Bachelor-Arbeit. im Rahmen des Studiengangs Informatik zur Erlangung des Grades. Bachelor of Science. von Lutz Philipp Thomas Theurer

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1 Fakultät für Elektrotechnik, Informatik und Mathematik Heinz Nixdorf Institut und Institut für Informatik Fachgebiet Softwaretechnik Warburger Straße Paderborn Konzeption und prototypische Implementierung eines Meeting-Support-Tools mit Spezialisierung im Bereich Vor- und Nachbereitung zur Effizienzsteigerung bei wiederkehrenden Meetings Bachelor-Arbeit im Rahmen des Studiengangs Informatik zur Erlangung des Grades Bachelor of Science von Lutz Philipp Thomas Theurer Auguste-Supper-Straße Ludwigsburg vorgelegt bei Prof. Dr. Gerd Szwillus und Prof. Dr. Friedhelm Meyer auf der Heide Paderborn, April 2014

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3 Erklärung Ich versichere, dass ich die Arbeit ohne fremde Hilfe und ohne Benutzung anderer als der angegebenen Quellen angefertigt habe und dass die Arbeit in gleicher oder ähnlicher Form noch keiner anderen Prüfungsbehörde vorgelegen hat und von dieser als Teil einer Prüfungsleistung angenommen worden ist. Alle Ausführungen, die wörtlich oder sinngemäß übernommen worden sind, sind als solche gekennzeichnet. Ort, Datum Unterschrift iii

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5 Inhalt 1 Einleitung 1 2 Analyse des Problembereichs 3 3 Das Meeting-Modell Attributerklärung - Vorbereitung Attributerklärung - Meeting/ Durchführung Attributerklärung - Nachbereitung Problemanalyse anhand des Meeting-Modells Probleme in der Vorbereitung softwaretechnische Lösungsansätze - Vorbereitung Probleme in der Nachbereitung softwaretechnische Lösungsansätze - Nachbereitung Vergleich bestehender Softwarelösungen 21 6 technische Grundlagen Systemgrundlagen Frameworks Datenbankstruktur Benutzerkommunikation und Benutzerinteraktion Implementierungsdetails Implementierung der Meeting-Vorbereitung Implemetierung der Meeting-Durchführuung Implementierung der Meeting-Nachbereitung Evaluation Die Ersteller -Aufgabe Die Teilnehmer -Aufgabe Ergebnisse des Usability-Tests Zusammenfassung und Ausblick Zusammenfassung Ausblick v

6 Inhalt Anhang A Anhang 47 A.1 Inhalt der CD-ROM A.2 Voraussetzungen für die Ausführung der Software A.2.1 Installation von MeetingSupport A.3 Quellcode A.4 Aufgabenstellung Ersteller A.5 Aufgabenstellung Teilnehmer Literatur 53 vi

7 Abbildungsverzeichnis 3.1 Meeting-Modell Meeting-Kreis Datenbankschema Anlegen des Namen und der Zielsetzung Eingabemaske für die Teilnehmer Definition von Ort und Zeit, sowie der Meetingserie Die Möglichkeit Themen aus vergangenen Meetings zu übernehmen Anlegen neuer Themen Hinzufügen von Dokumenten Ansicht der Meeting-Einladungen Übersicht der zukünftigen Meetings Protokollansicht des Meetingleiters Agenda-Ansicht der Teilnehmer vii

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9 Tabellenverzeichnis 5.1 Vergleichstabelle Meeting-Support-Tools ix

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11 1 Einleitung Meetings spielen in der heutigen Arbeitswelt eine große Rolle. sie finden in verschiedenen Formen, auf nahezu allen Ebenen eines Unternehmens statt. Malik führt unter anderem formelle Sitzungen wie Aufsichtsrats- und Gesellschaftersitzungen, Routine-Sitzungen, wie Sie in der Geschäftsleitung und in Abteilungen üblich sind, sowie Arbeitsgruppensitzungen an [Mal06]. Oft finden Meetings regelmäßig statt und dienen der Koordination, der Zielsetzung und Zielkontrolle sowie der Abstimmung bei Problemen. Trotz ihrer wichtigen Rolle sind sie oft ineffizient oder werden so wahrgenommen [ZB05]. Fehler geschehen bereits in der Vorbereitungsphase, so dass viele Meetings ohne Agenda beginnen [Pro05]. In der Nachbereitung scheint insbesondere das Erstellen von Protokollen und das Nachverfolgen von Verantwortlichkeiten und zugewiesenen Aufgaben Schwierigkeiten zu bereiten [Pro05]. Diese und weitere Gründe machen Meetings im Ergebnis zeitraubend und ineffektiv. Den Verantwortlichen fehlt oft die Zeit zur Vor- und Nachbereitung oder die Wichtigkeit ist ihnen schlicht nicht bewusst. Proudfoot Consulting rechnet in ihrer Produktivitätsstudie für die Jahre 2005/2006 mit Kosten von ungefähr 266Mrd US-Dollar, die in Deutschland durch verschwendete Arbeitszeit verloren gehen [Pro05]. Als wichtiger Faktor wird in der Studie die Effizienz von Meetings herangezogen. Dabei ist das Wissen um das zeitraubende Potential von Meetings bereits seit langem bekannt [WRWB81, Mon89]. Im Speziellen hat Henry Mintzberg in seinem Buch The Nature of Managerial Work bereits 1973 herausgefunden, dass Manager sehr viel Zeit in geplanten und ungeplanten Meetings verbringen [Min73]. In der Arbeit soll die Durchführung regelmäßiger Meetings genauer betrachtet werden. Ziel der Arbeit ist es, anhand der vorhandenen Literatur zum Thema Meetings und Effizienz von Meetings herauszuarbeiten, was insbesondere in der Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings häufige Fehler sind. Die Ergebnisse werden genutzt, um bestehende Meeting-Support-Tools auf ihre Fähigkeiten hinsichtlich Vor- und Nachbereitung zu untersuchen und daraus ein eigenes Konzept für ein Meeting-Support-Tool zu entwickeln. Im zweiten Teil der Arbeit soll ein webbasiertes Softwaretool entworfen und implementiert werden, mit dem Meetings vor- und nachbereitet werden können. Der Durchführung von Meetings wird weniger Beachtung geschenkt. Sie soll nur im Rahmen der Analyse und Protokollerstellung eine Rolle spielen. Im Speziellen soll die Software dem Leiter des Meetings ein einfach zu bedienendes Werkzeug an die Hand geben, das die Vorbereitung sowie Nachbereitung erleichtert. Sie soll den Gruppenprozess strukturieren und dadurch effizienter machen, entgegen dem 1

12 1. Einleitung typischen Gruppenverhalten ineffektiver Aufgabenbewältigung [ABW95, S.190]. Die Software soll helfen, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings als Gesamtprozess begreifbar zu machen. Oft wird bei Meetings nur an das Meeting selbst gedacht, nicht aber an die Vor- und Nachbereitung. Typische Meetingprozesse beschränken sich deshalb oft darauf, die Vor- und Nachbereitung in einem Halbsatz zu erwähnen. Eines dieser Beispiele ist der Seven Step Meeting Process wie er von Hyer, Flaherty, Fairchild et al. vorgeschlagen wird [Hye03]. In dieser Arbeit werde ich verstärkt Vor- und Nachbereitung betrachten und zeigen, dass durch diese wenig beachteten Punkte eine deutliche Effizienzsteigerung möglich ist. So soll in der Vorbereitung eine Agenda erstellt werden, die den Teilnehmern vor dem Meeting zugeht. Die Agenda leitet die Durchführung der Sitzung und dient als Grundlage des Protokolls, in dem Verantwortlichkeiten, Entscheidungen und offene Fragen festgehalten werden. In der Nachbereitung wird auf der Grundlage der während des Meetings erstellten Protokollnotizen ein ausführliches Protokoll erarbeitet. Dieses wird jedem Teilnehmer zugestellt unter Hervorhebung seiner persönlichen Verantwortlichkeiten und Aufgaben. Für die Teilnehmer ist eine Portalseite geplant, die es jedem Teilnehmer ermöglicht, alte Protokolle und die aktuellen Aufgaben, die bis zum nächsten Meeting oder einem beliebigen Zeitpunkt erledigt werden müssen, einzusehen. Die Arbeit teilt sich in 9 Kapitel auf. Kapitel 1 leitet das Thema ein, motiviert die Arbeit und benennt das Ziel der Arbeit. In Kapitel 2 wird beschrieben, was in einem Meeting passiert und schränkt den Begriff Meeting auf die vorliegende Aufgabenstellung ein. In Kapitel 3 wird das selbst entworfene Meeting-Modell vorgestellt, auf dem die weiteren Kapitel basieren. Kapitel 4 nutzt das Modell aus Kapitel 3 zur Erarbeitung von Problemen in Meetings. Die gefundenen Probleme werden in den Unterkapiteln 4.1 und 4.2 aufgegriffen und auf praktisch durch Software zu lösende Probleme eingegrenzt. Ein Vergleich bereits existierender Software basierend auf den Ergebnisse aus Kapitel 4 findet in Kapitel 5 statt. Kapitel 6 erläutert die technischen Grundlagen für die Softwareentwicklung. In Kapitel 7 wird auf die Umsetzung der Software eingegangen und beschreibt die Designentscheidungen. In Kapitel 8 wird die entwickelte Anwendung aus Kapitel 7 mit Hilfe eines Usability-Tests evaluiert. Die Zusammenfassung der Arbeit wird in Kapitel 9 vorgenommen, außerdem wird ein Ausblick auf mögliche weitere Entwicklungen gegeben. 2

