Projektbericht Vertrauenswürdige und skalierbare Langzeitarchivierung Inhaltsverzeichnis

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1 Projektbericht Vertrauenswürdige und skalierbare Langzeitarchivierung Inhaltsverzeichnis 1. Allgemeine Angaben Allgemeine Angaben Abgerufene Mittel Aktueller Stand des Mittelabrufs aus früheren Bewilligungen 2 2. Angaben zum Projekt, Projektverlauf und zu den im Berichtszeitraum erreichten Projektergebnissen Berichtszeitraum Projektdarstellung Arbeitsschritte im Berichtszeitraum Arbeitspaket 1: Ausbau von BABS zu einem vertrauenswürdigen digitalen Langzeitarchiv als Teil kooperativer Strukturen und Evaluierung gemäß nestor- Kriterienkatalog Phase 1: Ausbau von BABS zu einem vertrauenswürdigen digitalen Langzeitarchiv unter Orientierung am nestor-kriterienkatalog Phase 2: Selbstevaluierung / externes Testaudit Phase 3: Verbesserung der Qualität der Langzeitarchivierung des Systems BABS Arbeitspaket 2: Skalierbarkeit des Gesamtsystems BABS Eigenleistung Besonderheiten des Projekts Ergebnisse Öffentlichkeitsarbeit Veröffentlichungen / Vorträge Mitarbeit in nationalen und internationalen Gremien Abschlussworkshop Ergebnisse der Öffentlichkeitsarbeit Initiativen / Pläne Weitere Arbeiten und Planungen Weitere Bemerkungen zum Vorhaben / Anregungen etc Unterschriften 33 1

2 1. Allgemeine Angaben 1.1 Allgemeine Angaben Name des Projekts Vertrauenswürdige und skalierbare Langzeitarchivierung DFG-Aktenzeichen INST 19416/30-1 INST 2091/2-1 Bayerische Staatsbibliothek München Leibniz-Rechenzentrum der Bayerischen Akademie der Wissenschaften Internetadresse des Vorhabens Eine Beschreibung des Projekts und weitere Informationen finden sich auf der Homepage für das Bibliothekarische Archivierungs- und Bereitstellungssystem (BABS) der Bayerischen Staatsbibliothek: Mit dem Erstantrag kalkulierte Gesamtdauer des Vorhabens Es wurden Mittel für 24 Monate beantragt. Projektbeginn / Abschluss der Arbeiten LRZ: bis BSB: bis Erstbewilligung der DFG für dieses Projekt vom: Derzeit laufende DFG-Bewilligung vom: Abgerufene Mittel Wiss. BAT-Kräfte Leibniz-Rechenzentrum: 1 E13Ü - 100% - 24 Mon. Bayerische Staatsbibliothek 1 E13-100% - 24 Mon. (Stand : 21,25 Mon.) 1 E09-100% - 24 Mon. Sachmittel (Reisen, Tagungen, Workshop) Insgesamt: 8.002,62 Geräte Entfällt. Mittelabruf von weiteren Bewilligungspositionen Entfällt. Noch verfügbare Mittel aus der laufenden Bewilligung Bayerische Staatsbibliothek 1 E13-100% - 2,75 Mon. 1.3 Aktueller Stand des Mittelabrufs aus früheren Bewilligungen Entfällt. 2

3 2. Angaben zum Projekt, Projektverlauf und zu den im Berichtszeitraum erreichten Projektergebnissen 2.1 Berichtszeitraum Bayerische Staatsbibliothek: bis Leibniz-Rechenzentrum: bis Projektdarstellung Ziel des Kooperationsprojekts der Bayerischen Staatsbibliothek (BSB), konkret des Münchener DigitalisierungsZentrums/Digitale Bibliothek mit seinem Bereich Digitale Langzeitarchivierung und des Leibniz-Rechenzentrums (LRZ) war der Ausbau der im Rahmen des DFG-Projekts Langzeitarchivierung von Netzpublikationen als Pilotsystem aufgebauten organisatorisch-technischen Infrastruktur - des Bibliothekarischen Archivierungs- und Bereitstellungssystems (BABS) - zu einem vertrauenswürdigen und skalierbaren digitalen Langzeitarchiv als Teil eines Netzwerks für den Erhalt digitaler Informationen in Deutschland. Den zentralen Orientierungspunkt für die Fortentwicklung und die Bewertungskriterien für die Evaluierung lieferte das Konzept der Vertrauenswürdigkeit von digitalen Langzeitarchiven nach nestor. Vertrauenswürdigkeit bewertet die Qualität der Langzeitarchivierung und gewinnt im Zuge der Konsolidierung von Lösungen einen immer höheren Stellenwert. Neben der Identifizierung und Umsetzung geeigneter Verbesserungsmaßnahmen wurden insbesondere Erfahrungen mit der Anwendung innovativer Methoden zur Evaluierung vertrauenswürdiger digitaler Langzeitarchive gewonnen und weitergegeben. Aufgrund der veränderten bzw. sich in Überarbeitung befindlichen rechtlichen Vorgaben (Erlass zur Abgabe bayerischer amtlicher Veröffentlichungen 1 bzw. Bayerisches Pflichtstückegesetz 2 ), der rasch wachsenden Zahl der wissenschaftlichen Online-Publikationen (Open Access und verlagsgebundene Materialien), den Verpflichtungen der BSB im Bereich der Sondersammelgebiete und der Nationallizenzen, der Aufgabe der Webseiten-Archivierung sowie vor allem der in der BSB durchgeführten Projekte zur Massendigitalisierung, stieg die Zahl der zu archivierenden Objekte in den letzten Jahren enorm schnell und stetig an. Die BSB zählt im Bereich Archivierung mittlerweile zu den drei größten Anwendern des Archivsystems am LRZ 3. Diese Entwicklung warf die dringende Frage nach der Skalierbarkeit eines digitalen Langzeitarchivs und einer optimalen Speicherorganisation auf, die im Rahmen des Projekts ebenfalls evaluiert und verbessert werden sollte. Ein weiteres Projektziel war es, in Abstimmung mit anderen nationalen Akteuren weitergehende Ansätze für die Kooperation im Handlungsfeld Langzeitarchivierung in Deutschland zu entwickeln. Während der Laufzeit des Projekts hat sich die BSB mit Unterstützung des Bayerischen Staatsministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst für die Einführung des Langzeitarchivierungssystems Rosetta Digital Preservation System der Firma Ex Libris als Verbundsystem für die Langzeitarchivierung in Bayern entschieden. Rosetta wird somit die neue Software-Lösung für die gemeinsam von BSB und LRZ betriebene technische Infrastruktur zur digitalen Langzeitarchivierung werden und so die seit dem ersten BABS-Projekt ( ) bestehende technische Infrastruktur auf Basis der Zentralen Erfassungs- und Nachweis-Datenbank (ZEND) 4 und des Digital Asset Management Systems DigiTool ergänzen. Die Ergebnisse und 1 Abgabe amtlicher Veröffentlichungen an Bibliotheken, Bekanntmachung der Bayerischen Staatsregierung vom 2. Dezember 2008 (Abg-Bibl). In: KWMBl 1/2009, S. 27f, verfügbar unter: https://www.verkuendung-bayern.de/files/kwmbl/2009/01/kwmbl pdf (Letzter Aufruf: ). 2 Gesetz über die Ablieferung von Pflichtstücken, Pflichtstückegesetz (PflStG) vom 6. August In: GVBl 1986, S. 216, verfügbar unter: bayern.de/jportal/portal/page/bsbayprod.psml?showdoccase=1&doc.id=jlr- PflStckGBYrahmen&doc.part=X&doc.origin=bs (Letzter Aufruf: ). 3 Stand archivierter Daten Ende 2010: 275 Terabyte. 4 Zur Standarisierung der Produktionsprozesse in der Digitalisierung und zur Gewährleistung einer einheitlichen Produktion für alle Digitalisate aus dem Bestand der Bayerischen Staatsbibliothek, wurde seit 2003 am MDZ die Zentrale Erfassungs- und Nachweisdatenbank (ZEND) entwickelt, ein Software-Tool (Lamp-System 3

4 Erfahrungen des hier beschriebenen Projekts sind in die Konzeption und Spezifikation bei der jetzt laufenden Implementierung von Rosetta eingeflossen: Zieldefinition, Anforderungsbeschreibung, Spezifikation der einzelnen Workflows, Entwicklung der Metadatenprofile, Festlegung von Testszenarien, Bewertung der Qualität und Vertrauenswürdigkeit der einzuführenden Lösung. Zudem bietet die Einführung von Rosetta auch die Chance, im Sinne der Vertrauenswürdigkeit und Skalierbarkeit deutliche Verbesserungen schneller herbeizuführen, z. B. im Bereich der Vereinheitlichung und Automatisierung verschiedener Workflows, der Qualitätssicherung beim Ingest, der Planung und Durchführung von Langzeitarchivierungsmaßnahmen (Preservation Planning and Action) und bei der kooperativen Langzeitarchivierung. Durch die Entscheidung, die digitale Langzeitarchivierung als zentrales, verbundübergreifendes, regionales Thema zu positionieren, konnte ein größeres Bewusstsein für die Langzeitarchivierung, die dafür notwendigen Ressourcen und Organisationsstrukturen, sowie an Qualitäts- und Vertrauenswürdigkeitskriterien bei allen Beteiligten, aber auch bei den Entscheidungsträgern in Politik sowie in der Öffentlichkeit erreicht werden. 2.3 Arbeitsschritte im Berichtszeitraum Arbeitspaket 1: Ausbau von BABS zu einem vertrauenswürdigen digitalen Langzeitarchiv als Teil kooperativer Strukturen und Evaluierung gemäß nestor-kriterienkatalog Die besondere Rolle, die das Konzept der Vertrauenswürdigkeit im Hinblick auf den Aufbau und die Gestaltung von digitalen Langzeitarchiven spielt, spiegelt sich sowohl in nationalen Ansätzen wie dem nestor-kriterienkatalog 5 oder der Checkliste Trustworthy Repositories Audit & Certification 6 als mittlerweile auch in den Bemühungen der EU wider, hier ein einheitliches Framework zur Auditierung und Zertifizierung auf den Weg zu bringen. Auf Initiative von Patricia Manson von der europäischen Kommission unterzeichneten Vertreter der drei wichtigsten Vertrauenswürdigkeit-Ansätze (CCSDS/ISO Repository Audit and Certification Working Group (RAC), Data Seal of Approval, DIN Arbeitsgruppe Vertrauenswürdige digitale Archive) im Juli letzten Jahres ein Memorandum of Understanding zur Koordination und Abstimmung der drei Verfahren untereinander. 7 Dies zeigt, dass der Nachweis und die Dokumentation von Vertrauenswürdigkeit nicht nur im Interesse einer Institution selbst bzw. ihrer Nutzer und Partner liegen, sondern die Vertrauenswürdigkeit allgemein als bedeutend für die Sicherung des kulturellen Erbes in digitalen Formen angesehen wird und somit ein grundlegendes Kriterium für den Aufbau kooperativer Strukturen ist Phase 1: Ausbau von BABS zu einem vertrauenswürdigen digitalen Langzeitarchiv unter Orientierung am nestor-kriterienkatalog Maßnahme 1: Zielvereinbarung In Anlehnung an die allgemeine Verwendung des Begriffs der Vertrauenswürdigkeit in der Informationstechnologie kann auch ein digitales Langzeitarchiv diese für sich nur dann beanspruchen, wenn es glaubwürdig nachweisen kann, gemäß seinen Zielen und Spezifikationen zu operieren. Zu Beginn des Projekts Vertrauenswürdige und skalierbare Langzeitarchivierung war das Bibliothekarische Archivierungs- und Bereitstellungssystem des Münchener DigitalisierungsZentrums mit Apache Cocoon und Lucene/Solr-Suchplattform) mit verschiedenen Dokumenten-Management- und Workflow-Komponenten. 5 Vgl. nestor (2008): nestor-kriterien. Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive. Version 2 (nestor-materialien 8). Frankfurt am Main: nestor, S. 16 ff, verfügbar unter: oder urn:nbn:de: (Letzter Aufruf: ). 6 Vgl. RLG-NARA Task Force on Digital Repository and Certification (2007): Trustworthy Repositories Audit & Certification: Criteria and Checklist (TRAC), verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 7 Vgl. CCSDS/ISO Repository Audit and Certification Working Group (RAC) et al. (2010): Memorandum of Understanding to create a European Framework for Audit and Certification of Digital Repositories , verfügbar unter: an%20framework%20for%20audit%20and%20certification%20of%20digital%20repositories.pdf (Letzter Aufruf: ). 4

