PLANON MEETING MANAGEMENT

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1 PLANON MEETING MANAGEMENT Für ein professionelles, integriertes Management von flexiblen Arbeitsplätzen, Besprechungs räumen und dazugehörigen Services

2 Die Meeting Management Lösungen von Planon umfassen unter anderem: Planon ProCenter Planon Self-Service Planon Meeting Manager for Outlook Planon Apps Planon Kiosk Solutions Planon Sensor Integration Die Unterstützung des Kerngeschäfts durch die Bereitstellung passender Räumlichkeiten und der dazu gehörenden Dienstleistungen ist für jede Facility-Management-Abteilung eine zentrale Aufgabe. Veränderte Arbeitsstile, volle Terminkalender und die wachsende Notwendigkeit zur (projektbezogenen) Zusammenarbeit erhöhen den Bedarf nach einem effizienten Meeting Management. Und das gilt nicht nur für interne Besprechungen, sondern auch für geschäftliche Besprechungen und Veranstaltungen mit externen Teilnehmern. Sitzungs- und Konferenzräume sind jedoch knapp und teuer. Ein schlanker und zuverlässiger Reservierungsprozess ist daher sehr wichtig, damit Doppelbuchungen vermieden werden und eine optimale Nutzung der Einrichtungen gewährleistet ist. DER PLANON ACCELERATOR : VERSCHIEDENE NUTZER, EINE INTEGRIERTE LÖSUNG Der Planon Accelerator ist eine sofort nutzbare Best Practice-Lösung, die standardisierte und integrierte Prozesse für Immobilienmanagement, Flächen- und Arbeitsplatzmanagement, Instandhaltungsmanagement, Integriertes Services Management und Nachhaltigkeitsmanagement liefert. Neben vorkonfigurierten, direkt einsetzbaren Prozessen enthält der Planon Accelerator Workflows, Kataloge, Berichte, Dashboards, Vorlagen, Rollen, Autorisierungen und Datenimport-Möglichkeiten. Planon Accelerator bietet einen vollständig integrierten Meeting Management Prozess mit Lösungen für alle Beteiligten, wie Mitarbeiter des Service Desk, Event Manager und das Servicepersonal. Der integrierte Ansatz liefert umfangreiche Managementinformationen - wie Auslastungsanalysen und interne Weiterverrechnungen, wodurch Sie die Möglichkeit haben, Ihre Prozesse zu optmieren und effizienter zu gestalten. Die Praxis zeigt, dass die unterschiedlichen Beteiligten unterschiedliche Möglichkeiten benötigen. Planon Accelerator verfügt deshalb über eine große Zahl von Möglichkeiten für ein effizientes Raumbuchungs- und Meeting Management. Die einzigartige Kombination verschiedenster Buchungsarten in einer einzigen Lösung ermöglicht es jedem Beteiligten, die für ihn am besten passende Funktionalität zu nutzen. PROFESSIONELLES MEETING MANAGEMENT MIT PLANON PROCENTER Planon ProCenter die Planon Back Office Lösung bietet Prozesse und Werkzeuge, um sowohl normale Raumreservierungen als auch spezifische Veranstaltungen zu planen, vorzubereiten, durchzuführen und auszuwerten. Alle zugehörigen Aktivitäten, wie die Einrichtung und Bestuhlung der Räume, die Installation von zusätzlichem Equipment oder die Bereitstellung von Catering-, Besucher- und Reinigungsdienstleistungen, können auf einer einzigen integrierten Plattform verwaltet werden. Das garantiert einen zuverlässigen Reservierungsprozess, effiziente Dienstleistungen und eine optimale Nutzung von Besprechungs- und Konferenzräumen. Kapazitätsplanung von Besprechungsräumen aller Art, Festlegung von Übergangszeiten zwischen Reservierungen, Raumteilungen, sowie Erstellung von Dienstleistungskatalogen und Preislisten. Planung von Reservierungen mithilfe von intuitiven grafischen Plantafeln oder Suchkriterien, wie Datum, Zeit, Dauer und Kapazität, um das System nach verfügbaren Ressourcen suchen zu lassen. Hinzufügen von Serviceleistungen, Kostenkalkulation und Nutzung automatisierter Workflows, um eine korrekte Ausführung und Lieferung der Dienstleistungen zu gewährleisten. Planung von Serienterminen mithilfe des enthaltenen Meeting Planers sowie automatische Überprüfung der Raumverfügbarkeit für die gesamte Terminserie. Transparente Übersicht des Reservierungsstatus ( Bestätigt, Optioniert, Annuliert, Erledigt ), um Besprechungsräume und Reservierungen effizient zu verwalten. 2 Planon meeting management 3

