Erfolgreiche Web-Meetings

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1 Inhalt Über dieses Handbuch... 1 Einrichten eines Meetings... 1 Ansetzen eines wiederkehrenden Meetings... 2 Beginnen und Durchführen eines Meetings... 6 Präsentieren von Informationen... 7 Aufzeichnen von Meetings Abhalten eines großen Meetings Beheben häufig auftretender Probleme Ansprechpartner bei WebEx Über dieses Handbuch Im vorliegenden Leitfaden Erfolgreiche WebEx Meetings finden Sie Tipps und Techniken, anhand derer Sie Ihre Web-Meetings effektiver gestalten können. Bei den Beschreibungen wird davon ausgegangen, dass Sie mit den Funktionen von Meeting Center bereits grundsätzlich vertraut sind, daher wird auf ausführliche Informationen zur Verwendung von Meeting Center verzichtet. Anmerkung Detaillierte Anweisungen zur Verwendung der in diesem Leitfaden beschriebenen Optionen und Features können Sie der Online-Hilfe auf der Website Ihres Meeting Centers entnehmen. Einrichten eines Meetings Für Gastgeber des Meetings: In diesem Abschnitt finden Sie Tipps und Techniken, mit deren Hilfe Sie ein angesetztes oder ein Instant-Meeting effektiv einrichten können. Auswählen einer Ansetzfunktion Um ein Meeting anzusetzen, können Sie eine der beiden folgenden Ansetzfunktionen auswählen: Erweitertes Ansetzen: Sie können alle Optionen für Ihr Meeting selbst festlegen. Dazu gehören grundlegende Informationen zum Meeting, Wiederholung, Telefonkonferenz, Teilnehmerliste, Einschreibung, Tagesordnung, Teilnehmer-Privilegien, Sicherheitsoptionen und weitere Meeting-Details. Schnelles Ansetzen: Sie können nur eine geringe Anzahl von Optionen für Ihr Meeting festlegen. Dazu gehören grundlegende Informationen zum Meeting, Telefonkonferenz und die Teilnehmerliste. Sichern Ihres Meetings Sie können Sicherheitsvorkehrungen für Ihr Meeting treffen, indem Sie beim erweiterten Ansetzen eine der folgenden Aktionen ausführen: Legen Sie ein Passwort fest: Wenn Sie ein Passwort für ein Meeting festlegen, müssen die Teilnehmer dieses Passwort angeben, um dem Meeting beizutreten. Viele der folgenden Tipps und Techniken in diesem Handbuch wurden von Meeting-Service-Nutzern wie Ihnen erstellt. Falls Sie selbst einen Tipp haben, den Sie an andere Nutzer weitergeben möchten, senden Sie bitte eine detaillierte Beschreibung Ihres Tipps an Meeting Center 7

2 2 von 16 Erfolgreiche Web-Meetings Setzen Sie ein nicht aufgeführtes Meeting an: Nicht aufgeführte Meetings werden nicht im Meeting-Kalender auf Ihrer Meeting Center-Website angezeigt. Um an einem nicht aufgeführten Meeting teilzunehmen, müssen die Teilnehmer in der Navigationsleiste unter An einem Meeting teilnehmen auf den Link Nicht aufgeführt klicken und anschließend eine eindeutige Meeting-Kennummer angeben. Entfernen Sie das Meeting-Passwort aus der -Einladung: Wenn Sie ein Meeting-Passwort festgelegt haben, können Sie verhindern, dass das Passwort in den Einladungs- s aufgeführt wird, die von der Meeting Center-Website automatisch an die Teilnehmer gesendet werden. Fordern Sie die Teilnehmer auf, sich anzumelden: Sie können festlegen, dass die Teilnehmer einen Nutzer-Account auf Ihrer Meeting Center- Website haben müssen. Folglich müssen sich die Teilnehmer erst an der Website anmelden, bevor sie an einem Meeting teilnehmen können. Festlegen, dass Teilnehmer sich für das Meeting registrieren müssen: Sie können festlegen, dass alle Teilnehmer zuerst eine Registrierungsanforderung mit ihrem Namen, ihrer -Adresse und anderen Informationen ausfüllen und diese Anforderung an Sie senden müssen. Sie können jede Registrierungsanforderung annehmen oder ablehnen. Die optimale Sicherheitsstufe hängt vom Zweck eines Meetings ab. Wenn Sie zum Beispiel ein Meeting ansetzen, um einen Firmenausflug zu besprechen, reicht es wahrscheinlich aus, wenn Sie nur ein einfaches Passwort für das Meeting festlegen. Wenn Sie jedoch vertrauliche Finanzdaten Ihres Unternehmens besprechen möchten, empfiehlt es sich, das Meeting als nicht aufgeführt anzusetzen und die Teilnehmer zu einer Anmeldung auf der Website zu verpflichten. Ansetzen eines wiederkehrenden Meetings Falls Sie ein Meeting regelmäßig abhalten möchten, können Sie beim erweiterten Ansetzen die folgenden Wiederholungsmuster zum Ansetzen eines Meetings angeben: tägliche Wiederholung wöchentliche Wiederholung monatliche Wiederholung jährliche Wiederholung Um ein wiederkehrendes Meeting einzurichten, geben Sie beim erweiterten Ansetzen die Wiederholungsoptionen auf der Seite Datum und Uhrzeit an. Einbeziehen einer Telefonkonferenz Beim Ansetzen eines Meetings können Sie sowohl beim schnellen Ansetzen als auch beim erweiterten Ansetzen eine der folgenden Telefonkonferenzoptionen auswählen. Um auf diese Optionen beim erweiterten Ansetzen zuzugreifen, klicken Sie auf der rechten Seite auf Telefonkonferenz; beim schnellen Ansetzen klicken Sie auf Audio-Option ändern. Keine: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie keine formale Telefonkonferenz benötigen oder einen Telekonferenz-Service verwenden, z. B. wenn Sie ein Meeting mit nur einem anderen Teilnehmer durchführen möchten. Anmerkung Nach dem Beginn eines Meetings können Sie weitere Sicherheitsmaßnahmen festlegen, indem Sie das Meeting sperren. Einzelheiten finden Sie unter Unbefugten Zugriff auf ein laufendes Meeting verhindern auf Seite 7.

