Mit morehotel Zimmerkontingente verwalten

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1 Online-Hotelreservierungssystem Mit morehotel Zimmerkontingente verwalten Für die Onlinebuchung von Hotelzimmern im Rahmen von Großveranstaltungen kommt das Web-Tool morehotel zum Einsatz. In Kombination mit der persönlichen Unterstützung durch die meetingmasters.de-support Angels können Sie Ihren Veranstaltungsteilnehmern damit eine bequeme und schnelle Reservierung von Hotelzimmern in der Nähe des Veranstaltungsortes bieten. Sekundenaktuelle Verfügbarkeiten, günstige Zimmerpreise und umfangreiche, topaktuelle Hotelinformationen inbegriffen! Für Sie selbst bedeutet das eine enorme Arbeitserleichterung und Zeitersparnis. Die Teilnehmer profitieren von einem optimalen Service. Zeitintensive Veranstaltungsplanung ein Szenario aus der Kongressorganisation Ein internationales Software- und Beratungshaus mit Stammsitz in Deutschland veranstaltet alljährlich einen Kongress, um mit Verantwortlichen des gehobenen IT-Managements aus mehr als 40 Ländern über künftige Entwicklungen und Trends zu diskutieren, Erfahrungen über erfolgreiche Projekte auszutauschen und neue Tools und Technologien zu präsentieren. Dazu müssen über.300 Personen untergebracht werden, die während des Kongresszeitraums an unterschiedlichen Tagen und mit unterschiedlicher Verweildauer anreisen. Diese sind in so unterschiedliche Gruppen wie reguläre Teilnehmer, Referenten, Key-Note- Speaker, Pressevertreter, VIP-Gäste, Vorstandsmitglieder oder interne Mitarbeiter aus dem Orgateam gegliedert. Die Struktur dieser Gästegruppen muss sich in der Zusammensetzung des Hotelangebotes widerspiegeln. Natürlich sollen die Hotels möglichst nahe am Veranstaltungsort gelegen sein. Aber die Zimmer sollen auch möglichst zu Sonderkonditionen bereitgestellt werden, denn die meisten Teilnehmer sind Selbstzahler. Eigentlich haben die Eventmanager mit der Vielzahl an Aufgaben, die die Vorbereitung und Durchführung eines solchen Großevents mit sich bringt, schon mehr als genug zu tun. Der Hotelreservierungsservice wird das Organisationsteam vom ersten Moment des Planungsbeginns bis zur letzten Minute der Nachbereitung zusätzlich viel Zeit und Nerven kosten. Trotzdem kann und will man nicht auf diesen Service verzichten, denn schließlich ist jeder Teilnehmer ein potenzieller Kunde oder Multiplikator. Es beginnt mit dem Vorgang der Hotelsuche und -anfrage, dem Verhandeln von Kontingenten und Sonderkonditionen sowie dem Erstellen und Versenden der entsprechenden Hotelverträge. Das alles kostet wertvolle Zeit. Damit aber nicht genug: Es müssen entsprechende Informationen und Formulare zur Zimmerreservierung gedruckt und mit den Teilnehmerinfos versendet werden. Während der Anmeldephase ist man mit einer Vielzahl von Rückfragen zu den Hotels, Zimmerreservierungen, Buchungsänderungen und Stornierungen konfrontiert. Und alles muss hinsichtlich der verfügbaren Zimmerzahl und der Stornotermine mit jedem einzelnen Hotel abgeglichen werden. Outsourcing: Massive Zeitersparnis und Arbeitserleichterung Die Event-Profis vieler Unternehmen wissen längst, wie sie sich ganz leicht von dieser Belastung befreien können: Ein Anruf bei den Spezialisten von meetingmasters.de genügt. Nach einem umfassenden Briefing werden der persönliche Support Angel und die Web- Programmierer von meetingmasters.de sofort aktiv. Mit den Eckdaten der Großveranstaltung macht sich der Support Angel sofort auf die Suche nach passenden Hotels in der Kongressstadt. In enger Absprache mit den Event-Verantwortlichen trifft er eine Endauswahl und regelt mit den Hotels die detaillierten schriftlichen Vereinbarungen. Online-Hotelreservierungssystem

