RotaryOnline ClubAdministration

Transkript

1 RotaryOnline ClubAdministration Bernhard Kulisch Rotary Club Stuttgart-Solitude, Distrikt 1830 Beauftragter des Distriktbeirates für Kommunikation & Öffentlichkeitsarbeit (Dico) Stellv. Vorsitzender der deutschen Dicos 1

2 RotaryOnline ClubAdministration Vereinfachung der rotarischen Verwaltungsarbeit für alle Sekretäre der Rotary Clubs des Distriktes

3 Rotary Online Club Verwaltung Mitglied Homepage Jetzt kommt`s noch dicker...! RDG Verlag Austritte Termine Wochenbericht Neuzugänge Korrekturen für Mitgliederverzeichnis Termine Club-Sekretär Meetingvorlage Distrikt Vorstände Wochenberichte Statistik, MG, Spenden Präsenzmeldung Mitgliederdaten Neuzugänge, Austritte, Wer will das Amt eigentlich überhaupt Ehrungen, noch PHF, machen etc.??? Wer will das Amt eigentlich überhaupt noch machen??? Termine sind einzuhalten... Ehrungen, PHF, etc. Präsenzmeldung Neuzugänge, Austritte, Mitgliederdaten, Präsenz, Telefon, Fax, -Verzeichnis, Geburtstage, usw. Präsident Zürich Software & Datenschutz... Evanston 3

4 Rotary Online Club Verwaltung Mitglied Distrikt Verlag Präsident Statistik, Spenden Vorstände Termine Club-Sekretär Wochenberichte Meetingvorlage Archiv Neuzugänge Präsenzmeldung Austritte Ehrungen, PHF, etc. Mitgliederdaten,Telefon, Fax, -Verteiler, Geburtstage, usw. Zürich Homepage Datenbank RDG Evanston 4

5 Rotary`s WEB2.0-Projekt WEB2.0 Internet der 2. Generation Menschen:... leben und arbeiten online...schaffen Mehrwert durch Beziehungsnetze (XING)...nutzen neue Formen der Zusammenarbeit (Google Spreadsheet)...tauschen Wissen aus (WIKIPEDIA,Blogs)...Orientieren sich online (Google Earth) -> Mehr Innovation Mehr Partizipation Mehr Effizienz, Kosten & Zeitersparnis 5

6 ist......eine datenbankbasierte Internet-Software mit deren Hilfe Clubund Distriktdaten und -Vorgänge an zentraler Stelle verwaltet werden können......auf Initiative der deutschen Dicos entwickelt worden......kostengünstig und sehr benutzerfreundlich......zur Vereinfachung der Arbeit des Sekretärs im Club und im Distrikt erstellt......von jedem internetfähigen Rechner zu bedienen......sicher durch verschlüsselte Datenübertragung......geschützt gegen unbefugte Zugriffe......in 7 deutschen Distrikten bereits eingeführt ( Mitglieder)... sicher bald auch in Ihrem Distrikt! 6

7 bietet......komfortable Funktionen zur einfachen Datenpflege...automatische Aktualisierung vieler Daten...automatische Erstellung von Präsenz-, Telefon-, Mitgliederlisten, Wochenberichten etc....ein Spam-geschütztes -Modul...die Übernahme von Verwaltungsdaten (z.b. Termine) in die Homepage des Clubs...zudem mit RO.WEB die Möglichkeit Homepages für Clubs und den Distrikt aufzubauen... 7

8 Technisches RO.CAS ist eine sog. ASP-Lösung Externes geschlossenes System, eigener Server Ständiges Backup, kein Datenverlust Sichere Übertragungsverschlüsselung https Keine unbefugten Zugänge und Einblicke Internetbrowser und schnellen Internetzugang ist alles was man braucht. Keine weitere Software notwendig (kein Excel, kein Word, etc.) Telefon & Support und umfangreiche Online-Hilfe bereits heute vorhanden. (an der jeder mitschreiben kann) Ständige Weiterentwicklung der Software durch die Dicos 8

9 Rotary Online Club Verwaltung Meetingprotokolle werden im System erstellt, werden vom System per versandt und werden automatisch archiviert Änderungen in der Mitgliedschaft gehen automatisch an den Distrikt und den Rotary Verlag Druck des Rotary-Mitgliederverzeichnisses aus den Clubdaten Präsenzberechnung aus den Meetingprotokollen Automatische Übermittlung der Präsenzen an den Distrikt Bei Amtswechsel nur Passwortübergabe Vertretung leicht möglich Programmvorschau aus dem Clubbericht automatisch in der Clubhomepage 9

10 Rotary Online Club Verwaltung RO.CAS wird Ihrem Club gefüllt zur Verfügung gestellt! (Aktuelle Mitgliederdaten des Rotary Verlages) RO.CAS bringt Content (z.b. Termine) direkt auf der Homepage RO.CAS ermöglicht die Einbindung von Terminen beliebiger Nachbarclubs. RO.CAS automatisiert den notwendigen Datenaustausch mit dem Verlag, dem Distrikt, Nachbarclubs und anderen Partnern 10

11 Rotary Online Club Verwaltung Mit RO.CAS arbeitet ausschließlich der Sekretär, nicht das einzelne Mitglied (1. Kennwort pro Club) Umfangreiche Einstellung zum Thema Datenschutz bzw. Veröffentlichung sind möglich. Der Club ist und bleibt Herr seiner Daten Niemand sonst, auch der Governor hat keinen Einblick Distrikt erhält nur Informationen wie bisher (z.b. Präsenzen) -Adressen sind geschützt, Beliebige -Sets können angelegt werden 11

12 Rotary Online Club Verwaltung Dfdfs 12

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15 Muster für Mitgliederverwaltung 15

16 Muster für Terminverwaltung 16

17 Muster für Wochenberichtserstellung 17

18 Muster für Präsenzerfassung 18

19 Muster für Wochenbericht 19

20 Kosten RO.CAS /Jahr bzw. RO.CAS incl. RO.WEB /Jahr incl. Mwst....oder /Monat...oder 2.98 /Woche/Meeting...oder 0.06 /Mitglied (bei 50 Mitgliedern)..das sollte Ihnen die Arbeitserleichterung Ihres Sekretärs schon wert sein... Keine Einmalkosten, keine Updatekosten Nur Distriktweise d.h. alle Clubs im Distrikt oder durch Nichtnutzung einzelner wird RO.CAS für die anderen teurer... Abrechnung 1x jährlich über Distrikt bzw. zukünftig Rotary Verlag 20

21 zu guter Letzt... Version 1.0 live seit Wie geht s für Sie weiter? Anschaffungsbeschluss pro Club Bestellung bei Freund Tag Installation durch die Agentur Henworx, Befüllung mit Daten durch den Rotary Verlag, Paßwortvergabe für den Club, Information an die Clubs, Schulung und los geht s... Aber! Auf jeden Fall Umstellung (Wochenbericht sieht modern aus) Veränderungen (Moderne Datenbank zwingt zu Standardisierung RW statt KW) Erstaufwand Datenpflege muss geleistet werden... Danach... Vereinfachung, Zeitersparnis, Aktualität, Arbeitsteilung 21

22 RotaryOnline ClubAdministration Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 22