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1 Maintenance Management

2 Einleitung Seit 1988 unterstützen wir Unternehmen bei der Optimierung von Geschäftsprozessen. Mit unserer modularen Software bieten wir Ihnen eine maßgeschneiderte Lösung. Dabei denken wir auch an die Zukunft. Denn dank der Flexibilität kann die Standardsoftware auf Ihre individuelle Situation angepaßt werden. Ändert sich Ihre Situation, dann folgt Ultimo dieser Veränderung. Dank der Flexibilität und des modularen Aufbaus ist es zudem möglich, zusätzliche Synergien zu erzielen, indem alle anderen unterstützenden Prozesse in Ihrem Unternehmen in demselben System automatisiert werden. Bei der Entwicklung von Ultimo erhält die Benutzerfreundlichkeit einen hohen Stellenwert. Beispiele hierfür sind die Verwendung von ansprechenden Hot Key, praktischen Übersichten, intelligenten Suchfunktionen und der klare Bildschirmaufbau mit praktischen Registerkarten und Zusatzinformationen in Pop-Ups, sodass ihre Informationen immer schnell verfügbar sind. iphone 5 Für jede Organisation und jeden Unterstützungsbedarf bieten wir die passende Lösung. Schrittweise bauen Sie Ihre Ultimo Lösung aus. Ihre Investitionen und Ihre Aufwand für die Implementierung bleiben überschaubar. Sie können mit der Ultimo Lite-Version beginnen. Der Wechsel zum umfangreicheren Ultimo Maintenance Management ist zu einem späteren Zeitpunkt zu attraktiven Konditionen möglich. Für Ultimo gibt es unterschiedliche Nutzungsmodelle. Sie können Ultimo kaufen und auf Ihrer eigenen Hardware betreiben, oder Sie schließen einen Mietvertrag mit monatlichen Raten ab (SaaS - Software as a Service). Neben der Software bieten wir Ihnen ein umfangreiches Serviceangebot in Form von Schulungen und unserem fachkundigen Helpdesk, um Sie bei der Implementierung zu begleiten und bei der täglichen Nutzung zu unterstützen. Nokia Lumia Mit unserer Software und unserem Service Ihre Prozesse optimal einrichten. Samsung Tab Kennzeichnend für Ultimo Ihr benutzerfreundlicher Standard nach Maß Sie verfügen über eine bewährte und benutzerfreundliche Standardsoftware gemäß den Marktstandards. Ihre Situation bleibt durch bestimmte Aspekte einmalig. Die Software ist einfach anzupassen, um zusätzlichen Ertrag und Benutzerkomfort zu erzielen. Dafür erhalten Sie ein standardmäßig mitgeliefertes Customization Tool. Samsung Galaxy Alle unterstützenden Prozesse unter einem Dach Die Ultimo Software kann hervorragend für ein einfaches Problem eingesetzt werden. Auf Wunsch ist sie ausgezeichnet als ganzheitliche Lösung für IT Service Management, Facility Management, Maintenance Management, Fleet Management & Human Ressource Management einsetzbar. Alles einfach unter einem Dach, unabhängig von Ihrer Unternehmensgröße oder Branche. Eine nachhaltige Investition mit geringem Verwaltungsaufwand Mit einer Investition in Ultimo profitieren Sie langfristig von einem technisch fortschrittlichen Produkt, welches kontinuierlich von unserem eigenen Team aus Software- Entwicklern weiterentwickelt wird. Da Sie in der Software auch eigene Anpassungen durchführen können, halten Sie durch die Einsparungen von Beratungskosten Ihre Kosten für die Verwaltung niedrig. Seit 1988 verantwortungsbewusst und zuverlässig Unser Verantwortungsbewusstsein ist das Ergebnis jahrelang aufgebauter Expertise und der Überzeugung, dass eine praktisch anwendbare Software den größten Nutzen hat. Bei der Weiterentwicklung der Software stehen Marktentwicklungen und die Meinungen unserer Kunden, die durch Kundenforen aktiv an der Entwicklung teilnehmen, im Mittelpunkt. Das Unternehmen hat seit der Gründung eine solide (finanzielle) Unternehmensführung und ist stets ein zuverlässiger Partner für diverse Stakeholder, auch im sozialen Bereich. Flexibilität mit Ultimo Customization Tool Surface Laptop Unserer Philosophie nach muss sich die Software an die Arbeitsweise der Organisation anpassen, nicht die Organisation an das System. Natürlich ist die Implementierung von Ultimo oft Anlass für Prozessoptimierungen, die mithilfe der Anwendung möglich sind. Dank der Flexibilität können wir die Software weitgehend an Ihre spezifische Situation anpassen. Dies nennen wir jedoch nicht Maßarbeit sondern Konfigurationen im Standard mithilfe des Ultimo Customization Tools. Ziel ist es, die Software möglichst optimal auf Ihre Prozesse abzustimmen und somit Ihre Leistungen weiter zu verbessern. Dank des Ultimo Customization Tools ist es unter anderem möglich, Autorisierungen einzustellen, Bildschirme, Menüs, Felder und Feldlabel anzupassen und neue Menüs und Bildschirme zu erstellen. Sie können auch zusätzliche Felder und Tabellen hinzufügen und zusätzliche Beziehungen im System festlegen. Die Anpassungen können durch Sie (oder Ihr Anwendungsverwalter) oder uns durchgeführt werden. 2 3

