AUSWERTUNGEN IN NTCS

Transkript

1 BUCHHALTUNG UND AVZ IN BMD 5.5 AUSWERTUNGEN IN NTCS inkl. mandantenspezifische Ausdruckgestaltung Stefan Wenninger Stand:

2 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Inhaltsverzeichnis EINLEITUNG VORBEREITUNGEN UND GRUNDLAGEN DER AUSWERTUNGEN DIE AUSWERTUNGSÜBERSICHT AUSWERTUNGEN AUFBEREITEN REPORT ERSTELLEN MANDANTENSPEZIFISCHE AUSDRUCKGESTALTUNG ÄNDERUNG EINER BESTEHENDEN ÜBERSCHRIFT EINFÜGEN EINER NEUEN ÜBERSCHRIFT

3 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Einleitung Willkommen zur Anleitung über die unterjährigen Fibu-Auswertungen in NTCS ohne einem Bilanzprojekt. Neben dem Anlegen von Auswertungen werden auch alle möglichen Fehler beim Überleiten einer BMD 5.5-Fibu inklusive der Fehlerbehebung, sowie die mandantenspezifische Ausdruckgestaltung besprochen. Gerne möchten wir Sie zu unserer Homepage einladen, wo Sie sich zahlreiche weitere kostenlose BMD-Skripten downloaden können. Wir wünschen Ihnen einen erfolgreichen Einstieg in das Erstellen von Fibu-Auswertungen mit BMD! 3 3

4 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS 1. Vorbereitungen und Grundlagen der Auswertungen Bevor man in NTCS eine BMD 5.5-Fibu-Auswertung machen kann, muss für den betreffenden Mandanten in NTCS - ein Kunde angelegt werden - eine dazu gehörige Firma - und zumindest eine dazugehörige FIBU angelegt werden. Eine NTCS-Fibu ist in der Regel immer nur eine 1:1- Kopie der BMD 5.5-Buchhaltung, wiewohl es möglich wäre auch in der NTCS noch eigene Buchungen zu machen. (Dies kann Sinn machen, wenn man z.b. bilanzkosmetische Buchungen machen möchte, die in der eigentlichen laufenden Buchhaltung nicht aufscheinen sollen.) Die NTCS-Fibu ist aber im Normalfall ein reiner Empfänger der BMD 5.5-Buchhaltung mit dem Vorteil, dass Änderungen in NTCS nicht in die BMD 5.5 hinuntergeschrieben werden. Wer daher z.b. im Bereich FIBU / Stammdaten / Konten in die betreffende NTCS-Buchhaltung geht und im Menü Konten alle unbebuchten Konten löscht, der tut dies nur in der NTCS ohne, dass in der BMD 5.5 diese Konten tatsächlich gelöscht werden: Vorteil: der Buchhalter hat in der BMD 5.5 alle seine Konten unverändert - in NTCS sind aber alle Konten, die im aktuellen Jahr oder in den NTCS-Vorjahren keine Buchungen aufweisen, gelöscht, sodass man sich einen Gliederungswaufwand erspart. Nachteil: sobald man in NTCS mit der Funktion "Konten und Salden aus BMD 5.5" arbeitet und daher alle BMD Konten wieder neu in NTCS importiert werden, sind alle zuvor bereits gelöschten Konten wieder hier und der Schritt "Alle unbebuchten Konten löschen" muss wiederholt werden, (was aber ohnedies schnell geht)

5 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Es gibt sogar den Fall, wo es Sinn macht von der selben BMD 5.5-Buchhaltung in NTCS 2 NTCS-Buchhaltungen anzulegen. Diese werden zwar die völlig gleichen Konten und gleichen Salden enthalten, aber für folgenden Fall der verschiedenen Auswertungsszenarien benötigt. In NTCS muss ja zwischen der Basisgliederung und den Auswertungsgliederungen unterschieden werden. In der Basisgliederung werden einmal alle Buchhaltungskonten in "Basisgliederungs-Pakte" gegliedert. Hier sehen wir z.b. ein paar Basisgliederungspakete aus dem Anlagebereich: So ein Basisgliederungspaket erkennt man immer an dem weiß-blauen Kontoblatt-Symbol mit kleinem schwarzen T darauf. In den Auswertungen sind all diese Basisgliederungspakete bereits seitens BMD vollständig korrekt gegliedert und man muss in der Regel in den Auswertungen keine Umgliederung machen. Wichtig: in den Auswertungen werden AUSSCHLIESSLICH die Basisgliederungspakte gegliedert. Man kann also in den Auswertungen keine Konten umgliedern, sondern immer nur Basisgliederungspakete. Möchte man daher ein Konto in der Auswertung woanders haben, muss ich es in ein anderes Basisgliederungspakt in der Basisgliederung verschieben. Das werden wir uns im Kapitel 5 Mandantenspezifische Auswertungen näher ansehen. Es kann nun den Fall geben, dass man zwei völlig verschiedene Auswertungsszenarien fahren möchte: - z.b. einmal die ganz normale Bilanz nach UGB, wie sie seitens BMD schon als das Schema 301 vollständig angelegt ist - und parallel zusätzlich eine völlig abweichende Auswertung nach Klientenwünschen, der z.b. seine Umsätze nach Artikelgruppen oder einzelnen EU-Ländern haben möchte. 5 5

