Digitales Immobilienmanagement erfolgreich einführen

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1 01/2015 Digitales Immobilienmanagement erfolgreich einführen Verlockende Aussichten: eine zentrale digitale Datenablage, effizientere Workflows, optimierte Koordination von Dienstleistern und nicht zuletzt: Kosteneinsparungen. Doch der Wechsel zum Digitalen Immobilienmanagement stellt viele Unternehmen vor neue Herausforderungen. Dieses Whitepaper zeigt, was Sie bei der Einführung beachten müssen und wie die Umstellung gelingt.

2 Wenn Aktenordner zu Nullen und Einsen werden WARUM DIGITALES IMMOBILIENMANAGEMENT? Zunächst einmal: weil umfangreichere Immobilienbestände auch umfangreiche Dokumente und Datenmengen erzeugen. Und weil es im Interesse eines Immobilienunternehmens ist, auf die Dokumente jederzeit Zugriff zu haben und den besten Nutzen aus den Daten zu generieren. Häufig ist der Dokumentenbestand jedoch nicht nur sehr umfangreich, sondern zudem dezentral gespeichert und in heterogenen Applikationen verarbeitet. Ursache hierfür ist die Spezialisierung der Marktteilnehmer. Fonds Manager, Asset Manager, Property Manager und Facility Manager jeder verfügt über relevante Unterlagen, die häufig nach eigenem Dafürhalten in eigenen Systemen verwaltet werden. Solche Medienbrüche erschweren die notwendige Zusammenführung und Auswertung der Daten. Studien zufolge dauert es bis zu vier Monate, um beispielsweise im Verkauf transaktionsrelevante Unterlagen bei den verschiedenen Dienstleistern abzufragen. Bei der Bewertung der Immobilien sieht es genauso aus. Und wenn die Dokumente dann vorliegen, ist noch nicht einmal gewährleistet, dass die Unterlagen auch konsistent und markttauglich sind. Herausforderungen stellen sich besonders bei einem Dienstleisterwechsel. In diesem Fall müssen die Unterlagen von einem Dienstleister zum neuen überführt werden anstatt zentral beim Eigentümer zu liegen. Wer einen Auftrag verliert und seinem Nachfolger die Unterlagen zur Verfügung stellen muss, wird diese Aufgabe nicht unbedingt priorisieren. Schnelligkeit, Vollständigkeit und Sorgfältigkeit lassen schnell zu wünschen übrig. Hier setzt effizientes Digitales Immobilienmanagement an. Mit einer ganzheitlichen Softwarelösung, die auf die wichtigsten Dokumentenbestände zugreift, diese integriert verarbeitet und mit einem einheitlichen Kennzahlensystem versieht. Auf diese Weise wird der gesamte Dokumentenbestand für Sie lesbar, Prognosen werden fundierter und für jeden Workflow werden die benötigten Informationen zentral und tagesaktuell bereitgestellt. Zusätzlicher Effekt: Arbeitsprozesse, die früher streng sequentiell angelegt sein mussten, können über weite Strecken parallel stattfinden und somit schneller und effizienter. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die Vorteile des Digitalen Immobilienmanagements für Ihr Unternehmen zu erkennen und die einzelnen Schritte zur Einführung zu planen. 2. DIGITALES IMMOBILIENMANAGEMENT INSTITUTIONELLER BESTANDSHALTER IN DEUTSCHLAND Innerhalb von drei Jahren hat sich die Anzahl der Nutzer von Dokumenten-Management-Systemen (DMS) mehr als verdoppelt % 21% 40% Ablage in ein zentrales DMS Ablage in mehrere Systeme 15% Ablage ohne DMS 61% 45% Quelle: Kundenauswertung BNP Paribas Real Estate Consult GmbH ABBILDUNG 1: DEUTLICHER ANSTIEG BEI DER NUTZUNG VON DMS-SYSTEMEN 2