3 3 von 16 Wichtig Wenn Sie ein Meeting ohne einen Telekonferenz- Service ansetzen, wird empfohlen, dass Sie in Ihrer Einladungs-E- Mail genau angeben, wie Sie für das Meeting den Ton bereitstellen. Ansonsten könnten die Teilnehmer davon ausgehen, dass für das Meeting kein Ton zur Verfügung steht. Sie könnten zum Beispiel den Teilnehmern mitteilen, dass Sie sie anrufen, sobald das Meeting beginnt. Um diese Informationen anzugeben, können Sie eine individuell angepasste Einladungs- erstellen. Einzelheiten finden Sie unter Erstellen einer angepassten Einladungs- für die Teilnehmer auf Seite 5. WebEx-Telekonferenz-Service: Das Meeting umfasst eine integrierte Telefonkonferenz. Wenn Sie diese Option auswählen, wählen Sie eine der folgenden Telefonkonferenz-Arten: Einwahl durch Teilnehmer: Wählen Sie diese Option, wenn die Teilnehmer eine Telefonnummer anrufen sollen, um an einer Telefonkonferenz teilzunehmen. Teilnehmer werden zurückgerufen: Wählen Sie diese Option, wenn die Teilnehmer vom Telekonferenz-Service angerufen werden sollen, um mit der Telefonkonferenz verbunden zu werden. Wichtig In einer Rückruf-Telefonkonferenz können ausschließlich Meeting-Teilnehmer mit einer direkten Telefonleitung einen Rückruf vom Telekonferenz-Service erhalten. Falls Empfangspersonal den Anruf des Services entgegennimmt oder das Telefonsystem des Teilnehmers auf eingehende Anrufe mit einer aufgezeichneten Begrüßungsnachricht reagiert, kann der Teilnehmer nicht zurückgerufen werden. Im Meeting-Fenster ist jedoch immer eine optionale Einwahltelefonnummer verfügbar, die Teilnehmer anrufen können, um einer Telefonkonferenz beizutreten. Persönliche Konferenznummer: Nur verfügbar, wenn Ihr Nutzer- Account die Option für eine persönliche Konferenznummer (PKN) enthält. Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie Ihren PKN-Account für eine Telefonkonferenz nutzen möchten. Mit einem PKN-Account können Sie dieselben Konferenznummern für all Ihre Meetings verwenden. Außerdem können Sie den Zugriffscode, den Sie zum Start der Telefonkonferenz verwenden möchten, sowie die Zugriffscodes, mit denen die Teilnehmer der Telefonkonferenz beitreten können, festlegen. Weiterer Telefonkonferenz-Service: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie einen anderen Telekonferenz-Service-Anbieter oder einen firmeninternen Telekonferenz-Service verwenden möchten. Wenn Sie im nun angezeigten Fenster Anweisungen zum Beitreten zur Telefonkonferenz eingeben, werden die Anweisungen automatisch in einem Dialogfeld angezeigt, sobald ein Teilnehmer dem Meeting beitritt. Einbeziehen einer integrierten VoIP-Konferenz Beim Ansetzen eines Meetings können Sie wählen, ob Sie neben oder an Stelle der Telefonkonferenz integriertes VoIP verwenden möchten. Diese Option ermöglicht es den Teilnehmern, mithilfe des Voice-Over-IP-Protokolls (VoIP) einem internetbasierten Telefonie-Service miteinander zu sprechen, anstatt das herkömmliche Telefonsystem zu verwenden. Eine integrierte VoIP-Konferenz (Internet-Telefonkonferenz) kann in zwei Modi durchgeführt werden: Halbduplex, wobei immer nur ein Meeting-Teilnehmer sprechen kann Vollduplex, wobei bis zu zwei Teilnehmer gleichzeitig sprechen können Sie können sich zu Beginn des Meetings für Halb- oder Vollduplex entscheiden. Integriertes VoIP kann in den folgenden Fällen von Vorteil sein: An dem Meeting nehmen Teilnehmer an weit entfernten Standorten teil, die keine Gebühren für Ferngespräche zahlen möchten. Für das Meeting ist wenig Interaktion erforderlich, zum Beispiel hören die Teilnehmer einer Präsentation zu, anstatt an einer Diskussion teilzunehmen.

4 4 von 16 Erfolgreiche Web-Meetings Anmerkung Eine integrierte VoIP-Konferenz startet nicht automatisch mit dem Beginn eines Meetings. Die integrierte VoIP- Konferenz starten Sie wie folgt: Zeigen Sie im Menü Tools auf Integriertes VoIP, und wählen Sie dann Konferenz beginnen. Anmerkung Weitere Informationen zur Verwendung von integriertem VoIP, einschließlich der Systemanforderungen, finden Sie in der Online-Hilfe auf Ihrer Meeting Center-Website. Erteilen von Privilegien für Teilnehmer Wenn Sie ein Meeting mit der erweiterten Ansetzfunktion ansetzen, können Sie mithilfe der Optionen auf der Seite Teilnehmer-Privilegien den Teilnehmern Privilegien erteilen oder entziehen. Mit den Privilegien legen Sie fest, ob alle Teilnehmer Dokumente teilen, geteilte Dokumente unabhängig voneinander anzeigen, geteilte Dokumente kommentieren usw. können. Für die meisten Meetings wird empfohlen, die Standardprivilegien zu übernehmen und dann bei Bedarf während des Meetings allen Teilnehmern oder nur ausgewählten Teilnehmern zusätzliche Privilegien zu erteilen. Auf diese Weise können Sie das Meeting besser steuern. Wenn Sie zum Beispiel eine Präsentation abhalten und sicherstellen möchten, dass die Teilnehmer Ihrem Ablauf folgen, werden Sie ihnen wahrscheinlich nicht das Privileg Beliebige Seite anzeigen erteilen, wodurch sie selbstständig durch Ihre Präsentation navigieren könnten. Teilnehmer einem Meeting vor der angesetzten Startzeit beitreten lassen Wenn Sie das erweiterte Ansetzen nutzen, können Sie Teilnehmer einem Meeting vor dem eigentlichen Beginn des Meetings beitreten lassen. Sie können zum Beispiel angeben, dass die Teilnehmer einem Meeting bis zu 10 Minuten vor der angesetzten Startzeit beitreten können. Mit dieser Option, die auf der Seite Datum und Uhrzeit beim erweiterten Ansetzen verfügbar ist, verhindern Sie, dass die Teilnehmer so lange mit ihrem Beitritt warten müssen, bis Sie das Meeting starten. Wenn Sie zulassen, dass die Teilnehmer dem Meeting vorzeitig beitreten, können Sie automatisch ein Präsentationsdokument teilen, sobald ein Teilnehmer dem Meeting beitritt. Einzelheiten finden Sie unter Automatisches Teilen einer Präsentation auf Seite 4. Automatisches Teilen einer Präsentation Wenn Sie zulassen, dass die Teilnehmer dem Meeting vor der angesetzten Startzeit beitreten mithilfe der erweiterten Ansetzfunktion, können Sie ein Präsentationsdokument automatisch teilen. Die Präsentation oder das Dokument kann die Teilnehmer auch informieren oder unterhalten, während sie auf den Beginn des Meetings warten. Um eine Präsentation oder ein Dokument automatisch zu teilen, müssen Sie diese Option beim Ansetzen des Meetings auswählen. Die Präsentation oder das Dokument muss im WebEx-UCF-Format (Universal-Kommunikations- Format) vorliegen. Um ein beliebiges Dokument oder eine Präsentation im UCF-Format zu speichern, verwenden Sie das WebEx-Universal- Kommunikations-Toolkit oder die WebEx-Dokumentenverwaltung, auf die Sie über die Support-Seite Ihrer Meeting Center-Website zugreifen können. Verwenden von Meeting-Vorlagen Um beim Ansetzen eines Meetings Zeit zu sparen, können Sie eine Meeting- Vorlage einrichten. Mithilfe einer Meeting-Vorlage legen Sie alle Optionen Ihres Meetings automatisch fest, bis auf Passwort, Datum und Uhrzeit.

