HAMBURG WASSER GAnzHEitlicHES informations- MAnAGEMEnt Mit nscale

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1 HAMBURG WASSER Ganzheitliches Informationsmanagement mit nscale

2 Anforderungen: zentrale Auskunftsmöglichkeit über die technischen- Anlagen und Netze elektronische Prozessunterstützung Schaffung eines zentralen- Dokumenten-Repository Unterstützung des gesamten Lebenszyklus eines Dokuments Kopplung aller führenden Systeme mit nscale inkl. bidirektionaler Anbindung Revisionssicherheit Lösung: zentrales Repository über den gesamten Dokumentenbestand der technischen Anlagen und Netze integration in GIS integration in SAP integration in Mail (Lotus- Notes) und in MS Offi ce Aufbau eines Hochverfügbarkeitssystems inkl. Spiegelungsmechanismen Erfolge: Überblick über den gesamten Dokumentenbestand der technischen Anlagen und Netze ganzheitliches Informationsmanagement Erhöhung der Planungssicherheit schnellere und verbesserte Auskunftsfähigkeit durchgängige und aktuelle technische Dokumentation Wertsteigerung der Dokumentation durch Änderungsdienst Reduzierung der Büro-, Lager- und Arbeitsfl ächen Bündelung und Reduzierung von Administrationsaufgaben kürzere Durchlauf- und Bearbeitungszeiten schneller ROI

3 Über Hamburg Wasser HAMBURG WASSER ist mit Mitarbeitern das größte deutsche Trinkwasserversorgungs-und Abwasserbeseitigungsunternehmenin kommunaler Hand. Die im Konzern zusammengeschlossenen Firmen Hamburger Wasserwerke GmbH (HWW) und Hamburger Stadtentwässerung AöR (HSE) haben rund 160 Jahre Erfahrung im Umgang mit der Ressource Wasser. Die Ausgangssituation Die technischen Anlagen - wie die Wasserwerke und Klärwerke - und die Netze sind das Herzstück jedes Ver- und Entsorgungsunternehmens. Ihre Wartung, Instandhaltung und ihr Ausbau gehört zu den wichtigsten täglichen Aufgaben bei HAMBURG WASSER. Alle notwendigen Informationen hierfür stehen HAMBURG WASSER zur Verfügung: Im Geoinformationssystem (GIS) kann man nachvollziehen, wo die technischen Anlagen zu finden sind; das Anlagenmanagement ist über SAP einsehbar; die technischen Bestandszeichnungen der Anlagen befinden sich im CAD-System; Anfragen und Aufgaben erhält man per Fax oder ; die Benutzerhandbücher wurden in Papierakten oder elektronischen Archiven gepflegt. Diese Form der hybriden Datenhaltung behindert allerdings den effizienten Informationszugriff. Erhöhte Kosten durch summierte Effizienznachteile und Wertverlust sind die Folge. Die Anforderung war klar: eine zentrale Auskunftsmöglichkeit über sämtliche technische Anlagen und Netze egal, in welchem System die Informationen vorgehalten werden. HAMBURG WASSER entschied sich für die Einführung eines ganzheitlichen Dokumenten-Management-Systems zur Verwaltung seiner Dokumente.

4 Die Lösung UIm Rahmen eines Proof-of-Concept - Verfahrens überzeugte Ceyoniq die Verantwortlichen, dass die in einer europaweiten Ausschreibung definierten Projektanforderungen bzgl. GIS- und CADsowie SAP-Integration mit dem vorgestellten Konzept in vollem Umfang erfüllt werden können. HAMBURG WASSER entschied sich daraufhin für die Einführung eines unternehmensweiten technischen DMS mit nscale 6 von Ceyoniq. Innerhalb kurzer Zeit erfolgte die technische Realisierung des Projekts, das auch die Einrichtung einer mit den gesetzlichen Anforderungen im Einklang stehenden revisionssicheren Ablage umfasste. Zurzeit befi ndet sich das technische DMS in der Einführung in allen technischen Bereichen von HAMBURG WASSER.