3 Professionelle Wartung ganz oben auf der Agenda Die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse von Organisationen werden unter anderem von der Sachkenntnis bei der Ausführung von Instandhaltungstätigkeiten beeinflusst. Neben der Erkenntnis der Bedeutung der Instandhaltung ist die Anwendung von bewährter Software ist ein wichtiger Schritt. Die Erfahrungen der letzten Jahrzehnte haben wir in pragmatischer und benutzerfreundlicher Art und Weise in unsere Software integriert. Hierdurch unterstützen wir unsere Auftraggeber bei der erfolgreichen Durchführung von Instandhaltungstätigkeiten. Modulübersicht Ultimo Maintenance Management verfügt standardmäßig über eine Vielzahl an Funktionen. Das Basispaket ist auf Wunsch mit optionalen Modulen erweiterbar. Alle Softwaremodule werden auf den folgenden Seiten kurz beschrieben. In der folgenden Abbildung können Sie sehen, welche Module Sie mit dem Basispaket erhalten und welche Module eingefügt werden können. Erfolgreiches Maintenance Management auf Knopfdruck Für jede Organisation und jeden Unterstützungsbedarf bieten wir die passende Lösung für die nachhaltige Instandhaltung von wertvollem und geschäftskritischem Vermögen. Dadurch kann die Kontinuität des Outputs sichergestellt und verbessert werden, die Verwaltung und Wartung ist effizienter, Kosten können gesenkt werden und die Sicherheit am Arbeitsplatz verbessert sich (nachweislich). Die Anwendung der benutzerfreundlichen und flexiblen Ultimo Software bietet Ihren Mitarbeitern die richtigen Werkzeuge, um die Struktur und den Ein- und Überblick in der Ausübung Ihrer Arbeit zu verbessern. Sie sehen also, dass eine erfolgreiche Wartung nicht nur möglich ist, sondern mit Ultimo auch verwirklicht werden kann. Mehr als nur Maintenance Management Nicht nur Ihre Wartungsabteilung profitiert von den Vorteilen der Ultimo Software. Die besten Ergebnisse werden bei Organisationen erzielt, die auf den Gebieten Wartung, Produktion, Sicherheit, Qualität, Finanzen und Vorstand gut zusammenarbeiten. Schließlich profitieren alle Beteiligten von einem verlässlichen Zeitplan, guter Kommunikation und fundierter Anlageentscheidungen hinsichtlich des Asset Managements. Auch wenn Sie sich dafür entscheiden, Marktstandards wie ISO oder DIN zu adaptieren, ist die Software hervorragend einsetzbar. Der modulare Aufbau der Software ermöglicht einen Einsatz von Ultimo auch in anderen Unternehmensteilen wie Facility Management, HSE, IT Service Management und Fleet Management. Viele der Benutzer von Ultimo profitieren von der multidisziplinären Software. Starten Sie mit Ultimo Lite Für einen überschaubaren technischen Dienst oder als Einstiegsmodell bieten wir Ultimo Lite an. Ein einfaches, aber vollständiges Maintenance System zu einem attraktiven Preis: + Ausgezeichnete erste Schritt zur Professionalisierung + Speziell entwickelt für standardisiertes Arbeiten + Optional erweiterbar mit Self Service und Ultimo Go + + Einfacher Wechsel auf die Vollversion Ultimo Maintenance Management ipad mini iphone 5 Nokia Lumia Samsung Tab ARBEITSAUFTRAGS- PERIODISCHE WARTUNG PROJEKT- LAGERHALTUNG & EINKAUF ULTIMO GO MULTI-JOBS HSE-INCIDENT MANAGEMENT VERTRAGS- Maintenance Management DASHBOARDS ABSCHREIBUNGEN FAKTURIERUNG STUNDEN- SERVICE LEVEL AGREEMENTS LANGFRISTIGE ASSETPLANUNG STANDARDBE- NACHRICHTIGUNGEN VERSENDEN STAMMDATEN- PERSONEN- SELF SERVICE ASSET MANAGEMENT KOSTENERFASSUNG BERICHTE AUSGABE- Samsung Galaxy IMMOBILIEN- ULTIMO CUSTOMIZATION TOOL AUTORISIERUNGS- WORKFLOW SCHEDULER+ IMPORT VERSCHIEDENE SCHNITTSTELLEN Dass wir bei der Entwicklung des flexiblen Ultimo Maintenance Management Systems auch auf die Wünsche aus der Praxis eingegangen sind, erkennt man an den Erweiterungen im Bereich HSE und der modernen