ECM im Mittelstand Status Quo und Perspektive

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1 ECM im Mittelstand Status Quo und Perspektive Von Dr. Karsten Sontow, Vorstand Trovarit AG Entlang der Geschäftsprozesse entstehen in jedem Unternehmen mehr und mehr digitale Inhalte. Der Schwerpunkt dieser Inhalte lag ursprünglich im Bereich der strukturierten Daten, z.b. Rechnungsdatensätze im ERP-System. Während der letzten zwei Jahrzehnte hat die zunehmende Digitalisierung aller Geschäftsbereiche jedoch verstärkt auch weniger strukturierte Dokumente (z.b. Verträge, Korrespondenz, s, Homepages, Blogs) und Mediendaten (z.b. Grafiken, Fotos, Filme) erschlossen. Mit eben diesen unstrukturierten Informationen befasst sich das Enterprise Content Management (ECM). Ausgehend von einem ganzheitlichen Ansatz, ermöglichen ECM-Werkzeuge nicht nur die ordnungsgemäße Ablage und Archivierung strukturierter Daten aus anderen Business-Anwendungen, sondern sind auf die effektivere Handhabung unstrukturierter Informationen in einem Unternehmen unabhängig von ihrem Aufbewahrungsort spezialisiert. Größere Unternehmen setzen bereits seit Längerem ECM-Lösungen ein, die die unterschiedlichen Aufgabenbereiche des ECM mit einem breiten Spektrum an Funktionen und Lösungsmöglichkeiten abdecken. Dies reicht von Funktionen zur Archivierung und zum Dokumentenmanagement über Workflows, die das Prozessmanagement unterstützen, und Collaboration-Lösungen wie Wikis oder Foren bis hin zu Web-Content-Management-Software. Eine aktuelle Befragung unter ca. 800 mittelständischen Unternehmen, die unter der Regie des BITKOM-Arbeitskreises ECM-Markt & Strategie durchgeführt wurde, beleuchtet nun den aktuellen sowie zukünftigen Software-Einsatz für ECM im Mittelstand. Englische Begriffe irritieren Mittelstand Wie in den meisten Bereichen im Business Software-Umfeld, findet sich auch in der kundenbezogenen Kommunikation von ECM-Experten (z.b. Anbieter und Berater) eine Vielzahl oft englisch-sprachiger Fachbegriffe. Die Wirksamkeit dieser Kommunikation im Mittelstand hängt nicht zuletzt davon ab, ob die verwendeten Fachbegriffe in dieser Zielgruppe bekannt sind und richtig verstanden werden. Es zeigt sich deutlich, dass deutsche und aus dem Englischen eingedeutschte Fachbegriffe, wie z.b. Elektronische Akte, -Management, von 50-90% der Teilnehmer gut verstanden und erklärt werden können. Diese Begriffe weisen denn auch einen wesentlich größeren Bekanntheitsgrad im Mittelstand auf als rein englischsprachige Begriffe, wie z.b. Digital Asset Management oder Records Management (5-40%). Dabei tun sich kleinere Mittelständler (<50 Mitarbeiter) mit den englischen Begriffen besonders schwer. Fast schon dramatisch ist die geringe Bekanntheit des zentralen Begriffs Enterprise Content Management : Nur 19% aller Teilnehmer können den Begriff gut erklären. Das bedeutet schlichtweg, dass 80% des Mittelstands einen guten Teil der Marktkommunikation der ECM-Anbieter nicht oder nur sehr eingeschränkt verstehen bzw. einordnen können, worum es dabei geht. 2015, Trovarit AG Seite 1 (6)