5 5 von 16 Um eine Meeting-Vorlage einzurichten, legen Sie mit der erweiterten oder der schnellen Ansetzfunktion die gewünschten Optionen für Ihre Meetings fest, und klicken Sie dann im unteren Bereich der Ansetzseite auf Als Vorlage speichern. Wenn Sie das nächste Mal ein Meeting ansetzen möchten, wählen Sie einfach die Vorlage aus der Dropdown-Liste Optionen mit Vorlage festlegen im oberen Bereich der Seite Erweitertes Ansetzen oder Schnelles Ansetzen. Vor dem Ansetzen eines Meetings können Sie alle Optionen, die Ihrem Meeting von der Vorlage zugewiesen wurden, ändern. Erstellen einer angepassten Einladungs- für die Teilnehmer Wenn Sie beim Ansetzen eines Meetings die Teilnehmer einladen, sendet das Meeting Center automatisch Einladungs- s an die Teilnehmer. Sie können jedoch die automatische -Nachricht wie folgt ändern: Laden Sie erst einmal nur sich selbst zu dem Meeting ein. Sobald Sie die Einladungs- erhalten haben, können Sie diese nach Wunsch ändern und dann an die Teilnehmer weiterleiten. Stellen Sie sicher, dass in der geänderten Einladungs- alle notwendigen Informationen aus der ursprünglichen Benachrichtigung enthalten sind, beispielsweise Datum und Uhrzeit des Meetings, die Tagesordnung, den URL, um am Meeting teilzunehmen und die Informationen zur Audiokonferenz. Anmerkung Ändern Sie bitte nicht die Meeting-Bestätigungs- , die Sie erhalten. Diese Nachricht enthält die Informationen und URLs, die Sie zum Abhalten eines Meetings benötigen. Aktualisieren der Informationen zu einem angesetzten Meeting Sie können alle Informationen zu einem Meeting, einschließlich Startzeit, Wiederholungsmuster und Liste eingeladener Teilnehmer, aktualisieren. Wenn Sie ein Meeting ändern, können Sie den Teilnehmern eine neue Einladungs- senden, in der diese über die Änderung an den Informationen zum Meeting informiert werden. Aus der Teilnehmerliste gelöschte Teilnehmer erhalten eine -Nachricht darüber, dass ihre Einladungen zurückgezogen wurden. Einen anderen Nutzer ein Meeting für Sie ansetzen lassen Sie können einem oder mehreren Meeting-Service-Benutzern erlauben, in Ihrem Auftrag Meetings anzusetzen. Sobald ein anderer Nutzer ein Meeting für Sie ansetzt, wird das Meeting in Ihrer Meeting-Liste auf der Seite Meine WebEx-Meetings angezeigt. Danach können Sie das Meeting starten und es so abhalten, wie Sie es bei von Ihnen selbst angesetzten Meetings gewohnt sind. Damit ein anderer Nutzer ein Meeting für Sie ansetzen kann, müssen Sie ihn in Ihrem Nutzerprofil auf der Meeting Center-Website angeben. Sie können nur einen Nutzer auswählen, der über einen Account auf Ihrer Meeting Center-Website verfügt. Ansetzen eines Meetings mithilfe von Microsoft Outlook Wenn Sie Microsoft Outlook 2000 oder eine höhere Version verwenden und Ihre Meeting Center-Konfiguration die Option WebEx-Integration in Outlook beinhaltet, können Sie Online-Meetings mit Microsoft Outlook ansetzen, beginnen sowie ihnen beitreten. Anweisungen zur Verwendung der Outlook-Integration erhalten Sie im Nutzerleitfaden für die Komponente WebEx Integration in Outlook. Dieser Leitfaden ist auf der Support-Seite Ihrer Meeting Center-Website verfügbar. Verwenden von One-Click-Meetings Wenn Sie sich häufiger mit anderen Personen treffen, um spontan gemeinsam an Dokumenten, Tabellen usw. zu arbeiten, können Sie Verknüpfungen für One-Click-Meetings für Ihre Microsoft Office-Applikationen erstellen. Sie können dann während der Arbeit in einer Microsoft Office-Applikation sofort ein Meeting starten und das geöffnete Dokument teilen. Sie können auch eine One-Click-Meeting-Verknüpfung für Ihr Windows- Kontextmenü erstellen. Mit dieser Verknüpfung können Sie dann mit der rechten Maustaste auf jedes beliebige Dokument oder jede beliebige Applikation auf Ihrem Computer klicken und sofort ein Meeting starten, in dem Sie die betreffende Applikation oder das betreffende Dokument teilen. Um Verknüpfungen für One-Click-Meetings zu erstellen, führen Sie auf Ihrer Meeting Center-Website eine der folgenden beiden Aktionen aus:

6 6 von 16 Klicken Sie auf Mein WebEx > Meine Meetings > Einrichtung von One- Click. Klicken Sie auf der Navigationsleiste auf Ein Meeting abhalten > One- Click-Meeting. Beginnen und Durchführen eines Meetings Für Gastgeber des Meetings: In diesem Abschnitt finden Sie Tipps und Techniken zum Beginnen und Durchführen eines Meetings. Beginnen eines angesetzten Meetings Meetings beginnen nicht automatisch zu den angesetzten Zeiten. Als Gastgeber eines Meetings müssen Sie das Meeting erst beginnen, bevor die Teilnehmer beitreten können. Daher wird empfohlen, dass Sie ein Meeting etwa 10 Minuten vor der angesetzten Startzeit beginnen, um Teilnehmer zu berücksichtigen, die dem Meeting bereits einige Minuten vorher beitreten möchten. Alternativ dazu können Sie die Teilnehmer auch schon vor dem eigentlichen Beginn beitreten lassen. In diesem Fall wird das Meeting automatisch zu einer Zeit eröffnet, die Sie beim Ansetzen des Meetings angeben können. Weitere Informationen finden Sie unter Teilnehmer einem Meeting vor der angesetzten Startzeit beitreten lassen auf Seite 4. Teilnehmern helfen, Ihre Meeting Center-Website zu finden Falls Teilnehmer Probleme haben, Ihre Meeting Center-Website zu finden, um an einem Meeting teilzunehmen, prüfen Sie, ob diese den richtigen URL verwenden. Folgende Fehler kommen häufig vor: Es wird www im URL eingegeben. Bei Meeting Center-Websites wird der Servername www nicht verwendet. Stattdessen beinhalten diese Sites den Namen Ihres Unternehmens in einem der folgenden Formate: Eingabe von webx an Stelle von webex im URL. Eingabe von http anstatt https, falls Ihre Site durch SSL (Secure Sockets Layer) gesichert ist. Der URL einer sicheren Seite hat folgendes Format: https://<name_ihres_unternehmens>.webex.com Teilnehmern helfen, einem Meeting beizutreten Falls Teilnehmer Probleme haben, einem Meeting beizutreten, kann es eventuell daran liegen, dass sie versuchen, einem Meeting beizutreten, das Sie noch nicht begonnen haben. Erst nach Beginn eines Meetings werden im Meeting-Kalender auf Ihrer Meeting Center-Website unter Status der Text Jetzt Teilnehmen und ein grünes Symbol angezeigt. Andernfalls wird der Text Nicht begonnen angezeigt. Da sich der Status eines Meetings jederzeit ändern kann, sollten die Teilnehmer in regelmäßigen Abständen auf die Schaltfläche Aktualisieren klicken, um festzustellen, ob Sie das Meeting bereits begonnen haben. Dieses Problem kann umgangen werden, indem Sie die Teilnehmer vor dem eigentlichen Beginn beitreten lassen. Einzelheiten finden Sie unter Teilnehmer einem Meeting vor der angesetzten Startzeit beitreten lassen auf Seite 4. Unbefugten Zugriff auf ein laufendes Meeting verhindern Sobald alle erforderlichen oder eingeladenen Teilnehmer einem Meeting beigetreten sind, können Sie das Meeting sperren, indem Sie den Zugang beschränken. Das Beschränken des Zugangs zu einem Meeting hindert jeden anderen daran, einem Meeting beizutreten. Um ein Meeting zu sperren, wählen Sie im Menü Meeting den Befehl Zugang beschränken.

