Referent. Robert Wahlen Dipl.-Ing./ Dipl.-Wirt.Ing./ Sich-Ing./ CFM Certified Facility Manager 1. Vizepräsident ProBuilding e.v.

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1 Workshop Juni 2012, Uhr Nachhaltigkeit aus Betreibersicht: Lösungen für Neubau und Bestand. Risikomanagement im Immobilienund Facility Management Business Continuity Management Building Security Consense Internationale Fachmesse und Kongress für nachhaltiges Bauen, Investieren und Betreiben Referent Robert Wahlen Dipl.-Ing./ Dipl.-Wirt.Ing./ Sich-Ing./ CFM Certified Facility Manager 1. Vizepräsident ProBuilding e.v. Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 1

2 Inhaltsübersicht Auslöser des BCM-BS in den USA und Europa BCM-BS in der Immobilienwirtschaft in D-A-CH heute Betreiberpflichten/ -verantwortung Reduzieren von Haftungsrisiken Vorgehensweisen bei der Risikoanalyse Maßnahmenentwicklung auf Basis der Risikoanalyse Deutscher Standard BCM-BS Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 2

3 Gesetzliche Pflicht ist die Sicherheitsunterweisung bei Beginn einer jeden Veranstaltung durch den Veranstalter Hinweispflicht auf Notausgänge Gefahren Verhalten im Notfall Toiletten (im Notfall) Feuer, Feuer, Feuer! etc. Schnell raus hier! Jetzt fragen Sie sich Was soll das? Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 3

4 Der Auslöser für BCM-BS im Immobilien- und Facility Management in USA zuletzt abgerufen am , 17:00 Uhr Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 4

5 Ausgangspunkt und Idee zum Innovationsforum BCM-BS Euro-FM Kongress in Manchester Forum B: FM supporting business continuity and risk management u.a. Themen wie: The profitable facility: an examination of facility factors that affect profitability Know the important considerations about a facility that affect business continuity Discuss factors that may affect the actual cost e of a facility Examine factors that may affect employee turnover and its related cost Charles Carpenter, Texas State University, San Marcos, TX (USA) Feststellung: Mein Fazit: Dort Vorgetragenes wenden wir so im deutschsprachigen Raum in der Immobilienwirtschaft nicht an! Wir müssen etwas tun! Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 5

6 Ausgangspunkt und Idee zum Innovationsforum BCM-BS Auszug der Leistungsfelder des Facility Management und deren Wichtigkeit aus der weltweiten Studie der IFMA USA veröffentlicht und weitere Rankings der Leistungsfelder Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 6

7 Ausgangspunkt und Idee zum Innovationsforum BCM-BS Sicherheitsrelevante Aspekte im Detail und weitere Rankings der Leistungsfelder Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 7

8 Was ist BCM/ BKM ein Überblick Business Continuity Management (BCM), Betriebliches Kontinuitätsmanagement (BKM), ist ein ganzheitliches Risiko-, Krisen- und Notfall-Managementsystem Ziele des BCM/ BKM sind: Gefährdungspotentiale zu analysieren, zu beseitigen und/ oder zu reduzieren Vermeidung von Unterbrechungen und Fortsetzung der Geschäftsprozesse im Ereignisfall Wenn eine Minderung und Beseitigung dieser Potentiale nicht möglich ist, sind entsprechende Strategien und Maßnahmen zu entwickeln, um mit möglichst angemessenem Aufwand, entsprechend auf eintretende Notfälle, Krisen etc. zu reagieren, Folgeschäden für Mensch, Umwelt und Unternehmen zu minimieren, bei Bedarf einen Notbetrieb einzurichten, den Normalbetrieb des Unternehmens zeitnah wieder herzustellen und somit den Fortbestand des Unternehmens des Immobilieneigentümers und eines jeden Mieters/ Nutzers zu sichern. Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 8

9 Womit haben wir es zu tun? Spannungsfeld der Interessen Immobilieneigentümer Nutzer Mieter Verträge? Kosten? Leistungen? Verwalter Dienstleister Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 9