13 2 Analyse des Problembereichs Meetings können beim ersten Hinsehen trivial wirken: Ein paar Leute zusammenrufen und die offenen Themen besprechen, was kann daran schon schwierig sein, mag man denken. So oder so ähnlich werden, nach eigener Erfahrung, regelmäßig Meetings abgehalten. Beschäftigt man sich gezielt genauer mit Meetings, entdeckt man bei genauem Hinsehen einen komplexen Problembereich, der sich von der Vorbereitung über das eigentliche Meeting hin zur Nachbereitung entwickelt. Um diesen Problembereich strukturiert bearbeiten zu können, habe ich ein Modell eines Meetings entwickelt. Das Modell findet in der Arbeit Anwendung, bildet die Basis der Problemanalyse und des Vergleichs bereits bestehender Softwarelösungen und der prototypischen Implementierung einer eigenen Meeting-Support-Lösung. Bevor wir auf das für diese Arbeit entwickelte Modell eines Meetings eingehen, wollen wir genauer betrachten, was ein Meeting ist und was dabei passiert. Meeting ist ein weitgefasster Begriff und.ie einfachste Form des Meetings ist eine spontane Besprechung von zwei Personen. Meetings finden heutzutage in vielen unterschiedlichen Formen statt, bis hin zu großen Konferenzen mit mehreren hundert Teilnehmern und einer langen Vorbereitungszeit, wie sie zum Beispiel bei Gewerkschaften vorkommen kann. Deswegen wird für die Arbeit die Bedeutung auf kleine Arbeitsgruppen ( zwei bis zehn Personen) festgelegt. Auch das Oxford Dictionary definiert den Begriff lediglich als eine Versammlung zu einem bestimmten Zweck, besonders für formale Diskussionen [Oxf] und in der zweiten Bedeutung als Situation in der sich zwei oder mehr Personen zufällig oder beabsichigt treffen [Oxf]. Das hier betrachtete Meeting ist eine in einem Arbeitskontext erfolgende, wiederkehrende Besprechung. Die Sitzung wird von einem Verantwortlichen vorbereitet. Er wählt die Themen und Teilnehmer aus und legt Ort und Zeit des Meetings fest. Üblicherweise ist dieses ortsunabhängig, kann also an jedem Ort stattfinden. Bei virtuellen Meetings wird dieser Ort durch einen virtuellen Meetingraum abgebildet, dem die Teilnehmer per Internet oder Telefon beitreten können. Die Terminfindung und Organisation von Meetingräumen wird im Kontext dieser Arbeit nicht betrachtet. Der Sitzungsleiter lädt die Teilnehmer zu dem Meeting ein und stellt erforderliche Unterlagen für die Teilnehmer bereit, so dass diese sich vorbereiten können. Das Meeting selbst dient der Abstimmung und Verteilung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten, dem Entscheiden von offenen Fragestellungen und Themen, dem Wissensaustauch und der Diskussion sowie der Besprechung regelmäßig wiederkehrender Aufgaben, zum Beispiel die Besprechung der aktuellen Auftragslage und Akquisition von Neuprojekten. Das Meeting findet in einem regelmäßigen Rahmen statt. Während des Meetings wird ein Protokoll 3

14 2. Analyse des Problembereichs erstellt, welches besprochene Themen festhält sowie Entscheidungen und die Aufgabenverteilung dokumentiert. Es dient den Teilnehmern als Dokumentation und Orientierung bei ihrer Arbeit. Im Nachgang eines Meetings wird das Protokoll vom Meetingleiter für die Mitglieder bereitgestellt, sei es durch Versenden per oder Veröffentlichung in einer Unternehmenssoftware. Der Leiter kümmert sich des Weiteren um die Nachkontrolle der verteilten Aufgaben. Jede Organisation führt heutzutage Meetings durch und jede hat eine eigene Vorstellung, wie ein Meeting zu sein hat. Oft ist es den Verantwortlichen ganz überlassen, wie sie Meetings durchführen. Die genannten Tätigkeiten stellen also bereits eine Einschränkung und Verallgemeinerung dar. Die aufgelisteten Tätigkeiten lassen viele kleine Einzelprozesse erkennen, die mehr oder weniger miteinander zusammenhängen. Ein Meeting ist also eine Ansammlung vieler kleiner Prozesse, die erst in ihrer Gänze ein Meeting ergeben. Meetings haben großes Potential ineffizient zu sein, da viele der Prozesse aufeinander aufbauen und Fehler in der Vorbereitung später nur schwer auszugleichen sind. Malik verweist darauf, dass fehlende Vorbereitung nur durch Improvisation ausgeglichen werden kann und auch das nur zum Teil [Mal06]. Um die Einzeltätigkeiten greifbar zu machen und zu einem Prozess zu formen, habe ich ein Meeting-Modell entwickelt, welches ich im nächsten Kapitel vorstelle. 4

15 3 Das Meeting-Modell Auf den ersten Blick scheinen Meetings ein sehr einfaches und wirksames Werkzeug für die Teamarbeit und Teamkoordination zu sein. Bei genauerer Betrachtung offenbart sich jedoch, dass Meetings keinesfalls trivial sind. Wer erfolgreiche Meetings führen möchte, muss sich den dahinterstehenden Prozess verdeutlichen und neben der Meeting-Dauer auch Zeit für eine Vor- und eine Nachbereitung einplanen. Das hier vorgestellte Meeting-Modell soll diesen Gesamtprozess und seine Einzelteile darstellen und dabei helfen Meetings effizienter zu gestalten. Zur einfacheren Analyse und strukturierten Darstellung des Problembereichs werden in Abbildung 3.1 die Funktionen eines Meetings in einem Modell visualisiert. Das Modell gliedert sich in drei grundlegende Bereiche, die Vorbereitung, die Durchführung und die Nachbereitung eines Meetings. Jeweils unterhalb jedes Bereiches sind die in diesem Bereich zu betrachtenden Attribute aufgelistet. Die drei Bereiche und ihre Attribute werden im Nachfolgenden näher erläutert. 3.1 Attributerklärung - Vorbereitung Die Vorbereitung eines Meetings ist ein Prozess, der deutlich vor der Durchführung des Meetings begonnen werden muss. Eine gute Meetingvorbereitung steigert die Effizienz und gibt allen Teilnehmern die Möglichkeit vorbereitet zum Meeting zu erscheinen. Für den Leiter des Meetings bedeutet dies, eine Zielsetzung für das Meeting zu erarbeiten, in dem er sich bewusst macht, was mit dem Meeting bewirkt werden soll. Anhand der Zielsetzung seiner eigenen Themen erstellt der Leiter eine Teilnehmerliste, bei wiederkehrenden Meetings steht diese oftmals bereits fest. Es folgt in Absprache mit den Teilnehmern eine Terminfindung und die Erarbeitung der Themen für die Agenda. Steht die Agenda fest, sollte erneut überprüft werden, ob für diese Themen alle Teilnehmer anwesend sein müssen oder eventuell weitere Teilnehmer eingeladen werden müssen. Teilnehmer, die unnötigerweise im Meeting sitzen, sind verschwendete Arbeitskraft sowie mögliche Störfaktoren während des Meetings. Sind diese Punkte geklärt, müssen noch die benötigten Dokumente für das Meeting vorbereitet und die Teilnehmer eingeladen werden. In der Einladung sollten alle vorgenannten Informationen in kurzer Form enthalten sein, so dass die Teilnehmer mit ihrer Vorbereitung beginnen können. Die Vorbereitung schafft eine gemeinsame Basis. In meinem Modell betrachte ich in der Vorbereitung sieben Attribute, welche im Folgenden kurz erläutert werden. Die Vorbereitung enthält organisatorische und inhaltliche Attribute und dient dem Meetingleiter unter anderem dafür, sich über die Ziele und Themen 5