6 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Da wir schon feststellten, dass man in den Auswertungen keine Konten direkt gliedern kann, sondern nur Basisgliederungspakete, wird es nicht möglich sein innerhalb einer Basisgliederung beide Szenarien abzubilden. Denn für die UGB-Bilanz müssen die Konten in die UGB-Basisgliederungspakete und für die mandantenspezifische Auswertung müssen die Konten in extra anzulegende neue Basisgliederungspakete gegliedert werden. Da es aber zu jeder NTCS-Fibu nur eine Basisgliederung geben kann, müsste man in diesem Fall eine BMD 5.5-Fibu in NTCS zweimal anlegen, um die Konten in den dazu gehörigen Basisgliederungen jeweils verschieden gliedern zu können. Mehr dazu im Kapitel 5. Falls wir so ein doppeltes Auswertungsszenario benötigen, müssen wir im Bereich FIBU - Firmen und FIBU-Stammdaten bei der betreffenden Firma zwei NTCS-Fibus anlegen: Wir sehen im Nachfolgenden Screenshot, dass der BMD 5.5-Pfad bei beiden NTCS-Fibus völlig gleich ist: Es empfiehlt sich bei der Wahl des Fibu-Namens einen Hinweis zu geben, welches Gliederungsszenario verfolgt wird, damit man bei den Auswertungen bzw. beim Gliedern die richtige NTCS-Fibu auswählen kann. Es hat sich bewährt, dass die FIBU1 immer die Fibu mit der UGB-Standardgliederung ist und man in der FIBU2 die mandantenspezifische Gliederung realisiert. Hat man die NTCS-Fibus angelegt, kann man direkt im Bereich BILANZ in die Auswertungsübersicht gehen: 6 6 6

7 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS 2. Die Auswertungsübersicht Auswertungen sind in NTCS immer als ein zweistufiger Prozess angelegt. 1.) 2.) 1.) In der ersten Stufe wird eine Auswertung mit der Funktion "Neu aufbereiten" nach individuellen Wünschen vorbereitet. Hier geschieht die wichtige Auswahl, ob man nur eine bestimmte Zeitperiode ausgewertet haben möchte und ob die Werte monatlich in Einzelspalten aufbereitet werden sollen, oder in einer Gesamtsaldenspalte. Nachdem man den ersten Schritt gemacht hat, sieht man im rechten Fensterteil bereits die Werte der Auswertung. Wichtig: mit doppelten Mausklicks kann man die einzelnen Überschriften aufklappen und immer tiefer gehen, bis zum Konto und dort sogar aufs Kontoblatt mit den einzelnen Buchungen. Zudem hat man rechts oben die Möglichkeit die Gliederungsebenen einoder auszublenden. 2.) In der zweiten Stufe wird von der Auswertung dann endgültig der Ausdruck generiert, wobei man erneut noch wesentliche Auswertungswünsche setzen kann. Sehen wir uns die beiden Schritte nun im Detail an. Alles beginnt damit, dass man zuerst im linken Fensterteil die gewünschte Auswertung mit der Maus markiert: 7 7

8 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS 3. Auswertungen aufbereiten Sobald eine Auswertung markiert ist, klickt man nun SHIFT-F8 oder unten links auf die Taste NEU AUFBEREITEN:, Nun öffnen sich die Einstellungen für das Aufbereiten dieser Auswertung:, Jahre Anzahl der Vorjahre: Bis zu 4 Vorjahre sind wählbar. Die Wahl der Vorjahre hat nur eine Auswirkung für die Bildschirmansicht im rechten Fensterteil für den Druck kann die Anzahl extra eingeschränkt werden. Man kann aber nicht mehr Jahre ausdrucken als hier im ersten Schritt ausgewählt werden - nur weniger im Ausdruck ist möglich. Jahressalden: ja: Es werden automatisch alle Buchungsperioden berücksichtigt (auch die Periode 13). Bei in NTCS gemachten Umbuchungen werden nur jene berücksichtigt, die keine Periodenangaben enthalten. nein: Wählt man Nein, wird dadurch der Periodenauswahlbereich des Fensters aktiviert und man kann die Auswertungsperioden wählen. Ganzes Vorjahr: Wenn eine echte NTCS-Vorjahres-Fibu hinterlegt ist, werden bei Periodenauswertungen, z. B. Stichtag 31.3., auch im VJ die Werte zum gezeigt. Wenn ganzes VJ ja, wird trotz Auswertungsstichtag im im lfd. Jahr, beim Vorjahressaldo der Jahressaldo angezeigt 8 8 8

