PolDMS - das innovative polizeiliche Dokumentenmanagementsystem

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1 PolDMS - das innovative polizeiliche Dokumentenmanagementsystem Uwe Seidel Innenministerium Baden-Württemberg - Landespolizeipräsidium -

2 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 3 Gesamtkontext POLIZEI-ONLINE Zeitgemäße und moderne Partnerschaften Public Private Partnership mit der Deutschen Telekom AG (T-Systems) Enge vertragliche Zusammenarbeit mit Microsoft Partner bei der Einführung des Digitalfunks Partner bei der Einführung des virtuellen Trainings

3 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg S e r v i c e s I n t r a n e t D M S 4 Gesamtkontext POLIZEI-ONLINE SharePoint CLOUD Architektur Plattform als Service Software als Service Bildungs- und Trainingsmanagement Dokumentenmanagement E-Learning IT als Service Standardisierung Automatisierung Regelkonformität Virtuelle Trainingsszenarien Fachanwendungen Voice over IP Video

4 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg Mandant -1 I n t r a n e t / D M S Mandant -2 I n t r a n e t Mandant -n D M S 5 Gesamtkontext POLIZEI-ONLINE Skalierbar und mandantenfähig Applikationen DMS-Funktionen Service Exchange eakte evorgang ebildverarbeitung Modulare Features Unified Communication Outlook-Add-In Video Plattform als Service

5 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 6 PolDMS Der Weg Integration in POLIZEI-ONLINE Durchdachtes Einführungsund Schulungskonzept Entwicklung in Zusammenarbeit mit der Fachlichkeit Die Lösung Frühzeitige Einbindung der Personalvertretungen Die Idee Der Bedarf PolDMS auf Basis SharePoint 2010 wird zwischenzeitlich von ca Beschäftigten bei 4 Dienststellen verschiedenster Dienstzweige produktiv genutzt!

6 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 7 PolDMS Konsequent nutzerorientiert! Produktivität Administration Funktionen Vermeidung von Redundanzen Hohe Datenaktualität durch Zentralisierung von Inhalten Reduzierung von Systemressourcen Einfache Bedienbarkeit Zentrale Administration, Konfiguration, Bereitstellung von Vorlagen und Features einfach anpassbare Lösung mit flexiblen Änderungsmöglichkeiten, z.b. flache Navigationsstrukturen Einfaches Rollen- und Rechtemanagement Dokumentenarbeitsplatz Outlook-Add-In zur klassifizierten Ablage von s eakte, evorgang, ebildverarbeitung, Archivierung Schnittstelle ComVor (polizeiliches Vorgangsbearbeitungssystem)

7 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 8 Optimierung SharePoint durch PolDMS SharePoint als Basisframework Nutzerbezogene Darstellung von Inhalten Workflowgesteuerte Zuweisung von Daten Bereitstellung von Unternehmensmetadaten über zentralen Terminologiespeicher Innovatives Design, flache Navigationsstrukturen Rollen-/Rechtebasierende Strukturen (What you need is what you get) One Face to the Customer SharePoint als Framework für Drittapplikationen

8 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 9 Optimierung SharePoint durch PolDMS SharePoint als DMS Nahtlose Integration in SharePoint Komplett workflowbasierend Stern- oder ringförmige Verfahren mit Subumläufen möglich Erweiterung der RibbonLeiste um wesentliche Funktionen Einfache Übernahme von Mails oder Dateianhängen Einfache Massenübernahme und Verschlagwortung von Inhalten Optimierung der Suchergebnisse durch konsequente Nutzung der Metadatenstrukturen und der SharePoint-Verfeinerungsleiste

9 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 10 Optimierung SharePoint durch PolDMS Archivieren automatisiert, teilautomatisiert, revisionssicher Datensatzdeklaration als Sandboxlösung Einfache Workflows Überwachung Lifecycle eines Dokuments (Speicherfristen) Pack and go Lösung (Generierung eines Zip-Files mit Metadaten) Revisionssicher Lösung durch Drittanbieter für SharePoint (M/Archive for SharePoint)

10 Praktische Umsetzung INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 11 Dokumenten- Arbeitsplatz - Übernahme eakte Schnittstelle Fachanwendung Ausgewählte Features Dokumentenmanagementsystem PolDMS eine bundesweit einmalige Gesamtlösung

