Easy-Programm Modul 'Datenaustausch'

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1 Inhalt 1 Kurzanleitung Ablauf Datenaustausch Was soll ich wählen? Wozu dient die Synchronisationsfunktion? Was macht die Synchronisationsfunktion? Die Arbeitsdatei Wie erstelle ich eine Arbeitsdatei? Welche Daten sind in meiner Arbeitsdatei? Welche Möglichkeiten bietet die Arbeitsdatei? Welche Eigenschaften hat die Arbeitsdatei? Synchronisierungsvorgang Datenquellen auswählen Arbeitsdatei einlesen und vergleichen Änderungen ausführen Spezialfälle Synchronisierung Löschungen in der Arbeitsdatei Durchschnitte aktualisieren Beidseitige Änderungen Prüfung verschwunden Gelöschte Lernkontrolle wiederherstellen Neue Arbeitsdatei Änderung in den Grunddaten Neues Semester Programmupdate Datenaustausch dateiorientiert Grundvoraussetzung Import vorbereiten Importieren durchführen Synchronisieren April von 12 Easy-Programm Modul 'Datenaustausch'

2 1 Kurzanleitung Diese Kurzanleitung veranschaulicht anhand eines üblichen Handlungsablaufs Sinn und Zweck des Datenaustausches mit dem Easy-Programm von LehrerOffice. Im Anschluss werden die einzelnen Schritte im Detail beschrieben. 1.1 Ablauf Initialarbeit oder neue Arbeitsdatei erstellen: I II In der Schule an der Datenbank anmelden Neue persönliche Arbeitsdatei im Modul 'Datenaustausch' erstellen und als Speicherort den eigenen USB-Stick wählen (siehe dazu 3.1 Wie erstelle ich eine Arbeitsdatei? S. 4) Eingaben an der Arbeitsdatei: III USB-Stick mit Arbeitsdatei nach Hause nehmen IV Zu Hause die Arbeitsdatei mit dem dort installierten LehrerOffice-Programm (Win oder Easy) öffnen (siehe dazu 3.4 Welche Eigenschaften hat die Arbeitsdatei? S. 5) V Neue Lernkontrolle in der Arbeitsdatei erfassen, Journaleinträge aktualisieren und Arbeitsliste drucken In der Schule 1. Personaldaten verwalten 2. Datenbank Arbeitsdatei erstellen Lernkontrolle eintragen 5. tägliches Synchronisieren Journaleinträge erfassen Synchronisierung mit der Datenbank: VI USB-Stick mit geänderter Arbeitsdatei in die Schule mitnehmen VII In der Schule wieder an der Datenbank anmelden VIII Arbeitsdatei im Modul 'Datenaustausch' mit der Schuldatenbank synchronisieren, damit die neuen Einträge übertragen werden und die Arbeitsdatei aktualisiert wird (siehe dazu 4 Synchronisierungsvorgang S. 6) Zu Hause Arbeitsdatei (auf USB-Stick) Lernkontrolle eintragen 3. Journaleinträge erfassen Arbeit in der Schule IX Neue Lernkontrolle in der Datenbank erfassen, Journaleinträge aktualisieren und Arbeitsliste drucken X Arbeitsdatei im Modul 'Datenaustausch' mit der Schuldatenbank synchronisieren, damit die Arbeitsdatei aktualisiert wird Im April von 12

3 2 Datenaustausch Das Modul 'Datenaustausch' ist zweigeteilt. Auf der einen Seite gibt es da die Synchronisationsfunktion, die für den Gebrauch mit der mehrbenutzerfähigen Datenbank konzipiert und das Herzstück dieses Moduls ist. Von dieser wird nun hauptsächlich die Rede sein. Auf der anderen Seite bietet es eine Importfunktionalität, die an verschiedenen Stellen kurz angetönt und im Kapitel 7 ausführlicher erklärt wird. Wichtig: Das für den Datenaustausch zuständige Modul ist im Zusammenhang mit der Datenbank im Easy-Programm grundsätzlich ausgeblendet. Falls Sie den Datenaustausch nutzen möchten, das Modul aber nicht sichtbar ist, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Hintergrund: Aus Datenschutzgründen muss Ihre Schule zuerst entscheiden, ob Sie sensible Daten mit nach Hause nehmen dürfen. 