Vodafone Telefonkonferenz. Handbuch Webkonferenz.

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1 Vodafone Telefonkonferenz. Handbuch Webkonferenz.

2 word b sign Sabine Mahr für Vodafone AG & Co. KG Text, Illustrationen und Konzeption: Sabine Mahr. Weitergabe, Vervielfältigung, auch auszugsweise, sowie Veränderungen des Textes sind nur mit ausdrücklicher schriftlicher Genehmigung der Vodafone AG & Co. KG zulässig. Dieses Dokument wurde mit großer Sorgfalt erstellt. Gleichwohl kann keine Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit übernommen werden. Vodafone ist eine eingetragene Marke der Vodafone Group Plc, das Vodafone-Logo eine eingetragene Marke der Vodafone Ireland Marketing Ltd. Vodafone Telefonkonferenz ist eine eingetragene Marke der Vodafone D2 GmbH. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Version: 2.0

3 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 1 Herzlich willkommen Bevor Sie beginnen Zielgruppe Wichtige Textstellen Voraussetzungen Wegweiser Überblick Aufbau des Konferenzraums Konferenz vorbereiten (Konferenzleiter) Teilnehmer einladen Präsentation hochladen Konferenz starten und betreten Telefonkonferenz starten (Konferenzleiter) Webkonferenz starten (Konferenzleiter) Konferenz betreten (Teilnehmer) Konferenz durchführen Moderator ernennen (Konferenzleiter/Moderator) Teilnehmer einladen/holen/schicken (KL/Moderator) Feedback-Funktion und Zusatzfunktion Nachrichten Konferenz anhalten (Konferenzleiter/Moderator) Maximierung und Vollbilddarstellung des Hauptfensters Umfragen durchführen (Konferenzleiter/Moderator) Weitere Datei hochladen Konferenzmodus Präsentation Konferenzmodus Mindmap Konferenzmodus Screen-Sharing Konferenzmodus Fernzugriff Konferenzmodus Chat Zusatzfunktion Co-Browse Konferenz beenden Konferenz verlassen Konferenz beenden und archivieren (Konferenzleiter) Häufig gestellte Fragen (FAQ) Abbildungen und Tabellen HB_Telefonkonferenz_Webko_2.0.doc Version: 2.0 Stand: Seite 3 von 40

4 Herzlich willkommen 1 Herzlich willkommen Herzlich willkommen bei der Webkonferenz, dem kostenfreien Plus zur Vodafone Telefonkonferenz 1! Damit können Sie in gewohnter ISDN-Sprachqualität mit anderen Teilnehmern im virtuellen Konferenzraum Inhalte diskutieren und die Ergebnisse online dokumentieren. So sparen Sie Reisekosten, schonen die Umwelt und verfügen dabei über eine einfach zu bedienende, flexibel einsetzbare Conferencing-Lösung, die zudem höchsten Anforderungen an die Sicherheit der Datenübertragung genügt. Weitere Informationen zur Telefon- und Webkonferenz erhalten Sie unter und 1 Einwahl Cent/Minute.aus dem deutschen Festnetz. Mobilfunktarife können abweichen. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 4 von 40

5 Bevor Sie beginnen 2 Bevor Sie beginnen Dieses Handbuch beschreibt, wie Sie die Webkonferenz als Teilnehmer nutzen. Konferenzleitern wird zusätzlich gezeigt, wie sie die Konferenz vorbereiten, welche Funktionen sie den eigenen Bedürfnissen entsprechend anpassen können und wie sie die gewonnenen Ergebnisse für den Abruf nach beendeter Konferenz archivieren. 2.1 Zielgruppe Dieses Handbuch richtet sich an Anwender, die über Grundkenntnisse im Umgang mit Webbrowsern verfügen. 2.2 Wichtige Textstellen Wichtige Textstellen sind durch Symbole am Seitenrand hervorgehoben, die folgendes bedeuten: VORSICHT Die Instruktionen an dieser Stelle müssen Sie befolgen, um mögliche Verletzungen bei Ihnen oder anderen abzuwenden oder um mögliche Schäden an Hardware oder Software zu verhindern. HINWEIS Wichtige allgemeine oder zusätzliche Informationen sind durch das nebenstehende Hinweissymbol am Seitenrand hervorgehoben. 2.3 Voraussetzungen Konferenzteilnehmer Rechner mit Internetanschluss und Betriebssystem Windows, Mac OS X, Linux, BSD u. a. Webbrowser (z. B. Internet Explorer ab Version 5.5, Mozilla ab Version 1.0, Firefox, Opera, Safari) installierter Flash-Player ab Version 7 für Videokonferenzen: installierte Webcam Zusätzlich für Konferenzleiter/Moderatoren Für Screen-Sharing-Funktion: heruntergeladener Viewer (siehe Kapitel 7.10) Freisprech- oder Headset-Garnitur (empfohlen) Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 5 von 40

6 Bevor Sie beginnen 2.4 Wegweiser In Kapitel 3 erhalten Sie einen kurzen Überblick, welche Schritte von der Vorbereitung über die Durchführung bis zum Beenden einer Konferenz anfallen. Kapitel 4 erklärt die Benutzeroberfläche der Webkonferenz mit ihren wichtigsten Funktionen. Welche Vorbereitungen vor einer Konferenz nötig sind, erfährt der Konferenzleiter in Kapitel 5. Kapitel 6 beschreibt, wie der Konferenzleiter eine Telefon- und Webkonferenz startet und die Teilnehmer den Konferenzraum der Webkonferenz betreten. Die verschiedenen Funktionen und Modi einer Webkonferenz werden im Detail in Kapitel 7 erklärt, das Beenden der Konferenz und Verlassen des Konferenzraums in Kapitel 8. In Kapitel 9 erhalten Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQ). Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 6 von 40

7 Überblick 3 Überblick In diesem Kapitel erhalten Sie einen stichwortartigen Überblick über den Ablauf von der Vorbereitung bis zur Beendigung einer Konferenz. Detaillierte Informationen dazu finden Sie ab Kapitel Der Konferenzleiter erstellt die Online-Einladung. 2. Der Konferenzleiter lädt die zu besprechenden Inhalte hoch. 3. Alle Teilnehmer wählen sich zum vorgesehenen Zeitpunkt in die Telefonkonferenz ein und rufen die Webkonferenz im Browser auf. 4. Der Konferenzleiter startet die Webkonferenz. 5. Die Konferenz wird durchgeführt, wobei Moderatoren vier verschiedene Konferenzmodi aufrufen können: Präsentation, Screen-Sharing, Fernzugriff und Chat. 6. Der Konferenzleiter archiviert nach Bedarf besprochene Inhalte. 7. Der Konferenzleiter beendet die Konferenz. 8. Die Teilnehmer laden bei Bedarf später die archivierten Dateien aus dem Eingangsbereich herunter. HINWEIS Während der laufenden Konferenz kann der Konferenzleiter weitere Personen einladen und andere Teilnehmer zu Moderatoren ernennen. Jeder der Teilnehmer, auch der Konferenzleiter, kann die Konferenz vorübergehend verlassen. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 7 von 40