9 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Perioden Von Buchungsperiode: Bis Buchungsperiode: Als 12-Perioden- Auswertung: Erste Periode, die berücksichtigt werden soll. Hinweis: Kann auch in der Vorjahres-Fibu liegen (jahresübergreifende Auswertung). Letzte Periode, die berücksichtigt werden soll. Hinweis: Bei Angabe der von/bis Perioden wird normalerweise die 13. Periode aus BMD 5.x nicht berücksichtigt (dies wird über einen Parameter gesteuert). Wird die 12-Perioden-Auswertung aktiviert, werden für jeden Monat der Auswertung einzelne Monatswerte errechnet, sodass in der Auswertung jeder Monat in einer eigenen Spalte angedruckt werden kann Echte Periodenumsätze: ja: Es werden jeweils die einzelnen Monatsumsätze dargestellt (z. B. in der Spalte März steht nur der Umsatz März). nein: Die Monate werden aufkumuliert (z. B. in der Spalte März steht die Summe der Umsätze Jänner - März, inkl. EB). Konzernauswertung (nur selten verwendet, wenn man mehrere Fibus konsolidiert) Fibus: Auswahl der Mandanten-Fibus, die in der konsolidierten Auswertung berücksichtigt werden sollen. Mit Konzerndetails: ja: Die gewählten Fibus werden in eigenen Spalten dargestellt, in der Hauptspalte steht die Gesamtsumme über alle Fibus. Hinweis: Eine detaillierte Darstellung ist für max. 28 Fibus möglich. Werden mehr als 28 Fibus konsolidiert, werden die 27 ersten Fibus (Auswahlreihenfolge) detailliert dargestellt, alle anderen werden in der 28. Spalte zusammengefasst. nein: Die gewählten Fibus werden addiert und in der Hauptspalte dargestellt. Sonstige Konten mit Saldo 0: Mit EB Saldo: Mit Überleitungsbuchungen: Auch die nicht saldoführenden Konten werden gedruckt. Eröffnungsbuchungen können ausgeblendet werden. (nein: nur für bestimmte Auswertungszwecke) v. a. bei IFRS/US-GAAP Fremdsprachen: Dies aktiviert die Möglichkeit die Auswertung auch fremdsprachig zu machen. Es muss in der verwendeten Gliederung bzw. bei den Konten der verwendeten Fibu der Übersetzungstext hinterlegt sein. Hat man für eine bestimmte Auswertung für den betreffenden Klienten die richtigen Einstellungen gefunden, empfiehlt es sich diese für zukünftige Aufbereitungen dieser Auswertung mit einem rechten Mausklick zu speichern, wie es im Kapitel 4.3 beschrieben ist. 9 9

10 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS In unserem Fall können wir die Option Ganzes Vorjahr nicht deaktivieren, weil es keine echte FIBU in NTCS zu diesem Mandanten gibt und nur seine BMD 5.5 Vorjahres-Gesamtsalden in der aktuellen NTCS-Fibu enthalten sind. Nur wenn es eine echte NTCS-Vorjahresfibu gibt, kann man auch das Vorjahr in der Auswertung auf Monatszeiträume eingrenzen. Die Länge des zu speichernden Namens ist nicht allzu lange - es empfiehlt sich daher ein paar Buchstaben des Klientennamens und ein paar Buchstaben der Auswertung einzugeben: z.b. "Buchinger Kerf monatl." oder "Buchinger Bilanz 3 VJ" etc. Mögliche Fehlermeldungen beim Aufbereiten von Daten Dies ist die "harmloseste" Fehlermeldung - denn solange während des Jahres noch keine Gewinnumbuchung in der Buchhaltung gemacht wurde, wird immer eine Differenz zwischen den Aktiva und Passiva geben, die ja genau den Gewinn darstellt und der daher von BMD auch automatisch auf der Passiva-Seite eingefügt wird. Häufig - wenn auch in den Vorjahren vergessen wurde den Gewinn umzubuchen - kommt diese Meldung gleich für mehrere Jahre:

11 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Aber auch da macht NTCS genau das Richtige und bucht die Differenz als Gewinn bzw Verlust um. Schon schwerwiegender ist die Fehlermeldung: Hier wurden offensichtlich noch gar keine Konten gegliedert und man muss erst in die Basisgliederung wechseln und dort die Konten gliedern. Bei nachfolgender Fehlermeldung fehlt bei einem Konto die Kontoart (also ob Aktiva / Passiva / Ertrag oder Aufwand). Am besten die Kontoart direkt in BMD z.b. in pr01 - einstellen und die Konten neu nach NTCS übernehmen. Diese Neu-Übernahme der Konten von BMD 5.5 schlägt NTCS ohnedies nach dem nächsten Neu Aufbereiten der Auswertung vor. Falls dies einmal nicht geschehen sollte, kann man die Kontenübernahme auch manuell auslösen: Dazu geht man im Bereich FIBU zu den Konten: 11 11