11 Praktische Umsetzung INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 12 Dokumenten- Arbeitsplatz - Übernahme eakte Schnittstelle Fachanwendung Ausgewählte Features gängige Office-Anwendungen können aus dem Browser gestartet werden Navigationswebpart Erweiterte Anlegen DMS-Funktionen einer Dokumentmappe als integraler möglich Bestandteil Startseite inkl. der Upload-Funktion Ribbon-Leiste evorgang basierend auf Microsoft Office 2010 Home medienbruchfreies Arbeiten eakten Beachtung datenschutzrechtlicher Bestimmungen Aktuell in Bearbeitung stehende Dokumente Wiedervorlagefunktion

12 Praktische Umsetzung Dokumenten- Arbeitsplatz Zugang zum interaktiven Aktenplan Metadatenvorschläge INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg Zentrale Metadatenverwaltung am Beispiel Speichern-unter-Dialog 13

13 Praktische Umsetzung INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 14 Dokumenten- Arbeitsplatz Interaktiver Aktenplan mit Suchfunktion und Ergebnissen

14 Praktische Umsetzung Dokumenten- Arbeitsplatz INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg Suchbeispiel Leistungsfähige und schnelle Suche über - Selektion nach Metadaten; hier BKA Detailliertes Suchergebnis: Meta-Informationen - Ergebnistyp nur PDF-Dokumente Kategorie BKA, PDF-Dokument 15

15 Praktische Umsetzung Dokumenten- Arbeitsplatz - Übernahme eakte Schnittstelle Fachanwendung Ausgewählte Features INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg Outlook-Add-In zum direkten Speichern in PolDMS - Speichern mit, ohne oder nur Attachments 16

16 Praktische Umsetzung INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 17 Dokumenten- Arbeitsplatz - Übernahme Statusinformationen Verwaltungsbereich der eakte Post-it -Funktion eakte Schnittstelle Fachanwendung Ausgewählte Features Aufgabenübersicht aller Teilnehmer

17 Praktische Umsetzung INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 18 Dokumenten- Arbeitsplatz - Übernahme eakte Schnittstelle Fachanwendung Ausgewählte Features Offene Lösung - hier Beispiel ComVor (pol. Vorgangsbearbeitung) Anlegen eines korrespondierenden evorgangs zur Verwaltung von vorgangsbegleitenden Dokumenten Beispiel eines evorgangs (Bildvorschau und EXIF-Daten möglich)

18 Praktische Umsetzung Dokumenten- Arbeitsplatz - Übernahme eakte Schnittstelle Fachanwendung Ausgewählte Features INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg Übertragung Berechtigungskonzept Übernahme von Löschfristen (Zeitstempel) Zugriff von ComVor auf PolDMS per Link Weiterentwicklungszielsetzungen der Schnittstelle zur Fachanwendung am Beispiel ComVor 19

19 Praktische Umsetzung INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 20 Ausgewählte Features Originalbild wird revisionssicher archiviert fügt Bilder auf 500KB komprimiert hinzu erkennt über die Schnittstelle zur Fachanwendung evorgänge erkennt Speichermedien / Kamera und startet automatisch Bilduploadassistent zur automatisierten Übernahme von Bildern

20 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 21 Beispiele, Funktionen, Anwendungsfälle Beispiel eines einfachen Prozesses Abteilungsintern i.v. mit einer anderen Behörde

21 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 22 Beispiele, Funktionen, Anwendungsfälle Datenaufbereitung zentrale Daten, organisationsscharfe Darstellung

22 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 23 Beispiele, Funktionen, Anwendungsfälle Berechtigungen Einfache Vergabe von Berechtigungen für Benutzergruppen

23 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 24 Beispiele, Funktionen, Anwendungsfälle Termine organisationsübergreifende Darstellung themenbezogener Kalender

24 INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 25 Beispiele, Funktionen, Anwendungsfälle Suchen einfach, übersichtlich, effizient Verfeinerungsleiste Suchergebnisse für Kompetenzen Suchergebnisse für Dokumente Fähigkeiten

25 Weiterentwicklung, Status, Ausblick INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg 26 Weiterentwicklung, Status Schnittstellenoptimierung zur Anbindung anderer Ausblick beliebiger Fachverfahren (z.b. Schnittstelle zum polizeilichen Vorgangsbearbeitungssystem Konkretes Übernahmeinteresse Comvor) bei anderen Polizeien Optimierung und Verwaltungen der Datenablage durch Prozesssteuerung Reduktion von Papierakten und Überführung in elektronische Akten

26 POLIZEI-ONLINE INNOVATIV - PRAXISNAH - ZUKUNFTSORIENTIERT INNENMINISTERIUM Baden-Württemberg Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Uwe Seidel Willy-Brandt-Straße Stuttgart Telefon: (0711) Telefax (0711) Uwe.Seidel@im.bwl.de Weitere Informationen unter