8 Aufbau des Konferenzraums 4 Aufbau des Konferenzraums Hier wird der grundlegende Aufbau des Konferenzraums beschrieben. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Funktionen erhalten Sie in den nachfolgenden Kapiteln. Abbildung 1: Aufbau des Konferenzraums A: Menüleiste E: Hauptfenster B: Infoleiste F: Konferenzmodus (nur für Moderatoren) C: Bereich Teilnehmer G: Bereich Dateien D: Bereich Videokonferenz HINWEIS Im Folgenden ist öfter von Meeting die Rede. Diese Bezeichnung wird in der Software parallel zur Bezeichnung Konferenz gebraucht. Die Menüleiste (A) enthält die verfügbaren Hauptmenüs. Welche Untermenüs zu den jeweiligen Hauptmenüs angezeigt werden, hängt von der Rolle der Konferenzteilnehmer ab (Teilnehmer, Moderator, Konferenzleiter). Die links oben gezeigte Schaltfläche Meeting anhalten sehen nur Moderatoren (bei laufender Konferenz). Solange die Konferenz noch nicht gestartet ist oder angehalten wurde, heißt die Schaltfläche Meeting starten. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 8 von 40

9 Aufbau des Konferenzraums HINWEIS Diese Schaltfläche wird erst eingeblendet, nachdem mindestens ein Moderator und ein Teilnehmer über die Vodafone Telefonkonferenz eingewählt sind (siehe Kapitel 6). Über das Menü Meeting können sich die Teilnehmer aus der Konferenz ausloggen und Informationen zum Meeting wie Titel und Nummer der Konferenz abfragen. Konferenzleiter können hier zusätzlich die Konferenz anhalten ( Pausieren ), den Meetingraum abschließen und die Konferenz beenden sowie Dateien archivieren. Bei angeschlossener und aktivierter Webcam können Sie den anderen Teilnehmern ihr Video anzeigen lassen. Um Ihre Webcam zu aktivieren, klicken Sie in der Menüleiste auf das durchgestrichene Webcam-Symbol. Daraufhin wird mit dem nicht mehr durchgestrichenen Symbol angezeigt, dass die Webcam aktiviert ist. Um sie wieder auszuschalten, klicken Sie erneut auf das Symbol. Im Menü Einstellungen können Sie neben den Einstellungen für die Webcam und den Ton auch die Verbindungs-Einstellungen festlegen: Sie wählen hier die an Ihrem Standort verfügbare Bandbreite. Die Wahl einer höheren Bandbreite führt normalerweise zu einer besseren Qualität Ihres Videos, das bei den anderen Teilnehmern angezeigt wird. VORSICHT Wenn Sie eine höhere als die an ihrem Standort tatsächlich verfügbare Bandbreite auswählen, kann dies ein Ruckeln oder Einfrieren des Videos zur Folge haben. Beachten Sie daher, dass von der Wahl der Verbindungs-Einstellungen auch die Qualität Ihrer Videokonferenz beeinflusst wird. Die Infoleiste (B) enthält ein durchgängiges Monitoring Ihrer Internetverbindung über das Symbol. Daneben befindet sich ein die meiste Zeit abgeblendetes Info-Symbol. Sobald eine aktuelle Information für den Konferenzleiter anliegt, wird diese unterhalb des dann orangefarben angezeigten Symbols als orangefarben unterlegte Sprechblase eingeblendet. Ganz rechts wird die aktuelle Uhrzeit angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf die Uhrzeit zeigen, wird die Startzeit der Konferenz eingeblendet. Im Bereich Teilnehmer (C) werden alle Personen in einer Liste angezeigt, die sich in die Konferenz eingeloggt haben, und zwar wie folgt: (rotes Symbol) Teilnehmer, der online ist; Konferenzteilnehmer mit Moderatorenrechten weisen zusätzlich links ein Sternchen auf (grau abgeblendetes Symbol) Teilnehmer, der seinen Status auf Nicht da oder Beschäftigt gesetzt hat (gelbes Symbol) Teilnehmer, der sich noch in der Lobby befindet, weil der Konferenzleiter die Konferenz noch nicht gestartet hat (siehe Abschnitt 6.2) Jeder Teilnehmer kann mit Klick auf seinen Namen seinen aktuellen Status ändern, der daraufhin den anderen Teilnehmern angezeigt wird: Online Dies ist der standardmäßig eingerichtete Status (ohne Symbol). Nicht da Neben dem Teilnehmer wird das Symbol angezeigt. Beschäftigt Neben dem Teilnehmer wird das Symbol angezeigt. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 9 von 40

10 Aufbau des Konferenzraums Lobby Diesen Status erhalten die eingeloggten Teilnehmer lediglich, wenn der Konferenzleiter die Konferenz noch nicht gestartet oder vorübergehend angehalten hat. Neben dem Teilnehmer wird das Uhr-Symbol angezeigt. Einen Gesamtüberblick über den Namen, die -Adresse und den Online-Status eines Teilnehmers erhalten Sie, wenn Sie auf einen Teilnehmereintrag zeigen. Mit Klick auf einen Teilnehmereintrag kann der Konferenzleiter an diesen Teilnehmer Moderatorenrechte vergeben. Der Bereich Videokonferenz (D) zeigt die Teilnehmer an einer Webkonferenz an, die die Webcam- Funktion aktiviert haben. Wenn ein Teilnehmer eine Webcam korrekt angeschlossen und aktiviert hat, wird den anderen Teilnehmern sein Bewegtbild gezeigt. Die anderen Teilnehmer können dann das Bild über das Kamera-Symbol einfrieren, sodass Ihnen nur noch das eingefrorene Standbild gezeigt wird. Im Standbild-Modus wird die Kamera im Kamera-Symbol rot angezeigt:. Außerdem kann jeder Teilnehmer das Stand- oder Bewegtbild eines anderen Teilnehmers in seiner Anzeige maximieren, indem auf das Symbol geklickt wird. In der maximierten Sicht ändert sich auch die Pfeilrichtung des Symbols. Um zur normalen Größe zurückzukehren, betätigen Sie das Symbol erneut. Im Hauptfenster (E) wird der eigentliche Inhalt der Webkonferenz angezeigt. Der Konferenzleiter bzw. Moderator legt hierfür den Konferenzmodus (F) fest: Präsentation Dies ist die Standardeinstellung, in der hochgeladene Dateien bearbeitet oder Ideen auf der Zeichenfläche skizziert werden. Mindmap Dieser Modus dient der kooperativen Erstellung und Bearbeitung von Gedankenkarten (Mindmaps). Screen-Sharing Der Konferenzleiter oder ein anderer Moderator gibt seinen Bildschirm zur Anzeige auf den Rechnern der anderen Teilnehmer frei. Auf diese Weise kann er den anderen Teilnehmern beliebige Anwendungen zeigen. Fernzugriff Ein Teilnehmer gibt einem Moderator seinen Bildschirm vollständig frei, sodass dieser Programme oder Befehle auf dem fremden Rechner ausführen kann. Chat Dieser Modus ist wegen der Kombination der Webkonferenz mit der Telefonkonferenz weniger relevant, aber vor allem im Hinblick auf die Funktion Flüstern interessant. Chat- Beiträge, die im Flüster-Modus eingegeben werden, sind nur für den vorher festgelegten Adressaten sichtbar. Details zu den für die verschiedenen Konferenzmodi verfügbaren Funktionen finden Sie im Kapitel 7. Der Bereich Dateien (G) enthält weitere vor oder während der Konferenz hochgeladene Dateien für den gemeinsamen Zugriff. Die hier angezeigten Dateien stehen auch nach Beendigung der Webkonferenz weiterhin zur Verfügung, und zwar im Zutrittsbereich zur Konferenz. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 10 von 40

