Willkommen im ifb-seminar: Protokoll- und Schriftführung im Betriebsrat

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1 Willkommen im ifb-seminar: Protokoll- und Schriftführung im Betriebsrat Ihr Referent: Urs Peter Janetz Fachanwalt für Arbeitsrecht

2 Bestellung des Schriftführers im BR Verantwortlicher Schriftführer = ein (oder mehrere) vom BR bestelltes BR- Mitglied, ggf. auch bei jeder Sitzung neu. Keine feste Regelung im BetrVG Bürokraft als Protokollant/in * Ab welcher BR-Größe die Hinzuziehung einer Schreibkraft zur Unterstützung des Schriftführers erforderlich ist, ist strittig * Bürokraft kann an BR- Sitzung teilnehmen & Protokoll führen * hat kein Stimmrecht * Geheimhaltung: 79 BetrVG gilt für Bürokraft nicht! Verschwiegenheitspflicht aber aus Arbeitsvertrag (Treuepflicht)

3 Einladung zur BR-Sitzung Einladung: Zeitpunkt & Dauer der Sitzung Sitzung nach Erforderlichkeit: Regelmäßige Sitzungen (z.b. in GO geregelt jeden 2. Montag, h): Einberufung aufgrund von 29 Abs. 3 BetrVG: Berücksichtigung der betrieblichen Notwendigkeiten bei Lage und Dauer Information AGeb (ohne TO) erforderlich Info AGeb nicht erforderlich Antrag ¼ der BR- Mitglieder Information AGeb (ohne TO) erforderlich Antrag AGeb Berücksichtigung der betrieblichen Notwendigkeiten bei Lage und Dauer Information AGeb erforderlich, da Teilnahmerecht nach 29 Abs. 4 BetrVG

4 Wichtige Elemente der Einladung Wichtige Elemente der Einladung Tagesordnung mitteilen (Folie: Ergänzung der Tagesordnung) Rechtzeitige Ladung BRM müssen ausreichend Zeit haben sich vorzubereiten. Meist reichen 3 Tage, gelegentlich auch kürzer. u.u. Fristen in Geschäftsordnung Arbeitgeber: Nur im Falle von 29 Abs. 3 oder bei Einladung Schwerbehindertenvertretung: 32 BetrVG Ladung von Ersatzmitgliedern bei Verhinderung ordentlicher BRM (Folie: Vorübergehende Verhinderung) JAV: 67 BetrVG. Immer 1 JAV-Mitglied. U.U. gesamte JAV Teilnahmerecht anderer an der BR-Sitzung Im BR vertretene Gewerkschaft: 31 BetrVG, wenn ¼ der BRM einverstanden

5 Ergänzung der Tagesordnung Eine wirksame Beschlussfassung ist nur möglich, wenn der entsprechende Punkt auf der Tagesordnung ausdrücklich erwähnt ist (nicht unter Sonstiges ). Hierzu hat das BAG seine Rechtsauffassung bzgl. der Zulässigkeit der Ergänzung der TO geändert (Beschluss vom , 7 AS 6/13): 1) Alle BRM wurden rechtzeitig geladen Voraussetzungen für eine wirksame Ergänzung der Tagesordnung 2) Der BR ist beschlussfähig gem. 33 Abs. 2 BetrVG. (früher: vollzählig versammelt) & 3) Die Ergänzung der TO wird einstimmig beschlossen

6 Vorübergehende Verhinderung eines BRM ( 25 I 2 BetrVG) Arbeitsunfähigkeit wg. Krankheit (+), außer BRM hat mitgeteilt, dass es sein Amt trotzdem ausüben will Beschäftigungsverbot bei Schwangerschaft (+), bei allg. Beschäftigungsverbot (-), wenn Beschäftigungsverbot sich nur auf eine bestimmte Tätigkeit bezieht Urlaub (+), außer BRM hat ausdrücklich mitgeteilt, dass es trotzdem an der Sitzung teilnehmen will Elternzeit (+), außer BRM arbeitet in Teilzeit weiter Schulungsteilnahme (+) Verhinderung aus Privatsphäre BRM (+), z.b. wichtige Familienfeiern, Erkrankung naher Angehöriger BRM persönlich betroffen (+) z.b. Beschlussfassung üb. Kdgg. od. Versetzung des BRM (+), wenn BRM bei auswärtiger Tätigkeit, bei der die Rückkehr zum Betrieb mit erheblichen Kosten verbunden ist (z.b. Montage im Ausland; u.u. Dienstreise) Berufliche Verhinderungsgründe (+), in seltenen Ausnahmefällen bei wichtigen Terminen, wenn es dem BRM nicht zumutbar ist, diesen fern zu bleiben. I.d.R. hat AGeb für Vertretung zu sorgen oder den Termin entsprechend einzurichten, dass Sitzungsteilnahme möglich ist