16 3. Das Meeting-Modell des Meetings klar zu werden [GMV + 90, S.377]. Die inhaltlichen Attribute sind Zielsetzung, Agenda und Teilnehmer. Sie definieren den Zweck und die Themen der Zusammenkunft. Die organisatorischen Attribute sind Ort und Zeit, Dauer, Dokumentenbereitstellung und Einladung. Diese unterstützen den Ablauf, indem sie einen Rahmen schaffen, in dem Inhalte effizient diskutiert werden können. Zielsetzung Die Zielsetzung eines Meetings definiert das übergeordnete Ziel, das mit dem Meeting erreicht werden soll. Das grundlegendste Ziel eines Meetings ist es Resultate zu erzielen [Mal06, S.280]. Je genauer der Sitzungsleiter das Ziel definiert desto klarer ist den Teilnehmern der Sinn des Meetings und desto einfacher ist es, im Meeting zu erkennen, wenn nicht mehr zielorientiert gearbeitet wird. Teilnehmer Die Teilnehmer sind der Mittelpunkt des Meetings, effizientes Arbeiten ist nur möglich, wenn die richtigen, kompetenten Personen zusammenkommen. Es müssen sowohl die Entscheider wie auch die Fachkräfte, die von den, in der Agenda festgelegten, Themen betroffen sind, anwesend sein. Die Teilnehmer beeinflussen zu einem großen Teil die Agenda, stehen daher in bidirektionaler Abhängigkeit zu der Agenda. Agenda Agenda stammt von dem lateinischen Wort agendum ab und bedeutet soviel wie in Gang setzen [Bib]. Sie bildet das Herzstück eines jeden Meetings, strukturiert den Ablauf und legt die Tagesordnung detailliert fest. In ihr wird festgelegt, welche Punkte besprochen werden, wer dafür verantwortlich ist und wie viel Zeit zur Verfügung steht. Der Sitzungsleiter arbeitet die Agenda in Abstimmung mit den Teilnehmern aus. Er sortiert die Themen und entscheidet, was besprochen wird. Eine gute Agenda enthält wenige Punkte, dafür aber nur Punkte, die die Anwesenheit der Teilnehmer rechtfertigen [Mal06, S.274ff]. Bei wiederkehrenden Meetings besteht die Agenda zusätzlich aus offenen Punkten aus dem vorherigen Meeting sowie Dauerthemen, die jedes Mal besprochen werden müssen, wie zum Beispiel der Projektfortschritt. Ort und Zeit Ort und Zeit definieren das Wo und Wann. Sie sind wichtige Faktoren für das rechtzeitige Eintreffen aller Teilnehmer am rechten Ort, sei es ein virtueller oder reeller Ort. Insbesondere bei Meetings mit Teilnehmern aus unterschiedlichen Zeitzonen liegen hier einige Fallstricke. Zeit ist hier als Uhrzeit inklusive Datum zu verstehen. Bei der Festlegung des Datums muss auf eventuelle Fälligkeiten von Aufgaben oder Agendapunkten geachtet werden. Der Ort definiert eine exakte Ortsangabe, bei Face-To-Face-Meetings zum Beispiele eine Adresse inklusive Raumangabe. Bei virtuellen Meetings eine genaue Beschreibung des virtuellen Raums und wie man ihn erreicht. Beispiele hierfür sind Einwahlnummern von Telefonkonferenzen und Links zu Online-Meeting-Support-Tools. 6

17 3.2 Attributerklärung - Meeting/ Durchführung Dauer Legt die geplante Dauer fest. Durch die Definition der Dauer ist eine Zeitplanung für einzelne Agendapunkte möglich. In der Vorbereitung dient dies der schnellen Rückmeldung, ob man genug, zu wenige oder zu viele Themen geplant hat. Die Dauer ist für die Teilnehmer wichtig, damit sie sich diesen Zeitraum freihalten. Dokumentenbereitstellung Über die Dokumentenbereitstellung können alle, für das Meeting benötigten Dokumente, hinterlegt werden, so dass die Teilnehmer sich vorbereiten können. Über die Dokumentenbereistellung lassen sich auch Präsentationen im Voraus verteilen, so dass im Meeting die Präsentation kürzer ausfallen kann. Einladung Die Einladung zu einem Meeting informiert die Teilnehmer über das Meeting und enthält optimalerweise sämtliche zuvor genannten Punkte in kurzer, übersichtlicher Form. Der rechtzeitige, das heißt, frühest mögliche, Versand, erlaubt den Teilnehmern, sich den Termin zu reservieren und Zeit für die Vorbereitung aufzuwenden. 3.2 Attributerklärung - Meeting/ Durchführung Das eigentliche Meeting konzentriert sich auf die Inhalte und baut auf der Vorbereitung auf. Die Teilnehmer und der Sitzungsleiter treffen sich zur vereinbarten Zeit und besprechen die in der Agenda festgelegten Themen. Im günstigsten Fall haben alle Teilnehmer die Einladung gelesen und sich entsprechend vorbereitet. Werden die Themen zügig und konzentriert abgearbeitet, erzeugt das ein Gefühl der Effizienz bei allen [Rau10, S.380]. Dies hat zum Ergebnis, dass Mitarbeiter motivierter sind und sich an der Sitzung beteiligen. Jedes behandelte Thema muss mindestens eine Folgeaktion nach sich ziehen. Werden keine Entscheidungen getroffen und keine Aufgaben verteilt, sinkt die Effizienz [Rau10]. Trotz der Fokussierung auf die Vor- und Nachbereitung in dieser Arbeit muss die Durchführung betrachtet werden. Bei der Durchführung entscheidet sich, wie effizient das Meeting ist, dem Bereich Inhaltliches wird daher ein großer Abschnitt gewidmet. Eine gute Vorbereitung trägt hier Früchte und ein gut erstelltes Protokoll ist die Basis der Nachbereitung. In der Durchführung werden die Attribute Organisatorisches, Inhalte, Protokollerstellung und soziale Aspekte betrachtet. Organisatorisches Die Punkte der Vorbereitung finden sich in der Durchführung zumeist im Organisatorischen wieder. Die Definition von Ort und Zeit hilft, den pünktlichen Beginn des Meetings sicherzustellen, die vorbereiteten Dokumente führen zu einer flüssigen Besprechung der Themen und die Agenda strukturiert die Inhalte und gibt zusammen mit der Dauer einen Zeitrahmen vor. Insbesondere die Struktur eines Meetings ist wichtig. Teilnehmer brauchen eine Orientierungshilfe, mit der sie nachvollziehen können, in welcher Reihenfolge die Themen besprochen werden und um Unklarheiten zu 7

18 3. Das Meeting-Modell vermeiden. Bei wiederkehrenden Meetings ist eine klare Struktur zudem hilfreich, da die Teilnehmer sich daran gewöhnen und der Ablauf nicht mehr erklärt werden muss. Inhalte Zum Beginn der inhaltlichen Besprechung empfiehlt es sich, nach eigener Erfahrung, die Teilnehmer geistig abzuholen und auf das Bevorstehende vorzubereiten. Die Teilnehmer kommen in der Regel aus unterschiedlichen Situationen in das Meeting und mit Hilfe der in der Vorbereitung erarbeiteten Zielsetzung kann man die Teilnehmer nun in das Thema einführen und einen Rahmen für das Meeting schaffen. Die in der Vorbereitung definierten Agendapunkte bestimmen die Inhalte im Meeting. Einige davon sind in regelmäßigen Meetings immer vorhanden, wie zum Beispiel offene Punkte aus dem letzten Meeting, andere ändern sich bei jedem Meeting. Jedes Thema sollte eine Aktion, Entscheidung oder Aufgabe, nach sich ziehen, um weiterbearbeitet werden zu können und dem Meeting dienlich zu sein. Ein Thema, das zwar besprochen wird, zu dem aber keine weiterführende Aktion vereinbart wird, ist verschwendete Zeit, da es zu keinem Resultat führt. Inhaltlich betrachte ich in meinem Modell diese drei Punkte im Speziellen: Austausch/ Besprechung: Austausch zu und Besprechung von Themen. Dies können offene Punkte aus vorherigen Meetings sein, die Nachbesprechung von Aufgaben, die seit dem letzten Meeting fällig wurden oder neue Punkte. Der inhaltliche Gedankenaustausch dient der Meinungsbildung, das Aufeinandertreffen unterschiedlicher Sichtweisen und Standpunkte fördert neue Ansätze und Ideen. Jedes Thema sollte nach seiner Besprechung mit einer Entscheidung oder Aufgabe konkretisiert werden. Entscheidungen/ Beschlüsse: Eine Aktion, um einen Agendapunkt zu erledigen und die in einer konkreten Entscheidung mündet. Die Entscheidung selbst kann zu einem neuen Thema, einer neuen Aufgabe führen oder ein Thema beenden. Aufgabendefinition/ Verantwortlichkeiten: Eine Aktion, in der ein Agendapunkt fortgeführt wird und aus dem eine neue Aufgabe resultiert. Eine Nachkontrolle und ein erneutes Aufgreifen in einem zukünftigen Meeting sind notwendig. Zu jeder Aufgabe wird ein Verantwortlicher und eine Fälligkeit definiert, bis zu der die Aufgabe bearbeitet sein muss. Das Nachfassen und Kontrollieren von Aufgaben obliegt dem Sitzungsleiter. Die drei Punkte werden im Meeting-Modell zusätzlich aufgeführt, da sie zentraler Bestandteil des Meetings sind. Ergebnissicherung Die Ergebnissicherung ist ein wichtiger Punkt in der Durchführung, er hält getroffene Entscheidungen, Aufgabenverteilungen und Informationen fest, so dass diese in der Nachbereitung nachverfolgt werden können. 8