3 EINFACHE 24/7- RESERVIERUNGEN MIT PLANON SELF-SERVICE Mit Planon Self-Service können all Ihre Mitarbeiter immer und überall Besprechungsoder Konferenzräume mithilfe einer einfach zu bedienenden Online-Seite reservieren. Mitarbeiter können anhand einer Datumsoder Zeitangabe, der Angabe der Teilnehmerzahl oder der Besprechungsart einen verfügbaren Raum reservieren, der ihren Bedürfnissen entspricht und das ganz ohne die Unterstützung der FM-Abteilung. Einige Key Features von Planon Self-Service Bestellung zusätzlicher Dienstleistungen, wie Catering, Reinigung oder Besucherdienste durch Ihre Mitarbeiter im Rahmen ihrer Befugnisse. Reservierung zusätzlicher Ressourcen wie Beamer oder Videokonferenzanlagen durch Ihre Mitarbeiter und direkte Darstellung der anfallenden Reservierungskosten. Stellen Sie einen serviceorientierten Empfang Ihrer Gäste sicher, in dem angemeldete Besucher sofort anhand ihrer Reservierung erkannt werden und ihnen bei Bedarf ein Parkplatz zur Verfügung gestellt wird. Schnelles und problemloses Anlegen von Serien-Reservierungen einschließlich der dazugehörenden Servicedienstleistungen. Anpassung der Reservierungsformulare an die Bedürfnisse Ihrer Organisation, Gestaltung im Corporate Design und einfache Einbindung in das firmeninterne Intranet. TERMINKALENDER KOMBINIEREN MIT PLANON MEETING MANAGER FÜR OUTLOOK Untersuchungen haben gezeigt, dass sich eine Besprechung mit mehr als vier Teilnehmern durchschnittlich drei Mal ändert, weil sich die Prioritäten und Termine der Teilnehmern ständig ändern. Deshalb wird der eigentliche Planungsprozess regelmäßig von diesen Komponenten beeinflusst. Viele Organisationen verwenden Microsoft Outlook für die Terminverwaltung der Mitarbeiter. Aus diesem Grund bietet Planon eine intelligente Integrationslösung, den Planon Meeting Manager für Outlook, der die Terminkalender der Mitarbeiter mit den zur Verfügung stehenden Räumen kombiniert. Einige Key Features von Planon Meeting Manager für Outlook Nutzung der bekannten Microsoft Outlook -Oberfläche zur Planung von Besprechungen mit komfortablen Suchfunktionen nach verfügbaren Räumen. Ändert sich die Zeit oder Dauer einer Besprechung in Microsoft Outlook, stellt eine automatische Echtzeitkontrolle die Verfügbarkeit der Räumlichkeiten sicher. Sofortige Freigabe eines Besprechungsraums für andere Reservierungen, wenn eine Besprechung in Microsoft Outlook storniert wird. Gewährleistung des Reservierungsprozesses über mehrere Zeitzonen. Unterstützung aller Microsoft-Plattformen wie Outlook, Web Access oder Outlook Mobile. RESERVIERUNGEN UNTERWEGS DURCHFÜHREN MIT PLANON APPS Mittlerweile benutzen mehr als 65 % der Mitarbeiter ein Smartphone. Die meisten sind also immer und überall online. Die Stärke von Smartphones liegt in Innovationen, wie RFID-Leser und inzwischen zum Standard gewordenen Funktionalitäten wie Digitalkameras, Navigationssysteme, Sprachaufnahmen oder WLAN. Die Popularität der Smartphones wird vor allem durch das großen Angebot an Apps vorangetrieben. Apps sind einfach zu bedienen, koppeln Technologie mit der vom Benutzer