Handbuch Kassabuch. 5.2 Auage ab Version

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1 Handbuch Kassabuch 5.2 Auage ab Version

2 ab Version 13 Technische Änderungen vorbehalten. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Handbuch und am Programm vorzunehmen. SelectLine Auftrag, SelectLine Rechnungswesen, SelectLine Kassabuch, SelectLine Lohn, SelectLine Artikelmanager und SL.mobile sind Produkte der SelectLine Software AG. MS-Windows und MS-DOS sind Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechtsinhabers Um die in diesem Handbuch beschriebene Software nutzen zu können, wird eine lizenzierte Originalversion von Microsoft Windows benötigt. Printed in Switzerland Copyright 2013 SelectLine Software AG

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Willkommen Allgemeine Programmbeschreibung Update-Service Datenschutz Datensicherheit Handbuch Erste Schritte Allgemein Kasse Die Menüs der Kasse Applikationsmenü Allgemeines Kassenbuch Programmeinstellungen Mandant Kasse Auswertungen Eigene Daten Schnittstellen Fenster Hilfe Mandanten Vorüberlegung Mandant neu / anlegen Wirtschaftsjahr Versteuerungsart Versteuerungsmethode Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Zusätzliche Optionen Mandant wählen Mandanteneinstellungen Adresse Finanzamt Optionen EB-Werte (Erönungs-Bestand) Fibuexport Freie Felder iii

4 Inhaltsverzeichnis Zugrisrechte Listeneinstellungen Regionaleinstellungen Kasse Buchen Jahreswechsel Buchen Kassenbewegungen buchen Einstellungen für die Buchungsmaske Zahlungen buchen Konten Bankbezüge Konten Datenaktualisierung Konstanten Steuerschlüssel Banken Währungen Kostenstellen / -träger Buchungstexte Weitere Finanzämter PLZ Verzeichnis Formate / Etiketten / Schriften Auswertungen Buchungsliste Kontenblatt Summen-Salden Liste Einnahmen-Ausgaben Grak Fehlerprotokolle anzeigen Eigene Daten 49 7 Schnittstellen 51 8 Fenster 53 9 Hilfe Lizenz und Gewährleistung 57 iv

5 1 Einführung 1.1 Willkommen Willkommen zum SelectLine Kassabuch. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. Die SelectLine-Anwendungen stehen als SQL- (Structured Query Language) Version zur Verfügung.. SelectLine SelectLine Software AG Achslenstrasse 15 CH-9016 St. Gallen Die Internetadresse erreichen Sie bequem mit dem Schalter oder über Hilfe / Internet / Homepage. Auf der Homepage können Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der Software informieren. Internet 1.2 Allgemeine Programmbeschreibung Das SelectLine Kassabuch steht Ihnen basierend auf SQL (Structured Query Language) zur Verfügung. Es erfüllt alle Anforderungen an ein kompetentes, multifunktionales Programm zur Erstellung eines Kassenbuches. Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern das jeweils optimale Programm. Besonders ezient wird die Arbeit, wenn das SelectLine Kassabuch im Zusammenhand mit weiteren Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird, z.b.: Allgemeine Programmbeschreibung Rechnungswesen Auftrag 1

6 1.2. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG Artikelmanager Plantafel SL.mobile Lohn In diesem Fall können die Programme zum Teil mit dem selben Datenbestand arbeiten bzw. auf diesen zugreifen. Das SelectLine Kassabuch bietet Ihnen: Stamm- und Bewegungsdatenverwaltung Konten mit frei gestaltbaren Kontenplänen (Vorlagemandanten werden mitgeliefert) Fremdwährungen OP-Verwaltung mit Zahlungsmodul und Mahnwesen Import- und Export von Daten (Text, dbase, Paradox, DATEV, Stapel) Ausgaben und Auswertungen viele vordenierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert werden können Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare Geschäftsgraken jede Menge Extras Passwortverwaltung Aufgaben- und Terminverwaltung SQL-Assistent Netzkommunikation Bei der Entwicklung des SelectLine Kassabuches wurden folgende Zielvorstellungen realisiert: Komfortable Bedienungsmechanismen Hohe Flexibilität Sichere Handhabung 2

7 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen Unbegrenzte Mandantenfähigkeit komplette Ausstattung Kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu belegen Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit Das Programm erlaubt das gleichzeitige Oenhalten mehrerer Eingabemasken und Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln. Das jeweils aktive steht zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Einmal erfasste Daten können später über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, lassen sich viele Aktionen über unterschiedliches Handling steuern, per Mausklick, über Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per Drag & Drop. Das Drücken der Taste (F1) bringt Ihnen kontextbezogene Hilfe zum jeweils aktuellen Fenster. Stammdaten, die für spezielle Zeiträume gelten, z.b. Steuern, Währungskurse, werden zeitabhängig verwaltet und können vom Benutzer selbst aktualisiert werden. Mit den "Freien Feldern" stehen Ihnen zusätzliche Datenfelder zur Verfügung, die Sie nach Ihren Gegebenheiten verwenden können. Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen verändert werden. Zusätzliche, eigene Auswertungen, das Herausltern von Daten nach betriebsbedingten Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro- Assistenten verwirklichen. Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch mit anderen Programmen möglich. Mit der COM-Schnittstelle steht für Softwareentwickler eine Programmierschnittstelle zur Verfügung. Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm. Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen oder durch eine veränderte betriebliche Situation notwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne grossen Aufwand für den Anwender zu realisieren. Komfortable Bedienungsmechanismen Flexibilität Gemeinsamer Datenbestand SelectLine Kassabuch kann zusammen mit anderen Programmen aus der Select- Line-Reihe einen gemeinsamen Datenbestand nutzen. Das betrit sowohl Daten, wie z.b. Oene Posten, Postleitzahlen und Passwörter, als auch Druckvorlagen für diese Daten. Eine Datensicherung sichert programmübergreifend die Daten aller Programme. Auch die Benutzerkommunikation erfolgt programmübergreifend. Zukunftsorientiert 3

