PRAXISBEISPIEL LOTSEN-HILFE. Digitalisierung eines Verpackungsspezialisten. Evolution statt Revolution

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1 PRAXISBEISPIEL LOTSEN-HILFE Digitalisierung eines Verpackungsspezialisten Evolution statt Revolution

2 Inhalt Digitalisierung eines Verpackungsspezialisten Herausforderung Digitale Transformation Das Unternehmen Ausgangslage des Unternehmens Lotsenhilfe Projektverlauf Fazit Das ekompetenz-netzwerk für Unternehmen Impressum

3 Herausforderung Digitale Transformation Unternehmer, Inhaber und Führungskräfte stehen täglich in der Pflicht, ihre Unternehmen gegenwartsfähig zu gestalten und zukunftsfähig zu entwickeln. Immer stärker muss hierbei auch die Informations- und Telekommunikationstechnologie berücksichtigt werden diese hat sich in den letzten Jahren sehr rasant aus einem Nischendasein hin zu einer Querschnittstechnologie in den Unternehmen entwickelt. Bereits heute stellen die Verfügbarkeit und Nutzung integrierter IT-Systeme für viele Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Dabei sind Anschaffung, Einführung und Betrieb einer alle Unternehmensbereiche berührenden IT-Lösung allerdings mit nicht zu unterschätzenden Kosten und Aufwänden verbunden. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben deshalb meist das Bestreben, die vertraute, langjährig verfügbare und deshalb beherrschte IT-Infrastruktur so lange wie möglich zu nutzen. Gleichzeitig verfügen diese Unternehmen nur sehr selten über die personellen oder fachlichen Ressourcen und Kompetenzen, die informationstechnologische Entwicklung am Markt aktuell mitzuverfolgen und die sich ergebenden Potenziale zu identifizieren. Gelegentlich kommt es dann vor, dass die liebgewonnene und vertraute Informationstechnologie (IT) den sich wandelnden Geschäftsmodellen nicht mehr folgen kann oder einfach der (technische) Produktlebenszyklus sowohl Hard- als auch Softwareseitig seinem Ende entgegensieht die technische Entwicklung schreitet rasant voran wie wohl noch nie in der Vergangenheit. Am Beispiel der Optimax Packaging GmbH & Co.KG aus Norderstedt wird im Folgenden kurz dargestellt, wie der ebusiness-lotse Schleswig-Holstein als Infobüro für Unternehmen eine Handlungsperspektive zur zukunftfähigen und bezahlbaren digitalen Ausrichtung aufzeigen konnte. 3

