planungssystemen unterschieden werden. Die Systeme zur Verarbeitung unstrukturierter Informationen unterstützen die Tätigkeiten im Bereich Büroautomatisierung, Multimedia und wissensbasierte Systeme der betrieblichen Informatik Operative Systeme zur Unterstützung der Leistungsprozesse Branchenunabhängige Systeme (Industry Independent Systems): Standardlösungen, die in verschiedenen Branchen eingesetzt werden, z B. Enterprise Ressource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) oder Supply Chain Management (SCM) Branchenlösungen (Industry Specific Systems): Spezielle Lösungen für die Produktion, den Handel, Banken- und Versicherungssysteme Firmenübergreifende Systeme (Intercompany Systems): Dienen der Unterstützung von Prozessen, wie Datenaustausch oder Verkauf (z. B. elektronische Marktplätze) Dispositive Systeme zur Unterstützung von Führungs- und Entscheidungsprozessen Steuerungssysteme (Management Information Systems): Lösungen zur Unterstützung der Führungskräfte eines Unternehmens bei der Entscheidungsfindung Planungssysteme (Corporate Planning Systems): Diese Systemtypen erlauben die Planung und Simulation zukünftiger unternehmerischer Tätigkeiten Systeme zur Verarbeitung unstrukturierter Daten Büroautomatisierung (Office Automation): Die Systemtypen der Büroautomatisierung unterstützen sämtliche Prozesse der Verwaltungsarbeit, insbesondere den Umgang mit Dokumenten aller Art Multimediasysteme (Multimedia Systems): Systeme zur Verwaltung von Bildern, Ton und Filmmaterial in einem Unternehmen, z. B. Videokonferenzlösungen Wissensbasierte Systeme (Knowledge-based Systems): Wissensbasierte Systeme unterstützen Unternehmen bei der Lösung komplexer Problemstellungen Eine grafische Übersicht der Systemtypen der betrieblichen Informatik ist in Abbildung 2 zu sehen. Abb. 2: Systemtypen der betrieblichen Informatik, nach [2] 48 sharepoint Magazin

6 Anwendungen. Obwohl sie sowohl für operative als auch für dispositive Zwecke eingesetzt werden können, unterscheiden sie sich in einem wesentlichen Punkt: Sie arbeiten grundsätzlich mit unstrukturierten Daten, also mit 80 % der Unternehmensinformationen. Das Leistungsspektrum der Zukunft Das Leistungsspektrum zukünftiger WCMS lässt sich aus Sicht der betrieblichen Informatik direkt aus den verschiedenen Systemen zur Verwaltung unstrukturierter Informationen ableiten. Modernes WCM wird Funktionen, die ansonsten in Systemen der Büroautomation, in multimedialen Systemen und in wissensbasierten Systemen zu finden sind, abdecken. Die Abgrenzung zwischen den verschiedenen Systemarten (CMS, DMS, ECM oder auch WMS) wird künftig noch fließender. Deshalb werden CMS in ihrem Leistungsumfang wachsen und zunehmend Funktionen beinhalten, die für die Verwaltung unstrukturierter Informationen von zentraler Bedeutung sind. Fazit WCMS haben sich in den letzten zehn Jahren stark verändert. Der ursprüngliche Funktionsumfang war auf die automatisierte und rationelle Bereitstellung von Inhalten über das Internet ausgerichtet. Aus Sicht der betrieblichen Informatik ist das nichts anderes als eine Art der Verwaltung unstrukturierter Informationen. Genau wie bei anderen Lösungen, beispielsweise DMS oder ECM, wird der Funktionsumfang eines CMS künftig weit über das automatisierte Authoring und Publishing, Trennung von Form und Inhalt, Versionskontrolle, Indizierung, Unterstützung von Suchmaschinen und Integrationsmöglichkeiten in bestehende betriebliche Informationssysteme hinausgehen. Dieser Trend macht den kombinierten Einsatz verschiedenster Ausprägungen dieser Systemtypen zu einem komplexen Unterfangen. Der Einsatz kann nur dann vernünftig erfolgen, wenn zwischen den verschienen Systemtypen und deren Aufgaben klar unterschieden und die Trennung von Anwendungen und Informationen in der Gesamtarchitektur berücksichtigt wird. Daniel Liebhart ist Dozent für Informatik an der Hochschule für Technik in Zürich und Solution Manager der Trivadis AG. Er ist Autor des Buches SOA goes real und Koautor verschiedener Fachbücher. Links & Literatur [1] Balusubramanian, V. und Bashian, A.: Document Management and Web Technologies, Communications of the ACM July 1998 Vol. 41, No.7 [2] Stahlknecht, P. und Hasenkamp, U.: Einführung in die Wirtschaftsinformatik, Springer 2004 Systemtypen zur Verwaltung unstrukturierter Daten Die Systeme zur Verarbeitung unstrukturierter Informationen unterstützen die Tätigkeiten im Bereich Büroautomatisierung, Multimedia und wissensbasierte Anwendungen. Büroautomatisierung Die Systemtypen der Büroautomatisierung unterstützen sämtliche Prozesse der Verwaltungsarbeit, insbesondere den Umgang mit Dokumenten aller Art: Kommunikationssysteme (Communication): Die Systeme für die Unternehmenskommunikation Dokumentenmanagement: DMS werden für die sichere Verwaltung geschäftskritischer Dokumente eingesetzt Enterprise-Content-Management: ECMS erlauben die Verwaltung und Erzeugung von Inhalten im Sinne von Dokumenten, die Informationen über oder für ein Unternehmen umfassen Content-Management: CMS unterstützen die Erstellung und Publikation von unternehmensrelevanten Inhalten Multimediasysteme Multimediasysteme sind Systeme zur Verwaltung von Bildern, Tonund Filmmaterial in einem Unternehmen: Videokonferenzsysteme (Videoconferencing): Dieser Systemtyp erlaubt die Durchführung von Sitzungen mit Teilnehmenden, die sich an verschiedenen Orten befinden. Wissensbasierte Systeme Wissensbasierte Systeme unterstützen Unternehmen bei der Lösung komplexer Problemstellungen: Expertensystem (Expert Systems): Expertensysteme speichern das unternehmensspezifische Fachwissen, erlauben das Ziehen von Schlussfolgerungen und unterstützen die Lösungsfindung Sprachverarbeitende Systeme (Language Processing): Sprachverarbeitende Systeme erlauben die digitale Verarbeitung von gesprochenen Eingaben und die Ausgabe von gesprochenen Informationen Eine grafische Übersicht zu den Systemtypen zur Verwaltung unstrukturierter Daten ist in Abbildung 3 zu sehen. Abb. 3: Systemtypen zur Verwaltung unstrukturierter Daten sharepoint Magazin 49

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