12 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Dann wählt man einen dieser beiden Punkte: Hier nun ein wirkliches Problem, wenn man beim Aufbereiten einer Auswertung folgende Fehlermeldung erhält: Wenn die Differenz zwischen Aktiva und Passiva genau gleich der Differenz von Ertrag und Aufwand ist, haben wir den klassischen Fall einer unterjährigen Buchhaltung, wo der Gewinn noch nicht umgebucht ist. BMD würde hier nur den anfangs genannten Hinweis einer Aktiva/Passiva-Differenz bringen und den Gewinn automatisch auf die Passiv-Seite umbuchen. In diesem Fall ist aber eine deutliche Differenz des Gewinns laut G&V und dem laut der Bestandskonten

13 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Abhilfe: 1.) zuerst nachsehen, ob in der pr03-buchhaltung in BMD 5.5 der letzte Belegkreis bei allen Usern sammelgebucht wurde. 2.) in pr03 mit dem Punkt 8 eine Abstimmsummenkontrolle total machen 3.) Hätte obiges Fenster auf eine Gewinndifferenz von Bestands- und G&V-Konten im Vorjahr hingewiesen, ist die häufigste Fehlerquelle die, dass im Vorjahr neue Konten angelegt worden sind, die noch nicht durch eine pr09-jahresübernahme in die aktuelle BMD 5.5-Fibu und daher auch nicht hier in NTSC in der Auswertung vollständig angekommen sind. Daher in pr09 die Sachkonten neu übernehmen und die Konten hier in NTCS auch neu übernehmen. Falls die Differenz immer noch bestehen bleibt, wieder in den Bereich FIBU - KONTEN wechseln und auch die Konten und Salden in der Vorjahresfibu neu übernehmen: hier das Vorjahr auswählen und dann wieder im Menü Konten alles aus 5.5 neu importieren. 4.) Gerade bei falschen Vorjahreswerten sollte man immer pr26a sicherheitshalber machen für den Fall, dass es vergessen worden ist. 5.) Man wird sehr oft auch bei der Kontengliederung fündig - vor allem im Bereich der ausgegliederten Konten. Denn während die Aufbereitung einer Auswertung bei saldenführenden Konten, die noch nicht gegliedert sind einen Hinweis bringt, tut es dich bei ausgegliederten Konten natürlich nicht. Daher direkt im Bereich der Kontengliederung in der Basisgliederung bei den ausgegliederten Konten nachsehen, dass sie entweder keinen Saldo haben oder tatsächlich ein Konto sind, das ausgegliedert gehört. Dazu klickt man links auf die Überschrift AUSGEGLIEDERTE KONTEN und rechts auf das Register INHALT 13 13

14 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS 4. Report erstellen Nachdem eine Auswertung im ersten Schritt aufbereitet worden ist, wird nun im 2. Schritt der eigentliche Ausdruck aufbereitet mit der Funktion REPORT ERSTELLEN (oder F8) Auch hier öffnet sich wieder ein Fenster mit zahlreichen Auswahlmöglichkeiten. Alle haben gemeinsam, dass wenn sie eine Option betreffen, die schon beim Aufbereiten der Auswertung aktiviert sein muss, sie hier beim Report erstellen nur angewählt werden können, wenn sie beim Aufbereiten aktiviert waren. Hat man z.b. die Vorjahre, die 12-Periodenauswertung oder die Sprache nicht angewählt beim Aufbereiten der Auswertung, so kann man diese auch hier beim Report erstellen nicht anwählen. In der Regel wird man mit F2 oder VORSCHAU erst eine Vorschau des Ausdruckes erzeugen, da diese noch einige Möglichkeiten bietet: 1.) Man kann wieder auf alle Überschriften doppelklicken und sich immer tiefer hineinklicken bis zum Kontoblatt

15 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS 2.) Man kann die Auswertung sofort nach Excel exportieren: 3.) Man kann im Ausdruck hier direkt auf BEARBEITEN klicken und kleinere Änderungen (etwa Bezeichnung der Auswertung) manuell vornehmen. Mögliche Fehlermeldungen beim Report Wurden beim Aufbereiten der Auswertung alle Fehler behoben, bleiben für beobachtete Fehler im Report eigentlich nur Bilanzbuchungs- und Gliederungsfehler als einzige Fehlerquelle offen. 1.) Gliederungsfehler: Wenn man z.b. klientenspezifische Basisgliederungsüberschriften anlegt, aber diese nicht in der betreffenden Auswertungsgliederung nachzieht, werden die betreffenden klientenspezifischen Überschriften in der Auswertung auch nicht angedruckt. Sobald man in die betreffende Auswertungsgliederung geht, sieht man ohnedies sofort, dass die neuen klientenspezifischen Basisgliederungspunkte (sie sind immer grün!) hier in der Auswertung noch nicht richtig eingegliedert worden sind und noch ganz am Ende der Auswertung auf ihre Gliederung warten: Wie kommt man in die betreffende Auswertungsgliederung: 15 15

