ÖBB Infrastruktur AG GB Zentrales Assetmanagement Anlageninformationssystem

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1 ÖBB Infrastruktur AG GB Zentrales Assetmanagement Anlageninformationssystem Die anlagenrelevante Archivierung der ÖBB-Infrastruktur AG Stand: Juni Übersicht ÖBB-Konzern 2013 ÖBB-Infrastruktur AG Der Geschäftsbereich Zentrales Assetmanagement Aufgaben und Ziele von ANDOS Datenschutzhinweis Begriffsbestimmungen Die Anlagendokumentation in Zahlen Anlagenrelevante Unterlagenarten Einstieg bei ANDOS Die Suche Prozesse Ansprechpersonen 2

2 ÖBB-Konzern ,27 Mrd. Euro Gesamterträge Mitarbeiter km Streckennetz 464 Mio. Fahrgäste (Bahn&Bus) 3 ÖBB-Infrastruktur AG Mitarbeiter ( ) Züge (täglich), 142 Mio. Zugkilometer Über Bahnhöfe und Haltestellen 10 eigene Wasserkraftwerke 247 Tunnel 72 Mrd. Bruttotonnenkilometer (1990: 47 Mrd.) 4

3 Der Workflow Das Ineinandergreifen der einzelnen Bereiche Eigentümer Kunden Markt Betrieb Anlagen/Finanzen Technik 5 Ressort Anlagen/Finanzen Entwicklung, Planung und Steuerung von kurzfristigen bis langfristigen Infrastrukturmaßnahmen Immobilienmanagement Instandhaltung, Wartung, Entstörung und Inspektion von Anlagen Infrastrukturfinanzierung Anlagenbereitstellung für Kunden 6

4 Ressort Betrieb Kundenorientierte Produktentwicklung Sichere und pünktliche Betriebsabwicklung Zuverlässige Kundeninformation auf den Verkehrsstationen Management von Zugtrassen Sicheres und kostengünstiges Bereitstellen von Energieträgern Betreiben von technischen Systemen zur Betriebsführung Nachhaltige Erlössicherung 7 Ressort Projektmanagement/Technik Projektmanagement von komplexen Projekten/Investitionsvorhaben Eisenbahntechnische Ingenieurdienstleistung Baudienstleistung bei Instandsetzung sowie Neu- und Ausbauvorhaben Technologie-, System-Produktentwicklung 8

5 Struktur der ÖBB-Infrastruktur AG ÖBB-Infrastruktur AG Betrieb Netzzugang Netzbetrieb Verschub Energie Projektleitung Telematik Beteiligung (Auszug) ÖBB-Immobilienmanagement GmbH Mungos Sicher & Sauber GmbH Mungos Sicher & Sauber GmbH&CoKG Anlagen/Finanzen Anlagen-/ Infrastrukturentwicklung Zentrales Assetmanagement Integriertes Streckenmanagement Controlling/ Rechnungswesen Rail Equipment GmbH Rail Equipment GmbH & CoKG Projektmgmt/Technik Neu- und Ausbau Engineering Services ÖBB Telekom Service GmbH ÖBB-Projektentwicklung GmbH Weichenwerk Wörth GmbH (30%) 9 Der Geschäftsbereich Zentrales Assetmanagement (1) Geschäftsbereich Zentrales Assetmanagement Prok. Ing. Karl Knapp Bereichsservice Erich Offenauer Anlageninformationssysteme Ing. Alfred Ramßl Projektchallenging DI Dr. Martin Pfanner Performancemanagement & Reporting Mag. Michael Balik Maßnahmensteuerung Hans Punkl Portfoliomanagement Anlagen Mag. Marko Koren Anlagenverkauf Ing. Thomas Zeilbauer 10

6 Der Geschäftsbereich Zentrales Assetmanagement (2) erarbeitet und steuert Anlagenportfolios und ist federführend bei der Anlagenerfolgsrechnung sowie betriebs- und volkswirtschaftlicher Bewertungsverfahren. führt Entbehrlichkeits-und Rentabilitätschecks bei Anlagenverkäufen durch und ist zentraler Ansprechpartner für Anlagenverkäufe. erstellt zentrale Planungsvorgaben für Invest- und Erhaltungsplanung. ist interner Besteller von investiven Anlagenmaßnahmen sowie deren Umsetzungscontroller. entwickelt und führt integrative Anlageninformationssysteme in rechtlicher technischer und betriebswirtschaftlicher Sicht. 11 Aufgaben und Ziele von ANDOS (1) Anlagen-Dokumentations-System des GB Zentrales Assetmanagement Bereich Anlageninformationssysteme. ANDOS dient der elektronischen Bereitstellung anlagenrelevanter rechtlicher und technischer Dokumente. ANDOS unterstützt die ÖBB-Infrastruktur AG in der Erfüllung anlagenrelevanter Dokumentationspflichten. ANDOS-Inhalte werden im GIS der ÖBB-Infrastruktur AG dargestellt. ANDOS-erfasste Rechte und Pflichten werden mittels Rechtspflichtentool (GB ISM) abgearbeitet. Eine Verknüpfung mit anlagenbezogenen Datenbanken ist möglich. 12

