NEBIS-Verbund Unsere Dienstleistungen Ihr Mehrwert. NEBIS-Verbund. Unsere Dienstleistungen Ihr Mehrwert

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1 NEBIS-Verbund Unsere Dienstleistungen Ihr Mehrwert NEBIS-Verbund Unsere Dienstleistungen Ihr Mehrwert

2 NEBIS Netzwerk von Bibliotheken und Informationsstellen in der Schweiz

3 Inhalt NEBIS 3 Dienstleistungen 5 Library Management System Aleph 5 Systembetrieb 7 Recherche- und Bestellsystem 9 Ausleihverbund 11 Linking Service zu elektronischen Medien (SFX) 13 Kataloganreicherung 15 Fremddaten 15 Autoritätsdaten 17 Schulungen 19 Beratung 21 Information 21 Qualitätssicherung des Verbundkatalogs 23 Statistiken 25 Verbundmaterial 27 Datenmigrationen / Bestandesmutationen 27 Administration und Koordination des NEBIS-Verbundes 29 Weitere Dienstleistungen 29

4 NEBIS ist ein Zusammenschluss von rund 80 Bibliotheken in der ganzen Schweiz.

5 NEBIS Im Bibliotheksverbund NEBIS arbeiten rund 80 Bibliotheken in der ganzen Schweiz zusammen: u. a. Bibliotheken der ETH Zürich, der EPF Lausanne und der eidgenössischen Forschungs an stal ten, die Zentralbibliothek Zürich, Biblio theken von Fachhoch schulen, das Schweizerische Sozialarchiv, die Bibliotheken des Schweizerischen Instituts für Kunstwissenschaft, des Schweize rischen Instituts für Kinder- und Jugendmedien sowie des Schweizerischen Nationalmuseums Landesmuseum Zürich. NEBIS ist Mitglied im Infor mationsverbund Deutschschweiz (IDS). Die NEBIS-Bibliotheken verfügen gesamthaft über einen Bestand von rund 15,5 Mio. Dokumenten (Bücher, Serien, Zeitschriften, elektronische Publikationen und Non-Book-Materialien), von denen ca. 4,7 Mio. in einem gemeinsamen Online-Katalog nachgewiesen sind. Die Verantwortung für den Verbund liegt bei der Direktion der ETH-Bibliothek. Als zentrale Anlaufstelle für die Mitgliedsbibliotheken dient die NE- BIS-Verbundzentrale, die der ETH-Bibliothek angegliedert ist. Sie übernimmt die Koordination und Ad ministration des Verbundes und bietet den Bi b- lio theken zusammen mit den IT-Services der ETH-Bibliothek eine breite Palette von Dienstleistungen. 3

6 Das Bibliothekssystem Aleph ermöglicht die Abbildung aller Aspekte einer Bibliothek.

7 Dienstleistungen Library Management System Aleph Den Verbundbibliotheken steht das integrierte Bibliothekssystem Aleph mit den Modulen Kata logisierung, Erwerbung/Zeitschriften, Ausleihe und AlephAdm zur Verfügung. Aleph ermöglicht die Abbildung aller Aspekte einer Bibliothek und un terstützt die Abwicklung aller wichtigen Geschäftsprozesse: > > Im Katalogisierungsmodul werden biblio>graphische Datensätze und Autoritätsdaten sowie bibliotheksspezifische Holding- und Exemplar>sätze angelegt und bearbeitet. Mit der inte>grierten Zusatzkomponente ADAM (Aleph Digital Asset Management) können auch digitale Objekte wie Bilder und Videos verwaltet und über den Katalog zugänglich gemacht werden. Als Katalogisierungsformat und -regeln werden die auf MARC21 und AACR2 beruhen>den Katalogisierungsregeln IDS (KIDS) verwendet. > > Das Modul Erwerbung/Zeitschriften dient > der effizienten Verwaltung und Kontrolle von Bestellungen und Rechnungen für Monographien, Fortsetzungen und Zeitschriften > sowie der Eingangskontrolle von Zeitschriftenheften und Zeitungen. 5

