WHITEPAPER. TEAMstorage Digital Asset Management Einfache Online-Verwaltung für digitale Dateien

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1 Version: 1.0 Erstellt am: Autoren: Carla Breidenstein Thomas Wittbecker TEAMstorage Digital Asset Management Einfache Online-Verwaltung für digitale Dateien ADACOR Hosting GmbH Kaiserleistrasse Offenbach am Main

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Was ist Digital Asset Management? Was ist TEAMstorage? Wer ist die ADACOR Hosting GmbH?... 8 Seite 2 2. Funktionsweise Benutzeroberfläche Startseite (Dashboard) Ordner Dateien-Up- und Download Metadaten und Dateiattribute Vorschau Suchfunktionen Rechteverwaltung (für Administratoren) Schnittstellen Zielgruppen Einsatzgebiete Praxisbeispiele Praxisbeispiel 1: Produktion von Videopodcasts Praxisbeispiel 2: Produktion von Druckmaterialien Produktion von Fotos und animierten Flash-Bildern Dokumentenmanagement im Vertrieb Projektmanagement-Plattform Datenarchivierung und Back-up auf Gruppenlaufwerken Vorteile und Nutzen Weiterführende Informationen Preise und Varianten Kostenfreie Demoversion... 32

3 1. Einleitung 1.1 Was ist Digital Asset Management? In diesem Kapitel erfahren Sie mehr über die Begrifflichkeit und die Einsatzbereiche eines Digital Asset Managements kurz DAM. In unserem Informations- und Medienzeitalter dreht sich das digitale Kommunikationskarussell immer schneller. Es boomen computergestützte Werbeformen z. B. die Online-Kommunikation mit bewegten Bildern, zum Beispiel die Einbindung von Videos auf Webseiten. Unternehmen produzieren Salespodcasts für die Produktvermarktung im WWW, Videoplattformen wie YouTube und MyVideo begrüßen täglich viele neue Nutzer, redaktionelle Angebote verstärken ihre Textbotschaften mittels Web-TV, Bildungsorganisationen verpacken ihre webbasierte E-Learning- Angebote in anschaulichen Videoclips. Seite 3 Ein Video ins Netz zu stellen, funktioniert genauso einfach, als wollten Sie ein PDF- oder Word- Dokument ins Internet hochladen. Das Einstellen kostet kaum Zeit und Geld, der Dreh für einen guten Onlinespot ist für kleines Geld zu haben. Für Unternehmen, Online-Dienste, Verlage, Zeitschriften, Organisationen etc. stellt sich eher die Frage, wie Prozesse, die der Produktion von digitalen Inhalten vor- und nachgelagert sind, etabliert bzw. optimiert werden können. Was tun mit den ganzen Videos, Audios, Fotografien, Grafiken, technischen Zeichnungen, Layouts, Präsentationen, Konzeptpapieren und Textdokumenten? Einen Schwung Videodateien an den Cutter schicken, dem Kunden die Bilder des Foto-Shootings zum Abruf bereitstellen oder die Projektergebnisse für alle Mitarbeiter digital dokumentieren das sollten Standardaufgaben für gängige IT-Technik sein. Leider sieht die Praxis oft anders aus: Die 50 MB große Videodatei legt beim Öffnen die lokale Festplatte lahm, die Firewall blockiert eine 10 GB große mit Fotoaufnahmen, die Mitarbeiter brauchen Projektdateien vom FTP-Server, aber der zuständige Kollege ist im Urlaub, das Back-up-Band hat seine Kapazitätsgrenze erreicht und das aktuelle Projektprotokoll ist im Wirrwarr des Fileservers nicht wiederzufinden. Auch im Zeitalter modernster Kommunikationslösungen müssen immer noch Agenturen und Unternehmen digitale Inhalte auf CDs, DVDs oder Videokassetten speichern und über Kurierdienste austauschen. Als problematisch entpuppt sich oft auch der Umstand, dass meist mehrere Personen, die nicht unbedingt alle in einem Gebäude sitzen, daran beteiligt sind, Fotos, Videos, Tondateien und Textdokumente weiterzuverarbeiten. Ein Beispiel: Der Projektmanager in der Agentur Süden in