8 1.3. UPDATE-SERVICE 1.3 Update-Service Update-Vertrag Nutzen Sie die Möglichkeit, mit Ihrem Programm immer auf dem aktuellsten Stand zu sein! Über den Service aus dem Update-Vertrag erhalten Sie automatisch die Updates auf alle sich ergebenden Programmerweiterungen. 1.4 Datenschutz Datenschutz Die SelectLine-Produkte bieten als Schutz vor unberechtigtem Zugri eine Passwortkontrolle für das Programm insgesamt oder für bestimmte Programmbereiche an. Die Passwortverwaltung wird ausführlich im SelectLine Systemhandbuch beschrieben. 1.5 Datensicherheit Datensicherheit Die Programme gewährleisten keinen Schutz der gespeicherten Daten vor Verlust (z.b. durch Zerstörung von Daten bei Hardwaredefekten, durch Verlust der Rechentechnik bei Diebstahl, oder nur durch versehentliches Löschen auf Betriebssystemebene). Die Sicherheit der erfassten Daten liegt in der Verantwortung des Anwenders. Dieser hat durch geeignete Datensicherungsmassnahmen dafür zu sorgen, dass bei Datenverlust aus den vorhandenen Datensicherungen, ohne nennenswerten Aufwand der vorherige Zustand wieder hergestellt werden kann. 1.6 Handbuch In diesem Handbuch werden alle Eigenschaften und Funktionen beschrieben, die speziell das SelectLine Kassabuch betreen. Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der SelectLine-Reihe betreen, wird im System-Handbuch ausführlich beschrieben. So wird an gegebener Stelle darauf verwiesen. Dieses Handbuch ist kein Lehrbuch, sondern beschreibt Aufbau und Funktionsweise der Software. Dabei werden Grundkenntnisse in der Buchhaltung vorausgesetzt. Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält Beschreibungen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version. Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise: Stammdaten Buchen / OenePosten [Alt] Daten Buchen Menüs werden kursiv dargestellt Hauptmenü/Untermenü Tastaturtasten Verzeichnis- und Tabellennamen Schalter in Eingabemasken 4

9 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG 1.7 Erste Schritte Allgemein Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie über die Menüleiste Hilfe oder [F1] erreichen. Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in das Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapitel, zum Anderen haben Sie die Möglichkeit eine Stichwortsuche zu starten. So erhalten Sie Erläuterungen im Kontext zum Suchbegri. In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine optimale Programmnutzung. Für jede Firma, die verwaltet werden soll, wird zuerst ein Mandant angelegt. Übernehmen Sie für einen neuen Mandanten in Deutschland die Daten aus einem der Vorlagemandanten SKR03 oder SKR04, für die Schweiz aus dem Vorlagemandanten KMU und für einen Mandanten in Österreich aus dem Vorlagemandanten RLG. Mit der Zuordnung des Kontenrahmens lt. Vorlagenmandant stehen für den Mandanten das entsprechende Steuerschlüsselsystem für die Rechnungslegung, die Erlös- und Aufwandskonten sowie die DATEV-Automatikkonten für die Übergabe an eine Finanzbuchhaltung per Stapel oder direkt oder per DATEV-Export zur Verfügung. Für einen Mandanten der Finanzbuchhaltung werden neben dem Steuerschlüsselsystem die Umsatzsteuerformularzuordnung mit den entsprechenden länderspezischen Umsatzsteuermeldungs-Formularen, der Kontenplan und die Kontenstammdaten aus dem gewählten Vorlagemandanten übernommen. Es besteht die Möglichkeit, die Kunden- und Lieferantennummern mit den Kontonummern für die Finanzbuchhaltung zu synchronisieren oder mit unterschiedlichen Nummern zu arbeiten. Sollen die Nummern synchron sein, werden bei gesetzter Option in den Mandanteneinstellungen die Kontonummern automatisch aus den Adressnummern erzeugt. Die Art der Verwendung wird mandantenabhängig verwaltet. Hilfeindex Tipp des Tages Vorüberlegungen zur Arbeit mit dem Programm Verbindung Konten Kunden / Lieferanten Kasse Ziel dieses Programms ist es, Sie in Ihrer eigenen Vorgehensweise zu unterstützen. Aber damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge: Checkliste Mandant anlegen (Mandant neu) Mandant bearbeiten (Mandant Einstellungen) Bankbezüge Konten Steuerschlüssel Banken 5

10 1.7. ERSTE SCHRITTE Währungen bei Nutzung der Kostenrechnung: Kostenarten Kostenstellen Kostenträger Verteilungsschemata und Buchungsschemata bei Nutzung der Anlagenbuchhaltung: Strukturierung Anlagespiegel Abschreibungsarten Strukturplan für die Zugehörigkeit der Anlagegüter erstellen ggf. Vortragswerte erfassen 6

11 2 Die Menüs der Kasse Verschaen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur des SelectLine Kassabuches, indem Sie die einzelnen Menüs einmal önen. Eine ausführlichere Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültig sind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, nden Sie im System- Handbuch der SelectLine-Programme. 2.1 Applikationsmenü Allgemeines In allen SelectLine-Programmen werden über das Applikationsmenü die Einstellungen der verwendeten Vorlagen für Ausdruck, die Datensicherung, Einstellungen SQL-Server, Reorganisation, Einstellungen der Passwörter und grundsätzliche Einstellungen für die Bedienoberäche getroen. Für die einzelnen Applikationen gibt es spezische Abläufe, welche es nur im Applikationsmenü dieser Programme gibt. Sie stehen unter Applikationsmenü / Wartung / (jeweiliger Programmname) /... Diese Abläufe sind in den entsprechenden Handbüchern beschrieben unter Abschnitt Menü. 7

12 2.1. APPLIKATIONSMENÜ Abbildung 2.1: Applikationsmenü Von hier aus erfolgt die Aktualisierung der Stammdaten, das Importieren der Tageskurse und hier werden auch Routinen zur Erstellung bzw. zum Einlesen einer Datensicherung und zur Reorganisation der Datenbanken gestartet. Ausserdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung sowie die Internetverbindung zur SelectLine Software AG. Weiterhin können Sie über Einstellungen Kongurationen zum Programm, wie z.b. farbliche Fensterverwaltung, Darstellung, Programmmeldungen, Drucken, Zeiten (Prüntervalle und Archivierung), Sprache, usw. denieren. Die detaillierte Beschreibung zu diesen allgemeinen Anwendungen im Applikationsmenü entnehmen Sie dem Systemhandbuch der SelectLine Programme Kassenbuch Spezische Anwendungen im Applikationsmenü im SelectLine Kassabuch. Sie nden diese unter Applikationsmenü / Wartung / Kassenbuch. 8

13 KAPITEL 2. DIE MENÜS DER KASSE Abbildung 2.2: Applikationsmenü Über Jahreswechsel ändern Sie das Wirtschaftsjahr des Mandanten und unter Bankverbindungen prüfen werden die bestehenden Bankverbindungen auf Fehler bzw. Änderungen überprüft Programmeinstellungen Über Applikationsmenü / Einstellungen oder per Doppelklick auf das Mandantenkürzel önet sich der Dialog für grundsätzliche Programmoptionen und Einstellungen für die Bedienoberäche. Diese sind näher beschrieben im Select- Line Systemhandbuch. Menüs sind thematisch geordnete Programmfunktionen, die jeweils in einer gewissen Hierarchie strukturiert sind. Ein Hauptmenü in der Menüleiste enthält Untermenüs, und diese können weitere Untermenüs enthalten. Verschaen Sie sich einen Überblick, in dem Sie die einzelnen Menüs einmal önen! Programm Einstellungen 2.2 Mandant Abbildung 2.3: Menü Mandant Über das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung und können spezielle Vorgaben und Einstellungen denieren. Die Positionen Journal, Oene Ter- Mandant 9