2.1 Was soll ich wählen? Wenn Sie zum ersten Mal mit dem Modul 'Datenaustausch' arbeiten wollen, öffnet das Programm das Register 'Vorgang', damit Sie zuerst auswählen, welche Funktion Sie nutzen wollen. Haben Sie bisher mit einer Lehrerdatei gearbeitet und sind neu auf der Datenbank? Dann wollen Sie vielleicht zuerst 'Daten einer anderen Lehrerdatei (*.lhr) importieren', welche Option Sie dann wählen sollten. Damit können Sie Ihre Lernkontrollen und Journaleinträge des laufenden Semesters in die Datenbank speichern, sofern die Grunddaten übereinstimmen. Möchten Sie aber gleich Ihre Daten bereitstellen, damit Sie dann zu Hause damit arbeiten können, ohne eine Verbindung zur Datenbank zu benötigen? Dann wählen Sie die Option 'Synchronisation mit einer Arbeitsdatei (*.lhr)'. 2.2 Wozu dient die Synchronisationsfunktion? Ohne sie wäre man abhängig von einem direkten Zugang Logins: Administrator zur Datenbank, um auf aktuelle Daten zurückgreifen Datenbank Hans Muster und neue Einträge erfassen zu können, was oft nur in der Schule möglich ist. Damit man zu Hause nicht völlig regelmässige Synchronisation Sandra Meier Import von allen Informationen abgeschnitten ist, wurde die Synchronisationsfunktion erstellt. So kann man die unterwegs fertig korrigierte Lernkontrolle zu Hause eintragen Arbeitsdatei Sandra Meier Arbeitsdatei Hans Muster und beim unerwarteten Anruf eines Erziehungsberechtigten mit den aktuellsten Daten aufwarten. 2.3 Was macht die Synchronisationsfunktion? Lehrerdatei Synchronisieren heisst, dass zwei Datenbestände miteinander verglichen und in Übereinstimmung gebracht werden ( syn ). Die Grundlage für die Wahl des richtigen Eintrages bildet die Zeit ( chronos ); d.h. ältere Einträge werden durch neuere ersetzt. Die zwei Datenbestände, zwischen denen LehrerOffice synchronisiert, sind die Datenbank einerseits und eine Arbeitsdatei andererseits. Die Datenbank wird von einem Administrator verwaltet. Die Arbeitsdatei dagegen liegt im Verantwortungsbereich des einzelnen Benutzers, und sie muss auch von ihm erstellt werden. Wie das geht, lesen Sie unter der nächsten Überschrift. Im April von 12

4 3 Die Arbeitsdatei Diese spezielle Lehrerdatei ist eine temporäre Hilfsdatei, die sozusagen die Reichweite Ihrer Schuldatenbank erweitert. Das Hauptarbeitsinstrument ist aber die Datenbank. 3.1 Wie erstelle ich eine Arbeitsdatei? Im Modul 'Datenaustausch' wechseln Sie ins Register 'Synchronisation' und wählen den Befehl 'Neue Arbeitsdatei erstellen'. Der nun folgende Assistent schlägt Ihnen vor, die Arbeitsdatei in den üblichen Ordner für Lehrerdateien in Ihren 'Eigenen Dateien' abzulegen. Das macht dann Sinn, wenn Sie mit dem eigenen Notebook an der Datenbank arbeiten. Sonst können Sie über das Ordnersymbol den Speicherort ändern. Es ist empfohlen, dort Ihren USB-Memorystick anzugeben. Im nächsten Schritt müssen Sie ein Passwort für die Datei festlegen, das nicht mit Ihrem Passwort für die Datenbank identisch sein muss, aber darf. Je nach zu schreibender Datenmenge und anderen Faktoren kann die Erstellung dieser Datei mehrere Minuten dauern. 