7 7 von 16 Teilnehmern helfen, einer Telefonkonferenz beizutreten Bei Meetings mit integrierter Einwahl- oder Rückruf-Telefonkonferenz oder einem anderen Telekonferenz-Service werden Anweisungen für die Teilnahme an der Telefonkonferenz automatisch in einem Dialogfeld angezeigt, sobald ein Teilnehmer dem Meeting beitritt. Teilnehmer können ebenso jederzeit während eines Meetings Anweisungen für die Teilnahme an einer Telekonferenz erhalten. Klicken Sie hierzu im Menü Teilnehmer auf Telekonferenz beitreten. Falls Ihr Meeting über eine integrierte Einwahl- Telefonkonferenz verfügt, wird die Einwahlnummer außerdem auf der Registerkarte Info im Inhaltsbetrachter angezeigt. Verwenden von integriertem VoIP Wenn Sie beim Ansetzen oder beim Beginnen eines Instant-Meetings eine integrierte VoIP-Konferenz hinzugefügt haben, dürfen Sie die Konferenz erst nach Beginn des Meetings starten: Zeigen Sie im Menü Kommunikation auf Integriertes VoIP, und wählen Sie dann Konferenz beginnen. Bevor Sie eine Konferenz mit integriertem VoIP beginnen oder einer solchen Konferenz beitreten, können Sie mithilfe des Audio-Einstellungs-Programms im Menü Kommunikation Ihr Mikrofon und Ihre Lautsprecher optimal einrichten. Anmerkung Weitere Informationen zur Verwendung des integrierten VoIP und des Audio-Einstellungs-Programms finden Sie in der Online-Hilfe auf Ihrer Meeting Center-Website. Präsentieren von Informationen Für Moderatoren In diesem Abschnitt finden Sie Tipps und Techniken zum Teilen von Präsentationen und Applikationen, Umfragen unter Teilnehmern und das Aufzeichnen von Meetings. Vorbereitungen für Ihr Meeting Diese Tipps können Ihnen dabei helfen, Probleme zu vermeiden und sicherzustellen, dass Ihr Meeting reibungslos abläuft: Stellen Sie vor dem Beginn eines Meetings sicher, dass der Computer und das Netzwerk ordnungsgemäß arbeiten, um unerwartete Probleme während des Meetings zu vermeiden. Legen Sie alle Dateien, die Sie teilen möchten, in einem gemeinsamen Ordner ab, sodass Sie während des Meetings schnell darauf zugreifen können. Beginnen Sie das Meeting einige Minuten vor dem vereinbarten Termin und üben Sie das Freigeben von Dokumenten und Anwendungen, die Sie mit den Teilnehmern gemeinsam verwenden möchten. Auf diese Weise können Sie eventuell auftretende Probleme beheben, bevor die Teilnehmer dem Meeting beitreten. Überprüfen Sie, ob Sie den URL für die Backup-Meeting-Site griffbereit haben, falls die Hauptsite nicht verfügbar ist. Falls Sie den URL für die Backup-Site nicht kennen, wenden Sie sich an den Administrator Ihrer Meeting Center-Website. Notieren Sie nach dem Beginn eines Meetings die Meeting-Nummer, die Gastgeber-Kennnummer und, falls Sie den integrierten Telekonferenz- Service verwenden, auch die Telekonferenz-Nummer. Alle diese Nummern werden auf der Registerkarte Info im Inhaltsbetrachter angezeigt. Verwenden eines Moderator-Assistenten Wenn Sie sich während eines Meetings auf das Sprechen konzentrieren oder Ihre Präsentation aus der Perspektive eines Teilnehmers betrachten möchten, können Sie die Rolle des Moderators einem anderen Teilnehmer zuweisen. Dieser Teilnehmer führt dann die Präsentation, blättert die Folien weiter und teilt bei Bedarf die Applikationen.

8 8 von 16 Erfolgreiche Web-Meetings Personalisieren Ihres Meetings mit Video Wenn Sie eine Videokamera an Ihrem Computer installieren, können Sie sich zu Beginn des Meetings per Video vorstellen. Um Live-Videos für sämtliche Teilnehmer zu übertragen, öffnen Sie einfach den Bereich Video im Meeting- Fenster. Aufnehmen eines Einzelbildes aus einem Video Wenn die Teilnehmer während des Meetings Ihr Bild sehen sollen, können Sie von Ihrem Videobild ein Einzelbild aufnehmen und dieses anschließend im Inhaltsbetrachter in ein geteiltes Whiteboard einfügen. Auf diese Weise können Sie den Bereich Video schließen und somit Bandbreite sparen und die Leistung des Meeting-Managers steigern. Um ein Video-Einzelbild aufzunehmen, klicken Sie im Bereich Video auf die Schaltfläche Unverankertes Videofenster anzeigen: Verwenden von Kommentar-Tools Verwenden Sie beim Teilen einer Präsentation oder Applikation die Kommentar-Tools, um Textabschnitte oder Grafiken hervorzuheben, einzelne Punkte zu betonen und Notizen zu zeichnen und zu schreiben. Wenn Sie ein Meeting mit wenigen Teilnehmern führen, möchten Sie vielleicht, dass die Teilnehmer Ihre geteilte Präsentation oder Applikation kommentieren. Teilnehmer können dazu die Kommentar-Tools beispielsweise dazu verwenden, um auf Bereiche in einer Folie zu zeigen, zu denen sie eine Frage oder einen Kommentar haben. Wenn Sie eine Präsentation teilen, werden über dem Inhaltsbetrachter Kommentar-Tools angezeigt: Kommentar-Tools Schaltfläche Unverankertes Videofenster anzeigen Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Einzelbild aufnehmen: Um während einer geteilten Applikation auf die Kommentar-Tools zuzugreifen, klicken Sie in der Titelleiste der geteilten Applikation auf die Schaltfläche Teilen, und wählen Sie dann Kommentar starten. Der Bereich Tools wird angezeigt: Schaltfläche Einzelbild aufnehmen