4 München wählt aus dem Dateiarchiv Bilder für den neuen Internetauftritt und die Imagebroschüre für einen großen Automobilhersteller aus. Die Fotos muss er zusammen mit dem Konzept eine aufwändige ppt-präsentation mehrfach mit dem freien Grafiker in Starnberg und dem Kunden in Frankfurt abstimmen. Da alle Personen an unterschiedlichen Orten arbeiten, wäre ein System hilfreich, auf das alle Daten zentral abgelegt wären. Und auf das alle Beteiligten dezentral bzw. ortsunabhängig zugreifen können speziell, wenn die Dateien mehrere MB oder GB groß sind. Eine kostengünstige Lösung, um beliebige digitale Inhalte - Mediendateien genauso wie Textdokumente - in den verschiedensten Formaten zentral zu verwalten, bietet ein Digital Asset Management, das zum Bereich der Content Management Systeme zählt. Moderne DAM-Systeme sind internetbasiert und helfen Ihnen dabei digitale Assets (Wert, Gut) zu erfassen, zu speichern, zu archivieren, wiederzufinden und zu verarbeiten. Sinnvoll ist es in der Regel auch, wenn externe Lieferanten, Dienstleister und freie Mitarbeiter von außen auf das System zugreifen können. Dadurch werden sämtliche Daten durchgängig und schnell ausgetauscht und die Prozesse der Wertschöpfungskette vereinfacht. Seite 4 Das Funktionsangebot für ein DAM-System ist anbieterabhängig. Zu den klassischen Funktionalitäten zählen: Aufnahme der Dateien in das Verwaltungssystem Software zur Dateierstellung und bearbeitung, Speicherung, Wiederfinden, Archivierung, Versionierung und automatische Konvertierung Kategorisierung, Katalogisierung und Indizierung Distributionsmethoden (Publishing, Viewing, Printing und Streaming) Vorschau zum Anzeigen, Ansehen oder Anhören von Dateien Bereitstellung einer Metadatenredaktion Suchfunktion Sichere Datenspeicherung Erkennung aller gängigen Dateiformate Rechtebasierter Zugriff Automatischer Dateiimport und -export Integration mit Medienerstellungstools und Applikationen, die Medien verwenden bzw. bereitstellen (z. B. Streamingserver, Timeline-Ansicht) Workflow-Unterstützung

5 Für wen lohnt sich der Einsatz eines Digital Asset Managements? Der Bedarf an DAM-Lösungen lässt sich weder an Mitarbeiterzahlen noch Umsatzgrößen festmachen. Das größte Interesse haben Unternehmen mit vielen Töchtern, Partnern, Lieferanten, externen Dienstleistern und freien Mitarbeitern sowie vernetzte Organisationen in öffentlicher oder privater Hand. Das heißt, immer wenn viele Personen an verschiedenen Orten verteilt miteinander arbeiten, digitale Daten austauschen und deren Inhalte miteinander abstimmen müssen, lohnt es sich den Einsatz eines DAMs zu prüfen. Welche Anforderungen haben Unternehmen an eine DAM-Lösung? Je nach Unternehmens- oder Organisationsform, Branche, Einsatzbereich und den individuellen Gegebenheiten (z. B. der zentralen IT-Strategie) variieren die Anforderungen an eine DAM- Lösung. Für bestimmte Unternehmenszweige gibt es auch spezielle Branchenlösungen (z. B. für Verlage). Anderen Firmen (z. B. Agenturen) brauchen nur ein Standardsystem. Wieder andere Unternehmen bevorzugen skalierbare Lösungen, bei denen die Standards um individuelle Anpassungen ergänzt werden können. Seite 5 Bei unseren Kunden und Interessenten stehen folgende Anforderungskriterien hoch im Kurs: Offene internetbasierte Lösung Systemunabhängigkeit Hochverfügbarkeit Skalierbarkeit Flexibles Angebot: Standard- und Individuallösung (Customizing) Back-up-Fähigkeit, (Ausfall-)sicherheit Anwenderfreundliche Oberfläche Einfache und schnelle Implementierung Unterstützung aller gängigen Dateiformate Kompatibilität zu Standards (SQL, ODBC, XML...) Faires Preis-Leistungs-Verhältnis

