DMS-Einführung in der Praxis

Transkript

1 Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee Kamp-Lintfort Internet: Vortrag: Ernst Mayer DMS-Einführung in der Praxis» Definition» Nutzen» Einführungsstrategien» Einige besondere Herausforderungen ( Erlebnisse )

2 Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee Kamp-Lintfort Internet: Vortrag: Ernst Mayer Zur Abgrenzung und Definition» Was ist was?» Was wird z.b. im KRZN- Verbandsgebiet angeboten und genutzt

3 egovernment Heraus- / Anforderungen Wissen verfügbar machen - Arbeitsprozesse automatisieren Die Welt einbeziehen DMS CMS Archiv Workflow Basisdienste - Integration SEITE 3

4 Dokumentenmanagement Das wollen wir alles erreichen Vollständigkeit erschließbar Archivierung geregelt Form/ Nachvollziehbarkeit geregelt Versionsvielfalt vermieden Zugriffsrechte selber erteilen Adressen vorhanden Zugänge erleichtert Papierreduzierung vorbereitet Informationen an den richtigen Stellen DMS Datenbestand reduziert Informationen überall verfügbar! SEITE 4

5 Baustein DMS esuite/dms DMS und Workflow Einfache Verwaltung & Erstellung von Schriftgut strukturierte elektronische Aktenführung Informationszugriff an jedem Arbeitsplatz Browser-Zugriff App für Tablet- Recherche SEITE 5

6 Baustein Workflow mit dem DMS oder separat? esuite/workflow DMS und Workflow Automation von Arbeitsschritten Integration von Fachverfahren & eakte Medienbrucharme Bearbeitung Basis für einfache & komplexe Anwendungen Viele Verfahren bereits verfügbar! SEITE 6

7 Umgesetzte Prozesse im Verband direkt im Standard DMS/WF integriert. GBA / Abfallgefäßmanagement Abfallservice Änderungsdienst Anforderungs & Versionsmanagement Anwohnerparken / Bewohnerparken Auftragsbuch Außendienst Ausnahmegenehmigungen Baustellenmanagement für Sondernutzung Barkasse Benutzerregistrierung Beschwerdemanagement Bestellungen / eshop Dienstreisen Fakturierungsdatenbank / Überwachung Zahlungsfristen Foren (KIVI, esuite, u.m.) Fischereischeine Freibadkarten Fundbuch / Fundbüro Gästeanfragen Heilpraktiker Hundesteuer Standard Kontaktformular IFSG Bescheinigungen Korrekturbelege Kantine/Bewirtung Moers Pass NightMover Reitkennzeichen Reisekostenabrechnung Rückmeldungen Schadensmanagement Sitzungsvorbereitung (u.a. Kaffeezettel) Sondergenehmigungen Schwerlastverkehr Sperrmüllmanagement Unterhalt Urlaubsanträge Vertragsdatenbank Wahlscheinbeantragung Wirtschaftsförderung EAW Zählerstandsmitteilungen Night Mover 2.0 HaSo Fortbildungsmaßnahmen (Kr. Wesel, Kr. Viersen) MMM Müllmengenmeldung (Krefeld, geplant) Urkundenbestellung mit Tracking (Krefeld) Bürgerbüro-Anwendungen (Dinslaken) (Bankeinzugsermächtigung, Führerscheinantrag, Mietzuschuss, Rundfunkgebührenbefreiun g, uvam) Online-Umfragen Beschwerdemanagement mit Kartenanzeige/Voting vorhandener Mängel / Anregungen SEITE 7

8 Dokumentenmanagement - Registratur - Archivsystem: Was ist Was? Archiv Web-Content-Management Revisionssicher Lebenszyklus von Dokumenten Massenspeicher Erstellen Bearbeiten Registratur Archiv Scan, COLD & direkte Anbindung DMS Dateiverzeichnis Archivsystem echtes Langzeitarchiv Datenbank (mit Dokumenten) Sicherer Betrieb im KRZN Datensicherung SEITE 8

9 Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee Kamp-Lintfort Internet: Vortrag: Ernst Mayer Einführung von DMS» Die Methoden

10 Einführungsstrategien Die Erfahrungen aus den DMS-Projekten zeigen:» Die Einführung von DMS-Systemen ist ein langfristiger Prozess» Die Bereitstellung des Systems ist organisatorisch aufwändig und muss in einem verwaltungsinternen Projekt vorbereitet werden. Der Einstieg in ein DMS ist über mehrere Wege realisierbar:» Top-Down (DMS flächendeckend in die Verwaltung)» Bereichsweise (DMS zunächst in ausgewählten Ämtern/Bereichen)» über Spezialanwendungen (durch Einsatz von WF-Anwendungen mit DMS-Funktionalität) Siehe Folgeseiten Es empfiehlt sich die Erarbeitung eines speziellen Projektplans auf Basis der Vorgaben von Orga & Softwarelieferant! SEITE 10

