Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems

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1 Fehler und Probleme bei Auswahl und Installation eines Dokumentenmanagement Systems Name: Rainer Weissert Funktion: Organisation: Principal Consultant, Geschäftsführer der Alegri Niederlassung Stuttgart Alegri International Group Liebe Leserinnen und liebe Leser, ohne eine datenbankgestütze Dokumentenverwaltung geht in größeren Unternehmen nichts mehr. Der Markt aber will es, dass Unternehmen qualitativ und quantitativ sehr unterschiedliche Ansprüche an das Dokumentenmanagement System stellen. Leider werden Fehler und Mängel oft erst klar, wenn das System bereits installiert ist. Was ist zu tun um Fehler zu vermeiden? Viele Angebote einholen, oder doch lieber einen Berater beauftragen? Vielleicht sollte man Software generell nur mieten, um den Schaden gering zu halten? Das Leben bietet eben nicht immer Rückgängig: Eingabe... Viel Spaß beim Lesen wünscht Ihnen Ihr NetSkill-Team Seite 1

2 Sehr geehrter Herr Weissert, Frageblock 1: Welche Kriterien sollte ein Unternehmen bei der Auswahl eines Dokumentenmanagement Systems beachten? Welche Rolle spielen hier Faktoren wie Wirtschaftlichkeit, Branche, Größe und organisatorische Aufstellung? Natürlich sollte zunächst die Zielsetzung des Dokumentenmanagement Systems (DMS) geklärt sein. Das hört sich banal an, aber es ist ganz entscheidend, was das DMS im Unternehmen erreichen soll. Ist es eher die Prozessoptimierung aus Sicht einer (oder mehrerer) Fachabteilungen, z.b. die Optimierung von Genehmigungsworkflows wie Reisekostenabrechnung oder Vertragsfreigaben, sollen umfassendere Prozesse verbessert werden wie beispielsweise das Reklamationswesen oder die Employee Self Services oder will man Lösungen für z.b. Fuhrparkmanagement oder Vertragsmanagement. Gleichzeitig ist der Fachbereich an sich bzw. die Branche zu berücksichtigen: müssen bestimmte regulatorische Richtlinien beachtet werden wie die FDA- Anforderungen in der Pharmabranche, die REACh-Vorgaben für die chemischen Betriebe oder generelle gesetzliche Bestimmungen wie Archivierungsvorschriften. Dann gibt es noch die inhaltliche Sicht, meist bei der Einführung eines DMS im Gesamtunternehmen, z.b. als Intranet. Hier werden die Fragen des Wissensmanagements interessant, die intelligente Aufbereitung von Themen, die das gesamte Unternehmen betreffen. Das schließt natürlich ausgeklügelte Suche, Indizierung usw. ein. Für den Bereich Zusammenarbeit ein nicht zu unterschätzendes Thema im Dokumentenmanagement, z.b. um Doppelablagen zu vermeiden sind Portale und Projektablagen wichtig. Dazu zählen auch Web 2.0-Möglichkeiten wie Chats, Instant Messaging und Präsenzinformationen. Bei der Auswahl eines DMS-Systems grundsätzlich entscheidend sind dann natürlich die technischen Kriterien und die Kosten das ist klar, daher habe ich prozessuale und inhaltliche Aspekte an den Beginn gesetzt. Seite 2

3 Wichtig ist die Integrationsfähigkeit des Systems, also die einfache und automatisierte Anbindung von Drittsystemen wie SAP und die komfortable Möglichkeit von Schnittstellen zu Fremdsystemen. Denn der Zugriff auf die Dokumente und dazugehörende Daten, -Attachments usw. erfolgt in der Regel ja über das Dokumentenmanagement System. Hier ist es ein Muss, dem User das Ganze so einfach wie möglich zu machen, so dass der Benutzer sowohl kontextual wie prozessual arbeiten kann und natürlich alle Dokumente zu einem Vorgang zusammen hat, z.b. in einer Projekt Site oder einer Team Site. Von der Kostenseite her ist es wichtig, dass das gewählte System mit einem überschaubaren Aufwand implementiert werden kann.beispielsweise sollten kleine Änderungen, Anpassungen und Auswertungen in bestimmtem Rahmen selbst gemacht werden können. Nicht jedes Mal muss dann ein Berater x Tage vor Ort sein, um kleinere Zusatzanforderungen anzupassen. Bestimmte Kundenwünsche müssen einfach out of the box umsetzbar sein. Es ist empfehlenswert, Funktionalität und Komplexität eines DMS genau gegeneinander abzuwägen. Beim Thema DMS ist also der Plattform-Gedanke aus meiner Sicht entscheidend: Das DMS sollte mehr können, als nur DMS. Hier empfiehlt sich Microsoft SharePoint 2010, weil DMS, Content Management wie Intranet, Extranet und Internet und die Collaboration gut abbildbar sind. Die Anbindung von SAP läuft über Duet Enterprise problemlos. Spätere Zusatzwünsche anderer Abteilungen lassen sich gut realisieren. Das ist nachhaltig! Seite 3

