WHITEPAPER. GoToMeeting. Optimales Zeitmanagement: So kommunizieren Sie am Arbeitsplatz effizienter. Prof. Dr. Lothar Seiwert.

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1 Optimales Zeitmanagement: So kommunizieren Sie am Arbeitsplatz effizienter. Prof. Dr. Lothar Seiwert

2 Inhalt Einstieg in Kürze... 3 Jederzeit und überall: Grenzenlose Kommunikation und ihre Auswirkungen s: Die Informationsfl ut bewältigen... 4 Telefon & Fax: Die Klassiker effi zienter nutzen... 4 Meetings: Die Zeitkiller entwaffnen... 5 Regeln für erfolgreiche Meetings... 6 Fazit: Mehr Zeit für das Wesentliche... 7 Prof. Dr. Lothar Seiwert: Zeitmanagement-Experte Nummer Citrix Online... 9

3 Manager-Krankheit: eine Epidemie, die durch den Uhrzeiger hervorgerufen und den Terminkalender übertragen wird. John Steinbeck, Schriftsteller und Nobelpreisträger Einstieg in Kürze Neue Kommunikationsmedien haben den Arbeitsalltag revolutioniert und enorm beschleunigt. Das Last-Minute-Zeitalter ist angebrochen: Wir sind rund um die Uhr überall erreichbar und dabei einem Trommelfeuer an Informationen ausgesetzt. Gelingt es uns, die Flut an Nachrichten, s und Telefongesprächen so einzudämmen, dass wir uns wieder auf unsere eigentlichen Aufgaben konzentrieren können? Bekommen wir Zeitkiller in den Griff? Und wie schaffen wir es, im berufl ichen Umfeld effi zienter zu kommunizieren und uns so mehr Freiräume zu schaffen? In diesem Essay lesen Sie, wie Sie die tägliche -Flut meistern, Telefonate zielgerichteter durchführen und mit effektiven Meetings eine Menge Zeit sparen. Darüber hinaus erhalten Sie handfeste Tipps, um Besprechungen zielgerichteter und schneller durchzuführen. Alles mit einem Ziel: Das Hamsterrad zu verlassen und wieder produktiver zu werden. Jederzeit und überall: Grenzenlose Kommunikation und ihre Auswirkungen Unser Leben kommt nicht mehr zur Ruhe. Wie könnte es auch? Zeit ist knapp, Zeit ist kostbar Zeit ist Geld. Immer häufi ger gilt der erste Griff am Morgen dem Smartphone auf dem Nachttisch. Jede kleinste Unterbrechung des Alltags, ob in der Kantine, beim Fußballspiel oder im Theater, wird zum Telefonieren oder der Sichtung neuer Nachrichten genutzt. Und längst ist es keine Ausnahme, dass Menschen während eines Gesprächs offene Fragen sofort mit einer Suche im Internet beantworten. Wir sind zur Always-on-Gesellschaft geworden. Wissen und Informationen sind überall und jederzeit verfügbar. Einfach mal nicht erreichbar sein? Kommt nicht in Frage! Doch die grenzenlose Kommunikation hat Folgen: Der Tag ist eine einzige Rushhour, Tempo beherrscht unser Leben. Übermäßiger Stress führt immer häufi ger zu Burn-Out-Syndromen oder anderen schwerwiegenden körperlichen Folgen. Multitasking ist auch keine Lösung Stets auf dem Sprung, versuchen wir vor allem an unserem Arbeitsplatz immer mehr Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Multitasking ist das vermeintliche Zauberwort: s beantworten, Telefonkonferenzen führen, Präsentationen fertig stellen alles parallel. Gelingt uns irgendwie. Doch in diesem hektischen Strom der Zeit geht die Konzentration als erstes baden. Wir arbeiten viel, aber sind wir tatsächlich noch produktiv? Erfolg kommt nicht durch Hektik. Der Gelassene nutzt seine Chance besser als der Getriebene, sagt ein chinesisches Sprichwort. Da ist was dran. Doch wie schaffen wir es, uns trotz der unaufhörlichen Kommunikation im Arbeitsalltag einige Freiräume zu schaffen und unser Hamsterrad zu verlassen? Kurz: Wie gewinnen wir mehr Zeit für das Wesentliche? 3