2 Webbasierte Reservierungstechnologien optimieren den Buchungsprozess Parallel dazu implementieren die Entwickler von meetingmasters.de die selbst entwickelte Online-Reservation- Engine morehotel innerhalb weniger Tage nahtlos in die Veranstaltungs-Website. Alle Vorteile von morehotel Automatische Verwaltung der hinterlegten Zimmerkontingente Automatisches Ausblenden von ausgebuchten Hotels Bereitstellung ausführlicher Informationen der ausgewählten Hotels Benutzerfreundliche Online-Buchungsoberfläche Automatische Erzeugung der Reservierungsbestätigung on-the-fly und Versand per an den Gast Schnelle und einfache Durchführung von Änderungen oder Stornierungen mittels Reservierungsnummer Umschaltung der Buchungsoberfläche in englische Sprache auf Knopfdruck Die Buchungsdaten der Reisenden werden im Moment der Buchung, also in Echtzeit, im Datenbank-Backend weg geschrieben und zu Anreiselisten aufbereitet, die zu jedem beliebigen Zeitpunkt in Excel übertragen und dem Orgateam und / oder den Hotels per zur Verfügung gestellt werden können. Alternativ kann dem gewählten Hotel laufend die Reservierungsbenachrichtigung mit allen benötigten Gastinformationen im Moment der Buchung vollautomatisch zugesendet werden. Das lässt sich zu- oder abschalten ganz wie Sie es wünschen! Persönliche Unterstützung durch meetingmasters.de-support Angels Natürlich ist damit der Service von meetingmasters.de noch nicht erschöpft. Wir begleiten Sie und Ihre Teilnehmer ab Buchungsstart. Die Support Angels unterstützen Teilnehmer, die noch Berührungsängste mit Internet-Technologien haben, nehmen deren Buchung telefonisch, per Fax oder per entgegen und übertragen sie in morehotel, stehen Teilnehmern, die unsicher im Umgang mit Online-Reservierungsmaschinen sind, als Customer Support zur Verfügung und leiten sie durch den Buchungsprozess, beobachten als Guardian Angel laufend die eingehenden Buchungen, greifen bei Übertragungsfehlern, User-Fehlern oder Missbrauch ein und stellen eine saubere Datengrundlage sicher, unterstützen das Orgateam, indem sie eventuelle Stornofristen überwachen, rechtzeitig erinnern und die Vorgehensweise abstimmen, die dann mit den Hotels umgesetzt wird und geben dem Orgateam wichtige Management-Informationen, z. B. Gästelisten nach Hotel oder Reservierungslisten zum Abgleich der Hotelrechnungen. Auf den nachfolgenden Seiten schildern wir Ihnen den erfolgreichen Einsatz von morehotel und die begleitende Unterstützung der meetingmasters.de-support Angels am Praxisbeispiel der Weiterbildungsakademie des Instituts für Fenstertechnik e.v. in Rosenheim (ift).

3 Online-Hotelreservierungssystem Mit morehotel zur ift-fachtagung Professionelle Hotelbuchung für Teilnehmer, große Arbeitsentlastung für den Veranstalter Die ift Akademie bietet praxisorientierte Weiterbildung in Form von Seminaren, Workshops, Inhouse-Schulungen, Fachtagungen und Kongressen. Aufgrund der Kooperation mit führenden Institutionen aus Forschung, Gesetzgebung und Wissenschaft, Ausbildung und Fachorganisationen steht ein einzigartiger Referentenpool aus Fachleuten zur Verfügung, der kompetentes Fachwissen garantiert. Daher ist die Teilnahme an ift-veranstaltungen als Nachweis der Fachkompetenz national und international anerkannt. Zu einer guten Reputation gehört selbstverständlich auch eine professionelle Organisation und ein unkomplizierter Service für die Teilnehmer in Hinblick auf die gesamte Durchführung der Veranstaltungen sowie notwendige Übernachtungsarrangements. Für die zweitägigen Fachtagungen Holzfenster 0 und Transparente Gebäudehülle hat das ift Rosenheim bereits zweimal in 0 das Online-Hotelbuchungssystem morehotel von meetingmasters.de eingesetzt und sich dadurch eine erhebliche Arbeitsentlastung verschafft. Zeitintensive Vorbereitung Die Mitarbeiter der ift Akademie haben mit der Planung und Organisation zahlreicher Veranstaltungen eine Menge zu tun: Neben der Koordination und der inhaltlichen Definition aller Veranstaltungen müssen Hotels für die Teilnehmer gesucht und angefragt werden. Anschließend müssen Kontingente und Sonderkonditionen verhandelt werden. Ist die Verhandlung mit den ausgewählten Hotels abgeschlossen, müssen Informationen über diese zusammengetragen und den Teilnehmern in aufbereiteter Form zur Verfügung gestellt werden. Hinzu kommt die Gestaltung von Formularen für die Zimmerreservierungen und der anschließende Versand an die Teilnehmer. Während des Buchungszeitraums kommt es meistens zu einer Vielzahl von Rückfragen zur Reservierung, Buchungsänderungen oder Stornierungen. Entlastung durch Outsourcing Mit Support Angel Katrin Heelemann steht dem Organisationsteam der ift Akademie bereits seit 007 eine erfahrene Ansprechpartnerin für die Hotelsuche zur Seite. Schon im April 0 wurde morehotel zur Online- Zimmerreservierung für die ift-fachtagung Holzfenster 0 erfolgreich eingesetzt. Schnell wurde entschieden, das System auch für die im Juni 0 anstehende Fachtagung Transparente Gebäudehülle zu implementieren. Die Hotelsuche und -anfrage wurde von der zuständigen Veranstaltungsreferentin, Michaela Federkiel, an Frau Heelemann abgegeben, die die Hotelbeschaffung inklusive Verhandlung der Kontingente und Konditionen schnell und effizient mit dem professionellen Web-Tool moredirect durchführte. Webbasierte Reservierungstechnologie ergänzt persönliche Unterstützung Während sich Katrin Heelemann um die Hotelsuche kümmerte, wurden die Mitarbeiter der IT-Abteilung von meetingmasters.de aktiv und implementierten more- Hotel mit wenigen Handgriffen in die Veranstaltungswebsite. Das in enger Abstimmung mit Frau Federkiel ausgewählte Hotel wurde zusammen mit dem von Katrin Heelemann verhandelten Kontingent in morehotel mittels eines einzigartigen Booking Codes hinterlegt. Die Zusammenarbeit mit meetingmasters.de entlastet nicht nur die verantwortlichen Mitarbeiter der ift Akademie, sondern bietet auch den Tagungsteilnehmern einen bequemen Service: Nur wenige Mausklicks führen zur Online-Buchung des Hotels zu Sonderkonditionen mit automatischer Reservierungsbestätigung per ! Mit der Implementierung der Online-Buchungsmaschine endete der Service von meetingmasters.de natürlich noch nicht: Als User-Help-Desk stand Support Angel Michaela Wilkens zur Verfügung. Die morehotel-spezialistin unterstützte die Teilnehmer bei der Buchung und beantwortete die Rückfragen zur Reservierung, Stornierung oder sonstigen Änderung freundlich und kompetent. Dabei überwachte sie die Buchungssituation und stimmte sich fortwährend mit dem Hotel und dem Orgateam des ift ab. Fortführung der Zusammenarbeit geplant Nachdem die beiden Veranstaltungen im April und Juni für alle Beteiligten erfolgreich zu Ende gegangen sind, zeigten sich die Verantwortlichen der ift Akademie überaus zufrieden mit der professionellen und gleichzeitig unkomplizierten Zusammenarbeit, so dass das nächste morehotel-projekt bereits in Vorbereitung ist! 3 Online-Hotelreservierungssystem

