StudienServicePortal. Informationsveranstaltung 07. September 2012

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1 StudienServicePortal Informationsveranstaltung 07. September 2012

2 Agenda Begrüßung & Ziele Was bisher geschah Vorteile & Zielvision Agile Vorgehensweise Design Gremien & Organisation Risiken Veränderungsprozess Start-Meeting SSP Universität Wien 2

3 Projektziele Aufbau eines modernen Online-Portals für Studierende und Lehrende Ein Zugang für Studieninteressierte, Studierende und Lehrende zu allen studienrelevanten Online-Services Zeitgemäße Funktionalitäten (Such- und Filterfunktion; Kalender, Forum) Intuitive und einfache Benutzbarkeit Bereitstellung umfassender allgemeiner Informationen und Informationen in individualisierter, personenbezogener Form Einheitliche Kommunikation mit SPL, SSC, Studienzulassung und Lehrenden Schrittweise Integration aller dezentralen Online-Services im Bereich Studium und Lehre Start-Meeting SSP Universität Wien 3

4 NutzerInnenkreise & Zielgruppen Arbeitsalltag Neue Prozesse NutzerInnen Studierende Veränderte Prozesse Portal Lehrende Neue Anwendungen Neue Schnittstellen SSP Administrative MitarbeiterInnen Neue Tätigkeiten SPL Start-Meeting SSP Universität Wien 4

5 Agenda Begrüßung & Ziele Was bisher geschah Vorteile & Zielvision Agile Vorgehensweise Design Gremien & Organisation Risiken Veränderungsprozess Start-Meeting SSP Universität Wien 5

6 Was bisher geschah I 07/2009 Definition der strategischen Ausrichtung des StudienServicePortals Beginn der Arbeiten am Grobkonzept 11/2009 Finalversion des Grobkonzepts (Big Picture) und Abstimmung mit Büro des Rektorats und ZID, anschließend Freigabe des Grobkonzepts durch Rektorat - Detaildefinitionen 02/2010 Go des Rektorats und Freigabe der ersten Projektmittel Start-Meeting SSP Universität Wien 6

7 Was bisher geschah II 11/2010 Zufriedenheitsumfrage Zentrale Ergebnisse UNIVISonline: Ist gute Unterstützung; Verbesserungspotentiale: Intuitive Bedienbarkeit, verbesserte Navigation, transparentere Fehlermeldungen, verbesserte Suchfunktion i3v: Verbesserungspotentiale: Einfachere Bedienbarkeit, verbesserte Navigation, einfachere Dateneingabe, Systemstabilität Machbarkeitsstudie EAI-Layer Zentrale Ergebnisse i3v ausbauen und verbessern zu einem ExpertInnensystem UNIVISonline neu entwickeln RAD: Einsatz eines etablierten kommerziellen Systems Start-Meeting SSP Universität Wien 7

8 Was bisher geschah III 11/2011 Genehmigung des Projekts StudienServicePortal im Rahmen der MINT/Masse Ausschreibung des Bundesministeriums für Wissenschaft und Forschung Start-Meeting SSP Universität Wien 8

9 Agenda Begrüßung & Ziele Was bisher geschah Vorteile & Zielvision Agile Vorgehensweise Design Gremien & Organisation Risiken Veränderungsprozess Start-Meeting SSP Universität Wien 9

10 Vorteile für Studierende Studierende organisieren den Studienablauf durchgängig über das Portal Studierende werden im Portal in ihren Aktivitäten und Abläufen unterstützt Studierende kennen zu jeder Zeit den Stand von Anmeldungen, Anträgen usw. Studieninteressierte, Studierende, Alumnis das Portal ist für alle geöffnet! Start-Meeting SSP Universität Wien 10

11 Vorteile für Lehrende Informationen in personenbezogener Form Erweiterte Kommunikationsmöglichkeiten mit Studierenden, z.b. Benachrichtigungssystem, Blackboard Unterstützung der administrativen Abläufe ( Meine Vision, wenn Sie es so nennen wollen, ist also ein lehrveranstaltungszentrierter Zugangspunkt ) Verbesserte Benutzbarkeit Start-Meeting SSP Universität Wien 11

12 Vorteile für administrative MitarbeiterInnen Bereitstellung von nach außen hin sichtbaren Statusinformationen Durchgängige Arbeitsabläufe Verfügbarkeit der Studierenden- und Lehrendensicht Abwicklung von allgemeinen Anfragen über das Portal Verbesserte Abläufe erlauben mehr Zeit für Beratung Start-Meeting SSP Universität Wien 12

13 Gesamtkonzeption & Zielvision Bibliotheksysteme i3v als Expertensystem elearning SSP ECM DMS Start-Meeting SSP Universität Wien 13