4 s: Die Informationsflut bewältigen Sie haben 87 ungelesene Nachrichten im Posteingang : Kommt Ihnen diese Meldung bekannt vor? Vor etwas mehr als zehn Jahren war die E- Mail ein revolutionäres neues Kommunikationsmedium. Nie zuvor konnten umfangreiche, geschriebene Nachrichten so schnell direkt an eine andere Person verschickt werden. Doch heute sind s mehr und mehr ein Problem: So verbringen Manager mittlerweile im Durchschnitt mehr als zwei Stunden täglich damit, ihre elektronischen Nachrichten abzuarbeiten. Ist das produktiv? Doch es gibt Strategien, wie wir s effi zient bearbeiten können, ohne unsere Kräfte übermäßig zu beanspruchen. Schieben Sie der digitalen Flutwelle einen Riegel vor! So bekommen Sie die -Flut in den Griff Stellen Sie als erstes Ihren -Alarm ab. Nehmen Sie sich höchstens ein- bis zweimal am Tag Zeit für Ihre Mails und bearbeiten Sie diese dann hintereinander weg. Gehen Sie bei der Bearbeitung zeitsparend vor: Entscheiden Sie bei jeder Mail sofort: beantworten, archivieren oder löschen? Lieber mal zum Hörer greifen: s eignen sich nicht für komplexe Diskussionen, Brainstormings oder die Austragung von Konfl ikten. Da ist das gute alte Telefon das Instrument der Wahl. Machen Sie sich keinen Stress: In der Regel reicht es, eine binnen 24 Stunden zu beantworten. Helfen Sie außerdem Ihren Kollegen, Kunden und Partnern dabei, Ihre s effizient zu bearbeiten. Beispielsweise indem Sie jeder Mail einen kurzen und prägnanten Betreff geben.... nur wenige Fragen und To-dos in eine packen. Am besten ist, Sie nennen gleich noch eine Deadline.... Ihre Nachrichten klar gliedern und lesefreundlich gestalten. Fügen Sie Absätze, Aufzählungen und eine automatische Signatur ein, damit der Empfänger Sie auch auf anderen Wegen erreichen kann. Und: Bitten Sie Ihre Kollegen und Geschäftspartner, sparsam mit der CC-Funktion umzugehen. Sie müssen nicht über jeden Prozess auf dem Laufenden gehalten werden. Viele Mails, die wir in Kopie bekommen, sind völlig unwichtig und verstopfen nur unser Postfach. Ich könnte diese Firma notfalls ohne Licht, Klimaanlage oder Heizung führen aber nicht ohne . Andrew Grove, Intel-Mitgründer Telefon & Fax: Die Klassiker effizienter nutzen Internet und haben einen Großteil der Kommunikation am Arbeitsplatz in den virtuellen Raum verlagert. Trotzdem sind Fax, Telefon und der klassische Geschäftsbrief noch immer unverzichtbar. Doch auch hier haben Sie die Chance, effi zienter zu kommunizieren. Fax und fertig In den 1970er Jahren als Fernkopierer auf den Markt gekommen, ist das Fax heute noch immer ideal, um Korrespondenzen kurz und knapp zu beantworten. Bestellungen oder Bestätigungen per Hand ausfüllen, unterschreiben, einschieben, absenden fertig. Komfortabler geht es nicht. Vertrauliche Informationen und Briefe versenden Sie allerdings besser per Post. 4