11 Konferenz vorbereiten (Konferenzleiter) 5 Konferenz vorbereiten (Konferenzleiter) HINWEIS Dieses Kapitel betrifft lediglich Konferenzleiter. Als reiner Teilnehmer ohne Konferenzleiterfunktion lesen Sie bitte in Kapitel 6 weiter. Sie erfahren in diesem Kapitel, wie Sie als Konferenzleiter die Teilnehmer an einer Webkonferenz einladen und Dateien zur Präsentation und für den allgemeinen Zugriff hochladen. 5.1 Teilnehmer einladen 1. Rufen Sie in Ihrem Browser die Seite auf. Die Übersichtsseite über die von Vodafone angebotenen Konferenzdienste wird geöffnet. 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zur Online-Einladung. Die Eingabemaske für die Vodafone Telefonkonferenz wird geöffnet. 3. Geben Sie alle benötigten Daten für die Vodafone Telefonkonferenz ein und aktivieren Sie zusätzlich hier rot markiert das Kontrollkästchen Webkonferenz (Abbildung enthält Beispieldaten). Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 11 von 40

12 Konferenz vorbereiten (Konferenzleiter) Abbildung 2: Online-Einladung zur Vodafone Telefon-/Webkonferenz HINWEIS Wählen Sie im Listenfeld Anzahl der Teilnehmer die Anzahl der Teilnehmer, die Sie einladen möchten, also abzüglich Ihrer selbst. 4. Bestätigen Sie abschließend, dass Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzhinweise zur Kenntnis genommen haben, und klicken Sie auf die Schaltfläche Absenden. Alle Konferenzteilnehmer inkl. Sie selbst als Konferenzleiter erhalten eine Einladung per und/oder per SMS je nachdem, ob Sie eine Mobilfunknummer angegeben hatten. Die Einladung enthält die einen Zugangs-Link und alternativ die einzelnen Zugangsdaten (Benutzername und PIN = Konferenznummer), mit denen sich der jeweilige Teilnehmer in die Telefonkonferenz einwählen und in die Webkonferenz einloggen kann. 5.2 Präsentation hochladen Um eine Konferenz vorzubereiten, gehen Sie als Konferenzleiter wie folgt vor: 1. Rufen Sie Ihre -Einladung zur Webkonferenz auf. 2. Klicken Sie auf den Administrations-Link in der , um den Konferenzraum zu betreten: Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 12 von 40

13 Konferenz vorbereiten (Konferenzleiter) Abbildung 3: Administrations-Link in der -Einladung 3. Sie werden in den Zutrittsbereich zur Webkonferenz geleitet. 4. Klicken Sie dort auf die Schaltfläche Meeting betreten (in der Beispielabbildung rot umrahmt): Abbildung 4: Zutrittsbereich zur Webkonferenz (für Konferenzleiter) HINWEIS Alternativ dazu können Sie auch in Ihrem Browser die Adresse aufrufen und anschließend nacheinander die gewünschten Zugangsdaten eingeben, die Sie weiter unten in der -Einladung finden. Dies ist nötig, wenn Sie keinen direkten Zugriff auf Ihre haben, z. B. wenn Sie von einem fremden Rechner aus arbeiten. Der virtuelle Konferenzraum wird geöffnet. 5. Klicken Sie im Hauptfenster (im Konferenzmodus Präsentation ) auf die Schaltfläche Auswählen oder hochladen. Das Fenster Präsentation hochladen wird geöffnet. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 13 von 40

14 Konferenz vorbereiten (Konferenzleiter) 6. Wählen Sie über die Schaltfläche Durchsuchen... die gewünschte Datei in einem der angegebenen unterstützten Datei-Formate aus Ihrem lokalen Verzeichnissystem: Abbildung 5: Fenster Präsentation hochladen 7. Falls die Datei den Teilnehmern bereits in der Lobby anzeigen möchten, d. h. bevor diese den Konferenzraum betreten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Präsentation in der Lobby anzeigen?. 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen. Die ausgewählte Datei wird jetzt in das Hauptfenster des Konferenzraums hochgeladen. Sobald der Upload abgeschlossen ist, erhalten Sie die entsprechende Meldung im Infobereich. 9. Warten Sie, bis Sie die Infomeldung erhalten, dass die ausgewählte Datei hochgeladen ist. 10. Klicken Sie erneut im Hauptfenster auf die Schaltfläche Auswählen oder hochladen und wählen Sie im Menü die Bezeichnung der hochgeladenen Datei. Die Datei wird jetzt im Hauptfenster angezeigt. HINWEIS Auch im Bereich Dateien können Sie Dateien für den gemeinsamen Zugriff während der Konferenz hochladen, siehe Abschnitt 7.4. Im Gegensatz zu den Dateien im Hauptfenster stehen diese Dateien nach beendeter Webkonferenz weiterhin zum Abruf zur Verfügung (siehe Abschnitt 8.2). Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 14 von 40

15 Konferenz starten und betreten 6 Konferenz starten und betreten Dieses Kapitel beschreibt, wie sich die Konferenzteilnehmer in die Vodafone Telefonkonferenz einwählen, am Konferenz-Server anmelden und den virtuellen Konferenzraum betreten, nachdem der Konferenzleiter die Konferenz gestartet hat. 6.1 Telefonkonferenz starten (Konferenzleiter) Um eine Konferenz vorzubereiten, gehen Sie als Konferenzleiter wie folgt vor: 1. Wählen Sie sich mit einem tonwahlfähigen Telefon (MFV = Mehrfrequenzwahlverfahren/Tonwahlverfahren) unter der Rufnummer (14 Cent/Minute aus dem deutschen Festnetz) in die Vodafone Telefonkonferenz ein. 2. Wählen Sie die in Ihrer -Einladung genannte Konferenz-PIN, dann die Konferenzleiter- PIN und abschließend die Rautetaste #. Abbildung 6: PINs für die Telefonkonferenz in der -Einladung (Konferenzleiter) Damit sind Sie als Konferenzleiter für die Vodafone Telefonkonferenz angemeldet. 3. Benutzen Sie bei Bedarf eine der folgenden Tastenkombinationen, um eine bestimmte Funktion aufzurufen: Funktionen für alle Konferenzteilnehmer Hilfe zu den Funktionen für Konferenzteilnehmer aufrufen Hilfe zu den Konferenzleiterfunktionen aufrufen Eigenen Anschluss stummschalten (bei lauten Hintergrundgeräuschen, z. B. am Bahnhof, im Auto, bei schlechtem Mobilfunkempfang so vermeiden Sie, die anderen Teilnehmer zu stören) Zusätzliche Funktionen für den Konferenzleiter Teilnehmer der Konferenz zählen lassen (inkl. Konferenzleiter) Konferenzraum abschließen Teilnehmer stummschalten (Vortragsmodus) Konferenz beenden Tabelle 1: Funktionen der Telefonkonferenz (Konferenzleiter) 6.2 Webkonferenz starten (Konferenzleiter) Solange die Webkonferenz noch nicht gestartet ist, können die Teilnehmer den virtuellen Konferenzraum nicht betreten. Sie warten dann bis zum Konferenzbeginn in der so genannten Lobby, in der sie entweder eine Abfolge von festgelegten Bildern angezeigt bekommen oder bereits eine Präsentation zur Konferenz (siehe Abschnitt 5.2). Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 15 von 40