16 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Man wählt in der Auswertungsübersicht zuerst links die betreffende Auswertung an und geht dann auf GLIEDERN und wählt im nächsten Fenster AUSWERTUNG Gliederungsfehler können sowohl in der Basisgliederung als auch in der Auswertungsgliederung erfolgen. Wenn keine klientenspezifischen Auswertungsüberschriften angelegt wurden (und daher auch nichts in der Auswertungsgliederung geändert wurde) kann die Ursache nur in der Basisgliederung liegen. Wurden die Gewinn- / Gewinnvortrag-Konten etc richtig gegliedert in der Basisgliederung? Möchte man Gliederungsfehlern auf die Spur kommen, sollte man sich in der Auswertungsgliederung immer die Textnummern einblenden: Nun ist bei jeder Auswertungsposition die eindeutige Textnummer dieser Position sichtbar

17 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Stimmt bei einer Auswertungsposition etwas nicht, kann man mit einem Klick auf das PLUS davor sich sofort einblenden lassen, welche Basisgliederungspositionen ihr zugeordnet sind: Hier sehen wir die Basisgliederungs-Pakete (in die wir bei der Basisgliederung alle Konten gegliedert haben) - hier in der Auswertung können (nur) diese Basisgliederungspakete gegliedert werden. Manche Gliederungspositionen (Summenzeilen etc) enthalten oft selbst gar keine zugegliederten Basisgliederungspositionen. Um bei ihnen ihre Datenquelle herauszufinden, wechselt man in der rechten Seitenhälfte auf den Bereich Gliederungstext und scrollt hinunter zum Feld 46 Verweis Textnummer: In unserem Fall der Bilanzgewinn-Zeile, sehen wir als Quelle, dass die Textnummer 2271 angezeigt wird: Wir können diese Quell-Textnummer hier direkt eingeben und mit ENTER springt man direkt zur betreffenden Quell-Position. Wenn wir uns die betreffende Position mit rechten Mausclick und "Alles Aufklappen" komplett öffnen, sehen wir genau welche Buchhaltungskonten in der Bilanzsummenseile aufsummiert angedruckt werden. Gleich beim nächsten Beispiel werden wir sehen, dass neben Fehlern in der Basisgliederung, vor allem bilanztechnische Fehler beim Ausweis in der Buchhaltung die Fehlerquelle sind: 17 17

18 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS 2.) Bilanzbuchungsfehler: Bei folgender Auswertung sieht man sofort, dass die Positionen 12 Jahresgewinn + 13 Verlustvortrag keineswegs den endgültigen Bilanzverlust 14 ergeben. Aus vorigem Beispiel wissen wir bereits, dass die Position 14 sich nicht als Summe von den Positionen 12 und 13 errechnet, sondern aus diesen Basisgliederungspunkten: Wenn wir einen Blick auf den Bilanzverlust des Vorjahres machen ,62, dann merken wir sofort, dass dieser ganz offensichtlich nicht korrekt im Verlustvortragskonto des aktuellen Jahres abgebildet ist, mit seinen ,99. Im nachfolgenden Beispiel wurde der Bilanzgewinn des Vorjahres korrekt auf das Gewinnvortragskonto gebucht: 3. Fehlende / falsche Spiegelwerte: Zahlreiche Auswertungen - wie etwa der Bilanz und Erfolgsvergleich - benötigen korrekte Spiegelwerte. Bei Einzelunternehmen legt man die verschiedenen Spiegel ja meist gar nicht an aber man kann dann bestimmte Auswertungen auch nicht machen

19 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Es ist daher wichtig zu wissen, welche Grunddaten in eine Auswertung fließen: Für "Bilanz und Erfolgsvergleich" benötigt man den Forderungsspiegel, den Verbindlichkeitenspiegel und den Rückstellungsspiegel. Für den Cashflow / die Geldflussrechnung ist ein Anlagespiegel wichtig, da er auf die Spalte Anlagenzugänge zugreift. Weitere Fehler beim Cashflow: - Gibt es GWG in der Klasse Null? - Werden Gewinnausschüttungen auf das richtige Konto gebucht, das auch richtig gegliedert ist? - Die Position Investitionszuschüsse weist oft den Fehler auf, dass die Auflösung des Zuschusses zu den zahlungswirksamen, sonstigen Erträgen gegliedert wurde. - Man sollte auch alle anderen NICHT zahlungswirksamen Konten überprüfen - wie etwa Buchwert abgegangener AVZ 19 19