6 Wie stellen sich der Markt und die Technologie für DAM dar? Wir gehen davon aus, dass die Nachfrage nach DAM-Lösungen steigt. Die Volumina an digitalen Dateien wird in vielen Unternehmen immer größer, die Verwaltung der Daten immer komplizierter und kostspieliger. Nach und nach erkennen diese Firmen, wie vorteilhaft es für die Arbeits- und Kommunikationsprozesse ist, wenn sie ihre digitalen Inhalte mittels DAM strukturiert verwalten. Das Angebot an DAM-Lösungen ist groß. Viele Anbieter sind auf dem Markt aktiv und vermarkten Standard-, Spezial- oder Branchenlösungen. ADACOR zählt zu den Nischenanbietern: Mit TEAMstorage haben wir ein Spezial-Tool für die Online-Datenverwaltung entwickelt, das durch einfache Handhabung überzeugt. TEAMstorage kombiniert mit den ADACOR Managed Cloud Services (Online-Storage, CDN-Gateway und Virtualisierung) bietet eine einmalige Lösung, um komplexe IT-Plattformen auf Basis von Internettechnologien zu betreiben. 1.2 Was ist TEAMstorage? Seite 6 In diesem Kapitel informieren wir Sie kurz und knapp darüber, was hinter dem Namen TEAMstorage steckt. TEAMstorage ist eine plattformunabhängige Online-Dateiverwaltung und integraler Bestandteil der ADACOR Managed Cloud Services. TEAMstorage ist auf hohe Skalierbarkeit zur Speicherung sehr großer Datenmengen und für den Umgang mit sehr großen Dateien ausgelegt. TEAMstorage ist einfach zu bedienen, selbsterklärend und kommt ohne Handbuch aus. Sie greifen auf die Plattform über das Internet zu. Dafür benötigen Sie neben Ihrem Rechner nur einen Browser und einen Internetzugang via LAN/DSL. TEAMstorage hilft verteilt arbeitenden Teams, Arbeitsgruppen und Abteilungen digitale Dateien zu organisieren, zu speichern, zu archivieren, wiederzufinden und zu verarbeiten. Sie können das Onlinetool als Projekt-, Team- und Abteilungsdatenspeicher, für die Datenverteilung und Datenanlieferung, als Bild-, Video- und Audioarchiv oder Daten-Back-up einsetzen. Sämtliche Prozessbeteiligten - interne und externe Mitarbeiter, Kunden und Dienstleister - greifen dezentral, d. h. orts- und zeitunabhängig auf TEAMstorage zu und tauschen Daten zentral über die Plattform aus. TEAMstorage erkennt jedes Standarddateiformat, d. h., Sie können Videos, Audios, Fotos, Grafiken, Logos, technischen Zeichnungen, Layouts, Präsentationen, Konzeptpapiere, Word- und PDF-Dokumente etc. mithilfe der Software verwalten. Viele unserer Kunden setzen TEAMstorage auch effektiv im Cross Media Publishing ein. Ein Beispiel: Um die Kosten für Neuproduktionen zu senken, nutzen Agenturen TEAMstorage als Medienarchiv. So werden etwa Fotos in unterschiedlichen Formaten und Größe auf dem Server gesammelt und vorgehalten und projektbezogen in Medien eingesetzt.

7 In Verbindung mit den ADACOR Managed Cloud Services und TEAMstorage verwalten Sie Archivdaten einfach, sicher und hochverfügbar. Die wichtigsten Features von TEAMstorage in der Übersicht: Intuitive Benutzeroberfläche (vergleichbar mit den gängigen Desktop-Programmen wie MS Windows Explorer und Mac Finder) Übersichtliche Startseite (Dashboard) Überschaubare Ordnerstrukturen Up- und Download von Dateien Metadaten und Dateiattribute Automatische Vorschaufunktion (Audio- und Videoplayer, Timeline-Ansicht für Videos) Suchfunktion Rechtemanagement (Kontenunterteilung in Administrator, lesende und schreibende Benutzer) Seite 7 Schnittstellen Erkennen aller Standarddateiformate -Support inklusive Anzeige des Bearbeitungsstatus über das E-Ticketsystem Relationales Datenbankverwaltungssystem: Sun Microsystems MySQL Für das nächste Release (erwartet: September 2009) haben wir folgende Erweiterungen geplant: Versionisierung Hilfefunktion mit Anwendertipp des Tages Frei konfigurierbare Metadaten Zusätzlicher Standard-Arbeitsordner zum Root-Ordner, in dem digitale Daten synchronisiert und aus dem diese Daten über das CDN verteilt werden TEAMstorage ist als Standard- oder Individuallösung TEAMstorage Customized erhältlich. Der technische Mediendienstleister examedia GmbH (www.examedia.net), bietet TEAMstorage verbunden mit den genannten ADACOR-Leistungen unter dem Namen mediastation an. Das Produkt unterstützt speziell die Medienbranche bei der Verwaltung von Mediendateien und der Online-Distribution von Mediadaten in allen Qualitäten.