Standard- Schnittstellentechnologie, womit einfache (zertifizierte) Interfaces mit u.a. ERP-Software möglich Fleet Management Fleet Management sind. Dies ist auch aus der modernen mobilen Anwendung Maintenance Maintenance Management Management Ultimo Go heraus möglich. IT Service IT Service Management Management MANAGEMENT OF CHANGE Fleet Management Fleet Management Infra Asset Infra Asset Management Management Kombinierbar mit unseren Lösungen für: ARBEITS- GENEHMIGUNGEN Maintenance Maintenance Management Management Facility Facility Management Management SCHICHTÜBERGABE IT Service IT Service Management Management Infra Fleet Asset Management Infra Fleet Asset Management Management Surface ARBEITSABLÄUFE FINANZEN KOMMUNIKATION STANDARD OPTIONAL Laptop 4 5 OBJEKTE FLEXIBILITÄT & TECHNIK Facility Maintenance Facility Maintenance Management Management Management IT Service IT Service Management Management Infra Asset Infra Asset Management Management 5

4 Surface Laptop Arbeitsauftragsverwaltung Das Modul Arbeitsauftragsverwaltung beinhaltet alle Möglichkeiten für die Erstellung und Abwicklung von Aktivitäten, beispielsweise einer Störung oder einer Anfrage. Benutzerfreundliche Planer erleichtern die Organisation der Arbeit und stellen die Arbeitsbelastung übersichtlich dar. Der Auftragsprozess kann durch anpassbare Fortschrittsstatus vollständig an Ihre Prozesse angepasst werden. Die eingegebenen Informationen (Kosten, Stunden, genutztes Material) werden genutzt, um Stundenzettel zu erstellen, Kostenbelastungen durchzuführen, Berichte und Dashboards zu füllen und Lagerbestände zu ändern. Periodische Wartung Dieses Modul wird für die Planung regelmäßiger oder vorbeugender Wartungsarbeiten eingesetzt. Außerdem werden mithilfe dieses Moduls Arbeiten angestoßen, die sich aus der Nutzung von modernen Wartungsmethoden ergeben, beispielsweise durch Schnittstellen zwischen MES-Systemen, SCADA-Systemen, PLC S und ERP-Systemen. Periodische Wartungsmodelle können auf Basis von z.b. Zählerständen, Kalenderwochen oder Frequenzen erstellt werden. In der grafischen Planung können Änderungen vorgenommen werden und nach der Generierung von Arbeitsaufträgen werden diese im Bereich Arbeitsauftragsverwaltung angezeigt und dort mit einem ausführenden Mitarbeiter verbunden. Sie können Ihre periodische Wartung außerdem mit Verträgen verknüpfen. Aufgebaute historische Daten sind für Audits und Qualitätskontrollen einfach aufrufbar. Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Wartung zum richtigen Zeitpunkt mit Just-In-Time Maintenance Projektverwaltung Dieses Modul unterstützt Sie bei der Erstellung von (Teil-) Projekten, von der Vorbereitung bis zur Planung und Überwachung. Darüber hinaus haben Sie hervorragende Einsicht in die Finanzen von Projekten. Lagerhaltung & Einkauf Behalten Sie die Kontrolle über Ihre Vorräte und den Einkauf von Artikeln. Erfassen Sie den vollständigen Prozess von Angebotsanfragen, Bestellungen, Retouren und Gutschriften/ Rechnungen. Optional ist eine Webshop-Integration (in Kombination mit dem Modul Self Service), Lagerverwaltung pro Lager und Unterstützung von Lagerverwaltungsmethoden (FIFO, LIFO und FEFO) möglich. Multi-Jobs Das Modul Multi-Jobs wurde speziell für die Koordination von multidisziplinären Arbeiten entwickelt. Denn in der Praxis ist es manchmal wünschenswert, Aufgaben zu bündeln oder in einem bestimmten Ablauf ausführen zu lassen (z.b. bei einem kleinen Umbau oder bei Dienstantritt eines neuen Mitarbeiters). Ein entsprechendes Gantt-Diagramm macht die Planung übersichtlich. Vertragsverwaltung Nutzen Sie das Modul für die Verwaltung Ihrer (Service-) Verträge und Versicherungen. Keine Papierberge oder andere Dateien in mühsam auffindbaren Ordnern mehr. Sie vergrößern die Übersicht von und Einsicht in Verträge und Versicherungen und überwachen damit beispielsweise die Laufzeiten und Kündigungsfristen. Es können Verknüpfungen zu den Modulen Arbeitsauftragsverwaltung, Periodische Wartung und Lagerhaltung & Einkauf erstellt werden. Kostenerfassung Optimieren Sie die Verwaltung anhand verschiedener Kostenübersichten. Durch eine sorgfältige Kostenerfassung behalten Sie die Kontrolle über die Ausschöpfung Ihres Budgets. Abschreibungen Verwalten Sie die Abschreibungen Ihrer Objekte auf Basis verschiedenster