14 Agenda Begrüßung & Ziele Was bisher geschah Vorteile & Zielvision Agile Vorgehensweise Design Gremien & Organisation Risiken Veränderungsprozess Start-Meeting SSP Universität Wien 14

15 Agile Vorgehensweise SLW, ZID und adesso arbeiten in gemischten Teams Die NutzerInnen werden aktiv eingebunden, bei der Erhebung der Bedürfnisse, dem Test und Rollout Kurze Entwicklungsiterationen sorgen für schnelles, umsetzbares Feedback Erarbeitung einer Projektvorgehensweise, die nachhaltig genutzt werden kann Start-Meeting SSP Universität Wien 15

16 Spielregeln Wir arbeiten und kommunizieren lösungsorientiert Kritik darf man äußern und annehmen Wir haben Geduld Wir bewerten Ideen sachlich Jeder darf Fehler machen Wir sind verlässlich und arbeiten gewissenhaft Start-Meeting SSP Universität Wien 16

17 Vorarbeiten Fachlich Auswahl Modellierungstool Technisch Aufbau der Entwicklungsumgebung Priorisierung der Prozesse Auswahl des Portalservers Vorabstimmung mit Fachbereich Ausrichtung auf agile Softwareentwicklung Antrag auf Zulassung Verprobung der Zugänge zu angrenzenden Systemen Start-Meeting SSP Universität Wien 17

18 Agenda Begrüßung & Ziele Was bisher geschah Vorteile & Zielvision Agile Vorgehensweise Design Gremien & Organisation Risiken Veränderungsprozess Start-Meeting SSP Universität Wien 18

19 Interaktions-Design Start-Meeting SSP Universität Wien 19

20 Ziele des Projektes Die richtige Information an der richtigen Stelle mit der richtigen Informationstiefe. Intuition statt Instruktion selbsterklärende Navigationsstrukturen Nutzerorientierte Prozessabbildung Reduktion der Komplexität Joy of use Start-Meeting SSP Universität Wien 20

21 User Centered Design Start-Meeting SSP Universität Wien 21

22 User Flow SchülerInnen MaturantenInnen Studierende anderer Universitäten AbsolventInnen / Alumni Schule trifft Uni Student Point Erstanmeldung online / StudienServicePortal Start-Meeting SSP Universität Wien 22

23 Usability - Beispiel Formulare Übersichtlich gestaltete Formulare haben eine höhere Abschlussrate Sicherheitsaspekt: Übersicht der eingegebenen Daten zum Schluss nochmal bestätigen lassen (amazon.com) Infoboxen am Ende des Eingabefeldes bieten Hilfe und Transparenz Erläuterungen an der richtigen Stelle führen zu hoher Akzeptanz bei den Nutzern (power of the user) Start-Meeting SSP Universität Wien 23

24 Usability - Beispiel Formulare Einsatz von Hilfetexten wirkt sich auf Conversion aus Bezug von Labeln und Eingabefeldern erzeugt Präferenzen beim User Start-Meeting SSP Universität Wien 24

25 Beispiele Interaktions-Design Fahrplanauskunft Its-your-trip.com Start-Meeting SSP Universität Wien 25

26 Interaktions-Design Es geht eigentlich darum, den User dabei zu unterstützen eine bestimmte Aktion an einer bestimmten Stelle im Kontext auf eine schnelle und bequeme Art auszuführen unter zu Hilfenahme von Technologie und Design! Start-Meeting SSP Universität Wien 26

27 Agenda Begrüßung & Ziele Was bisher geschah Vorteile & Zielvision Agile Vorgehensweise Design Gremien & Organisation Risiken Veränderungsprozess Start-Meeting SSP Universität Wien 27

28 Auftraggeber Universität Wien Projektaufsicht Fachliche Projektleitung Petra Oberhuemer Technische Projektleitung Harald Riedel-Taschner Projektassistenz Projektmanager Wilfried Rottler Derya Efe Chef-ProzessanalytikerInnen Chef-Architekten RisikomanagerInnen Qualitäts-/TestmanagerInnen Team 1 Dohnal Prozessanalytiker Anforderungs-Ingenieur Architekt Webdesigner Softwareentwickler Tester Zielgruppen des Portals Studierende Lehrende Dezentrale Fachbereiche (StudienServiceCenter, SPLs, etc ) Team 2 Hofmann Prozessanalytiker Anforderungs-Ingenieur Architekt Webdesigner Softwareentwickler Tester Start-Meeting SSP Universität Wien 28

29 Projektplan August 2012 Start der fachlichen Entwicklung Oktober 2012 Start der Softwareentwicklung März 2013 Anmelden / Registrieren Persönliche Daten Studienübersicht Abmeldung vom Studium Zulassung zum Studium Lehrveranstaltungen Anmeldesystem Lehrende Noteneingabe Start-Meeting SSP Universität Wien 29