5 Zeitfalle Telefon Der Griff zum Hörer bietet sich an, wenn die Kommunikation ein wenig persönlicher sein soll - kann aber jede Menge Zeit kosten. Ruckzuck kommt man ins Plaudern, obwohl der eigentliche Grund des Anrufs längst geklärt ist. Gerade im berufl ichen Umfeld ist das ärgerlich. Deshalb: Straffen Sie Ihre Telefonate. Überlegen Sie vor dem Gespräch, was Sie in den nächsten Minuten erreichen möchten. Schreiben Sie sich notfalls eine kurze Liste. Halten Sie Ihren Small Talk kurz, kommen Sie zum Punkt und haken Sie Ihre Liste Punkt für Punkt ab. Am besten, Sie werfen dabei immer mal wieder einen Blick auf die Uhr. Keiner da? Hinterlassen Sie auf der Mailbox Ihre Rufnummer und geben Sie Ihren Wunschtermin für das Gespräch an. So fi nden Sie und Ihr Gesprächspartner schneller zusammen. Meetings: Die Zeitkiller entwaffnen Herr Fauler erzählt von seinem letzten Urlaub, Herr Drückermann macht sich mal wieder für ein neues Preismodell stark und Frau Berger ist heute irgendwie nicht ganz bei der Sache. Nach einer halben Stunde geht man auseinander. Resultate? Fehlanzeige. Nur 20 Prozent aller Meetings bringen 80 Prozent der Ergebnisse, ganz nach dem bekannten Pareto-Prinzip. Viele Besprechungen sind also reine Zeit- und Geldverschwendung. Schlimmer noch: Die Zeitkiller ziehen Kraft und Energie von den Aufgaben ab, für die wir eigentlich bezahlt werden. Aber ganz ohne Besprechungen geht es auch nicht. Bevor Sie jedoch zur nächsten großen Debattierrunde einladen, prüfen Sie zunächst, ob ein Termin in großer Runde überhaupt nötig ist oder schlagen Sie technisch einmal ganz neue Wege ein. Beispielsweise indem Sie eine Software für Online-Meetings einsetzen. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken. Alternative: Webkonferenzen Webkonferenzen sind nämlich längst in der Lage, die meisten Präsenzmeetings und die üblichen -Ping-Pong-Spiele zu ersetzen. Mehr als ein Internetzugang, ein Headset und ein Browser sind dafür gar nicht mehr nötig. Der Moderator lädt die Teilnehmer per ein, das Meeting startet per Mausklick. Über das Internet können die Teilnehmer gemeinsam am selben Dokument arbeiten und in Bild und Ton so miteinander diskutieren, als säßen sie im selben Raum dabei können sie von überall aus teilnehmen. Das zeitliche und fi nanzielle Einsparpotenzial dieses neuen Werkzeugs ist enorm: Bei Geschäftsreisen fallen ja nicht nur die Reisekosten selbst, sondern vor allem die verlorene Arbeitszeit auf der Autobahn oder im Flieger ins Gewicht. Was hätten Sie in diesen Stunden alles erledigen können? Darüber hinaus können Sie Termine kurzfristiger ansetzen, wichtige Dokumente zügig gemeinsam bearbeiten und Projekte schneller abschließen. Auch 5

6 kurzfristige Entscheidungen lassen sich schnell per Online-Meeting treffen. Sie kommunizieren und arbeiten deutlich effi zienter. Mit Webkonferenzen holen Sie sich Zeit zurück und gewinnen den Freiraum, den sie für neue Ideen und kreative Impulse brauchen. Außerdem tun Sie mit Online-Meetings nebenbei auch noch etwas für die Umwelt: Weil viele Reisen entfallen, sinkt der CO2-Ausstoß. Die Sitzungen lassen sich sogar aufzeichnen. Damit wäre auch schon die lästige Frage geklärt, wer denn heute das Protokoll übernimmt... Online-Meetings bieten sich an für... schnelle Abstimmungen in Projekten mit mehreren Teilnehmern. der gemeinsamen Entwicklung von Produkten mit Experten an unterschiedlichen Standorten. Besprechungen und Abstimmungen mit externen Dienstleistern und Freelancern etwa im Marketing. Schulungen und Weiterbildungen von Mitarbeitern oder Kunden an verteilten. Regeln für erfolgreiche Meetings Ob Präsenz- oder Online-Meeting: Die Regeln für erfolgreiche Sitzungen sind weitgehend dieselben. Nur eine Besprechung, die konkrete Ergebnisse und greifbare Erfolge bringt, macht richtig Spaß. Entscheidend ist daher, Besprechungen gut vorzubereiten, sorgfältig durchzuführen und die Ergebnisse gewissenhaft zu kontrollieren. So ziehen Sie Meetings den Zahn: Zusammensetzung der Teilnehmer Weniger ist mehr: Je größer die Runde, desto schwieriger ist es, am Ende zu einer verbindlichen Entscheidung zu kommen. Außerdem sollten alle wichtigen Personen auch tatsächlich teilnehmen. Prüfen Sie daher vorab: Für wen sind die Inhalte des Meetings relevant? Wer muss nicht oder vielleicht nur kurz dabei sein? Welche Entscheidungsträger sollten unbedingt teilnehmen? Gibt es Experten, die Sie dazubitten sollten? Die Rolle des Moderators Der Erfolg eines Meetings hängt maßgeblich von den Qualitäten des Moderators ab. Er muss dem Gespräch Struktur verleihen und es zielorientiert zum Ergebnis führen: Stoppen Sie thematische Geisterfahrer und notorische Vielredner, aktivieren Sie ruhige Teilnehmer und zeigen Sie Meinungsunterschiede auf. Wichtig: Fassen Sie immer wieder Zwischenergebnisse zusammen und visualisieren Sie diese sei es an einem realen oder virtuellen Flipchart, wie es sie bei Webkonferenzen gibt. So vermeiden Sie Missverständnisse und erhöhen die Verbindlichkeit Ihrer Abmachungen. Die Agenda Die Tagesordnung ist der Routenplan Ihrer Besprechung. Fragen Sie sich vorher: Was sind die Ziele des Meetings? Welche Punkte haben oberste Priorität? Wie sieht der zeitliche Ablauf aus? Woran lässt sich der Erfolg der Besprechung festmachen? Über manche Besprechungsteilnehmer muss man sich fragen: Hilft er eigentlich bei der Lösung, oder ist er Teil des Problems? Robert Jungk, österreichischer Zukunftsforscher 6