Abschreibungsmethoden. In Kombination mit der technischen und wirtschaftlichen Lebensdauer können Sie mit dem optionalen Modul Grafischer Ersatzplaner auf übersichtliche Weise den Ersatz oder Austausch von Objekten festlegen. Fakturierung Daten über Eingangsrechnungen können mit diesem Modul verwaltet werden (z.b. Rechnungen von Wartungsarbeiten). Die entstandenen Kosten können einfach an die verschiedenen Kostenträger verrechnet werden. Stundenverwaltung Verarbeiten Sie die produktiven und unproduktiven Stunden Ihrer Mitarbeiter und wissen so genau, welche Arbeit wie viel Zeit in Anspruch nimmt. Als optionale Ergänzung ist es mit dem Modul Start-Stopp Stundenverwaltung möglich, die geplante Zeit für einen Arbeitsauftrag zu kontrollieren. Mit der App Ultimo Go ist es möglich, diese Zeiterfassung mobil zu kontrollieren. Service Level Agreements Ihre Absprachen mit externen Lieferanten oder internen Kunden können im Modul Service Level Agreements vertraglich festgehalten werden. Hiermit sind Sie in der Lage, die Qualität Ihrer Dienstleistungen zu überwachen. Langfristige Assetplanung Das Modul Langfristige Assetplanung (LTAP) unterstützt Sie bei der Erstellung einer langfristigen Haushaltsplanung, die laufzeitverlängernde Maßnahmen, Renovierungen und Ersatz von Assets enthält und auf Kosten, Konditionen, Risiken und Verfügbarkeit basiert. Mit diesem Modul ist der Asset Manager nicht nur in der Lage zu verwalten, zu berichten und auszuführen, sondern auch zu messen, zu prognostizieren und zu budgetieren. Über dieses Modul ist ein gesondertes Dokument verfügbar. Ihre Vorteile + Wenden Sie für bessere Leistungen neben einer präventiven Wartung auch andere Wartungstechniken an (z.b. risikobasierte Wartung oder just-in-time-wartung). Verschiedene Schnittstellen mit FMECA-Werkzeugen oder Messgeräten sorgen dafür, dass Wartungen ausgeführt werden, wenn sie erforderlich sind. Dadurch sind Sie in der Lage, Ihr Wartungsbudget sinnvoll und sicher einzusetzen + Erhalten Sie einen Überblick über die Wartungskosten, Arbeitsstunden und verwendeten Materialien und passen Sie bei Bedarf die Wartungspolitik und/ oder die Ausführung der Wartung an, um Einsparungen zu erzielen + Mit dem Modul Langfristige Assetplanung verbinden Sie die Wartungs-, Finanz- und Produktionsabteilung und den Vorstand. Nutzen und Dringlichkeit von Investitionen werden ersichtlich. Das sorgt für gegenseitiges Verständnis 6 7

5 Surface Laptop Dashboards Die Standard-Dashboards helfen bei der Steuerung auf Grundlage wichtiger Key Performance Indikatoren (KPIs). Die Dashboards geben Ihnen einen grafischen Überblick in Planung, Ausführung und Fortschritt von Aktivitäten und Einhaltung von Service Level Agreements. Wenn Sie noch detailliertere Dashboards wünschen, können Sie das Berichte-Tool QlikView verwenden. Speziell für Ultimo wurden Vorlagen entwickelt, somit steht Ihnen eine vollkommen dynamische und interaktive Managementübersicht zur Verfügung. Berichte Für einen besseren Einblick und die Überwachung Ihrer Ziele ist es notwendig, dass Sie regelmäßig Berichte einsehen und analysieren, beispielsweise über den Fortschritt von Aktivitäten und finanzielle Ergebnisse. Ultimo Maintenance Management verfügt über eine große Anzahl von standardisierten Berichten. Mit einem externen Berichte-Tool können Sie auch Berichte nach Wunsch anpassen. Standardbenachrichtigungen Ultimo Maintenance Management verfügt standardmäßig über eine Reihe von voreingestellten Meldungen (z.b. Meldungen über Beendigung eines Vertrags, Meldung bei der Anmeldung einer neuen Wartungsaufgabe). Es ist zudem möglich, weitere Meldungen hinzuzufügen oder bestehende Meldungen anzupassen. In diesem Fall nutzen Sie das optionale Modul Workflow Scheduler+. Nokia Lum ipad ipad mini iphone 5 Versenden von s In Ultimo können Sie s senden, um Beteiligte zu informieren. Über verschiedene -Vorlagen können Sie Ihre Kunden proaktiv informieren. Mit dem Ultimo Customization Tool erstellen Sie einfach neue Vorlagen oder passen bestehende Vorlagen an. Stammdatenverwaltung Legen Sie verschiedene Stammdaten fest, die in unterschiedlichen Modulen genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise Lieferanten, Belege und Abteilungen. Die Daten werden einmalig festgelegt, so dass sie an einem