IT Assetmanagement. Einführung in eine effektive IT Verwaltung mit Spider Asset

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1 25 years Innovation Quality Sustainability IT Assetmanagement Einführung in eine effektive IT Verwaltung mit Spider Asset Wozu dient eine IT Assetverwaltung? Welche Vorteile ergeben sich für das Unternehmen? Und was haben die Mitarbeiter davon? In kleinen Unternehmen weiss der Administrator auswendig, welche Computer in welcher Abteilung stehen, und wie sie in etwa konfiguriert sind. Wird das Unternehmen grösser, helfen oft einfache Tabellen in einem Tabellenkalkulationsprogramm, die Daten dauerhaft zu sichern. Doch leider kann man so keine vernünftige Verwaltung aufbauen: Die wichtigsten Gründe sind: Tabellenkalkulationen sind anfällig für Fehleingaben. Nur ein Mitarbeiter kann zeitgleich auf die Daten zugreifen. Die Daten sind nur an wenigen Arbeitsplätzen verfügbar. Die Datenmenge ist sehr begrenzt wesentliche Informationen fehlen. Im Alltagsbetrieb muss der Administrator, der Servicetechniker, eigentlich die ganze IT-Abteilung wissen, welche Rechner von wem benutzt werden, welcher Monitor angeschlossen ist, welche Drucker benutzt werden, welche Software an welchem Arbeitsplatz in welcher Konfiguration läuft. Auch die Kollegen aus dem Helpdesk, die für Supportanfragen zuständig sind, müssen in kürzester Zeit die aktuellen Daten zu einem bestimmten Arbeitsplatz erfahren. Nur so ist eine schnelle Unterstützung ohne umständliche Nachfragen gewährleistet. Für den Netzwerkbetrieb sind Daten zur Netzwerkkonfiguration wichtig: IP-Adresse, Subnetmask und so weiter. Die kaufmännische Abteilung interessiert sich ebenfalls für die EDV-Investitionen. Welche Geräte wurden wann zu welchem Preis beschafft? Sind sie noch im Einsatz? Wie oft wurden einzelne Modelle repariert? Sind sie im Servicevertrag? Wann läuft die Garantie ab? Die IT-Mannschaft kümmert sich weniger um die Finanzen als um die Technik und deren Wartung. Reparatur, Konfiguration und Aktualisierungen stehen hier im Vordergrund. Wie verhält man sich bei Softwareupdates, wie beim fälligen Erneuern der Hardware? Soll die alte Konfiguration des Rechners per Hand ermittelt und mühevoll auf dem neuen Gerät restauriert werden? Oder unterstützt die IT-Abteilung eine genehmigte Konfiguration und sorgt mit einem standardisierten Installationsprozess dafür, dass die für einen Arbeitsplatz freigegebene Software jederzeit auf einen Rechner installiert werden kann? All diese Fragestellungen erfordern spezialisierte Datensammlungen. Die oft geübte Praxis, Daten in jeder Fachabteilung, gar bei jedem Verantwortlichen individuell zu sammeln, sorgt für Probleme: Jeder Sammler muss die Daten selber aktuell halten, die Informationen können nicht untereinander abgestimmt werden. Aber wie sollen diese Daten für alle Zwecke sinnvoll strukturiert erfasst und dauerhaft gespeichert werden? Wie hält man sie kostengünstig aktuell? Die Lösung liegt in einer zentralen Datenbank, die sich je nach Anforderung konfigurieren und auswerten lässt. In den letzten Jahren hat sich gezeigt, dass eine hierarchische Struktur sinnvoll ist, die alle Elemente einer Konfiguration sinnvoll miteinander in Beziehung setzt. Da einzelne Elemente eines Arbeitsplatzes gegeneinander austauschbar sind, etwa beim Hardwaretausch, ist die Hierarchie der Elemente kritisch.