9 9 von 16 Wählen einer Option für das Teilen von Präsentationen oder Dokumenten Ihr Meeting Center bietet die folgenden Optionen für das Teilen einer Präsentation oder eines Dokuments: Teilen von Präsentationen oder Dokumenten im Inhaltsbetrachter: Wenn Sie im Menü Teilen den Befehl Präsentation oder Dokument wählen, wird die Präsentation oder das Dokument im Inhaltsbetrachter angezeigt. Wenn Sie Ihre Folien mit Microsoft PowerPoint erstellt haben, werden im Inhaltsbetrachter auch alle Animationen und Übergangseffekte angezeigt. Beim Teilen steht Ihnen eine Reihe von Kommentar-Tools zur Verfügung, die sowohl Sie als auch die Teilnehmer verwenden können, darüber hinaus verschiedene Ansichtsoptionen, wie etwa Vorschaubilder und Vollbildansicht sowie die gleichzeitige Verwendung des gesamten Meeting-Fensters, einschließlich Chat und Teilnehmerliste. Teilen einer Präsentation als Applikation: Anstatt eine Präsentation oder ein Dokument im Inhaltsbetrachter anzuzeigen, können Sie die Präsentation oder das Dokument in der Applikation öffnen, in der sie erstellt wurden, und dann die Applikation teilen. Wenn Sie eine Präsentation oder ein Dokument als Applikation teilen, können Sie oder ein Teilnehmer die Folien oder Seiten während des Meetings bearbeiten. Teilen einer Präsentation oder eines Dokuments durch das Teilen des Desktops: Beim Teilen des Desktops haben Sie dieselben Vorteile wie beim Teilen einer Präsentation als Applikation. Beim Teilen des Desktops wird jedoch der gesamte Desktop geteilt, und Sie können schnell und einfach weitere Applikationen teilen. Wählen einer Option für das Teilen von Webseiten Während eines Meetings haben Sie drei Möglichkeiten, Teilnehmern Webseiten anzuzeigen: Teilen des Webbrowsers: Beim Teilen des Webbrowsers können Sie die Teilnehmer auf eine Web-Tour mitnehmen. Die Teilnehmer können jede Webseite sehen, auf die Sie zugreifen, entweder im Internet oder im Intranet Ihres Unternehmens. Sie können den Teilnehmern erlauben, Ihren Webbrowser zu steuern. Bei dieser Option wird eine größere Bandbreite als bei den folgenden zwei Optionen benötigt. Teilen von Webinhalten: Um eine Seite im Internet zu teilen, die Multimedia-Effekte wie Sound und Animation umfasst, können Sie die Funktion zum Teilen von Webinhalten nutzen. Mit dieser Option können Sie einen URL für eine Webseite, ein Video, eine Audio-Datei, eine Flash- Datei oder eine WebEx-Aufzeichnung angeben, dessen Inhalt im Inhaltsbetrachter auf den Bildschirmen der Teilnehmer angezeigt wird. Die Teilnehmer können Sounds hören und Multimedia-Effekte unabhängig voneinander in ihren Inhaltsbetrachtern anzeigen. Mit dieser Option können Sie auch einzelne Webseiten schneller teilen als mit der Funktion zum Teilen des Webbrowsers. Es ist jedoch nicht möglich, Teilnehmer auf andere Webseiten umzuleiten. Teilen von Präsentationen: Mit dem WebEx Universal- Kommunikations-Toolkit können Sie eine Verknüpfung zu einer Webseite direkt in einer Microsoft PowerPoint-Präsentation einfügen. Wenn Sie beim Teilen der Präsentation im Inhaltsbetrachter im Menü Teilen den Befehl Präsentation oder Dokument aufrufen, wird die Webseite auf der betreffenden Folie automatisch angezeigt. Diese Option ist hilfreich, wenn Sie eine Webseite in Ihre Präsentation einbeziehen möchten, die Präsentation jedoch zum Teilen des Webbrowsers oder von Webinhalten nicht unterbrechen möchten. Weitere Informationen zum Erstellen und Teilen von Präsentationen, in die Sie Medienobjekte einfügen, finden Sie unter Verwenden von Multimedia im UCF-Format zum Erweitern von Präsentationen auf Seite 11.

10 10 von 16 Erfolgreiche Web-Meetings Ausgeben von Handzetteln an Teilnehmer Sie können Teilnehmer jederzeit Handzettel ausdrucken lassen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor: 1 Zum Teilen von Handzetteln wählen Sie im Menü Teilen die Option Präsentation oder Dokument und dann das Handzetteldokument. Der Handzettel wird im Inhaltsbetrachter angezeigt. 2 Wählen Sie im Menü Teilnehmer den Befehl Privilegien. 3 Aktivieren Sie im Dialogfeld Teilnehmer-Privilegien das Kontrollkästchen Drucken, und klicken Sie dann auf Zuweisen. Die Teilnehmer können jetzt den geteilten Handzettel drucken, indem sie im Menü Datei auf Drucken zeigen und dann Dokument wählen. Synchronisieren von Anzeigen Wenn Sie ein Dokument oder eine Präsentation im Inhaltsbetrachter teilen, können einige Teilnehmer möglicherweise nicht die ganze Seite oder Folie anzeigen, da deren Betrachter auf andere Vergrößerungsstufen eingestellt sind. Um dieses Problem zu beheben, klicken Sie einfach auf der Symbolleiste in der linken unteren Ecke des Meeting-Fensters auf die Schaltfläche Anzeigen für alle synchronisieren. Die Seite oder Folie wird dann in den Inhaltsbetrachtern aller Teilnehmer in der Vergrößerung angezeigt, die Sie in Ihrem Betrachter eingestellt haben. Steigern der Leistung beim Teilen von Dokumenten oder Präsentationen Sie können die Geschwindigkeit, mit der geteilte Seiten oder Folien bei den Teilnehmern angezeigt werden, mithilfe der folgenden Techniken erhöhen: Begrenzen Sie die Anzahl der Animationen und Folienübergänge, die Sie Ihren Microsoft PowerPoint-Folien hinzufügen. Minimieren Sie die Anzahl der Bildschirmabzüge, die Sie den Folien hinzufügen, insbesondere, wenn es sich dabei um Bitmap-Grafiken handelt. Grafiken dieses Typs lassen sich nur wenig komprimieren. Fügen Sie nicht mehr als 20 bis 30 Folien in eine Präsentations-Datei ein. Falls Sie mehr Folien freigeben möchten, erstellen Sie eine getrennte Datei für jedes Set von 20 bis 30 Folien. Die Größe einer Präsentations-Datei sollte 5 MB nicht übersteigen. Anzeigen von Animationen und Folienübergängen Beim Teilen einer Microsoft PowerPoint-Folienpräsentation im Inhaltsbetrachter können Sie Animationen auf den Folien und Folienübergänge anzeigen. Sobald Sie mit dem Teilen einer Präsentation beginnen, können Sie Folienübergänge und Animationen darstellen: 1 Klicken Sie auf eine beliebige Stelle im Inhaltsbetrachter, um den Eingabefokus auf dieses Fenster zu setzen. Ein blauer Rahmen um die freigegebene Folie zeigt an, dass der Fokus auf den Inhaltsbetrachter gesetzt wurde. 2 Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Wenn Sie den nächsten Folienübergang oder die nächste Animation ausführen möchten, klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Nächste Seite. Schaltfläche Nächste Seite Wenn Sie den vorhergehenden Folienübergang oder die vorhergehende Animation ausführen möchten, klicken Sie auf der Symbolleiste auf die Schaltfläche Vorherige Seite. Schaltfläche Vorherige Seite