7 Das Protokoll Wenn Sie nicht festhalten, was sie besprochen haben, war im Grunde alles umsonst. Das Ergebnisprotokoll kann ein Teilnehmer übernehmen. Es dient als Gedächtnisstütze und sollte so formuliert sein, dass es für jedermann verständlich ist. Bei einem Online-Meeting können Sie den kompletten Verlauf mitschneiden und archivieren. Achtung! Im Idealfall dauert ein Meeting 30, maximal 60 Minuten. Ist abzusehen, dass die Besprechungszeit nicht ausreicht - überziehen Sie nicht, sondern vereinbaren Sie gleich einen neuen Termin. Kleine Checkliste für ein erfolgreiches Meeting So wird Ihre Besprechung garantiert ein Erfolg: 1. Führen Sie nur wirklich notwendige Besprechungen durch. 2. Wählen Sie die Teilnehmer sorgfältig aus. 3. Informieren Sie die Teilnehmer bereits im Vorfeld über alles Wissenswerte. 4. Erstellen Sie eine gut strukturierte Agenda. 5. Achten Sie darauf, den Zeitplan einzuhalten. 6. Vereinbaren Sie Diskussions-Spielregeln für Ihre Meetings. 7. Fassen Sie den Stand der Diskussion immer wieder zusammen. 8. Nutzen Sie die Möglichkeiten zur Visualisierung. 9. Protokollieren Sie die Besprechungsergebnisse. 10. Kontrollieren Sie, ob die verabredeten Maßnahmen eingehalten werden Und nicht zu vergessen: Nur wenn der organisatorische Rahmen stimmt, wird ein Meeting erfolgreich denken Sie also an Raum, Beamer, Overhead-Projektor, Flipchart, Schreibmaterial Fazit: Mehr Zeit für das Wesentliche Der Weg aus dem Kommunikations-Hamsterrad am Arbeitsplatz ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Wenn Sie ein paar der vorangehenden Tipps umsetzen, werden Sie sehen, wie schnell sich in Ihrem Alltag neue Zeitfenster öffnen. Stellen sich jetzt einfach mal bildlich vor, wie viel Freiraum Sie gewinnen, weil Sie Ihre Kollegen jetzt häufi ger online treffen und nicht mehr stundenlang zu Meetings anreisen müssen. 7