3 Auch wenn Bestandhalter zur Zeit mehrheitlich kein bzw. mehrere Ablagesystems nutzen, ist ein deutlicher Trend zum Digitalen Immobilienmanagement zu verzeichnen. Verschiedene Faktoren sind für diese Entwicklung ausschlaggebend: Zunehmendes Outsourcing von Dienstleistungen wie Property- und Facility-Management und damit erhöhte Ansprüche an die Dienstleistersteuerung und -kontrolle Zunehmende rechtliche Anforderungen an das Reporting (Stichwort: Quartalsbewertung) Wunsch nach Flexibilisierung im Portfolio- und Asset-Management mit Erhöhung der Funktionalität Deutlich steigender Dokumentenumfang bei Errichtung, Betrieb und Verkauf von Objekten 3. WAS LANGE WÄHRT IST NICHT IMMER GUT Womöglich haben sich Ihre Mitarbeiter und Dienstleister über die Jahre an spezielle Anwendungen gewöhnt. Die Navigation läuft fast automatisch, die Short-Cuts sitzen. Doch etabliert kann auch veraltet bedeuten. Traditionelle Anwendungen reagieren bisweilen äußerst behäbig auf wechselnde Anforderungen. Besonders im Hinblick auf Performance und Usability hat die IT-Branche in den letzten Jahren eine rasante Entwicklung durchgemacht. Bei alteingesessenen Anbietern lassen Geschwindigkeit, Design und Nutzerführung dann häufig zu wünschen übrig auf Kosten der Adaptionsraten. Und ohne hohe Adaptionsraten entwickelt sich ein System über kurz oder lang zum Datenfriedhof. Es gilt demnach kritisch zu hinterfragen, ob die Idee einer Anwendung bei ihrer Einführung sich auch in tatsächlicher Nutzung niederschlägt. Ältere Anwendungen weisen zudem häufig ein zuviel an Möglichkeiten auf. Was zunächst gut und flexibel klingt, erweist sich im Alltag des Benutzers gern als kompliziert und fehlerträchtig. Der Trend geht heutzutage in eine andere Richtung: hin zu hoch spezialisierten, branchenfokussierten Anwendungen. Nach der Devise weniger ist manchmal mehr unterstützen voreingestellte Workflows gezielt die Arbeitsprozesse, verschlanken die Routinen oder übernehmen sie teilweise sogar ganz. Software, die schon lange am Markt ist, bindet darüber hinaus häufig wertvolle Ressourcen für Weiterentwicklung und Wartung. Wenn selbst kleine Änderungen einen internen oder externen IT-Spezialisten (mit hohen Tagessätzen) erfordern, sollten Sie über eine Neustrukturierung nachdenken. DIGITALES IMMOBILIENMANAGEMENT UND MOBILE NUTZUNG Tablets und Smartphones werden zunehmend als Plattformen für das Immobilienmanagement genutzt. Mobile Web-Applikationen bringen Datenstand, Kennzahlen und Funktionalitäten dorthin, wo Asset- oder Facility- Manager sie benötigen. Mit einer Lösung, die Ihre Prozesse nachvollziehbar abbildet und flexibel an neue Anforderungen angepasst werden kann. Und auch das muss erwähnt werden: nicht immer reagieren Mitarbeiter ausschließlich positiv auf Änderungen in ihrer IT-Umgebung. Neue Strukturen stellen die Mitarbeiter vor neue Herausforderungen, Workflows müssen angepasst, Gewohnheiten aufgegeben werden. In jedem Fall sollten Sie die Einführung neuer Software und Workflows frühzeitig kommunizieren und möglichst alle Mitarbeiter (und ggf. Ihre Dienstleister) in den Prozess einbinden (Change Management). Wer sich aktiv beteiligt, findet sich auch in der neuen Software-Umgebung wieder und nimmt diese umso eher an. Das gilt besonders auch für eine vorhandene IT-Abteilung. Lassen Sie sich nicht entmutigen wenn Ihre IT-Experten zunächst abwinken: Schwer zu integrieren oder Wo ist die SAP-Schnittstelle? Sicher, jeder muss seinen Standpunkt vertreten und sein Know-how einbringen können. Führen Sie sich jedoch schlussendlich vor Augen, dass Ihr Unternehmen erfolgreich sein soll und auch, aber nicht nur Ihre IT-Abteilung. DIGITALES IMMOBILIENMANAGEMENT: WIE SIE IHRE MITARBEITER AKTIV