4 Frageblock 2: Bitte beschreiben Sie ein fiktives Worst-Practice-Beispiel. Was kann alles schief gehen bei der Auswahl und Einrichtung eines Dokumentenmanagement Systems? Letztendlich lassen sich hier die Antworten zu Frage 1 einfach umkehren! Entscheidender Fehler bei der Auswahl eines DMS ist, die Zielrichtigung nicht präzise zu definieren. Es funktioniert nur, wenn IT und Fachbereiche sich von Anfang an zusammensetzen und über die Ziele und den Funktionsumfang diskutieren. Nur so erreicht man in einer gemeinsam verständlichen Sprache die optimale Lösung, den Blick auf Prozesse wie Inhalte. Das setzt natürlich voraus, dass die IT sich in den verschiedenen Technologien, vorhandenen Drittsystemen und deren Funktionsumfängen sehr gut auskennt. Oft ist hier ein erfahrener Berater, der beide Seiten kennt und versteht, von Nutzen. Denn nicht vergessen darf man, dass die Begeisterungswelle für so ein in der Regel größeres Projekt irgendwann verebbt. Der Schwung ist raus und die praktische Einführung und Nutzung macht dann das neue DMS oft zum Datengrab. Hier ist es wichtig, dass man durch die Zusammenarbeit die Motivation hochhält, z.b. durch einfache Click-Dummy-Piloten der IT zu einzelnen Themen, wo der Fachbereich sich abgeholt fühlt und sofort Anmerkungen machen kann. Das Gesamtkonzept und der Prozess der Einführung sind also meiner Meinung nach die kritischen Punkte. Dass abgesehen von den eben genannten Punkten natürlich das gewählte Produkt nicht das Richtige ist, kann ebenso passieren. Der gesamte Dokumenten Lifecycle wird ja mittlerweile bei fast allen Systemen komplett abgebildet, mit mehr oder weniger zugekauften Tools. Wichtig ist hier wieder die Sicht auf das Ganze: was könnte ein Jahr später noch gewünscht werden, wie gut läuft die Integration - Stichwort vorhandene Systeme, Schnittstellen - und was sind die Administrationsaufwände. Wie ausbaufähig ist das gewählte System sprich: der Blick in die Zukunft und die gesamte IT-Strategie ist unabdingbar. Seite 4

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6 Frageblock 3: Dokumentenmanagement Systeme unterscheidet sich fundamental von einander. Wo sehen Sie Ihr Produkt hier aufgestellt? Die Alegri International Group ist ein Consulting-Unternehmen. Für uns steht also der Bedarf des Kunden und seine Prozesse und nicht ein Produkt im Mittelpunkt. Wir möchten die Aufgabenstellung des Kunden bestmöglich umsetzen, bei der Anforderunganalyse beraten und suchen dann gemeinsam mit dem Kunden die passenden Module. Dabei entscheidend ist mit, wie die Informationen ins DMS kommen, also die Themen Scanning und Capturing, wie z.b. bei der Eingangspostbearbeitung, aber natürlich auch die optimale Workintegration, die compliance-konforme Archivierung, die Zusammenarbeit bis hin zu virtuellen Projektteams, das Wissensmanagement u.a. Mit Fokus auf Microsoft SharePoint und die Integration aller Microsoft-Produkte steht für uns der Plattformgedanke im Mittelpunkt: gegebene Systeme müssen integriert, Empfehlungen zur Produktwahl gegeben und Migrationen vorangetrieben werden. Die Lösung muss skalierbar sein, und bei Microsoft lassen sich natürlich dann Zusatzthemen wie Project Server, CRM Dynamics und Lync problemlos einbinden. So läuft ein DMS nachhaltig rund und man blickt zusosagen über den Tellerrand des DMS auf die unternehmerischen Gesamt-Prozesse. Seite 6

7 Frageblock 4: Wo sehen Sie Ihr Unternehmen in fünf Jahren? Welche großen Schritte kommen? Für uns interessant ist die Weiterentwicklung der IT in den Unternehmen an sich. Das große Thema ist aktuell Enterprise 2.0, also die umfassende Business-Unterstützung der Fachbereiche durch die IT vor allem mit einem optimalen Wissensmanagement und Sozialen Netzwerken. Der Arbeitsprozess im Unternehmen ändert sich, eine neue Generation von Mitarbeitern kommt in die Firmen und diese arbeiten mit der IT anders und sehr viel selbstverständlicher und intuitiver. Diese Entwicklung nachzuvollziehen, bei den entscheidenden nächsten Schritten vorne dran dabei zu sein, das ist unser Ziel. So können wir dann unseren Kunden immer top-informiert und mit Professionalität und Expertise zur Seite zu stehen. Vielen Dank für das Interview! Seite 7

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