8 Achten Sie aber darauf, die neu gewonnene Zeit nicht wieder an operative Tätigkeiten voll zu verlieren. Denn dann sind Sie wieder mittendrin im Hamsterrad. Verschnaufen, nachdenken, kreativ sein nutzen Sie die Gelegenheit dazu! Sie werden mehr Freude an ihrem Job empfi nden, produktiver arbeiten und gelassener nach Hause gehen Auch der beste Formel1- Wagen braucht einen Boxenstopp, um wieder aufzutanken. Irgendwann können wir mit unserem eigenen Tempo nicht mehr mithalten und geraten aus dem Gleichgewicht im schlimmsten Fall drohen gesundheitliche Konsequenzen. Kehren Sie der Always-on-Gesellschaft deshalb öfter den Rücken und gehen Sie bewusster mit der Kommunikation am Arbeitsplatz um. Checken Sie Ihre s nur noch zu festen Zeiten. Telefonieren Sie kurz, aber verbindlich. Ersetzen Sie Vor-Ort-Besprechungen häufi ger durch Online-Meetings. Und: Sollten Sie Ihr Smartphone abends auf dem Nachttisch legen schalten Sie es aus. Prof. Dr. Lothar Seiwert: Zeitmanagement-Experte Nummer 1 Fernsehauftritte, Pressekolumnen, mehr als vier Millionen verkaufte Bücher und zahlreiche internationale Auszeichnungen: Prof. Dr. Lothar Seiwert steht wie kein anderer Experte für die Themen Zeitautonomie und Zeitsouveränität. Der prominente Keynote-Redner gehört zum Kreis der Excellent Speakers in Europa. Seine Vorträge in deutscher und englischer Sprache haben in Europa, Asien und den USA mehr als Zuhörer mit Spannung verfolgt. Im Juli 2010 wurde er zum Certifi ed Speaking Professional (CSP) zertifi ziert, der wichtigsten internationalen Speakers-Auszeichnung der US-amerikanischen National Speakers Association (NSA). Diese Zertifi - zierung haben bisher nur 4 deutschsprachige Speaker erhalten. Seine Bücher stürmen immer wieder die Bestsellerlisten. Nach seinen Stationen im Personal- und Bildungswesen zweier Konzerne und seiner Tätigkeit als Management-Consultant einer renommierten Unternehmensberatung lehrte er mehr als zwölf Jahre im Hochschulbereich, zuletzt an der Universität St. Gallen. Aktuelles Buch: Simplify your time Einfach Zeit haben. Campus Verlag, EUR 8

9 Citrix Online Citrix Online stellt sichere und benutzerfreundliche Online-Lösungen zur Zusammenarbeit von Nutzern an jedem Ort bereit. Ob GoToMyPC TM für den Zugriff und die Arbeit an entfernten Standorten, GoToAssist TM für den Kunden-Support, TM für Online Meetings oder GoToWebinar TM für Webinare eingesetzt werden, unsere Kunden mehr als Unternehmen und hunderttausende Einzelpersonen steigern ihre Produktivität, senken ihre Reisekosten und optimieren ihren Vertrieb, ihre Schulungen und ihren Service auf einer globalen Basis. Citrix Online ist ein Geschäftsbereich von Citrix Systems, Inc. (NASDAQ:CTXS). Das Unternehmen hat seinen Sitz in Santa Barbara, Kalifornien. Weitere Informationen erhalten Sie unter Dank Web-Collaboration können sich Internetnutzer live gegenseitig die Bildschirmansicht teilen, um Texte, Kalkulationen, Grafiken und sonstige Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Durch die visuelle Echtzeitkommunikation über das Internet lassen sich Reisezeiten und Kosten erheblich reduzieren und die Produktivität erhöhen. Außerdem leisten die Nutzer einen aktiven Beitrag zum Klima- und Umweltschutz. ausprobieren: Vertrieb kontaktieren Tel gratis testen Citrix Online Division 7414 Hollister Avenue Goleta, CA U.S.A. T Citrix Online Europe Middle East & Africa Citrix Online UK Ltd Chalfont Park House Chalfont Park, Gerrards Cross Bucks SL9 0DZ United Kingdom Citrix Online Asia Pacific Level 3, 1 Julius Ave Riverside Corporate Park North Ryde NSW 2113 Australia T Media inquiries: T T +44 (0) Informationen über Citrix Online Die Lösungen von Citrix Online ermöglichen Menschen, von jedem beliebigen Ort aus zu arbeiten. Unsere Produkte umfassen GoToAssist Remote-Support, GoToManage TM für IT-Management, für Online-Meetings, GoToMyPC für Remote-Zugriff, GoToTraining TM für interaktive Online-Schulungen und GoToWebinar für größere Web-Events Citrix Online, LLC. Alle Rechte vorbehalten. Citrix ist eine eingetragene Marke von Citrix Systems, Inc. in den USA und anderen Ländern. GoToAssist, GoToManage,, GoToMyPC, GoToTraining und GoToWebinar TM sind Marken bzw. eingetragene Marken von Citrix Systems, LLC, in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Marken TM und eingetragenen Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber /B-50216/PDF

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