7 Aufgaben und Ziele von ANDOS (2) Rechtliche und technische Dokumentation des Anlagenbestandes der ÖBB-Infrastruktur AG. Bereitstellung einer unternehmensweiten Suchmaschine für anlagenrelevante Dokumente. Archivlogistikverwaltung für das physische Material auf den 4 Standorten (mit 1 Außenstelle). Rechtspflichtenverwaltung. Unterstützung des Vertragsmanagements. 13 Datenschutzhinweis Aus datenschutzrechtlichen Gründen muss eine Handhabung des Anlagendokumentationssystems an eine Benutzerberechtigung gebunden sein. Eine aktuelle Liste der berechtigten Nutzer findet sich auf der Intranetseite von ÖBB Infrastruktur AG GB Zentrales Assetmanagement (ZAM); Bereich Anlageninformationssysteme. Berechtigte Nutzer fungieren als Ansprechpersonen für ANDOS - Rechercheaufträge innerhalb ihrer Konzerngesellschaft. Die Unterlagen aus dem Anlagendokumentationssystem sind für den dienstlichen Gebrauch bestimmt. Eine Weitergabe an Dritte liegt in der Verantwortung des berechtigten Nutzer. 14

8 Begriffsbestimmungen Standorte Anlagendokumentation 4 Standorte (mit 1 Außenstelle) der Anlagendokumentation erschließen und lagern anlagenrelevante Unterlagen. Diese sind die Ansprechpartner bei der Recherche. Die geografische Zuständigkeit der Standorte ist folgendermaßen festgelegt:» Ost (Wien) Wien, Niederösterreich und Burgenland» Nord/Mitte (Linz/Außenstelle Salzburg) Oberösterreich und Salzburg» Süd (Villach) Kärnten und Steiermark» West (Innsbruck) Tirol und Vorarlberg Gebinde/Teilgebinde Als Gebinde im Sinne des ANDOS werden Aktenumschläge, Ordner, Schachteln, Bändermappen, etc. zum Aufbewahren von Dokumenten bezeichnet. Dokument Als Dokument im Sinne des ANDOS werden anlagenrelevante Unterlagen bezeichnet, welche sich in einem Gebinde befinden. Dokumente sind Schriftstücke, wie z.b. Bescheide, Verträge, Pläne oder Berechnungen. 15 Die AIS-Anlagendokumentation in Zahlen (Stand: 28. Juni 2013) Erfasste Datensätze: » Gebinde: » Dokumente: Anfragen: Mitarbeiter: 52 Archivfläche: m² 16

9 Anlagenrelevante Unterlagenarten Plan Berechnung Bericht Antrag an die Behörde Ermächtigung des Landeshauptmannes Kundmachung Verhandlungsschrift Verhandlungsschrift mit Bescheid Bescheid Sonstiges Behördenschreiben 15-Erklärung (ab Juli Erklärung) Ziviltechnikerbestätigung Niederschrift/Protokoll Gutachten/Prüfbefunde Übereinkommen/Vertrag/Gestattung Einverständnis-/Zustimmungserklärung Schreiben an Behörde Beschluss Freilassungserklärung Löschungsbewilligung EG-Prüferklärung Sonstiges Technisches Dossier Vorerklärung Eisenbahnunternehmen Einreichunterlagen* Protokoll* Verhandlungsniederschrift* Verhandlungsniederschrift und Bescheid* Vertrag* *für GB Energie 17 Einstieg ins ANDOS Einstieg über das Infra.Intranet Applikationen Zentrales Assetmanagement Anlageninformationssystem Direkteinstieg über nachfolgenden Link: 18