8 Die zentralen Aleph-Datenbanken stehen allen NEBIS-Bibliotheken zur Verfügung.

9 > > Im Modul Ausleihe werden ausgeliehene > Medien, Benutzerdaten und Gebühren verwaltet. Integriert sind auch das Mahn>wesen und die Gebührenverwaltung. NEBIS ist an der ge>mein>samen Benutzer>datenbank des IDS, dem Shared User File (SUF), beteiligt. Die Daten werden in zentralen Datenbanken erfasst. Bibliographische und Autoritätsdaten sowie Verwaltungsdaten zu Lieferanten, Benutzenden usw. stehen allen NEBIS-Bibliotheken zur gemeinsamen Nutzung zur Verfügung. Neben dem Produktionssystem sind separate Testund Schulungssysteme vorhanden. Die GUI-Oberfläche des Produktions- und des Schulungssystems kann in drei Sprachen verwendet werden: Deutsch, Französisch, Englisch. Als Korrespondenzsprache für die Kommunikation mit Kunden (Benutzenden) und Lieferanten steht auch Italienisch zur Auswahl. Systembetrieb Infrastruktur und Applikationsbetrieb werden durch die IT-Services der ETH-Bibliothek und der ETH Zürich sichergestellt. Sie ermöglichen es den NEBIS-Bibliotheken, ein Bibliothekssystem auf dem neusten Stand der Bibliotheksinformatik, betreut von erfahrenen Fachpersonen, zu nutzen. 7

10 Die Suche in «NEBIS recherche» erfolgt wie in gängigen Suchmaschinen und kann über Filter verfeinert werden.

11 Die Leistungen umfassen: > > die Bereitstellung von Netzwerk-, Server-, > Da>tenbank- und Programm-Infrastruktur, > > Beschaffung, Betrieb, Konfiguration und > Weiterentwicklung der zentralen Aleph-> Anwendung und zusätzlicher Tools wie SFX, ARC oder Primo, > > Support und neue Releases. Recherche- und Bestellsystem Die Suchoberfläche «NEBIS recherche» (http:// recherche.nebis.ch) bietet einen einfachen und schnellen Zugang zum NEBIS-Katalog. Sie basiert auf dem Produkt Primo von Ex Libris und verfügt über das Potenzial für eine schrittweise Weiterentwicklung (z. B. die Ausweitung der Recherche auf zusätzliche Datenquellen). Mittelfristig wird «NEBIS recherche» die konventionelle Katalogsuche via OPAC, die ebenfalls noch benutzt werden kann, ablösen. «NEBIS recherche» steht in den Sprachvarianten Deutsch, Französisch und Englisch zur Verfügung. Die Suche in «NEBIS recherche» erfolgt wie in den gängigen Suchmaschinen. Die Ergebnisliste wird nach Relevanz sortiert, und die Suchresultate können über Filter (Facetten) verfeinert werden, z. B. nach bestimmten Erscheinungsjahren, Publikationsformen oder Verfügbarkeit. Integriert ins Recherchesystem ist das Bestell sys tem, 9

12 Benutzende können sich Dokumente aus anderen NEBIS- Bibliotheken kostenlos in die eigene Bibliothek liefern lassen.

13 das u. a. Online-Bestellungen von Dokumenten und Kopien sowie die Verlängerung von Ausleihen durch die Benutzenden selber erlaubt. Die Benachrichtigung der Benutzenden (Ab ho lungseinladungen, Erinnerungen/Mahnungen) erfolgt per oder Post und für die Benachrichtigung über bereitgestellte Dokumente über SMS. Die Bibliotheken haben die Möglichkeit, die Selbst - verbuchung durch die Benutzenden im Internet einzusetzen. Ausleihverbund Der Ausleihverbund unter den NEBIS-Bibliotheken ermöglicht es Benutzenden der teilnehmenden Bibliotheken, sich Dokumente aus anderen Institutionen kostenlos in die eigene Bibliothek liefern zu lassen und sie dort abzuholen. Die Teilnahme am NEBIS-Ausleihverbund ist für die Bibliotheken freiwillig und kann erfolgen als > > Abholbibliothek: Die Verbundbibliothek nimmt für ihre Benutzenden Dokumente aus fremdem (NEBIS-)Bestand entgegen und leitet sie ihnen weiter. > > Abhol- und Lieferbibliothek: Zusätzlich zum Service als Abholbibliothek bietet sie auch die Lieferung ihrer eigenen Dokumente in andere NEBIS-Bibliotheken an. Organisation und Betrieb des Ausleihverbunds erfolgen zentral, wobei die ETH-Bibliothek als 11