19 3.3 Attributerklärung - Nachbereitung Die Form der Ergebnissicherung in Meetings ist das Protokoll. Das Protokoll stellt Klarheit und Nachvollziehbarkeit unter den Teilnehmern und gegenüber Außenstehenden dar. Außerdem dient es der Archivierung der in dem Meeting besprochenen Informationen für die Zukunft. Das Protokoll muss während des Meetings verfasst werden, um sicher zu stellen, dass keine Inhalte vergessen werden. Ein Gedächtnisprotokoll ist ungenau und erhöht die Nachbearbeitungszeit. Das Protokoll stellt Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sicher. Ein gutes Protokoll schafft Klarheit hinsichtlich der getroffenen Entscheidungen und der Aufgabenverteilung. Es enthält wichtige Informationen und eine Dokumentation der besprochenen Themen. Es entlastet die Teilnehmer, da sie während des Meetings keine eigenen Notizen anfertigen müssen und sich in vollem Umfang an dem Meeting beteiligen können. Die Aufgabenverteilung schreibt die zu erledigenden Aufgaben fest, wer dafür verantwortlich ist und bis wann diese zu erledigen sind. Entscheidungen werden auf diese Weise zur Nachvollziehbarkeit gegenüber Vorgesetzten, aber ebenso für die Teilnehmer festgehalten. Soziale Aspekte Studien legen nahe, dass mit der wichtigste Punkt für hohe Meeting-Effizienz soziale Aspekte sind, oft auch als Informelles bezeichnet. So erkennt Rausch in ihrer empirischen Studie Steigerung der Meetingperformance als Managementaufgabe die Chemie unter den Teilnehmern, als deutlich wichtigeren Punkt als jeden inhaltlichen Punkt [Rau10, S.379]. Ein Gruppengefühl entsteht bei einer rein indirekten Kommunikation über s und ähnliches nicht. Diskussionen sind zwar auch über Foren, s, etc. möglich, zielführender ist jedoch die persönliche Kommunikation. Unternehmen setzen daher verstärkt auf Telefon- und Videokonferenzen. Diese kommen einem regulären Face-To-Face-Meeting nahe. In dieser Arbeit wird daher nicht zwischen diesen Formen unterschieden. Die sozialen Aspekte werden der Vollständigkeit halber aufgeführt, im Verlauf der Arbeit aber nicht weiter behandelt, da sie im Rahmen der Vor- und Nachbereitung keine softwaretechnische Abbildung finden. Bei den sozialen Aspekten ist neben einer positiven Grundstimmung und der persönlichen Kommunikation auch das Gruppengefühl wichtig. Gruppen, die an einem Strang ziehen, sind effizienter als Gruppen, die sich mit Machtspielen und gegenseitigen Schuldzuweisungen beschäftigen [Rau10]. 3.3 Attributerklärung - Nachbereitung In der Nachbereitung wird die Durchführung aufgearbeitet und es beginnen Prozesse und Aufgaben, die auf der Durchführung aufbauen. Das Protokoll wird überarbeitet und vervollständigt, um es den Teilnehmern bereitzustellen. Protokolle sollten zur weiteren Nutzung archiviert werden, wobei für eine effiziente Nutzung eine gute Durchsuchbarkeit im Vordergrund steht. 9

20 3. Das Meeting-Modell Bei wiederkehrenden Meetings nimmt die Nachbereitung einen wichtigen Punkt ein, sie schlägt die Brücke zur Vorbereitung des nächsten Meetings. Alle offenen Punkte und Aufgaben werden in die Agenda des nächsten Meetings wieder aufgenommen. Damit entsteht, bei Betrachtung von Meetings als Gesamtprozess, ein Kreis aus Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung, der immer wieder bei der Vorbereitung ansetzt. In Abbildung 3.2 habe ich diesen Prozess dargestellt. Protokoll Das während der Durchführung angefertigte Protokoll wird überarbeitet, ergänzt und in eine saubere Form überführt. Es dient bei der Planung des darauffolgenden Meetings als Vorlage. Alle Themen und alle Aufgaben, die nicht abgeschlossen sind, werden in die nächste Agenda übernommen und erneut besprochen. Die Wichtigkeit eines Protokolls, das die Meetingergebnisse enthält, erkennen Grohowski, Mcgoff, Vogel et al. bereits 1990 als sie ein erstes Elektronisches Meeting System bei IBM einführen [GMV + 90]. Protokollbereitstellung Das Protokoll sollte so schnell als möglich den Teilnehmern bereitgestellt werden. Wird das Protokoll spät verteilt, ist das Meeting bei den Teilnehmern bereits nicht mehr präsent und andere dringendere Aufgaben werden vorgeschoben. Nachverfolgung In der Nachverfolgung wird der Stand der verteilten Aufgaben regelmäßig abgefragt, beziehungsweise die Teilnehmer an ihre noch nicht erledigten Aufgaben erinnert. Die Nachverfolgung vervollständigt bei wiederkehrenden Meetings den Kreis des Meetingprozesses. Es liefert die Grundlage für das nächste Meeting, in dem die Punkte der Nachverfolgung erneut aufgegriffen werden. Archivierung Das Protokoll wird archiviert, möglichst in der Art und Weise, dass es für zukünftige Meetings durchsucht werden kann und den Teilnehmern als Wissensquelle kurzfristig zur Verfügung steht. 10

21 3.3 Attributerklärung - Nachbereitung Abbildung 3.1: Ablauf eines Meetings 11

22 3. Das Meeting-Modell Abbildung 3.2: Der Meeting-Prozess für wiederkehrende Meetings 12

23 4 Problemanalyse anhand des Meeting-Modells In diesem Kapitel analysiere ich die möglichen Probleme anhand des Meeting- Modells. Es werden Probleme in der Vorbereitung betrachtet, welche Auswirkungen sie auf die Durchführung haben sowie welche Auswirkungen Fehler in der Durchführung auf die Nachbereitung haben. Die Durchführung selbst wird nicht gesondert betrachtet, organisatorische Faktoren leiten sich aus der Vorbereitung ab, inhaltliche werden nicht besprochen, da diese nicht relevant für den weiteren Verlauf sind. Soweit als möglich werden Probleme mit Quellen belegt, andere werden anhand eigener Erfahrung hinzugefügt. Das Kapitel untergliedert sich in die Probleme der Vorbereitung sowie Probleme der Nachbereitung. Jedes Unterkapitel hat einen Unterpunkt, in dem die praktischen Lösungsmöglichkeiten für eine Software genannt werden. 4.1 Probleme in der Vorbereitung Werden in der Vorbereitung nicht alle Eventualitäten beachtet, kann das Einfluss auf die Meeting-Durchführung nehmen. Die festgelegten organisatorischen Aspekte setzen den Rahmen, in dem ein Meeting stattfindet, Ungenauigkeiten oder Fehler beeinflussen daher mitunter stark. Unklare Ortsund Zeitangaben führen dazu, dass Teilnehmer nicht rechtzeitig oder gar nicht erscheinen. Laut der Proudfoot Produktivitätsstudie 2005/2006 gibt es bei den 150 untersuchten Meetings in 49% der Fälle eine nicht eindeutige Kommunikation bezüglich der Fragen wo und wann das Meeting stattfindet. Verbesserungspotenzial hinsichtlich der Pünktlichkeit & Teilnahme wurde in 58% der Fälle erkannt [Pro05]. Verspätete Teilnehmer sind ein Problem, da eventuell Tagesordnungspunkte verschoben werden müssen, auf jeden Fall aber das Meeting bei deren Eintreffen unterbrochen wird. Ein verspätet beginnendes Meeting kann zu Stress und dem Hetzen durch die Tagesordnung führen und beeinflusst ungewollt die inhaltlichen und sozialen Aspekte des Meetings negativ. Neu eingetroffene Teilnehmer müssen zudem über den Meeting-Fortschritt informiert werden, was entweder durch eine Unterbrechung geschieht oder über Nebengespräche, die die Konzentration der anderen Teilnehmer stören. Wird 13