10 Die Suche in ANDOS (1) 2 Suchmasken: Einfache Suche/Standardsuche und Erweiterte Suche/Expertensuche.» Einfache Suche = Überblickssuche» Erweiterte Suche = Zielgerichtete Einzeldokumentensuche Bei der Einfachen Suche wird wahlweise nach einem Haupt-Suchkriterium recherchiert. Zusätzliche Kriterien können zur Verfeinerung des Suchergebnisses ausgewählt werden. Eine Wahl zwischen verschiedenen Suchformularen ist möglich. Im Auswahlfeld Suche nach ist dies einstellbar. Als Standardwert ist das Suchformular Strecke hinterlegt. Sucheinträge mit Suche starten bestätigen. 19 Einfache Suche 20

11 Die Suche in ANDOS (2) Über das Feld Expertensuche gelangen Sie zum Suchformular der Erweiterten Suche. Diese Option bietet Ihnen ein Suchformular mit allen zur Verfügung stehenden Suchkriterien an. Die eingegebenen Suchbegriffe werden vom System automatisch verknüpft UND - Verknüpfung: alle eingegebenen Suchkriterien werden bei der Suchabfrage berücksichtigt und müssen auf das Suchergebnis zutreffen. Keine ODER-Verknüpfung. Bitte beachten Sie, je mehr Suchkriterien eingegeben werden, desto höher ist die Anzahl der relevanten Treffer = die absolute Anzahl an Treffer ist somit geringer als bei einer unspezifischen Suchabfrage. Sucheinträge mit Suche starten bestätigen. 21 Expertensuche 22

12 Suchkriterien (1) Zahl/Aktenzahl Freies Eingabefeld Vorhandene Akten-/Geschäftszahlen können hier abgefragt werden. Die Eingabe hat ohne vorangestellte Abkürzungen GZ, Z., Zl. zu erfolgen. Gegenstand Freies Eingabefeld» Suche nach Text (=Betreffzeilen, Überschriften, Beschriftungen).» Eingabe von einzelnen Wörtern oder ganzen Sätzen. 23 Suchkriterien (2) Strecke Auswahlfeld aus einer Liste Suche der Streckenbezeichnung in der Auswahlliste. Zur Suche einer Strecke, den Anfangs- oder Endbahnhof eingeben, die gewünschte Strecke auswählen und OK wählen. In den km-feldern wird daraufhin automatisch die Gesamtkilometrierung der Strecke übernommen. Alternativ kann nach der Fachstrecke DB 776 gesucht werden. Von Km bis Km Freies Eingabefeld Festlegung des gesuchten Kilometerbereiches der ausgewählten Strecke. Bei der Auswahl der Strecke wird die Gesamtkilometrierung der Strecke automatisch eingetragen. Bei Betätigung des Pfeiles neben dem km- Feldern erscheinen alle aktuellen Betriebsstellen der Strecke mit deren kilometrischer Lage in einer Auswahlliste. Die Betriebsstellen können gesucht und ausgewählt werden. Unterlagenart Auswahlfeld aus einer Liste Hier kann nach den Dokumentenarten in formaler Hinsicht gesucht werden. Beispielsweise nach Bescheiden, Gutachten, Plänen, Technischen Berichten, etc. 24

13 Suchkriterien (3) Rechtsmaterie Auswahlfeld aus einer Liste Hier kann nach der gesetzlichen Grundlage zur Erstellung des Dokuments gesucht werden. Eine Mehrfachauswahl ist möglich. Datum (von-bis) Freies Eingabefeld Zur Einschränkung der Dokumentensuche kann ein genaues Datum eingegeben werden tt.mm.jjjj oder Auswahl aus dem Kalender. Auch die Suche nach Zeiträumen ist möglich (von bis). Behörde Auswahlfeld aus einer Liste Suche nach jener öffentlichen Institution, die das Dokument ausgestellt hat. Beispielsweise Amt der Wiener Landesregierung, Bezirksgericht Innsbruck. 25 Suchkriterien (4) Barcode Freies Eingabefeld Abfragemöglichkeit nach der Nummernkombination, die als Strichcode auf jedem Gebinde und Dokument für interne Zwecke angebracht ist. Durch die Eingabe des Barcodes können Gebinde oder Dokumente punktgenau gefunden werden. Katastralgemeinde Grundstücksnummer RE Objektnummer RE Objektbezeichnung Ort Straße Anlagennummer Projektnummer und -bezeichnung Auswahlfeld aus einer Liste der eingetragenen Datensätze 26