EINBINDEN Der langfristige Erfolg eines Digitalen Immobilienmanagements hängt wesentlich von der Akzeptanz der Mitarbeiter ab. Nutzen Sie deren Erfahrung und Meinung und gestalten Sie gemeinsam das neue System. Fachwissen nutzen Lassen Sie vorhandene Strukturen dokumentieren und integrieren Sie bewährte Arbeitabläufe in das neue System Anregungen aufnehmen Lassen Sie Ihre Mitarbeiter Vorschläge zur Ausgestaltung des Systems machen Probleme thematisieren Was behindert oder stört die derzeitigen Arbeitsabläufe? Aktuell und transparent kommunizieren Informieren Sie rechtzeitig und umfassend über neue Entwicklungen und holen Sie regelmäßig Feedback ein. 3

4 4. DEN BEDARF ERKENNEN UND DOKUMENTIEREN So vielfältig wie ein Unternehmen sind auch die Arbeitsweisen. Verkürzt: Der Asset Manager legt Originalmietverträge zentral auf dem Firmenlaufwerk ab, der Property Manager arbeitet seit Jahren mit einer Kombination aus Firmenlaufwerk und Handakte und der Facility Manager blättert im Notizbuch. Folge: Nach jahrelanger Nutzung sind unzählige Ordner und Ablagen entstanden, Dokumente werden nicht gefunden und deshalb doppelt abgelegt, das zentrale Laufwerk ist überlastet und wird zunehmend langsamer. Auch wenn das Chaos häufig erkannt wird der Mut, das bestehende System zu ändern, fehlt. Jahrelang lief ja alles... Um die richtige zukünftige Software zu finden, würden deshalb im ersten Schritt alle genutzten Systeme dokumentiert und die damit verknüpften Workflows aufgelistet werden. Darüber hinaus sollten alle Abteilungen ihren speziellen Bedarf und ihre zusätzlichen Wünsche formulieren. Orientieren Sie sich dabei an Fragen wie... Welche Funktionen werden besonders häufig bzw. gar nicht genutzt? Welche Abteilung greift auf welche Dokumente zu? Wer ist für welches Dokument bzw. welche Dokumentenkategorie verantwortlich? Über welche Änderungen muss welche Abteilung informiert werden? Wie sollen Administrator- und Zugriffsrechte geregelt werden? Welche Routinen und Abfragen sorgen z. B. für eine eindeutige Benamung von Dokumenten? Am besten bündeln Sie sämtliche Dokumentationen und Anforderungen in einem Pflichtenheft, das am Ende des Prozesses von allen Beteiligten abgesegnet wird. Somit sind alle Must Haves dokumentiert und die daraus resultierenden Minimalanforderungen allen bekannt. 5. EIGENENTWICKLUNG VS. STANDARD-SOFTWARE Der Weg zur selbst entwickelten Software ist kurvenreich und steinig. Planung, Entwicklung und Implementierung sind detailreich, aufwändig und auch konfliktträchtig. Darüber hinaus sorgen langwierige Entwicklungsprozesse unter Umständen dafür, dass wichtige Ressourcen von Ihrer Kernkompetenz, dem Immobilienmanagement, abgezogen werden müssen. Die Anschaffung einer Standardsoftware ist meist der gangbarere Weg. Sie profitieren dabei von den langjährigen Erfahrungen der Entwickler und anderen Nutzer und sparen sich die langwierige Eigenentwicklung bei kürzerer Einführungszeit. Mit großer Wahrscheinlichkeit finden Sie Ihre Must Haves in den guten Standardlösungen bereits gut abgebildet. Achten Sie jedoch darauf, dass sich die Software in Ihre Gesamt-IT-Struktur integrieren lässt und dass sie in der weiteren Verwendung anpassungsfähig bleibt. Von exotischen Lösungen profitieren meist nur die Software-Händler und einige Entwickler, die auf Folgeaufträge spekulieren. 