11 11 von 16 Anmerkung Wenn Sie keine Animationen oder Folienübergänge anzeigen können, müssen Sie die Präsentation mithilfe des UCF-Import-Modus (Universal-Kommunikations- Format) importieren: Wählen Sie im Menü Meeting den Eintrag Optionen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Importmodus. Anmerkung Weitere Informationen zum Erstellen von UCF- Multimedia-Präsentationen finden Sie unter Einleitende Hinweise zum WebEx-Universal-Kommunikations-Toolkit. Weitere Informationen zum Teilen von UCF-Multimedia-Präsentationen und eigenständigen Mediendateien finden Sie in der Online-Hilfe auf Ihrer Meeting Center-Website. Verwenden von Multimedia im UCF-Format zum Erweitern von Präsentationen Sie können ein Online-Meeting interessanter gestalten, wenn Sie diese Media- Dateitypen im Inhaltsbetrachter teilen: Dateien im WebEx-Aufzeichnungsformat (WRF) Videodateien Audiodateien Flash-Filme und interaktive Flash-Dateien Webseiten Wenn Sie eine Mediendatei freigeben möchten, müssen Sie ein UCF- Medienobjekt (Universal Communications Format) einfügen. Ein Medienobjekt enthält eine Verknüpfung zu der Mediendatei und stellt ein Fenster zur Verfügung, in dem die Datei angezeigt wird. Ein Objekt enthält außerdem Optionen und Steuerelemente für das Anzeigen und Bearbeiten der Datei. Für das Freigeben von Mediendateien stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung: In einer Microsoft PowerPoint-Präsentation: Mit dem WebEx-Universal- Kommunikations-Toolkit, einem Plug-In für Microsoft PowerPoint, können Sie UCF-Objekte in Ihre Folien einfügen. Diese Präsentation können Sie dann während eines Meetings teilen. Das Universal- Kommunikations-Toolkit können Sie von der Support-Seite Ihrer Meeting Center-Website herunterladen. Als eigenständige Datei: Sie können Mediendateien direkt im Inhaltsbetrachter teilen. Vom Meeting Manager wird automatisch ein UCF-Objekt für die Datei erstellt und im Inhaltsbetrachter angezeigt. Schnelles Teilen von Grafiken Sie können eine Grafikdatei schnell teilen, indem Sie diese in die Zwischenablage kopieren und dann im Inhaltsbetrachter einfügen. Um ein Bild zu kopieren, führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Bild in einer Webseite oder in einem Dokument, und wählen Sie dann Kopieren. Das aktive Fenster auf Ihrem Desktop erfassen Sie in einem Bild, wenn Sie die DRUCK-Taste drücken. Wenn Sie Ihren gesamten Desktop in einem Bild erfassen möchten, drücken Sie ebenfalls die DRUCK-Taste. Klicken Sie nach dem Kopieren des Bildes in der Zwischenablage im Meeting- Fenster im Menü Bearbeiten auf Als neue Seite einfügen. Sie können jedes Bitmap-Bild im Inhaltsbetrachter einfügen, beispielsweise GIF-, JPEG-, BMP- oder TIF-Bilder. Andere Arten von Bildern, z. B. EPSoder Adobe Photoshop-Bilder (PSD), können jedoch nicht in den Inhaltsbetrachter eingefügt werden. Optimieren der geteilten Ansichten der Teilnehmer Die folgenden Tipps können Ihnen helfen, häufig auftretende Probleme beim Teilen von Applikationen, Desktops oder Webbrowsern zu vermeiden:

12 12 von 16 Erfolgreiche Web-Meetings Unterschiede in der Bildschirmauflösung zwischen Ihrem Computer und dem Computer eines Teilnehmers können dazu führen, dass der betreffende Teilnehmer nicht die gesamte Applikation, den gesamten Desktop oder den gesamten Webbrowser betrachten kann, den Sie geteilt haben. Zur Vermeidung dieses Problems stehen Ihnen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung: Bitten Sie die Teilnehmer, das Bild der geteilten Software zu verkleinern, indem Sie auf die Schaltfläche Teilen in der rechten oberen Ecke des Teilungs-Fensters klicken, auf Ansicht zeigen, und dann eine entsprechende Option auswählen. Bitten Sie alle Teilnehmer, ihre Monitore auf die Bildschirmauflösung Ihres Bildschirms einzustellen. Stellen Sie Ihren Monitor auf eine niedrigere Bildschirmauflösung ein, zum Beispiel 800 x 600 Pixel. Anmerkung Informationen zum Einstellen der Bildschirmauflösung finden Sie in der Online-Hilfe von Windows. Sie können einige Probleme mit der Bildschirmauflösung beheben, indem Sie im Menü Ansicht >Teilen die Option Vollbildschirmansicht für Teilnehmer anzeigen wählen. Dieses Menü wird in der Titelleiste der geteilten Applikation oder des geteilten Webbrowsers angezeigt. Um die Ansichtsqualität der Teilnehmer bei geteilten Applikationen zu verbessern, sollten Sie darauf achten, dass auf Ihrem Bildschirm und auf den Bildschirmen der Teilnehmer die gleiche Farbtiefe (z. B. 16 Bit) eingestellt ist. Anmerkung Informationen zum Einstellen der Farbtiefe des Bildschirms finden Sie in der Online-Hilfe von Windows. Ausführen von Applikationen vor Beginn eines Meetings Um während eines Meetings Zeit zu sparen, sollten Sie bereits vor Meetingbeginn alle benötigten Applikationen starten und die Applikationsfenster minimieren. Auf diese Weise können Sie die Applikationen während des Meetings ohne die lästigen Verzögerungen beim Applikationsstart teilen. Steigern der Leistung beim Teilen von Software Um die Leistung des Software-Sharing zu verbessern, gehen Sie wie folgt vor: Schließen Sie alle nicht benötigten Anwendungen. Dadurch können Sie die Prozessor- und Speicherauslastung verringern und somit dazu beitragen, dass der Meeting-Manager die Bilder einer geteilten Software während eines Meetings schnell versenden kann. Um sicherzustellen, dass die größtmögliche Bandbreite für das Software- Sharing verfügbar ist, schließen Sie alle Anwendungen auf Ihrem Computer, die unnötig Bandbreite belegen, beispielsweise Instant Messaging- oder Chat-Programme sowie Programme, die Streaming- Audio oder -Video aus dem Internet empfangen. Vergewissern Sie sich, dass der Anzeige-Modus des Meeting Manager für die freigegebene Anwendung optimal eingerichtet ist. Wählen Sie einen der beiden Anzeige-Modi: einen für normale Anwendungen und einen für grafikintensive Anwendungen. Sie können den Anzeige-Modus festlegen, indem Sie im Menü Meeting die Option Optionen wählen. Vermeiden gesperrter Ansichten Wenn Sie eine freigegebene Anwendung oder einen freigegebenen Webbrowser auf dem Desktop Ihres Computers mit einem anderen Fenster verdecken, können Teilnehmer den Bereich der Anwendung oder des Browsers nicht sehen, der von dem anderen Fenster verdeckt wird. Stattdessen erscheint ein schraffiertes Muster auf dem Bildschirm der Teilnehmer im verdeckten Bereich. Sie vermeiden dieses Problem, indem Sie alle auf Ihrem Computer laufenden Applikationen minimieren und anschließend nur das Fenster der zu teilenden Applikation bzw. des zu teilenden Browsers wiederherstellen.