2 Arbeitsplätze im Fokus Spider Asset wählt als Klammer für die Verwaltung einer Konfiguration den Arbeitsplatz. Da auch Server und Druckstationen verwaltet werden sollen, wurde bei Spider Asset der Arbeitsplatz noch allgemeiner definiert: Als Funktionseinheit. Eine Funktionseinheit ist eine Ansammlung von Hardware, Software, Netzwerkanschlüssen und Nutzerdaten. Jedes dieser Elemente kann ausgetauscht werden, ohne dass die Informationen der anderen Komponenten beeinflusst werden. Der Rechnertausch etwa findet statt, ohne dass die Netzwerkkonfiguration des Arbeitsplatzes neu eingetragen werden muss! Dies ist vor allem für Netzwerke mit festen IP-Adressen sinnvoll. Eine Funktionseinheit kann mehrere Funktionen haben: Sie kann als Arbeitsplatz dienen oder als Server. Weitere Funktionen sind denkbar. Jede dieser Funktionen erzwingt, dass andere Detaildaten gespeichert werden müssen. Trotzdem teilen alle Typen einer Funktionseinheit eine gemeinsame Informationsmenge: Jede Funktionseinheit hat einen Standort, ist einer Kostenstelle zugeordnet, gehört einer Abteilung an. Das gleiche Prinzip gilt für die Hardware. Es gibt Rechner, die sich wiederum in Server, Desktops und Laptops unterteilen lassen. Lokale Drucker können als Multifunktionsdrucker oder als Laserdrucker verwaltet werden, denn jedes dieser Geräte hat unterschiedliche, für den Betrieb relevante Merkmale. Als Oberbegriff für Hardware hat sich der Begriff Asset eingebürgert. Dieser, aus dem amerikanischen übernommene Begriff steht für Wertgegenstand, aber auch für Wirtschaftsgut. Er macht deutlich, dass vor allem die Hardware auch als Investition begriffen wird, die als Wertgegenstand erfasst, geschützt und verwaltet werden soll. Gerade bei der Hardware kommt ein weiteres Problem hinzu: die Fülle der Detailinformationen. Jedes Modell wird mit einer anderen Ausstattung geliefert: Teilweise ändern die Hersteller stillschweigend die ausgelieferte Konfiguration. So wird zum Beispiel bei einem Rechnermodell ab einem bestimmten Zeitpunkt eine grössere Festplatte geliefert. Allerdings können viele betriebsrelevante Merkmale durch Auf- oder Umrüstung geändert werden, etwa der Arbeitsspeicher. All diese Detailinformationen zu einem Modell sollten bei der Ersterfassung standardisiert erfasst werden eine Modellverwaltung muss her, die neue Geräte in der gerade aktuellen Konfiguration erfasst und nachträglich individuelle Anpassungen erlaubt. Sind erst einmal alle Daten erfasst, macht die Assetverwaltung richtig Spass: Die Daten stehen dank der Internet- Technologie allen Mitarbeitern zur Verfügung. Das mehrstufige Berechtigungskonzept ordnet und lenkt den Informationsfluss. So kann erreicht werden, dass jeder Mitarbeiter Zugriff auf seine Daten zu Arbeitsplatz, Hardware und Software hat. In der Regel wird man dieses Feature so einstellen, dass die meisten Mitarbeiter nur lesende Rechte haben. Die IT-Abteilung kann sich jede Konfiguration auf den Bildschirm holen, die Daten aktualisieren, aber auch umfassende Auswertungen fahren. Wie viele Rechner sind zurzeit in Reparatur? Welche Modelle sind besonders häufig ausgefallen? Bei einem geplanten Software- Upgrade kann die Frage wichtig werden, welche Arbeitsplätze diese Software haben, ob die dazugehörigen Rechner über ausreichend Arbeitsspeicher und leistungsfähige Prozessoren verfügen. So kann bereits im Vorfeld bestimmt werden, was das Upgrade kosten wird. Die kaufmännische Abteilung kann die Kosten des IT-Betriebs sinnvoll und gerecht verteilen. Da alle Funktionseinheiten und jede Hardwarekomponente die zugeordnete Kostenstelle speichern, ist eine Zuordnung zum Kostenträger zeitnah möglich. Daten über Serviceverträge, Leasing- oder Garantieregelungen werden jedem Asset zugeordnet. So können finanzielle Optimierungen mit wenig Aufwand erzielt werden. 2