10 Erkennen der Wertschöpfung als Ausgangspunkt Mensch, Arbeitsplatz, Geschäftsprozess externer Verwalter externer Eigentümer Unternehmensleitung Gesetze Umwelt KUNDE strategische Unterstützung Beratung, Planung, Controlling Facility Manager operative Unterstützung Beschaffung, Durchführung Allgemeinbereich Nutzer- / Mieterbereich KUNDE Arten der Wertschöpfung Services Installationen Liegenschaft Gebäude Zentrale Betriebstechnik Robert Wahlen 1996 Gebäude-Management Facility Management ~ 4,00 6,00 /m²m ~ 25,00 50,00 /m²m ist das Management der Sekundärprozesse Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 10

11 Interne Verwaltungseinheit Services Management Services Management Divergierende Sichtweisen Europäische & deutsche Gesetze, Verordnungen, Richtlinien Nutzer Öffentliche Haushalte Wirtschaftseinheiten Private Haushalte Betriebe Eigner Unternehmen Öffentliche Betriebe/ Verwaltungen Mensch, Arbeitsplatz Geschäftsprozess Sekundärprozesse = Bedarfe an: Flächen/ öffentliche Infrastrukturen Infrastruktur (Sicherheitspersonal) Kaufmännisch Technik (technische Sicherheit) Infrastruktur (Sicherheitspersonal) Kaufmännisch Technik (technische Sicherheit) Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 11

12 Verkehrssicherung Ohne Worte Ein Mieter setzt die Hausverwaltung von der Situation in Kenntnis. Die Hausverwaltung schreibt zurück, dass der Mieter doch bitte die Feuerwehr anrufen soll, wenn ER meint es sei zu gefährlich. Ein eklatanter Verstoß der Hausverwaltung gegen das OWiG. Die Hausverwaltung versucht sogar einen Mitschuldigen zu generieren, sollte etwas passieren. Risikomanagement Vortragstitel Referent im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 12

13 Verkehrssicherung Mietminderung? Haben Sie eine Chance in die Kneipe zu gehen bei dem Glatteis? Schnittstelle Eigner/ Nutzer Keiner kommt essen, weil der Eigner nichts tut. Der Nutzer hat den Schaden und macht Mietminderung, Eigner ruft Haftpflichtversicherung an. Ist das die Lösung? Risikomanagement Vortragstitel Referent im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 13

14 und diese Situation bestand mindestens ein halbes Jahr (zwei verschiedene Immobilien) Risikomanagement Vortragstitel Referent im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 14

15 Interne und externe Gefährdungspotentiale Geprüft nach BGV A3? Arbeitsschutz? 2008 Kaffeemaschinenbrand, Sachschaden Das Tagesgeschäft birgt schon genügend Gefährdungspotentiale, um sich ausgiebig mit BCM-BS befassen zu können! Quelle Fotos: dpa/ rpo2008 Risikomanagement Vortragstitel Referent im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 15

16 Deutschland im internationalen Ranking Reicht das Wirtschaftsprüfungstestat aus? Deutsche Wirtschaftseinheiten führen ein Risikomanagement alleine auf Basis der Gesetze, die finanzielle Forderungen haben durch, ggf. und vermehrt im IT- Bereich. (Wirtschaftsprüfungstestat). Sie haben kein umfassendes Risikomanagement für Mensch, Arbeitsplatz, Geschäftsprozess und schon gar nicht im/ für Immobilien-, Gebäude- und/ oder Facility Management. Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 16

17 Berührungspunkte FM, BCM-BS, Betreiberverantwortung Compliance Management - IdW PS 980 Prüfungsstandard Pflichten des Betreibers von Anlagen, Einrichtungen und Gebäuden basierend auf Gesetzen, Verordnungen, Richtlinien, etc. Erfüllung der Betreiber-Pflicht Verstoß gegen die Betreiber-Pflicht + Verschulden u.a. Rechtsgüterschutz nach 823 Abs. 1 BGB Schaden Haftungsübergang und mögliche Rechtsfolgen Betreiber im Sinne des Gesetzes ist der Eigentümer einer Wirtschaftseinheit. Wer bei Haftungsstreitfällen nachweisen kann, nach aktuell gültigen Vorschriften gehandelt zu haben, ist vor Gericht klar im Vorteil! Notwendigkeit: Inhaltlich vollständige/ klare und eindeutige Delegation, Dokumentation und Kontrolle des Betreibers! Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 17