14 SFX ermöglicht ein kontextsensitives Linking zum Volltext einer elektronischen Publikation.

15 Verteilzentrum (Hub) fungiert. Ebenfalls zentral geschehen das Mahnwesen sowie die gesamte Gebührenverwaltung und -abrechnung. Linking Service zu elektronischen Medien (SFX) Als Link Resolver wird SFX eingesetzt. Dieses Produkt ermöglicht ein kontextsensitives Linking, z. B. aus dem Bibliothekskatalog zum Volltext einer elektronischen Publikation. Über einen einzigen Link in der Titelaufnahme können so jedem Benutzenden die Angebote präsentiert werden, die ihm im IP-Range, aus dem er zugreift, effektiv zur Verfügung stehen. SFX verfügt über eine zentrale Knowledge Base, in der elektronische Zeitschriften, E-Books usw. nachgewiesen sind und für die Bibliotheken, die sie gekauft bzw. lizenziert haben, aktiviert werden können. Der Betrieb des SFX-Linkservers für die NEBIS-Bibliotheken erfolgt durch die IT-Services der ETH-Bibliothek, die Pflege der SFX-Instanz durch die NEBIS-Verbundzentrale. Die Verbundzentrale aktiviert bzw. deaktiviert in der Knowlege Base die elektronischen Publikationen, die ihr von den einzelnen Bibliotheken gemeldet werden. Die SFX-Instanz für NEBIS ist so konfiguriert, dass die Aktivierung von Publikationen und Services für jede Bibliothek einzeln möglich ist. 13

16 Titelaufnahmen können mit digitalisierten Titelseiten und Inhaltsverzeichnissen angereichert werden.

17 Kataloganreicherung Die NEBIS-Bibliotheken haben die Möglichkeit, Titelaufnahmen mit PDFs von Titelseiten und Inhaltsverzeichnissen zu ergänzen und damit den Benutzenden zusätzliche Informationen zu den Dokumenten zu geben. Für diese Anreicherung von Metadaten stehen zwei Verfahren zur Verfügung: ein manuelles und ein halbautomatisiertes. Beide verwenden ADAM. > > Manuelles Verfahren: Eingescannte Inhaltsverzeichnisse usw. werden über ADAM in > Aleph gespeichert und an die Titelaufnahme angehängt. > > Halbautomatisiertes Verfahren: Zusätzlich zu ADAM wird eine Scan-Schnittstelle mit einer eigens dafür entwickelten Auftragsverwaltung eingesetzt. Sie ermöglicht die Erfassung von Scan-Aufträgen in Aleph, deren Abfrage und das automatische Hochladen der gescannten Objekte in ADAM. Die Anreicherungsobjekte sind aus der Titelaufnahme zugänglich. Sie werden indexiert und sind damit im NEBIS-Katalog recherchierbar. Fremddaten Für die Formalkatalogisierung und die Erfassung von Autoritätsdaten steht ein umfangreiches Fremd datenangebot zur Verfügung. Über Z39.50 kann zugegriffen werden auf 15

18 Für die Erfassung von Katalogund Autoritätsdaten steht ein umfangreiches Fremddatenangebot zur Verfügung.

19 > > WorldCat, > > die Kataloge der anderen IDS-Verbünde, > > Daten weiterer Bibliotheken und Bibliotheksverbünde (Schweizerische Nationalbibliothek (Helveticat), RERO usw.). Der Zugang zu den WorldCat-Daten ist auch über First Search möglich. Autoritätsdaten Im NEBIS-Verbund werden verschiedene Autoritätsdateien für die Formal- und/oder die Sacherschliessung geführt. Zurzeit sind dies Dateien für > > Personen und Körperschaften, > > verschiedene Sacherschliessungssysteme, v. a.: Universelle Dezimalklassifikation (UDK) Medical Subject Headings (MeSH) Schlagwörter auf der Basis der Schlagwortnormdatei (SWD) Pädagogische Schlagwörter (basierend auf der Schlagwortnormdatei Schweiz (SNS)). Die redaktionelle Pflege der Personen- und Körperschaftsdaten sowie der klassifikatorischen Sacherschliessung, die deutsch, französisch und englisch verfügbar ist, wird von der ETH-Bibliothek sichergestellt. Die Nutzung der Normdatei für MeSH ist kostenpflichtig. 17