24 4. Problemanalyse anhand des Meeting-Modells die Anzahl der Teilnehmer in der Vorbereitung nicht bedacht und hat man zu viele, zu wenige oder die falschen Personen eingeladen, kann das eine Vielzahl von Problemen nach sich ziehen. Mit zunehmender Teilnehmeranzahl sinkt die Beteiligung am Meeting, was den Meetingleiter fordert, mehr Energie auf die Teilnehmermotivation zu verwenden [LRWB09]. Diese Aufgabe ist bei kleinen Gruppen nicht nötig. Eine zu kleine Gruppe bedeutet dagegen, dass nicht alle für das Thema benötigten Teilnehmer anwesend sind. Hierbei kann das Problem entstehen, dass nicht alle Themen besprochen werden können, Themen neu erarbeitet werden müssen oder Entscheidungen nicht gefällt werden können. Unabhängig davon welcher Fall eintritt, bedeutet es Zeitverlust. Sei es in Bezug auf das stattfindende Meeting oder für ein zukünftiges Meeting. Längere Meetings werden von Teilnehmern als weniger effizient wahrgenommen als kürzere [LRWB09]. Alle genannten Punkte beeinflussen ebenfalls die Gesprächsleitung durch Unterbrechungen oder Diskussionen abseits des Themas. Dies führt zu einer unsauberen Gesprächsleitung, was ebenfalls von den Teilnehmern als ineffizient wahrgenommen wird [Rau10, Off13]. Ein aus persönlicher Erfahrung oft unterschätzter beziehungsweise vergessener Punkt ist das Vorbereiten der richtigen Dokumente. Die sogenannten Tischvorlagen, bei denen Dokumente den Teilnehmern erst im Meeting vorgelegt werden, sind besonders ineffizient, da den Teilnehmern Zeit zum Lesen und Verstehen eingeräumt werden muss. Das Ziel in der Vorbereitung sollte daher sein, alle Dokumente, die im Meeting verwendet werden, den Teilnehmern bereits vorher zukommen zu lassen. Präsentationen und Arbeitsanweisungen sind Beispiele hierfür. Lange Präsentationen können durch diese simple Maßnahme ebenfalls effizienter gestaltet werden, da oftmals eine Zusammenfassung in dem Meeting ausreicht, wenn die Teilnehmer diese bereits zuvor durchgesehen haben [Mal06, S.276]. Dokumente müssen darüber hinaus während des Meetings mühelos auffindbar sein, das Suchen von Unterlagen ist ein großer Störfaktor [Rau10, S.379], der Konzentration raubt und unnötig Zeit verschwendet. Das wichtigste Dokument ist die Agenda, diese muss in der Einladung zu dem Meeting auf jeden Fall enthalten sein, wenn eine Vorbereitung seitens der Teilnehmer gewünscht ist. Der Ablauf des Meetings, die Struktur und die Zeitvorgaben werden durch die Agenda vorgegeben. In einer Umfrage der Firma OfficeTeam zu den Hauptursachen von unproduktiven Meetings geben 35% der deutschen Umfrageteilnehmer keine klare Agenda an [Off13]. Dies deckt sich mit den Resultaten aus der Proudfoot Produktivitätsstudie 2005/2006, wonach 32% der untersuchten Meetings keine klar formulierte Agenda haben. Klar und unklar werden in den beiden Studien nicht genauer definiert, es kann aber davon ausgegangen werden, dass die beiden Wörter hier im Sinne von eindeutig beziehungsweise nicht eindeutig benutzt werden und dass Themen nicht eindeutig benannt oder Verantwortlichkeiten nicht eindeutig geregelt 14

25 4.1 Probleme in der Vorbereitung worden sind. In diesem Sinne werden die Begriffe klar beziehungsweise unklar im Folgenden genutzt werden. Weitere Probleme neben einer unklaren Agenda können sein, zu viele Themen in der Agenda, hochpriore Themen finden sich am Ende der Agenda oder das Vergessen von Themen, da sie gar nicht in die Agenda aufgenommen worden sind. Inhalte, die im Meeting zur Sprache kommen sollen, müssen in der Vorbereitung in der Agenda geplant sein. Besteht keine Agenda im Meeting, fehlt den Teilnehmern, aber auch dem Leiter eine Orientierungshilfe. Besteht eine Agenda, aber es gibt keine Zuweisung der Themen zu Verantwortlichen, ist unklar, wer das Thema vorbereiten und präsentieren soll. Ein großes Problem bei der Zeitplanung ist, dass es eine Planung gar nicht gibt sowie das Nicht- Einplanen von Pausen bei längeren Meetings oder das Nicht-Berücksichtigen des Zeitbedarfs für Meinungsbildung und Diskussion. Eine Zeitplanung allein führt noch nicht zum Ziel, der Leiter muss sich an seine Struktur und Zeitplanung halten. Alle vorgenannten Punkte sind letztlich auch von der korrekten Einladung zu dem Meeting abhängig. Wird keine Einladung verschickt, ist es nicht verwunderlich, wenn keine Teilnehmer erscheinen. Sehr kurzfristige Einladungen führen zu einem ähnlichen Resultat, da die meisten Menschen heute sehr volle Terminkalender haben. Jeder im Modell unter Vorbereitung genannte Punkte muss sich in der Einladung wiederfinden, so dass die Teilnehmer umfassend informiert und es ihnen möglich ist, sich vorzubereiten. Eine schlechte Vorbereitung beeinflusst den Meetingerfolg [Rau10]. Inhaltliche Probleme können in hier nicht diskutiert werden, da diese ein konkretes Wissen über die Inhalte voraussetzen würde. Neben den organisatorischen Problemen gibt es zahllose soziale Aspekte von Meetings, die zu einer schlechten Effizienz führen können. Diese sollen hier am Rande genannt werden, da es hierfür keine softwaretechnische Lösung gibt beziehungsweise dies nicht Aufgabe dieser Arbeit ist softwaretechnische Lösungsansätze - Vorbereitung Probleme aus 4.1, die mit Software gelöst oder unterstützt werden können, werden hier vorgestellt. Die Probleme sind nach den in Abbildung 3.1 des Meeting-Modells, benutzten Attributen gruppiert aufgeführt. Zielsetzung - individuelle Zielsetzung: Spezifiziert das zu erreichende Ziel per zusätzlichem Eingabefeld bei der Vorbereitung 15

26 4. Problemanalyse anhand des Meeting-Modells Teilnehmer - Verspätete Teilnehmer: ein direkt geführtes Protokoll ist direkt einsehbar, die Teilnehmer können sich auf den aktuell Stand bringen - Verantwortlichkeit für Agendapunkte: Information zur Vorbereitung geht mit der Einladung an die Teilnehmer - zu wenige Teilnehmer: Themen-Verantwortliche werden automatisch zum Meeting eingeladen - Einladung per schnelle Information der Teilnehmer, mit Möglichkeit der Rückmeldung - Zugang: Teilnehmer und Verantwortliche, die noch nicht in der Software registriert sind, wird automatisch ein Zugang erstellt Agenda - unpräzise Agenda: Agendapunkte müssen mindestens aus zwei Worten bestehen, es muss der geschätzte Zeitbedarf angegeben werden und es kann ein Verantwortlicher hinterlegt werden - Aufgreifen unerledigter Aufgaben: nicht erledigte Aufgaben werden automatisch in die Agenda eines Folgemeetings aufgenommen - Aufgreifen nicht abgeschlossener Themen: Themen aus dem vorangegangen Meeting sowie weiteren vier davor abgehaltenen Meetings können einfach in die Agenda integriert werden - Agendaplanung: ein Agenda-Assistent kann alle wichtigen Pflichtinformationen abfragen und die Themen strukturieren - Themenplanung: die Agenda setzt sich aus Themen zusammen, mindestens ein Thema muss geplant werden - Zeitplanung: eine Zeitschätzung ist für jeden Agendapunkt anzuführen, die Zeitplanung wird im Meeting dem Planer angezeigt Ort und Zeit - ungenaue Angabe von Ort und Zeit: Ort, Anfangszeit und Endzeit werden als Pflichtfelder von der Software abgefragt, dadurch genaue Bestimmung - internationale Zeiten: Zeitangaben beeinhalten eine Zeitzone, um größtmögliche Präzision zu gewährleisten 16