16 Konferenz starten und betreten Bevor der Konferenzleiter auf die Menü-Schaltfläche Meeting starten im klickt, sieht er die in der Lobby wartenden Teilnehmer mit gelben Symbolen und einem Uhrensymbol für den Status Lobby. Außerdem wird er von Zeit zu Zeit mit einer rot unterlegten Sprechblase daran erinnert, die Konferenz zu starten: Abbildung 7: Webkonferenz starten (Konferenzleiter) HINWEIS Die Schaltfläche Meeting starten steht Konferenzleitern und Moderatoren nur zur Verfügung, wenn mindestens zwei Teilnehmer über die Vodafone Telefonkonferenz eingewählt sind (siehe Abschnitte 6.1 und 6.3). Wenn während einer laufenden Konferenz die Anzahl der Teilnehmer unter 2 fällt, wird nach 5 Minuten die Konferenz automatisch angehalten. Die Schaltfläche Meeting starten steht dann nicht mehr zur Verfügung, und die Teilnehmer werden in die Lobby zurückversetzt. Gehen Sie als Konferenzleiter wie folgt vor, um die Konferenz zu starten: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Meeting starten. Die Schaltfläche ändert ihre Bezeichnung in Meeting anhalten. Die Symbole der bereits in der Lobby wartenden Teilnehmer ändern ihre Farbe von gelb in rot. Das Uhrensymbol erlischt, da die Teilnehmer jetzt vom Status Lobby in den Status Online gewechselt haben. Die Teilnehmer werden bei aktivierter Webcam mit entsprechendem Bild im Bereich Videokonferenz angezeigt, sonst lediglich mit einem Teilnehmer-Symbol. 2. Wenn alle Teilnehmer vollzählig versammelt sind, können Sie zur Sicherheit über das Menü Meeting den Meeting-Raum abschließen. Damit verhindern Sie, dass andere als die gewünschten Personen an der Konferenz teilnehmen z. B. jemand, der wegen des unachtsamen Umgangs eines Teilnehmers mit seinen Zugangsdaten in deren Besitz gelangt ist. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 16 von 40

17 Konferenz starten und betreten 6.3 Konferenz betreten (Teilnehmer) Um eine Konferenz zu betreten, gehen Sie als Teilnehmer wie folgt vor: 1. Rufen Sie Ihre -Einladung auf, über deren Zugriffs-Link Sie sich direkt in die Webkonferenz einloggen können. Falls Sie zum Startzeitpunkt der Webkonferenz keinen Zugriff auf Ihre s haben werden, notieren Sie vorher die alternativ angegebenen separaten Zugangsdaten inkl. der URL https://webkonferenz.arcor.de: Abbildung 8: Zugangsdaten Webkonferenz in der -Einladung (Teilnehmer) 2. Wählen Sie sich mit einem tonwahlfähigen Telefon (MFV = Mehrfrequenzwahlverfahren/Tonwahlverfahren) unter der Rufnummer (14 Cent/Minute aus dem deutschen Festnetz) in die Vodafone Telefonkonferenz ein. 3. Wählen Sie die in Ihrer -Einladung genannte Konferenz-PIN das ist gleichzeitig die Nummer der Konferenz und schließen Sie die Eingabe mit der Rautetaste # ab. Abbildung 9: Zugangsdaten Telefonkonferenz in der -Einladung (Teilnehmer) Damit sind Sie für die Vodafone Telefonkonferenz angemeldet. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 17 von 40

18 Konferenz starten und betreten 4. Benutzen Sie bei Bedarf eine der folgenden Tastenkombinationen, um eine bestimmte Funktion aufzurufen: Hilfe zu den Funktionen für Konferenzteilnehmer aufrufen Eigenen Anschluss stummschalten (bei lauten Hintergrundgeräuschen, z. B. am Bahnhof, im Auto, bei schlechtem Mobilfunkempfang so vermeiden Sie, die anderen Teilnehmer zu stören) Tabelle 2: Funktionen der Telefonkonferenz (Teilnehmer) 5. Rufen Sie die Webkonferenz über Ihren Browser auf. Der Zutrittsbereich zur Webkonferenz wird geöffnet. 6. Wenn Sie sich über den direkten Zugriffs-Link eingeloggt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Meeting betreten auf der rechten Seite des Zutrittsbereichs: Abbildung 10: Zutritt zur Webkonferenz über Zugriffs-Link 7. Wenn Sie die Webkonferenz über https://webkonferenz.arcor.de aufrufen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ich bin Moderator bzw. auf Ich bin Teilnehmer und geben Sie in den weiteren Fenstern die Zugangsdaten ein: Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 18 von 40

19 Konferenz starten und betreten Abbildung 11: Zutritt zur Webkonferenz über separate Zugangsdaten Sie gelangen jetzt in den Konferenzraum. Sofern der Konferenzleiter die Konferenz noch nicht gestartet hat, gelangen Sie als Teilnehmer zunächst in die so genannte Lobby. Dort werden Ihnen standardmäßig Bilder aus aller Welt gezeigt. Wenn der Konferenzleiter die entsprechende Einstellung vorgenommen hat, sehen Sie stattdessen bereits eine für die Konferenz relevante Präsentation. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 19 von 40