3.2 Welche Daten sind in meiner Arbeitsdatei? Beim Erstellen der Arbeitsdatei wird Ihr Datenbankfenster kopiert, also alles, was für Sie sichtbar ist, wenn Sie sich in die Datenbank einloggen: die Adressen, die Klassen, die Personaldaten der Schüler mit den Journaleinträgen und Prüfungen. Die einzige Ausnahme sind Schuleinheiten. Wenn Sie an verschiedenen Schuleinheiten unterrichten, müssen Sie für jede Schuleinheit eine Arbeitsdatei erstellen, obwohl Sie in der Datenbank nur ein Login dafür haben. Wählen Sie dazu vor der Erstellung der Arbeitsdatei im Modul 'Datenaustausch' die entsprechende Schuleinheit und ergänzen Sie während der Erstellung den Namen der Arbeitsdatei um einen Hinweis zur Schuleinheit. Wichtig: Die Datenstruktur und die Berechtigungen in der Arbeitsdatei sind anders als die der Datenbank. Deshalb sehen Sie in der Arbeitsdatei mehr als in der Datenbank. So ist es Ihnen möglich, Lernkontrollen für Fächer zu erstellen, die Sie nicht selbst unterrichten. Diese Daten können Sie aber nicht in die Datenbank übernehmen, da Ihnen dort die Berechtigung dazu fehlt. 3.3 Welche Möglichkeiten bietet die Arbeitsdatei? Die Arbeitsdatei bietet relative Unabhängigkeit von der Datenbank. Relativ deshalb, weil sie nur so lange aktuell und vollständig ist, bis andere Lehrer Ihrer Schüler Änderungen vornehmen. Mit der Arbeitsdatei können Sie also auch zu Hause die Resultate einer Lernkontrolle erfassen und auswerten sowie Erziehungsberechtigten Auskünfte über den Stand der Dinge bezüglich ihres Zöglings geben. Im April von 12

5 3.4 Welche Eigenschaften hat die Arbeitsdatei? Die Arbeitsdatei hat ein einheitliches Benutzerprofil, das nicht dem der Datenbank entspricht. Sie dürfen damit mehr Daten sehen und verändern als auf der Datenbank. Aber in der Arbeitsdatei können Sie keine Grunddaten verändern, also Personaldaten eines Schülers, Klassen- und Fächereinstellungen und Arbeitsgruppen. Für LehrerOffice ist die Arbeitsdatei eine vollwertige Lehrerdatei. Deshalb können Sie diese sowohl im Easy- als auch im Win-Programm bearbeiten. Wichtig: Änderungen, die Sie im Win-Programm mit einem Modul vornehmen, das es im Easy-Programm nicht gibt ('Serienbriefe', 'Tabellen', 'Stoffplan', 'Wochenplaner', 'Kompetenzen' oder 'Lernberichte'), werden zwar in die Arbeitsdatei gespeichert, können aber nicht mit der Datenbank synchronisiert werden. Wenn Sie danach eine neue Arbeitsdatei erstellen müssen, sind diese Eingaben verloren. Wichtig: Zum Bearbeiten der Arbeitsdatei brauchen Sie eine aktuelle Version von LehrerOffice: Win- Programm ab , Easy-Programm ab Hintergrund: Sie können eine Arbeitsdatei zwar mit einer älteren Programmversion bearbeiten. Aber diese versehen Einträge noch nicht mit Zeitstempeln, was die Synchronisation mit der Datenbank verunmöglicht. Die Probleme tauchen also erst beim Abgleich auf. Tipp: Bearbeiten Sie die Arbeitsdatei mit dem Easy-Programm. Dann haben Sie den selben Modulumfang wie mit der Datenbank. Dieses Programm dürfen Sie mit einer gültigen Lizenz natürlich zu Hause auch installieren. Tipp: Wenn Sie trotzdem Module im Win-Programm nutzen möchten, die es im Easy-Programm nicht gibt (z.b. 'Serienbrief', 'Tabellen' oder 'Wochenplaner') können Sie sich eine Arbeitsdatei nur für diesen Zweck erstellen, die Sie nachher nicht mehr synchronisieren. Im April von 12