4 Mit morehotel ermöglichen wir unseren Teilnehmern eine professionelle Online-Reservierung für mein Team eine echte Arbeitserleichterung! In unserer digital orientierten Welt ein absolutes must have! Michaela Federkiel, Veranstaltungsreferentin ift Akademie Kurzportrait ift Rosenheim Das ift Rosenheim, Institut für Fenstertechnik e.v. wurde 966 von Prof. Erich Seifert auf Anregung der Fenster- und Fassadenbranche gegründet. Das ift begleitet die Fenster-, Fassaden- und Türenbranche unabhängig vom Materialeinsatz in allen Fragen der Normung, Forschung, Zulassung sowie von Nachweisen durch Prüfung oder Berechnung und Gutachten. Als Forschungsinstitut und notifizierte Stelle kann das ift Prüfnachweise für das CE-Kennzeichen und andere Zertifizierungen vergeben. Die gewonnenen Kenntnisse werden durch die angeschlossene ift Akademie in Seminaren, Workshops, Kongressen und Fachtagungen sowie Inhouse-Schulungen zur Verfügung gestellt. Kompetent und freundlich: morehotel-spezialistin Michaela Wilkens morehotel kann innerhalb kürzester Zeit nahtlos in jede Veranstaltungs-Website integriert bzw. als eigenständige Website gestaltet werden. Wenn Sie sich für diesen Service von meetingmasters.de interessieren, steht Ihnen Frau Michaela Wilkens unter der Telefonnummer persönlich für Ihre Fragen zur Verfügung. 4

5 Online-Hotelreservierungssystem Für die Suche nach einer verfügbaren Unterkunft gibt man zunächst seine Reisedaten sowie Art und Anzahl der gewünschten Zimmer ein. Mit einem Klick auf den Button Suchen wird die Hotelsuche durchgeführt. Für die Fachtagung Transparente Gebäudehülle wurde ein Zimmerkontingent im Park Inn by Radisson Frankfurt Airport geblockt. 3 Die ausführliche Hotelpräsentation beinhaltet verschiedene Informationsbereiche, die über die Sekundärnavigation am linken Bildschirmrand erreicht werden können. 3 Mit dem Button Jetzt online buchen kann man sofort das Einzelzimmer in diesem Hotel zum angegebenen Preis buchen. 5 Online-Hotelreservierungssystem

6 Ein Mausklick auf den Navigationspunkt Zimmer liefert detaillierte Informationen über den Zimmerbereich des Hotels. Wenn sich der Teilnehmer ausreichend über das Hotel informiert hat, gelangt er über den Button Jetzt online buchen zur Zimmerbuchung. Hier sehen Sie die Einstiegsseite für den Buchungsprozess. In nur zwei Schritten werden die Daten der Gäste und des Bestellers erhoben und anschließend alle Angaben zur Buchung in einer Übersichtsseite aufgeführt. Wenn Sie sich den Buchungsablauf im Detail ansehen möchten, dürfen wir Sie auf unser Demo-System im Internet aufmerksam machen! Sie können die Funktionsweise von morehotel unter testen! 6

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