20 Konferenz durchführen 7 Konferenz durchführen In diesem Kapitel werden zunächst einige Funktionen aufgeführt, die in allen Konferenzmodi möglich sind (zum Teil aber nur für Konferenzleiter verfügbar). Anschließend wird auf die vier Konferenzmodi und deren Funktionen eingegangen. 7.1 Moderator ernennen (Konferenzleiter/Moderator) Als Konferenzleiter können Sie weitere Teilnehmer zu Moderatoren ernennen. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Klicken Sie auf den gewünschten Teilnehmereintrag im Bereich Teilnehmer. 2. Klicken Sie auf das daraufhin geöffnete Menü Moderatorenrechte vergeben. Der entsprechende Teilnehmer wird jetzt mit dem Moderatoren-Symbol über weitergehende Rechte als ein normaler Teilnehmer. angezeigt und verfügt 3. Klicken Sie später bei Bedarf erneut auf den Teilnehmereintrag, wenn Sie dem Teilnehmer die Moderatorenrechte entziehen möchten. HINWEIS Dem Moderator, der ursprünglich zur Konferenz eingeladen hat, können die Moderatorenrechte nicht entzogen werden. 7.2 Teilnehmer einladen/holen/schicken (KL/Moderator) Wenn Sie über Konferenzleiter- oder Moderatorenrechte verfügen, können Sie einen Teilnehmer oder Alle auswählen und anschließend die ausgewählte(n) Teilnehmer in die Lobby schicken oder ins Meeting holen, sofern sie sich in der Lobby befinden. Außerdem können Sie wie folgt zusätzliche Teilnehmer einladen: 1. Klicken Sie im Bereich Teilnehmer unter Teilnehmer einladen auf die Schaltfläche mit dem Brief- Symbol : Abbildung 12: Teilnehmer einladen Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 20 von 40

21 Konferenz durchführen Das Fenster zur Eingabe der Teilnehmerdaten wird geöffnet. 2. Geben Sie die -Adresse des gewünschten Teilnehmers ein. 3. Aktivieren Sie bei Bedarf das Kontrollkästchen, wenn der Teilnehmer Moderatorenrechte erhalten soll. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen. Der weitere für die Konferenz gewünschte Teilnehmer wird per benachrichtigt und kann sich wie in Abschnitt 6.3 beschrieben in die Konferenz einloggen. 7.3 Feedback-Funktion und Zusatzfunktion Nachrichten Während der Webkonferenz haben Sie die Möglichkeit Rückmeldungen zu geben, ohne eine akustische Intervention des Moderators zu verursachen. Ihre Rückmeldung wird dann neben Ihrem Namen im Bereich Teilnehmer durch ein Symbol visualisiert, so dass der Moderator entsprechend darauf reagieren kann. Moderatoren können dann beispielsweise auch während eines Vortrags mit Stummschaltung durch einen Klick auf die gleichnamigen Schaltflächen die Funktion Nachrichten aktivieren und auf die einzelnen Rückmeldungen eingehen. Zum Deaktivieren klicken Sie die Schaltfläche erneut an. Wenn Sie während der Konferenz eine Rückmeldung abgeben möchten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie unterhalb des Bereichs Teilnehmer auf die Schaltfläche Feedback geben. Die Auswahlliste für das Feedback wird geöffnet. 2. Wählen Sie die gewünschte Rückmeldung: Abbildung 13: Auswahl der Rückmeldung Neben dem Namen des Teilnehmers, der ein Feedback gegeben hat, wird im Teilnehmerbereich die selektierte Rückmeldung angezeigt: Abbildung 14: Angezeigte Rückmeldung Mit der Zusatzfunktion Nachrichten können Moderatoren auf die Rückmeldungen der Konferenzteilnehmer eingehen. Im Unterschied zum Konferenzmodus Chat können die Teilnehmer bei aktivierter Funktion Nachrichten kurze Nachrichten zu einem aktuell im Hauptfenster angezeigten Inhalt wie folgt an bestimmte Adressaten versenden: an alle Teilnehmer: über Schaltfläche Nachricht an alle Teilnehmer an den Moderator, der die Funktion aktiviert hat: über Schaltfläche Senden ggf. mit Zusatzoption Chat sichtbar für alle Teilnehmer an einen bestimmten Teilnehmer: über Symbol Privat antworten Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 21 von 40

22 Konferenz durchführen Abbildung 15: Zusatzfunktion Nachrichten HINWEIS Die Nachrichten für alle Teilnehmer werden in einem eigenständigen Fenster Nachrichten angezeigt, private Nachrichten für einen bestimmten Teilnehmer nur diesem in einem zusätzlichen Fenster Private Antwort erhalten. 7.4 Konferenz anhalten (Konferenzleiter/Moderator) Über die Menü-Schaltfläche Meeting anhalten können Sie als Konferenzleiter oder als weiterer Moderator die Konferenz vorübergehend anhalten. In dieser Zeit warten die Teilnehmer ohne Moderatorenrechte in der Lobby, bis Sie die Webkonferenz über Meeting starten erneut starten (siehe Abschnitt 6.2). 7.5 Maximierung und Vollbilddarstellung des Hauptfensters Mithilfe der Schaltflächen und die über dem Hauptfenster positioniert sind, können Sie die Darstellung Ihrer Weboberfläche steuern. Die Schaltfläche Maximieren vergrößert das Hauptfenster bei allen Teilnehmern, während die Bereiche Teilnehmer, Videokonferenz, Dateien und Konferenzmodus ausgeblendet werden. Die Schaltfläche Vollbild hingegen, kann auch von den Teilnehmern genutzt werden. Im Vollbildmodus werden zwar neben den oben genannten Bereichen auch die Browserleisten und Taskleiste des Betriebssystems ausgeblendet, doch die Änderung der Darstellung betrifft nur einen selbst und nicht die anderen Teilnehmer. / Wechsel in den Vollbildmodus / Vollbildmodus verlassen / Fenster bei allen Teilnehmern vergrößern / Fenster bei allen Teilnehmern verkleinern Abbildung 16: Maximierte Darstellung Abbildung 17: Vollbildmodus Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 22 von 40

23 Konferenz durchführen 7.6 Umfragen durchführen (Konferenzleiter/Moderator) Das Extra Umfrage ermöglicht Ihnen die Erstellung und Speicherung von Umfragen. Die Ergebnisse können dann während der Laufzeit des Meetings immer wieder abgerufen werden, wobei alleine Sie über die Veröffentlichung der Umfrageergebnisse entscheiden. Um eine Umfrage zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen das Menü Extras Umfrage und anschließend Neue Umfrage. 2. Geben Sie im daraufhin geöffneten Fenster den Titel der Umfrage und die eigentliche Frage ein. Abbildung 18: Umfrage erstellen 3. Geben Sie anschließend die Antwortmöglichkeiten an: Durch Klicks auf die Schaltflächen Antwort hinzufügen bzw. Antwort entfernen bestimmen Sie, wie viele Antwortmöglichkeiten Sie zu einer Frage zur Verfügung stellen. 4. Markieren Sie das Kontrollkästchen Mehrere Antwortmöglichkeiten erlauben, falls Sie den Teilnehmern simultane Antwortmöglichkeiten erlauben möchten. 5. Klicken Sie auf Umfrage starten, um die Umfrage sofort zu starten, oder klicken Sie auf Speichern, um die Umfrage zu einem späteren Zeitpunkt über das Menü Extras zu starten. Um eine gespeicherte Umfrage (erneut) zu starten, gehen Sie wie folgt vor: 1. Wählen Sie das Menü Extras Umfrage, und klicken Sie auf die gespeicherte Umfrage, die Sie (erneut) starten möchten (im Beispiel Lösung 2 ). Abbildung 19: Gespeicherte Umfrage aufrufen 2. Klicken Sie im daraufhin geöffneten Fenster auf Umfrage starten bzw. auf Umfrage erneut starten. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 23 von 40