8 1.3 Wer ist die ADACOR Hosting GmbH? In diesem Kapitel erhalten Sie eine kurze Zusammenfassung unserer Geschäftstätigkeit. Als spezialisierter Dienstleister für internetnahe und komplexe Hostingprojekte für Geschäftskunden lauten unsere Kernthemen: Hochverfügbarkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit. Unser Fokus liegt auf dem Betrieb von IT-Plattformen auf Basis von Internettechnologien und allen damit zusammenhängenden Services. Die ADACOR Hosting GmbH vertreibt im Hosting-Bereich keine Standardprodukte, sondern ausschließlich individuelle Lösungen. Complex Hosting Sicherheit: Firewall / VPN, Datensicherheit, Physikalische Sicherheit 24x7 Betrieb: SLA, Monitoring, Hochverfügbarkeit IT-Infrastruktur: Rechenzentrum, Plattformen, Anbindung Seite 8 Additional Services Domainmanagement SSL-Zertifikate Managed Cloud Services TEAMstorage Online-Storage Virtuelle Server (Virtualisierung) Content Delivery Network (CDN) Unser Unternehmen wurde 2003 gegründet. Der Hauptsitz liegt in Offenbach am Main, der Verwaltungsbereich ist in Essen angesiedelt. Rechenzentrumsinfrastruktur mieten wir bei unseren Partnern e-shelter, Interxion und Riedel Communications in Frankfurt und Wuppertal. Weiterführende Informationen zu unserem Unternehmen haben wir Ihnen im Internet zusammengestellt:

9 2. Funktionsweise TEAMstorage basiert auf modernsten Browser- und Servertechnologien. Es bietet nützliche Funktionen auf einer einfach zu bedienenden Benutzeroberfläche. Dieses Kapitel bietet Ihnen einen Überblick über die TEAMstorage-Hauptfunktionen. 2.1 Benutzeroberfläche Seite 9 Die Schnittstelle zur TEAMstorage-Software ist eine grafische Benutzeroberfläche, die Sie intuitiv bedienen können. Sie benötigen für die Anwendung weder eine Schulung noch ein Benutzerhandbuch. Sämtliche Funktionalitäten sind selbsterklärend. Das optische Design inklusive Bedienelementen wie Schaltflächen, Symbolen, Toolbars, Schieberegler und Auswahllisten sind an den Dateimanager MS Windows Explorer und sein Mac-Pendant Finder angelehnt. Abbildung 1: Screenshot Benutzeroberfläche TEAMstorage, Ansicht Startseite

10 2.2 Startseite (Dashboard) Auf der linken Seite der Startseite sind die Ordner als Baumstruktur angeordnet. Zur besseren Übersichtlichkeit werden zunächst nur die Basisordner angezeigt. Sämtliche Unterordner können Sie per Mausklick öffnen. In der Standardversion zeigt die Listenansicht in der Seitenmitte an, welche Personen gerade online sind. Rechts daneben informiert eine Übersicht automatisch über sämtliche neu hinzugefügten Dateien. Die Standardansichten auf der Startseite können nur von dem Administrator geändert werden. Die obere Taskleiste zeigt in der Adressleiste den vollständigen Pfad des geöffneten Ordners an. Über das Symbol links daneben aktualisieren Sie die Ansicht, mit dem Pfeil nach links gehen Sie einen Schritt bzw. eine Ordnerebene zurück. Über die darunter liegende Taskleiste wird die Ausführung zahlreicher Arbeitsschritte per Mausklick möglich. Auf der Startseite können Sie zunächst zwischen folgenden Möglichkeiten wählen: Optionen, Hilfe, Logout. Optionen Seite 10 Über die Optionen regeln Sie Ihre persönlichen Einstellungen: Abbildung 2: Screenshot Optionsmenü TEAMstorage