zentralen Ort in Ultimo verwaltet werden können. Auf Wunsch können Stammdaten aus einer anderen Anwendung, z.b. aus einem ERP-System, in Ultimo bereitgestellt werden. Personenverwaltung Mithilfe dieses Moduls legen Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter fest. Eine Schnittstelle mit Active Directory oder einem HRM-System ist möglich. Diese Daten werden in den verschiedenen genutzten Modulen verwendet. Sie können außerdem Informationen über Betriebssanitäter hinterlegen. Self Service Beziehen Sie Ihre (internen) Kunden mit Hilfe von Self Service direkt in Ihre Prozesse ein. Sie sorgen für einen effizienten Prozess, entlasten Ihre Mitarbeiter im Front Office und die bidirektionale Kommunikation sorgt für mehr Beteiligung Ihrer (internen) Kunden. Sie können den Self Service beispielsweise für die einfache Mitteilung von Störungen an den technischen Dienst einsetzen. Der Melder kann dem Status folgen und wird informiert, wenn die Störung behoben ist. Es können zudem Berichte u.a. mit Self Service eingesehen werden. Asset Management Eine ordnungsgemäße Verwaltung der Assets Ihres Unternehmens ist die Grundlage eines funktionierenden Wartungsbetriebs. In Ultimo verschaffen Sie sich auf einfache Weise Einsicht in Ihre Assets. Legen Sie wichtige Daten von Ihren Anlagen, Prozessen, Wechselteilen, Transportmitteln, Instrumenten, Geräten, Abteilungen usw. fest, verbessern Sie die Struktur und vergrößern Sie den Einblick. Ausgabeverwaltung Behalten Sie durch einen übersichtlichen grafischen Planer die Kontrolle über die ausgegebenen Betriebsmittel und registrieren Sie, wann Sie bestimmte Mittel wieder zurück erwarten können. Immobilienverwaltung Verschaffen Sie sich einen Überblick und Struktur in Ihr Immobilien-Portfolio und die dazugehörigen Räume gemäß DIN 277. Neben der Einsicht in verfügbare Gebäude, Etagen und Räume legen Sie Entscheidungen aus dem Immobilienbewertungsgesetz fest und verfügen über einen CAD-Viewer. Ultimo Customization Tool Standardmäßig verfügen Sie über das einzigartige Ultimo Customization Tool. Damit sind Sie oder Ihr Anwendungsverwalter in der Lage, ohne Programmierung verschiedene Anpassungen in der Ultimo Software durchzuführen. Zudem stehen Ihnen unsere Berater zur Verfügung. Um Ihnen einen guten und effizienten Start zu ermöglichen, bieten wir eine Reihe spezifischer Schulungen zur Applikationsverwaltung für die Nutzung des Ultimo Customization Tools an. Ihre Vorteile + Nutzen Sie umfassende Dashboards und Berichte, um einen schnellen Überblick zu erhalten und genaue Analysen durchzuführen. Profitieren Sie auch von den umfassenden Möglichkeiten, mit Auswahllisten und Filtern Daten nach Excel zu exportieren, sodass Sie diese Daten noch weiter bearbeiten und präsentieren können + Weisen Sie bei Audits und anderen Prüfungen bzw. Kontrollen nach, dass Sie wichtige Vorschriften einhalten und entsprechend der Richtlinien handeln + Nutzen Sie Self Service, um die Kommunikation zwischen Meldern und Ausführenden effektiver zu gestalten + Erstellen Sie mit dem Ultimo Customization Tool einen effizienten Workflow entsprechend den Gewohnheiten und Verfahren Ihrer Organisation. Damit passen Sie die Software nahtlos an die bisherigen Arbeitsverfahren an 8 9

6 Eine sichere Arbeitsumgebung mit der HSE-Suite Wie sorgen Sie für eine sichere Arbeitsumgebung für Personal und Besucher? Wie vermeiden Sie Risiken im Hinblick auf Sicherheit, Qualität, Umwelt und Gesundheit? Und wieweisen Sie nach, dass Sie Vorschriften befolgen? Mit der Ultimo HSE-Suite können Sie diese Angelegenheiten in Ultimo strukturieren und Ihr Asset Management verbessern. Autorisierungsverwaltung Im Standard verfügt die Software über viele Autorisierungsmöglichkeiten, beispielsweise für die Zugangsverwaltung der einzelnen Benutzergruppen. Optional ist es möglich, Einstellungen individuell anzupassen. Mit Standortlizenzen schließen Sie mit der Möglichkeit für eigene Einstellungen andere Niederlassungen Ihrer Organisation einfach in Ihre Ultimo-Datenbank ein. Workflow Scheduler+ Für benutzerdefinierte Workflows kann mit dem Workflow Scheduler+ eingerichtet werden, ob, wann und wie oft diese ausgeführt werden sollen. Denken Sie hierbei an das Versenden von s nach bestimmten Vorgängen oder Ereignissen oder das Erstellen und