18 Teilergebnis der Umfrage aus 2009 Von der Idee bis zum BCM-BS Leitfaden Umfrage in 08/ in D-A-CH Frageninhalt Antworten Teilnehmer Prozent Mittelwert Prozent Alarmpläne 58 4,21 1 "mir unbekannt" 7 12,1% 2 "sehr schlecht/nicht vorhanden" 7 12,1% 24,1% 3 "-" eher schlecht 2 3,4% 4 "0" mittelmäßig 10 17,2% 20,7% 5 "+" eher gut 15 25,9% 6 "sehr gut/vollständig vorhanden" 17 29,3% 55,2% Pläne für den Notbetrieb 60 4,13 1 "mir unbekannt" 7 11,7% 2 "sehr schlecht/nicht vorhanden" 8 13,3% 25,0% 3 "-" eher schlecht 3 5,0% 4 "0" mittelmäßig 9 15,0% 20,0% 5 "+" eher gut 18 30,0% 6 "sehr gut/vollständig vorhanden" 15 25,0% 55,0% Masterthesis M.Sc. Michael Bock über FM-Research Robert Wahlen Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 18

19 Zusammenfassung Ergebnisse 9/2009 der Umfrage zur Organisation/ Anwendung von Betriebssicherheit mittelmäßig bis nicht vorhanden/ unbekannt 55% Verkehrssicherheit 28% Brandschutz 37% Einbruchschutz 50% Alarmpläne 45% Pläne für Notbetrieb 48% Pläne für Evakuierung 48% Sicherung Gebäudedokumentation Ergebnis der Umfrage ca. 50 % der befragten Unternehmen Immobilieneigentümer, deren Verwaltungen und/ oder externen FM- Betreiber haben keine ausreichende Vorsorge für Notfälle oder Krisen. Verantwortlich/ haftend Property-, Immobilien-, Gebäude- und Facility Management, - am Ende der Eigentümer -. 45% Pläne zum Umweltschutz 53% Kontaktadressen für Krisen und Notfälle 53% Geregelte Kommunikation mit Kontaktadressen für Krisen und Notfälle 39% Betreiberverantwortung Masterthesis M.Sc. Michael Bock über FM-Research Robert Wahlen Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 19

20 Durchführung des Innovationsforum Ergebnis: Leitfaden BCM-BS 80 Seiten BCM-BS-Leitfaden zur Einführung in der Immobilienwirtschaft Auf Datenträger: Das Arbeitsmittel (MS-Excel Datei) 4 +1 Abschnitte zur schrittweisen geführten Integration/ Umsetzung 25 mit den Workshop-Teilnehmern erarbeitete und getestete Checklisten bzw. Matrizen, zum Teil mit Inhalten bis ca. 470 Zeilen bzw. Spalten 10 zusätzlich umgesetzte Checklisten des BMI und des BSI zur Selbstkontrolle Arbeitsmittelstruktur 1. Grundlagenermittlung - Ist-Situation, Transparenz, Dokumentation, Organisation 2. Systemanalyse: Wechselwirkungen und zeitliche Abhängigkeiten 3. Systemanalyse: BIA & Ausfallzeiten 4. Gefährdungspotentiale & Risiken, Bewertung & Maßnahmenentwicklung e 5. Checklisten des BMI und BSI zur Selbstkontrolle BMI Bundesministerium des Innern BSI Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 20