2 Archivierung Dokumentenmangement Management Elektonische Akte Invoicing Workflow Management (Web-)Content Management Business Process Management Enterprise Content Management Electronic Report Management Outputmanagment Document Capturing Information Life Cycle Management Digital Asset Management Collaboration Management Inputmanagement Records Management 37,6% 35,2% 31,5% 26,1% 19,0% 18,5% 17,3% 16,2% 15,1% 13,4% 12,5% 10,1% 7,3% 89,4% 70,3% 66,1% 53,5% n = 807 0% 20% 40% 60% 80% 100% Anteil der Unternehmen Abbildung 1 Bekanntheit von ECM-Fachbegriffen im Mittelstand Die gerade im kleineren Mittelstand doch sehr begrenzte Verbreitung der englischen Fachbegriffe im ECM-Umfeld lässt sich zum Teil auf eher knappe Personalressourcen im IT-Bereich der Unternehmen zurückführen. Das Wissen über spezielle Anwendungsbereiche kann entsprechend nur relativ langsam erworben werden. Auch haben größere Unternehmen meist mehr Erfahrung im Einsatz von ECM-Lösungen. Größere Mittelständler sind darüber hinaus oft auch international tätig, wodurch eine höhere Affinität zum Englischen besteht. Schließlich zeigt die Studie recht deutlich, dass man auch wenn der Begriff selbst bekannt ist ein einheitliches Verständnis des Begriffs ECM nicht ohne Weiteres voraussetzen kann: während das Dokumentenmanagement im engeren Sinne mit Aufgaben wie Dokumentenverwaltung und Archivierung noch relativ einhellig als zu ECM gehörig betrachtet wird, verbindet z.b. nur rund die Hälfte der mittelständischen Unternehmen die Digitale Aktenverwaltung oder gar das Workflowmanagement mit ECM. Die Studie zeigt auch, dass das Verständnis des Begriffs ECM im Mittelstand sehr stark durch bereits gemachte Erfahrungen mit dem Einsatz von ECM-Software geprägt wird: Mittelständische Unternehmen, die nach eigenen Angaben bereits eine Software für ECM im Einsatz haben, geben ein deutlich weiter gefasstes ECM-Verständnis zu Protokoll als Unternehmen ohne Erfahrung mit ECM-Lösungen. Besonders gravierend wirkt sich dies im Bereich des Workflowmanagement aus, das knapp 70% der erfahrenen ECM-Anwender zu ECM rechnen während dies bei den Unternehmen ohne ECM-Software nur ca. 40% tun. Je größer umso mehr ECM-Software Unter welcher Bezeichnung letztlich auch immer - im Mittelstand setzt durchschnittlich gut ein Drittel der Unternehmen Standard-Software für das ECM ein (34,7%). Kleinere Mittelständlern liegen leicht unter diesem Wert, während größere Mittelständler mit knapp 56% der Unternehmen sogar deutlich darüber liegen. 2015, Trovarit AG Seite 2 (6)

