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1 Finden statt suchen: Wie funktioniert ein Dokumentenmanagement- system Dipl.-Ing. Peter Rinder Networking Concepts GmbH 1

2 Übersicht der nächsten etwa 15 Minuten Papier im Wandel Aktuelle Situation in vielen Unternehmen Was mach eigentlich DMS? Vorteile eines DMS Systems Warum digitale Archivierung? Unterschiede analoge Ablage vs. DMS Digitale Workflows : Was ist das? d3 live Was geht noch? Ihre Fragen sind erwünscht! 2

3 Prognose Vor 20 Jahren hat man uns versprochen: In 15 Jahren haben wir das papierlose Büro 3

4 Welche Rolle spielt Papier heute? Steigende Informationsmenge Elektronische Informationen Papier Informationen Quelle DATA Quest 4

5 Aktuelle Situation in vielen Unternehmen Titelmasterformat Wie durch viel Raum Klicken muss zukünftig vorhalten werden? Wie lange dauert der Zugriff auf solche Akten? 5

6 Nachteile des Papierarchivs Umläufe nicht zentral nachvollziehbar Controlling nur schwer möglich Verteilung per Kopien redundante Datenhaltung späte allgemeine Informationsverfügbarkeit schlechte Auskunftsfähigkeit aufwändiger Zugriff auf Archivakten lange Reaktionszeiten kein paralleler Datenzugriff möglich unflexibles Arbeiten Projekt-/Kundeninformationen an unterschiedlichen Stellen hohe Rechercheaufwände Aufbewahrungsfristen und große Volumina hohe Lagerkosten Datensicherheit Backup praktisch nicht möglich Der Zugriff auf ein Papierarchiv ist lästig 6

7 Gesetzliche Anforderungen gesetzliche Anforderungen: Originär digitale Unterlagen nach 146 Abs. 5 AO sind auf maschinell verwertbaren Datenträgern zu archivieren. Sie dürfen nicht ausschließlich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofilm aufbewahrt werden. Dies kann sich z.b. beziehen auf Formatvorlage Rechnungen aus SAP des ArchiveLink, Untertitelmasters Navision, durch Klicken Baan, infor:com, varial,... technische Zeichnungen aus AutoCAD, Meridian,... s aus Lotus Notes oder Outlook Personalabrechnung aus ADP Payroll/Paisy 7

8 Vorteile eines DMS-Systems Systems Zentraler Zugriff auf Dokumente aus allen Abteilungen ohne Installation und Kenntnisse von Spezialsoftware Zentrales Controlling von Prozessen und Leitwegen jedes Dokument ist nur einmal vorhanden Zugriff auf alte Versionsstände sofortiger, paralleler Zugriff auf alle Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus Zugriff auf alle Informationen zu einem Kunden oder Projekt direkt vom Arbeitsplatz stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung und Effizienzsteigerung 8

9 Warum digitale Archivierung? in vielen Unternehmen wird 2/3 der Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht 40% entfallen dabei auf die lästige Suche nach Informationen Quelle: d.velop Arbeit an Dokumenten lästige Suche sonst. Arbeitszeit sonst. Arbeit mit Dokumenten 9

10 DMS hilft Kosten zu reduzieren die Bearbeitungszeit eines Geschäftsvorganges lässt sich mit einem Dokumenten Management System um bis zu 70% senken Materialkosten von optischen Speichermedien günstiger als entsprechende Papierkosten der Informationsfluss wird beschleunigt Bearbeitungszeit mit DMS die Bearbeitungszeiten werden verkürzt die Auskunftsfähigkeit und damit Kundenzufriedenheit wird wesentlich verbessert Bearbeitungszeit ohne DMS Quelle: d.velop 10

11 d.3 sehr schneller Break Even integrierte All-in-one-Lösung 95% innerhalb 8 Monaten flexibel anpassbare Standardsoftware einfache und selbsterklärende Benutzeroberfläche komfortable Administrationstools erprobte und bewährte Einführungsmethodik ziel- und ergebnisorientiertes Projektmanagement 5% innerhalb 8 und 12 Monaten Quelle: d.velop 11

12 Alles von einem Hersteller Collaboration Dokument-basierte Projektarbeit/Teamarbeit Web Content Management Verwaltung von Inhalten für Intra- und Internet Titelmasterformat Dokumenten durch Klicken Mail, etc. Management Verwaltung lebender Dokumente Engineering Data Formatvorlage Management des Untertitelmasters durch Klicken Workflow Verwaltung technischer Dokumente Automation Dokument-basierter Prozesse Records Management Archivierung betriebswirtschaftlicher Datensätze Archivierung Eingangsdokumente, Ausgangsdokumente, E- Knowledge Management Unterstützung bei der themenbasierten Recherche COLD Archivierung von Listen&Reports 12

13 Wie machen Sie Ihre analoge Dokumenten- Ablage heute? Papier lochen Entscheidend: der Papier heften physikalische Ort Papier Titelmasterformat in Ordner sortieren durch Nachteil: Klicken kennen Sie den Papier in Hängeregister physikalischen Ort nicht, ist ein sortieren Dokument in der Regel unwiederbringlich verloren! Ablage im Aktenschrank Ablage Formatvorlage im Keller des Untertitelmasters durch Klicken 13

14 Wie machen Sie Ihre digitale Dokumenten- Ablage heute? Vergabe von Dateinamen Ablage im Dateisystem Titelmasterformat durch Entscheidend: Klicken der Dateiname Entscheidend: der physikalische Ort physikalisch vergebene Nachteil: kennt man den Ort oder Formatvorlage des Untertitelmasters den Dateinamen durch Klicken nicht, ist die Suche in der Regel langwierig und oftmals ergebnislos Sie finden das relevante Dokument nicht! 14

15 Wie werden Dokumente in einem DMS verwaltet? Nicht der Ort ist entscheidend sondern die Vergabe von Attributen vergleichbar mit einer chaotischen Lagerhaltung (wie bei amazon.de) 15

16 Zwei Arten von Beleggut Strukturiert Unstrukturiert Dokumente aus der EDV-Welt bei denen die Informationen zur Verschlagwortung immer an der gleichen Stelle stehen, wie: Dokumente, die die benötigten Angaben immer an einer anderen Stelle stehen haben, wie: Ausgangsrechnungen Eingangsrechnungen Formatvorlage Lieferscheine des Untertitelmasters Schriftwechsel durch Klicken Auftragsbestätigungen Angebotsanfragen Word-Dokumente s u.v.m 16

17 Was ist TIFF? Abkürzung für Tagged Image File Format häufig verwendetes Bilddatenformat für Rasterdaten und hochauflösende Bilder Das einzige zugelassene Bildformat für revisionssichere digitale Archivierung gemäß der GDpdU 17

18 Was sind Workflows? eine vordefinierte Abfolge von Aktivitäten in einer Organisation bestimmt wer (Rollen) was (Aufgabe) wann (Prozess) und wie (Umgebung) bearbeitet man unterscheidet regelbasierte und Adhoc Formatvorlage Workflows des Untertitelmasters durch Klicken 18

19 DMS live? 19

20 Was geht noch? d.local d.web dbs dbs contract d.office d.capture batch d.proxy d.classify ms crm, ms sharepoint, uva. 20

21 Ihre Fragen sind willkommen! Weitere Informationen im Internet unter: 21

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