14 Weitere Suchkriterien (5) Zum Finden anlagenbezogener Rechte und Pflichten gibt es folgende Suchfelder: Checkbox Alle Dokumente mit Rechte/Pflichten anzeigen Suchfeld Debitor/Kreditor relevant : Zur Suche jener Dokumente, welche einmalige oder periodisch wiederkehrende Zahlungen auslösen. Auswahlfelder aus einer Liste Dokumente mit Rechte/Pflichten im Zeitraum von bis anzeigen (Zeitraumabfrage) Anlageneigentümer Status Dokument Die Suchfelder in den unteren 2 Blöcken dienen internen Zwecken (zb Archivplatz, Status Gebinde, Gebinde ausscheiden, etc.) 27 Ergebnis Einfache Suche (1) Nach der Durchführung der Suche öffnet sich bei der Einfachen Suche automatisch das Ansichtsfenster mit den Suchergebnissen. Bei der Anzeige des Suchergebnisses kann zwischen Baum- und Listenansicht gewählt werden.» Baumansicht: Hierarchische Darstellung Auf der ersten Ebene werden alle Gebinde zum Thema angezeigt. Durch Anklicken gelangen Sie eine Ebene tiefer zu den verfügbaren Teilgebinden und Dokumenten im Gebinde.» Listenansicht: Gebinde und Dokumente werden gleichzeitig angezeigt. Keine hierarchische Unterscheidung. Es werden nur mit der Suchanfrage übereinstimmende Ergebnisse angezeigt. In der Trefferliste wird die Art der gefundenen Unterlagen mit folgenden Symbolen gekennzeichnet: Gelbes Symbol = Gebinde; Blaues Symbol = Dokument,! = Entlehnt. Graues Symbol = Gebinde ohne Übereinstimmung mit Suchanfrage (nur in Anzeige Baum ) 28

15 Ergebnis Einfache Suche (2) Das Feld Suche anpassen bei der Einfachen Suche bietet Ihnen die Möglichkeit die Suche durch die Eingabe von weiteren Suchkriterien zu verfeinern man springt zur Suchmaske zurück. Mittels Felder zurücksetzen Die Einträge der Suchmaske werden gelöscht. 29 Ergebnis Expertensuche (1) Bei der Expertensuche wird im unteren Bereich (grüne Umrandung) die Trefferliste dargestellt. Im Datenfeld Anzahl der Treffer sehen Sie die Anzahl der gefundenen Datensätze. Bei der Anzeige des Suchergebnisses kann zwischen Archiv-, Baum- und Listenansicht gewählt werden.» Archivansicht: Hierarchische Darstellung Oberste Ebene sind die angelegten Archive, welche Gebinde zur Anfrage enthalten.» Baumansicht:Hierarchische Darstellung Auf der ersten Ebene werden alle Gebinde zum Thema angezeigt.» Listenansicht (Standardansicht): Gebinde und Dokumente werden gleichzeitig angezeigt. Keine hierarchische Unterscheidung. Es werden nur mit der Suchanfrage übereinstimmende Ergebnisse angezeigt. In der Trefferliste wird die Art der gefundenen Unterlagen mit folgenden Symbolen gekennzeichnet: Gelbes Symbol = Gebinde; Blaues Symbol = Dokument,! = Entlehnt. Graues Symbol = Gebinde ohne Übereinstimmung mit Suchanfrage (nur in Anzeige Baum ) 30

16 Ergebnis Expertensuche (2) Mittels Felder zurücksetzen Die Einträge der Suchmaske werden gelöscht. Durch Anklicken des Feldes Suchergebnis exportieren wird eine Excel-Tabelle mit den Suchergebnissen generiert, welche dann abgespeichert und weiter bearbeitet werden kann. Bei Abfrage mit dem Suchkriterium Strecke von km bis km ist in der Ansicht Liste eine nachträgliche Sortierung des Suchergebnisses mittels Anklicken des Feldes Nach Streckenrel. sortieren möglich. 31 Detailansicht Suchergebnisse Durch Doppelklick auf einen Treffer in der Ergebnisliste gelangen Sie für diese Unterlage in die Detailansicht. In der Detailansicht werden alle Informationen angezeigt, die zu diesem Eintrag vorhanden sind. Die Detailinformation wird aufgeteilt auf mehreren Registerkarten präsentiert. Durch Anklicken einer Karteikarte gelangen Sie zur gewünschten Information. Über Dokument anzeigen haben Sie die Möglichkeit sich Gebinde und Dokumente als PDF-Datei anzeigen zu lassen Die Gebinde-Dateien enthalten in der Regel ein Foto des Aktenumschlags/Ordnerrückens des Gebindes. Dokumente sind im vollständigen Textumfang verfügbar. Über Zurück gelangen Sie wieder in die Ergebnisliste mit allen gefundenen Suchergebnissen. 32