14 2.3. KASSE mine und Liste sind im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnell präsenten Information über alle Stammdaten und sonstigen, angelegten Datenbeständen. 2.3 Kasse Abbildung 2.4: Menü Kasse Kasse Über dieses Menü werden alle Stammdaten verwaltet. Zudem erreichen Sie hier die Buchungsmaske. Den Jahreswechsel erreichen Sie unter Applikationsmenü / Wartung / Kassenbuch. 2.4 Auswertungen Abbildung 2.5: Menü Auswertungen Auswertungen Das Menü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zur Buchungskontrolle und zur Ermittlung des Betriebsergebnisses. 10

15 KAPITEL 2. DIE MENÜS DER KASSE 2.5 Eigene Daten Abbildung 2.6: Menü Eigene Daten Das Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Abfragen erweitert werden. Die Details sind im Select- Line Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Eigene Daten 2.6 Schnittstellen Abbildung 2.7: Menü Schnittstellen Über Schnittstellen bietet Ihnen das Programm eine Auswahl verschiedener Importsowie Exportmöglichkeiten sowie verschiedene Verfahren zum Datenaustausch an. Die Details sind im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Schnittstellen 2.7 Fenster Abbildung 2.8: Menü Fenster Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöneten Fenster organisieren. Die Details sind im SelectLine Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Menü "Fenster" 11

16 2.8. HILFE 2.8 Hilfe Hilfe Das Menü Hilfe bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten, um mehr Informationen und Tipps für das Arbeiten mit den SelectLine Programmen zu erhalten. Informationen über - Kalender - Rechner - Nachricht senden - Homepage - Newsletter - Dokumente und weitere Details hierzu erhalten Sie im SelectLine Systemhandbuch. Abbildung 2.9: Menü Hilfe Unter Hilfeindex nden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen, die thematisch gegliedert sind bzw. in der Sie gezielt über Suchbegrie Informationen abrufen können. Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen nden Sie im Tipp des Tages. Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programmversion bzw. Systeminformation bereit. Über Registrierung kann ein als Demoversion installiertes SelectLine-Programm in eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenommen werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein, wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen. Sowohl An- und Abmeldung für den SelectLine-Newsletter als auch das Önen der SelectLine-Homepage regeln Sie über den Menüpunkt Hilfe. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungsliste protokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLine-Anwendung. Auch ein Nachrichtenaustausch (Nachricht senden) zwischen den aktiven Nutzern kann hierüber organisieren werden. 12

17 3 Mandanten 3.1 Vorüberlegung Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen - Mandanten verwalten. Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Banken, Schriften, Mengeneinheiten, Formeln und Etiketten werden zentral in einer Datenbank verwaltet. Diese für alle Mandanten gültigen Programmdaten werden entweder vom Programm mitgeliefert, während der Nutzung laufend ergänzt, oder sie werden mit der Nutzung erstellt (Passwörter). Für die mandantenspezischen Daten, wie Artikel, Kunden, Lieferanten, Zahlungsbedingungen, Bankbezüge etc. werden für jeden Mandanten separat in einer eigenen Datenbank verwaltet. mandantenunabhängig mandantenabhängig Die mandantenunabhängigen bzw. mandantenabhängigen Daten werden in getrennten Datenbanken am SQL-Server verwaltet; im Beispiel in den Datenbanken Sl_Daten und Sl_mtest. Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer einzelnen Firma verwalten wollen, können Sie die Mandantenfähigkeit zumindest dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem Datenbestand das Programm kennenzulernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen unklar erscheint, erst einmal auszuprobieren. Tipp 3.2 Mandant neu / anlegen Über das Menü Mandant oder das Applikationsmenü erreichen Sie den Dialog zur Anlage eines neuen Mandanten. Mit Hilfe eines Assistenten werden Sie in aufeinander folgenden Dialogen zur Eingabe der spezischen Mandantendaten aufgefordert. Mandant neu 13

18 3.2. MANDANT NEU / ANLEGEN Abbildung 3.1: Mandant anlegen Mandantennummer Land Währung Hinweis Vorlagemandant Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Da diese Nummer zur Erstellung eines Verzeichnisses innerhalb des Datenverzeichnisses genutzt wird, darf sie neben Ziern und Buchstaben nur Zeichen enthalten, die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen. Das Programm prüft Ihre Eingabe und weist Sie ggf. auf Unzulänglichkeiten hin. In Abhängigkeit vom gewählten Land werden länderspezische Funktionalitäten im Programm freigeschalten bzw. gesperrt. Bei lizenziertem SelectLine DACH- Modul kann zusätzlich zur Schweiz auch ein Mandant aus Deutschland und Österreich angelegt werden.die Leitwährung ist beim Anlegen eines neuen Mandanten dem gewählten Land entsprechend. Ein neuer Kassenbuch-Mandant kann auch zu einem vorhandenen Nicht-Kasse- Mandanten (z.b. ein bisher reiner Auftragsmandant) angelegt werden. Der bestehende Mandant wird um die Kassenbuch-Daten erweitert. Über den Schalter wählen Sie den entsprechende Mandant aus einer Liste aus. Um Mandanten aus anderen Programmen angezeigt zu bekommen, aktivieren Sie in der angezeigten Liste die Option Mandanten aller Programme anzeigen. Die Nicht-Kasse-Mandanten werden grau dargestellt. In den SQL-Programmversionen sind für das Anlegen von Mandanten die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich. Im Installationsumfang sind die Vorlagemandanten VKMU für die Schweiz und SKR03 und SKR04 für Deutschland oder RLG für Österreich enthalten. Der Vorlagemandant bestimmt das Mandantenland des neuen Mandanten, d.h. wird ein österreichischer Mandant angelegt, muss auch ein österreichischer Vorlagemandant verwendet werden. Aus den Vorlagemandanten werden Konten, Steuerschlüssel, Kontenplan, Umsatzsteuerzuordnungen und Abschreibungsarten in den neu angelegten Mandanten übernommen. Bei einem Jahreswechsel können neue Konten und sonstige Änderungen und Erweiterungen aus dem aktualisierten Vorlagemandanten übernommen werden. 14