3 Aufgaben einer Assetverwaltung Jede Investition im Bereich der EDV eines Unternehmens macht einen Lebenszyklus durch. Sie wird bestellt, geliefert, an den richtigen Arbeitsplatz erbracht, installiert und schliesslich genutzt. Während des Einsatzes wird sie gewartet, repariert, an einen anderen Arbeitsplatz gebracht, zwischendurch gelagert und schliesslich ausgegliedert. Jeder dieser Arbeitsschritte ist mit Verwaltung, Aufwand und Kosten verbunden. Spider Asset reduziert den Aufwand für die Verwaltung, indem es erfasste Daten strukturiert vorhält, den Lebenszyklus der Investitionen soweit sinnvoll protokolliert und Automatisierungen unterstützt. Um eine Komplettlösung wie Spider Asset optimal einzusetzen, sind einige organisatorische Massnahmen unumgänglich. Für die Planung sollte man die Grundideen und Prinzipien von Spider Asset im Überblick kennen. Identifikation der Elemente Alle Dinge, die zentral verwaltet werden sollen, müssen eindeutig identifizierbar sein für Mensch und Maschine. Gibt sich die Maschine mit kryptischen Kennungen zufrieden, etwa Seriennummern, Mac-Adressen oder zufällig bestimmten, eindeutigen Zeichenketten, sind Menschen eher an leicht merkbaren Namen orientiert. Diese Namen müssen über alle Objekte eindeutig sein, sollen aber dennoch leicht kommunizierbar sein. Vor allem im Alltagsbetrieb ist es wichtig, dass ein hilfesuchender Mitarbeiter nicht über meinen PC, das ist so ein grauer Kasten mit blauem Deckel spricht, sondern sein Gerät eindeutig benennen kann. Deswegen ordnet Spider Asset jedem erfassten Asset eine Asset-Nr. und jeder Funktionseinheit eine Kennung zu. Diese finden sich auch auf den Aufklebern, die an den Geräten angebracht werden müssen, um eine sichere Identifizierung über die gesamte Verweildauer des Geräts im Unternehmen zu sichern. Die Funktionseinheitenkennung wird ebenfalls, sofern möglich, per Aufkleber am Arbeitsplatz angebracht, um diesen sicher wieder zu erkennen. Dieses Verfahren erleichtert nicht nur den Betrieb von Spider Asset, sondern unterstützt auch die Servicemitarbeiter sowie den Helpdesk. Zusätzlich kann die Kennung in die Registry des Rechners geschrieben werden, um die digitale Auslesung zu vereinfachen. Oft wird lange darüber nachgedacht, wie diese Kennungen gefunden werden. Ein eindeutiges System ist oft hilfreich. Bei den Asset-Nr. zur Kennzeichnung der Geräte wird in der Regel eine einfache, laufende Nummerierung ausreichend sein. Manche Unternehmen nutzen auch einfach die aus dem kaufmännischen System übernommene Inventarnummer, um daraus die Asset-Nr. abzuleiten. Bei den Kennungen für die Funktionseinheiten haben sich drei alternative Verfahren als besonders praktikabel herausgestellt. Ist das Unternehmen so organisiert, dass ein Arbeitsplatz immer von der gleichen Person benutzt wird, kann die Funktionseinheit nach dem Inhaber (Hauptnutzer) benannt werden. Um eine besonders einfache Identifizierung zu ermöglichen, wird der Login Name benutzt, den der Anwender zur Identifizierung im Netzwerk benutzt. Sollte ein Mitarbeiter mehrere Arbeitsplätze benutzen, etwa einen stationären und einen mobilen, kann man den zweiten durch eine zusätzliche Ziffer kennzeichnen. Bei grösseren Unternehmen teilen sich die Mitarbeiter die