21 Vorgehensweise und Ergebnis im Überblick Feststellen von möglichen internen und externen Gefahren, Bewertung nach Risiken Prioritäten Wiederherstellungsdauer Kosten für Personen Prozesse Infrastruktur Gebäude abschätzen des Unternehmers: welches Risiko will ich selber tragen, welches Risiko möchte ich durch Versicherungen abdecken, welche Schutzmaßnahmen möchte ich erweitern, um das Risiko zu vermindern. Das Ergebnis ist ein vertretbares Restrisiko. Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 21

22 Modell BCM-BS: Pläne, Zeiten und Prozesse im Stör-, Not- und Krisenfall RTO Normalbetrieb Sofortreaktion Anlauf Notbetrieb Notbetrieb Normalbetrieb MTO Unterbrechung des Geschäftsprozesses Geschäftsprozess Geschäftsprozess BRP/ DRP BCP IMP min - h min - Tage Wochen - Monate Zeit MTO - Maximum Tolerable Outage Time/ maximal tolerierte Ausfallzeit RTO - Recovery Time Objective/ Zeitvorgabe bis zur Wiederherstellung des Normalbetriebs RPO - Recovery Point Objective/ maximal tolerierter Daten-/ Dokumentations-/ Wertschöpfungsverlust RPO Notfall- und Krisenhandbuch BCM-BS für den Betrieb der Immobilie / Wertschöpfung IMP - Incident Management Plan/ Sofortmaßnahmenplan BCP - Business Continuity Plan/ Geschäftsfortführungsplan BRP - Business Recovery Plan/ Normalbetriebswiederherstellungsplan DRP - Desaster Recovery Plan/ Wiederherstellungsplan für Daten-, Dokumentation und Wertschöpfung Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 22

23 Kurzüberblick Leitfaden - BIA: Risikoermittlung, Gefahrenpotentiale, Dokumentation, Bewertung, etc. 1. Risiken Gefahrenpotentiale (exponierte Lagen/ Vorkommen, Eigenschaften, Intensitäten) 2. Risiken definieren möglicher Auswirkungen auf den Standort (mögliche direkte Wirkung & direkte Folgewirkung auf mich ermitteln) 3. Risiken Bewerten nach FMEA* & Risikoprioritätszahl (Eintrittswahrscheinlichkeit, Wahrscheinlichkeit des nicht oder zu spät Entdeckens, der Auswirkug 4. Risiken im Ereignisfall) Maßnahmenentwicklung, FMEA = Fehler-Möglichkeits- & Einflussanalyse Restrisiken, (Auswirkungsanalyse) Verantwortliche Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 23

24 Notwendigkeit zur Einführung und Pflege von BCM-BS zur Optimierung des Restrisikos Gesetzliche Anforderungen, Richtlinien und Leitfäden Arbeitsschutz und UVV, BetrSiV, etc. Externe und interne Gefährdungslagen Extremwetterlagen Kriminalität Terrorismus Behördliche Eingriffsmöglichkeiten Medieninteresse/ Image Insolvenzschutz Kontinuität als unternehmerisches Grundprinzip Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 24

25 Mitwirkung/ Einbringung in das Projekt PB-001 Konzept Zertifizierung Warum ZERTIFIZIERUNG " Mit Sicherheit. Mehr Wert. " durch integrale Planung und optimalen Betrieb der Bedarfe an Sicherheit in Wirtschaftseinheiten Wer Integrator Mensch Was Planung und Betrieb von Sicherheit (Management + Services) Hauptprojekt PB-001 Standard "Sicheres Gebäude & Betrieb" integriert PERSONEN PROZESSE GEBÄUDE Personen die den Job machen Management BCM im FM Baukörper Anlagen/ Produkte bis wann Standard Forderungskataloge Zertifizierung Teilprojekte PB PB PB PB-007 Sicherheitsqualifikation PB-004 BCM-BS Erweiterung erstellen PB- in Vorbereitung bis wann Teilprojekte Forderungskataloge Zertifizierung Zertifikatsstufen bis 3 Einzelzertifikate Gold Gold Gold (Punktverfahren) Silber Silber Silber Bronze Bronze Bronze Gesamtzerifikat ereichte Punkte je Einzelzertifikat - Zuordnung zu den Farben Risikomanagement Vortragstitel Referent im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 25