20 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS 5. Mandantenspezifische Ausdruckgestaltung Bisweilen möchte man die Standardauswertungen klientenspezifisch anpassen. a.) Die einfachste Art ist nur eine Überschrift in ihrer Bezeichnung zu ändern. Dies macht man ganz unkompliziert nur in der Auswertungsgliederung; siehe Abschnitt Die betreffende Auswertungsgliederung wird in NTCS mandantenspezifisch gespeichert. b.) Etwas komplexer wird es, wenn man eine oder mehrere völlig neue Überschriften anlegen möchte. (Siehe Abschnitt 5.7.2) Der wichtigste Grundsatz in NTCS für das Gliedern lautet ja, dass man keine Konten direkt in den Auswertungen gliedern kann, sondern immer ein zweistufiger Prozess stattfinden muss: 1. zuerst werden die Konten in der Basisgliederung in den dortigen Basisgliederungspunkten ("Basisgliederungs-Kontenpakete") zugegliedert 2. dann werden diese Basisgliederungspunkte (-pakete) in den verschiedenen Auswertungen gegliedert. Darum müssen auch neue klientenspezifische Gliederungsüberschriften 1. zuerst als neue klientenspezifische Basisgliederungspunkte angelegt werden und 2. in den betroffenen Auswertungen müssen diese neuen klientenspezifischen Basisgliederungspunkte zugegliedert werden Bei diesem Vorgang wird sowohl die Basisgliederung in NTCS klientenspezifisch gespeichert als auch die Auswertungsgliederung. c.) Das umfangreichste Abänderung erfolgt dann, wenn man für einen Mandanten 2 Auswertungsszenarien realisieren möchte: - zum einen möchte man den Klienten mit der ganz normalen Basisgliederung und der normalen Bilanz nach UGB (Schema 301) mit den Standardgliederungsüberschriften auswerten. - zusätzlich möchte man eine besondere KERF für den Mandanten erstellen, in der z.b. die Erlöse nach klientenspezifischen Ländergruppen gegliedert werden. Da jede klientenspezifische Erweiterung in der Basisgliederung abgebildet sein muss, benötigt man de facto zwei Basisgliederungen: eine unveränderte für den normalen Bilanzausdruck nach UGB - und eine veränderte mit den klientenspezifischen Gliederungspositionen. Da in NTCS jede FIBU nur einmal gegliedert werden kann in der Basisgliederung (und auch nur einmal in jeder Auswertung) besteht die Lösung darin, dass man beim Mandanten in seinen Fibu-Stammdaten für das betreffende Jahr zwei völlig idente BMD 5.5-Buchhaltungen anlegt: Wir sehen, dass beim Klienten rechts im aktuellen Jahr dieselbe BMD 5.5-Fibu zweimal angelegt ist. Da man sowohl bei Änderungen in der Basisgliederung als auch in den Auswertungsgliederungen die Möglichkeit hat die mandantenspezifische Änderung nicht nur allgemein auf die gesamte Mandanten-Firma zu übernehmen, sondern sie für jede seiner einzelnen Fibus anzulegen, kann man so völlig verschiedene Auswertungsszenarien realisieren

21 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Wir wollen diesen komplexen Fall gleich als unser Beispiel nehmen: - wir haben dieselbe BMD 5.5-Fibu zweimal in NTCS angelegt und wollen in der ersten Fibu nur eine Überschrift in der Bilanz-Auswertung (Schema 301 Bilanz und G&V nach UGB) ändern, aber ansonsten alles so belassen, wie die Auswertung grundsätzlich nach UGB gegliedert ist. - wir wollen zweitens eine KERF mit völlig anderen Umsatz-Gliederungsüberschriften auswerten als die Standard-Gliederung der KERF dies von Haus aus vorsieht. Dies werden wir in der zweiten NTCS-Buchhaltung realisieren Änderung einer bestehenden Überschrift Man wählt zuerst in der Auswertungsübersicht die gewünschte Auswertung an. Achtung: in unserem Fall gibt es ja 2 NTCS-Fibus und wir müssen daher jetzt auch die korrekte Fibu - in unserem Fall die FIBU1 auswählen: Nun klickt man auf die Taste GLIEDERN und wählt dann AUSWERTUNG: Angenommen die ursprüngliche Auswertung hätte so ausgesehen: 21 21

22 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Unser Wunsch ist es der Position "b) übrige" den Text "b) Übrige Erträge" zu geben. Wir suchen uns daher im linken Fensterbereich diese übrigen Erträge und sehen im rechten Bereich im Register GLIEDERUNGSTEXT auch schon, wie der Text angedruckt wird Die Taste F6 zum Bearbeiten ist deshalb noch gesperrt, weil wir hier die allgemeine Auswertungsgliederung vor uns haben und hier keine Änderungen machen können. Ein rechter Mausklick hier erlaubt uns diese allgemeine Auswertungsüberschrift mandantenspezifisch zu kopieren. Dabei wird beim ersten Mal eine völlige Kopie der Auswertungsgliederung gemacht (sie wird quasi direkt auf dem Mandanten gespeichert): Wir sehen, dass wir zwei Möglichkeiten haben, wie wir die aktuelle Auswertungsüberschrift für den Mandanten übernehmen: - Auf Firma übernehmen: wählt man diese Option wird die betreffende Auswertungsüberschrift für die Auswertungen von ALLEN NTCS-Fibus dieses Mandanten geändert. Da wir jedoch verschiedene Auswertungsszenarien für die verschiedenen Fibus realisieren wollen, wählen wir den ein Eintrag: - Auf Fibu übernehmen: hiermit erzeugen wir eine Kopie der betreffenden Auswertungsgliederungsüberschrift, die sich aber ausschließlich bei der aktuellen Fibu auswirkt (die wir ausgewählt haben bevor wie hier in die Auswertungsgliederung eingestiegen sind)