24 Konferenz durchführen VORSICHT Beim erneuten Start einer Umfrage werden die alten Ergebnisse überschrieben und sind damit verloren! Während die Umfrage läuft, sehen Sie als Moderator eine Live-Vorschau der Ergebnisse. Um das Umfrageergebnis zu veröffentlichen, gehen Sie wie folgt vor: 1. Klicken Sie im geöffneten Vorschau-Fenster auf Umfrage beenden, sobald Sie die Umfrage beenden wollen. Das ist auch möglich, wenn nicht alle Teilnehmer abgestimmt haben. 2. Klicken Sie auf Umfrage veröffentlichen, um den Teilnehmern das Ergebnis zu präsentieren. Abbildung 20: Umfrageergebnis veröffentlichen 7.7 Weitere Datei hochladen Alle Teilnehmer können sowohl im Hauptfenster als auch im Bereich Dateien über die entsprechenden Schaltflächen Dateien hochladen. Die im Bereich Dateien hochgeladenen Dateien stehen nach dem endgültigen Ende der Webkonferenz archiviert zur Verfügung und können im Zutrittsbereich heruntergeladen werden (siehe Abschnitt 8.2). Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 24 von 40

25 Konferenz durchführen 7.8 Konferenzmodus Präsentation Im Konferenzmodus Präsentation können die Teilnehmer einer Webkonferenz über Präsentationen oder sonstige hochgeladene Dateien diskutieren, Markierungen und Bemerkungen in diese einfügen sowie Ideen auf der Zeichenfläche skizzieren. Gehen Sie als Moderator wie folgt vor, um Präsentationen zu besprechen bzw. zu bearbeiten: 1. Klicken Sie im unteren Fensterbereich der Webkonferenz auf die Schaltfläche für den Konferenzmodus Präsentation, sofern dieser Modus nicht bereits aktiv ist. Der Konferenzmodus Präsentation wird gestartet. 2. Laden Sie wie im Abschnitt 5.2 ab Schritt 4 beschrieben eine Präsentation hoch. Das Hauptfenster für den Modus Präsentation enthält jetzt die in der Beispielabbildung gezeigten Funktionen: Abbildung 21: Konferenzmodus Präsentation mit hochgeladenen Inhalten Für die Anzeige des hochgeladenen Inhalts stehen Ihnen folgende Schaltflächen bzw. Textfelder zur Verfügung: und Navigation zwischen den Folien einer Präsentation oder durch mehrseitige Dateien Direkter Aufruf der eingegebenen Seite/Folie nach Bestätigung mit Eingabetaste Aufruf einer Skala zum Anpassen des hochgeladenen Inhalts 3. Nutzen Sie je nach Bedarf die folgenden Funktionen: Vorschau Rechts neben der aufgerufenen Datei werden die einzelnen Seiten/Folien als Miniaturen angezeigt. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 25 von 40

26 Konferenz durchführen Zeiger Auf allen Bildschirmen wird Ihr Mauszeiger angezeigt, wenn Sie auf bestimmte Punkte im hochgeladenen Inhalt klicken oder zeigen, über die Sie diskutieren möchten. Diese Funktion können sowohl der Konferenzleiter als auch die Teilnehmer ohne weitergehende Rechte nutzen. Board Hiermit rufen Sie die kontextsensitiven Zeichenwerkzeuge auf, mit diesen Sie Striche und Formen in beliebigen Farben zeichnen sowie Texte eingeben. PDF Diese Funktion wandelt die im Präsentationsbereich bearbeitete Datei mit sämtlichen Markierungen und Anmerkungen in eine PDF-Datei um. Diese können Sie wiederum in den Bereich Dateien hochladen, um Besprechungsergebnisse auch nach abgeschlossener Konferenz verfügbar zu halten (siehe Abschnitt 7.7). Gehen Sie als Moderator wie folgt vor, um auf der Zeichenfläche Ideen zu skizzieren: 1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen, um die verfügbaren Menüs anzuzeigen. 2. Wählen Sie Neue Zeichenfläche. Das Hauptfenster für den Modus Präsentation zeigt jetzt eine leere Zeichenfläche und die Tools (Zeichenwerkzeuge) an. HINWEISE Wenn Sie ein Werkzeug wählen, mit dem Sie Linien oder Flächen in unterschiedlichen Farben zeichnen können, werden Ihnen diese zusätzlichen Farboptionen nach Klick auf die Schaltflächen für Farbe angezeigt. Als Konferenzleiter oder Moderator können Sie mit Klick auf die Schaltfläche mit Schloss-Symbol das Zeichnen für Teilnehmer sperren/erlauben. 3. Skizzieren Sie zusammen mit den anderen Teilnehmern Ideen und schreiben Sie ggf. Kommentare dazu: Abbildung 22: Konferenzmodus Präsentation mit Zeichenfläche 4. Verwenden Sie ggf. die Funktionen Zeiger und PDF (siehe weiter oben bei Präsentationen). Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 26 von 40

27 Konferenz durchführen 5. Beenden Sie den Konferenzmodus Präsentation, indem Sie in einen anderen Konferenzmodus wechseln. Als Teilnehmer ohne Moderatorenrechte können Sie über die gleichnamige Schaltfläche eine Datei hochladen, aber nicht die Zeichenfläche aufrufen. Die Schaltfläche Board steht Ihnen bei hochgeladener Datei nicht zur Verfügung. Alle weiteren Funktionen im Konferenzmodus entsprechen denen eines Moderators. 7.9 Konferenzmodus Mindmap Im Konferenzmodus Mindmap können die Teilnehmer einer Webkonferenz neue Mindmaps anlegen und bearbeiten. Sie können als Konferenzleiter oder Moderator die angelegten Mindmaps exportieren sowie zuvor exportierte Mindmaps in das Meeting hochladen. Unterstützt werden beim Im- und Export verschiedene Formate wie z.b. die der Open Source Software FreeMind, Mindmanager- Dateien uvm. Zum Hochladen einer gespeicherten Mindmap gehen Sie als Moderator wie folgt vor: 1. Klicken Sie im unteren Fensterbereich der Webkonferenz auf die Schaltfläche für den Konferenzmodus Mindmap. Der Konferenzmodus Mindmap wird gestartet. 2. Klicken Sie auf die oberhalb des Hauptfensters positionierte Schaltfläche Hochladen. 3. Geben Sie im erscheinenden Fenster einen Titel ein und klicken Sie auf Durchsuchen..., um die gewünschte Datei auszuwählen. Durch einen Klick auf die Schaltfläche importieren wird die von Ihnen ausgewählte Mindmap in das Meeting hochgeladen. 4. Navigieren Sie nun über Menüpunkt Auswählen zur soeben hochgeladenen Datei und klicken Sie diese an. Das Hauptfenster für den Modus Mindmap enthält Ihre Mindmap sowie die in der Beispielabbildung gezeigten Funktionen: Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 27 von 40