17 Detailansicht Einfache Suche 33 Detailansicht Expertensuche 34

18 Beispielsuche (1) Suchbeispiel:» Suche nach Dokumenten für die Brücke über die Münichthalerstrasse auf der Strecke Wien Süd Laa a.d. Thaya (km 29,276) Gegenstand: %Brücke%Münichthalerstrasse% Strecke: Wien Süd Ostbh KmBruch Wien Hbf Ost Laa a. d. Thaya Unterlagenart: Bescheid Status Dokument: gültig 35 Beispielsuche (2) 36

19 Nach der Recherche Erfolgreiche Suche» Verwendung der bereitgestellten digitalen Dokumente» Zur Einsichtnahme in die Gebinde, deren Dokumente noch nicht digital in ANDOS verfügbar sind, wird um Kontaktaufnahme mit dem zuständigen Standort Anlagendokumentation gebeten Ansprechpersonen (Lokalität der physischen Unterlagen) sind in der Detailansicht der Ergebnissuche angeführt. Ergebnislose Suche» Kontaktaufnahme mit den zuständigen Standorten der Anlagendokumentation. Der Standort recherchiert daraufhin in noch nicht erschlossenen Beständen. Entlehnung» Es besteht auch die Möglichkeit Gebinde inkl. deren Inhalt zu entlehnen. Die Entlehnfrist wird in Abstimmung zwischen dem Standort Anlagendokumentation und Entlehner festgelegt. 37 Gebinde- und Dokumentenerfassung 1. Einrichtung Archivstruktur, Dateiimport 2. Anbringung des Barcodes 3. Bilderfassung des Gebindes 4. Verortung des Gebinde 5. Gebinde anlegen 6. Teilgebinde anlegen 7. Gebinde-Register 8. Dokument anlegen 9. Dokumente-Register 10. Löschen von Datenfeldinhalten A N D O S E R F A S S U N G 38

20 Einrichtung Archivstruktur, Dateiimport Vor Beginn der Erfassung von Gebinden und Dokumenten ist die Archivstruktur (Archivgebäude Archivraum Archivplatz) einzurichten. Dies erfolgt durch den regional zuständigen Standort der Anlagendokumentation im Einvernehmen mit der erfassenden Person. Für den Import gescannter Dateien (Format PDF oder TIFF) ist die Verbindung mit dem regional zuständigen Importserver herzustellen. 39 Anbringung von Barcodes Der Barcode - Markierung des Archivplatzes - dient zur Feststellung des Archivplatzes eines Gebindes oder Dokuments = Verortung. Jedes Gebinde oder Dokument ist vor der Erfassung in ANDOS mit einem Barcode (Klebeetikett Zweckform Nr. 3420) zu bekleben. Es wird empfohlen, den Barcode am unteren Rand eines Dokuments anzubringen, auch eine vertikale Anbringung am rechten oder linken Seitenrand ist möglich. Barcodes für Lagerorte, Gebinde und Dokumente werden vom regional zuständigen Standort Anlagendokumentation her- bzw. beigestellt. 40

21 Gebinde anlegen (1) Im Menüpunkt Gebinde den Befehl Anlegen auswählen. Daraufhin erscheint die Maske Gebinde anlegen. In 1.) Archivplatz auswählen werden die Pflichtfelder (Objektnr., Raum und Barcode) eingetragen. Die grauen Felder werden im Folgenden automatisch befüllt. In 2.) Barcode vergeben/generieren wird der Barcode über die Tastatur oder mittels Handscanner eingetragen. In 3.) Anlegen wird das Gebinde durch das Anklicken von Neues Gebinde anlegen in der ANDOS-Datenbank angelegt. Nach dem Anklicken erfolgt der automatische Wechsel in die Maske Gebindebeschlagwortung, in welcher die weiteren Eingaben zu tätigen sind. 41 Gebinde anlegen (2) Durch Speichern werden alle Eingaben gespeichert. Anschließend ist das Gebinde einzuscannen und zu importieren. Bis auf Weiteres ist hierfür der zuvor beschriebene Importserver zu verwenden. Die Maske kann mit dem Tür-Symbol wieder verlassen werden. Alternativ kann man mit Zurück wieder zur Anlegemaske für neue Gebinde gelangen. 42