13 13 von 16 Um sicherzustellen, dass Sie die freigegebene Ansicht nicht sperren und kein kreuzschraffiertes Muster erzeugen, verwenden Sie einen zweiten Computer, um als Teilnehmer an einem Meeting teilzunehmen und so zu überprüfen, ab alle Teilnehmer die Präsentation optimal betrachten können. Übertragen von Dateien an Teilnehmer Während eines Meetings können Sie alle Dateitypen an die Teilnehmer senden, indem Sie im Menü Datei den Befehl Transfer wählen. Im folgenden sind einige Beispiele für die Verwendung dieser Option aufgeführt: Stellen Sie den Teilnehmern eine Kopie Ihrer Präsentation oder anderer zu teilender Dokumente bereit. Wenn Sie die Teilnehmer darin schulen, eine Applikation zu installieren und zu nutzen, stellen Sie den Teilnehmern das Installationsprogramm für die Applikation zur Verfügung. Nun können Sie den Teilnehmern auf dem geteilten Desktop die Installation der Software vorführen. Wenn Sie während eines Meetings eine Umfrage starten, stellen Sie den Teilnehmern eine Kopie der als Datei gespeicherten Umfrageergebnisse zur Verfügung. Teilnehmer können eine Datei mit Umfrageergebnissen mit jedem beliebigen Texteditor öffnen. Aufzeichnen von Meetings In diesem Abschnitt finden Sie Tipps und Techniken für die Verwendung von Web-Ex-Aufzeichnungen. Aufzeichnen von Meetings für Fern-Teams Wenn Sie eine Präsentation für Fern-Teams in einer anderen Zeitzone durchführen möchten, können Sie ein Meeting, einschließlich aller Interaktionen, geteilten Elementen und Sounds, mithilfe des WebEx- Rekorders aufzeichnen. Diese Aufzeichnung können Sie dann auf der Website oder im Intranet Ihres Unternehmens veröffentlichen. Mitglieder des Fern- Teams können den WebEx-Player verwenden, um das Meeting abzuspielen. Der WebEx-Rekorder ist in das Meeting-Fenster integriert. Der WebEx-Player und eine eigenständige Version des WebEx-Rekorders sind auf Ihrer Meeting Center-Website verfügbar. Detaillierte Anweisungen für die Arbeit mit dem WebEx-Rekorder und -Player finden Sie im Nutzerleitfaden für den WebEx Rekorder und Player. Bearbeiten Ihrer Aufzeichnungen Bevor Sie eine WebEx-Rekorder-Aufzeichnung veröffentlichen, können Sie sie bearbeiten und Fehler, lange Pausen, unerwünschte Segmente usw. löschen. Die Aufzeichnungen müssen im WebEx-Aufzeichnungs-Editor bearbeitet werden, der auf der Seite Aufzeichnung und Wiedergabe auf Ihrer Meeting Center-Website verfügbar ist. Übertragen der Aufzeichnungen auf die Website Ihres Unternehmens Auf Ihrer Website können Sie Aufzeichnungen veröffentlichen, die Nutzer mit dem WebEx-Rekorder erstellt haben, d. h. Dateien im.wrf-format. Zudem können Besucher Ihrer Website die Aufzeichnungen per Streaming über das Internet wiedergeben. Beim Streaming werden Aufzeichnungen wiedergegeben, ohne sie zuvor auf den eigenen Computer herunterzuladen. Um Aufzeichnungen zu übertragen, können Sie die Seite URL für eine Aufzeichnungsseite erstellen auf Ihrer Meeting Center-Website nutzen. Weitere Informationen erhalten Sie in den häufig gestellten Fragen zu Aufzeichnung und Wiedergabe auf Ihrer Site. Dort finden Sie auch einen Link zum Leitfaden Übertragung der Aufzeichnungen auf Ihre Website. Abhalten eines großen Meetings Für Gastgeber des Meetings: In diesem Abschnitt finden Sie Tipps und Techniken, mit denen Sie ein großes Meeting mit sehr vielen Teilnehmern effektiver abhalten.

14 14 von 16 Erfolgreiche Web-Meetings Stummschalten des Tons Wenn Sie einen integrierten WebEx-Telekonferenz-Service verwenden, können Sie störende Geräusche während eines Meetings vermeiden, indem Sie den Ton für alle Teilnehmer in einer Telefonkonferenz stummschalten. Klicken Sie hierfür im Meeting-Fenster im Menü Teilnehmer auf Alle stummschalten. Verwenden von zwei Computern Um sicherzustellen, dass die Teilnehmer die geteilten Präsentationen und Applikationen richtig anzeigen können, können Sie (oder der Moderator) mithilfe eines zweiten Computers überprüfen, wie das Meeting aus der Teilnehmerperspektive angezeigt wird. Verwenden Sie einen Computer, um die Informationen zu präsentieren, und einen zweiten Computer, um das Meeting aus der Sicht eines Teilnehmers zu verfolgen. Einrichten einer Kombinations-Konferenz Wenn Sie bei einem Meeting nur einseitiges Audio benötigen, d. h. die Teilnehmer hören dem Moderator zu, sprechen jedoch nicht selbst, können Sie eine Kombinations-Konferenz (digital und analog) einrichten. Eine Kombinations-Konferenz beinhaltet sowohl eine Telefonkonferenz als auch eine integrierte VoIP-Konferenz. In einer Kombinations-Konferenz haben Teilnehmer die Wahl, Ihre Telefone zu verwenden oder die an deren Computer angeschlossenen Lautsprecher, um Audio zu hören. Zum Beispiel könnte ein Teilnehmer, wenn für die Teilnahme an einer Telefonkonferenz ein Ferngespräch nötig wäre, stattdessen integriertes VoIP verwenden. Um eine Kombinationskonferenz einzurichten, wählen Sie beim erweiterten Ansetzen auf der Seite Telefonkonferenz oder beim schnellen Ansetzen auf der Seite Audio-Optionen ändern sowohl eine Telefonkonferenzoption als auch integriertes VoIP aus. Anmerkung Weitere Informationen zum Einrichten einer Telefonkonferenz und zur Verwendung von integriertem VoIP finden Sie in der Online-Hilfe auf Ihrer Meeting Center-Website. Bereitstellen von technischem Support Stellen Sie den Teilnehmern eine Telefonnummer zur Verfügung, die sie anrufen können, um technischen Support zu erhalten. Dadurch stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer in vollem Maße an einem Meeting teilnehmen können. Um zu vermeiden, dass Teilnehmer das Meeting unterbrechen, wenn sie Hilfe benötigen, geben Sie Ihre Supportnummer in der ersten Folie im Inhaltsbetrachter oder in der Kopfzeile jeder einzelnen Folie an. Eine weitere Möglichkeit ist die Angabe der Nummer in einer Tagesordnung. Festlegen von Meeting-Richtlinien Um ein großes Meeting reibungslos abzuhalten, können Sie den Teilnehmern eine Reihe von Meeting-Richtlinien vorgeben. Sie können zum Beispiel bestimmen, wie und wann die Teilnehmer Fragen stellen, die Kommentarkontrolle anfordern, die Fernkontrolle anfordern können usw. Wenn Sie Richtlinien für Teilnehmer festlegen möchten, stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: Legen Sie beim Planen eines Meetings die Richtlinien in der Tagesordnung fest. Fügen Sie Ihre Richtlinien in der ersten Folie der Präsentation ein. Somit lesen die Teilnehmer die Richtlinien, bevor Sie mit Ihrer Präsentation beginnen. Ernennen eines Chat-Diskussionsleiters Der Chat bietet den Teilnehmern eine gute Möglichkeit, während eines großen Meetings Fragen zu stellen. Um sicherzustellen, dass die Fragen der Teilnehmer sofort beantwortet werden, und um Unterbrechungen des Meetings zu vermeiden, können Sie einen anderen Teilnehmer zum Chat- Diskussionsleiter ernennen. Der Diskussionsleiter kann die Fragen von Teilnehmern mithilfe von Chat-Nachrichten beantworten. Zu Beginn des Meetings sollten Sie die Teilnehmer darauf hinweisen, bei Fragen die Chat- Funktion zu verwenden und ihre Fragen an den Chat-Diskussionsleiter zu richten.