30 Projektplan Mai 2013 August 2013 Oktober 2013 Februar 2014 Ausdruck Studien / ÖH- Beitrag Antrag auf Erlass und Rückerstattung Studium fortsetzen Mitbelegung Unterstellung in einen neuen Studienplan Beurlaubung Elektronischer Prüfungspass / ecurriculum Anerkennungen Anmeldung zu Lehrveranstaltungen / Prüfungen Start-Meeting SSP Universität Wien 30

31 Kommunikation mit dem Projekt Start der Implementierung der SSP-Projekt-Webseite, voraussichtlich ab Mitte Oktober Projekt Infos zum Projektgeschehen SSP Feedback Start-Meeting SSP Universität Wien 31

32 Agenda Begrüßung & Ziele Was bisher geschah Vorteile & Zielvision Agile Vorgehensweise Design Gremien & Organisation Risiken Veränderungsprozess Start-Meeting SSP Universität Wien 32

33 Risiken Risiko 1. Wir kennen die Bedürfnisse der Lehrenden und Studierenden nicht und entwickeln am Bedarf vorbei Gegenmaßnahme Frühzeitiges und kontinuierliches Einbeziehen der Nutzergruppen. Schnelles Umsetzen des Feedbacks. 2. Wir schaffen es nicht die komplexen Prozesse zu einfach zu gestalten, so dass man intuitiv und gerne mit dem neuen Portal arbeitet Beauftragung eines erfahrenen Designers. Vermeidung von Spezialistentum und Betriebsblindheit durch ständiges Einbeziehen der zukünftigen Anwender Start-Meeting SSP Universität Wien 33

34 Risiken Risiko 3. Die Projektgröße und der unterschiedliche Informationsbedarf der Zielgruppen machen das Projekt schwer beherrschbar 4. Das neue Portal erreicht nicht die gewünschte Akzeptanz, wodurch die Verwaltung weiterhin große Arbeitsplasten zu tragen hat. Gegenmaßnahme Genau definierte Projektinhalte, -abläufe, saubere Rollenbeschreibung und Disziplin bei der Kommunikation innerhalb und außerhalb des Projektes. Kontinuierliche Verprobung des neuen Portals in kleinen, sinnvollen fachlichen Einheiten, im Praxiseinsatz, um zeitnah Feedback zu erhalten und auch umsetzen zu können Start-Meeting SSP Universität Wien 34

35 Risiken Risiko 5. Die Umsetzung neuer Ideen wird durch viele Kompromisse verwässert, bedingt durch technische und organisatorische Restriktionen 6. Spitzenlasten (z. Bsp. durch Inskriptionszeiten) erzeugen lange Antwortzeiten oder führen zu Ausfallzeiten 7. Die parallel stattfindende Beschaffung eines neuen Enterprise-Content- Managements-Systems kann zu Schnittstellenproblemen Gegenmaßnahme Abweichungen vom neuen Portaldesign werden zeitnah mit den Betroffenen zielorientiert besprochen um bewusste Entscheidungen herbeizuführen, sowie eine schleichende Zielabweichung zu vermeiden. Last- und Performance-Tests werden frühestmöglich im Projektverlauf ausgeführt und bewertet. Notwendige Optimierungsmaßnahmen werden zeitnah beauftragt und ausgeführt. Frühestmögliche und verbindliche Abstimmung zwischen den Projekten auf fachlicher und technischer Ebene Start-Meeting SSP Universität Wien 35

36 Agenda Begrüßung & Ziele Was bisher geschah Vorteile & Zielvision Agile Vorgehensweise Design Gremien & Organisation Risiken Veränderungsprozess Start-Meeting SSP Universität Wien 36

37 Veränderungsprozess zur Einführung Ziele des Projekts StudienServicePortal Zeitgemäßer Funktionsumfang Moderner Auftritt Verlässlichkeit Kontinuität Absicherung des Ziels unter anderem durch frühzeitige umfassende dauerhafte Einbindung der involvierten NutzerInnengruppen Start-Meeting SSP Universität Wien 37

38 Methode Wandel erkennen / informieren Wandel umsetzen / motivieren Wandel verankern / befähigen Verstehen Wollen Können Start-Meeting SSP Universität Wien 38

39 Roadmap Was passiert da? Beschreibung der Maßnahmen mit Kernbotschaften und Inhalten Wer ist betroffen? Zielgruppen Wann? Zeitpunkt der Durchführung Wer hilft? Beteiligte bei der Durchführung Wie wird informiert? Medium / Kommunikationskanal Start-Meeting SSP Universität Wien 39

40 Konsequente Einbeziehung der potentiellen NutzerInnengruppen Erkennen von Veränderungsbedarfen und Ableiten von Maßnahmen Veröffentlichung aller relevanten Informationen Wissens- und Kompetenzvermittlung Start-Meeting SSP Universität Wien 40

41 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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