20 Mitarbeitende von NEBIS- Bibliotheken können an verschiedenen Schulungskursen teilnehmen.

21 Schulungen Die Verbundzentrale bietet verschiedene Arten von Schulungen an. Die Kurse finden normalerweise an der ETH-Bibliothek in Zürich statt und werden auf Deutsch durchgeführt, bei Bedarf auch auf Französisch bzw. mit französischer Übersetzung. Schulungsunterlagen stehen in beiden Sprachen zur Verfügung. Die Teilnehmerzahl ist auf max. 18 beschränkt. Das Angebot umfasst: > > Einführungskurse zur Anwendung der Bibliothekssystemmodule und der im NEBIS-Verbund geltenden Erfassungsregeln > > Schulungen zu Zusatzmodulen und weiteren Tools wie SFX und ARC > > Workshops und Brush-up-Kurse > > Spezialkurse (z. B. für einzelne Bibliotheken) Die Kurse richten sich in erster Linie an Mitarbeitende von Bibliotheken, die NEBIS neu beitreten, sowie an neue Mitarbeitende in NEBIS-Bibliotheken. Die Einführungskurse stehen aber, sofern freie Plätze vorhanden sind, auch externen Inte ressent/-innen offen. Für NEBIS-Bibliotheken sind die Workshops und Brush-up-Kurse gratis, ebenso der Besuch einer festgelegten Anzahl Einführungskurse. Für externe Teilnehmer sind die Kurse kostenpflichtig. 19

22 Mitgliedern steht ein vielfältiges Beratungsangebot zur Verfügung.

23 Beratung Die Verbundzentrale bietet > > lösungsorientierte Beratung und Hotline für alle Aleph-Module, > > Beratung zu Regelwerksfragen u. Ä., > > Beratung bei in der Praxis auftretenden Sachfragen (z. B. bezüglich der Einführung von RFID für die Ausleih- und Rück>gabe>automation). Wir bieten auch Unterstützung und Beratung an bei > > Datenmigrationen, > > Retrokatalogisierungsprojekten (inkl. Bereitstellung von GUI-Lizenzen), > > Zusammenlegungen von Bibliotheksbeständen usw. Information Die laufende Information der Verbundbibliotheken erfolgt über verschiedene Kanäle: > > NEBIS-Mailingliste: Aktuelle Meldungen zum Systembetrieb (z. B. Störungsmeldungen), > zu Neuerungen im Bibliothekssystem, Regelwerks>änderungen usw. werden deutsch und französisch über die Mailingliste verschickt. > > Verbund aktuell: Dieser Newsletter erscheint zweimal jährlich. Er enthält Artikel zu aktuellen Entwicklungen im Verbund und in Verbund>bibliotheken sowie Hintergrundinformationen. 21

24 Informationen erfolgen laufend und über verschiedene Kanäle.

25 > > Homepage der NEBIS-Verbundzentrale: Auf der Website (http://www.nebis.ch/verbund/ start.html) finden NEBIS-Bibliotheken alle wichtigen Informationen zum Verbund: > Kontaktadressen, Kursdaten, Regelwerke für die Datenerfassung, Schulungsunterlagen, > Informationen zur Installation des Aleph-> Client usw. > > Verbundtagung: Die jährliche Verbundtagung bietet allen Mitarbeitenden in den Verbundbibliotheken die Möglichkeit, sich über die Entwicklung des Verbundes zu informieren > und Kontakte zu Mitarbeitenden in anderen Bibliotheken zu pflegen. Qualitätssicherung des Verbundkatalogs Ein Kernstück des NEBIS-Verbundes ist der gemeinsame Katalog, und der Qualität der Daten im NEBIS-Katalog kommt vor allem im Hinblick auf Auffindbarkeit und die Zugänglichkeit der Bestände für die Benutzenden eine grosse Bedeutung zu. Der Qualitätssicherung dienen: > > die Bereitstellung von Dokumentationen > (Erfassungsregeln usw.), > > die Koordination der Regelwerksentwicklung und -verwaltung zur formalen und inhaltlichen Erschliessung der Bibliotheksbestände, > > die Abklärung von Spezialfällen, 23