27 4.2 Probleme in der Nachbereitung Dauer - Dauer: die Dauer für das Meeting bestimmt sich aus Anfangszeit und Endzeit, die Zeitplanung wird diesem Zeitraum gegenübergestellt und ermöglicht dem Planenden so ein Feedback zu seinem geplanten Meeting-Umfang Dokumentenbereitstellung - kurzfristige Abrufbarkeit: Dokumente können dem Meeting hinterlegt werden und sind so direkt über die Software verfügbar - Suche: Durch die Zuordnung zu einem Meeting sind alle benötigten Dokumente einfach auffindbar Einladung - Benachrichtigung: Die fasst die Punkte Zielsetzung, Teilnehmer, Agenda, Ort und Zeit, Dauer sowie Dokumentenbereitstellung zusammen 4.2 Probleme in der Nachbereitung Die Qualität der Nachbereitung ist bedingt durch die Meeting-Durchführung, im Speziellen durch eine saubere Ergebnissicherung während des Meetings. Im Folgenden sollen daher mögliche Probleme genannt werden. Zentraler Ausgangspunkt für die Nachbereitung ist das Protokoll. Die Erstellung des Protokolls während des Meetings beeinflusst daher die Qualität der Nachbereitung in hohem Maße. Das Protokoll kann nach dem Meeting nachbearbeitet und ergänzt werden, allerdings zeigt die Erfahrung, dass dies oftmals nicht passiert, da es vergessen wird oder andere wichtige Arbeiten das Verfassen des Protokolls von der Aufgabenliste verdrängen. In dieser Arbeit ist der gewählte Ansatz, dass das Protokoll auf der Agenda basiert, wodurch sich Fehler in der Vorbereitung bis in die Nachbereitung fortsetzen können. Eine gute Agenda strukturiert das Protokoll so, dass Aufgaben, Entscheidungen und weitere Protokollpunkte einfach unter den jeweiligen Themen ergänzt werden können. Ist keine Strukturierung anhand der Agenda möglich, wird dem Protokollant mehr Konzentration abverlangt, da zusätzlich auf die Strukturierung und Einordnung der jeweiligen Punkte geachtet werden muss. Optimalerweise werden während des Meetings Aktionen beschlossen, die im Protokoll festegehalten werden. Dies ist ein überaus wichtiger Punkt, so geben bei der OfficeTeam Studie 46% der Befragten als Hauptursache für unproduktive Meetings an, dass keine Entscheidungen getroffen werden oder das Meeting ohne ein konkretes Ergebnis endet [Off13]. Auch Rausch gibt 17

28 4. Problemanalyse anhand des Meeting-Modells eine geringe Meeting Performance an, wenn aus Entscheidungen keine klaren Aufgaben abgeleitet werden [Rau10, S.380]. Malik drückt es sogar noch stärker aus, wenn es nach ihm geht, gilt, kein Tagesordnungspunkt ohne Aktion [Mal06]. Alle drei Quellen sind sich darin einig, dass Meetingperformance und -effizienz durch Beschlüsse und Aufgaben im Nachgang des Meetings entstehen. Eine Nachverfolgung dieser ist nur möglich, wenn sie im Meeting bereits definiert werden. Eine saubere Aufgabendefinition enthält die Aufgabe selbst, einen Verantwortlichen, der sich um die Erledigung kümmert und ein Fälligkeitsdatum, bis zu dem die Erledigung erfolgen muss. Das Weglassen einer dieser Punkte führt schnell zu unterschiedlichen Interpretationen oder dem Abschieben von Verantwortlichkeiten. Ist das Protokoll überarbeitet, muss es den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Probleme können sein, dass die Protokolle nur schwer erreichbar sind, es keinen zentralen Ort für alle Protokolle gibt oder die Protokolle in einem schlecht durchsuchbaren Format zur Verfügung gestellt werden, so dass eine Archivsuche kaum möglich ist. All diese Punkte kenne ich aus eigener Erfahrung in nicht nur einem Fall. Sei es der Zugang zu geschützten Bereichen, eine sehr verschachtelte, kaum zu durchschauende Ordnerstruktur oder das beliebige Ablegen an einem, den Teilnehmern unbekannten Ort. Mit der Veröffentlichung des Protokolls beginnt für den Sitzungsleiter die schwierige Aufgabe der Nachverfolgung. Die Beschlüsse und Aufgaben müssen nun umgesetzt werden. Dass es in diesem Bereich massive Effizienzprobleme gibt, hat die Proudfoot Studie herausgefunden, laut ihr werden bei 73% der untersuchten Meetings keine Nachverfolgung durchgeführt und keine Zeitpläne festgelegt [Pro05]. Ein Meeting ohne Nachkontrolle der verteilten Aufgaben hat seinen Sinn verfehlt, denn wie zu Beginn definiert, ist das grundlegende Ziel eines Meetings, Ergebnisse zu produzieren. Ergebnisse sind es aber erst dann, wenn Aufgaben und Beschlüsse umgesetzt werden. Die Teilnehmer werden im Protokoll darauf hingewiesen, dass sie zugewiesene Aufgaben haben und über deren Fälligkeit informiert. Die Erledigung der Aufgaben muss dem Meetingleiter oder der Software zurückgemeldet werden softwaretechnische Lösungsansätze - Nachbereitung Für die Probleme der Nachbereitung aus 4.2 werden in der Software wie folgt umgesetzt: 18

29 4.2 Probleme in der Nachbereitung Protokoll - Protokollerstellung: über eine einfach zu bedienende Oberfläche ist es, während dem Meeting, möglich zu jedem Agendapunkt Notizen, Entscheidungen und Aufgaben zu hinterlegen. - Strukturierung: Die Agenda bildet die Struktur für das Protokoll - Aufgabendefinition: Eine Aufgabe wird mit den Parametern Aufgabenbeschreibung, Verantwortlicher, Fälligkeit definiert. - Entscheidungsdefinition: Für eine Entscheidung wird der Beschlusstext hinterlegt - Notizdefinition: ein Textfeld in dem beliebige Protokollnotizen zu dem Agendapunkt hinterlegt werden können Protokollbereitstellung - Zugang: über die Software ist das Protokoll für alle Teilnehmer einsehbar - Aufgabeninformation: Aufgaben können in der Software eingesehen werden Nachverfolgung - Übersicht: der Meeting-Ersteller sieht alle Aufgaben seiner Teilnehmer auf vergangenen Meetings - Erinnerung: Über eine Statusleiste wird die Anzahl offener Aufgaben angezeigt Archivierung - Erreichbarkeit: Alle Protokolle werden im Archiv der Software hinterlegt und sind für alle Teilnehmer und Verantwortliche, sowie den Meeting- Ersteller einsehbar - Verbindlichkeit: Protokolle werden in der Software unveränderlich gespeichert und können von allen Teilnehmern eingesehen werden. - Archivsuche: Das Archiv ist durchsuchbar 19

30

31 5 Vergleich bestehender Softwarelösungen Um einen Überblick über die aktuell verfügbaren Meeting-Support-Tools zu erhalten, wird im Folgenden ein Vergleich zwischen acht Lösungen durchgeführt. Alle Lösungen sind webbasierte Anwendungen, die im Browser bedient werden. Die getesteten Anwendungen agreedo [Sie] und minutes.io [Mar] stehen kostenlos zur Verfügung, während die Meeting-Support-Tools Gminutes [Moo], yam [yam], Lucid Meetings [Sec], LessMeetings [Les], Meetin.gs [Mee] und MeetingKing [Par] kostenpflichtig sind. Sie offerieren aber jeweils eine Testphase, von in der Regel 14 Tagen, bei voller Funktionalität. Soweit notwendig werden diese Testphasen für den Vergleich genutzt. Pro Anbieter werden zwei Accounts registriert, um sowohl die Sicht eines Meetingleiters als auch die Sicht eines Teilnehmers betrachten zu können. Die untersuchten Kriterien orientieren sich an den in und genannten Lösungsansätzen. Die Ergebnisse sind gesammelt in Tabelle 5.1 aufgeführt. Lediglich zwei der untersuchten Meeting-Support-Tools bieten eine Unterstützung für wiederkehrende Meetings. Dies sind die kostenlos angebotene Anwendung agreedo und das kostenpflichtige MeetingKing. Beide ermöglichen Meetingserien und das Übernehmen von Aufgaben aus Vorgängermeetings. Das kostenlose agreedo geht noch einen Schritt weiter und bietet zusätzlich die Möglichkeit, Themen aus vorhergehenden Meetings in die neue Agenda zu übernehmen. Die anderen Anbieter ermöglichen nur das Anlegen unabhängiger Meetings, die in keiner Beziehung zueinander stehen. Die Anwendung minutes.io nimmt einen Sonderfall ein, in dieser Anwendung lassen sich lediglich Protokolle schreiben. Der Sinn und Zweck ist eine immer bereitstehende Protokolloberfläche, so dass auch sich spontan ergebende Meetings sauber protokolliert werden können. Sie bietet keine Unterstützung für Vorbereitung oder Nachbereitung, abgesehen von dem Versenden des Protokolls. minutes.io wurde trotzdem in den Vergleich aufgenommen, um zu untersuchen, ob eine auf das Protokoll-Schreiben optimierte Anwendung Vorteile gegenüber den anderen Kandidaten vorweisen kann. Unter den anderen Sieben gibt es nur wenige Gemeinsamkeiten, das absolute Minimum in der Meeting-Vorbereitung scheint die Angabe von Ort und Zeit des Meetings, das Hinzufügen von Teilnehmern und das Versenden einer Einladung zu sein. Keine bietet dagegen die Möglichkeit einen Protokollanten zu 21