19 KAPITEL 3. MANDANTEN Wirtschaftsjahr Der Assistent zur Anlage eines Mandanten führt Sie nach der Auswahl des Vorlagemandanten zur Festlegung des Geschäftsjahresbeginn. Hier legen Sie Startmonat und Startjahr fest. Es ist auch möglich ein abweichendes Wirtschaftsjahr anzulegen. Das Buchungsjahr ist dann abweichend, wenn es nicht mit dem Kalenderjahr übereinstimmt. Liegt ein abweichendes Wirtschaftsjahr vor, wird dieses vom Programm automatisch berücksichtigt und beim Buchen entsprechend geprüft. abweichendes Wirtschaftsjahr Abbildung 3.2: Beginn Wirtschaftsjahr Bei allen periodenbezogenen Auswertungen ist die Eingabe des Auswertungszeitraumes nur innerhalb des Buchungsjahres möglich. Unberührt von der Einstellung des Geschäftsjahres bleiben die Umsatzsteuerauswertungen. Sie beziehen sich stets auf das Kalenderjahr. Daten, die für eine Umsatzsteuerauswertung relevant sind, werden vom Programm aus den angrenzenden Buchungsjahren geholt. Die Anzahl der Monate im Wirtschaftsjahr ist fest vorbelegt mit 12 Monaten und kann nicht über das Programm angepasst werden Versteuerungsart Sie können zwischen der Versteuerungsart vereinbart oder vereinnahmt wählen. Bei der Abrechnung der Steuer nach vereinbarten Entgelten muss die steuerpichtige Person das Entgelt in derjenigen Abrechnungsperiode deklarieren, in der sie die Leistungen ihren Kunden in Rechnung gestellt hat. Dementsprechend kann sie die Vorsteuer in der Abrechnungsperiode abziehen, in welcher sie die Rechnung vom Leistungserbringer erhalten hat. vereinbart vereinnahmt 15

20 3.2. MANDANT NEU / ANLEGEN vereinnahmte Versteuerung Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten entsteht die Umsatzsteuerschuld hingegen in dem Moment, in dem die steuerpichtige Person das Entgelt tatsächlich erhält. Der Anspruch auf den Vorsteuerabzug entsteht im Zeitpunkt der Bezahlung. Diese Abrechnungsart ist auch möglich, wenn eine Debitorenbuchhaltung geführt wird. Das Buchen von Ausgangsrechnungen ist bei beiden Formen gleich. Programmintern wird jedoch bei der vereinnahmten Versteuerung der Steuerbetrag auf das im Steuerschlüssel hinterlegte "Nicht fällig"-konto gebucht Versteuerungsmethode Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Generelle Information Es ist möglich (ab Version 11.5), Mandate im Rechnungswesen über die sogenannte Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode zu führen und abzurechnen. Weiter ist es auch möglich, im Auftrag den Export für das Rechnungswesen dafür aufzubereiten. Aufgrund der relativ langen Begriserklärungen und Schreibweisen einigten wir uns auf den durchgängigen Terminus pauschal der aber selbstverständlich auch die Saldosteuersatz-Methode beinhaltet. Hier zeigen wir die Unterschiede auf: Abbildung 3.3: Steuermethode Versteuerungsmethode Ausnahme Wenn in der Pauschalsteuersatz-Methode mehr als zwei Steuersätze verwendet werden, kann dies bei Bedarf so verbucht, aber nicht mehr mit dem von uns hinterlegten Formular ausgewertet werden. Die eidgenössische Steuerverwaltung schreibt in diesem Fall für die Deklaration die Verwendung eines Mischsatzes vor, mit dem die zu entrichtende Steuer des Gesamtumsatzes berechnet wird. Informationen Weitere Informationen zur ganzen Thematik und den verschiedenen Steuersätzen entnehmen Sie der Broschüre MWST-Info 12 Saldosteuersätze der eidgenössischen Steuerverwaltung. Die Versteuerungsmethode schlägt standardmässig eektiv vor, dies kann erst bei einem Jahreswechsel wieder geändert werden. Auswahl: 16

21 KAPITEL 3. MANDANTEN eektiv pauschal: Saldosteuersatz- und Pauschalsteuersatz-Methode Zusätzliche Optionen Bereits bei der Anlage eines Mandanten können Sie sich für die Kostenrechnung, deren Option Ihnen nur bei lizenziertem Kosten-Modul zur Verfügung steht, entscheiden. Für die OP-Verwaltung kann ausserdem noch festgelegt werden, ob Personenkonto und Kontonummer identisch sein sollen oder asynchron, d.h. Kunden-/ Lieferantennummer wird abweichend von dem Personenkonto verwaltet, gearbeitet wird. Die Mandantenoptionen können in den Einstellungen des Mandanten nach Anlage nochmals angepasst werden. Mandantenoptionen 3.3 Mandant wählen Über Mandant / Wechseln oder über Applikationsmenü / Wechseln können Sie zu einem anderen Mandanten bzw. in einen anderen Zeitraum wechseln. Abbildung 3.4: Mandant wählen Der gerade aktive Mandant wird zusammen mit dem aktiven Zeitraum ständig in der Statuszeile angezeigt. In einer Tabelle werden alle für das Programm verfügbaren Mandanten, in der SQL- Version alle für den Nutzer freigegebenen Mandanten angezeigt. Per Doppelklick oder über den Schalter wird der gewünschte Mandant ausgewählt. Mit dem Schalter können Sie nicht mehr benötigte Mandanten entfernen. Es darf sich dabei aber nicht um den aktuell geöneten Mandanten handeln. Das Programm lässt sich den Löschvorgang zweimal bestätigen, da die Daten unter Umständen auch noch von anderen Programmen genutzt werden. Anschliessend wird das komplette Mandantenverzeichnis im Ordner Daten bzw. die Mandantendatenbank im SQL-Server gelöscht. Ein neuer Zeitraum wird mit dem Jahreswechsel über das Menü Applikationsmenü / Wartung /Kassenbuch / Jahreswechsel angelegt. 17