5 (MDZ) bereits seit mehreren Jahren als Produktivsystem im Einsatz. Die seit 2005 aufgebaute technische Infrastruktur aus dem ersten BABS-Projekt ( ) basiert auf der ZEND, einer Eigenentwicklung für die digitale Produktion des MDZ, und dem Produkt der Firma Ex Libris, DigiTool. Die Basis der Arbeit sowohl der Kooperation zwischen BSB und LRZ als auch bei der Wahrnehmung der allein auf der bibliothekarischen Seite angesiedelten Aufgaben (v. a. Sammlung, Erschließung, Verzeichnung und Transfer von digitalen Objekten in das Langzeitarchiv) bildeten dabei in vielen Fällen praxisorientierte Absprachen zwischen den jeweils beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Dies resultierte auch aus den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Projekte 8. Eine dezidierte Beschreibung eines Aufgabenprofils für die digitale Langzeitarchivierung lag an der BSB zum damaligen Zeitpunkt noch nicht vor, sondern setzte sich im Wesentlichen aus den Dokumentationen zu einzelnen Prozessen zusammen. Um also die Grundvoraussetzung der Vertrauenswürdigkeit des Archivs gemäß seinen Zielen und Spezifikationen zu operieren erfüllen zu können, war es eine der ersten Aufgaben im Projekt, die vorliegenden Teile der Aufgaben- bzw. Zieldokumentation zu aggregieren, zu konsolidieren und weiter auszubauen sowie sie schließlich in einem Policy-Entwurf zusammenzuführen. Bereits im Vorfeld des offiziellen Projektstarts konnte in einem grundlegenden Strategiegespräch im Oktober 2008 mit der Direktion des Hauses, den zuständigen Abteilungs- und Referatsleitern sowie den verantwortlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der damalige Sachstand der digitalen Langzeitarchivierung an der BSB dargestellt und ein gemeinsames Verständnis bezüglich der wahrzunehmenden Aufgaben und Entwicklungsmöglichkeiten erzielt werden. Die konkreten Ergebnisse des Gesprächs bildeten einen wichtigen Ausgangspunkt für die Entwicklung einer Policy für die digitale Langzeitarchivierung an der BSB. Hinzu kamen der Erlass der Bayerischen Staatsregierung zur Abgabe amtlicher Veröffentlichungen an Bibliotheken, der die Ablieferungspflicht zum Januar 2009 auf originär elektronische amtliche Veröffentlichungen ausdehnte, sowie die Vorüberlegungen zur Erweiterung des bayerischen Pflichtstückegesetzes. Darüber hinaus wurden u. a. auch folgende Dokumente, die erste Formen von ausformulierten Zielen enthalten, berücksichtigt bzw. als Leitfaden für die Erstellung herangezogen: die BABS-Homepage 9 die UNESCO-Charta zur Bewahrung des digitalen Kulturerbes 10 nestor-memorandum 11 das entsprechende Kapitel der DFG-Studie zur Entwicklung von Geschäfts- und Organisationsmodellen digitaler Objekte 12 sowie die Digital Preservation Policies Study von Neil Beagrie et al. 13 Das genaue Vorgehen wurde bereits im Zwischenbericht auf den Seiten 3ff. ausführlich erläutert. Der Entwurf der Langzeitarchivierungs-Policy hat zum Ziel, alle für das Aufgabenprofil der BSB wesentlichen Aspekte zusammenzufassen und verständlich zu erläutern, so: das Mission Statement die spezifischen Herausforderungen der digitalen Langzeitarchivierung für die BSB die Verantwortung der BSB für den Erhalt von Wissen und Information in digitaler Form 8 Als Beispiel sei hier der Aufbau einer großvolumigen Online-Speicher-Lösung (Network Attached Storage, NAS) genannt, die im Rahmen des scanrobotergestützten Massendigitalisierungs-Projekts VD16/2 ( ) durch die BSB in Kooperation mit dem LRZ aufgebaut wurde. 9 BSB, LRZ: BABS. Das Bibliothekarische Archivierungs- und Bereitstellungssystem, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 10 UNESCO (2003): Charta zur Bewahrung des digitalen Kulturerbes, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 11 nestor (2006): Memorandum zur Langzeitverfügbarkeit digitaler Informationen in Deutschland, verfügbar unter: (Letzter Aufruf ). 12 Hagel, Harald et al. (2009): Entwicklung von Organisations- und Geschäftsmodellen zur Langzeitarchivierung digitaler Objekte aus DFG-geförderten Digitalisierungsprojekten, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 13 Beagrie, Neil et al. (2008): Digital Preservation Policies Study. Part 1. Final Report October 2008, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ) 5

6 das Sammlungs- und Archivierungsprofil der BSB für digitale Medien die zentralen Grundsätze der digitalen Langzeitarchivierung an der BSB die Beschreibung der Aufgabenteilung zwischen den Abteilungen und Referaten innerhalb der BSB und weiteren beteiligten Institutionen. Der Entwurf befindet sich derzeit intern in der BSB in Abstimmung. Nach dessen Verabschiedung sollen die wesentlichen Teile der Policy auch über die Webseiten der BSB der Öffentlichkeit zugänglich gemacht werden, um so die Transparenz des eigenen Handelns gegenüber den Nutzern wie auch den Partner- oder Förderinstitutionen zu erhöhen. Teile der Policy konnten während des Projekts bereits praktisch angewendet werden: Bei der Durchführung der zwei Workshops zum Preservation Planning mit PLATO (vgl. Maßnahme 4: Entwicklung eines strategischen Plans für Langzeiterhaltungsmaßnahmen, hier: Planung der Dateiformatmigration) konnten Bewertungskriterien und Grundprinzipien, wie sie für das Erstellen eines Preservation Plans benötigt werden, unmittelbar abgeleitet werden. Die Bewertung der Vertrauenswürdigkeit ist gemäß nestor-kriterienkatalog immer an den Zielen und Aufgaben eines digitalen Langzeitarchivs zu messen (Prinzip der Angemessenheit). Auch das Risikomanagement mit DRAMBORA (vgl. Phase 2: Selbstevaluierung / externes Testaudit) setzt zunächst ein kohärentes Zielsystem zur schrittweisen Ableitung von Risiken voraus. Der Entwurf der Policy bildet somit einen ersten Grundstock. Um die weiteren technischen Entwicklungen und / oder organisatorischen Veränderungen abbilden zu können, ist es notwendig, die Policy in regelmäßigen Abständen zu überprüfen und fortzuschreiben. Sammlungs- und Archivierungsprofil Einen wesentlichen Teil der formulierten Policy bildet die Dokumentation des Sammlungs- und Archivierungsprofils der BSB für digitale Medien in allgemeiner Form, wie es sich aus dem Gesamtauftrag des Hauses ergibt. Das Sammlungs- und Archivierungsprofil ergibt sich derzeit aus folgenden Schwerpunkten: 1. Retrodigitalisate. Sie bilden mengenmäßig die Hauptgruppe. Alle vom Münchener DigitalisierungsZentrum/Digitale Bibliothek in mehreren hundert eigenen als auch Kooperationsprojekten erstellten Digitalisate werden standardmäßig langzeitarchiviert. Gründe dafür sind: a. Investitionsschutz: die Investitionen in den Digitalisierungsprozess sind schützenswert (z. B. die hohen Kosten der Altbestandsdigitalisierung) und es gilt geschaffene Mehrwerte (z. B. durch die Verknüpfung mit anderen Kollektionen) zu erhalten. b. Konservatorische Belange: Handschriften, Alte Drucke, Sondermaterialien und besonders wertvolle Vorlagen sollen, so die konservatorischen Anforderungen der BSB, nur einmal in hoher Auflösung gescannt und dann geschont werden. c. Nachnutzung der digitalen Master: i. Im Sinne einer technologischen Nachnutzung zur Generierung von Mehrwert: z. B. für eine Verarbeitung der digitalen Masterdaten, wenn geeignete OCR/ICR- Technologien für Frakturschriften auch für die Drucke des 16. Jahrhunderts zur Verfügung stehen. ii. Im Sinne des Cross-Media-Publishings für die Bereitstellung im Internet in unterschiedlichen Viewern, 3-D-Bereitstellung, Dokumentlieferung, Druck in Ausstellungskatalogen oder Faksimileausgaben, Integration in mobile Apps für Multi-Devices, wie z. B. Smartphones oder Tablets. 2. Unberechneter Zugang. Hier ist die Ausdehnung des Erlasses zur Abgabe amtlicher Publikationen auf digitale Veröffentlichungen ein erster wichtiger Meilenstein in der Entwicklung des Sammlungs- und Archivierungsprofils der BSB. Das zugehörige Sammlungs- und Archivierungsprofil für amtliche Veröffentlichungen orientiert sich inhaltlich an den Regelungen für gedruckte Werke und konnte während der Projektlaufzeit zunächst für die Publikationen der bayerischen Staatsministerien sowie der nachgeordneten Behörden der Mittelstufe durch ein neues Ablieferungsverfahren (vgl. Phase 3) in die Praxis umgesetzt werden. Solange allerdings nicht auch das bayerische Pflichtstückegesetz auf Netzpublikationen von Dritten insbesondere kommerziellen Anbietern ausgedehnt wird, besteht ein Sammlungsauftrag für diese Medienformen seitens der BSB bislang lediglich in impliziter Form bzw. beruht auf einer 6