22 Teilgebinde anlegen Analogie Gebinde = Ordner; Teilgebinde = Karteireiter; Dokument = z.b. Bescheid. Wenn ein Gebinde (Hauptgebinde) bereits angelegt wurde, können zusätzlich Teilgebinde angelegt werden. Um zu einem späteren Zeitpunkt Teilgebinde anzulegen, muss zuerst das Hauptgebinde in ANDOS gesucht werden. Ist das gewünschte Gebinde ausgewählt öffnet sich durch Anklicken von Neuer Gebindeteil eine Maske zum Anlegen des Teilgebindes. In dieser Maske werden nur die Lagerortdaten des Hauptgebindes automatisch übernommen. Alle weiteren Felder müssen beschlagwortet werden, können jedoch über Anklicken von Beschlagw. v. Gebinde übernehmen bzw. Beschlagwortung kopieren von übernommen werden. 43 Gebinde Register (1) Register Strecke/KG Im Register Strecke/KG wird die Strecke mit Kilometrierung eingegeben. Sollte ein Objekt auf einem bestimmten kilometrischen Punkt liegen, so werden bei von KM und bis KM die gleichen Werte eingetragen. Ist das Objekt keiner Strecke zuzuordnen, ist ein Häkchen bei keine Streckenzuordnung zu setzen. Des Weiteren ist auch die Grundstückzuordnung mit Katastralgemeinde und Grundstücksnummer zu erfassen. Register Anlagenzuscheidung Im Register Anlagenzuscheidung werden die RE Objektbezeichnung sowie die Anlagenklasse und die Anlagennummer eingetragen. 44

23 Gebinde Register (2) Register Projektnummer Im Register Projektnummer kann durch Listenfelder eine Projektnummer oder Projektbezeichnung ausgewählt werden. Register Gebindehistorie In diesem Register wird eingetragen, ob ein Gebinde zur dauerhaften oder befristeten Aufbewahrung bestimmt ist. Basiswert ist Dauernd. Falls ein Gebinde nicht zur dauerhaften Aufbewahrung vorgesehen ist, ist die bekanntgegebene Aufbewahrungsfrist einzutragen. Register Sonstiges Im Feld Herkunft kann die übergebende Organisationseinheit eingetragen werden. 45 Dokument anlegen (1) Um ein Dokument anzulegen, wird vorausgesetzt, dass bereits ein Gebinde oder Teilgebinde angelegt wurde. Zuerst muss das Gebinde oder Teilgebinde in ANDOS gesucht werden. Eine eindeutige Suchmöglichkeit bietet hier das Feld Barcode. Durch Doppelklick auf das gewünschte Gebinde gelangt man in die Detailansicht. Durch Anklicken von Neues Dokument anlegen wird eine weitere Maske zum Anlegen eines Dokumentes geöffnet. In dieser Maske können die Grunddaten vom Gebinde/-teil mit Beschlagw. vom Gebinde/-teil übernehmen oder von einem anderen Dokument Beschlagwortung von Dokument übernehmen übernommen werden oder vollständig neu eingegeben werden. Der Barcode wird über die Tastatur oder mittels Handscanner eingetragen. Durch Drücken von Speichern werden alle Eingaben gespeichert. 46

24 Dokument anlegen (2) Das beschlagwortete, mit dem Barcode versehene Dokument wird eingescannt (lesbar, gerade und vollständig) und in den Importserver verschoben. Das Papierdokument ist anschließend ins Gebinde zurückzulegen. Dabei ist zu beachten, dass die ursprüngliche Ordnung des Gebindes beibehalten wird. 47 Dokumente Register (1) Register Strecke/KG Register Anlagenzuscheidung Register Projektnummer Im Register Projektnummer kann durch Listenfelder nach Projektnummer oder Bezeichnung gesucht werden. Je nachdem, welche Auswahl getroffen wurde, wird die Projektnummer oder Bezeichnung automatisch eingetragen. 48

25 Dokumente Register (2) Register Rechte/Pflicht Aus dem Dokument wird das Recht bzw. die Pflicht entnommen und ins Feld Bedingung übertragen. Im Feld Erläuterung besteht die Möglichkeit, die Bedingung näher zu kommentieren. Auszufüllende Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet. Checkbox Dokumente nach Rechte/Pflichten durchsucht auswählen um Doppelbearbeitungen bei der Erfassung von Rechte/Pflichten bzw. Fristen zu vermeiden. Bei Eintrag von Rechte/Pflichten wird dieses Häkchen automatisch gesetzt. 49 Dokumente Register (3) Im Feld Art der Rechtspflicht ist aus folgenden Vorgaben auszuwählen:» Dauerhaft: Für jene Rechte/Pflichten, deren Erfüllung nicht an einen bestimmten Zeitpunkt oder Zeitraum gebunden ist.» Einmalig: Ist für jene Rechte/Pflichte auszuwählen, deren Erfüllung an bzw. bis zu einem bestimmten Datum gegeben sein muss (zb Vorlage eines Prüfergebnisses). Das Erfüllungsdatum ist nachfolgend als Ende der Rechtspflicht einzutragen.» Wiederkehrend periodisch: Für Rechte/Pflichten mit regelmäßig wiederkehrender Erfüllungsverpflichtung. Hier ist ein Beginn der Rechtspflicht und ein Ende der Rechtspflicht sowie der Intervall der Verpflichtung einzutragen. 50