3 Anteil der Unternehmen 100% 90% 80% 70% MA (n = 204) MA (n = 203) MA (n = 203) MA (n = 195) 60% 55,9% 50% 45,1% 40% 30% 28,2% 33,5% 20% 10% 0% Setzt Ihr Unternehmen eine Standardsoftware zur Unterstützung von Aufgaben des Dokumentenmanagements (Strukturierte Ablage, Digitalisierung, Versionierung, Archivierung, etc) ein? Abbildung 2 Einsatz von Standard-Software für ECM, differenziert nach Unternehmensgröße Für diese Unterschiede lassen sich verschiedene Ursachen aufführen: Größere Unternehmen weisen oft ein deutlich größeres Dokumentenvolumen, eine größere Komplexität der Organisationsstrukturen und einen höheren Grad der Formalisierung auf. Das führt insgesamt zu erheblichem Rationalisierungspotenzial durch den Einsatz von ECM-Software. Kleinere Unternehmen haben zwar ebenso mit einer Zunahme der Papierflut zu kämpfen. Hier fällt das Rationalisierungspotenzial durch den Einsatz von ECM-Software aber insgesamt geringer aus, so dass der Handlungsbedarf bis dato nicht ganz so hoch war. Wenn mittelständische Unternehmen heute bereits Standard-Software für ECM nutzen, dann handelt es sich dabei in der überwiegenden Mehrheit der Fälle um eine spezialisierte ECM-Lösung (ca. 85%). Ca. 15% nutzen dagegen überwiegend die Möglichkeiten einer Fachanwendung wie einer ERP- oder CRM-Lösung. Letzteres trifft vor allem auf kleinere Unternehmen zu, von denen z.b. eine Reihe auf die Finanz- und Personalsoftware der Datev zurückgreift, mit deren Hilfe sich z.b. Rechnungen recht einfach digitalisieren und für die Zwecke der Finanzbuchhaltung auch digital verwalten lassen. Bei Unternehmen jenseits von 250 Mitarbeitern stellen dagegen Fachanwendungen wie CRM- oder ERP- Software nur noch in 5% der Fälle die zentrale ECM-Lösung dar. Dabei fällt die ECM-Unterstützung durch Fachanwendungen je nach Produkt sehr unterschiedlich aus. Sie reicht von einer z.b. im Sinne der Revisionssicherheit sehr fragwürdigen einfachen Verlinkung auf Dokumente, die beliebig auf dem File-Server abgelegt werden, bis hin zu sehr leistungsfähigen ECM-Modulen. Bei letzteren handelt es sich oft um die Integration spezialisierter ECM-Software. Allerdings bieten einige ERP-Hersteller auch eigene ECM-Module. 2015, Trovarit AG Seite 3 (6)

4 Von den mittelständischen Unternehmen am häufigsten eingesetzt werden spezialisierte ECM- Lösungen wie EasyEnterprise, gefolgt von ELO, d.3 und DocuWare. Relativ oft genannt werden auch Collaboration-Plattformen wie Microsofts Sharepoint und IBM Lotus Notes, wobei letzteres eher bei größeren Mittelständlern zu finden ist. Fokussierter ECM-Einsatz überwiegt Die Philosophie von Enterprise Content Management zielt im Prinzip auf einen ganzheitlichen Ansatz, es umfasst die Strategien, Methoden, Technologien und Werkzeuge zur unternehmensweiten Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content (in Form von Dokumenten und Mediendaten) (BITKOM 2012). Das heißt spürbare Effizienzsteigerungen können vor allem durch bereichsübergreifende Zusammenarbeit und ein durchgängiges Informationsmanagement erreicht werden. Dieser ganzheitliche Ansatz findet sich im Mittelstand immerhin bei ca. 42% der Unternehmen wieder, die bereits mit einer ECM-Software arbeiten und angeben, ihre ECM-Software unternehmensweit einzusetzen. Buchhaltung / Controlling Unternehmensweit 41,6% 45,8% Einkauf Vertrieb 33,0% 32,6% Geschäf tsleitung Personal Kunden- / Patientenbetreuung 23,0% 22,7% 21,0% Technische Bereiche Produktion Logistik (Lager, Versand) Forschung, Produktentwicklung 2,0% 10,6% 10,5% 10,1% n = 337 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Anteil der Unternehmen Abbildung 3 Unternehmensbereiche, die mit der ECM-Lösung arbeiten Entsprechend weiter verbreitet ist im Mittelstand jedoch der Einsatz von ECM-Software, der auf ausgewählte Unternehmensbereiche begrenzt ist. Abbildung 3 zeigt, dass der Bereich Buchhaltung / Controlling die Liste dieser Unternehmensbereiche mit Abstand anführt (ca. 46%), gefolgt vom Einkauf und Vertrieb mit jeweils ca. 33%. Offenbar wird die Anschaffung einer ECM-Software zunächst durch bereichsspezifische Handlungsbedarfe motiviert - z.b. die revisionssichere Archivierung von Buchhaltungsbelegen 2015, Trovarit AG Seite 4 (6)