28 Konferenz durchführen Abbildung 23: Konferenzmodus Mindmap In diesem Modus stehen Ihnen neben der Werkzeugleiste zur Text- und Farbformatierung ( Style ) folgende Schaltflächen zur Verfügung: Mit Klick auf diese Schaltfläche können Sie eine bereits erstellte Mindmap aufrufen oder löschen und eine neue Mindmap anlegen. Über diese Schaltfläche können Teilnehmer und Modaratoren (weitere) FreeMind-Dateien in das Meeting hochladen. Mit dieser Funktion speichern Sie die im Hauptfenster erstellte Mindmap als FreeMind-Datei (Dateiendung *.mm) ins Verzeichnissystem Ihres Rechners. Mit Klick auf diese Schaltfläche rufen Sie die Untermenüs zur Bearbeitung der Mindmap auf. Sie können nachträglich den Titel ändern oder die Mindmap zurücksetzen, sodass nur noch der Startknoten bestehen bleibt. Außerdem können Sie die Mindmap skalieren, die Mindmap-Mitte zentrieren, damit sich der Startknoten mit dem Mindmap-Thema genau in der Mitte des Hauptfensters befindet, oder die Mindmap über die Schaltfläche Alles zeigen vollständig in die Größe des Hauptfensters einpassen. Gehen Sie als Moderator wie folgt vor, um neue Mindmaps anzulegen: 1. Wählen Sie das Menü Auswählen Neue Mindmap anlegen. 2. Geben Sie im daraufhin geöffneten Fenster den Titel der Mindmap ein und bestätigen Sie mit OK. Das Hauptfenster für den Modus Mindmap zeigt jetzt eine neue Mindmap mit dem gewünschten Titel als Startknoten an. Durch einen Klick auf diesen Knoten können weitere hinzugefügt und bearbeitet werden. Gehen Sie wie folgt vor, um eine erstellte Mindmap zu exportieren: 1. Klicken Sie auf die oberhalb des Hauptfensters positionierte Schaltfläche Exportieren. 2. Klicken Sie auf dem neu geöffneten Fenster auf Speichern. Falls die Datei aus Sicherheitsgründen nicht automatisch geöffnet wird, klicken Sie auf den angezeigten Link. 3. Wählen sie den gewünschten Pfad aus, unter dem die Mindmap gespeichert werden soll. HINWEIS Die Mindmap wird ins FreeMind-Format (*.mm) exportiert. In diesem Format (auch außerhalb des Meetings) erstellte Mindmaps können Moderatoren und Konferenzleiter über Hochladen importieren. Gehen Sie als Moderator wie folgt vor, um eine erstellte Mindmap zu löschen: 1. Öffnen Sie das Menü Auswählen Löschen und wählen Sie die Datei, die gelöscht werden soll. Sie werden gefragt, ob die ausgewählte Mindmap tatsächlich gelöscht werden soll. 2. Bestätigen Sie bitte mit einem Klick auf Ja. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 28 von 40

29 Konferenz durchführen 7.10 Konferenzmodus Screen-Sharing Im Konferenzmodus Screen-Sharing kann der Konferenzeleiter und jeder Teilnehmer, der über Moderatorenrechte (siehe Abschnitt 7.1) verfügt, seinen Bildschirm oder eine beliebige lokale Anwendung auf den Bildschirmen der anderen Teilnehmer anzeigen lassen. Dafür ist der Download des Screensharing-Clients nötig, aber keine Installation. Der Screensharing-Client hinter-lässt keinerlei Spuren auf den Rechnern der Teilnehmer; er wird footprintless nur für die Dauer dieses Konferenzmodus ausgeführt. Gehen Sie wie folgt vor, um als Moderator das Screen-Sharing aufzurufen: 1. Klicken Sie im unteren Fensterbereich der Webkonferenz auf die Schaltfläche für den Konferenzmodus Screen-Sharing. Die Screen-Sharing-Funktion wird aufgerufen. Das nachfolgend abgebildete Fenster wird geöffnet:: Abbildung 24: Startbildschirm für Konferenzmodus Screen-Sharing 2. Bestätigen Sie mit Freigeben. Im Hauptfenster wird jetzt die Meldung: Der Screensharing-Client läuft nicht angezeigt. 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Screensharing-Client herunterladen. 4. Folgen Sie für das Herunterladen den Anweisungen und speichern Sie die Datei vodafone.exe lokal. Der Screensharing-Client wird jetzt in der Titelleiste der Webkonferenz und jedes geöffneten Anwendungsfensters als Vodafone-Symbol angezeigt, außerdem in der Statusleiste Ihres Bildschirms. 5. Um Ihren Bildschirm oder eine Anwendung zum Screen-Sharing freizugeben, klicken Sie auf das Vodafone-Symbol und bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage zur Freigabe. Alternativ können Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenu des Screensharing-Clients in der Statusleiste aufrufen und eines der in der Liste angezeigten Fenster zur Freigabe auswählen: Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 29 von 40

30 Konferenz durchführen Abbildung 25: Fenster für Screen-Sharing-Freigabe auswählen Das freigegebene Fenster wird jetzt den anderen Teilnehmer auf deren Bildschirmen angezeigt. Sie können für die Teilnehmer die Darstellung maximieren oder in den Vollbild-Modus bringen. Sie selbst sehen den Inhalt nicht im Haupt-, sondern in einem kleinen Vorschaufenster mit skalierbarer Größe, das automatisch geöffnet wird und Ihnen zeigt, wie das Bild auf der Teilnehmerseite aussieht: Abbildung 26: Bildschirm des Moderators/Konferenzleiters beim Screen-Sharing HINWEIS Falls Sie die Meldung: Es konnte keine Verbindung zum Screensharing-Server hergestellt werden erhalten, sollten Sie die Verbindungseinstellungen überprüfen. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste auf das Vodafone-Symbol in der Statusleiste Ihres Rechners und rufen Sie das Kontextmenü Einstellungen auf. Das daraufhin geöffnete Fenster Einstellungen sollte folgende Einstellungen enthalten: Proxy verwenden: aktiv (Häkchen im Kontrollkästchen) Proxy server: [Name Ihres WWW-Proxys] Port: [Port Ihres WWW-Proxys, z. B. 80] Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 30 von 40