11 Über den Menüpunkt Persönliche Angaben ändern Sie Vor- und Nachname, -Adresse und JID. Im Menüpunkt Passwort tauschen Sie Ihr bestehendes Passwort gegen ein Neues aus. In den Voreinstellungen wählen Sie Ihre bevorzugte Oberflächensprache und das Datumsformat. Schon in der Standardversion von TEAMstorage stehen zwei verschiedene Themes zur Auswahl: Default Theme (standardmäßig voreingestellt) und Gray Theme. Im Menüpunkt Schnellstarteinträge ändern Sie per Quicklink Verweise auf z. B. Medien, Optionen, Hilfe oder Logout. Hilfe Das Hilfemenü zu TEAMstorage befindet sich zurzeit im Aufbau. Ab dem nächsten Release (geplant für September 2009) haben wir eine Hilfefunktion mit Anwendertipp des Tages integriert. Seite 11 Logout (Benutzerabmeldung) Mit einem Klick auf das Logout-Symbol beenden Sie Ihre TEAMstorage-Sitzung und verlassen den passwortgeschützen Bereich. 2.3 Ordner Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie Ihre in TEAMstorage abgelegten digitalen Dateien in Ordnern ablegen und organisieren. Sämtliche Ordner im gesamten Ordnerbaum können Dateien oder weitere Ordner enthalten. Die Ordnerstruktur ist frei definierbar, der Hinzunahme von Unterordnern sind keine Grenzen gesetzt.

12 Abbildung 3: Screenshot beispielhafte Ordnerstruktur in TEAMstorage Seite 12 Mit einem Klick auf die rechte Maustaste klappen Sie das Menü für die Ordnerverwaltung auf. Dort können Sie sowohl die Ordnerrechte als auch die Dateizugriffe für jeden Anwender einzeln verwalten: Abbildung 4: Screenshot Aufgabenmenü für die Ordnerverwaltung

13 Ordnername: Der Name des ausgewählten Ordners steht an oberster Stelle der Menüleiste. Neu laden: Der gewählte Ordner wird neu geladen. Alle ausklappen: Ab der Ordnerebene, in der Sie sich befinden, wird der gesamte restliche Ordnerbaum ausgeklappt. Alle einklappen: Ab der Ordnerebene, in der Sie sich befinden, wird der gesamte restliche Ordnerbaum eingeklappt. Ordner umbenennen: In diesem Menüpunkt ändern Sie den Ordnernamen. Neuer Ordner: In diesem Menüpunkt erstellen Sie einen neuen Unterordner. Diese Option können Sie übrigens auch über die Taskleiste nutzen, Menüpunkt Neuer Ordner. Ordner löschen: Mit dieser Option löschen Sie den ausgewählten Ordner inklusive der darin befindlichen Dateien und Unterordner unwiderruflich. Seite 13 Ordnerrechte: Über diesen Menüpunkt verwalten Sie einzelne Benutzer- sowie Gruppenrechte für Ordner- und Dateizugriffe: Ordner lesen, Ordner anlegen, Ordner verändern (umbenennen), Ordner löschen, Ordnerrechte verwalten, Datei lesen, Datei anlegen, Datei verändern (umbenennen), Datei löschen. Actions: Hier wird der Status für die Rechtevererbung und die Unterbrechung der Vererbung angezeigt.

14 Seite 14 Abbildung 5: Screenshot Dateiansicht, Beispiel Detailansicht TEAMstorage stellt verschiedene Möglichkeiten zur Ansicht der Dateien in den Ordner zur Verfügung. Wenn Sie einen Ordner öffnen, der eine odere mehrere Dateien enthält, können Sie in der entsprechenden Toolbar im Menü Ansichten zwischen mehreren Anzeigeoptionen wählen: Extra große Icons Große Icons Mittelgroße Icons Kleine Icons Kacheln Details (Listenansicht) Timeline (für Videodateien) In der Ansicht können Sie die Dateien eines Ordners frei sortieren und gruppieren. Die Dateilisten lassen sich nach Name, Typ, Größe, Ersteller, Erstelldatum sowie dem letzten Bearbeiter und dem Veränderungsdatum filtern. In der Tabellenansicht können Sie zusätzlich die Spalten frei sortieren.

15 Seite 15 Abbildung 6: Screenshot Sortierungsoptionen im Menü Ansicht/Typ. Wenn Sie beispielsweise in einem Ordner eine Bilddatei im.jpg-format suchen, können Sie sich sämtliche Dateien aufsteigend oder absteigend sortieren lassen. Sie können darüber hinaus das jeweilige Feld im Beispiel das Feld Typ gruppieren oder sich die Dateien in Gruppen anzeigen lassen, z. B. nach der Größe. In TEAMstorage werden automatisch alle Dateien in einem Ordner nach den vorhandenen Dateigrößen angezeigt, z. B. alle Dateien mit 3 MB, mit 5 MB oder mit 8 MB. Das Umsortieren von Ordnern und Dateien erfolgt einfach per Drag and Drop. Sie markieren eine Datei oder einen Ordner, ziehen das Objekt mit der Maus und verschieben (drag) es zum Zielort. Dort lassen Sie es los (drop) bzw. fügen es ein.