Versenden von Berichten an Benutzer. Laptop Verschiedene Schnittstellen Um den Ertrag Ihrer verschiedenen Anwendungen zu maximieren und die Effizienz Ihrer Arbeit zu steigern ist eine Verknüpfung der Ultimo Software mit anderer Betriebssoftware möglich. So kann beispielsweise eine Verbindung mit MS Office, Transport Management Systemen, Board-Computer-Systemen, ERP-Systemen, Finanz-Systemen, Beschaffungslogistik-Systemen, Barcode-Terminals, Gebäudeverwaltungssystemen und HRM- Systemen hergestellt werden. Steigern Sie die Effizienz und senken Sie den Verwaltungsaufwand durch den Einsatz die verschiedenen Möglichkeiten der Verknüpfung. Surface HSE-Incident Management Das Modul HSE-Incident Management unterstützt den Prozess der Meldung, Bearbeitung und Evaluation von HSE-Zwischenfällen bezüglich Sicherheit, Qualität, Gesundheit und Umwelt. Die dazugehörigen Managementberichte sorgen dafür, dass Sie Trends in Bezug auf HSE-Zwischenfälle entdecken und analysieren können, um von diesen Zwischenfällen zu lernen und die möglichen Auswirkungen zu verringern. Durch die Nutzung des Moduls integrieren Sie die Verwaltung von HSE-Zwischenfällen in Ihr Maintenance Management System und beschränken so die Anzahl separater Anwendungen in Ihrer Organisation. Dies wirkt sich auch auf Ihre Verwaltungskosten positiv aus. Management of Change Das Modul Management of Change unterstützt Ihr Maintenance Management System hinsichtlich der Änderungsprozesse in Ihrer Organisation. Mit diesem Modul können Modifikationen beantragt und bearbeitet werden, unter anderem durch die Ausführung von Risikoanalysen. Dies ist eine wichtige Voraussetzung für die Erfüllung bestimmter Vorschriften. Die in Ultimo vollständig digital erfolgenden Prozesse bewirken eine höhere Effizienz und Übersichtlichkeit. Arbeitsgenehmigungen Mit dem Modul Arbeitsgenehmigungen werden Prozesse in der Verwaltung und Erteilung von Arbeitsgenehmigungen unterstützt. Das Modul wird in die bestehende Funktion für Arbeitsaufträge und periodische Wartung integriert. Es können praktische Blaupausen erstellt werden und durch Self Service kann eine Bestätigung schnell (digital) erfolgen. Dadurch können Sie mit dem Modul noch effizienter arbeiten. Sie können dieses Modul optional um Gefährdungs- und Sicherheitsanalyse ergänzen. Dieses Add-On können Sie bei Arbeitsgenehmigungen einsetzen, bei denen ein erhöhtes Risiko besteht. Eine Gefährdungs- und Sicherheitsanalyse ist ein Hilfsmittel, um Arbeiten von vornherein zu planen und dabei mögliche Gefährdungen zu vermeiden. Schichtübergabe Mit dem Modul Schichtübergabe schaffen Sie ein digitales Logbuch, in welches die Kommunikation zwischen Verantwortlichen ausgetauscht wird. Für jede Schicht können Anmerkungen eingegeben werden, die für die folgende Schicht wichtig sein könnten. Der Vorteil bei der Speicherung von Meldungen ist die umfangreiche Übersicht von Störungen, Arbeiten und Anmerkungen, die mit der bestehenden Anlagestruktur verknüpft wird und somit auch bei Instandhaltungsarbeiten zur Verfügung steht. -Import Mit dem Modul -Import können Sie -Nachrichten in Ultimo importieren und diese in eine Meldung umwandeln. Zudem wird die Kommunikation automatisch zu einer vorhandenen Meldung verknüpft, wodurch Sie schneller und effizienter arbeiten können. Nokia Lum Verbessern Sie die Effizienz und verringern Sie die administrative Belastung durch den Einsatz von zahlreichen Integrationsmöglichkeiten mit anderer Unternehmenssoftware ipad ipad mini iphone 5 Ihre Vorteile + Reguläre Störungen und HSE-Zwischenfälle sind in einem zentralen Asset Management System ersichtlich, was der Sicherheit zugutekommt + Die Effizienz steigert sich durch die verbesserte Struktur bei der Umsetzung von Veränderungen Ihrer Objekte und Installationen + Durch die professionelle Vorgehensweise und sorgfältige Erfassung in Ultimo sind Aktivitäten einfach nachweisbar, was vor allem wichtig für die Erfüllung bestimmter Gesetze und Vorschriften ist 10 11