7 Zwingender Inhalt des Protokolls, 34 BetrVG Wortlaut der Beschlüsse Angabe des Stimmenverhältnisses (z.b. Einstimmig Ja ; 4 Stimmen Ja, 3 Stimmen Nein ) Unterschrift BR-Vorsitzender und mind. ein weiteres BRM (z.b. Schriftführer) Anwesenheitsliste (als Anlage) Genehmigung des (letzten) Protokolls: Zulässig, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben!

8 Anwesenheitsliste Wann? Wer? Inhalt: Wie? Sinnvoll: zu Beginn jeder Sitzung Jeder Anwesende eigenhändig (!) Datum, Beginn & Ende Info über zeitweilige Abwesenheit Fester Bestandteil des Protokolls Info, warum BR-Mitglied nicht teilgenommen hat (bitte sehr sorgfältig!)

9 Protokollarten Ergebnisprotokoll (Beschlussprotokoll) Kurzprotokoll Verlaufsprotokoll Wortprotokoll TO-Punkt Wortlaut Beschlüsse Abstimmungsergebnis (Mindestanforderung gem. 34 BetrVG) TO-Punkt Sachliche Zusammenfassung wesentlicher Beiträge Wortlaut aller gestellten Anträge Abstimmungsergebnis hinsichtlich aller Anträge (Ja, Nein, Enthaltungen) TO-Punkt mit Thema Stichworte zum Sachverhalt Wichtigste Meinungsäußerungen, Zahlen, Fakten aus Diskussion Wortlaut aller gestellten Anträge Abstimmungsergebnis hinsichtlich aller Anträge (Ja, Nein, Enthaltungen) Arbeitsaufträge an Ausschüsse / BRM Genaue Benennung der Verantwortlichen und der Termine Wörtliche Wiedergabe des gesamten Sitzungsverlaufs mit allen Meinungsäußerungen usw. (durch Tonbandmitschnitt bzw. Steno-Mitschrift) Nicht zu empfehlen, das Protokoll dann sehr umfangreich und unübersichtlich; zudem hoher Zeitaufwand

10 Beschlussfähigkeit / Mehrheiten Ausgangspunkt: BR mit 5 Mitgliedern Beschlussfähigkeit (+), wenn an der Abstimmung teilnehmenden mindestens: Absolute Mehrheit erreicht, wenn mit ja stimmen mindestens: Egal, wie viele BRM an der Abstimmung teilnehmen! 13 II Ziff. 3 Rücktritt des BR 36 Geschäftsordnung 27 II 2; 28 I 3 Aufgabenübertr. auf Ausschüsse 28a I 1 Aufgabenübertragun g auf Arbeitsgruppen usw. z.b. 58 II; 107 III Einfache Mehrheit ( 33 I) erreicht, wenn z.b. 3 BRM an der Abstimmung teilnehmen und mit ja stimmen mindestens: Reicht immer dann aus, wenn keine qualifizierte Mehrheit erforderlich ist 3/4 - Mehrheit erreicht, wenn mit ja stimmen mindestens: Egal, wie viele BRM an der Abstimmung teilnehmen! 27 I 5 Abberufung von BA-Mitgliedern 28 I 2 Abberufung von Ausschuss- Mitgliedern 27 I 5 Abberufung von Mitgliedern gemeinsamer Ausschüsse

11 Protokollierung der Beschlussfassung I) Beschlussfähigkeit, 33 Abs. 2 BetrVG Ist vor jeder Abstimmung zu prüfen. II) Antrag Ankündigung als TO-Punkt erforderlich Wortgenauer Vortrag durch BR-Vors. (Einbringung durch alle BRM möglich) Evtl. Diskussion und Änderung des Antragstextes. Anträge unmissverständlich formulieren, u.u. visualisieren Wenn mehrere Anträge gleichzeitig gestellt werden: den am weitest gehende Antrag zuerst abstimmen (z.b. Widerspruch gegen Versetzung ist stärker als verstreichen lassen der Frist) III) Abstimmung Erforderliche Mehrheit prüfen Abstimmungsergebnis prüfen.