16 Für die Detailsuche stehen Ihnen über den Menüpunkt Filter verschiedene Optionen zur Verfügung. Sie können Dateien filtern nach: Nur Dateien, die von mir angelegt wurden Nur Dateien, die von mir geändert wurden Nach Erstellungsdatum: 3 Tage, 10 Tage, 1 Monat, 6 Monate Nach Bearbeitungsdatum: 3 Tage, 10 Tage, 1 Monat, 6 Monate Nach Typ: Nur Bilder, nur Video, nur Audio, nur Flash, nur Dokumente (Office-Dokumente), nur Andere (z. B. ZIP-Archive, Dateien in proprietären Formaten) Seite 16 Abbildung 7: Screenshot Menüpunkt Filter

17 2.4 Dateien-Up- und Download Über die Upload-Funktion laden Sie Dateien von der lokalen Festplatte Ihres PCs oder einem anderen Trägermedium in TEAMstorage hoch. Der Datenfluss in die andere Richtung erfolgt über die Download-Funktion. Damit laden Sie Dateien aus TEAMstorage auf Ihre Festplatte oder ein anderes Trägermedium herunter. TEAMstorage bietet verschiedene Up- und Download-Optionen an: Datei-Upload mit Multidateiauswahl Mit dem Multiuploader ist es möglich, beliebig viele Dateien auf einmal auf den TEAMstorage- Server zu laden. Sie starten den Hochladevorgang in der Taskleiste über den Menüpunkt Dateien hochladen. Es öffnet sich ein neues Fenster. Dort klicken Sie auf Datei(en) hochladen. Das Auswahlfenster im Windows Explorer oder Mac Finder öffnet sich. Per Strg+Alt wählen Sie alle benötigten Dateien aus der Liste aus und klicken auf Öffnen. Die Datei wird in die TEAMstorage- Übersicht eingereiht. Mit einem Mausklick auf Datei(en) hochladen werden die Dateien Seite 17 nacheinander aus Ihrem System auf den TEAMstorage-Server hochgeladen. Einfacher Datei-Upload Manchmal verhindern Firewalls, lokale Sicherheitseinstellungen oder ein fehlendes Flash-Plug-In den Einsatz des Multiuploaders. In diesen Fällen können Sie Ihre Dateien mithilfe einer einfachen Upload-Liste mit Standard-Browserfunktionen hochladen. Sämtliche Dateien werden - browserbedingt - einzeln hinzugefügt und in einem Vorgang hochgeladen. Download von einzelnen Dateien, Dateizusammenstellungen oder ganzen Ordnern Über den Menüpunkt Download laden Sie Dateien vom TEAMstorage-Server auf Ihre Festplatte oder ein anderes Speichermedium herunter. Es stehen zwei Download-Optionen zur Verfügung: Vollständigen Ordner herunterladen: Hier laden Sie alle Dateien eines Ordner herunter. Ausgewählte Dateien herunterladen: Mit Strg+Alt wählen Sie alle Dateien aus, die Sie aus dem Ordner herunterladen möchten. In TEAMstorage ist es möglich mehrere einzelne Dateien (einzeln oder zusammengefasst als ZIP- Datei), alle Dateien eines Ordners oder ganze Ordnerstrukturen als ZIP-Datei vom Server herunterzuladen.

18 Seite 18 Abbildung 8: Screenshot Menüpunkt Download

19 2.5 Metadaten und Dateiattribute TEAMstorage arbeitet mit festen, dateispezifischen Metadaten, um eine Mediendatei zu beschreiben, zu verwalten und sie auffindbar zu machen. Sie können die strukturierten Daten auch selbst bearbeiten oder gezielt durchsuchen. Folgende Grundinformationen stehen zur Verfügung: Ersteller Bildunterschrift/Filmtext Erstellungsdatum Erstellungszeit Beschreibung Marke (z. B. bei einem Bild die Marke des Fotoapparates Canon) Modell (z. B. Canon EOS 20D) Software (Bearbeitungsprogramm z. B. Adobe Photoshop 7.0) Seite 19 Titel XResolution (Auflösung, z. B. 72/1) YResolution (Auflösung) Sobald Sie eine Datei aufrufen, werden für diese Datei fest definierte Eigenschaften - sogenannte Dateiattribute - auf dem Desktop angezeigt. Sie können diese auch bearbeiten: Bits Kanäle ColorSpace (z. B. RGB, CMYK) Format Höhe in mm (z. B bei einem Foto) Auflösung Breite in mm (z. B. 4368) Die Anzeige für die Dateiattribute und Metadaten befindet sich auf der rechten Seite der TEAMstorage-Benutzeroberfläche, unterhalb der Vorschau. Die einzelnen Inhaltspunkte erscheinen in einer Menüleiste, die Sie per Mausklick ein- und ausklappen können.