26 Dokumente Register (4) Mit dem Drücken von Detail öffnet sich eine Detailansicht. In dieser Detailansicht sind im Bereich Recht/Pflicht nochmals die Bedingung und die Erläuterung ausgewiesen. Nachfolgende Informationen sind dort eintragbar:» Fristen der Rechtspflicht. Das Häkchen im Feld Rechtspflicht erloschen ist nach der letztmaligen Durchführung zu setzen Recht/Pflicht erlischt hiermit.» Das Feld Mittelbedarf für Ersatzinvestitionsverpflichtung gegenüber Dritten mit den zugehörigen Feldern Preisbasis (Format JJJJ) und Angenommenes Ersatzinvestdatum (Format JJJJ) dient zur Vormerkung zu erwartender Ersatzinvestitionskosten aus Verpflichtungen gegenüber Dritten.» Hier sollen beispielsweise die Ersatzinvestitionskosten von beizustellenden Feuerwehrausrüstungen (zb im Rahmen von Tunnelsicherheitskonzepten) oder auch von Anlagen (zb bahneigenen Überfahrtsbrücken) aufgenommen werden.» Im Register Anlagenzuscheidung ist auszuwählen, welcher Liegenschaft, welcher Anlage bzw. welchem Objekt das Recht oder die Pflicht zuzuordnen ist. Wenn die Auswahl Gültig für alle Anlagen des Dokuments auf Nein gesetzt wird, kann je Liegenschaft, Anlagen- oder Objektnummer eine Zuordnung getroffen werden. 51 Dokumente Register (5) Im Register Dokumenthistorie wird der Status eines Dokuments bestimmt. Basisstatus ist beschlagwortet, welcher beim Abschluss der Beschlagwortung mit Speichern von ANDOS automatisch gesetzt wird. Folgestatus ist gültig» Neue Dokumente (kürzlich abgeschlossene Projekte), welche zeitnah in ANDOS erfasst werden.» Dokumente, welche im Zuge des Prozesses Asset Compliance oder der Erfassung von Rechten & Pflichten zumindest in Teilen als rechtlich und/oder technisch gültig erkannt werden. Register KW Dieses Register ist ausschließlich für die Beschlagwortung durch Mitarbeiter des GB Energie vorgesehen. 52

27 Dokumente Register (6) Register Anmerkungen Das Register Anmerkung ist für Beschreibungen vorgesehen, welche nicht durch Einträge in den anderen Feldern in ANDOS abgedeckt werden können. Nach den dort gesetzten Einträgen kann nicht gesucht werden. Register Sonstiges In diesem Register kann zum einen die Sichtbarkeit von in ANDOS enthaltenen Informationen gesteuert werden:» Mit dem standardmäßig gesetzten Häkchen Alle Lesen ist eine Findbarkeit dieses Dokuments für alle Benutzer garantiert.» Das Entfernen des standardmäßig gesetzten Häkchens aktiv bewirkt, dass das Dokument bei einer Suchabfrage für alle Benutzer nicht angezeigt wird.» Beim Auswahlfeld Dateneigentümer wird die Lesbarkeit auf Benutzer der gleichen Benutzergruppe eingeschränkt. Dokumente können hier auch hinsichtlich ihrer Relevanz für einmalige oder dauernde Zahlungsflüsse gekennzeichnet werden. Dies erfolgt durch Anhaken des Felds Debitor/Kreditor relevant. 53 Löschen von Datenfeldinhalten Zum Entfernen von Inhalten in der Beschlagwortungsmaske ist je nach Datenfeld unterschiedlich vorzugehen:» Datenfelder ohne Mehrfacheingabemöglichkeit: Es genügt das Entfernen der Zeichen bzw. gesetzten Häkchen.»Datenfelder mit Mehrfacheingabemöglichkeiten: Bei den Datenfeldern Strecke, Grundstückszuordnung, RE-Objekt, Anlagenklasse, Anlagennummer, Projektnummer sowie Zahl und Datum ist die Funktion Datensatz löschen zu verwenden, welche auch nur hier wirksam ist. 54