12 Voraussetzungen für einen wirksamen BR-Beschluss BRV hat alle BRM rechtzeitig & unter Mitteilung der Tagesordnung geladen Für verhinderte BRM wurde Ersatzmitglied geladen (aber nur für wirklich verhinderte!) Der BR ist beschlussfähig (mindestens die Hälfte der BRM ist anwesend bzw. durch Ersatzmitglieder ordnungsgemäß vertreten) und nimmt an der Abstimmung teil! Jeder Tagesordnungspunkt, der einen Beschluss erfordert, ist konkret auf der Tagesordnung benannt bzw. die Tagesordnung ist ordnungsgemäß ergänzt worden Die erforderliche Mehrheit wurde erreicht Mehrheit der anwesenden BRM = einfache Mehrheit Mehrheit der Mitglieder des BR oder ¾-Mehrheit, falls vom BetrVG gefordert... und natürlich wurde der Beschluss auf einer Sitzung gefasst und nicht im Umlaufverfahren etc....

13 Ablaufplan BR-Sitzung Einladung Wer? Wen? BR-Vorsitzender, 29 II 1 BR-Mitglieder, 29 II 3 ggf. Ersatzmitglieder, 29 II 6 JAV, 29 II 4; 67 I SBV, 29 II 4, 32 ggf. Arbeitgeber, 29 IV ggf. Gewerkschaftsvertreter, 31 Wann? rechtzeitig, 29 II 3 Wie? unter Mitteilung TagesO, 29 II 3 Beschlussfähigkeit mind. die Hälfte der BR- Mitglieder muss anwesend und an der Willensbildung beteiligt sein andere, gem. 33 III Stimmberechtigte, bleiben hierbei unberücksichtigt Beschlussfassung alle BR-Mitglieder haben eine Stimme BR-Mitglieder haben kein Stimmrecht, wenn sie selbst als AN betroffen sind JAV-Vertr. haben Stimmrecht nach 67 II grds. reicht einfache Mehrheit, 33 I (= Mehrheit der Abstimmenden) auf besondere Mehrheiten achten Enthaltungen zählen wie Nein-Stimmen Aussetzung von Beschlüssen gem. 35 möglich (durch JAV / SBV) Protokoll (Mindestvoraussetzungen gem. 34 Abs. 1) Wortlaut der Beschlüsse Stimmverhältnis Unterschrift BRV & eines weiteren BR- Mitglieds eigenhändig verfasste Anwesenheitsliste

14 Unterzeichnung des Protokolls Wer? Bedeutung: verbindlicher Beweis für Folgen: BR-Vorsitzender oder Stellvertreter bei Verhinderung & weiteres BR- Mitglied (!) Abmachungen Aufträge Bewilligungen Kompetenzen Protokoll ist jetzt eine Urkunde Änderung ist jetzt Straftat ( 267 StGB)* BESCHLÜSSE * Geldstrafe oder Freiheitsstrafe bis 5 Jahre)

15 Einsichtsrecht Unterlagen des BR: * Sitzungsniederschriften, Listen, Berechnungen, Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge, Gesetzestexte, Erläuterungen etc. BR-Mitglieder ( 34 Abs. 3 BetrVG): Jederzeit Einsichtsrecht in die Unterlagen* des BR, aber kein Anspruch auf Überlassung bzw. Kopien (entsprechend auch Aufbewahrung!) Andere Sitzungsteilnehmer: - Arbeitgeber / Beauftragter der Gewerkschaft erhält für den Teil, an dem er teilgenommen hat, die Abschrift des entsprechenden Teils des Protokolls, ( 34 Abs. 2 S. 1 BetrVG) - Übrige TN nicht, Ausnahme u.u. JAV, 70 Abs. 2 BetrVG Einsichtsrecht RA Urs Peter Janetz

16 Einwendungen gegen das Protokoll Einwendungen gegen das Protokoll, 34 Abs. 2 S. 2 BetrVG stehen jedermann zu, der an der Sitzung teilgenommen hat Sind unverzüglich schriftlich beim BR- Vorsitzenden zu erheben BR-Vors. muss Einwendungen dem BR zu Kenntnis bringen & dem Protokoll beifügen Häufig gegen: Wiedergabe der Beschlüsse Stimmenmehrheiten Vollständigkeit der Anwesenheitsliste Protokollierung von Anträgen