20 2.6 Vorschau Die Vorschaufunktion erleichtert das Auffinden von Bildern, Filmausschnitten, Musikstücken oder Sprachnachrichten. Mithilfe der integrierten Timeline-Software können Sie bis zu sechs Sequenzen aus einem Film ansehen, um einen Überblick über den Inhalt zu gewinnen. Um Video-, Musik- und Sprachdateien direkt anzusehen bzw. anzuhören, unterstützt Sie ein Video- bzw. Audioplayer. Textdokumente werden zurzeit ausschließlich mit den Standarddatei-Icons angezeigt. Dabei werden alle Dateistandardformate unterstützt. Das Vorschaufenster befindet sich recht oben auf der Benutzeroberfläche oberhalb der Anzeige von Dateiattributen und Metadaten. Wenn Sie die Vorschaufunktion nicht benötigen, können Sie das Fenster per Mausklick einklappen. 2.7 Suchfunktionen Für die Suche nach Dateien bietet TEAMstorage eine Schnellsuche und eine Detailsuche an: Seite 20 Schnellsuche mit Direktauswahl Das Eingabefeld für die Schnellsuche befindet sich rechts oben auf der TEAMstorage- Benutzeroberfläche. Wir empfehlen Ihnen die Nutzung der zentralen Suchoption, wenn Sie möglichst viele Informationen zur zu suchenden Datei haben, z. B. den kompletten Dateinamen oder konkrete Teile davon. Nachdem Sie das Schlagwort eingegeben haben, starten Sie die Suche durch einen Klick auf das Lupensymbol. Die Trefferliste wird in einem Ausklappfenster angezeigt. Zur besseren Übersicht erscheint zusätzlich zum Dateinamen und -typ ein Vorschaubild, das Erstellungsdatum, die -zeit sowie der Autor der Datei. Findet das System mehr als zehn Dateien, so werden diese auf mehreren Seiten aufgeführt, durch die Sie vor- und zurückblättern können. Erweiterte Suche mit Stichwortsuche, Dateigrößenfilter, Dateitypfilter, Erstellungsdatum- Filter und Dateialter-Filter Die Detailsuche ist am unteren Ende der TEAMstorage-Benutzeroberfläche angeordnet. Unter dem Punkt Erweiterte Suche können Sie komplexe Such- und Filterabfragen beliebig konfigurieren. Neben der einfachen Suche ist es möglich verschiedene Suchkriterien anzugeben. Die einzelnen Kriterien wie Größe, Asset, Datum und Alter können beliebig miteinander kombiniert werden:

21 Dateigröße: Wenn Sie eine Datei nach der Größe suchen wollen, können Sie hier einen Wert in Byte, KB oder MB angeben und die Suche mit den Optionen ist größer als oder ist kleiner als verfeinern. Asset: Hier suchen Sie Ihre Datei nach dem Typ wie Bild, Video, Audio, Flash oder Dokument. Erstellungsdatum: Hier können Sie in das Suchfeld ein konkretes Datum eingeben. Mit den Optionen vor dem, am, nach dem verfeinern Sie die Suche. Dateialter: Hier können Sie nach dem Alter einer Datei suchen. Folgende Suchoptionen stehen dafür zur Auswahl: Letzte Stunde, Letzte 4 Stunden, Heute, Gestern, Diese Woche, Letzte Woche, Diesen Monat, Letzten Monat. Seite 21 Abbildung 9: Screenshot Suchfunktion Erweiterte Suche

22 2.8 Rechteverwaltung (für Administratoren) TEAMstorage bietet ein umfassendes Rechtemanagement, über das der Administrator die Zugriffsrechte jedes einzelnen Anwenders definiert und verwaltet. Die jeweilige Berechtigung steuert den Zugriff auf Verzeichnisse, Dateien und Funktionen: Benutzerverwaltung mit erweiterter Passwort-Management-Funktion Eine Reihe zusätzlicher Funktionen unterstützt den Administrator beim Passwort- Management: Optische Passwort-Qualitätsanzeige über eine Farbskala im Bereich Optionen/Passwort: Umso sicherer das gewählte Passwort ist, umso eher erreicht die Farbskala den grünen Bereich. Unsichere Passwörter werden in Rot angezeigt. Dauer der Passwortgültigkeit: Hier gibt der Administrator an, wann das Passwort abläuft. Z. B. bei einem Projekt, das am endet, verlieren an diesem Tag auch die Passwörter der Projektmitarbeiter ihre Gültigkeit. Seite 22 Login-Definition: Hier steuert der Administrator, ob der Anwender beim nächsten Login nach der ersten Passwortvergabe sein Passwort ändern muss. Gruppenverwaltung Über die Gruppenverwaltung organisiert der Administrator die Rechte der Anwender, die in einer Gruppe zusammengefasst sind. Dabei können alle Rechte auf einmal als oder sämtliche Rechte für die Benutzer einzeln verwaltet werden. Standardbenutzerrollen TEAMstorage unterscheidet zwischen Administratoren und Benutzer. Beide Gruppen sind standardmäßig mit unterschiedlichen Rechten ausgestattet. Der Standardbenutzer etwa hat lesende und gegebenenfalls schreibende Rechte. Ordnerbasierte Rechte Der Administrator kann folgende Rechte für jeden Anwender einzeln steuern: Ordner lesen, Ordner anlegen, Ordner löschen, Ordner bearbeiten, Ordnerrechte setzen, Dateien lesen, Dateien hochladen, Dateien löschen, Dateien bearbeiten. Rechtevererbung und Unterbrechung der Vererbung Bestimmte Rechte werden nicht nur für einen Ordner bzw. für eine Datei gesetzt, sondern für sämtliche Unterordner inklusive der darin befindlichen Dateien. Diese sogenannte Vererbung können Sie jederzeit unterbrechen, z. B. wenn nicht alle, sondern nur bestimmte Mitarbeiter auf einen Ordner zugreifen sollen.

23 2.9 Schnittstellen WebDAV-Schnittstelle WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) ist ein offener Standard zur Bereitstellung von Dateien im Internet. Über die WebDAV-Schnittstelle greifen Sie aus dem Windows Explorer bzw. Mac Finder auf Ihrem Rechner direkt auf die TEAMstorage-Ordnerstruktur und die darin enthaltenen Ordner zu. WebDAV baut auf dem Hypertext-Übertragungsprotokoll (HTTP) auf. Dieses Protokoll wird von den meisten Unternehmens-Firewalls fast nie gesperrt, da auf den TEAMstorage-Server direkt über das Internet zugegriffen wird. Für die optimale WebDAV-Protokollunterstützung sorgt eine integrierte Zusatz-Software, die auch unterbrochene Up- und Downloads wieder aufnimmt. Schnittstelle zum Online-Bildbearbeitungsdienst Pixlr Seite 23 Pixlr ist ein kostenfreies Online-Bildbearbeitungsprogramm (www.pixlr.com). Über die in TEAMstorage integrierte Schnittstelle zu Pixlr kann der Anwender Bilder und Fotos direkt im Browser bearbeiten und die Änderungen in TEAMstorage speichern.

24 3. Zielgruppen Wir unterschieden zwischen vier Hauptgruppen: 1. Mediendienstleister wie Agenturen, Fotostudios, Webdesigner, Grafiker, Texter 2. Medienunternehmen wie Nachrichtendienste, Verlage, Druck- und Vorstufenbetriebe, Zeitungen, Zeitschriften, Online-Dienste, Video und Rundfunk 3. Industrie- und Handelsunternehmen, Banken und Versicherungen, die für die Eigenvermarktung große Mengen an digitalem Medienmaterial für PR, Werbung, Verkauf oder Dokumentation verarbeiten. 4. Sonstiges Firmen und Organisationen wie Architektur-, Ingenieur- oder Projektbüros, Baufirmen, Bibliotheken, Schulen, Universitäten, Museen oder Krankenhäuser Seite 24 Der Bedarf an DAM-Lösungen lässt sich weder an Mitarbeiterzahlen noch Umsatzgrößen festmachen. Das größte Interesse haben jedoch Unternehmen aller Art mit vielen Töchtern, Partnern, Lieferanten, externen Dienstleistern und freien Mitarbeitern sowie vernetzte Organisationen in öffentlicher oder privater Hand. Das heißt, immer wenn viele Personen an verschiedenen Orten verteilt miteinander arbeiten und digitale Daten austauschen und deren Inhalte abstimmen müssen, kann TEAMstorage zur Dateiverwaltung eingesetzt werden.

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