bevorzugten Oberfläche und liefern zudem schnell einen Mehrwert. Apps von Planon versetzen Ihre Mitarbeiter unter anderem auch in die Lage, von unterwegs nach freien Räumlichkeiten zu suchen oder Besprechungen zu planen. Einige Key Features von Planon Apps Grafische Echtzeitvisualisierung aller verfügbaren und belegten Besprechungsräume eines bestimmten Stockwerks. Anzeige der Verfügbarkeit eines speziellen Besprechungsraums auf dem Smartphone, einschließlich der vorhandenen Einrichtungen wie Beamer oder Videokonferenzanlagen. Ad-hoc-Reservierung eines Besprechungsraums vor Ort durch Scannen des QR-Codes oder Berühren des RFID-Tags des Raums. Einfache Verlängerung einer Reservierung, wenn die Besprechung länger dauert als geplant. Freigabe der Räume, wenn die Besprechung früher als geplant endet. Möglichkeit zur direkten Störungsmeldung im Besprechungsraum einschließlich Fotoupload und Meldungsnachverfolgung. RÄUME AUF ZENTRALEN TOUCH SCREENS SUCHEN UND RESERVIEREN MIT PLANON KISOK LÖSUNGEN Konferenzzentren sind oft mit Infoschirmen oder Touchscreen-Lösungen in den einzelnen Räumen ausgestattet. Diese Art von Lösungen fördert die effektive Nutzung von Besprechungsräumen und trägt zu einem positiven Image Ihres Unternehmens bei. Die Planon-Software sorgt für eine nahtlose Integration dieser Einrichtungen in alle Prozesse des Meeting Managements. Mitarbeiter und Besucher können schnell sehen, welche Räume verfügbar sind und diese an Ort und Stelle z.b. mithilfe eines Kiosks oder eines Room Booking Panels reservieren. Diese Integration sorgt für eine bidirektionale Synchronisierung zwischen den Prozessen in der Planon-Software und den Echtzeit-Informationen auf den Bildschirmen. Einige Key Features von Planon Kiosk Lösungen Verfügbarkeitsanzeige der Räume auf einem Touchscreen oder einem Panel in Echtzeit. Reservierung durch Berühren des entsprechenden Raums auf dem Touchscreen oder Panel. Raumnutzung durch Scannen des Mitarbeiterausweises. Verwendung Ihrer CAD-Zeichnungen, um Besprechungs- und Konferenzräume zu visualisieren. Willkommensnachrichten für Besucher und Darstellung der geplanten Termine auf zentralen Bildschirmen. Planon Self-Service Planon Apps 4 5

4 ECHTZEIT-EINBLICK IN DIE BELEGUNG MIT PLANON SENSORINTEGRATION Die Planon-Software unterstützt die Nutzung von Sensortechnologie für die Echtzeit- Registrierung der Belegung von Arbeitsplätzen und Besprechungräumen. Mithilfe beliebiger Bewegungssensoren können Sie über Ihr Netzwerk den Status eines Arbeitsplatzes oder Besprechungraums in Ihrer Planon-Datenbank erfassen. Diese Integration ermöglicht die Analyse der Belegungshistorie, Trends, bevorzugten Einrichtungen und die tatsächliche Nutzung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen. Die Verwendung von Sensoren ist vor allem in Kombination mit dem Reservierungsprozess empfehlenswert. Sobald ein Sensor entdeckt, dass ein reservierter Raum nicht genutzt wird, wird dieser für andere Reservierungen freigegeben. Die automatische Erkennung von No Shows optimiert die Belegung, Erreichbarkeit und Auslastung von Arbeitsplätzen und Besprechungsräumen. Einige Key Features der Planon- Sensorintegration Anbindung beliebiger Sensoren an Ihre Planon-Datenbank. Profitieren Sie von der Integration auf Basis des Planon Integration Framework. Automatisches, aggregiertes Speichern von Sensor-Messungen in Ihrer Planon- Datenbank. Konfiguration Ihrer individuellen Regeln und Zeitlimits im Falle von No Shows. Unterstützung der Echtzeitdynamik der Verwaltung von Sitzungs- und Besprechungsräumen im Interesse der Erhöhung von Besetzungsgraden