Kosten und Nutzen von Videokonferenzen als Form der Online-Kollaboration

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1 Zentrum für Informationsdienste und Hochleistungsrechnen (ZIH) Kosten und Nutzen von Videokonferenzen als Form der Online-Kollaboration Diplomarbeit Christian Meyer

2 Übersicht Einführung Klassifikation der Online-Kollaboration Interviewvorbereitung und Interviewdurchführung Auswertung der Befragung Kostenrechnung Fazit Christian M eyer 2 / 23

3 Klassifikation Klassifikation von Online-Kollaboration im Sinne von Groupware - 3-K-Modell nach Teufel, Sauter, Mühlherr, Bauknecht (1995) Kommunikation Konferenzsysteme Elektronische Postsysteme Koordinations- und Kooperationsunterstützung Kommunikationsunterstützung Diskussionsforen Verteilte Hypertext- Systeme und Communities Gemeinsame Informationsräume Koordination Workflow Planungssysteme Management- Systeme Virtuelle Welten Entscheidungsund Sitzungsunterstützungssysteme Gruppeneditoren Kooperation Christian M eyer 3 / 23

4 Koordinations- und Kooperationsunterstützung Planungssysteme Ressourcenplanung, Terminplanung Mehrbenutzereditoren Asynchron (z.b. Annotationssysteme), Synchron (z.b. Koautorensysteme) Entscheidungs- und Sitzungsunterstützungsysteme Gruppenentscheidungssysteme (GDSS), Electronic Meeting Systems (EMS) Workflow Management-Systeme Steuerung arbeitsteiliger strukturierter Prozesse Modellierung, Simulation, Validierung und Steuerung von Workflows Christian M eyer 4 / 23

5 Gemeinsame Informationsräume Diskussionsforen Bulletin-Board-Systeme, Newsgroups, Mailinglisten Verteilte Hypertextsysteme und Community-Unterstützung Wikis und Webpublishing, Weblogs und Teamtagebücher Social Software und Teamunterstützung Virtuelle Welten Mehrbenutzerspiele, Massive Multiplayer Online Games Christian M eyer 5 / 23

6 Kommunikationsunterstützung Elektronische Post-Systeme (asynchrone Kommunikation) (auch Voic , Video-Mail), Fax, SMS, MMS Voic box Konferenzsysteme (synchrone Kommunikation) Textbasierte Konferenzsysteme (Instant Messaging, Chatrooms) Audiokonferenzsysteme Videokonferenzsysteme Christian M eyer 6 / 23

7 Interviewleitfaden Optimiert für strukturierte Interviewführung (offen gestellte Fragen und geschlossene Fragen mit Skalenantworten) 4 Kriterien der Fragenformulierung (Verständlichkeit, Präzision, Neutralität, Eindimensionalität) 3 Seiten (jeweils mit Notizmöglichkeit), aufgeteilt in 7 Abschnitte: 1. Allgemeine Informationen 2. Informationen zum genutzten Konferenzsystem 3. Informationen zu den Veranstaltungen 4. Qualitative Bewertung (Skalenantworten) 5. Erfolgsfaktoren einer Videokonferenz 6. Akzeptanz von Videokonferenzen 7. Individuelle Nutzermeinung Ausgelegt für 30 Minuten Interview Christian M eyer 7 / 23

8 Interviewdurchführung Folien zur näheren Erläuterung der Fragen, Bezug zu vorherigen Untersuchungen: Kategorie Szenario 1. Lehre 1.1. Vorlesung 1.2. Seminar 1.3 Prüfung 2. Kooperatives Arbeiten 2.1. Projektzusammenarbeit 2.2. Gremium (Bsp. Vorstandssitzung) 3. Event 3.1. Kongress 3.2. Tag der offenen Tür 3.3. Festakt 4. Information und Beratung 4.1. Auskunft 4.2. Sprechstunde 4.3. Workshop 5. Spezialanw Mediz. Sektor 5.2. Koop. Planungs- und Produktionstechnik Komponente Note durchschn. Videoqualität 1 sehr gut 2 gut 3 mittel 4 schlecht 5 sehr schlecht durchschn. Audioqualität 1 sehr gut 2 gut 3 mittel 4 schlecht 5 sehr schlecht durchschn. Präsentationsq. 1 sehr gut 2 gut 3 mittel 4 schlecht 5 sehr schlecht Christian M eyer 8 / 23