22 3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN 3.4 Mandanteneinstellungen Über Mandant / Einstellungen werden Details und Voreinstellungen zum Programmverhalten für den entsprechenden Mandanten festgelegt. Über die Baumstruktur wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten. Egal auf welchem Reiter der Mandanteneinstellungen Sie sich benden, in der obersten Zeile wird Ihnen immer der Buchungszeitraum des aktuellen Jahres und des Vorjahres und der verwendete Vorlagemandant angezeigt. Diese Einstellungen können nicht mehr über eine Programmfunktion angepasst werden. Abbildung 3.5: Mandant Einstellungen Adresse Seite Adresse Hinweis Auf der Seite Adresse können Sie die Anschriftsdaten Ihres Mandanten ergänzen, da bei der Neuanlage nur der Mandantenname erfasst werden konnte. Durch Mausklick auf die Symbole der Eingabefelder Telefon-, - oder Internetverbindung werden bei vorhandener Software automatisch die entsprechenden Programme gestartet. Durch Klick mit der rechten Maustaste auf das Telefonsymbol gelangen Sie in die Maske zur Telefon-Konguration. Nähere Erläuterungen hierzu nden Sie unter Abschnitt Tapi- Konguration im System-Handbuch der SelectLine- Programme. Die hier hinterlegte Währung ist die Leitwährung des Mandanten. Sie ist fest auf CHF eingestellt und kann grundsätzlich nicht angepasst werden. Sie gelangen auch per Doppelklick auf die Mandantennummer in der Statusleiste in die Mandanteneinstellungen. 18

23 KAPITEL 3. MANDANTEN Finanzamt Hier wählen Sie das für Sie zuständige Finanzamt Ihres Kantons. Abbildung 3.6: Finanzamt Optionen Auf der Seite Optionen nden Sie die Versteuerungsart und Versteuerungsmethode wieder. Die Werte stehen fest und können über die Mandanteneinstellungen nicht angepasst werden. Allerdings ist es möglich über entsprechende Programmfunktionen von Ist- auf Sollversteuerung zu wechseln. Bei lizenzierter Kostenrechnung können Sie für jeden Mandanten eine begleitende Kostenrechnung einstellen. Ist die Option deaktiviert, stehen Ihnen zwar noch alle entsprechenden Menüpunkte zur Verfügung, Sie erhalten allerdings einen Hinweis auf die Mandantenoption, wenn ein solcher Menüpunkt aufgerufen werden soll. Seite Optionen Kostenrechnung 19

24 3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN Abbildung 3.7: Mandanten Optionen EB-Werte (Erönungs-Bestand) EB-Werte Für Kassen/Banken/Anlagen können hier Anfangswerte erfasst werden, wenn diese über Kasse - Bankbezüge (Typ Anlage) angelegt wurden. Über Bearbeiten oder Doppelklick können die automatisch mit dem Wert Null angelegten Erönungsbuchungen verändert werden. Weiterhin besteht über Extras die Möglichkeit, die EB-Werte mit den Vorjahressalden zu aktualisieren. Abbildung 3.8: Mandant bearbeiten 20

25 KAPITEL 3. MANDANTEN Fibuexport Es sind die u.a. Kopplungen möglich. Nach erfolgter Auswahl sind die entsprechenden Felder zu ergänzen bzw. die Parameter zu setzen. Fibu-Kopplung Abbildung 3.9: Fibuexport Freie Felder Jedem Mandanten stehen so genannte "Freie Felder" zur Verfügung. Freie Felder Den freien Feldern können Sie selbst eine Bedeutung geben und über den Schalter eine passende Bezeichnung für die Bildschirmanzeige und den Ausdruck zuordnen. Besonderheit für das kaufmännische UND (&, engl. Ampersand): Wenn ein & in der Feldbezeichnung angezeigt werden soll, ist noch ein zweites einzugeben: &&. Hinweis 21

26 3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN Abbildung 3.10: Freie Felder Die Felder sind wie folgt deniert: 2 Textfelder mit jeweils 30 Zeichen 2 Felder für Dezimalzahlen 2 Felder für ganze Zahlen 2 Felder für Datumseingaben 4 Optionsfelder Die Datenplatzhalter für den Ausdruck der Feldbezeichnungen nden Sie jeweils in der Platzhaltergruppe "Dokument". Siehe auch unter Formulareditor - Platzhalter Zugrisrechte Zugrisrechte Die Zugrisrechte resultieren aus der Rechteverwaltung des SQL-Servers. Auf dieser Seite erhalten Sie einen Überblick über alle unter Applikationsmenü / Passwörter angelegten Nutzer und deren Zugrisrechte auf den aktiven Mandanten. Mit den Pfeilsymbolen können Sie den ausgewählten Nutzern den Zugri auf diesen Mandanten erlauben bzw. entziehen. Hierzu sind allerdings die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich. 22

27 KAPITEL 3. MANDANTEN Abbildung 3.11: Zugrisrechte Voreinstellungen für den Aufbau aller Tabellen/Listen beim Önen nehmen Sie auf dieser Seite vor. Die Einstellungen gelten für alle Tabellen des Mandanten. Optionen können aber auch unter Mandant / Einstellungen / Vorgabewerte speziell für jede Tabelle gesetzt werden. Es sollte also je Tabelle entschieden werden, welche Arbeitsweise zum optimalen Ergebnis führt. Nähere Erläuterungen nden Sie hierzu unter dem Abschnitt Vorgabewerte im System-Handbuch der Selectline-Programme. Listen einstellungen Listeneinstellungen Mandant / Einstellungen (Seite Listeneinstellungen) Unter Datensätze für Paging wird die Anzahl der vom Server auf den Arbeitsplatz geholten Datensätze festgelegt. Bitte beachten Sie dazu auch die Hinweise unter Funktionalität in Tabellen. Der Wert der letzten Suche über die Suchzeile wird gespeichert und als Suchwert beim erneuten Önen vorbelegt. Bei gesetzter Option Listen nur mit aktuellem Datensatz önen wird beim Önen der Liste nur der zuletzt verwendete Datensatz angezeigt. In Auswahllisten wirkt dies nur, wenn die Liste ohne Eingabe eines Suchbegries aufgerufen wird. Andernfalls wird die Einstellung unter Schlüssel Bei ungültigem Datensatz beachtet. Bei aktivierter Option kann eine beliebige Teilzeichenfolge auch mit vorangestelltem % gesucht werden. Es ist ggf. je Tabelle zu entscheiden, welche Arbeitsweise zum optimalen Ergebnis führt. Dazu können diese Optionen über Vorgabewerte speziell für jede Tabelle gesetzt werden. Datensätze für Paging letzte Suchwerte Hinweis 23

28 3.4. MANDANTENEINSTELLUNGEN Abbildung 3.12: Listeneinstellungen Regionaleinstellungen Unter Mandant / Einstellungen (Seite Regionaleinstellungen) denieren Sie die Druckseparatoren: Dezimaltrennzeichen und Tausendertrennzeichen 24