31 Konferenz durchführen 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Beenden im Hauptfenster, um die Freigabe Ihres Bildschirms zu beenden. Teilnehmer können unterhalb des Hauptfensters die Anzeige des Moderator-Bildschirms anpassen: Mausbewegung verfolgen: Ihnen wird die Maus des Moderators mit dessen Namen daneben angezeigt. Sichtbaren Bereich verschieben: Sie können die freigegebene Anzeige unabhängig von der Mausbewegung des Moderators verschieben. Inhalt einpassen: Die Anzeige wird in das Hauptfenster eingepasst. HINWEIS Unter Umständen können Sie als Teilnehmer Schrift auf dem Moderator-Bildschirm in der Darstellung Inhalt einpassen nur schwer erkennen, wenn die Bandbreite gering ist oder der Moderatoren- Bildschirm über eine höhere Auflösung verfügt als Ihrer. In diesem Fall sollten Sie die Option Inhalt einpassen deaktivieren. Abbildung 27: Screen-Sharing, Anzeige des freigegebenen Fensters beim Teilnehmer 7.11 Konferenzmodus Fernzugriff Im Konferenzmodus Fernzugriff kann der Moderator sich das Einverständnis des jeweiligen Teilnehmers vorausgesetzt einen Teilnehmer-Bildschirm anzeigen lassen und Anwendungen auf dem Rechner des Teilnehmers ausführen. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 31 von 40

32 Konferenz durchführen HINWEIS Für diese Funktion muss der Teilnehmer den Screensharing-Client heruntergeladen haben. Weitere Informationen dazu finden Sie zu Beginn des Abschnitts Gehen Sie wie folgt vor, um als Moderator den Fernzugriff zu aktivieren: 1. Klicken Sie im unteren Fensterbereich der Webkonferenz auf die Schaltfläche für den Konferenzmodus Fernzugriff. 2. Klicken Sie im Bereich Teilnehmer auf den gewünschten Teilnehmer. 3. Klicken Sie auf das daraufhin geöffnete Menü Fernzugriff anfordern : Abbildung 28: Fernzugriff anfordern Der Teilnehmer erhält eine Anfrage, ob er den Fernzugriff zulassen möchte. Sofern er die Anfrage bestätigt, können Sie seinen Rechner steuern, als sei es Ihr eigener. Der Teilnehmer kann die Freigabe jederzeit beenden. 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fernzugriff beenden im Hauptfenster, wenn Sie den entfernten Rechner nicht weiter steuern möchten. Teilnehmer können die Anfrage eines Moderators zum Fernzugriff bestätigen oder ablehnen: Abbildung 29: Anfrage zum Fernzugriff Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 32 von 40

33 Konferenz durchführen Auch während der laufenden Bildschirmkontrolle können Teilnehmer den Fernzugriff beenden Konferenzmodus Chat Da die Webkonferenz immer zusammen mit der Vodafone Telefonkonferenz gestartet wird, ist der Chat-Modus nur im Hinblick auf die Funktion Flüstern für Sie interessant: Geflüsterte Chat-Beiträge erscheinen lediglich auf dem Bildschirm des vorher explizit ausgewählten Teilnehmers. Gehen Sie wie folgt vor, um einen Beitrag im Flüster-Modus zu verfassen: 1. Klicken Sie im unteren Fensterbereich der Webkonferenz auf die Schaltfläche für den Konferenzmodus Chat. Die Chat-Funktion wird aufgerufen. 2. Rufen Sie für den Flüster-Modus den Listeneintrag Flüstern auf (Standard: Normal ), wählen Sie im Listenfeld an den gewünschten Adressaten und geben Sie in das Textfeld unten Ihren Beitrag ein (rote Markierungen in der Beispielabbildung): Abbildung 30: Chat mit Eintrag im Flüstermodus 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden unten rechts. Der geflüsterte Beitrag erscheint jetzt nur beim ausgewählten Adressaten kursiv gesetzt im Hauptfenster für den Chat (siehe Beitrag von in der Beispielabbildung). Für alle Teilnehmer sichtbare Texte werden in normaler, unformatierter Schrift gesetzt. 4. Beenden Sie den Konferenzmodus Chat, indem Sie in einen anderen Konferenzmodus wechseln. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 33 von 40

34 Konferenz durchführen 7.13 Zusatzfunktion Co-Browse Moderatoren können zusätzlich zu den Konferenzmodi mit Klick auf die gleichnamigen Schaltflächen die Funktion Co-Browse aktivieren. Zum Deaktivieren klicken Sie die Schaltfläche erneut an. Bei aktivierter Zusatzfunktion Co-Browse surfen Moderatoren mit den anderen Teilnehmern auf Webseiten, die in einem separaten Fenster angezeigt werden. Den Teilnehmern wird jeweils die Seite angezeigt, die der Moderator in seinem Fenster Co-Browse Presenter über die Adressleiste aufruft. HINWEIS Für diese Zusatzfunktion muss der Moderator eine HTML Application-Datei (*.hta) herunterladen und ausführen. Die Teilnehmer müssen während des Surfens das entsprechende Fenster am besten in minimierter Form geöffnet lassen. Die Anwendung wird nicht installiert und hinterlässt keinerlei Spuren auf den Rechnern der Konferenzteilnehmer. Sie ist also genauso footprintless wie der Screensharing-Client. Weitere Informationen dazu finden Sie zu Beginn des Abschnitts Die Funktion Co-Browse bietet sich an, wenn nicht nur die Inhalte einer einzigen Webseite besprochen werden sollen dafür wäre der Konferenzmodus Screensharing völlig ausreichend, sondern das Surfen an sich und die Verlinkung zwischen den Seiten relevant ist. Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 34 von 40

35 Konferenz beenden 8 Konferenz beenden Die Teilnehmer einer Webkonferenz können diese über das Menü Meeting Logout verlassen. Der Konferenzleiter hat zusätzlich die Möglichkeit Beenden und Archivieren. 8.1 Konferenz verlassen Wenn ein Teilnehmer die Webkonferenz über Meeting Logout verlässt, wird er anschließend nicht mehr im Konferenzraum angezeigt. Wenn der Konferenzleiter die Konferenz verlässt, ist sie für alle Teilnehmer beendet. Nach Verlassen der Webkonferenz über Logout können Sie sich jederzeit wieder einloggen, solange der Konferenzleiter diese noch nicht endgültig beendet hat (siehe nächsten Abschnitt). 8.2 Konferenz beenden und archivieren (Konferenzleiter) Als Konferenzleiter können Sie eine Konferenz endgültig beenden. Dafür wählen Sie aus dem Menü Meeting das Untermenü Beenden und Archivieren. VORSICHT Die Webkonferenz ist danach endgültig beendet Sie und die anderen Teilnehmer können den Konferenzraum nicht mehr betreten! Wenn Sie den Konferenzraum weiterhin betreten können möchten, sollten Sie entweder das Untermenü Logout wählen oder das Meeting anhalten (siehe Abschnitt 7.4). Die Teilnehmer können anschließend alle vorher im Bereich Dateien sichtbaren Dateien über den Zutrittsbereich zur Webkonferenz abrufen (siehe rote Markierung in der folgenden Beispielabbildung), eine Datei auswählen und sie über die gleichnamige Schaltfläche im unteren Bereich herunterladen: Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 35 von 40

36 Konferenz beenden Abbildung 31: Archivierte Dateien herunterladen Vodafone Telefonkonferenz: Handbuch Webkonferenz Seite 36 von 40

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