6. KAUFENTSCHEIDUNG: DIE KATZE IM SACK? Werbebroschüren und motivierte Vertriebsmitarbeiter können mit blumigen Beschreibungen eine Menge versprechen. Prüfen Sie diese Informationen gründlich und kritisch. Nehmen Sie sich die Zeit, genau abzugleichen, ob die Software tatsächlich Ihre Anforderungen und Wünsche abbilden kann. Decken sich die Features mit Ihren Must Haves? Fragen Sie nach. Lassen Sie sich am besten das Produkt und seine Leistungsfähigkeit vorführen. Klären sollten Sie außerdem, wie einfach Anpassungen und Ergänzungen vorzunehmen sind. Und: Können diese Weiterentwicklungen eigenständig durchgeführt werden oder muss jedes mal ein IT-Experte eingeflogen werden? Sie sind der Experte für die Prozesse in Ihrem Unternehmen. Sehen Sie zu, dass diese Prozesse sich in der neuen Software wiederfinden. Achten Sie darüber hinaus im Hinblick auf eine schnelle Implementierung und eine ggf. folgende längerfristige Zusammenarbeit auch darauf, dass Ihr Anbieter sein Know-how nicht bunkert. Bietet Ihr Partner Schulungen an? Ist er bereit, sein Wissen an Ihre IT-Abteilung weiterzugeben? Haben Sie feste Ansprechpartner? Wie ist die Support-Abteilung besetzt? Wie schnell ist das Trouble-Shooting? Gibt es Garantien zur Verfügbarkeit des Softwareproduktes? 4

5 Lassen Sie sich zusätzlich vom Anbieter die Unternehmensstrategien und Zukunftspläne der Software erläutern. Welche Herausforderungen stehen an? Wie wird auf zukünftige Marktentwicklungen reagiert? Versteht der Anbieter Ihr Kerngeschäft und Ihre Branche? Wenn Sie eine gemeinsame Basis finden und sich auf Augenhöhe begegnen, werden aus Dienstleistern (die jedes Gespräch abrechnen) zuverlässige Partner. Sollten Sie sich für eine Standardsoftware entscheiden, nehmen Sie das Leistungsspektrum und die damit zusammenhängenden Kosten genau unter die Lupe. Denn: Standardsoftware ist nicht gleich Standardsoftware. Mal wird nach Datenvolumen abgerechnet, mal nach Nutzern, mal nach der Anzahl der hochgeladenen Seiten und mal nach einer Mischung von allen drei oder noch mehr Faktoren. Am besten definieren Sie für Ihre zukünftige Arbeit (großzügig) einige Rahmendaten der Nutzung und lassen sich vom Software-Anbieter eine Kostenkalkulation erstellen. Berücksichtigen Sie dabei, dass sich Ihre Parameter zukünftig auch ändern können, z.b. bei angekauften Immobilien oder zusätzlichen Mitarbeitern. 7. NICHT ZU UNTERSCHÄTZEN: DATENÜBERFÜHRUNG UND INTEGRATION Nachdem Sie sich für eine Softwarelösung entschieden haben, steht das nächste große Thema im Fokus: Wie kommen Ihre umfangreichen Daten in das neue System? Und: wie werden zukünftige Daten integriert, zum Beispiel nach Immobilienankäufen? Wie erfolgen Import, Eingabe und Konvertierung? Wie werden Schnittstellen zu anderen Anwendungen (IMS, Immoscout, Sharepoint, SAP, etc.) angelegt? Über allem steht das übergeordnete Ziel einer reibungslosen und schnellen Implementierung. Parallel dazu gilt es, durchdachte Workflows anzulegen, die eine praxisnahe und effiziente Dokumentenverwaltung begründen und im späteren Tagesgeschäft klare Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten definieren (Rechtevergabe...). Im Detail müssen selbstverständlich sämtliche Daten vollständig und aktuell integriert werden. Ein mitdenkendes System sollte für Plausibilität und eine eindeutige/standardisierte Benamung sorgen. Je nach Größe des Immobilienbestandes ist der Aufwand für das Sourcing nicht zu unterschätzen. Überlegen Sie, ob die Herausforderung inhouse zu leisten ist oder ob ein externer Dienstleister diese Aufgabe übernehmen sollte. Bei erfahrenen (!) Beratern lassen sich auf lange Sicht durchaus Zeit und Kosten einsparen sowie zusätzliches Fachwissen, Know-how und ein externer Blick gewinnen. Außerdem