6 4 Synchronisierungsvorgang Wichtig: Synchronisieren Sie häufig, am besten nach jedem Tag, an dem Sie Einträge gemacht haben egal ob in der Arbeitsdatei oder in der Datenbank. Bedenken Sie auch, dass Ihre Lehrerkollegen Änderungen vornehmen können, die eventuell Sie betreffen. 4.1 Datenquellen auswählen Grundvoraussetzung für die Synchronisierung ist, dass die beiden zu vergleichenden Datenquellen vom gleichen Computer aus zugänglich sind. Die Datenquelle Datenbank öffnen Sie, indem Sie sich mit Ihrem Login anmelden. Wenn Sie dann in das Modul 'Datenaustausch' wechseln, können Sie dort (über das Ordnersymbol) die Arbeitsdatei auswählen, falls sie nicht schon angezeigt wird. LehrerOffice sucht an dem Ort, wo Sie sie abgelegt haben (siehe 3.1 Wie erstelle ich eine Arbeitsdatei? S. 4). 4.2 Arbeitsdatei einlesen und vergleichen Sobald die beiden Datenquellen ausgewählt sind, rufen Sie den Befehl 'Arbeitsdatei einlesen und vergleichen' auf. Nachdem Sie das Kennwort Ihrer Arbeitsdatei (siehe 3.1 Wie erstelle ich eine Arbeitsdatei? S. 4) eingegeben haben, sucht das Programm nach Änderungen an der Datenbank und in der Arbeitsdatei seit der Erstellung derselben oder dem letzten Synchronisationszeitpunkt. Die gefundenen Änderungen werden im Abschnitt Übersicht der Änderungen in reduzierter Ansicht aufgeführt. Um einzelne Einträge zu kontrollieren, klicken Sie an den entsprechenden Stellen auf '+'. Möchten Sie aber gleich 'alle aufklappen', rufen Sie mit der rechten Maustaste den entsprechenden Befehl auf; über die rechte Maustaste können Sie auch die vorgeschlagene Aktion verändern. Wenn sie z.b. den ursprünglichen Eintrag behalten wollen, wählen Sie die entgegengesetzte Synchronisierungsrichtung. Tipp: Statt über das Kontextmenü können Sie die Synchronisationsrichtung auch mit doppelklicken auf den entsprechenden Eintrag ändern. Im April von 12

7 4.3 Änderungen ausführen Wenn Sie nun die vorgeschlagenen bzw. selbst gewählten Änderungen durchführen möchten, rufen Sie den Befehl 'Änderungen ausführen' auf. Dadurch wird nicht nur Ihre Arbeitsdatei wieder aktuell, sondern eben auch die Datenbank. Nach Beendigung dieses Vorgangs wird Ihre Arbeitsdatei gespeichert und geschlossen. Wenn Sie am Ende dieses Arbeitstages wieder synchronisieren, gehen Sie wieder vor wie oben beschrieben. So aktualisiert LehrerOffice Ihre Arbeitsdatei und Sie verfügen auch zu Hause wieder über die neuesten Daten. Tipp: LehrerOffice erinnert Sie standardmässig alle drei Tage daran, die Arbeitsdatei zu synchronisieren. Diese Einstellung kann nur vom Datenbankadministrator verändert werden. An Ihrem LehrerOffice- Programm, das Sie zu Hause einsetzen, können Sie diese Zeitspanne aber ändern. Das ist sinnvoll, wenn Sie z.b. nur an einem Tag pro Woche an einer Schule unterrichten. Gehen Sie beim Easy-Programm wie folgt vor: Befehl 'Einstellungen' > Menü 'Programm' > Auswahlliste auf 'System' > unter 'Arbeitstage' Auswahlliste auf 'nach 5 Tagen' stellen Beim Win-Programm funktioniert dies folgendermassen: Menü 'Extras' > Befehl 'Einstellungen' > Register 'Weiteres' > unter Arbeitsdateien das Feld für die Anzahl Tage mittels der Pfeiltasten auf 6 stellen. Im April von 12

