Adobe Connect Meeting

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1 Adobe Connect Meeting Kurzbeschreibung Adobe Connect ist eine Konferenzlösung für Webmeetings, E-Learning und Webinare. Im Rahmen der Mitgliedschaft der Hochschule Esslingen im Deutschen Forschungsnetz (DFN) können Sie Adobe Connect kostenlos für Forschung und Lehre nutzen. Unter https://webconf.vc.dfn.de können Sie sich unter Nennung der Hochschule Esslingen anmelden und anschließend ein Meeting starten. Inhalt 1 Technische Voraussetzungen 2 Meeting starten Zugang über das DFNVC Zugang über Moodle 3 Raum einrichten und vorbereiten Rechtevergabe Rollen Ablauf planen Dateien vorbereiten Raumeinstellungen Layouts im Raum Pods Kamera und Ton Einsatzmöglichkeiten Meetings in Online Phasen: Übertragungen, Aufzeichnungen Organisatorische Abläufe regeln Lehrveranstaltungen: Online-Vorlesung, -seminar, -tutorium Beratungssituationen: Online-Sprechstunden studentische Gruppenarbeiten, Forschungskooperationen 1

2 Adobe Connect Technische Voraussetzungen Sie benötigen für ein Adobe Connect Meeting: PC/ Laptop mit stabiler Internetverbindung (Funktionstest für Adobe Connect) Aktuellen Browser (z.b. Internet Explorer, Mozilla Firefox) Flash-Player ab Version 11.2 (Download) Adobe für die Teilnahme an Adobe Connect Meetings ab Version 9.1 den Flash-Player 11.2 oder höher. Adobe Connect Add-In (Windows, Mac) für Veranstalter notwendig, um Benutzer freizugeben, etc. Das Add-In erlaubt es, erweiterte Funktionen wie z.b. das Screensharing zu nutzen, und muss für Veranstalter oder Moderatoren, die diese Möglichkeit einsetzen wollen, installiert sein. Teilnehmer an einem Meeting benötigen kein Add-In. Lautsprecher oder Kopfhörer Mikrofon (falls Sie im Meeting Sprache übertragen möchten) Webcam (falls Sie im Meeting ein Videobild übertragen möchten) 2

3 Meeting anlegen Es gibt zwei Möglichkeiten ein Adobe Connect Meeting anzulegen: Möglichkeit 1: Über den kostenlosen Zugang des DFNVC ein Meeting starten Möglichkeit 2: Adobe Connect kann nun auch sehr leicht in einen Moodlekurs eingebunden und daraus direkt gestartet werden. Start als Teilnehmer: Als Teilnehmer brauchen Sie jeweils nur auf den zur Verfügung gestellten Link zu klicken und Sie haben den Meeting-Raum betreten. In einem Moodlekurs müssen Sie lediglich auf das Meeting klicken und den Raum betreten. Sie sind dann jeweils automatisch als Teilnehmer registriert. 3

4 Adobe Connect Zugang über DFNVC Klicken Sie auf (1) Anmeldung über DFN-AAI und wählen Sie anschließend die (2) Hochschule Esslingen aus. (1) (3) Anschließend erhalten Sie diese Ansicht, in welcher Sie über den Klick auf Meeting ein neues Meeting erstellen können (2) (3) 4

5 Adobe Connect Zugang über Moodle Klicken Sie auf Bearbeiten einschalten: (2) (1) (1) Im Moodlekurs finden Sie im Bearbeitungsmodus in einem Abschnitt Material oder Aktivität anlegen. (2) Klicken Sie dieses an und wählen Sie im Pop-up-Fenster anschließend Adobe Connect aus und klicken Sie auf hinzufügen. Wenn Sie zum ersten Mal ein Meeting erzeugen oder einen Meeting-Raum betreten, werden Sie automatisch auf dem DFN-Connect-Server registriert. Sie brauchen als Moodle- Nutzer keine zusätzlichen Zugangsdaten eingeben, solange sie in Moodle angemeldet sind. 5