29 4 Kasse Im SelectLine Kassabuch können Sie Kassen, Banken und Anlagen bebuchen. Diese müssen in Kasse / Konten / Bankbezüge angelegt sein. Im Kassabuch ist die Verwaltung der oenen Posten inkl. Debitoren und Kreditoren, sowie automatischer Zahlungsverkehr und Mahnwesen integriert. Wird für den aktuellen Mandanten die SelectLine Finanzbuchhaltung genutzt, bekommen diese Programmpunkte nur informative Bedeutung. Beim Funktionsaufruf wird auf die Finanzbuchhaltung verwiesen. Hinweis 4.1 Buchen Jahreswechsel Abbildung 4.1: Jahreswechsel Über Applikationsmenü / Wartung / Kassenbuch / Jahreswechsel generieren Sie einen neuen Buchungszeitraum. Gleichzeitig wird Ihnen eine Übernahme von Konten, Salden und Kostenstellen/- trägern angeboten. Sie sollten die Salden in jedem Fall als Vorträge übernehmen, um aussagefähig und zeitgleich im neuen Jahr buchen zu können, obwohl das vorige noch nicht endgültig abgeschlossen ist. Der Jahreswechsel kann beliebig oft wiederholt werden. Intern werden nur die sich ergebenden Dierenzen verbucht. Während des Jahreswechsels werden übernommen: Jahreswechsel 25

30 4.1. BUCHEN die Konten entsprechend des ausgewählten Modus die Salden der in den Bankbezügen hinterlegten Finanzkonten die Oenen Posten die Mahnungen entsprechend der Oenen Posten Fehlerprotokoll Falls es Änderungen in der Kontenstruktur (Typ, Funktion, Zuordnung) gibt, oder Konten im aktuellen Jahr fehlen, werden die Konten in einem Fehlerprotokoll aufgelistet Buchen Kassenbewegungen buchen Institut auswählen Aufbau der Buchungsmaske Bevor sich die Buchungsmaske önet, muss die zu bebuchende Kasse bzw. Bank ausgewählt werden. Fehlende können Sie auch an dieser Stelle neu anlegen. Die Bezeichnung der ausgewählten Kasse bzw. Bank steht als Überschrift in der Buchungsmaske. Der aktive Buchungszeitraum wird mit der Mandantenwahl eingestellt. Für so gut wie alle verwalteten Daten gibt es eine Gesamtansicht in Tabellenform und eine Bearbeitungsansicht für den einzelnen Datensatz. Abbildung 4.2: Dialogbuchen Um beim Buchen nicht zwischen den Ansichten wechseln zu müssen, ist die Buchungsmaske geteilt in einen oberen Eingabebereich und einen darunter liegenden Tabellenbereich mit der Liste aller erfassten Buchungen. 26

31 KAPITEL 4. KASSE Mit dem Abschluss einer Buchung wird diese in die Liste übernommen und der Bereich zur Eingabe ist wieder leer. Über die Funktionsleiste leeren Sie den Eingabebereich zum Erfassen einer neuen Buchung, speichern Sie eine Änderung, verwerfen Sie Ihre Eingaben oder Löschen Sie eine selektierte Buchung. Welche Schalter aktiv oder inaktiv sind, ist abhängig vom Bearbeitungsstatus der Buchung. Über erreichen Sie folgende Einstellungen und Zusatzfunktionen: Funktionsleiste Maske kongurieren Eingabereihenfolge Negativprüfung Der Kassenbestand darf nicht negativ werden. Um die Buchung evtl. zu ändern, die zum negativen Saldo führte, kann man diese für den zurückliegenden Monat über die Negativprüfung ermitteln lassen. Fibuexport zurücksetzen Exportierte Buchungen sind in der Liste der Buchungen durch eine veränderte Schriftfarbe (grau) gekennzeichnet. Belegweise kann der Fibuexport zurückgesetzt werden. Wurde über Fibu direkt exportiert, wird gleichzeitig der entsprechende Buchungssatz in der Finanzbuchhaltung storniert. Zahlungen neu nummerieren Das Verhalten der Eingabefelder kann über ihr Kontextmenü oder über die Funktion Eingabereihenfolge geregelt werden. Für die Erfassung des Buchungsdatums ist nur der Tag einzugeben. Der jeweilige Monat ist auszuwählen. Die Belegnummer der Buchung kann manuell eingetragen oder automatisch hochgezählt werden, je nach gesetzter Option unter Kontextmenü bzw. Maske kon- gurieren. Dort kann weiterhin eingestellt werden, ob die Belegnummerneingabe Picht ist oder ob nur eine Warnung erfolgen soll. Hier wird das zu bebuchende Konto eingetragen. Das Gegenkonto ist das in Kasse / Banken / Anlagen eingetragene Fibu-Konto. Mit diesem wird der Buchungssatz komplettiert. Ein in Kassen / Banken / Anlagen zugeordnetes Konto sollte nur über ein Transferkonto bebucht werden! Ist im Konto ein Autotext hinterlegt, wird dieser als Vorschlag in die Buchung übernommen. Die Buchungstexte aus Kasse / Konstanten / Buchungstexte erhalten Sie durch Eingabe des Buchungstextschlüssels. Über Einstellungen und Zusatzfunktionen - Maske kongurieren können Sie regeln, ob die Buchungstexteingabe Picht ist oder ob nur eine Warnung erfolgen soll. Eingabefelder Datum Beleg Konto Text 27

32 4.1. BUCHEN Kurs/Währung Brutto Steuer Kostenstelle Der Betrag kann in einer beliebigen Währung erfasst werden. Die Maske über Schalter Kurs zeigt die entsprechenden Kurse und die Beträge, wenn bereits erfasst, in Leit- und Fremdwährung. Als Betrag ist immer der Brutto-Betrag einzugeben. Ist im Konto der Steuerschlüssel hinterlegt, wird dieser in die Buchung übernommen. Er kann geändert bzw. wenn nicht vorbelegt, erstmals eingetragen werden. Ist für den aktuellen Mandanten die Kostenrechnung aktiv, gibt es ein weiteres Eingabefeld zur Erfassung der Kostenstelle Einstellungen für die Buchungsmaske Funkionen Grundsätzlich sollte man sich mit der [Enter]-Taste von Eingabefeld zu Eingabefeld bewegen. Diese schliesst auch den Buchungssatz ab. Zudem lässt sich die Buchungsmaske optimal kongurieren. Zu den entsprechenden Menüs gelangen Sie über die Schaltäche Funktionen. Abbildung 4.3: Maske kongurieren Benutzereinstellungen graue Plustaste bucht im Haben - des SOLL-Kontos Eingabe in Rappen: Bei aktivierter Position muss der Betrag in Rappen eingegeben werden, die letzten beiden Stellen werden als Kommastelle interpretiert. Währungsumrechnung in EUR anzeigen: Aktiviert wird der Betrag ebenfalls in EURO angezeigt 28