17 Formen der Betriebs- / Abteilungsversammlungen Voraussetzungen für die Durchführung Teilnehmer Zeitpunkt der Durchführung Versammlungsleitung Vorteile Themen Betriebsversammlung (Vollversammlung) Regelveranstaltung: 1 x pro Kalendervierteljahr, pro Halbjahr statt dessen je eine Abteilungsversammlung möglich Alle Arbeitnehmer des Betriebs. Nicht zur Betriebsversammlung gehörende Teilnehmer wie z.b. Arbeitgeber, Beauftragter der im Betrieb vertretenen Gewerkschaften, Sachverständige usw. Nach Ermessen des BR unter Berücksichtigung der betrieblichen Notwendigkeit. BR-Vorsitzende(r) Alle Arbeitnehmer werden in einer Veranstaltung zusammengefasst. Gleicher Infostand aller Arbeitnehmer. Pflichtthemen: Tätigkeitsbericht des BR Bericht des Arbeitgebers einmal pro Jahr. Wahlthemen: Fragen, die die AN oder den Betrieb unmittelbar betreffen. Nach Ermessen BR. Teilversammlung Wenn wegen der Eigenart des Betriebs (z. B. Mehrschichtbetrieb, unzureichende Räumlichkeiten im Betrieb und außerhalb) eine Vollversammlung nicht möglich. Teilbereiche der Belegschaft, jedoch nicht für gleichartige Arbeitnehmer (z.b. Arbeiter und Angestellte getrennt) zulässig. Nicht zur Betriebsvers. gehörende Teilnehmer: Wie Vollversammlung Wie Vollversammlung. Im engen zeitlichen Zusammenhang durchzuführen. BR-Vorsitzende(r) Alle können teilnehmen. Höhere Beteiligungen und sachlichere Diskussion als im großen Gremium. Wie Vollversammlung. Abteilungsversammlung Für räumlich oder organisatorisch abgegrenzte Betriebsteile vorgeschrieben, wenn dies für die Erörterung der besonderen Belange der Arbeitnehmer erforderlich ist. Mehrere Betriebsteile können zu einer Abteilungsversammlung zusammengefasst werden. Arbeitnehmer dieser Betriebsteile. Nicht zur Betriebsversammlung gehörende Teilnehmer: Wie Vollversammlung Wie Vollversammlung. Möglichst zeitgleich durchzuführen. Soll von einem BR-Mitglied geleitet werden, das dem Betriebsteil angehört. Behandlung von spezifischen Problemen der Abteilungen. Kleiner Kreis und damit größere Beteiligung an Diskussionen zu erwarten. Wie Vollversammlung.

18 Wichtige Inhalte eines Versammlungsprotokolls Wichtige Inhalte eines Versammlungsprotokolls Tagesordnungspunkte Beginn & Ende der BV Teilnehmer, die nicht zur BV gehören (z.b. Gewerkschaftsfunktionär, Vertreter Arbeitgeberseite etc.) Neue Informationen und Zusagen des Arbeitgebers Fragen, Vorschläge, Beschwerden und Kritik aus der Belegschaft Anträge und Beschlüsse der Betriebsversammlung

19 Kosten & Sachaufwand des BR Anspruchsgrundlage im BetrVG Art des Anspruch gegen den ArbGeber Kosten des BR, 40 I Von den Kosten freistellen oder diese erstatten Insb. Kosten der Geschäftsführung des BR Wie z.b. Führen, Erstellen, Übermitteln des Protokolls Sachmittel, Räume & Büropersonal, 40 II Schulungskosten, 40 I, 37 VI Sachmittel, Räume & Büropersonal zur Verfügung stellen Von den Kosten freistellen oder diese erstatten Entgeltfortzahlung u.u. Freizeitausgleich Berater bei Betriebsänderung, 40 I, 111 S. 2 Von den Kosten freistellen oder diese erstatten BR-Wahl, 20 III Von den Kosten freistellen oder diese erstatten Sachmittel, Räume & Büropersonal zur Verfügung stellen Entgeltfortzahlung u.u. Freizeitausgleich Einigungsstelle, 76a Von den Kosten freistellen oder diese erstatten Sachverständige, 80 III 1 Von den Kosten freistellen oder diese erstatten BR-Tätigkeit während der Arbeitszeit, 37 II Entgeltfortzahlung BR-Tätigkeit außerhalb der Arbeitszeit, 37 III Freizeitausgleich u.u. Auszahlung wie Überstunden