32 5. Vergleich bestehender Softwarelösungen Tabelle 5.1: Vergleichstabelle Meeting-Support-Tools MST Vergleich Werte agreedo MeetingKing GMinutes yam Lucid Meetings LessMeeting Meetin.gs minutes.io Vorbereitung wiederkehrende Meetings ja ja nein nein nein nein nein nein Themen aus vorherigen Meetings aufgreifen ja nein nein nein nein nein nein nein Follow-Up für Aufgaben und Fälligkeiten ja ja nein nein nein nein nein nein Zielsetzung definierbar nein nein nein ja ja nein nein nein Teilnehmer hinzufügbar ja ja ja ja ja ja ja ja Meeting-Zeit definierbar ja ja ja ja ja ja ja nein Ortsangabe ja ja ja ja ja ja ja nein Dauer des Meetings ja ja ja ja ja ja nein nein Unterstützung bei der Agendaerstellung nein ja nein ja ja ja nein nein Zeitplanung für Agendapunkte nein ja nein nein nein ja nein nein Verantwortlichkeiten für Agendapunkte zuweisen nein ja nein nein nein nein nein nein Protokollant definierbar nein nein nein nein nein nein nein nein Dokumentenbereitstellung ja nein nein ja ja nein ja nein Einladung versenden ja ja ja ja ja ja ja nein Durchführung/ Protokollerstellung Protokollnotizen, Aufgaben, Entscheidungen ja ja ja ja ja ja ja ja Punkte ohne Maßnahme ja ja ja ja ja ja ja ja Verantwortlichkeiten definierbar ja ja ja ja ja ja ja ja Fälligkeiten definierbar ja ja ja ja ja ja ja ja Zeiterfassung ja ja ja ja nein nein nein nein Nachbereitung Nachbearbeitung des Protokolls nein ja ja ja ja ja ja nein Archivierung ja nein nein ja ja nein nein nein Protokoll an Agenda orientiert ja ja ja ja ja ja ja nein Protokoll durchsuchbar ja ja ja ja nein nein nein nein Protokoll Verteilung ja ja ja ja ja ja ja ja Information der Teilnehmer über Aufgaben ja ja ja ja ja nein ja nein Information der Teilnehmer über Fälligkeiten ja ja nein ja nein nein nein nein Unterstützung des Leiters beim Nachfassen nein nein nein nein nein nein nein nein 22

33 definieren. Die Verantwortung für einzelne Themen auf andere Teilnehmer zu übertragen, bietet nur die Anwendung MeetingKing. Eine Zeitplanung zu erstellen ist nur mit den Anwendungen MeetingKing und LessMeetings möglich. Eine Zielsetzung für das Meeting zu definieren wird nur von den Anwendungen yam und Lucid Meetings unterstützt und nur die Hälfte der Anwendungen bietet eine Unterstützung für Dokumente. Zusammenfassend kann über die Meeting-Vorbereitung gesagt werden, dass nur wenige allgemeine Punkte in allen getesteten Produkten vorhanden sind. Insgesamt bietet MeetingKing die größte Abdeckung bei den untersuchten Punkten, überraschenderweise ist aber gerade in dieser Anwendung keine Zielsetzung definierbar und keine Dokumentenunterstützung vorhanden. Die zweite Anwendung mit Unterstützung für wiederkehrende Meetings, agreedo, bietet keinerlei Unterstützung beim Erstellen einer Agenda, sondern bietet nur ein großes Textfeld an. Daher ist es auch nicht möglich eine Zeitplanung oder Verantwortlichkeiten zu definieren. Agreedo bietet wie MeetingKing keine Möglichkeit eine Zielsetzung für ein Meeting zu hinterlegen, dafür aber eine Dokumentenbereitstellung. Die Meeting-Durchführung ist, wie in der Tabelle 5.1 schnell zu erkennen ist, in allen Meeting-Support-Tools ähnlich gestaltet. Alle Anwendungen unterstützen das Erstellen von Protokollen während der Durchführung und die meisten bilden alle untersuchten Punkte ab. Vier Anwendungen bieten keine Unterstützung, um die tatsächlich verstrichene Meetingzeit zu erfassen. Eine Kategorisierung der Protokolleinträge in Notizen, Aufgaben und Entscheidungen bieten alle, teilweise in leicht unterschiedlicher Benennung. Das Definieren von Fälligkeiten und Verantwortlichkeiten für Protokollpunkte haben ebenfalls alle Anwendungen integriert. In der Meeting-Nachbereitung zeigen sich deutliche Unterschiede zwischen den Anwendungen. Einzig das Verteilen des Protokolls haben alle gemeinsam. Das Verteilen geschieht bei allen Anwendungen per oder sofern es einen Login-Bereich für die Teilnehmer gibt zusätzlich über die Plattform selbst. Aufgaben und Fälligkeiten sind im Protokoll definiert, eine explizite Information der Teilnehmer über ihre Aufgaben und Fälligkeiten gibt es allerdings nicht bei allen. Hier muss jedes Mal direkt im Protokoll nachgeschlagen werden. Lässt man minutes.io bei der Betrachtung außen vor, gibt es eine weitere Gemeinsamkeit, das Protokoll wird bei den verbleibenden sieben Probanden entlang der Agenda geschrieben und Protokollnotizen, Aufgaben und Entscheidungen werden direkt unterhalb des jeweiligen Themas eingefügt. Eine Unterstützung des Meetingleiters beim Nachfassen der zu erledigenden Aufgaben bietet keines der Meeting-Support-Tools, nicht einmal die Tools, die wiederkehrende Meetings unterstützen. Es gibt keine Übersicht in der alle zu erledigenden Aufgaben übersichtlich für den Meetingleiter einsehbar sind, zum Beipsiel Erinnerungs s an die Teilnehmer vor der Deadline oder ähnliche unterstützende Maßnahmen. Eine Nachbearbeitung 23

34 5. Vergleich bestehender Softwarelösungen des Protokolls ist bei fast allen Anwendungen möglich, eine unveränderliche Archivierung des Protokolls dagegen bieten nur agreedo yam und Lucid Meetings. Eine Suchfunktion bieten nur die Hälfte aller Vergleichskandidaten. Im Vergleich wird lediglich erfasst, dass es eine Suchfunktion gibt oder nicht, teilweise lässt sich mit der Suchfunktion aber nur in genau einem Meeting suchen, während andere Anwendungen eine globale Suche für alle Meetings integriert haben. Eine Suche in nur einem Meeting ist nur bei sehr langen Agenden oder Protokollen sinnvoll. Die Suche in allen Meetings ist hilfreich, wenn man etwas Bestimmtes sucht, aber nicht mehr genau weiß, wann es besprochen worden ist. Der Vergleich macht die Komplexität von Meetings und die unterschiedlichen Ansätze der verschiedenen Meeting-Support-Tools sichtbar. Es unterscheiden sich alle untersuchten Anwendungen erheblich im Funktionsumfang voneinander. Alle untersuchten Punkte kann keine der untersuchten Anwendungen erfüllen. Erstaunlich ist, dass nur zwei von acht überhaupt eine Unterstützung für wiederkehrende Meetings bieten und dass es in den drei Bereichen Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung jeweils nur wenige Gemeinsamkeiten gibt. Es verdeutlicht ebenfalls, dass es für Meetings keinen allgemeingültigen Prozess zur Abwicklung gibt, der als Grundlage dient, sondern jeweils eine eigene Lösung gefunden wird. 24

35 6 technische Grundlagen In diesem Kapitel werden die technischen Grundlagen für die Eigenentwicklung eines webbasierten Meeting-Support-Tools beschrieben. Es werden die verwendeten Systeme und Frameworks eingeführt und deren Nutzung kurz begründet. 6.1 Systemgrundlagen Die Entwicklung basiert auf einem XAMPP System. XAMPP bietet für Windows, Linux und Apple Systeme eine leicht zu installierende Apache- Distribution, die PHP, MySQL und Perl enthält sowie einen Mailserver [Apa]. PHP, MySQL und ein Webserver, wie zum Beispiel Apache, sind die Mindestanforderungen für die Software. Die Darstellung der Software wird mit Hilfe von HTML und Javascript realisiert, während nutzergenerierte Daten, wie Agenden, Aufgaben, Teilnehmer, etc., in einer MySQL-Datenbank verwaltet werden. Die Geschäftslogik wird in PHP implementiert. Entwickelt wird die Software auf Basis des XAMPP in Version 1.8.3, diese enthält die PHP Version in der 32 bit Version, Apache 2.4.4, MySQL Community Server. Als Entwicklungsumgebung wurde Netbeans 8.0 RC1 verwendet. 6.2 Frameworks Um die Backend-Entwicklung zu erleichtern, kommt das Laravel Framework zum Einsatz [Otw11]. Das Laravel Framework bietet die Vorteile, dass es für kleine Projekte ohne großen Einrichtungsaufwand auskommt. Es ist ein MVC-Framework und setzt das bekannte Model-View-Controller Entwurfsmuster ein, um Darstellung, Geschäftslogik und Datenhaltung zu trennen. Entsprechend finden sich die selbstgeschriebenen Klassen und HTML- Templates in den Unterordnern app/models, app/views und app/controllers. Außerhalb dieser Ordner werden nur Konfigurationsdateien angepasst. Laravel Framework wird in der Version 4.1 verwendet. Im Frontend kommt Twitter Bootstrap [OTR + 11] zum Einsatz, dieses liefert vorgefertigte UI Komponenten aus CSS und Javascript, die die Benutzung des Tools erleichtern und ein einheitliches Design bieten. Aufgrund der 25