Arbeitsplätze. In diesem Fall kann die Funktionseinheitenkennung aus einem Abteilungskürzel und einer laufenden Nummer zusammengesetzt werden. Spider Asset unterstützt dieses Verfahren, indem es beliebig viele Kürzel als Präfix verwaltet. Nach Auswahl eines Präfixes generiert Spider Asset automatisch eine laufende Nummer. Hat etwa die Abteilung Finanzen und Controlling das Kürzel FUC, erzeugt Spider Asset automatisch die Funktionseinheitenkennungen FUC0001, FUC0002, FUC Sollte auch dieses Verfahren nicht praktikabel sein, bieten sich freie Nummerierungen an. Über ein frei definierbares Regelwerk können dann Kennungen genutzt werden, die entweder per Hand oder per Zusatzmodul bestimmt werden. Das Add-On Columbus Inventory Scanner liest regelmäßig bis zu 5000 Konfigurationsinformationen je Asset aus und meldet ausgewählte Daten an Spider Asset. Es benutzt die digital auslesbare Seriennummer der Hardware zur Identifikation. 3

4 Konfiguration Einen detaillierten Standard zur Verwaltung der IT-Landschaft kann es nicht geben. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen, zu vielfältig die zu speichernden Informationen. Aber es gibt Prinzipien, die bei praktisch allen Unternehmen sinnvoll sind. Dies betrifft vor allem die Organisation der Objekthierarchie. Zunächst muss bestimmt werden, was verwaltet werden soll: Hardware, Software, Mitarbeiterdaten. Diese Informationen werden zu Funktionseinheiten zusammengefasst. Eine Funktionseinheit ist somit eine Klammer, die einen Arbeitsplatz, einen Server oder eine Druckstation in ihren Komponenten zusammenhält. Jede Funktionseinheit kann beliebig viele Assets beherbergen. Umgekehrt kann ein Asset nur einer Funktionseinheit zugeordnet sein. Pro Funktionseinheit sollte nur ein (aktiver) Rechner, sei es ein Desktop oder ein portables Gerät, zugeordnet werden. Dies ist sinnvoll, da nur so die Zuordnung der anderen Elemente eindeutig ist. Jede Funktionseinheit kann beliebig viele Softwarepakete tragen. Jedes Softwarepaket trägt eine allgemeine, für dieses Paket gültige Konfiguration. Die für die konkrete Einzelinstallation notwendigen Daten werden der Zuordnung beigefügt. Das beigeordnete Netzwerkinterface speichert die logische Netzwerkkonfiguration des Rechners. Der oder die zugeordneten Mitarbeiter werden für die Benutzerverwaltung benötigt. Hier ist das zentrale Merkmal der Login-Name, der für die Anmeldung am Netzwerk benutzt wird. Während diese Hierarchie nicht abgeändert werden kann, sind die Zusatzmerkmale (Parameter) eines jeden Elements konfigurierbar. So ist es möglich, für alle Desktops Daten zur CPU und dem Arbeitsspeicher zu verwalten, während die Assets der Klasse LCD-Monitore die Bildschirmdiagonale und optimale Auflösung speichern. Die erwünschten Parameter der einzelnen Objekte sollten nach der Erstinstallation überprüft und ggf. angepasst werden. Rechteverwaltung Nicht alle Mitarbeiter dürfen alles. Eine Selbstverständlichkeit in der IT-Welt. Damit ist eine Benutzerverwaltung unverzichtbar. Sie ordnet aus Vereinfachungsgründen die für Spider Asset zugelassenen Anwender einer Gruppe zu, über die der Anwender seine Rechte erhält. Neben der Gewährung von Zugriffsrechten auf Formulare und deren Daten ist die Feinsteuerung der Verfügbarkeit einzelner Detailinformationen für einen geregelten IT-Betrieb unverzichtbar. Spider Asset verfügt über einen Mechanismus, der einzelnen Benutzergruppen das Schreibrecht und noch weitergehend auch die Sichtbarkeit einzelner Informationen, getrennt nach den Objektarten, zuordnen