7 freiwilligen Ablieferung der Produzenten. Leider sind auch im deutschen Urheberrecht bislang die Grundlagen für eine praxistaugliche Langzeitarchivierung von Netzpublikation im größeren Stil auch für Bibliotheken mit Pflichtexemplarrecht für digitale Medienwerke wie der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) bislang nicht gegeben, so dass für jedes für die Archivierung vorgesehene Werk bislang einzeln die entsprechenden Rechte (u. a. für Vervielfältigung, Veränderung, öffentliche Zugänglichmachung) vom jeweiligen Rechteinhaber eingeholt werden müssen. 14 Schließlich sind die zu archivierenden Netzpublikationen zu erschließen, dies ist in der BSB wie in nahezu allen anderen deutschen Gedächtnisinstitutionen bislang ein überwiegend manueller Prozess, für den die entsprechenden Ressourcen (Personal bzw. Finanzen) zur Verfügung gestellt werden müssen (vgl. Maßnahme 2: Aufbau einer angemessenen Organisationsform für BABS, hier: Kostenmodell). 3. Im Bereich Kauf und Lizenzierung von E-Medien konnten Fortschritte bezüglich der Kriterien für die Archivierung erzielt werden. Dies betrifft E-Books und Parallelausgaben (Print- und digitale Version), für die bereits eindeutige inhaltliche Erwerbungsentscheidungen seitens der zuständigen Fachreferenten vorliegen. Hier konnten in Absprache mit den zuständigen Mitarbeitern Kriterien entwickelt werden, die zusätzlich auch die rechtlichen und technischen Voraussetzungen, die für die Langzeitarchivierung erfüllt sein müssen, in die finale Erwerbungsentscheidung einbeziehen. Diese Kriterien wurden zusammen mit den entsprechenden Vorgehensweisen in Form eines Geschäftsgangs schriftlich dokumentiert und sind damit Teil eines für die Praxis relevanten Sammelprofils. 4. Nationallizenzen bzw. konsortial erworbene Materialien. Das in der Policy formulierte Archivierungsprofil umfasst auch die Verantwortungsübernahme für diese Objekte. Um hier die Entwicklung von praxistauglichen und nachhaltigen Lösungen voranzutreiben, haben sich BSB und LRZ aktiv in die Diskussion und Entwicklung der nationalen Hosting-Strategie eingebracht und zur Erstellung der entsprechenden Studie durch Neil Beagrie 15 beigetragen. Auch an den in Folge der Studie eingerichteten Arbeitsgruppen zur Evaluierung von LOCKSS und Portico beteiligt sich die BSB aktiv. 5. Webseiten. Das Archivierungsprofil ergibt sich im Wesentlichen aus der selektiven Erschließung fachlich relevanter Webressourcen im Rahmen der Virtuellen Fachbibliotheken der BSB (Altertums-, Musik-, Bibliotheks-, Buch- und Informationswissenschaften, Osteuropa, Romanischer Kulturkreis). 6. Originär elektronische Publikationen der BSB. Das sind alle in den verschiedenen Abteilungen der BSB erstellten und veröffentlichten genuin digitalen Publikationen sowie erworbenes digitales Material (z. B. Publikationen des Zentrums für Elektronisches Publizieren, Veröffentlichungen der Verkündungsplattform Bayern, Nachlässe in digitaler Form, retrodigitalisierte Fotosammlungen, 1000 Dokumente zur russisch-sowjetischen Geschichte). In einer im Rahmen des Projekts durchgeführten hausinternen Bestandsaufnahme konnten diese Materialgruppen hinsichtlich ihrer Zusammensetzung und ihren Anforderungen aus Sicht der Langzeitarchivierung genauer bestimmt werden. Zielgruppen Die Zielgruppe der digitalen Angebote und damit auch der Aktivitäten der BSB im Bereich Langzeitarchivierung wird natürlich primär gebildet aus Wissenschaftlern, Lehrenden, Studierenden und andere Informationssuchenden. Durch das Hinzukommen der digitalen Medien hat der Begriff der Zielgruppen mit unterschiedlichen Produzenten, Bearbeitern und Nutzern für die BSB jedoch eine neue, zusätzliche Dimension bekommen. Der Schwerpunkt der digitalen Archivierung des Hauses liegt bis zum heutigen Tage auf den im Münchener DigitalisierungsZentrum oder gemeinsam mit 14 Steinhauer, Eric W. (2009): Pflichtablieferung von Netzpublikationen. Urheberrechtliche Probleme im Zusammenhang mit der Ablieferungspflicht von Netzpublikationen an die Deutsche Nationalbibliothek. In: Kommunikation und Recht (2009, Heft 3), S , verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 15 Beagrie et al. (2010): Dauerhaften Zugriff sicherstellen. Auf dem Weg zu einer nationalen Strategie zu perpetual Access und Hosting elektronischer Ressourcen in Deutschland. Deutsche Übersetzung des editierten Abschlussberichtes. Öffentliche Version Februar 2010, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 7

8 Kooperationspartnern produzierten digitalen Medien. Daneben ergaben sich aber in den letzten Jahren auch viele neue Anforderungen anderer hausinterner Organisationseinheiten, da der Erwerb bzw. die Produktion, die inhaltliche Erschließung, sowie die Bereitstellung von E-Medien in den unterschiedlichsten Repräsentationen und Formaten mittlerweile für eine Vielzahl der Abteilungen bzw. Referate des Hauses zum regulären Aufgabenspektrum gehört. Um den Erhalt und vor allem auch den Zugang zu diesen E-Medien dauerhaft sicherzustellen, ist ein hausintern abgestimmtes und koordiniertes Vorgehen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung unbedingt notwendig. In den letzten Jahren entstanden neue Anforderungen an die digitale Langzeitarchivierung in den einzelnen Abteilungen der BSB. Diese meist sehr speziellen Anforderungen, so u. a. in Bezug auf Dateiformate, angestrebte Formen der Archivierung und Bereitstellung wurden größtenteils durch informelle Anfragen an die Mitarbeiter des Sachgebiets Langzeitarchivierung herangetragen und dann oftmals in Form punktueller, pragmatischer Lösungen umgesetzt. Um dem sich laufend erweiternden Aufgabenspektrum Rechnung zu tragen, wurden im Rahmen des Projekts der Bedarf und die konkreten Anforderungen der einzelnen Abteilungen für die digitale Langzeitarchivierung nun erstmals systematisch erfasst. Um hier in Zukunft deutlich stärker perspektivisch handeln zu können und die Anforderungen der hausinternen Stakeholder auch in die langfristige System- und Ressourcenplanung (z. B. in Bezug auf Personalbedarf oder benötigten Speicherplatz) einzubeziehen, sowie abgegrenzte, aufgabenbezogene Verantwortlichkeiten im Bereich Langzeitarchivierung festlegen zu können, wurde eine umfassende hausinterne Bestandsaufnahme durchgeführt. Dazu wurde ein Leitfaden für die Durchführung von Interviews entwickelt und mit den jeweiligen Verantwortlichen in gemeinsamen Interviews bearbeitet. In einem nächsten Schritt sollen daraus abgeleitete Aufgaben sowie die Verteilung der Verantwortlichkeiten definiert und festgelegt werden, um schließlich weitere abteilungsübergreifende Standardworkflows erarbeiten und realisieren zu können. Die geführten Interviews leisteten zudem einen wichtigen Beitrag dazu, auch innerhalb der Institution das Bewusstsein für die digitale Langzeitarchivierung zu schärfen. Eine weitere Zielgruppe, die der BSB organisatorisch nachgeordnet ist, wird von den regionalen staatlichen Bibliotheken Bayerns gebildet. 16 Auch auf dieser Seite entstehen mittlerweile verstärkt digitale Kollektionen, deren Langzeitarchivierung von der BSB übernommen werden könnte. Eine erste Informationsveranstaltung hierzu wurde im März 2010 abgehalten. Um auch hier den tatsächlichen Bedarf für mögliche Dienstleistungen genau zu ermitteln, wird ebenfalls eine Bestandsaufnahme in schriftlicher Form durchgeführt. Im Zuge der geplanten Verbundlösung für die Langzeitarchivierung ist zudem die Einbeziehung der bayerischen Universitätsbibliotheken vorgesehen. Mit Inkrafttreten des auf Netzpublikationen ausgeweiteten Erlasses zur Abgabe amtlicher Veröffentlichungen zum Januar 2009 bilden auch die Behörden, Dienststellen und Einrichtungen des Freistaates Bayern als Produzenten von Materialien, die dem Sammel- und Archivierungsauftrag der BSB unterliegen, eine primäre Zielgruppe, deren Anforderungen und Bedürfnisse bei der Weiterentwicklung des Bibliothekarischen Archivierungs- und Bereitstellungssystems bereits unmittelbar zu berücksichtigen sind (vgl. Phase 3: Verbesserung der Qualität des Langzeitarchivierungssystems BABS). Um sich hier mit den Beteiligten auch persönlich austauschen zu können, fand im Juli 2009 eine Informationsveranstaltung zur Ablieferung amtlicher elektronischer Publikationen statt, zudem stellte der Abteilungsleiter von Bestandsaufbau/Erschließung das entsprechende Verfahren im März 2010 in der Bayerischen Staatskanzlei vor. Durch ein Schreiben im Oktober 2010 wurden explizit die bayerischen Behörden der Mittelstufe in das Ablieferungs- und Archivierungsverfahren einbezogen. Maßnahme 2: Aufbau einer angemessenen Organisationsform für BABS Entsprechend dem nestor-kriterienkatalog lässt sich eine angemessene Organisationsform für ein digitales Langzeitarchiv an den Punkten gesicherte Finanzierung ausreichend Personal mit entsprechenden Qualifikationen angemessene Organisationsstrukturen Bestehen einer langfristigen Planung Fähigkeit zur Reaktion auf substanzielle Veränderungen 16 Vgl. die regionalen staatlichen Bibliotheken in Bayern, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 8

9 Planung für den Krisen- bzw. Auflösungsfall festmachen. Um bei der Erfüllung dieses Kriteriums weiter voran zu kommen, wurde im Rahmen des Projekts eine Konsolidierung der organisatorischen Strukturen des Aufgabenbereichs Langzeitarchivierung an der BSB in mehreren Teilschritten vorgenommen. Prozessmodelle Die zentralen Arbeitsabläufe in der BSB im Bereich Ingest von digitalen Objekten konnten in Form der nachfolgend aufgeführten Prozessbeschreibungen neu modelliert werden. Durch diese Modellierung bekommen nicht nur unbeteiligte Dritte ein klareres Verständnis des Funktions- und Leistungsumfangs der Ingest-Geschäftsprozesse und es wird die Einarbeitung neuer Mitarbeiter erleichtert, sondern es wird so auch ermöglicht, gezielter bestehende Abläufe im Sinne eines Qualitätsmanagements zu hinterfragen und gegebenenfalls zu optimieren (vgl. Phase 2: Selbstevaluierung / externes Testaudit) und somit die Organisationsstrukturen angemessen zu gestalten. Ferner können die Prozessbeschreibungen als Grundlage für Kostenmodelle herangezogen werden. Für die Workflows Digitale Langzeitarchivierung Amtliche Veröffentlichungen und Pflichtexemplare begrenzte Werke, Digitale Langzeitarchivierung Amtliche Veröffentlichungen und Pflichtexemplare Periodika und die Archivierung von Websites mithilfe der Software Web Curator Tool liegen detaillierte Prozessbeschreibungen vor, die auf Basis der bereits existierenden Dokumentation ausgearbeitet wurden. Nach der Identifizierung und Abgrenzung des entsprechenden Prozesses wurden ein Prozessziel und der Geltungs- und Anwendungsbereich spezifiziert, die zuständigen Mitarbeiter wurden ermittelt und die einzelnen Tätigkeiten wurden sowohl in einer kurzen Graphik als auch in einer detaillierten Beschreibung dokumentiert. Auch die mitgeltenden Dokumente wurden gesammelt und in die Prozessbeschreibung einbezogen, um den Prozessverantwortlichen die Übersicht über und den Zugang zu allen notwendigen Arbeitsunterlagen zu erleichtern. Zudem wurden für die Ablieferung elektronischer bayerischer Veröffentlichungen über das DigiTool Deposit ein Handbuch und für die Webarchivierung eine Ausführliche Anleitung für die Langzeitarchivierung von Websites mit Hilfe der Software Web Curator Tool erstellt. Das Handbuch für die über das Deposit abliefernden Stellen (bislang: bayerische Staatsministerien und bayerische Mittelbehörden) unterstützte maßgeblich die Schulung der Mitarbeiter der bayerischen Behörden und trug somit zur reibungslosen Ablieferung elektronischer Dokumente über das Deposit von DigiTool bei. Die Anleitung für den Arbeitsablauf der Webarchivierung (vgl. hierzu auch Abschnitt Geschäfts- und Organisationsmodelle) ergänzt die Prozessbeschreibung Archivierung von Websites mit Hilfe der Software Web Curator Tool. Nach einer Entwurfsfassung des Handbuchs und einer Testphase der Webarchivierung im Web Curator Tool wurde im Mai 2010 mit den Mitarbeitern der Virtuellen Fachbibliotheken (ViFa), den Prozess-Verantwortlichen, Rücksprache gehalten und der Arbeitsablauf auf Grundlage ihrer Erfahrungen optimiert. Im Oktober 2010 wurde dann eine Schulung für die ViFa- Mitarbeiter organisiert, um sie mit Hilfe des Handbuchs in den neuen Arbeitsablauf einzuweisen. Kostenmodell Eine möglichst umfassende Übersicht über die bei der digitalen Langzeitarchivierung anfallenden Kosten ist die Grundlage, um die Nachhaltigkeit der Aufgabenerfüllung sicherstellen zu können. Eine wichtige Maßnahme war unter diesem Gesichtspunkt die Erstellung eines Dienstleistungskatalogs am LRZ, der seit September 2010 über die Homepage des LRZ zugänglich ist. 17 Entsprechend des LRZ- Dienstleistungskatalogs ist die BSB in der Nutzerklasse 3 eingruppiert und kann somit alle Basisdienste in Anspruch nehmen. Die Leistungen, die das LRZ im Auftrag der BSB (und seiner anderen Kunden) erbringt, sind dort klar erläutert: Archivierung, Backup, Bereitstellung von hochverfügbarem Onlinespeicher, virtuelle Serverinfrastruktur und Attended Housing von Cluster-Knoten. Ausgehend davon können die von der BSB beanspruchten Leistungen anhand eines intern vorliegenden Kostenblatts mit verschiedenen Parametern (z. B. Nutzer- und Speicherklasse) errechnet werden. Mit dem vom MDZ prognostizierten Speicherplatzbedarf für die nächsten Jahre konnten die anfallenden Kosten für die benötigten Komponenten (primärer Produktionsspeicher und Archivsystem) ermittelt werden und in die Planungen der BSB für den Doppelhaushalt der Jahre 2011/2012 einfließen. Dieser Planungsprozess ist aufgrund der schnell wachsenden Produktion des MDZ durch ein monatliches 17 Vgl. LRZ: Kostenpflichtige Dienstleistungen des LRZ im Überblick, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 9

10 Monitoring zu begleiten, um so rasch auf die Entwicklung des Speicherbedarfs (Produktions- und Archivspeicher) reagieren zu können. Als Beispiele seien hier Veränderungen im Produktionsprozess oder wechselnde Formatgrößen genannt. Sowohl der Dienstleistungskatalog als auch die Preisblätter unterliegen am LRZ einem jährlichen Review und werden daraufhin angepasst und aktualisiert. Aufbauend auf den erstellten Prozessbeschreibungen konnten ferner im Sachgebiet Unberechneter Zugang der BSB im Rahmen des Projekts auch erstmals Zeitdurchschnittswerte für die Durchführung von Ingestprozessen von digitalen Objekten gemessen und mit den Werten der Erschließung und Magazinierung von Printmedien verglichen werden. Abbildung 1: Geschäftsgang für konventionelle und originär elektronische amtliche Veröffentlichungen und Pflichtstücke (Monographien) mit Zeit- und Personalgruppenangaben im Vergleich Klammert man die identischen Zeitwerte bei der Sacherschließung der Medien aus, zeigt sich, dass die Aufnahme digitaler Medien in das Langzeitarchiv deutlich ressourcen- und damit auch kostenintensiver ist als die Erschließung und Magazinierung von Printwerken. Legt man einer Personalkostenrechnung für die oben beschriebenen Tätigkeiten die durchschnittlichen Personalvollkosten des Freistaates Bayern für zu Grunde, kommt man zu den in der folgenden Tabelle dargestellten Vergleichswerten (ohne Sacherschließung). 19 Printmedium Dauer Einstufung des Entsprechende Personalvollkosten pro Bearbeiters (jeweils Personalvollkosten erschlossenem und Stufe 6) pro Stunde (Euro) archiviertem Medium Eingangsbearbeitung: 5 A6 29,86 2,49 Minuten Katalogisierung: A6 29,86 9,95 20 Minuten Magazinierung: A2 27,52 2,29 5 Minuten Gesamt 14,73 18 Beamtenbesoldung nach BayBVAnpG 2009/2010, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 19 Diese Kostenberechnung beruht auf durchschnittlichen Personalvollkostenwerten für die entsprechenden Laufbahnen für den Freistaat Bayern und entspricht daher nicht den realen Kostenwerten in der BSB. 10

11 Digitales Medium Dauer Einstufung des Bearbeiters (jeweils Stufe 6) Annahme, Prüfung und Katalogisierung, Ingest ins digitale Archiv: 42 Minuten Entsprechende Personalvollkosten pro Stunde (Euro) A10 38,04 Gesamt: 26,63 Personalvollkosten pro erschlossenem und archiviertem Medium Tabelle 1: Vergleich der Kosten für die Aufnahme von gedruckten und elektronischen Publikationen (monographisch) Der Vergleich der Zahlen zeigt, dass die Personalkosten für den Geschäftsgang Langzeitarchivierung amtlicher Veröffentlichungen und Pflichtexemplare: begrenzte Werke in der BSB zum jetzigen Zeitpunkt nahezu doppelt so hoch zu veranschlagen sind, als dies für die Verzeichnung und Magazinierung von monographischen Printwerken der Fall ist. Insgesamt konnten während des Projekts mit den Ansätzen einer aktivitätsbasierten Kostenrechnung für Ingest und Archival Storage wichtige erste Schritte auf dem Weg zu einem umfassenderen Kostenmodell für die Langzeitarchivierung in der BSB gemacht werden. Auf internationaler Ebene befinden sich in den letzten Jahren bereits Ansätze für komplexere Kostenmodelle in Entwicklung, die darauf abzielen, die Aktivitäten der digitalen Langzeitarchivierung mittels eines Lifecycle-Ansatzes in noch deutlich granularere Elemente aufzusplitten und auch versuchen, das Aufgabenfeld Preservation hinsichtlich seiner Kostenfaktoren zu erfassen. 20 Zur Erweiterung und Verfeinerung des Kostenmodells von Keeping Research Data Safe 2 (KDRS2) konnte die BSB im Rahmen einer Fragebogenaktion einen aktiven Beitrag leisten. Organisations- und Geschäftsmodelle Die im Rahmen des Projekts erstellten Prozessbeschreibungen (vgl. Abschnitt Prozessmodelle) tragen durch die klare Trennung von Aufgabenschritten und Zuordnung von Verantwortlichkeiten in entscheidendem Maße zu einer größeren Transparenz der organisatorischen Strukturen der Langzeitarchivierung an der BSB bei. Dies gilt insbesondere für die Aufnahme von digitalen Objekten ins Archiv, an der in der Regel nicht nur unterschiedliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der digitalen Bibliothek beteiligt sind, sondern es zu Überschneidungen mit den Tätigkeiten in anderen Fachabteilungen bzw. Referaten des Hauses kommt. Hier konnten speziell die Arbeitsabläufe der Zusammenarbeit des Münchener DigitalisierungsZentrums/Digitale Bibliothek mit dem Sachgebiet Unberechneter Zugang und dem Referat Zeitschriften und Elektronische Medien sowie den Virtuellen Fachbibliotheken klarer spezifiziert werden. Die Ergebnisse der Bestandsaufnahmen (vgl. Abschnitt Zielgruppen), die mit den weiteren Fachabteilungen durchgeführt wurden, bilden eine zentrale Grundlage für die Abstimmung und Festlegung weiterer Abläufe und Zuständigkeiten zwischen den beteiligten Organisationseinheiten des Hauses. Neben der bislang bestehenden forschungs- und projektorientierten Organisationseinheit Digitale Langzeitarchivierung innerhalb des Referats Münchener DigitalisierungsZentrum/Digitale Bibliothek wurde Anfang 2010 zusätzlich im Sachbereich Digitale Produktion ein eigenes neues Sachgebiet Langzeitarchivierung geschaffen. Damit können die stärker forschungs- und entwicklungsbezogenen Aufgaben wie z. B. Konzeption und Umsetzung neuer Workflows, Preservation Planning und Action, Technology Watch oder die Entwicklung von Organisations- und Kostenmodellen künftig noch klarer vom praktischen Tagesgeschäft - dem Ingest digitaler Objekte - organisatorisch abgegrenzt werden. Die konkreten Aufgaben der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden zudem in den abteilungs- und referatsinternen Geschäftsverteilungsplänen der BSB niedergelegt. 20 Wesentlich sind hier vor allem: Ayris, Paul et al. (2008): The LIFE2 Final Project Report, S. 11ff., verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ) und Beagrie, Neil et al. (2010): Keeping Research Data Safe 2, S. 11 ff. verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 11

12 Kooperation Neben der Konsolidierung der hausinternen Organisationsstrukturen wurde im Zuge des Projekts auch der Ausbau von institutionsübergreifenden Kooperationsmodellen in Angriff genommen. Es erwies sich dabei als problematisch, dass die meisten in der Langzeitarchivierung aktiven Institutionen derzeit selbst noch im Prozess der Definition ihrer eigenen internen Verfahren und Organisationsmodelle stecken und somit nur in geringem Umfang etablierte Standardverfahren zum praktischen Einsatz kommen, an die kooperative Lösungsansätze unmittelbar anknüpfen könnten. Nachdem sich zudem sowohl in der Arbeit der nestor-ag Kooperation und Vernetzung, als auch in den Ergebnissen der DFG-Studie zur nationalen Hosting-Strategie zeigte, dass ein mehrere Institutionen umfassendes Organisationsmodell noch erheblicher Vorarbeiten bzw. Entscheidungen bedarf, wurde von der BSB zunächst vor allem die bilaterale Zusammenarbeit mit der Deutschen Nationalbibliothek (DNB) forciert. Hier ist aus Sicht der BSB derzeit eine gemeinsame Interessenlage am unmittelbarsten gegeben, denn amtliche Publikationen (z. B. Bayerisches Gesetz- und Verordnungsblatt), die bereits von der BSB erschlossen und langzeitarchiviert werden, fallen laut Sammelauftrag auch in das Archivierungsprofil der DNB, während für die BSB wiederum Sammelverpflichtungen für von der DNB archivierte digitale Materialien (z. B. Fachserien des statistischen Bundesamtes) bestehen. Eine effektivere und effizientere Realisierung der sich teilweise überschneidenden Sammelaufträge im Bereich Netzpublikationen könnte folglich durch den Austausch von Archivpaketen ermöglicht werden. Um die Möglichkeiten eines solchen Wechseltauschs zu erörtern und praktische Fragestellungen für die Durchführung zu identifizieren, kamen die für die Langzeitarchivierung Verantwortlichen beider Seiten zu einem gemeinsamen Arbeitstreffen im März 2010 in München zusammen. Anschließend wurde mit der Erarbeitung eines Kooperationskonzepts begonnen und dieses im Rahmen von regelmäßigen Videokonferenzen weiter entwickelt. Die Konferenzen fanden im Juli und Dezember 2010 statt und sollen auch über das Projekt hinaus fortgesetzt werden. Die Entwicklung des Konzepts für den Objektaustausch zwischen DNB und BSB ist im Abschnitt Austauschobjekte ausführlich dargestellt. Des Weiteren sind BSB und DNB in einen engen Dialog über die derzeit von der DNB intensiv betriebene Weiterentwicklung des URN-Services getreten. Das aktuelle Vorgehen der BSB bei der Vergabe und Registrierung von URNs wurde ausführlich dokumentiert und weitere Anforderungen und Verbesserungsvorschläge gesammelt und übermittelt. Eine Übernahme von Verantwortung der BSB im Bereich der Registrierung, Speicherung und Auflösung von URNs befindet sich derzeit als ein zukünftiges Geschäftsmodell in der Diskussion. Des Weiteren beteiligte sich die BSB im Projektzeitraum auch über die Zusammenarbeit mit der DNB hinaus aktiv an den wichtigsten nationalen Initiativen zur Entwicklung kooperativer Modelle zur digitalen Informationserhaltung (u. a. in der Arbeitsgruppe Nationale Hosting-Strategie der Schwerpunktinitiative Digitale Information der Allianz der deutschen Wissenschaftsorganisationen und in Unter-AGs zu LOCKSS und Portico, Projekt LOCKSS-und-KOPAL-Infrastruktur und Interoperabilität (LuKII), in der nestor-ag Kooperation und Vernetzung und der AG Regionalbibliotheken). Das 2010 an der BSB implementierte System zur Archivierung der mittels Academic Linkshare in den Virtuellen Fachbibliotheken erschlossenen Webressourcen (vgl. Abschnitt zu Phase 3) soll zukünftig in ein kooperatives Modell zur Webseitenarchivierung in Deutschland eingebunden werden. Hier fand bereits ein erster Austausch mit der DNB statt, zudem beteiligt sich die BSB an der Organisation eines nestor-expertengesprächs zum Thema Webarchivierung im April Nachhaltigkeit Das LRZ betreibt bereits seit über 15 Jahren die nachhaltige Archivierung von Daten. Seit 2004 ist der Gesamtarchivbestand des LRZ mit der Installation des Super-Computers HLRB2 von 520 TB auf über TB (11,5 PB) gestiegen. Die BSB ist mit dem Münchener DigitalisierungsZentrum derzeit mit 275 TB drittgrößter Archivierungskunde des LRZ. Seit Januar 2011 wird am Antrag für das Archivsystems des neuen Super-Computers SuperMUC mit einem Speichervolumen von 45 PB für das Jahr 2010 (Phase 1) und 128 PB im Jahr 2014 (Phase 2) geschrieben. Diese Zahlen zeigen den Erfolg der 2008 definierten Bestrebungen des LRZ, die Archivierung und Langzeitarchivierung zu einem nachhaltigen Schwerpunkt des LRZ auszubauen. Mit der Bereitstellung des LRZ-Dienstleistungskataloges (vgl. Abschnitt zu Kostenmodellen) wurden allgemeine Service Level Agreements (SLAs) der vom LRZ angebotenen Dienste aktiviert. Diese SLAs 12

13 werden für den Archiv- und Backup-Dienst durch die Richtlinien 21 zur Nutzung des Archiv- und Backupsystems ergänzt. Zusätzliche oder spezielle Vereinbarungen werden in sogenannten Leistungsscheinen integriert, die die BSB mit dem LRZ abschließen wird. Eine Ausweitung der Zusammenarbeit zwischen BSB und LRZ erfolgte durch die Übernahme weiterer Storage- und Hosting-Dienstleistungen durch das LRZ. Das Leibniz-Rechenzentrum bildet zusammen mit der Verbundzentrale des Bibliotheksverbunds Bayern und dem Münchener DigitalisierungsZentrum/Digitale Bibliothek die Gruppe für die Systemeinführung des Rosetta Digital Preservation Systems in Bayern. 22 Maßnahme 3: Einführung eines angemessenen Qualitätsmanagements In Orientierung am fünften Kriterium des nestor-kriterienkatalogs wurde für die digitale Langzeitarchivierung an der BSB und dem LRZ ein angemessenes Qualitätsmanagement eingeführt. In der Theorie bezeichnet der Begriff Qualitätsmanagement alle organisierten Maßnahmen, die der Verbesserung von Prozessen und deren Abläufen dienen. Das Ziel ist die kontinuierliche Prozessoptimierung durch einen Regelkreis von Qualitätsplanung, -lenkung, -sicherung und -gewinn. Der nestor-kriterienkatalog fordert insbesondere die klare Definition der Prozesse, der Verantwortlichkeiten und die standardisierte Dokumentation aller Elemente eines Langzeitarchivs. Zu Beginn der Projektlaufzeit wurde ein Konzept für die Einführung eines Qualitätsmanagements entworfen, das als Leitfaden für die Analyse von Prozessen und die Erarbeitung von Dokumentationsstandards diente. Die Einführung des Qualitätsmanagements im Rahmen des Projekts bildet die Grundlage für eine fortlaufende qualitätsorientierte Prozessorganisation im Bereich der Langzeitarchivierung an BSB und LRZ. Als Teil der Qualitätsplanung wurden zunächst zentrale Prozesse und Verantwortlichkeiten identifiziert und abgegrenzt, vorhandene Regelungen überprüft und existierende Beschreibungen auf Konformität untersucht. Konkrete Maßnahmen zur Einführung eines Qualitätsmanagements waren die Erstellung von Dokumentationen und Prozessbeschreibungen in standardisierter Form (vgl. Abschnitt Prozessmodelle), die Einrichtung eines Dokumentationssystems (DokuWiki) und die regelmäßige Aktualisierung der Projekt-Website. Zu den festgelegten Mindestanforderungen an die Dokumentation gehören sowohl eine integrierte Dokumentenbeschreibung, die unter anderem die Gültigkeit und Zugehörigkeit einer Dokumentation innerhalb des Arbeitsbereiches, ihren Status und die Verknüpfung zu anderen Dokumenten beinhaltet, als auch eine Versionskontrolle, die den Entstehungsprozess und die Optimierung einer Dokumentation protokolliert. Die Einführung dieser Standards dient der erfolgreichen Qualitätslenkung und -sicherung. Erfahrungen, die bei der standardisierten Dokumentation von Prozessen im Projekt gemacht wurden, können für ein kontinuierliches Qualitätsmanagement nutzbar gemacht werden. Der Organisation der im Rahmen des Projekts gesammelten Erfahrungen dient ein internes Dokumentationssystem (DokuWiki), das zu Beginn der Projektlaufzeit durch die Mitarbeiter des LRZ aufgesetzt wurde und seitdem durch die Mitarbeiter beider Projektpartner inhaltlich gepflegt wird. Zielsetzung des DokuWiki ist es insbesondere, technische und organisatorische Beschreibungen und Dokumentationen der bereits bestehenden Workflows und Lösungen dauerhaft zentral zu verwalten und zu aktualisieren. Damit kann die im Sinne des Qualitätsmanagements notwendige Transparenz bezüglich der eingesetzten Infrastrukturen und der internen Abläufe erhöht werden, geeignete Teile wurden auch im lokalen Intranet und auf der Website der BSB zur Verfügung gestellt. Dieses DokuWiki wird nach Ablauf der Projektlaufzeit fortgeführt werden, um dauerhaft einen zentralen Ort für die Verwaltung der Dokumentationsunterlagen zu haben. Zu Dokumentationszwecken wurde die BABS-Website regelmäßig aktualisiert. Neben einer allgemeinen Vorstellung des Projekts werden hier primär Informationen für die Ablieferung von Netzpublikationen, wie etwa Handbücher, technische Hinweise, Vordrucke und Formulare, aber auch weitere Projekte, Publikationen und Vorträge, Statistiken sowie die Ergebnisse des Abschlussworkshops veröffentlicht. 21 LRZ: Richtlinien zur Nutzung des Archiv- und Backupsystems, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 22 Brantl, Markus; Ceynowa, Klaus; Groß, Matthias; Reiner, Bernd; Schoger, Astrid: Digitale Langzeitarchivierung in Bayern. Vom explorativen Projekt zum nachhaltigen Modell. Erscheint in: Bibliothek - Forschung und Praxis 2011 Heft 1 (im Druck). 13

14 Um die Qualität und Nachhaltigkeit der IT-Diensterbringung am LRZ abzusichern und damit gleichzeitig die in der Ist-Analyse erkannten Schwächen und Defizite zu beseitigen, setzt das LRZ verstärkt auf den Einsatz von Verfahren des prozessorientierten IT-Dienstmanagements (ITIL). Im Wesentlichen umfassen die Maßnahmen folgende Punkte: Problem Management Erkennung und Beseitigung von Störungen, 2nd-level-Support für Service Desk, Bereitstellung von aktuellen Statusinformationen über die Systeme Service Level Management / Availability Management Definition und Überwachung von Quality-of-Service-Richtlinien, Integration der Überwachung mit den LRZ-Tools (OVO, Infovista), Überwachung der Problemlösungszeiten Capacity Management Leistungs- und Kapazitätsüberwachung mit Hilfe von Tools, Ressourcenverteilung, Langzeit- Planung Security Management Schutz der Systeme vor böswilligen Benutzern, Logfile-Überwachung, Missbrauchsüberwachung, Durchführung von Datensicherung und Snapshots Configuration Management / Change Management Planung, Dokumentation, Durchführung von Software- und Hardwarewartungen Continuity Management Planung von Erweiterungen, Durchführung von Ausschreibungen, Untersuchungen neuer Technologien und Trends Das LRZ ist dabei bemüht, die entsprechenden Prozesse weiter zu strukturieren und strebt deshalb auch die institutionelle Zertifizierung nach ISO/IEC an. Schrittweise werden in den einzelnen Bereichen Prozess-Dokumentationen erstellt und die Prozesse hinsichtlich ISO/IEC optimiert. Dokumentationen sind z. B. vorhanden für die Bereiche Major Incident, Risikoeinschätzung kritischer Geschäftsprozesse, Handlungsanweisungen im Bereich primärer Produktionsspeicher (Onlinespeicher) und VMWare, Lastabwurfpläne und Wiederanlaufpläne nach einem Stromausfall. Auch das beschaffte IT-Service-Management-Tool von IET Solutions wird mehr und mehr an die Gegebenheiten des LRZ angepasst. So wird in Teilbereichen das Incident-Management bereits durch dieses Tool unterstützt soll das Tool-gestützte Incident-Management auch für die Onlinespeicher und das Archiv- und Backupsystem eingeführt werden. Auch ein erster Schema-Entwurf einer Configuration Management Database (CMDB) liegt bereits vor und der Change Management Prozess wurde in Teilbereichen schon umgesetzt. Zur Umsetzung wurden für einzelne Bereiche des IT-Service-Managements Arbeitskreise eingeführt, die zunächst eine Ist-Analyse durchführen und Konzepte zur Einführung der entsprechenden Prozesse erarbeiten (z. B. AK ITSM, AK Security, AK Business Continuity, AK CMDB, AK Dokumentation, usw.). Um eine breite Akzeptanz der geplanten ITSM-Maßnahmen bei den Mitarbeitern zu erreichen wurden bisher ca. 80% des LRZ-Personals in ISO/IEC Foundations mit persönlicher TÜV Zertifizierung geschult. Maßnahme 4: Entwicklung eines strategischen Plans für Langzeiterhaltungsmaßnahmen Bei der Planung und Durchführung von Langzeitarchivierungsmaßnahmen (Preservation Planning und Action) konnten von den Projektpartnern sowohl im Bereich der Datenmigration als auch bei der Dateiformatmigration wichtige Erfahrungen gesammelt werden. Grundlage dieser Migrationen ist ein ständig stattfindender Technology-Watch-Prozess, der neueste Hardware- und Software-Entwicklungen beobachtet. Medien- und Systemmigration am LRZ Um die Lesbarkeit von Daten auf lange Frist zu gewährleisten, ist es notwendig, Daten spätestens vor Erreichen der Haltbarkeitsgrenze der Datenträger (Festplatte oder Magnetband) auf neue Datenträger zu migrieren. Aus Sicht des LRZ werden diese Grenzbereiche der Haltbarkeit bei Weitem nicht ausgeschöpft, da die Speichersysteme einer periodischen Erneuerung unterworfen sind, die durch das immense Datenwachstum und durch den schnellen technischen Fortschritt im Bereich der Server, Festplatten, Schreib- und Lesegeräte und der Datenträger regelrecht erzwungen wird. Am LRZ werden die erwähnten Systeme etwa alle drei bis fünf Jahre durch leistungsfähigere Systeme abgelöst. Allein die Robotersysteme (Libraries) haben mit bis zu zehn Jahren eine höhere Standzeit. Durch diese laufende Erneuerung ergibt es sich von selbst, dass Daten von veralteten Magnetbändern in einem 14

15 vorgegebenen Rhythmus von vier bis fünf Jahren auf neue Magnetbandgenerationen wandern. Im Bereich der Onlinespeicher (NAS-Speicher) ist eher eine Periode von drei bis vier Jahren anzusetzen. Das LRZ kann bereits jetzt auf eine mehr als fünfzehnjährige Erfahrung im Bereich der technischen Migration von Archivdaten zurückblicken. Dabei wurden mehrfach Hardware- und Softwaremigrationen der Archivsysteme erfolgreich durchgeführt sowie insgesamt die technischen und infrastrukturellen Voraussetzungen für den Betrieb des Langzeitarchivierungssystems Rosetta im Bibliotheksverbund Bayern geschaffen. Bedingt durch die Massendigitalisierungs-Projekte des MDZ und die Erreichung der vollen Produktionskapazitäten im Google-Projekt stieß das NAS-System im Jahr 2009 und 2010 mehrmals an die Kapazitätsgrenzen, die durch das Hinzufügen weiterer Disk-Shelves beseitigt wurden. Im Sommer 2010 zeichnete sich ab, dass ein neues NAS-Speichersystem beschafft werden muss, da das bestehende NAS-Speichersystem aufgrund von Hardware-Restriktionen nicht mehr mit weiteren Disk-Shelves ausgebaut werden konnte. Die alten Disk-Shelves sollten am neuen System weiterverwendet werden. Deshalb wurde im Oktober 2010 der Datenbestand des alten NAS-Speichersystems (ca. 100 TB) auf das neue Speichersystem migriert. Durch eine umfangreiche Vorplanung konnte die Ausfallzeit auf 4 Stunden begrenzt werden. Diese Zeit wurde benötigt, da das alte System vor der Migration erst auf den neusten Betriebssystemstand gehoben werden musste und sich das Betriebssystem gravierend geändert hat (Übergang von Ontap GX auf Ontap 8.0 cluster mode). Nach dem Upgrade der Version wurden das neue NAS-System und das alte NAS-System zu einem Cluster kombiniert und die Daten (100 TB) im Hintergrund innerhalb von ca. 3 Wochen schrittweise auf das neue Speichersystem verschoben (ohne Unterbrechung für die Anwendungen). Nach dem Verschieben der Daten wurde das alte NAS-System auskonfiguriert und dessen Disk-Shelves unterbrechungsfrei an das neue System gehängt. Dies hat gezeigt, dass auch der Wechsel der Speichersysteme bei ausreichender Planung mit nur geringer Unterbrechung möglich ist. Im August 2009 wurde der gesamte damalige Archivdatenbestand der BSB (165 TB) von Titanium T10000A Magnetbänder (500 GB je Magnetband unkomprimiert) auf Titanium T10000B Magnetbänder (1 TB je Magnetband unkomprimiert) migriert. Da es sich um eine Migration innerhalb derselben Tape-Library handelte, konnte dies als Hintergrundprozess ohne jegliche Unterbrechung, bzw. Auswirkung auf die Anwendungen durchgeführt werden. Die Migration war unter Verwendung zweier paralleler Laufwerke nach ca. 12 Tagen abgeschlossen, was einer durchschnittlichen Transferrate von ca. 80 MB/s pro Laufwerk entspricht. Neben dieser Migration wurden ca. 500 TB an Daten von LTO2 Medien auf LTO4 Medien in 4 Wochen unter Einsatz von 12 Magnetbandlaufwerken migriert. Mit der Verfügbarkeit der LTO5 Generation erfolgte 2010 eine Teilmigration von LTO4 auf LTO5 Medien. Die Erhaltung des Bitstroms (Bitstream Preservation) ist durch diese von Seiten des LRZ regelmäßig durchgeführte Migration der Daten auf neue Generationen von Datenträgern sichergestellt. Des Weiteren wurde aufgrund der weiter unten beschriebenen Ergebnisse der Skalierungstests und sinkender Festplattenspeicherpreise der DigiTool-Datenbestand von dem in BABS aufgesetzten HSM- System in ein NAS-Speichersystem migriert. Eine Datensicherung erfolgt mittels TSM (Tivoli Storage Manager von IBM) ins Archivsystem des LRZ. Planung der Dateiformatmigration Im Lauf der Projektzeit wurden zwei Dateiformatmigrationen exemplarisch mithilfe des im Rahmen des EU-Projekts PLANETS entwickelten Tools PLATO 23 evaluiert. Das verwendete Tool PLATO bietet sowohl Unterstützung bei der systematischen Entscheidungsfindung im Preservation Planning als auch bei deren Dokumentation und integriert Services für die Durchführung von Tests und die Evaluierung der Ergebnisse. Im Planungsprozess werden zunächst Anforderungen an die Formatmigration definiert und gewichtet, danach werden Alternativen (Migration mit unterschiedlichen Tools) bestimmt, Testmigrationen durchgeführt und die Ergebnisse evaluiert. Abschließend wird aus allen Schritten ein umfassender Preservation Plan zusammengestellt. Zunächst fand ein 2-tägiger Workshop von BSB und LRZ mit einem Mitarbeiter der TU Wien aus dem PLANETS-Projekt statt. Im Rahmen des Workshops wurde die Eignung von JPEG2000 als alternatives 23 Plato. The Planets Preservation Planning Tool, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ) 15

16 Speicherformat für die Masterdateien anhand einer Altbestands-Datenkollektion im Vergleich zum aktuell eingesetzten Dateiformat TIFF (unkomprimiert) geprüft. Anhand ausgewählter Objekte aus dem VD16-Digitalisierungsprojekt der BSB wurden die Anforderungen an den gesamten Prozess der Dateiformatmigration gesammelt, dazu zählten u. a. folgende Hauptkriterien: Erhalt der signifikanten Eigenschaften, z. B. Auflösung, Farbprofile: Das Konvertierungstool soll die im TIFF eingebetteten ICC-Farbprofile im Zielformat speichern können. Verbreitung und Offenheit: Das Zielformat sollte kein proprietäres oder selten eingesetztes Dateiformat sein, sondern weite Verbreitung finden und frei von Schutzrechten sein. Speicherplatz-Kostenreduktion: Das Zielformat sollte idealerweise möglichst wenig Speicherplatz verbrauchen und somit die Speicherkosten senken. OCR-Erzeugung: Die an der BSB eingesetzte OCR-Software muss mit dem Zielformat umgehen können. Die ausgewählten Anforderungen wurden anschließend entsprechend ihrer Relevanz gewichtet. Für eine Dateiformatmigration konnten fünf Alternativen in Betracht gezogen und getestet werden: die Beibehaltung des Status Quo, also TIFF unkomprimiert, sowie die Konvertierung nach JPEG2000 mit je einem Open-Source-Image Tool - ImageMagick, GraphicsMagick, Kakadu und GeoJasper. In einer abschließenden Nutz-Wert-Analyse wurden die eingangs aufgestellten Anforderungen mit den Ergebnissen der Konvertierungstests abgeglichen. Die abschließende Evaluation ergab zum damaligen Zeitpunkt (2009), dass eine Migration der bewerteten Kollektion ins Dateiformat JPEG2000 nicht sinnvoll erscheint, da keines der verwendeten Tools die Anforderungen zufriedenstellend erfüllen konnte: das ICC-Farbprofil konnte nicht erhalten werden. Der geringe Verbreitungsgrad von JPEG2000 und die noch schwierige weitere OCR-Verarbeitung hoben den Vorteil der Speicherkostenreduktion auf. Daher war das Ergebnis des Preservation Planning, dass für die VD-16-Kollektion der BSB, exemplarisch für die anderen Altbestandsdaten, das Dateiformat TIFF nach wie vor am besten für die Speicherung der Archivmaster geeignet ist. Der erstellte Preservation Plan bietet eine nachvollziehbare Dokumentation des gesamten Entscheidungsprozesses. Es ist jedoch notwendig, den gesamten Plan in regelmäßigen zeitlichen Abständen erneut zu bewerten, da sich in der Praxis die Anforderungen bzw. die Gewichtung der Anforderungen, der Funktionsumfang der eingesetzten Software und somit auch das Ergebnis der Nutz-Wert-Analyse leicht und schnell verändern werden. Für 2011 ist daher eine Wiederholung vorgesehen. Eine ausführlichere Darstellung der Ergebnisse des Preservation Planning an der BSB konnte im D-Lib Magazine veröffentlicht werden und somit zur Nachnutzbarkeit der Projektergebnisse beitragen. 24 Mit der so erworbenen Methodenkompetenz wurde 2010 ein Preservation Plan für eine Dateiformatmigration von PDF nach PDF/A erarbeitet. Im Fokus standen bei diesem zweiten Workshop Dokumente, die über die Pflichtablieferung amtlicher Druckschriften an die BSB in digitaler Form abgegeben werden und dauerhaft archiviert werden müssen. Die Anforderungen an die Formatmigration speziell bezogen auf Textdokumente umfassten dabei u. a.: Bewahrung des Inhalts, Beibehaltung der Textstruktur und des Layouts, Zugänglichkeit und Durchsuchbarkeit des Textes. Auch diese Evaluation ergab, dass eine Migration der vorhandenen Datenbestände auf PDF/A zum damaligen Zeitpunkt nicht sinnvoll erschien, da die verwendeten Tools (Callas PDFA-Pilot, 3Heights PDF to PDF/A converter) die Konvertierung von PDF nach PDF/A nicht den Anforderungen der BSB entsprechend durchführen konnten. Beide Workshops haben gezeigt, dass PLATO und die damit verbundene Methodik des Preservation- Planning-Prozesses sehr gut anwendbar und nachnutzbar ist und als Entscheidungshilfe bei technischen Reorganisationsprozessen eine wichtige Funktion erfüllt. Maßnahme 5: Sicherung der Integrität der digitalen Objekte Eine Integritätsverletzung kann nicht nur im Archivspeichersystem selbst auftreten, sondern im gesamten Lebenszyklus des digitalen Objekts, wenn Daten z. B. durch ein Netzwerkproblem unvollständig übertragen oder verändert gespeichert wurden. Daher ist es notwendig, die Integrität der 24 Beinert, Tobias; Brantl, Markus; Kugler, Anna; Kulovits, Hannes; Rauber, Andreas; Schoger, Astrid: From TIFF to JPEG 2000? Preservation Planning at the Bavarian State Library Using a Collection of Digitized 16th Century Printings. In: D-Lib Magazine Vol. 15, Nov/Dec 2009, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 16