und der Vermeidung von chaotischen betrieblichen Zuständen. EFFIZIENTE NUTZUNG VON SERVICELEISTUNGEN MIT PLANON PROCENTER In vielen Fällen sind zusätzliche Aktivitäten und Dienstleistungen erforderlich, um einen reibungslosen Ablauf von Reservierungen und Veranstaltungen zu garantieren. Das Planon ProCenter bietet vorkonfigurierte Prozesse für die Planung, Vorbereitung, Ausführung, Überwachung und Nachbereitung für jede Art von Reservierung. Für regelmäßige, kleinere Reservierungen können Dienstleistungen z.b. auf Catering und Reinigung beschränkt werden. Für größere Veranstaltungen können z.b. folgende Dienstleistungen eingeplant werden: Möblierung bzw. Bestuhlung des Raumes, Installation von zusätzlichem Equipment, Bewirtung von Gästen oder Sicherheitsmaßnahmen. Das Planon ProCenter verbindet alle Beteiligten wie Planer, Manager, Koordinatoren, Ausführende, Nutzer und externe Lieferanten über eine zentrale, integrierte Lösung. Das sorgt für effizienten Service, führt zu erfolgreichen Veranstaltungen und zufriedenen Kunden. Planung von Arbeitsaufträgen und Zuweisung an internes Personal oder externe Dienstleister, automatisch oder manuell. Überwachung der Arbeiten auf Basis von Service Level Agreements und Verträgen. Verwalten von Budgets für alle Aktivitäten und Dienstleistungen. Automatische Warnungen bei Stornierung, Umbuchung oder Sensor-Inaktivität, damit eingeplante Dienstleistungen überprüft und eventuell angepasst werden können. Abbildung automatischer Workflows für Standardreservierungen und -Dienstleistungen. ZUVERLÄSSIGE BERICHTERSTATTUNG UND ANALYSEN MIT PLANON PROCENTER Das Planon ProCenter enthält eine umfangreiche Anzahl an Standardberichten, Dashboards und Analysen, die es Ihnen ermöglichen, das Angebot und die Nutzung Ihrer Besprechungsräume und Konferenzeinrichtungen ständig zu optimieren. Benötigen Sie mehr oder weniger Arbeitsplätze bzw. Besprechungsräume? Welches sind die am häufigsten genutzten Räume? Wie hoch ist die Zahl der No Shows? Wie hoch ist die durchschnittliche Belegung? Was sind die Spitzenstunden und -tage? Was sind die Kosten pro Abteilung? Das Planon ProCenter gibt Ihnen genau die Informationen, um all diese Fragen zu beantworten. Erstellung grafischer Belegungsanalysen von Besprechungsräumen auf Grundlage der Reservierungshäufigkeit, der Nutzungsdauer und der Anzahl der Teilnehmer. Anzahlder No Shows pro Abteilung, Besteller, Zeitraum oder Raum, sowie entstandene Kosten und stornierte Dienstleistungen. Berichte über Kosten und Weiterverrechnungen an Kostenstellen oder individuelle Auftraggeber. Prognose des künftigen Bedarfs durch die Analyse von Nutzungsstatistiken. Ermittlung von stark nachgefragten Dienstleistungen. Monitoring der Dienstleistungsqualität durch Leistungsanalysen. Ein zentraler Zugang für alles 6 7

5 Planon ist ein globaler Anbieter von Computer Aided Facility Management Lösungen (CAFM). Mit modernster Technologie und exzellentem Kunden-Support schafft Planon für Organisationen die Voraussetzung, ihre Aufgaben im Facility- und Immobilienmanagement effektiv zu lösen. Das Lösungsportfolio umfasst Real Estate Management, Flächen- und Arbeitsplatzmanagement, Instandhaltungsmanagement, Integrated Services Management und Nachhaltigkeitsmanagement gegründet, hat Planon mehr als 1800 Kunden in 40 Ländern und Niederlassungen in Deutschland, Österreich, den Niederlanden, Frankreich, Großbritannien, Belgien, den USA, Kanada, Indien und Singapur. DEUTSCHLAND Wilhelm-Leuschner-Straße 79 D Frankfurt am Main Tel.: Königsallee 14 D Düsseldorf Tel.: ÖSTERREICH Bürgerstraße 6 A-4020 Linz Tel.: