Digitisation & Media Archiving Solutions

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1 & Media Archiving Solutions Preserve, Digitise and Access your Content EUROPE

2 Die Herausforderung der Weg in die Zukunft Europaweit liegen laut einer Studie der European Commission on Preservation and Access mehr als 20 Millionen Stunden an audio und audiovisuellen Inhalten in den Archiven öffentlicher und privater Institutionen. Ein signifikanter Anteil dieser Inhalte ist akuten Gefahren ausgesetzt, da die physischen Träger dieser Inhalte sehr empfindlich und raschem Verfall ausgesetzt sind. Selbst bei guten Lagerbedingungen liegt beispielsweise die Lebensdauer von Magnetbändern nur bei wenigen Jahrzehnten. Auch das technische Wiedergabe- Equipment steht häufig nicht mehr zur Verfügung, so dass archivierte Inhalte nicht mehr ausgelesen werden können. Ein großer Teil der Inhalte liegt darüber hinaus nur in analoger Form vor. Die Nutzung in der digitalen Welt ist somit nicht möglich. Hier besteht die Gefahr, dass solche Inhalte aufgrund der eingeschränkten Nutzbarkeit zunehmend in Vergessenheit geraten. Die Lösung arvato Entertainment Europe als vertrauensvoller Partner arvato Entertainment Europe hat es sich zur Aufgabe gemacht, die Inhalte seiner Kunden für die Zukunft zu schützen und den Zugang langfristig zu gewährleisten. Daher bietet arvato Entertainment Europe in diesem Segment ein ganzheitliches Portfolio an. Verschiedene Dienstleistungen können kundenspezifisch ausgewählt werden. Egal ob Audio-, Video- oder Film- Formate, arvato Entertainment Europe ist in der Lage, diese Inhalte (inklusive des Begleitmaterials) mit hoch präziser Technik in die digitale Welt zu überführen. Aus Ihren analogen Aufnahmen werden von unseren Experten digitale Audio- Video oder Film- Files auf höchstem Niveau erzeugt. Hierdurch haben Sie die Vorteile, dass Sie die Gefahr des Verlustes Ihrer Inhalte minimieren, die Sicherheit erhöhen (Duplikation) sowie den Zugriff und die Monetarisierung der Inhalte deutlich vereinfachen. Archivierung Sie haben Interesse, Ihr physisches Archiv auszulagern? arvato Entertainment Europe kann das ganzheitliche Management Ihres Archivs übernehmen. Wir sorgen dafür, dass die Datenträger unter den bestmöglichen Bedingungen (Temperatur, Luftfeuchtigkeit, Brandschutz, Zugangskontrolle) gelagert und erhalten werden. Auch um Ihr digitales Archiv können wir uns gerne kümmern. Hierbei sichern wir Ihre Inhalte auf hochleistungsfähigen Tape-Roboter Systemen. Eine optimale Sicherheit gewährleistet, Ihnen die Sicherung über zwei Nearline-Kopien (in unterschiedlichen Gebäuden) sowie eine Offline-Kopie. Somit wird die Verlustgefahr sehr stark minimiert. Asset Management Egal ob in digitaler oder analoger Form, arvato Entertainment Europe betreibt hocheffiziente Asset Management Systeme, um einen optimalen Zugriff auf die verwalteten Inhalte zu gewährleisten. Die Anreicherung mit kundenspezifischen Metadaten ist dabei eine tägliche Aufgabe für uns. Aus Erfahrung wissen wir, dass solche Systeme ein hohes Maß an Individualität bedeuten. Aus diesem Grund ist arvato Entertainment Europe gerne dazu bereit, zusammen mit Ihnen ein individuelles Asset Management System auf- oder auszubauen oder Ihr bestehendes System zu übernehmen und zu verbessern. Wir sorgen dafür, dass Ihre Inhalte am Bestimmungsort ankommen. Hierbei können wir bei Bedarf sowohl Audio-, Video- und Film-Files in die entsprechenden Formate umwandeln (z.b. itunes ) und über eine unsere Hochleistungs Verbindungen ausliefern. Natürlich können wir Ihre Inhalte auch in die physische Produktionskette einschleusen und entsprechende Datenträger (z.b. CDs, DVDs, Blu-ray) erstellen. Wiedergabegarantie Ob Tonbänder, DAT, U-matic, Musikkassette, Videokassette,CD, DVD oder Blu-ray machen Sie sich in Zukunft keine Gedanken um die Lesbarkeit Ihrer Datenträger. Einmal an arvato Entertainment Europe übergeben, können Sie sich sicher sein, dass wir stets darauf achten, alle historischen Formate wiedergeben und digitalisieren zu können. Auch auf Ihre archivierten Dateiformate passen wir auf, so dass diese stets mit aktuellen Systemen kompatibel sind. 2 3

3 The challenge the transmission to a digital world According to the European Commission on Preservation and Access there are more than 20 Million hours of audio and audio-visual content in the archives of public and private institutions within the European Union. A significant share of this content is in immediate danger of disappearing as the data carriers are sometimes very delicate and can decay quite quickly. Even under good archive conditions the life span of a magnetic tape is only a few decades. Further to this, the technical equipment and infrastructure to play back the content carriers, if at all available, is obsolete, so that archived content carriers can no longer be read. Furthermore, a lot of content only exists in analogue form, therefore unusable in a digital world. Hence, the danger arises that this content is going to be forgotten and buried in oblivion due to its limited usability. The solution arvato Entertainment Europe as trusted partner arvato Entertainment Europe offers to support its customers by protecting their prized and unique assets, preserving them on a long-term perspective, so that future generations can also have access to this valuable content. arvato Entertainment Europe offers a broad portfolio of media asset services within the context of Audio, Video and Film archiving. Customers can pick and choose specific services from this. No matter which analogue Audio, Video or Film format, arvato Entertainment Europe is able to transfer this content (including the add-on materials and metadata) into the digital world. Our experts transform your analogue recordings into state-of-the-art, digital audio or video files. Your advantage is that you minimise the risk of losing your content, increase availability & security and ease monetisation of it significantly. Archiving Are you willing to outsource your physical archive? arvato Entertainment Europe is able to execute the entire management of your archive. We provide optimal conditions (temperature, humidity, fire protection and access control) to ensure your assets are protected at the highest level. We can also take care of your digital archive. Here, your content is stored on highperformance tape robot systems. To guarantee a maximum level of security, we can back up your data on two nearline copies (in separate buildings) and one offline copy. This ensures that the danger of data loss is kept to an absolute minimum. Asset Management Optimised administration and access of and to your content, be it analogue or digital, is ensured by a highly efficient arvato Entertainment Europe asset management. The enhancement with customer specific metadata is a day-to-day task for arvato Entertainment Europe. From our experience, we know that such management systems require a high level of individuality. Therefore, arvato Entertainment Europe is happy to take over and modify your system or extend our own existing asset management system to meet your exact requirements. We ensure that your content is delivered to its determined destination. We are able to transcode audio as well as video assets into numerous formats (e.g. itunes ) and transfer them via one of our highspeed connections (e.g. WAM!Net). Of course, we are also able to create CD, DVD & Blu-ray for the physical supply chain. Playability Guarantee No matter if you have Magnetic Tapes, DATs, U-matic, MCs, Video Tapes, Floppy Disks, CDs, DVDs or Blu-rays there is no need to worry about the readability and playability of your data carriers in the future. Once handed over to arvato Entertainment Europe, we will ensure that all historic and digitised formats can be replayed when needed or desired. Furthermore, we take care of your archiving formats and assure that they work on the latest, contemporary systems. 4 5

4 Case Study BPO von ABBA bis U2 BPO from ABBA to U2 Situation Nach Angaben der UNESCO sind Weitere 3 Monate später wurde arvato s Erfahrung ermöglicht Background Situation According to the UNESCO, 200 archive in Gütersloh. Greater financial flexibility weltweit 200 Millionen Stunden an das physische Archiv in das einen deutlichen Anstieg der million hours of audio-visual content Movement of 500,000+ carriers, studio enabling UMGI to be able to react audiovisuellen Inhalten aufgrund von Verfall akut gefährdet. Daher hat UMGI begonnen sein physisches Archiv zu digitalisieren und anschließend digital zu archivieren, um die einzigartigen Inhalte für die Zukunft zu sichern und in das digitale Zeitalter zu überführen. Herausforderung Im Jahre 2008 war es UMGIs erklärtes Ziel das über physische Sicherheitsarchiv nach Gütersloh überführt. Der Transport der Assets, des Studio-Equipments sowie die Übernahme der IT-Systeme konnte in wenigen Monaten abgeschlossen werden. Seit September 2009 werden alle Prozesse erfolgreich in Gütersloh ausgeführt. Seither kümmern sich über 20 Mitarbeiter um die Archivund sfragen der UMGI. Monatlich werden in diesem Rahmen svolumen, was bedeutsam ist um den Wettlauf gegen den Verfall der Inhalte zu gewinnen UMGI hat eine größere finanzielle Flexibilität um am Markt agieren zu können arvato s umfassende Archivierungsund skompetenz aus zahlreichen Projekten von über worldwide is acutely threatened by decay. To counter this challenge UMGI started to digitise and digitally archive their assets. Not only to secure their unique content for the future but to transfer it into the digital age. Challenge In 2008 UMGI s declared target was to outsource the 500,000 plus physical archive, including studio equipment equipment and the transfer of the IT systems was successfully completed in a few months. Since September 2009, all processes are successfully carried out in Gütersloh. More than 20 employees handle UMGI s digitisation and archiving requests with more than 1,000 hours of audio-visual content being digitised monthly Customer Benefits faster to market changes arvato s digitising and archiving expertise from numerous projects More than 100,000 hours of digitisation p.a. State of the art technology and highly experienced workers arvato s Services Archiving (digital & physical) Assets umfassende Archiv inkl. über Stunden an audiovisuellen Stunden p.a. and staff in order to concentrate on UMGI, together with arvato, Asset Management Studioequipment und Mitarbeitern auszulagern, um sich stärker auf das Kerngeschäft konzentrieren zu können und die Kosten zu flexibilisieren. Lösung Inhalten digitalisiert. Kundennutzen Zusammen mit arvato ist es UMGI gelungen, die Kosten der Archivierung um 20% zu Neuste Technologie und sehr erfahrende Mitarbeiter arvato s Services Archivierung (digital & physisch) core business and to create a more flexible cost structure. Solution Only 3 months after an agreement was reached, arvato Entertainment reduced the cost of archiving operations by 20% and was able to optimise its cost structure by converting fix into variable costs arvato s expertise enabled a significant increase in digitising Nur 3 Monate nach Vertragsabschluss reduzieren und die Kostenstruktur Asset Management took complete control of the volume which is particularly wurde das Archiv von arvato durch einen Wandel von variablen UMGI Hannover archive. Only 3 important to win the race against Entertainment Europe eigen- in fixe Kosten zu optimieren months later, the complete archive content deterioration and decay verantwortlich in Hannover geführt. was transferred to the secure 6 7