8 5 Spezialfälle Synchronisierung Bis hierher wurde schon klar, dass die Arbeitsdatei nicht einfach ein Stück Datenbank sondern eine eigenständige Datei ist. Die Verhaltensweise bei der Synchronisation ist deshalb bei speziellen Fällen nicht sofort verständlich. Wer aber diese Spezialfälle kennt, kann sie zum eigenen Vorteil einsetzen. 5.1 Löschungen in der Arbeitsdatei Löschungen in der Arbeitsdatei werden nicht ohne weiteres in der Datenbank ausgeführt. So wird ungewollter Datenverlust vermieden. Im Fall von gelöschten Daten in der Arbeitsdatei klappt LehrerOffice nach dem Einlesen und Vergleichen den entsprechenden Eintrag selbstständig auf, damit Sie darauf aufmerksam werden. Auch schlägt das Programm vor, den Eintrag auf der Arbeitsdatei wieder zu erstellen. Sind Sie aber sicher, dass der Eintrag auch von der Datenbank entfernt werden soll, wählen Sie den entsprechenden Befehl mit der rechten Maustaste oder doppelklicken Sie auf den Eintrag. 5.2 Durchschnitte aktualisieren Wenn beim Vergleich der beiden Datenquellen keine Änderungen festgestellt werden, betrifft das nur die Daten in Ihrem Zuständigkeitsbereich, denn nur die sind auf Ihrer Arbeitsdatei. Um aber wirklich die richtigen Zeugnisnoten in der Arbeitsdatei zu haben, aktivieren Sie die Option 'Durchschnitte aktualisieren' und führen Sie die Änderungen aus. Dadurch werden die richtigen Zeugnisnoten übertragen, die eventuell durch Noten von Arbeitsgruppen oder anderem verändert sind. Im April von 12

9 5.3 Beidseitige Änderungen Es kann vorkommen, dass Sie einen Eintrag sowohl in der Datenbank als auch in der Arbeitsdatei ändern. In diesem Fall werden Sie bei der Synchronisation darauf hingewiesen, dass beidseitig Änderungen bestehen und LehrerOffice schlägt vor, jene mit dem neueren Zeitstempel zu übernehmen. Dabei wird der ältere Eintrag vollständig überschrieben. Es ist nicht möglich die unterschiedlichen Einträge der Datenbank und der Arbeitsdatei zu verschmelzen, also beide teilweise zu übernehmen (z.b. bei einer Notiz). 5.4 Prüfung verschwunden Es ist möglich, Lernkontrollen, die Sie in einem Ihrer Fächer erstellt haben, während Ihrer Arbeit an der Arbeitsdatei in ein Fach zu verschieben, das Sie nicht unterrichten. Da Sie die Berechtigung haben, diese Prüfung zu verändern, wird auch diese Änderung in die Datenbank übernommen. Danach können Sie aber nicht mehr darauf zugreifen, weil Sie die Lernkontrolle sozusagen verschenkt und Sie keine Berechtigung mehr haben. 5.5 Gelöschte Lernkontrolle wiederherstellen Wurde in der Datenbank eine Lernkontrolle fälschlicherweise gelöscht und kann der Befehl 'Rückgängig' nichts mehr ausrichten, so hilft die Arbeitsdatei weiter. Mit Ihrer Hilfe können Sie sie wieder herstellen. Gehen Sie dabei so vor, wie unter dem Thema 4.2 Arbeitsdatei einlesen und vergleichen auf Seite 6 beschrieben. Im April von 12

10 6 Neue Arbeitsdatei Wie der Name sagt, ist die Arbeitsdatei für den Gebrauch bestimmt, wie Schleifpapier, das ersetzt wird, sobald es seinen Dienst getan hat. Es gibt verschiedene Umstände, die bewirken, dass die Arbeitsdatei ersetzt, also einen neue erstellt werden muss. Sie werden hier erklärt: Wichtig: Sobald Sie eine neue Arbeitsdatei erstellen, wird die alte mit dem Zusatz Kopie vom [Datum und Zeit] versehen und nicht gelöscht; sie bleibt in Ihrem Ordner mit den Arbeitsdateien. Sie können so auch im Anschluss noch darauf zugreifen, falls dies nötig werden sollte. 