6 Adobe Connect Zugang über Moodle (3) (3) Geben Sie Ihrem Meeting einen Namen. Tipp: Am besten Sie verwenden den Begriff Meeting mit im Titel. Dadurch ist sofort erkennbar, dass es sich um ein Adobe Connect Meeting handelt. Bisher gibt es noch kein eindeutiges Icon dafür. (4) (4) Sie können die für den Aufbau der Verbindung zum Meeting-Raum verwendete URL anpassen. Der Domain-Teil bleibt immer der Gleiche (webconf.vc.dfn.de). Nur der Teil nach der Domain kann geändert werden. (5) (5) Kontrollieren Sie die Start- und Endzeit Ihres Meetings. Standardmäßig ist eine Stunde Laufzeit eingestellt. 6

7 Rechtevergabe - Rollen In einem Meeting gibt es folgende Rollen: Veranstalter Moderator Teilnehmer Die Nutzer erhalten die Adobe Connect Rollen sobald sie den Meeting-Raum betreten. Als Veranstalter haben Sie die meisten Rechte innerhalb eines Meetings. Der Veranstalter stellt die entsprechenden Layouts und darin enthaltenen Pods (Funktionen, die in bestimmten Fenstern verfügbar sind) zur Verfügung. Als Moderator können Sie innerhalb eines Raumes Material hochladen, Dateien, den eigenen Bildschirm während einer Sitzung freigeben, Video und Audio übertragen sowie anderen Personen im Meeting - Raum Rechte (bspw. zur Audioübertragung) erteilen. Der Moderator unterstützt den Veranstalter und koordiniert oftmals das Meeting. Der Veranstalter entscheidet, ob er Teilnehmern mehr Rechte zuspricht. In der Standard-Einstellung Freigabe zu Beginn eines Meetings, haben die Teilnehmer lediglich zusehen, zuhören und sich am Chat beteiligen. Wenn gewünscht ist, dass das Meeting interaktiver gestaltet werden soll, können andere Layouts gewählt werden und den Teilnehmern mehr Rechte seitens des Veranstalters zugesprochen werden. In Moodlekursen werden auch Moodle-Gruppen unterstützt. Nutzer einzelner Moodle-Gruppen können einen Meeting-Raum nur dann betreten, falls ein Meeting lediglich für diese Moodle-Gruppe angelegt wurde. 7

8 Ablauf planen Vor Beginn eines Meetings, sollte der Ablauf genau geplant werden. Durch einen Ablaufplan wird ersichtlich, wer für was zuständig ist und welche Dinge bspw. Dokumente noch vorbereitet und hochgeladen werden müssen. Auch ob es einen oder mehrere Moderatoren geben sollen, sollte vorher abgeklärt werden. Ebenso wichtig ist die Dauer eines Meetings. Dies sollte den Teilnehmern bekannt gegeben werden. In der Regel sollte ein Meeting nicht länger als 90 Minuten gehen. Bei längeren Meetings können auch Pausen mit eingeplant werden. Bei der Planung eines Meetings sollten Sie beachten: Ablaufplan erstellen Dauer des Meetings Moderatoren benennen Umgang mit Zwischenfragen Dateien bereits hochladen 8

9 Dateien vorbereiten Sie sollten als Veranstalter oder Moderator benötigte Dateien (bspw. für die Präsentation) vor dem Meeting vorbereiten. Folgende Formate werden als Präsentationen innerhalb eines Meetings unterstützt: PowerPoint (ppt, pptx), PDF-Dateien (pdf), Bilddateien (jpg, png), Flash-/H.264-Filmdateien (swf, flv, f4v, mp4) MP3-Audiodateien (mp3) Wichtig: Sie können Präsentationen nicht mit Word-Dokumenten durchführen, d.h. Sie müssen Ihre Word-Dokumente zunächst als PDF konvertieren. Dateien können auch über den Pod Dateifreigabe von den Veranstaltern und Moderatoren hochgeladen und von Teilnehmern lokal abgespeichert werden (bspw. die besprochenen Präsentationen). 9