9 Interviewdurchführung Versand einer Anfrage nach Unterstützung bei Diplomarbeit in Mailingsliste Zeitliche Koordination und Terminabsprache per Zeitraum der Interviews: Direkt (1x), per Telefon (2x), Mehrzahl per Videokonferenz Durchführung und Aufzeichnung mit Tandberg 6000 MXP - Raumsystem am VCC (nach Einverständnis der Befragten) Christian M eyer 9 / 23

10 1. Grundauswertung Insgesamt 18 Interviews: 3 Frauen, 19 Männer (in 3 Interviews mehrere Personen) Alter der Befragten ist breit gestreut: Beruflich homogenes Bild (informationstechnischer Hintergrund) 9 Interviews im akademischen Bereich, 9 im industriellen / gewerblichen Bereich Nutzungskompetenz: Minimum 8/Jahr Median 48/Jahr Alterstruktur Anzahl Mittelwert 41,3 Videokonferenzen pro Jahr Anzahl bis 50 9 (50%) (17%) mehr als (28%) keine Angabe 1 (5%) Christian M eyer 10 / 23

11 2. Auswertung der genutzten Systeme Vielzahl verschiedener Systeme: Polycom (12x), TANDBERG (6x), Sony (3x), Lifesize (2x), VCON (2x) 100 Polycom PVX, Hardwaresysteme, Mittel Mehrzahl der Befragten benötigt Administration der Systeme (v.a. bei Probl. oder weiteren Funktionalitäten, nur 2 Befragte ohne Administration) Genutzte Infrastruktur: IP und ISDN (ISDN abnehmend) 10 (55%) nur ISDN 3 (17%) nur IP 5 (28%) ISDN stark im Rückgang Falls genutzt sind max. 20% der Veranstaltungen per ISDN Ausschließliche ISDN-Verfügbarkeit nur in nichtakademischer Gruppe IP-Struktur im industriellen Bereich Standleitung (keine Extrakosten) Christian M eyer 11 / 23

12 3. Auswertung der Veranstaltungen Durchgeführte Veranstaltungen: gewerblich / industriell akademisch Vorlesung Seminar Prüfung Meeting Gremium Kongress Tag d. o. Tür Festakt Auskunft Sprechstunde Workshop Medizin Kooperation Veranstaltungsdauer 2h (min 0,5h - max 5h), Vorbereitungszeit 14min (min 0min - max 60min) 16 Befragte mit internationaler Betätigung 15 Befragte nutzen weitere Online-Kollaboration (VNC 7x, H.239 8x, Netmeeting 4x, Whiteboards 1x, Webconferencing 1x, Terminplanungssysteme 1x, Mehrbenutzereditoren 1x) Christian M eyer 12 / 23

13 4. Qualitative Bewertung Unterscheidung zwischen akademischen und gewerblichen Sektor sowie Gerätegeneration Durchschnittliche Videoqualität: 5 Bewertung (1 sehr gut... 5 sehr schlecht) 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1,89 3,33 2,22 2,33 2,06 2,83 unteres Mittel oberes Mittel 1 akademisch gewerblich gesamt Christian M eyer 13 / 23

14 4. Qualitative Bewertung Durchschnittliche Audioqualität: 5 Bewertung (1 sehr gut... 5 sehr schlecht) 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1,78 2,78 2,00 2,00 1,89 2,39 unteres Mittel oberes Mittel 1 akademisch gewerblich gesamt Christian M eyer 14 / 23

15 4. Qualitative Bewertung Durchschnittliche Qualität der Datenpräsentation: 5 Bewertung (1 sehr gut... 5 sehr schlecht) 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 1,44 2,11 1,88 2,38 1,65 2,24 unteres Mittel oberes Mittel akademisch gewerblich gesamt Christian M eyer 15 / 23

16 5. Erfolgsfaktoren Für die Vermittlung und das Verständnis des Gesprächsinhaltes während der Konferenz ist mir wichtig: Wichtigkeit (1 sehr wichtig... 5 nicht wichtig) 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 akademisch: ** gewerblich: * nicht signifikant 1,00 1,11 2,56 1,67 2,56 1,78 Audio Video Daten akademisch gewerblich n akad =9, n gew =9; ** p<0,01 hoch signifikant, * p<0,05 signifikant Christian M eyer 16 / 23

17 5. Erfolgsfaktoren Für den Erhalt der Aufmerksamkeit / Konzentration während der Konferenz ist mir wichtig: Wichtigkeit (1 sehr wichtig... 5 nicht wichtig) 5 4,5 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 akademisch: ** gewerblich: * 1,00 1,00 2,00 1,78 2,22 1,78 Audio Video Daten akademisch gewerblich nicht signifikant n akad =9, n gew =9; ** p<0,01 hoch signifikant, * p<0,05 signifikant Christian M eyer 17 / 23