kann. So können Administratoren andere Daten betrachten und pflegen als etwa die Mitarbeiter selber. Statusfolge Im Laufe ihres Lebens machen Assets einiges mit. Sie werden angeschafft, ins Lager gelegt, transportiert, installiert, betrieben, repariert und verkauft oder verschrottet. All diese Status sind für den Betrieb wichtig. Spider Asset verwaltet für jedes Asset den momentanen Status mit Zeitpunkt der Setzung. Alle Status, die jemals einem Asset zugeordnet wurden, werden zudem in der Historie vorgehalten. So kann die Verweildauer eines Assets in einem Status leicht ermittelt werden, etwa für die Reparaturdauer oder den Einsatz-Status. Welche Status für ein Unternehmen wichtig sind, bestimmen es selber. Die individuelle Konfiguration beschreibt für jede Assetklasse, also Desktops, Laptops, Monitore etc. ein, welche Status verfügbar sein sollen. In der im Paket enthaltenen Grundkonfiguration sind einige, beliebte Status bereits angelegt. Soll eine konkrete Abfolge im Rahmen eines Betriebskonzept auf Prozess-Basis durchgesetzt werden, unterstützt Spider Asset auch hier: Für jede Asset klasse lässt sich definieren, in welcher Reihenfolge welche Status anwählbar sein soll. Standortverwaltung 4 Jede Funktionseinheit, jedes Asset befindet sich an einem Ort. Und genauso sicher ist es notwendig, diesen Ort zu kennen. Die in Spider Asset integrierte Standortverwaltung realisiert eine strukturierte Verwaltung der Standorte bis auf die Raumebene hinab. So kann bei einem Rollout leicht bestimmt werden, welche Geräte gemeinsam angefasst werden sollen, weil sie etwa auf dem gleichen Stockwerk stehen. Um Schreibfehler zu vermeiden, und eine eindeutige Zuordnung der Standorte sicherzustellen, enthält Spider Asset eine Struktur, die jedes Stockwerk und, sofern erwünscht, jeden Raum eindeutig identifiziert. Der normale Anwender kann nur aus der Liste der vordefinierten Standorte auswählen, wodurch er sich viel Tipparbeit erspart. Umgekehrt kann so fehlerfrei eine Liste aller Assets, die in einem bestimmten Gebäude stehen, gefertigt werden. Würden die Standorte per Hand gepflegt, wäre dies aufgrund der verschiedenen Schreibweisen nicht möglich.

5 Lieferscheine Ein Asset, also Hardware, kann einer Funktionseinheit zugeordnet sein. Ist sie es nicht, etwa weil sie gerade im Lager verweilt, benötigt man ein anderes Instrument, um nicht in der Flut der Assets zu verschwinden den Lieferschein. Dieses Objekt versammelt beliebig viele Assets unter sich, um ein weiteres Strukturelement zu geben. So kann man den Lieferschein als Abbild eines wirklichen Liefer- oder Wareneingangsscheins betrachten. Manchmal wird der Lieferschein aber auch als Warenbestandsschein angesehen. Wichtig ist lediglich, die grosse Anzahl von Assets sinnvoll zu Gruppen ordnen zu können. Und wenn dies auf dem Lieferschein erfolgt, ist da die praktischste Lösung. MitarbeiterInfo In einem Unternehmen ohne Assetverwaltung behandeln Mitarbeiter die bereitgestellten Geräte oft nicht sehr pfleglich. Sie werden hin-und hergetragen, man tauscht mal schnell den Monitor mit einem Kollegen, bei einem Abteilungswechsel kommt alles durcheinander. Die Ursache hierfür liegt meist in der Tradition: Ein Computer und seine Teile werden als frei verfügbares Gut betrachtet und nicht als eine wertvolle Investition, die dem Mitarbeiter verfügbar gemacht wurde und für die er auch verantwortlich ist. Wüsste jeder Mitarbeiter, welche Geräte ihm zur Verfügung gestellt wurden, und wer dafür bezahlt, würden Unregelmässigkeiten wie Gerätetausch