11 Einführungsstrategien Think Big, start... Big Small Quick Flächendeckend Top down fachbereichsweise anwendungsbezogen Projekt- Management IT/Admin, Organisatoren, Fachbereichsvertreter, Endbenutzer, Techniker, Personalvertr. IT-Dienstleister,... Organisatorische Voraussetzungen Aktenplan, Thesaurus, Ablagenkonzept,Security, Standards,... Technische Voraussetzungen Backup-Konzept, Cluster, Arbeitsplatz,... Projektvorgehensweise Aufgaben- und Zeitplan, Facharbeitsgruppen, Schulungskonzept,... SEITE 11

12 Einführungsstrategien DMS-Einführung bereichsweise Welche Bereiche zuerst?»da, wo der Schuh drückt»bereiche, die aus eigenem Antrieb wollen!»gute Multiplikatoren suchen Gute Referenzen schaffen!»skeptiker hintenan stellen»bereiche/personen ohne persönlichen Mehrwert hintenan stellen! Idee: Nutzwertanalyse»Umfrage bei allen Fachbereichen, Ämtern (allgemein, speziell Leiter, ausgewählten MA des Fachamts)»Fragenkatalog erstellen, Bewertungsschema»Auswertung durchführen, gewichten, Bereiche und Prioritäten festlegen SEITE 12

13 Die Showstopper. Oder Türöffner. DMS-Einführung nur dann, wenn......verwaltungsleitung, Organisation und IT überzeugt sind. Alle!...man auch bereit ist, Ärger mit Kolleginnen und Kollegen zu riskieren!... man Mehrwerte überzeugend darstellen kann. Und möchte!... man auch mal (kleinere) Rückschläge in Kauf nehmen kann.... es erkannte Bereiche und Personen gibt, die den Weg aktiv mit vorantreiben (werden). SEITE 13

14 Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee Kamp-Lintfort Internet: Vortrag: Ernst Mayer Die besonderen Erlebnisse» Aktenplan» Organisation» Überstrukturierung. Unterstrukturierung» Ein paar Kniffe aus der Praxis» Was tun, wenn s klemmt

15 Aktenplan. Vorgang. Teilvorgang. Metainformationen. Und Thesaurus Starre Vorgaben (Anfangs) weniger Akzeptanz Mehr Übersicht und Struktur Mehr und dauerhafte Orga-Arbeit Weniger Vorgaben: mehr Flexibilität (Anfangs) mehr Akzeptanz Weniger globale Übersicht Ein Aktenplan oder ganz viele? Wieviele Metdaten braucht ein DMS? Benennung von Vorgängen Regelungen zum (ersetzenden) Scannen SEITE 15

16 Der Trick mit dem Thesaurus Datenstrukturierungsmöglichkeit Thesaurus Aktenplan aktuell, i.d.r. nicht Archivfähig Thesaurus: Metainformationen für die Ewigkeit! Dok. 1 Dok. 2 Aktenzeichen Thesaurus Text Text Gehalt Bauen Rathausbau Einstellung Dok. 3 Personal 2.1. Tarif SEITE 16

17 Die Organisations-Datenbank. Ohne Organisations-Datenbank geht nichts! Berechtigungen: persönlich, nach Funktion, nach Organisation, nach Rolle Workflows und automatische Bearbeitung Vergabe und Weitergabe von Rechten an Akten, Dokumenten, Vorgängen Viele Zusatzwerte! (Übersicht, Telefonbuch, Raumplan, Aufgabenverzeichnis, Behördenwegweiser,...) Intensive aktuelle Pflege unabdingbar! Geht nicht, gibt s nicht Ist weniger Arbeit, als man denkt. SEITE 17

18 Rund ums DMS: Was man noch braucht Vordrucke und Formulare Textbausteine Adressen Integration Schnittstellen (aus/zu Fachanwendungen) Technik und Regelung zur Registratur und Archivierung... SEITE 18

19 Organisationsbedarf Wieviel Vorgaben verträgt ein DMS? Wieviel Strukturvorgaben vertragen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter? Wieviel Strukturvorgaben kann die Orga-Abteilung verwalten? SEITE 19

20 Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee Kamp-Lintfort Internet: Wann DMS? Und wann was anderes? Und wenn was anderes: Was denn?» DMS-Abgrenzung zu anderen Systemen?

21 Nochmal: DMS, Archiv, Registratur Lebenszyklus von Dokumenten Erstellen Bearbeiten Registratur Archiv DMS Dateiverzeichnis Archivsystem Datenbank (mit Dokumenten) Datensicherung SEITE 21

22 Und dann gibt s ja auch noch... Webspeicher DMS Archiv Was gehört wohin? Führende Systeme? Fachverf. Dokumente Wiki DMS als Service? Systeme vernetzen? Lokal Microblog File- Server Inseln zulassen? Struktur vs. Innovation? SEITE 22

23 Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee Kamp-Lintfort Internet: Mehr Input» Unsere egoverment-infoticker

24 Die KRZN egovernment-infoticker (Auszug) blog.egovernment. krzn.de facebook/ krzn.de twitter/ krzn_de Newsletter egovernment Newsletter esuite Verband intern: gremien.krzn.de krzn.net,... SEITE 24

25 Kommunales Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) Friedrich-Heinrich-Allee Kamp-Lintfort Internet: Weitere Informationen:» Ernst Mayer» twitter: //twitter.com/krzn_de» facebook: //facebook.com/krzn.de Verwendete Symbole & Grafiken in diesem Foliensatz KRZN oder von openclipart.org