6.1 Änderung in den Grunddaten Werden in der Datenbank Schüler-, Klassen- bzw. Arbeitsgruppen- oder Fächerdaten verändert, ist keine Synchronisierung mehr möglich, da die zu vergleichenden Daten nicht mehr übereinstimmen. Das Programm stellt auf den Importmodus um, damit die Neuerungen von der Arbeitsdatei noch in die Datenbank geschrieben werden können. Anschliessend ist allerdings das Erstellen einer neuen Arbeitsdatei unumgänglich, denn die alte kann nicht mehr aktualisiert werden. Hintergrund: Typische Fälle solcher Änderungen in den Grunddaten sind folgende Beispiele: Niveauwechsel eines Schülers. Da der Niveauunterricht in dynamischen Arbeitsgruppen organisiert ist, haben die betroffenen Arbeitsgruppen andere Schüler. Berechtigungen wurden geändert. Aufgrund dessen hat Ihr Datenbankfenster mehr oder weniger Grunddaten. Zusätzliches Fach wird unterrichtet. Sie übernehmen den Unterricht eines Fachs in einer anderen Klasse (vielleicht auch nur vorübergehend). Das ergibt auch wieder ein Mehr an Grunddaten. 6.2 Neues Semester Sobald der Administrator Ihrer Datenbank ein neues Semester als das aktuelle festlegt, kann Ihre Arbeitsdatei zum alten Semester nicht mehr synchronisiert werden; nicht einmal der Import ist mehr möglich. Dasselbe gilt für Fachlehrer nach dem Termin der Notenabgabe und für Klassenlehrer nach dem Tag der Zeugnisabgabe. 6.3 Programmupdate Es ist möglich, dass ein Programmupdate besonders wenn neue Funktionen hinzugefügt werden die Datenstruktur verändert. Auch in diesem Fall ist es nötig, die Arbeitsdatei neu zu erstellen. Wichtig: Bevor Sie eine neue Arbeitsdatei erstellen lassen, sollten Sie unbedingt die alte nochmals synchronisieren, damit alle Änderungen in die Datenbank geschrieben sind. Im April von 12

11 7 Datenaustausch dateiorientiert Die Synchronisationsfunktion ist zwar in erster Linie auf den Gebrauch mit der Datenbank ausgelegt, kann aber auch für normale Lehrerdateien verwendet werden. Dies mag besonders für Kleinstteams (bis vier Lehrpersonen) eine Option sein. Für grössere Teams ist die Datenbanklösung meist sinnvoller. Wichtig: Entscheiden Sie sich nur für eine der beiden unten beschriebenen Funktionen Importieren und Synchronisieren. Eine Kombination der beiden würde sehr schnell zu einem Datenchaos führen. 7.1 Grundvoraussetzung Damit der Datenaustausch von LehrerOffice funktionieren kann, müssen die Klassen, Schulfächer, Schülerdaten und Arbeitsgruppen der zu vergleichenden Lehrerdateien identisch sein. Um das zu erreichen, ist eine Masterdatei unerlässlich. Die Masterdatei enthält alle Daten, die von den verschiedenen Lehrpersonen benötigt werden (ähnlich wie die Datenbank). Es ist also von Vorteil, wenn sich ein fortgeschrittener Nutzer von LehrerOffice um das Erstellen dieser Datei kümmert. Wichtig: Wenn LehrerOffice Daten vergleicht, benutzt es eindeutige Codes, Schlüssel genannt. Diese Schlüssel können mit den Personaldaten importiert werden. Sind keine Schlüssel vorgegeben, erstellt sie LehrerOffice selbst. Es ist nun aber sehr wahrscheinlich, dass für den gleichen Schüler unterschiedliche Schlüssel erstellt werden, wenn zwei Lehrpersonen in ihrer Datei diesen neuen Schüler erfassen. Die Folge ist, dass der Datenaustausch nicht funktioniert. Deshalb stellt die Masterdatei die einfachste und sicherste Möglichkeit dar, den Datenaustausch vorzubereiten. 