33 KAPITEL 4. KASSE Mandanteneinstellungen Die ersten fünf und die letzten zwei Optionen erklären sich selbst. Kategorien verwenden Es ist möglich, in der Buchungsmaske anstelle von Kontonummer Kategorien einzutragen. Diese sind im Kontenstamm festzulegen. Ist für die Buchungsmaske die Option Kategorie verwenden gesetzt, wird z.b. die im Feld Konto eingegebenen Kategorie Kfz automatisch durch die Kontonummer 4530 ersetzt, wenn im Konto 4530 als Kategorie Kfz eingetragen ist. Die Reihenfolge der Eingabe lässt sich beeinussen. Es kann für jedes Feld festgelegt werden, ob sein Inhalt festgehalten und das Feld übersprungen werden soll. Die Einstellungen erreichen Sie über ein Kontextmenü in der Buchungsmaske oder über das Funktionsmenü. Die Felder, für die dies zutrit, sind in der Buchungsmaske gekennzeichnet: Eingabereihenfolge Abbildung 4.4: Eingabereihenfolge Zahlungen buchen Wird für einen Mandanten das SelectLine Kassabuch mit der SelectLine Finanzbuchhaltung eingesetzt, berührt eine Zahlung im Kassabuch die oenen Posten erst nach dem Direktexport der Kassenzahlungen in die Fibu. Die Zahlung ist ein neuer OP geworden, gegen den ein passender Rechnungs-OP manuell ausgeglichen werden kann. Die im Folgenden geschilderten Möglichkeiten gibt es in diesem Fall in der Kasse nicht. 29

34 4.2. KONTEN Wenn Sie das SelectLine Kassabuch für einen Mandanten nutzen, für den nicht das Rechnungswesen installiert ist, erkennt das Programm an der Buchung Kassen/Banken/Anlagen-Bezug gegen ein Personenkonto, dass mit der Zahlung eine oene Verbindlichkeit oder Forderung ausgeglichen werden soll. Wurde der oene Betrag nicht komplett gezahlt, muss entschieden werden, wie mit dem Fehlbetrag zu verfahren ist. Um den Fehlbetrag nachzufordern bzw. zu verfolgen, kann ein Rest-OP gebildet werden. Handelt es sich um einen geringfügigen Fehlbetrag, kann Nachlass gewährt werden. Das bedeutet, je nach konkreter Sachlage, wird beim Buchen der Zahlungen von Forderungen oder Verbindlichkeiten lt. Kontoauszug der Programmdialog variieren. 4.2 Konten Bankbezüge Unter Kasse / Konten / Bankbezüge verwalten Sie die Bankverbindungen und Kassen Ihres Mandanten. Abbildung 4.5: Bankbezüge Nummer Die Nummer ist der zweistellige Datensatzschlüssel der Bankbezüge. 30

35 KAPITEL 4. KASSE Bankbezüge vom Typ Bank sind in der Regel Finanzkonten bei einer Bank. Bankbezüge vom Typ Kasse kommen bei Barzahlungen von Rechnungen zur Anwendung. Das Fibu-Konto ist das Finanzkonto, auf das die Zahlungen eines Zahlungslaufs gebucht werden. Für den Kontenrahmen VKMU könnte es beispielsweise das Konto 1020 sein. Bankbezüge können in beliebiger Währung geführt werden. Die weiteren Felder Bankendetails, IBAN und BIC sowie Infos für VESR sind falls erforderlich hier auszufüllen. Typ Fibu-Konto Währung Konten Die Verwaltung der Kontenstammdaten erfolgt je Buchungsjahr. Die Kontenstammdaten, die immer im Komplex mit dem Kontenplan zu betrachten sind, werden über Kasse - Konten verwaltet. Seite Konto Abbildung 4.6: Konten Konto ist das Schlüsselfeld der Konten. Es erlaubt die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen. Mit der Eingabe des Kontos erhalten die Datensätze zusätzlich eine numerische Kontonummer. Dies ist zu beachten, wenn die Konten in numerischer Reihenfolge angezeigt werden sollen. Sortieren Sie dann nach Kontonummer! Für die Bezeichnung des Kontos stehen Ihnen 40 Zeichen zur Verfügung. Konto Hinweis Bezeichnung 31

36 4.2. KONTEN Autotext Zuordnung Typ Steuercode (Steuerschlüssel) Kategorie Der Autotext wird beim Buchen als Buchungstext übernommen, solange das entsprechende Eingabefeld in der Buchungsmaske noch keine Eintragung hat. Die Zuordnung ist für den Kontenplan von Bedeutung. Bei der Prüfung des Kontenplanes auf logische Richtigkeit wird geprüft, ob die Zuordnung in der Erfolgsrechnung oder in die Bilanz auch der Zuordnung lt. Konto entspricht. Der Typ bestimmt die Art der Verwendung des Kontos beim Buchen und ist somit dessen wichtigstes Kennzeichen. Finanzkonto für typische Finanzkonten wie Bank, Postbank und Kasse, auch für Transferkonten. Wird ein Finanzkonto an ein nicht Finanzkonto gebucht, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit einen Steuerschlüssel und Skontowert einzugeben. Debitor für Kundenkonten. Die Personenkonten bis sind hierfür ein typischer Bereich. Kreditor für Lieferantenkonten. Die Personenkonten bis sind hierfür ein typischer Bereich. Umsatzsteuer Konten dieses Typs können mit Umsatzsteuerschlüssel gebucht werden. Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um den Umsatzsteuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen von Umsatzsteuerkonto gegen Umsatzsteuerkonto ist kein Steuerschlüssel zulässig. Buchungen gegen Erwerbssteuerkonto und Vorsteuerkonto sind nicht erlaubt. Vorsteuer Konten dieses Typs können mit Vorsteuerschlüssel gebucht werden. Das bedeutet, diesen Konten wird dann automatisch der um den Vorsteuersteuerbetrag geminderte Buchungsbetrag zugewiesen. Bei Buchungen von Vorsteuerkonto gegen Vorsteuerkonto ist kein Steuerschlüssel zulässig. Buchungen gegen das Umsatzsteuerkonto sind nicht erlaubt. Steuerfrei Konten dieses Typs können nicht mit Steuerschlüssel gebucht werden. Ist als Kontentyp Umsatzsteuer oder Vorsteuer ausgewählt, kann ein Steuerschlüssel eintragen werden. Dieser wird dann beim Buchen vorgeschlagen. Es ist möglich, in der Buchungsmaske anstelle von Kontonummern Kategorien einzutragen. Die Eingabe einer 15-stelligen Zeichenkette, also auch Buchstaben und Sonderzeichen, ist möglich. Beispiel: Konto Laufende Kfz-Betriebskosten Kategorie Kfz Ist für die Buchungsmaske die Option Kategorie verwenden gesetzt, wird die im Feld Konto eingegebenen Kategorie Kfz automatisch durch die Kontonummer 4530 ersetzt. 32