10 4. Raum vorbereiten - Einstellungen Wenn Sie als Veranstalter ein Meeting angelegt haben, können Sie im Vorfeld den Raum nach Ihren Bedürfnissen einrichten. (1) (2) (3) (1) Raum-Einstellungen Im Menü Meeting können Sie wichtige Einstellungen vornehmen. Jedoch sollten Sie die vorhandenen Einstellungen in den meisten Fällen beibehalten. (1) 10

11 Raum vorbereiten - Layouts (2) Layouts Sie können sich im Meeting zwischen drei Layouts entscheiden: Freigabe, Diskussion und Zusammenarbeit. Das Layout Freigabe ist bei jedem neu angelegten Meeting eingestellt, da es sich für eine PowerPoint Präsentation eignet. Im Layout Diskussion werden Pods gezeigt, welche die Diskussion unter den Teilnehmern unterstützt. Ebenso ist dies bei dem Layout Zusammenarbeit: durch Pods wie Dateifreigabe, Hinweis und Chat wird die Zusammenarbeit gefördert (siehe hier). Sie können während eines Meetings immer zwischen den Layouts wechseln: Entweder links oben unter Layout oder rechts in der Layout-Leiste können Sie Ihr Layout wählen. 11

12 Raum vorbereiten - Layouts Ansicht Layout Zusammenarbeit 12

13 Raum vorbereiten - Pods (3) Pods Der Raum des Meetings besteht aus unterschiedlichen Pods. Diese können über die Menüleiste ein- und ausgeblendet werden. Das Start-Layout Freigabe hat die Pods: Kamera und Ton, Teilnehmerliste, Chat und Freigabe. Wenn andere Layouts ausgewählt werden, ändern sich auch die Pods. (3) Kamera und Ton: Ist die Verwaltung der Webcam. Die Webcam muss erst vom Veranstalter den Teilnehmern freigegeben werden. Wenn ein Teilnehmer eine Webcam hat und dafür eine Freigabe vom Veranstalter hat, muss er: die Webcam starten (die Teilnehmer selbst sehen das Bild der Webcam) danach auf Freigabe starten" drücken, damit die anderen Teilnehmer das Bild sehen können. Teilnehmerliste: Über diesen Pod können Sie die Teilnehmer verwalten und sehen, wer welche Rollen hat, bzw. die Aktivitäten der Teilnehmer abstimmen. Chat: Während eines Meetings gibt es auch die Möglichkeit sich in einem Chat zu unterhalten, mit allen Teilnehmern oder Nachrichten nur an bestimmte Teilnehmer zu senden. Mit klick auf den jeweiligen Namen. 13

14 Raum vorbereiten - Pods Abstimmung: Mit dieser Funktion können Abstimmungen vorgenommen werden. Es gibt die Möglichkeit von Multiple Choice oder mehrere Antworten. Das Ergebnis ist für Veranstalter und Moderatoren, kann aber auch den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden. Außerdem kann sie jederzeit wiederholt werden. Fragen und Antworten: Von den Teilnehmern können Fragen während der Veranstaltung gestellt werden, die dann von den Veranstaltern oder Moderatoren beantwortet werden. Hinweis: Kurze Textinformationen können zur Verfügung gestellt werden (z.b. Hinweis auf die nächste Lehrveranstaltung, ToDos, Hinweise zur Abhaltung der Konferenz) Diese Notizen können über die Pod-Optionen auch exportiert oder als Mail versendet werden. Weblink: Durch diesen kann man Teilnehmern den Link einer Webseite mitteilen. Im Normalfall öffnet sich bei den Teilnehmern automatisch. Es sei den ein Pop-up-Blocker ist im Browser aktiviert. Dateien: Es können unterschiedliche Dokumente von den Veranstaltern hochgeladen und den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden (PDF, Word-Dokumente, etc.). Einzelne Einstellungen für die jeweiligen Pods können oben rechts an jedem Pod über dieses Icon gemacht werden. 14