7.2 Import vorbereiten Importieren ist für den dateiorientierten Datenaustausch meist die bessere Wahl; einzig wenn Sie ausserordentlich viele Mutationen in den Grunddaten erwarten, mag die Synchronisationsfunktion weniger aufwändig sein. Um die Importfunktion richtig nutzen zu können, machen Sie von der Masterdatei für jede Lehrperson eine Kopie, damit alle mit identischen Grunddaten arbeiten. Natürlich sollten sie die kopierten Dateien auch umbennen. Hingegen ist es sinnvoll, dass alle mit identischem Passwort arbeiten, da dieses sowieso während des Importvorgangs angegeben werden muss. Jede Lehrperson kann danach die nicht benötigten Daten in der eigenen Lehrerdatei ausblenden oder sogar löschen und weitere Anpassungen vornehmen, ohne natürlich die Grunddaten zu verändern. Im April von 12

12 7.3 Importieren durchführen Zum Importieren von Daten einer anderen Lehrperson, öffnen Sie Ihre Lehrerdatei die dann Lehrerdatei (Aktuell geöffnet) heisst und wechseln im Modul 'Datenaustausch' in das Register 'Vorgang'. Dort wählen Sie die Option 'Daten einer anderen Lehrerdatei (*.lhr) importieren' und klicken auf 'Weiter'. Nun wählen Sie die zu importierende Datei aus. Dann wählen Sie den Befehl 'Lehrerdatei (Import) einlesen und vergleichen'. Das weitere Vorgehen ist das gleiche wie unter 4.2 Arbeitsdatei einlesen und vergleichen auf Seite 6 beschrieben. Natürlich können Sie aber nicht die Richtung des Datenaustausches wählen, da der Import nur eine Richtung hat. LehrerOffice bietet auch eine Funktion zum Importieren von Personaldaten und zwar in den Modulen 'Personaldaten', 'Klassen' und 'Adressen'. Diese Funktion ermöglicht aber keinen Import von Prüfungsresultaten, Journaleinträgen und anderen veränderlichen Daten. Eine solche Funktion finden Sie nur im Modul 'Datenaustausch'. Hintergrund: Wer den Datenaustausch im Win-Programm kennt, muss hier ein bisschen umdenken. Die Daten müssen nicht mehr in einem vorbereitenden Schritt bereitgestellt werden, was eine Vereinfachung ist. Dafür kann die Lehrperson, die Daten zur Verfügung stellt, nicht mehr deren Umfang bestimmen, sondern gibt ihre ganze Lehrerdatei weiter. 7.4 Synchronisieren Die Synchronisation mag beispielsweise für zwei Lehrpersonen sinnvoll sein, die eine Klasse gemeinsam unterrichten. In diesem Fall müssen Sie von der Masterdatei die gewünschte Anzahl Arbeitsdateien erstellen (siehe dazu 3.1 Wie erstelle ich eine Arbeitsdatei? S. 4). Natürlich kann nur ausgehend von der Masterdatei synchronisiert werden, nicht zuletzt, weil das Modul 'Datenaustausch' bei der Arbeitsdatei ausgeblendet ist. Der Ablauf der Synchronisation ist dann identisch mit dem unter 4.2 Arbeitsdatei einlesen und vergleichen auf Seite 6 beschriebenen. Wichtig: Bei der dateiorientierten Synchronisation werden Notizen ignoriert. Weder Änderungen der Masterdatei noch der Arbeitsdatei werden synchronisiert. Hintergrund: Lehrerdateien und damit auch die Masterdatei haben nur eine einzige Notiz pro Schüler und Semester. Deshalb würde das Synchronisieren von Notizen zu Datenverlust führen, da die eine oder andere überschrieben würde. Die Datenbank dagegen bietet eine Notiz pro Schüler, Semester und Benutzer, weshalb mehrere Lehrpersonen ohne Probleme auch Ihre Notizen synchronisieren können. Im April von 12