7 Mobil arbeiten mit den Apps Ultimo Go & Ultimo Go+ Erledigen Sie einen Großteil Ihrer Arbeit mobil mit den Apps Ultimo Go & Ultimo Go+. Sie sind nicht mehr an Ihren Computer am Arbeitsplatz gebunden. Nutzen Sie Ihr Smartphone oder Tablet, um direkt an Ort und Stelle Arbeiten durchzuführen. Sie können auch neue Aktivitäten erstellen und Informationen nutzen. Und das alles über eine einfache Touch-Bedienung. Ultimo Maintenance Management Lite Speziell für kleinere Instandhaltungsabteilungen oder als Einstiegsmodell ist Ultimo Maintenance Management Lite verfügbar. Die Software ist einfach und benutzerfreundlich und hervorragend geeignet, um Ihren Wartungsdienst mit wenig administrativem Aufwand zu professionalisieren. Auf Wunsch kann zu einem späteren Zeitpunkt die komplette Ultimo Maintenance Management Software hinzugefügt werden. Aufträge vor Ort ausführen Durchführung von Inspektionen Neue Aufträge eingeben und Prioritäten setzen Informationen über Objekte, Gebäude, Verträge abrufen Daten von bevorstehenden Reservierungen einsehen Daten über Lieferanten und Personal einsehen Mit dem Gerät direkten Kontakt mit Ansprechpartnern aufnehmen ( /Anruf) Verträge (zum Beispiel mit Lieferanten) abrufen Benutzerfreundliches Suchen Offline verfügbar: Auch ohne Internetverbindung arbeiten Kamera-Integration (direkt Fotos verknüpfen) Scannen (QR-Code, Barcode) GPS-Integration Funktionale Unterstützung Standardmäßig sind in Ultimo Maintenance Management Lite unter anderem folgende Module verfügbar: + Asset Management + Vertragsverwaltung + Arbeitsauftragsverwaltung + Periodische Wartung + Stundenverwaltung + Kostenerfassung + Artikelerfassung + Personenverwaltung + Stammdatenverwaltung + Ultimo Customization Tool + Standardbenachrichtigungen + Ultimo Go Optional kann das Modul Self Service ergänzt werden. Zudem kann wahlweise das Modul Ultimo Go+ genutzt werden. Für eine vollständige Übersicht über die Möglichkeiten und den Unterschied zwischen Ultimo Lite und Ultimo Maintenance Management nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf. Fragen Sie uns nach weiteren Informationen über benötigte Hard- und Software und den Voraussetzungen 12 13

8 Referenzen Die Ultimo Maintenance Management Software wird in allen denkbaren Branchen angewendet. Auch für international orientierte Kunden bieten wir passende Unterstützung, denn die Software ist in den folgenden Sprachen verfügbar: Deutsch, Englisch, Französisch, Niederländisch und Polnisch. Industrie Behörden Umwelt & Energie Freizeit Service Zehntausende von Benutzern setzen täglich Ultimo ein Besuchen Sie unsere Website oder YouTube-Seite für Praxisbeispiele und Filme von führenden Organisationen und deren Erfahrungen mit Ultimo. Oder fragen Sie uns nach entsprechenden Referenzen für Ihre Organisation. Wir sind gerne für Sie da. YouTube Logo for Adobe Illustrator Logistik Pflege

9 Mieten oder kaufen. Was bevorzugen Sie? Je nach Bedarf bieten wir Ihnen die Möglichkeit, Ultimo zu mieten oder zu kaufen. Da die Ultimo Software webbasiert ist, ist eine Entscheidung über mieten oder kaufen für die Verfügbarkeit von Funktionen unerheblich. Services Wenn Sie sich entschieden haben, von den Vorteilen der professionellen Maintenance Management Software zu profitieren, unterstützen wir Sie natürlich bei der Inbetriebnahme und der täglichen Nutzung der Software. Unser Service ziechnet sich durch Verantwortungsbewusstsein und einen pragmatischen Ansatz aus. Ultimo mieten Sie möchten sich nicht um die Verwaltung und Unterstützung der Software kümmern und sich ausschließlich auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren? Darüber hinaus wollen Sie die anfängliche Investition klein halten? Dann empfehlen wir Ihnen Ultimo Maintenance Management Software als Service (SaaS). Mit Ultimo SaaS mieten Sie die Software in Form eines Abonnements und führen die Anwendung in der Cloud aus. Vorteile, wenn Sie Ultimo mieten: + Sie erhalten ein attraktives monatliches Abonnement und haben keine hohe Belastung durch eine Anfangsinvestition + Es bestehen verschiedene Support-Pakete, um die Unterstützung nach Wunsch einzurichten, sodass Sie sich nicht um Verwaltung, Updates und Wartung kümmern müssen + Ihre Daten werden auf sicheren Servern gespeichert + Die charakteristische Flexibilität von Ultimo bleibt erhalten Ultimo kaufen Möchten Sie lieber so viel wie möglich in eigener Verantwortung ausführen und sich die Software anschaffen? Dann ist die Kaufoption die optimale Lösung. Sie kaufen das Nutzungsrecht und auf Wunsch können wir Sie selbstverständlich bei der Einrichtung, Implementierung, bei