4 Das Unternehmen Ausgangslage des Unternehmens Die im Jahre 2000 vom geschäftsführenden Gesellschafter Claus Oppermann gegründete Optimax Packaging GmbH & Co.KG ( aus Norderstedt ist ein auf den Handel mit Verpackungen für Lebensmittel spezialisiertes Unternehmen. Das Kerngeschäft liegt hierbei im äußerst sensiblen Bereich der Primärverpackungen für Fleischwaren. Das Geschäftsmodell basiert auf den kundenseitig geringen zeitlichen Planungshorizonten hinsichtlich der jeweiligen Bedarfe an Verpackungsmaterialien. Die Optimax Packaging GmbH & Co.KG bietet, eingebettet in ein europaweites Lieferanten- und Kundennetzwerk, dafür den logistischen Service der Beschaffung und Anlieferung individuell benötigter Produkte zum richtigen Zeitpunkt inklusive des notwendigen Lieferanten- und Qualitätsmanagements. Das Unternehmen beschäftigt am Standort sechs Mitarbeiter (Büro, Lager, Außendienst) und erwirtschaftet jährlich ca. 2,5 Mio Euro Umsatz. Insgesamt ist das Unternehmen darauf ausgerichtet, Kundenanforderungen so schnell wie möglich aus dem Produktportfolio des Lieferantenpools zu bedienen. Unser Name ist auch unser Anspruch OPTImale Qualität für MAXimale Kundenzufriedenheit, so Geschäftsführer Oppermann. Um dem gerecht werden zu können, brauchten und brauchen wir in unserem schnelllebigen Geschäft einfach eine starke IT, die in der Lage ist, unsere Prozesse zu unterstützen! Folgerichtig nutzt das Unternehmen nahezu seit Gründung eine kaufmännische Standardsoftware* für die Finanzbuchhaltung und Auftragsabwicklung als Vor-Ort- Lösung (on-premise). Da das Customizing aus Sicht des Unternehmers seinerzeit einigermaßen aufwändig war und die Software für den Hauptgeschäftszweck passend, vertraut und ausreichend war, gab es bis 2011 wenig Argumente für eine Veränderung in der IT-Strategie des Unternehmens nachvollziehbarerweise wollte das Unternehmen an diesem funktionierenden System festhalten. Beginnend ab 2011 verdichteten sich jedoch für den Unternehmer die Handlungsnotwendigkeiten schrittweise durch drei wesentliche Einfl ußfaktoren: Erstens erforderten anstehende Software-Updates der oben genannten Standardsoftware eine Windows Server-Landschaft. Zweitens war die vorhandene Server-Hardware genau dafür nicht tauglich, Zum dritten erweiterte der Unternehmer sein Portfolio um ein neues und vollkommen anders ausgerichtetes Geschäftsfeld die Flashway GmbH & Co.KG als Anbieter von Segway-Touren wurde gegründet und integriert. Hierbei handelt es sich um eine spezialisierte Event-Firma, deren Geschäftsprozesse natürlich gänzlich neue und andere Anforderungen an die Software-Funktionalitäten stellt, so zum Beispiel die Dokumentation der Kundenbeziehungen (CRM) oder integrierte (Online-) Marketing-Instrumente wie Newsletter oder Buchungsmöglichkeiten im Internet. Diese Funktionalitäten werden jedoch durch die bisherige Softwarelösung überhaupt nicht abgebildet. *Infobox: Für weiterführende Informationen zum Thema Standard- und Individualsoftware empfehlen wir den Leitfaden zur Software-Auswahl Maßanzug oder Anzug von der Stange Argumente für die Standard- und Individualsoftware des ebusiness- Lotsen Schleswig-Holstein. 4

5 Ausgangslage des Unternehmens Das Unternehmen war sich also seiner Handlungsnotwendigkeiten im Hinblick auf die Digitalisierung seiner aktuellen Geschäftsprozesse sehr bewusst problematisch für den Geschäftsführer gestaltete sich jedoch der Einstieg in die Suche nach einer passenden, leistungsund zukunftsfähigen, vor allem jedoch auch bezahlbaren Alternative, die möglichst allen Anforderungen gerecht würde. Wie sucht man allerdings etwas, dessen Namen man nicht kennt? Muss man als Unternehmer wissen, was ein ERP-System von einem CRM-System unterscheidet? Was heißt das überhaupt?! Nach welchen Kriterien wählt man eine Software aus? Welchen Schritt geht man nun zuerst Regeneration der Hardware oder Neuanschaffung einer Software-Lösung? Und was ist unter Software-as-a-Service zu verstehen... löst diese möglicherweise beide Problemstellung gleichzeitig? Fragen über Fragen und keinen Ansprechpartner, der hilft, sich im Dschungel aus Fachtermini und Produkten zu orientieren und einen Überblick zu erlangen oder einen tragfähigen Lösungsansatz zu erarbeiten