werden Ihre eigenen Ressourcen geschont und können sich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren. SOURCING DURCH DIENSTLEISTER Auswahl Vergewissern Sie sich, dass der Anbieter das nötige Know-how und fundierte Erfahrungen einbringt. Lassen Sie sich Referenzprojekte vorstellen. Aufwand Achten Sie darauf, dass der Sourcing-Aufwand und der daraus resultierende Zeitplan realistisch eingeschätzt wird. Planung Definieren Sie gemeinsame Meilensteine, für deren Einhaltung der Dienstleister einsteht. Kosten Vermeiden Sie unbedingt Folgekosten, indem Sie sämtliche Sourcing-Schritte detailliert definieren und vertraglich vereinbaren. Kontrolle, Dokumentation Vereinbaren Sie regelmäßiges und ausführliches Reporting (Soll-Ist-Abgleich), um über den Projektfortschritt informiert zu sein. 5

6 8. DIGITALES IMMOBILIENMANAGEMENT EINFÜHREN: SCHRITT FÜR SCHRITT Die Einführung einer neuen Software sollte als mehrstufiger Prozess verstanden werden. Die im Pflichtenheft gebündelten Bedürfnisse werden zunächst diskutiert und zu Minimalanforderungen zusammengefasst. Welches sind die wichtigsten Funktionalitäten, die der erste Wurf haben MUSS? Genau diese werden in der ersten Softwareversion umgesetzt und nach Einführung abgeglichen, evaluiert und auf Akzeptanz abgeklopft. Erst anschließend werden darüber hinaus gehende Feature-Requests der Mitarbeiter geprüft und ggf. umgesetzt. Eine Software ist nie nach dem ersten Roll-Out fertig. Systeme entwickeln und Prioritäten verschieben sich entsprechend dynamisch sollte auch das Digitale Immobilienmanagement ausgelegt sein. WAS ERWARTEN MITARBEITER VOM DIGITALEN IMMOBILIENMANAGEMENT? Einfache Bedienung auf intuitiven Benutzeroberflächen Hohe Geschwindigkeit beim Up-/Download von Dokumenten Übersichtlichkeit und schnelles Auffinden (individuelle Suchfunktionen, praxistaugliche Benennung) Relevante Befüllung und vollständige Unterlagen Hohe Aktualität Schlanke, bedarfgerechte Funktionalitäten ( weniger ist mehr ) 9. AUSBLICK Digitales Immobilienmanagement ist nicht gleich Digitales Immobilienmanagement. Insofern besteht die Herausforderung auch nicht lediglich darin, Dokumentenbestände zu scannen und in digitaler Form verfügbar zu machen. Digitales Immobilienmanagement bietet das Potenzial, Prozesse zu entwickeln und abzubilden, die die Arbeit in Ihrem Unternehmen schneller, komfortabler und effizienter gestalten. Was früher streng sequentiell abgearbeitet werden musste, kann mit intelligenten Workflows und strukturierter Rechtevergabe parallel erfolgen oder sogar automatisiert werden. Wie das Digitale Immobilienmanagement gestaltet wird, hängt demnach stark vom Kerngeschäft, der individuellen Arbeitsweise und strategischen Ausrichtung Ihres Unternehmens ab. Die mit der Planung, Einführung und Befüllung entstehenden Kosten, werden dabei schnell wieder eingespielt durch optimierte Arbeitsabläufe, schlankere Prozesse und dem joy of use, dem Spaß an der Nutzung. Copyright 2014 Alle in diesem Dokument genannten Firmennamen und Produktnamen sind unter Umständen geschützte Warenzeichen der jeweiligen Rechtsinhaber. Die in diesem Dokument enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung jederzeit nach Bedarf geändert werden und dürfen ohne die vorherige schriftliche Zustimmung von Architrave GmbH weder zum Teil noch zur Gänze in irgendeiner Form wiedergegeben oder übertragen werden. Architrave GmbH lehnt jede Haftung für Vollständigkeit der in diesem Dokument enthaltenen Informationen ab. Architrave GmbH, Wrangelstr. 100, Berlin 6