15 Raum vorbereiten - Pods Freigabe: Bildschirm: Der Bildschirm kann für die Teilnehmer freigegeben werden. Das bedeutet, dass die Teilnehmer den gesamten Bildschirm zur Betrachtung freigegeben bekommen (z.b. Vorstellung bestimmte Software, Webseite, etc.). Teilnehmer können vom Veranstalter dazu aufgefordert werden ihren Bildschirm freizugeben. Dokument: Ebenso können auch Dokumente zur Betrachtung freigegeben werden. Die Dokumente können direkt vom Rechner hochgeladen werden. Dies kann allerdings einige Zeit in Anspruch nehmen, daher empfiehlt es sich schon vor Beginn des Meetings, die Datei hochzuladen. Whiteboard: Wenn während eines Meetings den Teilnehmern ein Whiteboard freigeschalten wurde, so können die Teilnehmer daran gemeinsam Themen bearbeiten. Für das Whiteboard ist es sinnvoll, das Layout Zusammenarbeit aufzurufen. 15

16 4. Kamera und Ton Der Veranstalter kann die Webcam über zwei Möglichkeiten starten: Zum einen über den Menüpunkt Webcam (1) oder über den Pod Kamera und Ton (2). Danach erhalten Sie als Veranstalter ein Bild und können dieses ausrichten, bevor Sie es den Teilnehmern freigeben. Damit Teilnehmer die Webcam starten können, brauchen sie die Freigabe vom Veranstalter oder Moderator. Wenn ein Teilnehmer eine Webcam hat und dafür eine Freigabe vom Veranstalter hat, muss er: die Webcam starten (die Teilnehmer selbst sehen das Bild der Webcam) danach auf Freigabe starten" drücken, damit die anderen Teilnehmer das Bild sehen können. (1) (2) 16

17 4.1 Ton (1) Als Veranstalter können Sie allgemeine Einstellungen vornehmen, bspw. ob Teilnehmer Mikrofonberechtigungen bekommen oder nicht. Lautsprecher: Bitte achten Sie darauf, dass das Lautsprechersymbol (1) rechts neben "Meeting" GRÜN ist. Mit einem Klick auf das Symbol können Sie den Lautsprecher aktivieren bzw. deaktivieren. Wenn Sie die Lautsprecherlautstärke anpassen möchten klicken Sie bitte auf den "Pfeil nach unten" direkt neben dem Lautsprechersymbol und wählen Sie Lautsprecherlautstärke anpassen (2) Wenn Sie ein Headset benutzen, achten Sie bitte darauf, dass dieses 1) eingeschaltet ist, 2) die Lautstärkeregelung am Headset richtig eingestellt ist und 3) die Kabel richtig an Ihrem Rechner eingesteckt sind (falls kein USB). (2) 17

18 4.1 Ton Wenn Sie nichts hören können, kontrollieren Sie bitte die Lautsprechereinstellungen Ihres Computers. BEI WINDOWS: unten rechts neben der Uhr BEI APPLE: oben rechts neben der Uhr bzw. der Batterie BEI LINUX (Ubuntu): oben rechts neben dem Datum/Uhrzeit Falls Sie nicht sicher sein sollten, ob Ihre Lautsprecher/Headset funktionieren, testen Sie bitte Ihre Lautsprecher/Headset indem Sie ein Beispielvideo oder ein Beispielaudio öffnen. (1) Mikrofon: Um sprechen zu können, muss das Lautsprechersymbol GRÜN geschaltet sein (1). Hierfür benötigen Sie vom Veranstalter die Berechtigung. Sie können es aber auch Stummschalten (2), bspw. wenn jemand anderes spricht. Dadurch kann verhindert werden, dass es störende Nebengeräusche gibt. Auch hier kann die Mikrofonlautstärke angepasst (3) werden. (2) (3) 18

19 ? Bei weiteren Fragen und/oder Anregungen wenden Sie sich bitte an Nadja Kornher: per Telefon oder per 19

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