15 15 von 16 Umgang mit störenden Teilnehmern Um zu vermeiden, dass ein störender Teilnehmer die Kontrolle übernimmt, seien Sie besonders aufmerksam, wenn Sie Teilnehmern Privilegien gewähren. Sollte ein Teilnehmer dennoch das Meeting stören, können Sie den Teilnehmer vom Meeting ausschließen, indem Sie den Namen des Teilnehmers auf der Registerkarte Teilnehmer auswählen und anschließend im Menü Teilnehmer die Option Teilnehmer ausschließen wählen. Sobald Sie einen Teilnehmer ausschließen, können Sie den Teilnehmer daran hindern, erneut zu versuchen, einem Meeting beizutreten, indem Sie im Menü Meeting die Option Zugang beschränken wählen. Beheben häufig auftretender Probleme Nachfolgend finden Sie Tipps und Hinweise zum Vermeiden und Beheben häufig auftretender Probleme, die möglicherweise während der Verwendung Ihres Meeting Centers auftreten können. Verwenden einer Einwahl-Verbindung Teilnehmer, die eine Internet-Einwahl-Verbindung verwenden, können unnötige Verzögerungen bei Bildschirmaktualisierungen während eines Meetings vermeiden, indem sie eine Verbindung zu einem lokalen Internetprovider statt zu ihrem Unternehmens-Server verwenden. Die Verbindung zu einem Unternehmens-Server kann beim Empfang von Meeting-Daten zu Verzögerungen führen, da die Daten einen längeren Pfad durchqueren und es daher wahrscheinlicher ist, dass sie überlastete Leitungen durchqueren müssen. Prüfen der Einwahl- und High-Speed-Verbindungen Wenn Sie eine Einwahl-Verbindung verwenden, kann Ihr Meeting durch schlechte Telefonleitungen oder unzulängliche technische Ausstattung in Ihrem örtlichen Telefonnetz beeinträchtigt werden. Falls Sie vermuten, dass ein solches Problem vorliegt, wenden Sie sich an Ihren Telefonanbieter. Auch wenn Sie eine High-Speed-Verbindung wie ISDN, DSL, T1 oder T3 verwenden, kann es zu Bandbreiteneinschränkungen oder Datenverlust kommen. Diese Probleme können ihre Ursache beim Internetprovider oder bei einem größeren Rechenzentrum in Ihrer Nähe haben. Einige Internetprovider verwenden zum Beispiel Proxy-Server für den ein- und ausgehenden Netzwerkverkehr. Diese Server können die Verbindungsgeschwindigkeit und damit die Leistung von Meeting Center vermindern. Für die Ermittlung der Verbindungsgeschwindigkeit und die Suche nach eventuellen Problemen mit der Verbindung können Sie Traceroute verwenden, ein Dienstprogramm, das die Route aufzeichnet, die die Daten über das Internet zwischen Ihrem Computer und einem bestimmten Zielcomputer zurücklegen. Wenn Sie Traceroute unter Windows verwenden möchten, um die Verbindung zwischen Ihrem Computer und dem Host-Computer Ihrer Meeting Center-Website zu überprüfen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Zeigen Sie im Menü Start auf Programme und dann auf Zubehör, und wählen Sie anschließend je nach Betriebssystem MS-DOS- Eingabeaufforderung bzw. Eingabeaufforderung. Geben Sie in der MS- DOS-Eingabeaufforderung bzw. Eingabeaufforderung den URL Ihrer Meeting Center-Website ein, der das folgende Format aufweist: tracert <Name_Ihres_Unternehmens>.webex.com wobei <Name_Ihres_Unternehmens> dem Namen Ihres Unternehmens entspricht. 2 Drücken Sie die EINGABETASTE. Die Ergebnisse von Traceroute geben an, über wie viele Router (auch als Hops bezeichnet) die Daten geleitet werden, um Ihre Meeting Center-Website zu erreichen, und die dafür benötigte Zeit im Millisekunden (ms). Bei einer guten Verbindung benötigen die Daten zwischen 15 und 100 ms, um das Ziel zu erreichen. Sollte die Zeit 100 ms überschreiten, ist Ihre Verbindung langsam. In diesem Fall prüfen Sie die Ergebnisse, um festzustellen, an welchen Stellen die Probleme liegen. Um das Problem näher einzugrenzen, verfolgen Sie die Route zu einer bekannten Website, wie etwa und vergleichen die Ergebnisse mit der Route zu Ihrer Meeting Center-Website.

16 16 von 16 Löschen des Cache-Speichers Ihres Webbrowsers Sie können die Leistung Ihres Webbrowsers erhöhen, indem Sie den Browsercache leeren. Um den Browsercache zu leeren, folgen Sie den Anweisungen in der Online-Hilfe Ihres Webbrowsers. Beheben von Problemen mit der Firewall Ihre Meeting Center-Website sendet und empfängt alle Meeting-Daten über den HTTP-Port 80. Dies ist der Standard-HTTP-Port einer Firewall. Sie müssen keinen anderen Port auf Ihrer Firewall öffnen. Falls Port 80 auf der Firewall freigegeben ist und Sie Ihre Meeting Center-Website trotzdem nicht verwenden können, wenden Sie sich bitte an den Technischen Support. Ansprechpartner bei WebEx Support Wenn Sie technischen Support für das Meeting Center benötigen, rufen Sie wie folgt die Support-Seite auf Ihrer Meeting Center-Website auf: 1 Erweitern Sie in der Navigationsleiste den Eintrag Unterstützung. 2 Klicken Sie auf Support. Es werden Kontaktinformationen für den Support angezeigt. Ihr Feedback an WebEx Wir bei WebEx schätzen Ihre Kommentare und Anregungen zu unseren Software-Produkten und -Dokumentationen. Feedback zum Meeting Center Ihr Feedback zum Meeting Center können Sie in einer -Nachricht an senden. Ihr Feedback zu diesem Handbuch Wenn Sie Anregungen zu diesem Leitfaden oder anderer WebEx- Dokumentation haben, senden Sie bitte eine -Nachricht an Geben Sie in Ihrer bitte den Abschnitt an, auf den sich Ihre Anregung bezieht. Wenn Sie eine Antwort zu Ihren Kommentaren erhalten möchten, geben Sie in Ihrer Mitteilung bitte Ihren Namen und die erforderlichen Kontaktinformationen an WebEx Communications, Inc. Alle Rechte vorbehalten. WebEx, WebEx Player, WebEx Recorder, WebEx Recording Editor, und das WebEx-Logo sind Marken der WebEx Communications, Inc. Andere Produkt- und Markennamen sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Eigentümer. Documentversion: MC7-GSG-DE-B / Letzte Aktualisierung am 8/16/06

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