23 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Nachdem wir auf "Auf FIBU übernehmen" geklickt haben, sind zwei Dinge geschehen: Die Auswertungsüberschrift "übrige" ist im linken Fensterbereich grün geworden. Grün bedeutet in den NTSC-Gliederungen immer "dies ist eine vom allgemeinen Standard abgeänderte Gliederungsposition (- oder überhaupt eine völlig neu hinzugefügte)". Weiters wurde uns nun die F6-Taste für das Bearbeiten dieser Gliederungsposition freigeschalten: Wir drücken daher gleich F6 und können nun die Überschrift im rechten Bereich GLIEDERUNGSTEXTE ändern: Wenn man möchte, kann man für eingeben. negative Salden hier einen alternativen Gliederungstext Zuletzt wird die Änderung mit SPEICHERN gespeichert. Verlässt man nun mit ESC die Auswertungsgliederung frägt NTCS sicherheitshalber noch einmal nach, ob man die Änderungen wirklich speichern möchte: NTCS aktualisiert automatisch die neue Aufbereitung der Auswertung und wir können direkt den Report erneut erstellen: 23 23

24 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS 5.2 Einfügen einer neuen Überschrift Die Positionen der Basisgliederung in einer Auswertungsgliederung können nicht verschoben werden. Möchte man daher Konten in der Auswertung an einer anderen Stelle haben, muss man sie 1.) in der Basisgliederung in einer dort neu angelegten, mandantenspezifischen Position zugliedern und 2.) danach wird diese neue Position in der Auswertungsgliederung neu zugeordnet. Wichtig: da wir diese Änderung in der zweiten NTCS-Fibu haben wollen, müssen wir unbedingt jetzt in die zweite NTCS-Fibu wechseln: Falls die Bilanz-Auswertung noch nicht angelegt ist bei dieser zweiten FIBU, fügen wir sie uns über das gelbe Menü AUSWERTUNG - NEUE AUSWERTUNG ein. Vermutlich kommt die folgende Meldung, die anzeigt, dass in der zweiten Buchhaltung noch gar keine Konten gegliedert sind: Da wir ohnedies in der Basisgliederung anfangen müssen, können wir diesen Fehler gleich beheben. Wir gehen daher in die Basisgliederung mit der Taste GLIEDERN und BASISGLIEDERUNG. Entweder BMD schlägt von sich aus vor, dass wir eine Gliederung laden können:

25 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Oder wir laden manuell über das Menü Gliederung: Da wir die FIBU 1 des Klienten schon komplett gegliedert haben, laden wir in einem ersten Schritt die vollständige Gliederung der FIBU 1 - auch wenn wir anschließend die Erlöskonten auf klientenspezifische neue Umsatz-Gliederungspositionen verschieben werden. In unserem Fall wurden trotzt völlig identer Konten beim Laden der Basisgliederung der FIBU1 einige Konten nicht gegliedert, obwohl sie in der FIBU1 korrekt gegliedert sind: Ursache: bei diesem besonderen Mandanten eines internationalen Konzerns sind zahlreiche Konten in ungewöhnlichen Kontenklassen und beim Gliedern der Konten der FIBU1 wurden falsche Kontenarten gleich nur in NTSC hier beim Gliedern geändert. Und immer dann, wenn NTCS beim Laden einer Gliederung die Gliederung eines Kontos laden soll, das eine andere Kontenart hat, verwehrt es das Laden der Gliederung. Daher einfach hier in NTCS die betreffenden Konten hier in der Kontoart korrigieren (noch besser wäre es gleich in BMD 5.5 die Kontenart zu korrigieren, denn beim nächsten laden der Konten aus BMD 5.5 wird die Kontenart wieder überschrieben). Anschließend führen wir hier in NTCS in der Basisgliederung noch einmal den Schritt "Gliederung laden" von der FIBU1 durch und dann sind alle Konten gegliedert. Nun legen wir eine neue Umsatzgliederungs-Überschrift an

26 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Dies geht normalerweise mit rechtem Mausclick auf eine bestehende Basisgliederungsüberschrift und dem Punkt "Eintrag kopieren". Würde es nur eine Fibu beim Mandanten geben, wäre das auch der direkte schnelle Weg um zu einer neuen, mandantenspezifischen neuen Gliederungsüberschrift zu kommen. Da wir aber mehrere Fibus haben und die neue Gliederungsüberschrift nur in der zweiten Fibu benötigen, müssen wir zuerst die allgemeine Gliederungsüberschrift der Basisgliederung umwandeln in eine FIBU-spezifische: Wir machen einen rechten Mausklick auf die Überschrift UMSATZERLÖSE und wählen "AUF FIBU ÜBERNEHMEN". Dadurch wird die vorher schwarze allgemeine Basisgliederungsüberschrift grün: Nun machen wir auf diese grüne Überschrift einen rechten Mausklick und wählen "Eintrag kopieren"