5 Case Study Für die unserer einzigartigen Archivbestände haben wir nach einem professionellen Dienstleister gesucht, der über umfassende Erfahrungen und kompetentes Personal verfügt, effizient arbeitet und die notwendigen Kapazitäten bereitstellen kann, um das Projekt in einem überschaubaren Zeitraum umzusetzen, arvato hat bei der im November erfolgten Testdigitalisierung gezeigt, dass es den Anforderungen von SRF gerecht werden kann. We looked for a professional service provider who has extensive experience, competent staff, works effectively and has the necessary capacity to digitise our unique archives, and this in a reasonable time period..arvato proved in a test digitisation last in November that they meet all SRF requirements. Martin Eckert Head of Corporate Development SRF arvato digitalisiert SRF ein ganzheitliches Konzept, professionellem Studio-Equipment arvato digitises SRF archives addition to the digitisation includes systems ensure quality control. Archivbestände von SRF was neben der auch (z.b. Studer A820). Dabei bedient Each month up to 2,500 tapes are logistics and human resources Bis zu Bänder werden jeden Logistik und die Bereitstellung ein Tonmeister in einem Studio transported from Basel to Gutersloh support. Human Resources Monat von Basel nach Gütersloh von qualifiziertem Fachpersonal die Einspielstationen. Permanente where they are digitised and then arvato Entertainment Europe provides transportiert, dort digitalisiert und beinhaltet. Kontrolle durch einen vom Dobbin- returned to Zurich for long-term Logistics SRF with on-site implant employees anschließend zur Langzeitarchivierung System erstellten Quality Report. archiving. An efficient logistics concept, precisely to prevent staff shortages and allow nach Zürich überführt. Logistik tailored to customer needs, is the basis maximum flexibility. Ein effizientes und genau auf die Human Resources The Challenge for successful project execution. arvato Herausforderung Kundenwünsche abgestimmtes arvato Entertainment Europe Swiss Radio and Television (SRF) Entertainment Europe optimised the Customer Benefits Schweizer Radio und Fernsehen (SRF) Logistikkonzept ist die Basis für eine stellt SRF Implant-Mitarbeiter zur requires the analogue content of the transport between the archive in Basel, Integrated Solution möchte seine analogen Tonträger aus erfolgreiche Projektabwicklung. So hat Verfügung, um personelle Engpässe Basel archive digitised to preserve the digitisation location in Gütersloh Rapid project completion dem Basler Archiv digitalisieren, um arvato Entertainment Europe für SRF zu vermeiden und größte Flexibilität their valuable cultural heritage from and the new SRF archive in Zurich. Compliance with the highest die wertvollen Kulturgüter vor einem den Transport zwischen dem Archiv in zu ermöglichen. further deterioration and safeguard Special security containers ensure quality requirements weiteren Verfall zu bewahren und für Basel, dem Standort der it for posterity. Over a period of 30 optimal and safe transport. die Nachwelt zu sichern. Dazu werden in Gütersloh und dem neuen Archiv Kundennutzen months more than 60,000 tapes will arvato s Services über einen Zeitraum von 30 Monaten von SRF in Zürich optimiert. Spezielle Ganzheitliche Lösung be transported from the Basel archive Digitising mehr als Bänder aus dem Sicherheitsbehälter gewährleisten Schnelle Projektabwicklung to Gütersloh for digitisation. After To guarantee consistent, high quality Logistics & Transportation Archiv in Basel nach Gütersloh zur einen optimalen und sicheren Höchste Qualität successful digitisation the physical recording arvato Entertainment Quality Control transportiert. Nach der Transport. and digital assets are transferred to the Europe works only with experienced Human resources support erfolgreichen werden arvato s Services SRF s Zurich based archive. sound engineers and professional Process optimisation die physischen und digitalen Assets in studio equipment (e.g. Studer A820). das Zürcher Archiv von SRF überführt. Um eine konstant hohe Qualität der Logistik & Transport The Solution Workstations, in studio environment, Einspielung zu garantieren, arbeitet Qualitätskontrolle arvato Entertainment Europe offered are operated by qualified sound Lösung arvato Entertainment Europe nur Human Resource Support SRF an all in concept, which in engineers. Dobbin Quality Report arvato Entertainment Europe bietet mit erfahrenen Tonmeistern und Optimierung der Prozesse 8 9