17 Datenobjekte an geeigneten Stellen im gesamten Archivierungsprozess zu prüfen und ggf. entsprechende Maßnahmen zur Wiederherstellung der korrupten Dateien zu ergreifen. Am LRZ sind bereits regelmäßige Prüfroutinen 25 im Archivspeicherbetrieb integriert, welche die Integrität des Bitstreams kontrollieren. Um die vielfältigen Datenübertragungen während der Produktion zwischen Online- (primärer Produktionsspeicher) und Archivspeicher über das Produktionsmanagementsystem überprüfen zu können, war es eine wichtige Aufgabe dieses Projekts, die Integritätsprüfung durch kryptographische Verfahren zu realisieren und routinemäßig ablaufende Virenscans einzuführen. Da am MDZ mit der ZEND für Retrodigitalisate und DigiTool für born-digitals verschiedene Systeme für das Management und die Archivierung der digitalen Objekte existieren, mussten dementsprechend auch die Generierung der Checksummen und deren Überprüfung für beide auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Auch mit der Einführung der neuen Softwarelösung Rosetta wird die ZEND-Produktion für Digitalisate fortbestehen, lediglich die Archivierungskomponente wird durch Rosetta ergänzt, das bislang eingesetzte Managementsystem DigiTool wird an der BSB ohnehin von Rosetta abgelöst werden. In DigiTool wurden bereits Checksummen generiert und abgespeichert, aber für die Digitalisate am MDZ musste identifiziert werden, zu welchem Zeitpunkt bzw. an welcher Stelle im Workflow die Generierung am besten vorgenommen werden könnte. Eine besondere Herausforderung ist dabei die Datenmenge, da derzeit pro Woche rund 1,5 Mio. Dateien im Rahmen der Digitalisierung prozessiert werden. Die Workflows zur Überprüfung der Checksummen mussten noch für beide Systeme entwickelt werden. Eine Überarbeitung des bereits vorhandenen Metadatenprofils für die Digitalisate erwies sich dabei als unerlässlich, um die Durchführung und die Ergebnisse der Überprüfungen verzeichnen zu können. Checksummen-Generierung und -überprüfung Um sicherzustellen, dass Erzeugung, Ablage und Überprüfung von Checksummen die laufende Produktion nicht verzögern, wurden vorab umfangreiche Tests zur Überprüfung der Laufzeit und der Prozessorenlast durchgeführt: Test A: Laufzeitvergleich unterschiedlicher Checksummen Test B: Laufzeitvergleich unterschiedlicher Dateiformate Test C: Laufzeitvergleich unterschiedlicher Dateigrößen Test D: Laufzeitvergleich unterschiedlicher Anzahl von Dateien Von besonderer Bedeutung für das weitere Vorgehen waren die Ergebnisse aus D, die einen berechenbaren linearen Anstieg der Laufzeit mit einer erhöhten Anzahl an Dateien erkennen ließen. Durch den linearen Verlauf lassen sich die Aufwände für beliebige Kollektionen hochrechnen. Somit kann davon ausgegangen werden, dass es im MDZ-Produktionsworkflow zu keinen unvorhergesehenen Belastungsschüben durch die Checksummen-Generierung kommen wird. Test A zeigte, dass kein Laufzeitunterschied bei der Generierung sowie bei der Überprüfung der beiden Checksummen md5 (Message-Digest Algorithm) und sha-1 (Secure Hash Algorithm) besteht. Insgesamt zeigen die gemessene Prozessorauslastung (1%-9%) und der hohe Datendurchsatz, dass sich die Einbindung der Checksummengenerierung und -überprüfung in den Digitalisierungsworkflow ermöglichen lässt, ohne das gesamte Laufzeitverhalten einzuschränken. Da die Digitalisate zwischen dem Scanvorgang und der Archivierung mehrfach auf Speicherorte kopiert werden, ist es sinnvoll, die Checksummen direkt nach dem Scanvorgang zu generieren, um sie dann im gesamten weiteren Workflow mitzuführen und diese an Meilensteinen in der Prozesskette bzw. schließlich vor der endgültigen Archivierung nochmals zu überprüfen. Zur Steigerung der Sicherheit wurde entschieden, zwei Checksummen zu generieren: je eine nach dem Standard md5 und sha-1.von einer rückwirkenden Generierung für alle bereits archivierten digitalen Masterdateien wird aufgrund des großen Aufwands, der sich durch die Rückholung aus dem Archiv ergeben würde, zunächst abgesehen. 25 z. B. CRC (Cyclic Redundancy Check)-Checks beim Übertragen der Daten vom TSM-Client zum TSM- Server und zum Magnetband, Prüflesen der Daten beim Retrieval, periodische Integritätschecks der TSM- Datenbanken als Hintergrundprozess, ständige Überwachung der Systeme durch drei Operateure, usw. Bei den Onlinespeichern (NAS-System) findet ein kontinuierlicher Integritätscheck (Prüflesen der Sektoren) im Hintergrund statt. Dadurch wird verhindert, dass defekte Datenblöcke erst beim nächsten Lesezugriff erkannt werden. 17

18 Checksummen-Überprüfungen sind derzeit sowohl im ZEND- als auch im DigiTool- Produktionsworkflow noch nicht umgesetzt, da dieser Service von der sich im Moment noch im Testbetrieb befindlichen Software Rosetta übernommen werden wird: Beim Ingest nach Rosetta werden die Checksummen der einzelnen Dateien standardmäßig überprüft. Treten Fehler bzw. Inkonsistenzen auf, werden die Dateien in einen Quarantänebereich verschoben und einer Fehleranalyse unterzogen. Die Entscheidung, ob standardmäßige Checksummen-Überprüfungen bei einer Rückholung von Dateien aus dem Archiv eingeführt werden sollen, kann erst auf Grundlage der noch zu sammelnden Erfahrungswerte getroffen werden. Von einer periodischen Überprüfung der Checksummen aller sich bereits im Archiv befindlichen Objekte wird zum jetzigen Zeitpunkt abgesehen, da derartige Überprüfungen bei der Überschreitung einer bestimmten Datenmenge und einer bestimmten Anzahl an Dateien derzeit nicht vernünftig durchzuführen sind und bislang auch keine Erkenntnisse vorliegen, dass zusätzliche periodische Überprüfungen über das genannte Basisset an Prüfroutinen (vgl. Fußnote 25) hinaus notwenig sind. Zur Dokumentation der Integrität von digitalen Objekten für den externen Benutzer ist es im DigiTool- Viewer seit Juli 2010 möglich, die Checksummen von PDF-Dateien lokal zu überprüfen. In einem eigenen Pop-up-Fenster kann sich der Nutzer die im Archiv gespeicherte Checksumme anzeigen lassen, von derselben lokal abgespeicherten Datei eine neue Checksumme erzeugen und beide vergleichen. Die Vertrauenswürdigkeit des digitalen Archivs ist somit auch für die Nutzer überprüf- und nachvollziehbar. Ob ein derartiges Angebot auch für die Digitalisate der BSB einzuführen ist, wird derzeit noch evaluiert. Virenscans Neben Checksummen-Überprüfungen stellen auch (periodische) Virenscans für die Vertrauenswürdigkeit eines digitalen Archivs ein zentrales Kriterium dar. Bisher fanden weder für die ZEND- noch für die DigiTool-Dateien systematische Virenüberprüfungen statt. Die Konzeption und das Testen von Virenscans waren ursprünglich im Projektantrag nicht vorgesehen, wurden aber aufgrund ihrer Relevanz für die Vertrauenswürdigkeit zusätzlich übernommen. Zum einen sind die Verfahren für Checksummen- und Virenüberprüfungen ähnlich, so dass es sich anbot, die Tests parallel durchzuführen, zum anderen ließen sich beide Überprüfungen sehr gut verbinden, so dass eine zeitgleiche Integration in den Archivierungsworkflow sinnvoll erschien. Um die Systembelastung durch routinemäßige Virenscans überprüfen zu können, wurden Tests anhand derselben Kollektionen wie für die Checksummen durchgeführt. Zur Virenüberprüfung wurde das SAVScan Virenerkennungsdienstprogramm der Firma Sophos in der Version (Linux/Intel) in der Version 4.53 (Mai 2010) der Virendaten eingesetzt. Die Ergebnisse zeigen, dass auch hier bezogen auf die Laufzeit ein linearer Anstieg mit Zunahme der Dateianzahl zu beobachten ist. Somit ist ebenso wie bei der Checksummen-Generierung bzw. -überprüfung davon auszugehen, dass das Laufzeitverhalten des MDZ-Produktionsworkflows durch Virenscans nicht gestört wird. Als Zeitpunkt für eine Virenüberprüfung würde sich wie oben beschrieben ein kombiniertes Verfahren zusammen mit der Checksummenüberprüfung anbieten, d. h. diese sollte beim Ingest kurz vor der Archivierung und zusätzlich bei einer Rückholung von Dateien aus dem Archiv durchgeführt werden. Der Validierungsprozess in Rosetta bietet beim Ingest neben der Checksummen-Überprüfung auch einen integrierten Virenscan für alle Dateien sowie die Verzeichnung der entsprechenden Ergebnisse in den Langzeitarchivierungsmetadaten, so dass von einer Integration des Virenscanners in die bereits bestehenden Workflows abgesehen werden konnte. Eine periodische Überprüfung aller sich bereits im Archiv befindlichen Dateien auf Virenbefall erscheint für MDZ und LRZ genauso wie eine routinemäßige Checksummenüberprüfung zum jetzigen Zeitpunkt nicht realistisch durchführbar. Vorgehen bei Integritätsverletzungen (Risikomanagement) Ein Risikomanagement, welches festlegt, wie im Fall von korrupten Checksummen bzw. Virenbefall verfahren wird, kann nur auf Grundlage von Erfahrungswerten erarbeitet werden. Aufbauend auf diesen von BSB und LRZ noch zu sammelnden Richtwerten sind dann in einem nächsten Schritt verschiedene Szenarien entwickelt worden, wie im Falle einer festgestellten Integritätsverletzung vorzugehen ist. Je nach dem Zeitpunkt des festgestellten Fehlers im Archivierungsworkflow müssen entsprechende Vorgehensweisen entwickelt werden. 18