27 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS NTCS schlägt automatisch die richtige Gliederungstextnummer vor, die wir nur mit OK übernehmen müssen. Anschließend springt NTCS gleich im rechten Bereich zum Gliederungstext und wir können die neue Überschrift mit Namen versehen: Kurzbezeichnung: so sieht man die Überschrift in den Gliederungen Text positiv: so wird die betreffende Gliederungsposition angedruckt (wenn auch der "Text negativ" ausgefüllt wird, dann wird der Text positiv nur bei positivem Saldo angedruckt) (Hinweis: Es gäbe auch die Funktion "Eintrag hinzufügen", aber man arbeitet besser immer mit der Funktion "Eintrag kopieren" damit alle Einstellungen dieser Überschrift automatisch korrekt übernommen werden.) Hinweis: Wird eine Kontengruppe dupliziert, wird diese in der Auswertung automatisch dort platziert, wo das kopierte Original zugeordnet war. Wir wiederholen den letzten Arbeitsschritt noch einmal mit rechtem Mausklick auf Umsatzerlöse, um noch für ein zweites EU-Land eine neue Gliederungsüberschrift anzulegen: 27 27

28 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Zuletzt müssen wir noch alle Erlöskonten auf unsere beiden neuen Erlösgruppen umgliedern: Damit sind alle notwendigen Schritte in der Basisgliederung erledigt. Wir können mit ESC die Basisgliederung verlassen und wählen beim Ausstieg, dass die Änderungen gespeichert werden sollen. Das Anlegen der beiden neuen Überschriften in der Basisgliederung allein ist ja noch nicht ausreichend. Damit die neue Überschrift in der Auswertung auch aufscheinen, müssen wir sie zusätzlich auch in der Auswertungsgliederung als neue Überschriften anglegen. Wir wählen daher in der Auswertungsübersicht gleich wieder GLIEDERN, nachdem wir sicher gestellt haben, dass die richtige Auswertung zuvor angewählt war und wir auch in der richtigen FIBU sind. Als Gliederung wählen wir diesmal die Auswertungsgliederung:

29 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Der Vorgang ist eigentlich ident zum Erzeugen der neuen Überschrift in der Basisgliederung. Denn NTCS erlaubt nicht, dass neu angelegte Basisgliederungs-Überschriften in die Standard- Auswertungs-Gliederungsüberschriften gegliedert werden. Vielmehr müssen für jede neue mandantenspezifische Basisgliederungs-Überschriften auch jeweils eine neue mandantenspezifische Auswertungs-Überschriften anlegen. Dies wollen wir aber ohnedies, weil wir ja auf den Namen der Gliederungsüberschrift im Ausdruck Einfluss nehmen wollen. Mit einem rechten Mausklick auf den bisherigen Standard-Auswertungsgliederungspunkt "a. Erlöse" und "Auf FIBU übernehmen" machen wir daraus einen FIBU-spezifischen Gliederungspunkt: Danach machen wir auf den nun grünen Gliederungspunkt "a. Erlöse" erneut einen rechten Mausklick und wählen Eintrag kopieren. Die von NTCS vorgeschlagene Gliederungsnummer übernehmen wir mit OK 29 29

30 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Wir benennen nun die neue Auswertungs-Überschrift mit dem gewünschten Namen: Es empfiehlt sich einen Blick auf das Feld 76 "Nicht drucken" zu werfen und zu kontrollieren, dass hier der Wert "Drucken, wenn Summe <> 0 " eingestellt ist. Denn es gibt manchmal Standard-Auswertungsgliederungs-Punkte, die nicht angedruckt werden - und wenn diese als "Klon-Quelle" für die neuen mandantenspezifischen Gliederungspunkte dienen, erben unsere neuen Gliederungspunkte auch den Status "nicht andrucken". Wir wiederholen das Ganze noch einmal und legen auch für die zweite neue Basisgliederungsgruppe eine neue Auswertungsgliederungs-Überschrift an: Möchte man die betreffende Auswertung auch in einer Fremdsprache haben, klickt man hier auf das Verwaltungssymbol (oder auf die F8-Taste im Feld "Text positiv"):

31 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS man kann dann hier für die jeweils angelegten Sprachen die Übersetzungen eintragen Zuletzt übersiedeln wir uns beiden neuen Basisgliederungs-Überschriften und in die beiden neuen Auswertungsgliederung-Überschriften: Wenn wir nun die Auswertungsgliederung verlassen und die Änderungen speichern, bereitet NTCS automatisch die Auswertung neu auf und wir können direkt den Report erzeugen: 31 31

32 BUCHHALTUNG IN BMD 5.5 UND FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Achtung: Wenn wir noch andere Auswertungen auf der FIBU2 machen wollen, müssen wir auch dort einmal einsteigen und vermutlich neue Überschriften anlegen, wenn wir wollen, dass auch dort die neuen Überschriften angedruckt werden! Der Vorgang ist aber immer derselbe wie hier bei dieser Auswertungsgliederung beschrieben

33 UNTERJÄHRIGE FIBU-AUSWERTUNGEN IN NTCS Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit - wir wünschen Ihnen ein erfreuliches Arbeiten! 33 33