36 6. technische Grundlagen großen Verbreitung von Twitter Bootstrap und seiner einheitlichen Komponenten bietet es einen hohen Wiedererkennungsfaktor, so dass erfahrene Nutzer sich einfacher zurechtfinden. Twitter Bootstrap unterstützt automatisch verschiedene Displaygrößen und passt die Anwendung designtechnisch auf die jeweilige Größe an. Da Responsive Design aber kein Fokus der Arbeit ist, werden die einzelnen Module nicht speziell darauf getestet. Es wird eine Auflösung von mindestens 1280x800 Pixeln empfohlen. Twitter Bootstrap wird im zum Zeitpunkt der Erstellung aktuellen Version v3.1.1 benutzt. 6.3 Datenbankstruktur Der Datenspeicher für die Webanwendung ist die MySQL Datenbank. Alle Meetinginformationen, Protokolle sowie Teilnehmerinformationen werden darin gespeichert. Das Datenbankschema ist in Abbildung 6.1 zu sehen. Die Datenbank enthält sieben Datenbank-Tabellen: meeting topic protocol user role user meeting document Die Tabelle meeting speichert die grundlegenden Informationen: Name, Zielsetzung, Ort, Zeit, Dauer, Zeitzone zu einem Meeting, identifiziert werden die Meetings über ein eindeutiges id Feld. topic enthält die Themen der Agenda und deren Eigenschaften. Zu einem Thema werden der Name, est time, die geschätzte Zeit, eine Kategorie offenerpunkt oder agendapunkt im Feld category, sowie ein Verantwortlicher über den Fremdschlüssel id user definiert. Die Zuordnung eines Themas zu einem Meeting erfolgt über den Fremdschlüssel id meeting. protocol speichert die Protokollpunkte Information, Entscheidung und Aufgabe. Festgelegt wird die Art über das Feld action. name beinhaltet den Protokolltext, due legt die Fälligkeit fest und über den Fremdschlüssel id user kann ein Verantwortlicher aus der Tabelle user festgelegt werden. status definiert die Erledigung eines Punktes. Teilnehmer werden in der Tabelle user gespeichert. Ein Teilnehmer besteht aus Vorname, Nachname, adresse, Passwort und einer Rolle, die über den Fremdschlüssel id role zugeordnet wird. Die entsprechenden Datenbankfelder sind firstname, lastname, , password. Die Tabelle role definiert die Berechtigungsstufen Teilnehmer oder Ersteller über das Feld name. Die Tabelle wird 26

37 6.4 Benutzerkommunikation und Benutzerinteraktion im Hinblick auf die weitere Entwicklung angelegt, so dass weitere Berechtigungsstufen und Erweiterungen der Rollen möglich sind. Die Information, welche Teilnehmer an einem Meeting teilnehmen, liegt in der Verknüpfungstabelle user meeting, welche die m:n Beziehung zwischen user und meeting auflöst. 6.4 Benutzerkommunikation und Benutzerinteraktion Die Kommunikation und Interaktion mit den Benutzern des Systems erfolgt über die Webseite des Meeting-Support-Tools. Aufgrund der zeitlichen Beschränkung der Arbeit wird auf eine Integration einer unterstützenden kommunikation, zum Beispiel für Einladungen oder Protokollverteilung, verzichtet. Auf der Webseite gibt es zwei unterschiedliche Benutzergruppen, den Meetingleiter, im Folgenden Ersteller genannt und die Teilnehmer. Die Unterscheidung wird beim Anmeldeprozess aufgrund der in der Datenbank definierten Rollen vorgenommen. Der Meetingleiter hat die Möglichkeit, ein neues Meeting anzulegen, Protokollnotizen, Aufgaben und Entscheidungen dem Protokoll hinzuzufügen, die offenen Aufgaben einzusehen oder das Protokollarchiv einzusehen. Den Teilnehmern steht eine eingeschränkte Auswahl zur Verfügung. Sie können ihre eigenen Aufgaben einsehen und die Erledigung von Aufgaben rückmelden sowie das Protokollarchiv durchsuchen und aufrufen. Beide Bereiche finden sich in einem geschützten Bereich. Die Authentifizierung erfolgt über einen Benutzernamen und ein Passwort. Für die Benutzernamen werden, wie im Internet üblich, adressen verwendet. Bei einer erfolgreichen Authentifizierung wird in der Benutzertabelle der Datenbank die Zugriffsberechtigung abgerufen und der Benutzer auf die entsprechende Übersichtsseite weitergeleitet. 27

38 6. technische Grundlagen Abbildung 6.1: Das Datenbankschema der Anwendung 28

39 7 Implementierungsdetails Das Kapitel beschreibt die getroffenen Designentscheidungen bei der Implementierung der im Rahmen dieser Arbeit entwickelten Anwendung MeetingSupport2014. Die Implementierung hat das Ziel organisatorische Probleme bei Meetings zu reduzieren und so zu einem reibungslosen und effizienten Ablauf zu führen. In inhaltlicher Hinsicht unterstützt das Meeting-Support- Tool den Meetingleiter beim Erstellen einer ausführlichen Agenda. Auf die Implementierung einer schnittstelle wird bei dem Prototyp verzichtet. Die entsprechenden Informationen werden Teilnehmern auf der Startseite des Meeting-Support-Tools angezeigt. 7.1 Implementierung der Meeting-Vorbereitung Ein neues Meeting wird von einem Benutzern mit der Rolle Ersteller angelegt. Um einen übersichtlichen Vorbereitungsprozess zu erhalten, wird die Planung eines Meetings auf mehrere Masken aufgeteilt. Die klare Führung und die Reduzierung auf wenige Eingabefelder pro Schritt sollen die Fokussierung auf die jeweils aktuellen Punkte verstärken. Platzhaltertexte mit kurzen Fragen bieten dem Meetingleiter Denkanstöße. Als Erstes werden der Name und die Zielsetzung für das Meeting erfragt. Wie in den vorigen Kapiteln eingeführt, kann es wichtig sein, eine Zielsetzung zu haben. Gleichzeitig ist die Zielsetzung aber oft nur unbewusst vorhanden. Als nächster Schritt werden die Teilnehmer definiert. Es werden über ein Eingabefeld komma-separiert Teilnehmer hinzugefügt. Für Teilnehmer, die nicht im System bekannt sind, werden automatisch neue Einträge in der user-tabelle angelegt. Sie bekommen die Rolle Teilnehmer zugewiesen und können sich ab diesem Zeitpunkt in MeetinSupport2014 einloggen. Im darauf folgenden Schritt werden Ort und Zeit festgelegt sowie die Meetingart. Als Meetingarten stehen erstes Meeting einer Serie oder Fortsetzung einer Meetingserie zur Verfügung. Bei Auswahl von Zweiterem muss ausgewählt werden, zu welchem Meeting dieses die Fortsetzung ist. Diese Auswahl legt fest, aus welchem vorherigen Meeting offene Aufgaben und Themen übernommen werden. Des Weiteren müssen der Ort, das Datum, der Beginn und das Ende des Meetings festgelegt werden, außerdem kann die Zeitzone angepasst werden, sollte das Meeting in einer anderen Zeitzone stattfinden, was 29

40 7. Implementierungsdetails bei international agierenden Unternehmen häufig vorkommt. Diese drei Unterschritte stellen die Basisinformationen für das Meeting dar, zu sehen sind sie in den Abbildungen 7.1, 7.2 und 7.3. Nach dem Klick auf den weiter Button werden diese Informationen persistent in der Datenbank gespeichert. Die Daten werden in der Tabelle meeting, neue Teilnehmer in der Tabelle user, die Zuweisung von Teilnehmern zu dem Meeting in der Verknüpfungstabelle user meeting angelegt. Das Anlegen des organisatorischen Rahmens ist damit abgeschlossen. Abbildung 7.1: Anlegen des Namen und der Zielsetzung Abbildung 7.2: Eingabemaske für die Teilnehmer Im nun folgenden Schritt erstellt der Meetingleiter die Agenda, er fügt dem Meeting Inhalte hinzu. Als Erstes wird ihm angeboten, Themen aus den letzten fünf von ihm abgehaltenen Meetings zu übernehmen bzw. sie als Orientierung für das aktuelle Meeting noch einmal durchzugehen. Wird im vorhergehenden Schritt ausgewählt, dass das Meeting keine Fortsetzung einer Meetingserie ist, so werden beliebige fünf Meetings angezeigt. Danach muss der Agenda mindestens ein neues Thema hinzugefügt werden. Bei einem Thema muss der Name und eine Zeitschätzung angegeben werden. Optional 30

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