oder Schwund bereits am Ort des Geschehens unterbunden: Der Mitarbeiter erlebt seine Verantwortung und hat ein Interesse daran, seine Geräte zu behalten. Die in der Spider Assetverwaltung integrierte Mitarbeiterinformation, ein spezielles Formular, das auch ohne andere Berechtigung an Spider Asset durch den Mitarbeiter aufgerufen werden kann, fasst alle Kerninformationen über die zur Verfügung gestellten Assets zusammen. Mit Hilfe der am Gerät angebrachten Aufkleber Asset-Nr. und Funktionseinheitenkennung prüft der Mitarbeiter, ob seine Geräte auch alle da sind. Ausserdem kann er leichter über Störungen berichten: Er spricht gegenüber dem Kollegen aus dem Service nicht von meinem Computer sondern vom Asset R3423, das der Servicemitarbeiter eindeutig in der Assetverwaltung identifizieren kann. Reports Die in Spider Asset gesammelten Informationen bekommen durch die Reports einen besonderen Wert. Wie viele Geräte sind zurzeit in Reparatur? Welches Modell wird besonders häufig ausgetauscht? Wie viele Rechner sind im Einsatz? Wie oft wird dieses Softwarepaket eingesetzt? Wie hoch ist der Warenwert, der auf eine Kostenstelle gebucht ist? Neben diesen einfachen, aber wichtigen Fragen stellen sich komplexere: Wie viele Rechner, auf denen eine Software installiert ist, für die ein Update vorgesehen ist, haben eine zu leistungsschwache CPU oder zu wenig RAM? Spider Asset unterscheidet drei Berichtsarten: Die einfachen Berichte für die unkomplizierte Information, die etwas aufwändigeren und leistungsfähigeren Berichte mit Filter-und Sortierfunktion sowie die Excel-Berichte. Ein XML-Exporter stellt Daten für externe Berichtssoftware bereit. Alle diese Berichte sind frei konfigurierbar. Je nach Anspruch definiert der Administrator die unterschiedlichsten Datenzusammenfassungen, legt die Filteroptionen fest und lässt Benutzergruppen zu. So bekommt die IT-Abteilung genau die Informationen, die sie benötigt, das Controlling ist mit wenigen Mausklicks über den Stand der Dinge informiert. Vor allem die Excel Berichte sind ausserordentlich leistungsstark: Eine vom Administrator vordefinierte Arbeitsmappe wird auf den Desktop geladen und zieht sich von nun an automatisch die aktuellen Informationen. Mit den in Excel implementierten Auswertungstools wie Sortierung, Filterung und vor allem der Pivot-Funktion sind auch komplexe Auswertungen schnell erledigt und präsentationsfertig. 5

6 Exporte Nicht immer reichen die über Reports bereitgestellten Informationen. Oft müssen umfangreiche Datensammlungen an andere Systeme weitergegeben werden, etwa für den Abgleich mit Buchhaltungsdaten oder für den ganz besonderen Bericht. Spider Asset stellt hierfür den Paketgenerator bereit. Mit seiner Hilfe lassen sich vordefinierte Datenpakete, die auch etwas umfangreicher ausfallen dürfen, bequem über das Web erzeugen und herunterladen. INI-Generator Für das automatische Aufsetzen, also die Erstinstallation eines Rechners, stellt Spider Asset einen INI-Generator bereit. Er stellt die Informationen bereit, die ein Installationsskript benötigt, um einen Rechner ohne weitere Eingriffe für eine definierte, in Spider Asset vorkonfigurierte Funktionseinheit, sei es Arbeitsplatz, Server oder Druckstation, vorzubereiten. Neben der Netzwerkkonfiguration wird automatisch die benötigte Software installiert. Sofern sinnvoll wird sogar der Benutzername und sein Login eingetragen, sodass der Mitarbeiter sich unmittelbar einloggen kann. Die für dieses Feature nötigen Informationen stammen komplett aus der