6 Audio, Video or Film Contents Ingest / Physical & Digital Archive Content Verification / Quality Check Restoration / Processing Metadata Entry Preview File Creation Post Production Consultancy / Support Secure Physical & Digital Archive Customised Web Access Metadata Management Research / Identification Streaming / Download -on-demand (Physical or Digital) Reporting Content Tracking All Standard Formats Transcoding Physisches Archiv Über 1 Million Assets Über 80 Formate Über 25 Kilometer Regalfläche Optimale Archivbedingungen Höchste Sicherheitsstandards Über Stunden skapazität pro Jahr 8 voll ausgestattete Studios Über 80 Formate möglich Erfahrene Tonmeister und Videotechniker Alle Qualitätslevel möglich Räumliche Flexibilität Physical archive Over 1 million assets Over 80 formats Over 25 km (15.5 miles) of shelf space Optimal archiving conditions Highest security standards Over 100,000 hours of digitisation capacity per annum 8 fully equipped studios Over 80 formats Highly experienced music and video technicians All quality levels possible Geographical mobility Digitales Archiv 2x Sun Storage Tech SL 8500 Dreifache Kopien (2x Nearline, 1x Offline) Erweiterbar auf mehrere hundert Petabyte Roboterstandorte in verschiedenen Gebäuden Replikation von über 600 Millionen BD, DVD und CD p.a. Belieferung von Portalen Transcodierung in zahlreiche Formate Auslieferung über FTP, WAM!Net, Aspera oder Digidelivery Digital archive 2x Sun Storage Tech SL 8500 Triple copies (2x Nearline, 1x Offline) Freely extendable Storage in different locations Replication of over 600 Million BD, DVD and CD p.a. Delivery to online portals Transcoding in numerous formats Delivery via FTP, WAM!Net, Aspera or Digidelivery References Contact Wolfgang Martens Director & Media Archiving Solutions Tel.: Fax: Kelvin White Director Business Development & Media Archiving Solutions Tel.: Fax:

7 Über arvato Entertainment Europe arvato Entertainment Europe bietet seinen Geschäftspartnern aus den Branchen Games, Video, Audio, Sport und TV/Broadcast ein umfangreiches Spektrum an Services und Lösungen. Mehr als Mitarbeiter in Europa betreuen unsere Kunden auf höchstem Qualitätsniveau und das seit mehr als 50 Jahren. arvato Entertainment Europe gehört zu den Marktführern im Bereich integrierter Lösungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette, von Replikation und E-Commerce über Fulfilment, /Supply Chain Management und bis hin zu Electronic Content. Unterstützt werden all diese Prozesse von innovativen End-to-End-IT- Systemen. Mit unseren Lösungen schaffen wir Mehrwert für unsere Kunden und stellen sicher, dass sie für die Herausforderungen des Marktes gut gerüstet sind. arvato Entertainment Europe ist Teil der arvato AG, ein führender international vernetzter Outsourcing-Dienstleister. About arvato Entertainment Europe arvato Entertainment Europe offers an extensive range of services and solutions for its business partners in the games, video, audio, sports and TV/ broadcast industries. More than 1,500 employees in Europe are committed to provide the highest quality support for our customers, following a tradition that goes back over 50 years. arvato Entertainment Europe is a leading outsourcing provider of integrated solutions that include every step of the value chain from replication and E-Commerce to fulfilment, from distribution/supply chain management to electronic content distribution. All of these processes are supported by innovative end-toend IT systems. Our products create added value for our customers and equip them to meet the challenges of today s market. arvato Entertainment Europe is part of arvato AG, a leading networked outsourcing provider.

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