18 6. Akzeptanz von Videokonferenzen Alternative zur lokalen Durchführung: Videokonferenzen sind eine Alternative zur Veranstaltungsdurchführung vor Ort. Akademisch Gewerblich Gesamt 1 stimme voll zu 4 (44,4%) 4 (44,4%) 8 (44,4%) 2 stimme eher zu 4 (44,4%) 4 (44,4%) 8 (44,4%) 3 teils/teils 1 (11,1%) 1 (11,1%) 2 (11,1%) 4 stimme eher nicht zu stimme nicht zu Summe 9 (100%) 9 (100%) 18 (100%) Bereicherung des Konferenzgeschehens: 78% stimmen zu (39% stimme voll zu, 39% stimme eher zu ) 2 Personen (11%) teils/teils, 2 Personen stimmen eher nicht zu Christian M eyer 18 / 23

19 6. Akzeptanz von Videokonferenzen Einsparung von Geld oder Zeit Videokonferenzen helfen Geld zu sparen Zeit zu sparen akademisch gewerblich akademisch gewerblich 1 stimme voll zu 5 (55,6%) 8 (88,9%) 5 (55,6%) 9 (100,0%) 2 stimme eher zu 2 (22,2%) 1 (11,1%) 3 (33,3%) 0 3 teils/teils 1 (11,1%) 0 1 (11,1%) 0 4 stimme eher nicht zu stimme nicht zu 1 (11,1%) Summe 9 (100%) 9 (100%) 9 (100%) 9 (100%) Verringerung der CO2-Emission: 67% stimmen zu (56% stimme voll zu, 11% stimme eher zu ) 17% unentschieden 11% stimme eher nicht zu, 1 Person keine Aussage Christian M eyer 19 / 23

20 7. Individuelle Nutzermeinungen Antworten Anzahl Zeitersparnis 5 Zeitersparnis (und implizit Geldersparnis) 3 Flexibilität, Spontaneität 3 Kostenersparnis 2 mehr Kommunikation / kürzere Abstände bei Meetings 2 technologischer Hintergrund 1 weniger Stress 1 Produkt aus Zeitersparnis, Geld, mehr Kommunikation, weniger Stress 1 Christian M eyer 20 / 23

21 Kostenrechnung am Fallbeispiel Durchführung per Videokonferenz: Systemkosten (einmalig) Gesamtpreis Rollabout-Konferenzsystem (Lifesize) ,00 Betriebskosten (jährlich) Systemwartung und Administration 1200,00 Summe: ,00 Durchführung vor Ort: Mitarbeiterkosten Kosten pro Stunde: 50, Fahrtdauer Hin- und Rückweg: 7 Stunden ,00 Reisekosten Reisekosten für Autofahrt: 0,15 je Kilometer, durchschnittlich 250km Distanz x 2 = 500km je Dienstreise gesamt, 500km x 0,15 = 75,00, einmal wöchentlich 3.750,00 Summe der eingesparten Reisekosten: ,00 abzüglich 10% Reisekosten für notwendige Veranstaltungen vor Ort: ,00 Gesamtsumme eingesparter Reisekosten: ,00 Christian M eyer 21 / 23

22 Kostenrechnung am Fallbeispiel Ergebnis Ersparnis im ersten Jahr Ersparnis bei Einführung des Videokonferenzsystems im ersten Jahr: Ersparnis ab dem zweiten Jahr Betriebskosten - Ersparte Kosten (Gesamte Reisekosten abzgl. 10% Reisekosten für notwendige Veranstaltungen vor Ort): ( ) Amortisation Wirtschaftlichkeitsfaktor = Gesamtkosten des Systems im ersten Jahr / Ersparte Gesamtkosten Zeitdauer der Amortisation = Wirtschaftlichkeitsfaktor x 12 Monate , ,00 0,690 8,3 Monate Christian M eyer 22 / 23

23 Fazit Einordnung von Videokonferenzen in Forschungsfeld CSCW und Beschreibung weiterer Kollaborationsanwendungen Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsanalyse Am VCC Interviewdurchführung Zeitersparnis noch vor monetärem Nutzen wichtig Mehrheitlich hohe Akzeptanz von Videokonferenzkommunikation Christian M eyer 23 / 23

24 Fazit vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Christian M eyer 24 / 23

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