19 Überarbeitung / Aktualisierung der Langzeitarchivierungsmetadaten Sowohl im ZEND- als auch im DigiTool-Workflow wird standardmäßig mit jedem digitalen Objekt ein Set von bibliographischen, administrativen, technischen und strukturellen Metadaten zur Darstellung des Objekts abgespeichert. In DigiTool werden die technischen Metadaten beim Ingest mit der Software JHOVE 26 extrahiert, mit bibliographischen, strukturellen und administrativen Informationen zusammengeführt und in einer METS-Struktur abgespeichert. Im ZEND-Workflow wird ein repräsentatives Set technischer Metadaten von einer Imageseite eines gescannten Objektes extrahiert. Im Rahmen des Relaunch des XML-Datenformats auf die TEI P 5-Version für die ZEND-Produktion und im Zuge der Überlegungen zur Einführung von systematischen Checksummen- und Virenscans wurde begonnen, einen weiteren, neuen Workflow zur Generierung und Speicherung von ausführlicheren langzeitarchivierungs-relevanten Metadaten für Digitalisate zu konzipieren. Dieses neue Metadatenset orientiert sich am PREMIS-Standard 27 und enthält zum einen technische Informationen für jede einzelne Datei eines digitalen Objekts und zum anderen so genannte event-metadaten, welche z. B. Veränderungen an einzelnen Dateien wie etwa Konvertierungsvorgänge dokumentieren. Zur Generierung der technischen Metadaten wurden die beiden Open-Source-Tools JHOVE und FITS 28 getestet. Beide Tools wurden in einen prototypisch konzipierten Workflow zum Erzeugen und Speichern der neuen Langzeitarchivierungsmetadaten für die Digitalisate des MDZ integriert und die Ergebnisse verglichen. FITS benötigt zwar mehr Zeit für die Verarbeitung der Dateien, aber dafür sind die extrahierten Metadaten umfassender und beinhalten z. B. Informationen zum ICC Farbprofil, die bei der Langzeitarchivierung der TIFF-Masterdateien für die BSB bis heute essentiell sind. Sowohl der beim Ingest standardmäßig ablaufende Virenscan, als auch die Checksummen-Überprüfung sollten als event entsprechend dem PREMIS-Standard für die Langzeitarchivierung in den Metadaten der jeweiligen digitalen Objekte festgehalten werden. Die an PREMIS angelehnte Rosetta-Metadaten-Struktur konnte auf Grundlage der im Rahmen des Projekts geleisteten Vorarbeiten entsprechend den Anforderungen des MDZ angepasst und überarbeitet werden. Ebenso können die gesammelten Erfahrungen mit den Tools zur Extraktion technischer Metadaten genutzt werden, um festzulegen für welche Formattypen welches Tool zukünftig eingesetzt werden soll. Hier wird zusätzlich das momentan als Betaformat vorliegende JHOVE2 zu evaluieren sein. Maßnahme 6: Systemunabhängige Archiv- und Austauschobjekte Sichere Archivobjekte Die Speicherung der Digitalisate zusammen mit den entsprechenden Metadaten als Archivpakete (AIP) in einer Container-Struktur hat sich bereits seit den Anfängen der Produktion am MDZ bewährt. Laut Projektantrag war vorgesehen, diese Form der Container-Bildung auch für die mit DigiTool verwalteten digitalen Objekte (Netzpublikationen) einzuführen. Mit der anstehenden Überführung der Daten nach Rosetta steht jedoch ohnehin eine Veränderung der Speicherstruktur bevor, so dass auf eine Neu- Strukturierung des DigiTool-Ablagesystems verzichtet wurde. Austauschobjekte Wie bereits im Abschnitt zu Organisations- und Geschäftsmodellen dargestellt, bildete die Entwicklung eines Verfahrens für einen Wechseltausch von digitalen Objekten zwischen BSB und DNB einen Schwerpunkt der Zusammenarbeit. Dazu wurden in einem ersten Konzeptpapier zunächst die zu klärenden Punkte zusammengestellt und mit der DNB abgestimmt. Für die (Ab-) Lieferung an die DNB wurde dabei das im Rahmen des Projekts DP4lib zum Aufbau einer nachnutzbaren, flexiblen Infrastruktur für die kooperative Langzeitarchivierung entwickelte Hotfolder-Verfahren als geeignete Möglichkeit zur Übertragung von digitalen Objekten identifiziert. Im Gegensatz zum ursprünglich angedachten Einsatz der Software kolibri zur Erzeugung von Archivobjekten im Universal-Object (UOF)-Format auf Seiten der BSB ist dieses Verfahren wie es in einer von der DNB zur Verfügung 26 JHOVE. JSTOR/Harvard Object Validation Environment, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 27 PREMIS. Preservation Metadata Maintenance Activity, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 28 FITS. File Information Tool Set, verfügbar unter: (Letzter Aufruf: ). 19

20 gestellten Spezifikation beschrieben ist deutlich einfacher zu realisieren. Eine ressourcenintensive Implementierung der kolibri-software auf Seiten der abliefernden Institution ist mit dem Hotfolder- Verfahren nicht mehr nötig, hier sind lediglich konforme Transferpakete (Content Information + bibliographische Metadaten) im zip-format zu generieren und in ein SFTP-(SSH/FTP) oder WebDAV- Verzeichnis (so genannter Hotfolder) zu übertragen. Die Transformation in geeignete Archivpakete und die Archivierung im kopal-system wird von der DNB selbst übernommen. Aus Sicht der DNB kann die Langzeitarchivierung von digitalen Inhalten so langfristig möglicherweise anderen Institutionen als Serviceleistung angeboten werden, gleichzeitig ergibt sich voraussichtlich aber auch ein handhabbares Verfahren zur Umsetzung der sich aus dem DNB-Gesetz ergebenden Ablieferungspflicht für Netzpublikationen. Sobald die geplante Schnittstelle von den DP4lib-Projektpartnern erfolgreich getestet werden konnte, wird sich auch die BSB mit der Lieferung von ersten Transferpaketen (Publikationen der Verkündungsplattform Bayern) im Rahmen weiterer Tests beteiligen, von Seiten der DNB wurde das zweite Quartal 2011 als ein realistischer Startzeitpunkt genannt. Auch aus Sicht der BSB erscheint es sehr sinnvoll, das von anderen Institutionen (DP4Lib-Projektpartnern) zukünftig eingesetzte Standardverfahren mittels Hotfolder zu nutzen und nicht eine individuelle Sonderlösung zu entwickeln. Auch für die entgegengesetzte Richtung des Wechseltausches von digitalen Objekten zu dem sich die DNB grundsätzlich bereit erklärt hat wird ein ähnliches Verfahren angestrebt, hier wird die Konvertierung der von der DNB zur Verfügung gestellten Transferpakete in archivkonforme Einheiten für das BABS-System von der BSB selbst übernommen werden. Ein Export von digitalen Objekten aus kopal ist laut Aussagen der DNB standardmäßig im UOF-Format möglich, derzeit befinden sich die DNB aber im Rahmen von DP4lib in einem internen Entscheidungsprozess zur Klärung der Frage, ob es sich hierbei wirklich um ein für die Auslieferung geeignetes Format handelt oder ob den Partnern digitale Objekte in vereinfachten Strukturen zur Verfügung gestellt werden sollen. Neben den Unklarheiten über ein geeignetes Format zur Auslieferung wäre ein Transfer von Archivobjekten der DNB in das mittelfristig in der BSB abzulösende System DigiTool im Projektzeitraum aber auch insofern wenig sinnvoll gewesen, als das entwickelte Verfahren nur für eine sehr begrenzte Zeitdauer einsetzbar gewesen wäre und mit dem Produktivgang von Rosetta noch mal gänzlich neu hätte konzipiert werden müssen. Der vorgelegte und in Grundzügen bereits mit der DNB abgestimmte Entwurf eines Kooperationskonzepts bildet aber dennoch einen wichtigen Meilenstein, um die Verfahren des Objektaustauschs bei entsprechender Reife des Hotfolder-Verfahrens bzw. des Archivsystems Rosetta jederzeit zeitnah umsetzen zu können Phase 2: Selbstevaluierung / externes Testaudit Während der Konzeption und Umsetzung der Maßnahmen sowie der Erweiterung der Langzeitarchivierungslösung um neue Funktionalitäten (Webarchivierung, Deposit für externe Ablieferer) in Phase 1 und Phase 3 fand laufend eine Orientierung an den nestor-kriterien für Vertrauenswürdigkeit statt. Ferner wurde hierbei auch das Grundprinzip Dokumentation berücksichtigt. Zur Vorbereitung der Selbstevaluierung nach den nestor-kriterien für vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive und mit Hilfe des Risiko-Management-Tools DRAMBORA sowie dem Rahmen von ISO wurden die bereits eingeführten Prozesse mit entsprechenden Rollen und Verantwortlichkeiten dokumentiert, weitere Evidenzen zusammengetragen und systematisch im Doku- Wiki hinterlegt (vgl. Abschnitt zur Einführung eines angemessenen Qualitätsmanagements). Auch haben sich die Mitarbeiter intensiv mit dem Methoden der Selbstevaluierung und den dazu vorhandenen Werkzeugen im Bereich digitale Langzeitarchivierung auseinandergesetzt. Im Juli 2010 fand ein ganztägiger projektinterner Workshop zur Selbstevaluierung der organisatorischtechnischen Infrastruktur BABS für die Langzeitarchivierung an der BSB in Zusammenarbeit mit dem LRZ statt. Der Zweck der Evaluierung war, den Stand der Entwicklungen (Zeitpunkt: Juni 2010) detailliert sowohl nach organisatorischen, als auch nach technischen Aspekten zu bewerten und systematisch weiteren Handlungsbedarf aufzudecken. Bei der Evaluierung wurden folgende Grundprinzipien berücksichtigt (vgl. nestor-kriterien): Angemessenheit: Das Prinzip der Angemessenheit berücksichtigt die Tatsache, dass keine absoluten Maßstäbe möglich sind, sondern dass sich die Bewertung immer an den Zielen und Aufgaben des jeweiligen digitalen Langzeitarchivs ausrichtet. 20

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