vorkonfigurierten Funktionseinheit. Wie kommen die Daten ins System? Spider Asset verwaltet ohne Probleme Millionen von Einzelinformationen. In kleineren Installationen kann die Ersterfassung der Daten durchaus im Alltagsbetrieb per Hand erfolgen. Bei umfangreicheren Einführungen ist eine automatische Datenerfassung sinnvoller. Sind die Daten erst einmal erfasst, kommt Ruhe ins System. Doch ohne Datenpflege geht es nicht. Zu schnell laufen Realität und Datenbestand auseinander, sorgt man nicht regelmässig für Abstimmungen. Ersterfassung Nur in kleineren Unternehmen wird man sich die Ersterfassung aller Funktionseinheiten und Assets per Hand zumuten wollen. Dieses Verfahren ist sinnvoll, wenn etwa ein umfassender Rollout erfolgen soll, oder ein Unternehmen sowieso eine Inventur macht, da bisher kein Inventorysystem genutzt wurde und andere Systeme die Daten auch nicht sauber liefern können. Stehen aber die Informationen in geeigneter Form bereits bereit, kann Spider Asset über seine Importer alle Daten, die für eine umfassende Erfassung der Geräte, deren Konfiguration und kaufmännischer Daten, einlesen. Auch Funktionseinheiten lassen sich anlegen. In der Regel wird man zunächst die Daten aus den Quellsystemen, sei es ein Inventorysystem wie SMS von Microsoft oder ein ERP-System wie SAP, auslesen und aufbereiten. Zu oft sind Informationen nicht präzise genug oder liegen in einem eher kryptischen Format vor. Geeignete Übersetzer können aus den Seriennummern der Geräte die Modellbezeichnung auslesen, Asset-Nr. und Funktionseinheitenkennungen können automatisch generiert werden. Die so gewonnenen Rohdaten werden nach einer eingehenden Prüfung ins System eingespielt. Dazu reicht es aus, die Daten in das definierte XML-Format zu überführen und anschliessend dem Importer zuzuführen. 6

7 Datenpflege im Betrieb Eine der wichtigsten Punkte zum erfolgreichen Betrieb einer Assetverwaltung ist die Einbindung des Systems in den Alltagsbetrieb. Sind es die Servicetechniker gewohnt, auf Zuruf Änderungen an den Installationen vorzunehmen, dürfen die Mitarbeiter selbständig Software installieren und Geräte austauschen, ist es mit der Einheitlichkeit in der IT schnell vorbei. Ein geregeltes, planbares IT Management kann nicht mehr stattfinden. Werden aber alle Änderungen an den von der Assetverwaltung erfassten Einheiten über Spider Asset angefordert und von dort eingeleitet, ist die Datenqualität automatisch garantiert. Change Requests, also spezielle Serviceanforderungen an die IT-Fachabteilung, können zum Beispiel über die Aufgabenverwaltung von jedem Mitarbeiter des Unternehmens ins System eingestellt und vom Servicemitarbeiter entgegen genommen werden. Seine Bereitschaft, seine Änderungen dann auch gleich in Spider Asset zu buchen, ist durch diese Integration deutlich gestiegen. Oft sind mit der Einführung von Spider Asset einige organisatorische Änderungen notwendig. Soll Spider Asset Klarheit und Struktur in den IT-Betrieb bringen, müssen die abgekürzten Dienstwege überdacht werden, um eine klare Organisation zu erreichen. Inventory Viele Unternehmen setzen Programme ein (z.b. Columbus Inventory), die automatisch die vorhandenen Netzwerke nach Computern durchsuchen und von diesen ausgewählte Informationen einsammeln. So ist man stets über den im Netzwerk installierten Hardwarebestand informiert. Leider können derartige Inventory System die Daten nicht praxisgerecht aufbereiten: So fehlen wichtige Detailinformationen wie etwa die kaufmännischen Daten. Auch können nicht alle für den Betrieb