6 Lotsenhilfe Der ebusiness-lotse Schleswig-Holstein half dem Unternehmen auf Einladung vor Ort mit kostenlosen Informationen im Hinblick auf die aktuell am Markt verfügbare Informationstechnologie und ermöglichte damit einen Einstieg in die strategische Unternehmensentwicklung. Nach einem eröffnenden Gespräch zur Feststellung der aktuellen Problemlage wurden durch den ebusiness- Lotsen Schleswig-Holstein verschiedene Lösungsmöglichkeiten grob skizziert und anschließend mit dem Unternehmer hinsichtlich Machbarkeit und Potenzialen bewertet. *Infobox: Datenbankbasierte IT-Systeme (ERP- und CRM) zeichnen sich dadurch aus, dass ALLE für das Unternehmen relevanten Informationen in EINER zentralen Datenbank abgelegt sind jeder Unternehmensbereich arbeitet im gleichen System, so dass die Anzahl interner Schnittstellen mehrerer funktionaler Software-Produkte (FiBu, Warenwirtschaft, Adresskataloge, Artikeldaten,...) und Daten-Dubletten im Idealfall auf 0 reduziert wird. Diskutierte Lösungsvorschläge des ebusiness-lotsen 1. Anschaffung und Betrieb eines datenbankbasierten IT-Systems vor Ort (on-premise, siehe Infobox) 2. Anschaffung und Betrieb eines datenbankbasierten IT-Systems als Software-as-a-Service (siehe Infobox) 3. Künftige Nutzung der vorhandenen Standardsoftware als Software-as-a-Service 4. Regeneration des Servers (Hardware und Software) 5. Outsourcing der Server-Hardware an ein Rechenzentrum 6. Evolution der bereits genutzten Standardsoftware (Update/Upgrade) 7. künftig strikte Trennung der beiden Firmen auch informationstechnisch, das heißt 8. ausschließliche Nutzung der vorhandenen Standardsoftware für das Kerngeschäft Packaging 9. Recherche nach cloudbasierter CRM-Lösung für das Geschäftsfeld Eventmanagement 10. Datensicherung (Backups) durch einen externen Dienstleister sicherstellen lassen Für mich war die Lotsen-Hilfe vor allem dadurch sehr wertvoll, dass mir nicht nur Lösungswege aufgezeigt wurden, auf die ich selbst eher nicht gekommen wäre, sondern eben gerade auch die Fachbegriffe, Funktionsprinzipien und die Vor-und Nachteile der Optionen in verständlichen Worten dargestellt wurden. Ich hatte den entscheidenden Vorteil gewonnen, meine Entscheidungen nun wissensbasiert treffen zu können, fasst Claus Oppermann zusammen. Der ebusiness-lotse hat mir sozusagen die Starthilfe gegeben, meine Anforderungen treffend formulieren zu können und gezielt die Lösung der IT-Problematik voranzubringen. Kundenbetreuung Marketing ERP/ CRM Verkauf Technischer Kundendienst Aktuell stehen diese IT-Systeme auch als Software-as-a-Service (sogenanntes Cloud-Computing) im Internet zur Verfügung, so dass für die Nutzung der Software keine eigene IT-Infrastruktur/Serverlandschaft (on-premise) beschafft und betrieben werden muss. Notwendig ist lediglich ein leistungsfähiger Internet-Zugang. 6

7 Projektverlauf Fazit Auf Grundlage der nun verfügbaren Informationen wandte sich der Unternehmer an lokale bzw. regionale IT-Dienstleister und holte verschiedene Angebote ein. Im Zusammenhang mit den Rahmendaten (finanzielle Möglichkeiten, personelle Ressourcen, zeitlicher Rahmen) konnte in Zusammenarbeit mit einem langjährig vetrauten lokalen Berater in relativ kurzer Zeit das Projekt Modernisierung der Unternehmens-IT initiiert und in wesentlichen Punkten bereits umgesetzt werden. Weitere Handlungsnotwendigkeiten bestehen derzeit im Umgang mit der Integration der Event-Sparte Flashway GmbH und Co.KG. Für mich hatte das Kerngeschäft der Optimax Packaging oberste Priorität, weshalb ich hier den Handlungsschwerpunkt gesetzt habe. Das Projekt ist aus meiner Sicht ein voller Erfolg, da wir hier mit einem überschaubaren Ressourceneinsatz eine tragfähige Lösung erreichen konnten. Skepsis gegenüber der Cloud besteht bei Claus Oppermann trotz aller positiven Argumente dennoch weiterhin. Die Datensicherung an einen deutschen Dienstleister auszulagern war ein wertvoller Vorschlag des ebusiness-lotsen. Hierdurch werde ich massiv entlastet und gewinne Zeit für unternehmerische Aufgaben. Alle Daten meines Kerngeschäfts in die Cloud auszulagern ist mir schlussendlich auf Grund der Daten-Sensibilität aber doch noch zu riskant. Hier werde ich erste Erfahrungen mit der bevorstehenden Neuausrichtung der IT im Bereich der Flashway GmbH sammeln. Der Handlungsnotwendigkeiten zur Modernisierung der Unternehmens-IT zu Steigerung und Erhalt der Wettbewerbsfähigkeit sind sich gerade kleine und mittlere Unternehmen durchaus bewusst. Das ich etwas tun musste war mir sehr klar. Meine Schwierigkeit bestand darin, über die Handlungsmöglichkeiten keinen Überblick zu haben umso dankbarer bin ich für die Impulse, die ich von den ebusiness-lotsen erhalten habe. Das Wichtigste daran waren die absolute Neutralität der Informationen und das Eingehen auf meine ganz individuelle Situation. Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass die Digitalisierung der Geschäftsprozesse eines Unternehmens nicht notwendigerweise immer eine Revolution des Vorhandenen darstellen muss. Oft reichen bereits kleinere, überschaubare und evolutionäre Schritte, die sich an den Bedarfen und den Rahmenbedingungen des individuellen Unternehmens orientieren, um im sich schneller drehenden Kreislauf der Digitalisierung Schritt halten zu können. Gerne hilft das Team des ebusiness- Lotsen Schleswig Holstein auch Ihnen, den Einstieg in Ihr digitales Unternehmen zu finden! Eckdaten zum Projekt Regeneration der Server-Infrastruktur hard- und softwareseitig Betrieb Hard- und Software weiterhin vor Ort (on-premise) Datensicherung: Backup-Service (täglich inkrementell) an deutschen Provider ausgelagert Unternehmenssoftware: Microtech Büro + (Module Auftrag und Finanzbuchhaltung) Investitionsvolumen: ca ,- Euro 7