28 Übergabemodalitäten Die 5 Archive der Anlagendokumentation übernehmen zur elektronischen Erschließung und Aufbewahrung anlagenrelevante Gebinde und Dokumente in digitaler und physischer Form. Diese Dokumente stammen aus folgenden Quellen:» Neudokumente, welche im Zuge des Anlagenmanagementprozesses entstehen.» Neudokumente, welche im Zuge von Projektherstellungen entstehen (Bauakt).» Dokumente aus Bestandsarchiven.» Sonstige Unterlagen nach Vereinbarung Zum Beispiel Regelwerke, Fotos, Zeitschriften, etc. 55 Bauakte/Projektakte/AM-Unterlagen Dies sind alle definierten Bauakte/Projektunterlagen aus den Projektarchiven ab Projektabschluß/Übergabe/Inbetriebnahme der Anlagen sowie alle Unterlagen aus den Prozessen des Anlagenmanagements jeweils nach Abschluss des Geschäftsfalls. Details in der VA 6,4,16-01 Projektablage-Struktur. Diese Gebinde werden digital und physisch archiviert. Digital übergebenes Material wird auch nur digital zur Verfügung gestellt. Arbeitsunterlagen dieser Art können in Ausnahmefällen beim jeweiligen Sachbearbeiter verbleiben. Dies ist aber nicht notwendig, da jederzeit der gesamte Akt bei der Anlagendokumentation zur Bearbeitung wieder entlehnt werden kann. 56

29 Anlagenrelevante dauernd aufzubewahrende Unterlagen - Bauakt Die wesentlichsten Unterlagen sind: Projektplanung Behördenverfahren Bestandsunterlagen (z.b. Pläne, Berechnungen) Unterlage für spätere Arbeiten gem. 8 BauKG Gutachten, Untersuchungen Qualitätsüberwachung Weitere Dokumentationen Erhaltungsvereinbarungen mit Dritten und Übergabeprotokolle Grundeinlöseunterlagen Anrainerunterlagen Details in der VA 6,4,16-01 Projektablage-Struktur 57 Unterlagen aus Bestandsarchiven Alle Gebinde aus Bestandsunterlagen mit anlagenrelevanten Inhalten werden nach einer Sichtung zur Archivierung übernommen. Diese Gebinde werden digital und physisch archiviert. In ANDOS erfasste Arbeitsunterlagen können unter besonderen Umständen bei den zuständigen Sachbearbeitern bleiben. 58

30 Anlagenrelevante temporär aufzubewahrende Unterlagen - Bauakt Es erfolgt eine Erfassung auf Gebindeebene. Die Dokumente werden nicht erfasst. Zum angegebenen Zeitpunkt werden diese Unterlagen vernichtet ( Ausscheidungsdatum wird vom Übergeber ordnerweise festgelegt). 59 Keine Archivierung durch ZAM-AIS Folgende Unterlagen werden nicht durch ZAM-AIS übernommen bzw. mittels ANDOS bereitgestellt:» Dokumente, welche in SAP (SAP-RE, SAP-HR, usw.) abgelegt sind.» Wiederkehrende Aufzeichnungen des Anlagenzustandes (Wartungsaufzeichnungen)» Dokumente über die Betriebsführung auf der Anlage, welche auf anlagenrelevanten Unterlagen aufbauen und die Anlagenverwendung im Rahmen der damit bestimmten Parameter näher beschreiben. Diese Unterlagen und deren Veränderung wird durch die zuständige OE evident gehalten. 60

31 Ansprechpersonen Zentrale Ing. Alfred Ramßl Leiter Anlageninformationssystem Tel DI Werner Grimus Recherchen zu Anlagendokumenten, Technischer Sachbearbeiter, Handbuch ANDOS Tel Hermann Gattermayer Systembetreuung ANDOS Mobil MMag. Daniela Böhm Konzeptentwicklung, gesetzliche Dokumentationspflichten, Betreuung ANDOS-User Tel Ansprechpersonen Standorte (1) Martin Langer Standortleiter Anlagendokumentation Ost Wien Tel Wolfgang Putz Standortleiter Anlagendokumentation Nord/Mitte Linz Tel Hans-Peter Fasl Anlagendokumentation Nord/Mitte, Außenstelle Salzburg Tel

32 Ansprechpersonen Standorte (2) Renato Mlekusch Standortleiter Anlagendokumentation Süd Villach Tel Wilfried Hueber Standortleiter Anlagendokumentation West Innsbruck Tel Danke für die Aufmerksamkeit! 64

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