37 KAPITEL 4. KASSE Konten, die nicht mehr bebucht werden sollen, können mit einer datumsbezogenen Buchungssperre versehen werden. Ist die Option Konto nur indirekt buchen markiert, wird dieses Konto nicht mehr direkt, sondern nur noch als Automatikkonto bebucht (z.b. die Sammelkonten für Verbindlichkeiten und Forderungen). Markieren Sie die Option Steuercode feststellen, wenn Sie sicherstellen möchten, dass das eingestellte Konto nur mit diesem Steuerschlüssel gebucht wird. Diese Option ist insbesondere dann nützlich, wenn Sie z.b. bestimmte Erlöskonten je möglichen Steuersatz bebuchen wollen. Alternativ zum Druck jeder einzelnen Buchung können auch nur die Monatssummen auf dem Kontenblatt ausgegeben werden. Wird parallel die SelectLine Anlagenbuchhaltung genutzt, können über dieses Kennzeichen die Konten selektiert werden, die später in der Anlagenbuchhaltung zur Verfügung stehen sollen. Buchungssperre ab Konto nur indirekt buchen Steuercode (Steuerschlüssel) feststellen Kontenblatt verdichten Anlagekonto Seite Einstellungen Abbildung 4.7: Konten - Seite Einstellungen Sie können jedes Konto beliebig mit Fremdwährungen bebuchen. Das heisst, in Ihre Kasse könnten bei Bedarf, Zahlungseingänge in CHF,, $ gebucht werden. Die Salden werden getrennt nach Leitwährung und Fremdwährungen ermittelt und ausgewiesen. Haben Sie oene Posten je Debitor in verschiedenen Währungen, können Sie sich sowohl einen Überblick über die Forderungen insgesamt in der Leitwährung, als auch je Währung anzeigen lassen. Um mit Fremdwährungen zu buchen, setzen Sie die entsprechende Option. Die hier eingestellte Fremdwährung ist ein Vorschlagswert, solange nicht die Option Fremdwährung feststellen gesetzt ist. Konten der Erfolgsrechnung oder Konten ohne Zuordnung können Kostenarten darstellen. Fremdwährung Kostenrechnung 33

38 4.2. KONTEN Ist für den Mandanten die Kostenrechnung eingestellt, wird beim Bebuchen der auf Kostenart eingestellten Konten, der Betrag entweder automatisch auf die Kostenstellen aufgeteilt oder Sie werden in einem Dialogfenster aufgefordert, den Wert manuell zu verteilen. Sofern es sich nicht um eine automatische Kostenart handelt, können beim Buchen noch Korrekturen vorgenommen werden. Seite Adresse Die Seite Adresse ist nur bei Personenkonten belegt. Sind die Adressnummern von Debitoren/Kreditoren nicht mit den Kontonummern identisch (die Option Konto- und Adressnummer synchronisieren ist nicht aktiv), wird hier eine Liste aller Debitoren/Kreditoren, die diesem Konto zugeordnet sind, angezeigt. Sind die Nummern synchron, erscheint die eine Adresse Datenaktualisierung Über Applikationsmenü / Wartung / Aktualisieren / Datenaktualisierung können Sie Stammdaten aus einem der mitgelieferten Vorlagemandanten übernehmen bzw. aktualisieren. Abbildung 4.8: Auswahl Datenaktualisierung 34

39 KAPITEL 4. KASSE Abbildung 4.9: Datenaktualisierung Die Funktion aktualisiert im laufenden Buchungsjahr mit einem mitgelieferten Vorlagemandanten (VKMU, VKMUI, VKMUF) je nach Art der Aktualisierung folgende Daten: Neue Daten zufügen Alles. Alle neuen Daten werden hinzugefügt Aktualisierung der Steuerschlüssel. Aktualisierung der Konten. Es werden alle fehlenden Konten angelegt. Bei abweichender Kontenbezeichnung wird diese geändert, wenn die Kontobezeichnung im laufenden Buchungsjahr mit der aus dem Vorjahr übereinstimmt, weil dann davon auszugehen ist, das sie diese selbst nie geändert haben. Vorhandene Daten aktualisieren oder ersetzen Alles Alle neuen Daten werden hinzugefügt Aktualisieren bzw. ersetzen der Steuerschlüssel Aktualisierung bzw. ersetzen der Konten. Anlegen von fehlenden Konten. Aktualisieren aller bestehender Konten. Löschen von nicht benötigten Konten. Diese Konten wurden weder im Vorjahr noch im laufenden Buchungsjahr bebucht und haben keine weitere Funktion (z.b. Debitoren-, Kreditoren-, Forderungs- oder Vortragskonten). Aktualisieren der Kontenbezeichnungen 35

40 4.3. KONSTANTEN 4.3 Konstanten Steuerschlüssel Eingabemaske "Steuerschlüssel" Die Verwaltung der Steuerschlüssel erfolgt unter dem Programmpunkt Kasse / Konstanten / Steuerschlüssel. Abbildung 4.10: Steuerschlüssel Steuercode Berechnung Steuerart Steuerbetrag änderbar Automatikkonto Nicht fällig Die Steuerschlüssel werden über den maximal 2-stelligen Steuercode verwaltet. Die Berechnung der Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag kann erfolgen: Berechnung Brutto Pauschal Formel Steuerbetrag = (Brutto/(100 + Steuerprozent) * Steuerprozent )/(100 * Quote) Steuer = (Bruttobetrag/100 * Steuerprozent)/(100 * Quote) Bei den Steuerarten Umsatzsteuer und Vorsteuer wird der Steuerbetrag in der Regel Brutto berechnet. Wenn Sie während des Buchens die Steuer bzw. den Steuerbetrag noch ändern wollen, müssen Sie die Option Steuerbetrag änderbar setzen. Im unteren Teil der Eingabemaske bendet sich eine Tabelle, in der Sie selbst (in einer neuen Zeile) die aktuellen Steuerkonditionen zusammen mit dem Gültigkeitsdatum eintragen können. Das Automatikkonto wird für die Buchung des Steueranteils verwendet. Eine Ausnahme bildet das Verbuchen einer Rechnung bei Ist-Versteuerung. Das Konto Nicht fällig ist das Automatikkonto für die Buchung des Steueranteils einer Rechnung bei Ist-Versteuerung. Die Buchung auf das eigentliche Automatikkonto erfolgt bei Ist-Versteuerung beim Buchen der zugehörigen Zahlung. 36