Updates und Wartungen unterstützen. Möchten Sie die Software zwar selbst anschaffen, aber sich nicht um infrastrukturelle Aspekte kümmern? Dann können wir Sie auch durch Hosting unterstützen. Vorteile, wenn Sie Ultimo kaufen: + Nach anfänglicher Investition entstehen keine weiteren hohen Kosten + Sie haben die gesamte Kontrolle über die Verwaltung Ihrer Anwendung + Sie Entscheiden selbst über Gestaltung, Updates und Upgrades + Es besteht die Möglichkeit des Hostings Implementierungen Um die passende Lösung für Ihre Organisation zu erzielen, verwenden wir in Zusammenarbeit mit Ihnen eine erprobte Implementierungsmethode. Diese Methode beruht auf unseren Erfahrungen, die wir seit 1988 auf dem Gebiet der Implementierung sammelten, sowie auf der Methode für das Projektmanagement PRINCE2. Grundsätzlich durchlaufen die Implementierungen folgende Projektphasen: Projektvorbereitungen, Projektstart, Realisierung und Projektabschluss. Diese Einteilung ist nicht starr, sondern je nach Komplexität der Implementierung flexibel anwendbar. Ihre Organisation kann einen Projektleiter zuweisen, aber auch wir können diese Rolle auf Wunsch übernehmen. Bei der Umsetzung bieten Ihnen unsere Consultants eine kompetente Beratung. Wir arbeiten außerdem regelmäßig mit Unternehmensberatungen zusammen. Schulungen Die Tatsache, dass die Ultimo Software einen benutzerfreundlichen Charakter hat und aus der täglichen Praxis entwickelt wird, stellt sicher, dass die Akzeptanz des Systems in der Regel reibungslos verläuft. Dennoch ist es in vielen Fällen sinnvoll, Key-User in der Bedienung der Software zu schulen. Sie lernen die Möglichkeiten der Software kennen und können diese Kenntnis in der täglichen Nutzung anwenden. Es ist ein breites Angebot an Schulungen verfügbar, sowohl für die täglichen Benutzer als auch für Anwendungsverwalter. Sehen Sie in unsere Schulungsbroschüre, um mehr über unser Angebot und die Möglichkeiten von Schulungen zu erfahren. Unterstützung und Customer Support Wenn Sie nach der Inbetriebnahme Fragen haben oder Unterstützung wünschen, wenden Sie sich einfach an unseren Customer Support. Das Team steht Ihnen mit Beratung und Unterstützung zur Seite. Abhängig vom Miet- oder Kaufkonstrukt, welches Sie mit uns eingegangen sind, stellen wir mit Ihnen einen Wartungsvertrag auf, worin unter anderem Absprachen über Updates und Nutzung des Customer Supports festgehalten werden

10 Unternehmen Ultimo Software Solutions ist eine unabhängige, ursprünglich niederländische Organisation, die seit 1988 auf dem Gebiet der Softwareentwicklung für die gezielte Verwaltung von Betriebsmitteln und Prozessen tätig ist. Mit unseren Softwareprodukten für Maintenance, Fleet, Facility, IT Service und Infra Asset Management sind wir Marktführer in verschiedenen Marktsegmenten. Ultimo hat Niederlassungen in den Niederlanden, Belgien und Deutschland. Neben der Entwicklung, dem Verkauf und der Unterstützung der Unternehmenssoftware, mit der Benutzer in der Lage sind, nachhaltig zu handeln, übernehmen auch wir als Organisation die Verantwortung für die Auswirkungen der eigenen Geschäftstätigkeiten auf Mensch und Umwelt. Dafür haben wir eine konkrete Umweltrichtlinie eingeführt. Hierüber finden Sie mehr auf unserer Webseite Den Erfolg unseres Unternehmens verdanken wir dem Engagement gegenüber unseren Kunden und dem Markt, der Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität der Software und der gesamten Qualität der Organisation. Alle Lösungen sind vollständig aus der Praxis entwickelt und sind deshalb entsprechend den heutigen Anforderungen und Wünschen der Benutzer angepasst. Die Produkte werden von mehr als Organisationen, in mehreren Ländern und in vielen verschiedenen Branchen genutzt. Ultimo Software Solutions GmbH Steigerstraße Dinslaken Deutschland T +49(0) Ultimo Belgium bvba Schaliënhoevedreef 20 A 2800 Mechelen Belgien T +32(0) Ultimo Software Solutions bv Waterweg RR Nunspeet Niederlande T +31(0) Allgemein E I

11 2015. Ultimo Software Solutions bv. Alle rechte vorbehalten. Ultimo ist eine eingetragene Marke von Ultimo Software Solutions bv. Andere verwendete Marken sind (nicht) eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer. Druck- und Satzfehler vorbehalten.

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