26 Typische Reaktionen Typische Reaktionen in Ihrem Umfeld kommt bei uns nicht vor unser Umfeld ist doch seit Jahrzehnten sicher unsere Versicherung deckt doch eh alles ab 110 oder 112 wird es schon richten unser Hausmeister hat doch ein Notfalltelefon Vertragsabschlüsse und Neukunden haben höhere Priorität wieder so ein Managementvoodoo das Risikomanagement hat doch der Wirtschaftsprüfer testiert Sind diese Aussagen ausreichend um die betriebliche Kontinuität Ihres Unternehmens als Unternehmer und/ oder Mitarbeiter ohne Organisationsverschulden und ggf. persönliche Haftung zu sichern? Risikomanagement Vortragstitel Referent im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 26

27 Warum BCM-BS etablieren? Die Einführung, Aufrechterhaltung und Auditierung eines Risikomanagements im Sinne des BCM in Wirtschaftseinheiten gehört zur Pflicht des Vorstands, der Geschäftsführung, Inhaber, Aufsichts-/ Betriebs-/ Personalräte, Führungskräfte jeglicher Art. Alle sind direkt bzw. indirekt aufgefordert und verpflichtet für die Kontinuität Ihrer Wirtschaftseinheiten in Notfall- bzw. Krisenzeiten zu sorgen. Die Unternehmen, die ein funktionierendes Business Continuity Management haben, sind auch im Normalbetrieb signifikant erfolgreicher, da sie ihr Business und die den Erfolg bestimmenden Faktoren und Abhängigkeiten einfach besser kennen! Harvard Business Manager Untersuchungsgruppe: Fortune 500 USA Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 27

28 Provokative Aussagen und überhaupt: Haben wir durch unser Tagesgeschäft überhaupt Zeit dazu? Wer soll es denn machen? Dafür haben wir kein Geld!? Dienstleister sagen: Wie sollen wir die Zusatz-Leistungen und -Services aus unserer bisherigen Honorierung bezahlen? Ihre Antwort kann nur sein: Wer sich nicht bewegt, wird nichts bewegen und tappt ggf. in eine Haftungsfalle! Risikomanagement Vortragstitel Referent im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 28

29 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Ich hoffe Ihnen in der kürze der Zeit einen Überblick verschafft zu haben und zumindest ein Gefühl für die Notwendigkeit der Einrichtung und Aufrechterhaltung von BCM-BS vermittelt zu haben. Es ist mit Sicherheit noch viel dazu zu sagen. Risikomanagement Vortragstitel Referent im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 29

30 Impressum Herausgeber Herausgeber und verantwortlich für den Inhalt Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen DGNB e.v. German Sustainable Building Council GeSBC Kronprinzstraße Stuttgart Germany Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Internet: ProBuilding e.v. Joachimstaler Straße Berlin Tel.: + 49 (0) Fax: + 49 (0) info@probuilding.de Internet: Vereinsregister Berlin Charlottenburg Nr.: B Präsident Mathias Schulze, Falkenservice Security e.k. 1ter Vizepräsident Robert Wahlen, FMPRO Robert Wahlen 2ter Vizepräsident Jens Burkhardt, Berliner Immobilienmanagement GmbH Verantwortlich für den Inhalt ist FMPRO Robert Wahlen, Wielandstraße 3, Berlin, Tel. +49 (0) , fm@fmpro.de, Initiator und Veranstalter des Innovationsforum BCM-BS. ProBuilding e.v. ist Trägerverein des GS-NET Kompetenznetzwerk für Gebäudesicherheit und Projektförderer des Innovationsforums. Diese Ausarbeitung unterliegt deutschem Urheberrecht. Urheberrechte von Anderen oder Dritten bleiben ausdrücklich bei diesen. Risikomanagement im Immobilien- und Facility Management Business Continuity Management Building Security Robert Wahlen 30