5 während man sich mit der anspruchsvolleren Umsetzung eines unternehmensweiten Konzeptes befasst. Dabei neigen kleinere Unternehmen offensichtlich eher zu Insellösungen als die gehobenen Mittelständler, bei denen der unternehmensweite Einsatz mit über 50% der ECM-Installationen überproportional stark verbreitet ist. Nutzen motiviert zu ECM-Investitionen Mittelständische Unternehmen sind erfahrungsgemäß eher zurückhaltend, wenn es um Investitionen in IT-Infrastruktur geht. Nur wenn der Nutzen einer derartigen Investition klar auf der Hand liegt, werden sie aktiv. Die zentralen Motive für ECM-Investitionen sind demnach Effizienzsteigerungen bzw. Kostensenkungen im Zusammenhang mit der Handhabung von Dokumenten (70-85% der Befragten). Ebenfalls oben auf der Liste stehen Motive wie der Schutz vor Datenverlusten und die Bedienung von Gesetzen und Richtlinien, die eher dem Themenkreis der Compliance zuzurechnen sind (57-70%). Schneller Zugrif f auf Inf ormationen Aufwand & Kosten für die Handhabung von Dokumenten senken Sicherheit vor Daten-/Inf ormationsverlust 71,2% 71,0% 84,2% Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien 57,1% Prozesse automatisieren 53,2% Ortsunabhängige Inf ormationsverf ügbarkeit 53,0% Prozess-Kosten senken 49,7% Bessere Inf ormationen 48,2% Höhere Datenintegration Höhere Prozessintegration 29,7% 39,2% n = 807 0% 20% 40% 60% 80% 100% Anteil der Unternehmen Abbildung 4 Motive für die Investition in eine neue ECM-Lösung Die Steigerung der Informationsqualität findet sich dagegen ebenso am Ende der Liste wie eine höhere Integration der verwalteten Daten (ca. 39%) und Prozesse (ca. 30%). Die Bedeutung der Informationsqualität steigt mit der Größe der Unternehmen spürbar an, während z.b. die Datenintegration vor allem bei Industrieunternehmen eine überproportional große Rolle spielt. Datenqualität und -integration gewinnen interessanterweise dann deutlich an Gewicht, wenn es sich bei den Studienteilnehmern um erfahrene ECM-Anwender handelt. Gleichzeitig verliert das Ziel einer direkten Steigerung der Prozesseffizienz unter diesen Teilnehmern an Bedeutung. 2015, Trovarit AG Seite 5 (6)

6 Offenbar entwickeln die Mittelständler mit der Nutzung einer ECM-Software eine deutlich bessere Vorstellung von den Grundlagen einer effizienteren Informationsverarbeitung sowie vom Wert der Information als solche. Auch zeigt sich, dass der Anspruch an ECM einhergehend mit der ECM-Erfahrung tendenziell steigt, da sich die Erwartungshaltung in Richtung zusätzlicher Nutzeneffekte wie z.b. Daten- und Prozessharmonisierung verbreitert. Einzig der Kernnutzen der schnelleren Informationsbereitstellung wird etwas weniger genannt offenbar wird dieser von ECM-erfahrenen Unternehmen schlicht vorausgesetzt. Hintergrund zur Studie Die Studie ECM im Mittelstand 2014/2015 wurde unter Federführung der Trovarit AG und unter wissenschaftlicher Begleitung des FIR an der RWTH Aachen nach 2012 zum zweiten Mal durchgeführt. Die Untersuchung erfolgte im Auftrag des BITKOM e.v. auf Initiative des ECM- Arbeitskreises Markt & Mittelstand. Die Befragung erfolgte durch die studentische Unternehmensberatung AixSolutions e.v. per Telefon sowie per standardisiertem Online-Fragebogen. Insgesamt wurden 807 nach dem Zufallsprinzip ausgewählte Unternehmen befragt. Eine Zusammenfassung der Studienergebnisse (ca. 30 Seiten) kostenlos zum Download zur Verfügung unter 2015, Trovarit AG Seite 6 (6)

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