relevanten, technischen Daten gesammelt werden. Mit dem Inventory Modul liest Spider Asset in das XML-Format konvertierte Daten aus einem beliebigen Inventorysystem ein und schreibt sie in die Spider Datenbank. Da die meisten Inventory Systeme die Seriennummer der Rechner auslesen können, dient dieses Merkmal für die eindeutige Identifizierung. Besser ist es allerdings, wenn auf dem Rechner, für das Inventorysystem lesbar, die Asset-Nr. und ggf. die Funktionseinheitenkennung abgelegt ist. Diese beiden Informationen ermöglichen Spider Asset klare Aussagen zu treffen, welches Gerät welcher Funktionseinheit zugeordnet ist, und wann es zuletzt im Scan enthalten war. Importmodul Für eine nahtlose Einbindung von Spider Asset in die unternehmensweite Datenlandschaft ist ein automatischer Datenabgleich notwendig. Das Spider Asset Importmodul ist in Form eines Service gearbeitet, der automatisch definierte XML-Pakete einlesen und mit der gespeicherten Information abgleichen kann. Ob es nun um den Import von aktuellen Mitarbeiterdaten aus der Mitarbeiterverwaltung geht oder umfangreiche Buchungen, etwa im Rahmen eines grossen Umzugs oder eines Rollouts vorgenommen werden sollen: Spider Import löst das Problem. Praktisch überall: Das Intranet Eine der herausragenden Eigenschaften von Spider Asset ist seine unternehmensweite Präsenz: Ohne dass auf einem Arbeitsplatz etwas installiert werden muss, ist Spider Asset voll nutzbar. Lediglich ein Internet Explorer ist notwendig. Und der ist in allen Windows-Versionen kostenlos dabei. Durch einfaches Navigieren zum Spider-Server (meist heisst er auch Spider ) erreichen Mitarbeiter, Service und Controlling alle Informationen, die sie für ihre Zwecke benötigen. Sei es die Information über den eigenen Arbeitsplatz (MitarbeiterInfo), eine schnelle Buchung nach einer Änderung an einem Arbeitsplatz (Funktionseinheit) oder einer der Berichte: Spider Asset ist überall. Da der Aufruf der einzelnen Seiten alle Informationen über die darzustellenden Daten enthält, und da die Authentifizierung automatisch erfolgen kann, können sogar Informationen über Spider Asset per ausgetauscht werden. Im einfachsten Fall kann ein Kollege die Adresse einer Funktionseinheit aus dem Explorer in eine kopieren und seinem Kollegen schicken. Mit einem Klick ist dieser, sofern er dazu berechtigt ist, an der gleichen Stelle wie der Absender! 7

8 Fazit Spider Asset macht das für den IT Betrieb notwendige Wissen global im Unternehmen verfügbar. Während die Datenpflege in vielen Bereichen automatisch erfolgt, kann die Abfrage und Korrektur der Daten durch die Mitarbeiter unternehmensweit von jedem Arbeitsplatz aus erfolgen entsprechende Berechtigung vorausgesetzt. Die Ergebnisse lassen sich sehen: Aktuelle Statistiken, Auswertungen zur Fehlerhäufigkeit, Basisdaten zur Kostenrechnung werden genauso präzise geliefert wie die Eckdaten für die Investitionsplanung. Wer weiss, was ist, kann sicher entscheiden. Headquarter Brainware Solutions AG Sumpfstrasse 15 CH-6300 Zug Tel Germany Spider LCM GmbH Paul-Dessau-Strasse 8 DE Hamburg Tel United Kingdom Brainware Technologies Ltd. 7 Warnham Court, Grand Avenue Hove, East Sussex, Berkshire BN3 2NJ, United Kingdom Tel Asia Brainware Japan Inc. Anzen Building Residence Motoakasaka Minato-ku, Tokyo , Japan Tel Africa Columbus Technologies (PTY) Ltd. Corporate Corner, Block 8 5 Marco Polo street, Highveld 0169, Centurion, South Africa Tel brainwaregroup Alle Rechte vorbehalten

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