26 Der Qualitätssicherung des gemeinsamen Katalogs wird grosse Aufmerksamkeit geschenkt.

27 > > der Betrieb einer Meldedatenbank in Aleph, über die Fehler u. Ä. in Titelaufnahmen zur Kor>rektur gemeldet werden können. Zur Qualitätssicherung tragen auch die in der ETH-Bibliothek angesiedelten Zentralredaktionen für die Pflege der Autoritätsdateien für Personenund Körperschaften sowie die klassifikatorische Sacherschliessung bei. Statistiken Die NEBIS-Bibliotheken erhalten von der Verbundzentrale jährlich statistische Auswertungen zu > > Bestand > > Katalogisaten > > Ausleihen > > Benutzenden usw. Darüber hinaus können die Bibliotheken von der Verbundzentrale diverse weitere Statistiken und Arbeits listen beziehen (einmalig oder in regelmässigen Abständen), z. B.: > > Listen von Dokumenten mit bestimmten > Ex>emplar- oder Geschäftsgangstatus > > Benutzerlisten > > Signaturenlisten Statistiken und Arbeitslisten werden grösstenteils über das webbasierte Statistiktool ARC (Aleph Reporting Center) erstellt. Die NEBIS-Bibliotheken haben die Möglichkeit, über die NEBIS-Verbund- 25

28 NEBIS-Bibliotheken erhalten diverse statistische Auswertungen.

29 zentrale eigene ARC-Lizenzen zu erwerben und einzusetzen: Consumer-Lizenzen, die die Abfrage von vorgefertigten Reports erlauben, und Business-Lizenzen, mit denen Reports selber erstellt werden können. Lizenz- und Wartungsgebühren gehen zu Lasten der Bibliothek. Verbundmaterial Verbundmaterial wie Benutzerausweise und Strichcodes wird zentral eingekauft und von der Verbundzentrale an die Bibliotheken geliefert. Datenmigrationen / Bestandesmutationen Daten zu Bibliotheksbeständen, die in anderen Systemen als Aleph erfasst sind, können konvertiert und in den NEBIS-Katalog integriert werden. Ebenfalls angeboten wird die Integration von E- Books-Metadaten, die von den Verlagen bezogen werden können, sowie die Einspielung der entsprechenden Exemplardaten. Die Einspielungen finden dreimal jährlich statt. Datenintegrationen werden den Bibliotheken in Rechnung gestellt. Durchgeführt werden auch Bestandesmutationen, die z. B. bei der Fusion von Bibliotheken oder bei Verschiebungen von Beständen nötig sind. 27

30 Katalogdaten können aus anderen Systemen in Aleph migriert werden.

31 Administration und Koordination des NEBIS-Verbundes Die Verbundzentrale berät Bibliotheken, die dem Verbund beitreten möchten, unterstützt sie bei der Planung des Beitritts und organisiert die nötigen Datenmigrationen. Die Verbundzentrale übernimmt zudem die gesamte Administration des Verbundes (Finanzen, Verträge usw.). Ein Forum zur Mitsprache und Diskussion bietet sich den Verbundbibliotheken mit dem NEBIS- Koordinationsausschuss. Er setzt sich aus Vertreterinnen und Vertretern der verschiedenen Bibliothekstypen zusammen und tagt in der Regel dreimal jährlich. Weitere Dienstleistungen Die Verbundzentrale übernimmt auch > > das Testen neuer Softwareversionen für den Verbund (Aleph, ARC, SFX, Primo usw.), > > das Evaluieren neuer Tools und Prozesse und deren Einführung, > > die Vertretung der Verbundbibliotheken in > diversen Gremien (z. B. IDS-Arbeitsgruppen). 29

32 Kontakt ETH Zürich ETH-Bibliothek NEBIS-Verbundzentrale Rämistrasse Zürich Tel Fax Impressum Herausgeber: NEBIS-Verbundzentrale Redaktion: Dr. Christine Gross Gestaltung: null-oder-eins.ch Druck: Offsetdruck Goetz AG 1. Auflage: 500 Exemplare ETH-Bibliothek März 2011

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