5 Die Suche nach den passenden und vor allem aktuellen Dokumenten hielt uns in unserer täglichen Arbeit immens auf und kostet Zeit, Geld und Nerven. Darum haben wir uns für die Schaffung eines zentralen Dokumenten- Management- Systems für sämtliche Informationen zu Anlagen und Netzen von Hamburg Wasser entschieden. Bei unseren Auswahltests konnte Ceyoniq mit nscale überzeugen. Christian Günner, Bereichsleiter Grundlagen und Systementwicklung, HAMBURG WASSER

6 Das Ergebnis Das DMS ermöglicht zu allen technischen Anlagen- und Netzobjekten von HAMBURG WASSER die Verwaltung aller relevanten Dokumentenarten unter Berücksichtigung der jeweiligen Anlagenlebensphase (von der Planung über den Bau bis zum Betrieb einer Anlage). Das DMS ist dabei derart mit GIS und SAP verbunden, dass die in SAP und GIS verwalteten Objektschlüssel mit ihren Sachattributen dem Anwender unmittelbar im DMS für die Dokumentenerfassung- und Recherche zur Verfügung stehen. Auch wird auf diese Weise die so wichtige konsistente Verwendung der Objektschlüssel über alle Informationssysteme hinweg sichergestellt. Eine für diverse GIS-Applikationen entwickelte nscale-schnittstelle sorgt darüber hinaus dafür, dass direkt aus der GIS-Oberfläche eine objektreferenzierte Dokumenten ver waltung möglich ist, gleiches gilt selbstverständlich auch für die Anbindung an SAP. Durch diese unterschiedlichen Einsatzszenarien kann der Mitarbeiter flexibel aus dem Kontext seiner fachlichen Aufgabe direkt und systemübergreifend nach aktuellen Dokumenten recherchieren, was den zuvor erforderlichen hohen Rechercheaufwand erheblich reduziert.weitere Funktionen: Über den Projektbezug eines Dokuments erfolgt eine automatische Zuordnung der Netz- und Anlagenkenn zeichen aus GIS und SAP heraus in das technische DMS. CAD-Zeichnungen werden über einen Serverdienst auto matisch in PDF-Dokumente gerendert, so dass die langfristige Lesbarkeit der Zeichnungsinhalte sichergestellt ist. Zur Weiterverarbeitung der Zeichnungsinhalte insbesondere im Änderungsdienst steht dem Zeichner

7 auch die Originalzeichnung als Ersatzdarstellung zusätzlich im DMS zur Verfügung. Im Rahmen der - Integration ist zudem über den Offi ce- Integrator die Ablage spezifi scher - Anhänge in der entsprechenden Akte im technischen DMS möglich. Ausblick Für die zukünftige Weiterentwicklung des technischen DMS wird angestrebt, das System zu einem kompletten Enterprise- Content-Management-System (ECMS) auszubauen. Hierbei werden Workflow- Funktionalitäten und die Integration des CAD-Systems eine besondere Rolle spielen. Systemvoraussetzung Für die zukünftige Weiterentwicklung des Software/Applikationen: nscale 6.7, GIS et al, SAPPM, SAP-PS, Office 2003, AutoCAD, EPLAN, Lotus Notes Anzahl User: 550 Betriebssysteme: Windows XP, 2000 Anzahl der Dokumente: nach voller Ausbaustufe ca. 2 Millionen Dokumente Datenbank: Oracle 10g

8 Über die Ceyoniq Technology GmbH Ceyoniq Technolgy GmbH Boulevard Bielefeld Tel.: Fax: Die Ceyoniq Technology GmbH ist der Premiumhersteller der Informationsplattform nscale 7 vecto. Diese Plattform umfasst Softwarelösungen vom branchenübergreifend einsetzbarem Dokumentenmanagement und Enterprise Content Management bis hin zu intelligenten Systemen zur Verarbeitung komplexer Geschäfts- und Kommunikationsprozesse ( -Management, Rechnungseingangsverarbeitung, etc.). Am Hauptsitz in Bielefeld und den Standorten in Berlin, Hamburg, Nürnberg und Wien sind über 100 Mitarbeiter beschäftigt.

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