8 Das ekompetenz-netzwerk für Unternehmen Die Initiativen für Ihre IT-Kompetenz Das ekompetenz-netzwerk für Unternehmen ist eine Förderinitiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi). 38 regionale ebusiness-lotsen haben die Aufgabe, insbesondere mittelständischen Unternehmen deutschlandweit anbieterneutrale und praxisnahe Informationen für die Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und möglichst effiziente ebusiness-prozesse zur Verfügung zu stellen. Die Förderinitiative ist Teil des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft. Zu Mittelstand-Digital gehören ferner die Initiativen estandards: Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern und Einfach intuitiv Usability für den Mittelstand. Unter können Unternehmen sich über die Aktivitäten der ebusiness-lotsen informieren, auf die Kontaktadressen der regionalen Ansprechpartner sowie aktuelle Veranstaltungstermine zugreifen oder auch Publikationen einsehen und für sich herunterladen. Kiel Lübeck Hamburg Schwerin Neubrandenburg Bremen Lingen Osnabrück Münster Dortmund Hagen Paderborn Hannover Brandenburg a.d.h. Magdeburg Leipzig Berlin Potsdam Cottbus Frankfurt (Oder) Aachen Köln Gießen Ilmenau Chemnitz Dresden Koblenz Hof Darmstadt Würzburg Saarbrücken Kaiserslautern Nürnberg Stuttgart Regensburg Augsburg Weingarten Freilassing ebusiness-lotsen 8

9 Impressum Veröffentlicht durch: Danny Kensa ebusiness-lotse Schleswig-Holstein Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Memellandstraße Neumünster Tel.: / Fax: / Mobil: Mail: dke@wa-nms.de Vertretungsberechtigter Geschäftsführer: Iris Meyer Geschäftsführerin Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Registergericht: Amtsgericht Kiel Registernummer: HRB 1923 NM Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß 27 a Umsatzsteuergesetz: DE Soweit keine redaktionelle Kennzeichnung für den Inhalt Verantwortlicher gem. 55 II RStV Danny Kensa ebusiness-lotse Schleswig-Holstein Wirtschaftsagentur Neumünster GmbH Memellandstraße Neumünster Fachliche Unterstützung OPTIMAX Packaging GmbH & Co. KG Lütten Barg Norderstedt Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Mail: info@optimax-packaging.de Gestaltung pepesale gmbh Bildnachweis fotolia crm customer relationship management Datei: # Urheber: bakhtiarzein plants growing in sequence of seed germination on soil Datei: # Urheber: weerapat1003 data Datei: # Urheber: vege Large group of people with questions Datei: # Urheber: storm evolution1709a Datei: # Urheber: Fiedels 9